Tabla de contenido 1. OBJETIVO ... 2 2. ALCANCE ... 2 3. NORMATIVIDAD ... 2 3.1. Directrices ... 2 3.2. Lineamientos ... 2 4. RESPONSABILIDADES ... 3
4.1. Responsable del proceso ... 3
4.2. Responsabilidades ... 3
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES ... 4
5.1. Diagrama de flujo - Nombre del Proceso ... 4
5.2. Descripción de actividades - Nombre del Proceso ... 4
6. DEFINICIONES ... 7 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ... 8 8. INDICADORES ... 10 9. RIESGOS ... 11 10. CONTROL DE CAMBIOS ... 12 11. APROBACIÓN ... 12
1. OBJETIVO
Brindar un servicio integral al manejo de residuos. Con el fin de prevenir, corregir y controlar los desechos generados por las actividades académicas, que pueden ser nocivos para la salud y para el medio ambiente
2. ALCANCE
Este servicio empieza con la necesidad de recolección de residuos (Ordinarios y peligros) y finaliza cuando estos residuos son recolectados y dispuestos correctamente, por los contratistas.
El alcance de este documento incluye las siguientes fases del servicio.
• Asesoramiento para manejo de Residuos peligrosos (químicos, biológicos). • Entrega de insumos necesarios para el transporte de Residuos.
• Recolección de Residuos peligrosos y ordinarios.
Disposición final de residuos peligrosos y ordinarios, por medio de proveedores avalados por la Secretaria Distrital de Ambiente (SDA)
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices No aplica 3.2. Lineamientos
El usuario debe enviar junto con la solicitud de recolección de residuos peligros el formato debidamente diligenciado al correo [email protected].
El lugar donde se presta el servicio de recolección de residuos es dentro de las instalaciones de la universidad.
Este servicio se realiza en todas las concesiones de alimentos dentro del campus universitario. Sin embargo no se le presta dicho servicio a los contratistas de obra. Las solicitudes de servicio o cancelaciones serán recibidas y gestionadas de lunes a
viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. a través del correo [email protected]. La dependencia de Seguridad y Servicios Básicos entregara los insumos necesarios
Las Unidad solicitante será la responsable de pesar, empacar y rotular los Residuos peligrosos.
Para la realización de cualquier modificación, es necesario diligenciar nuevamente el formato.
No se permite al usuario realizar modificaciones, en el momento de la prestación del servicio.
Se realizan modificaciones de rutas de recolección de residuos de acuerdo con la Coordinación de Servicios Básicos, sin afectar las labores generales del área o zona. El único autorizado para realizar la cancelación del servicio es el mismo usuario que
realizó la solicitud.
Las cancelación de las solicitudes de recolección de residuos peligrosos tipo normal deben hacerse con mínimo un (1) día de antelación a la prestación del servicio, de lo contrario generara cobro del mismo.
El incumplimiento reiterado de las condiciones se sancionara con la no prestación del servicio.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del proceso
Coordinador de Servicios Básicos y Soporte- Seguridad y Servicios Básicos.
4.2. Responsabilidades
Coordinador Servicios Básicos y Soporte:
Revisar que se haya dado cumplimiento a los servicios solicitados al mes, soportados en los informes y estadísticas que debe entregar la supervisora de Gestión de residuos de la compañía de aseo.
Seguimiento y control de las actividades.
Administrador de Servicios Generales y Supervisora de Gestión de residuos:
Proporcionar soluciones a los requerimientos de los usuarios en cuanto a las novedades del servicio (Recolección de residuos o cambios en la rutina).
Vigilar el cumplimiento del proceso y la entrega de residuos a los proveedores. Supervisar las áreas de almacenamiento del Campus Universitario.
Solicitante
Entregar la información veraz y a tiempo para la prestación del servicio. No asignar otras labores que no estén asignadas en el acuerdo de servicio. Brindar el espacio para la realización del servicio.
5. DIAGRAMA DE FLUJO Y DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
5.1. Diagrama de flujo - Gestión integral de residuos
5.2. Descripción de actividades - Gestión integral de residuos
Entrada Solicitud (Residuos químicos y biológicos) Proveedor Universidad de los Andes.
Unidades Académicas (Residuos químicos y biológicos) Salida Entrega de residuos a contratistas
Cliente Universidad de los Andes/ Proveedor
No. Actividad Descripción Responsable Sistema Documentos
1 Realizar la solicitud de recolección de residuos peligrosos
La Unidad debe diligenciar correctamente el formato de residuos peligrosos con el fin de evitar riesgos. Estos residuos se
recogerán en el horario establecido (6:30 a.m. – 7:00 a.m.) Unidades Académicas y/o administrativas Solicitante Formato tarjeta de Emergencia para residuos peligroso 2 Analizar el documento enviado por las
unidades
Verifica si el documento fue diligenciado correctamente Administrador aseo y Supervisora de gestión de residuos 3 Verificar las inconsistencias
Analizar y corregir las inconsistencias encontradas por
parte de Seguridad y Servicios
Unidades Académicas y/o administrativas
Básicos 4 Informar la recolección de residuos peligrosos Informar al contratista la recolección de los residuos peligrosos y los cuidados que se
deben tener con los mismos
Administrador aseo y Supervisora de gestión
de residuos
5
Entregar insumos
Entregar los insumos necesarios (Bolsas, galones, etiquetas) para
un debido embalaje, recolección y almacenamiento de los residuos. Si la solicitud se
realiza antes de las 2:00 p.m., estos insumos serán entregados
el mismo día antes de las 5:00 p.m., de lo contrario serán entregados al siguiente día
antes de las 11:00 a.m.
Supervisora de gestión de residuos 6 Realizar etiquetado y embalaje de los residuos peligrosos Realizar el etiquetado y embalaje pertinente para que el
residuo no se derrame y pueda ser identificado correctamente
Unidades Académicas y/o administrativas 7 Realizar recorrido de los residuos peligrosos
Realizar la rutina programada. Los residuos peligrosos deben ser empacados y entregados personalmente por el solicitante
Supervisora de gestión de residuos -Contratista 8 Guardar residuos en bodega alterna
Los residuos peligrosos que no se alcancen a llevar a la bodega
especializada, deberán ser guardados en los cuartos especializados. Todos los residuos peligrosos deben ser pesados y documentados en la planilla Supervisora de gestión de residuos-Contratista 9 Almacenar los residuos en el cuarto especializado
Los residuos recogidos en el campus universitario son almacenados de acuerdo a lo especificado en las tarjetas de
emergencia. Supervisora de gestión de residuos-Contratista 10 Coordinar recogida residuos peligrosos
Coordina que día se recogen los residuos peligrosos. Los residuos biológicos son recogidos y etiquetados una vez
al mes por el proveedor. Los residuos químicos: son
Administrador de aseo y Supervisora de gestión de
recogidos de forma bimestral.
11
Entrega de residuos
Al entregar los residuos peligrosos se debe confirmar si el peso de entrega corresponde
al peso documentado anteriormente Supervisora de gestión de residuos-Contratista 12 Firmar y Archivar remisión
Verificar y firma la remisión entregada por el contratista,
posteriormente esta debe archivarse Administrador de aseo y Supervisora de gestión de residuos-Contratista Remisión 13 Realizar recolección de basuras y clasificarlas
Estos residuos se recogerán de lunes a Sábados cuatro veces al
día en áreas comunes, salones baños y concesiones (zona de
atención) y en las oficinas se realizara dos veces al día en
oficinas
Supervisora de gestión de residuos-Contratista
14 Pesar el reciclaje
Tomar el peso de los residuos reciclados y documentarlos en la planilla. El reciclaje se clasificara de acuerdo al material Supervisora de gestión de residuos-Contratista Planilla del reciclaje pesado 15 Almacenar los materiales reciclables
Transportar los residuos reciclables y almacenarlos de acuerdo al material Supervisora de gestión de residuos-Contratista 16 Recibir cotización de materiales reciclables
Recibe documento del proveedor, donde se cotiza el
precio de cada uno de los materiales reciclables Coordinador de Servicios Básicos 17 Coordinar recogida del reciclaje
Coordinar cuando puede ser recogido el material reciclable a
vender Administrador de aseo y Supervisora de gestión de residuos-Contratista 18 Entregar residuos reciclados pesados
Los residuos reciclados son pesados y entregados por el contratista. (El pesado de los residuos se realiza en presencia
del personal de Seguridad y Servicios Básicos).
Supervisora de gestión de residuos-Contratista
19 Recibir remisión de lo vendido
Recibe y firma la remisión entregada por el contratista
Supervisora de gestión
de residuos-Contratista Remisión 20 Confirma recaudo
Confirma si el contratista consigna a la cuenta especificada el valor acordado
Administrador de servicios básicos
en la remisión 21 Supervisar el
servicio prestado
Supervisa si los recorridos se están realizando correctamente
Supervisora de gestión de residuos-Contratista 22 Almacenar los residuos Ordinarios
Almacena los residuos en las bodegas asignadas por Seguridad y Servicios Básicos
Supervisora de gestión de residuos-Contratista 23 Coordinar recogida de residuos ordinarios
Estar pendiente cuando lleguen a recoger los residuos para ser
sacados por el contratista
Administrador de aseo y Supervisora de gestión de residuos-Contratista 24 Entregar los residuos Ordinarios
Entregar los residuos ordinarios Supervisora de gestión de residuos-Contratista
6. DEFINICIONES
Residuos no peligrosos: Son aquellos residuos que no presentan cambios o transformaciones físicas químicas o biológicas significativas.
Residuos peligrosos: Son residuos o desechos que debido a sus características pueden causar riesgo o daño al medio ambiente y a la salud humana
Residuos ordinarios: son aquellos residuos que debido a sus propiedades químicas no permiten ser reutilizados. Estos residuos pueden estar en estado sólido semisólido, líquido o gaseoso.
Residuos reciclables: Son residuos que pueden ser utilizados como materia prima de otros procesos.
Residuos químicos: Son restos o desechos de sustancias químicas que dependiendo de sus características causan daño y lesiones al medio ambiente y a la salud humana.
Residuos biológicos: también es conocido como residuos patológicos, estos residuos son peligrosos debido a que son capaces de provocar enfermedades infecciosas.
Solicitantes: Las personas que solicitan el servicio de gestión integral de residuos como los Auxiliares y jefes de laboratorios.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Internos (Cadena de Valor) Externos (Unidades académicas / administrativas/entidades externas ) GUI-30-1-02-02 Gestión Integral de
Residuos Ordinarios
Ley 9 de 1979 “Por la cual se adopta el Código Sanitario Nacional”.
GUI-30-1-02-03 Gestión Integral de Residuos Peligrosos
Ley 430 de 1998 “Por el cual se dictan normas prohibitivas en materia ambiental, referentes a los desechos peligrosos y se dictan otras disposiciones
FOR-30-1-02-02 Tarjeta de Emergencia Residuos Peligrosos
Ley 1252 de 2008 Por el cual se dicta normas prohibitivas en materia ambiental, referentes a los desechos peligrosos y se dictan otras disposiciones.
Ley 1333 de 2009 Por la cual se establece el procedimiento sancionatorio Ambiental y se dictan otras disposiciones.
Decreto 357 de 1997 “Por el cual se regula el manejo, transporte y disposición final de escombros y materiales de construcción.” Decreto 1594 de 1984 “Por el cual se reglamenta parcialmente el Título I de la Ley 9 de 1979, así como el Capítulo II del Título VI Parte III Libro II y el Título III de la Parte III -Libro I- del Decreto - Ley 2811 de 1974 en cuanto a usos del agua y residuos líquidos. Vigente: Únicamente Art. 20 y 21 sobre las sustancias de interés sanitario.”
Decreto 357 de 1997 “Por el cual se regula el manejo, transporte y disposición final de escombros y materiales de construcción.” Decreto 2676 de 2000 “Por el cual se reglamenta la gestión integral de los residuos hospitalarios y similares”
Decreto 1609 de 2002 “Por el cual se reglamenta el manejo y transporte terrestre automotor de mercancías peligrosas por carretera”
Decreto 1713 de 2002 “Por el cual se reglamenta la Ley 142 de 1994, la Ley 632 de
2000 y la Ley 689 de 2001, en relación con la prestación del servicio público de aseo, y el Decreto Ley 2811 de 1974 y la Ley 99 de 1993 en relación con la Gestión Integral de Residuos Sólidos”
Decreto 1140 de 2003 “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1713 de 2002, en relación con el tema de las unidades de almacenamiento, y se dictan otras disposiciones.”
Decreto 1505 de 2003 “Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 1713 de 2002, en relación con los planes de gestión integral de residuos sólidos y se dictan otras disposiciones” Decreto 838 de 2005 “Por el cual se modifica el Decreto 1713 de 2002 sobre disposición final de residuos sólidos y se dictan otras disposiciones.”
Decreto 4741 de 2005 “Por el cual se reglamenta parcialmente la prevención y el manejo de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestión integral” Decreto 3930 de 2010 “Por el cual se reglamenta parcialmente el Título I de la Ley 9ª de 1979, así como el Capítulo II del Título VI -Parte III- Libro II del Decreto-ley 2811 de 1974 en cuanto a usos del agua y residuos líquidos y se dictan otras disposiciones.”
Resolución 2309 de 1986 “Por la cual se dictan normas para el cumplimiento del contenido del título III de la parte 4 del libro 1 del decreto-Ley número 2811 de 1974 y de los títulos I, III y XI de la ley 9 de 1979, en cuanto a residuos especiales ”
Resolución 541 de 1994 “Por medio de la cual se regula el cargue, descargue, transporte, almacenamiento y disposición final de escombros, materiales, elementos, concretos y agregados sueltos, de construcción, de demolición y capa orgánica, suelo y subsuelo de excavación”
Resolución 1164 de 2002 “Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos para la Gestión Integral de los Residuos Hospitalarios y similares.”
Resolución 1188 de 2003 “Por la cual se adopta el manual de normas y procedimientos para la gestión de aceites usados en el Distrito Capital.” Resolución 1402 de 2006 “Por la cual se desarrolla parcialmente el decreto 4741 del 30 de diciembre de 2005, en materia de residuos o desechos peligrosos.”
Resolución 1362 de 2007 “Por la cual se establece los requisitos y el procedimiento para el registro de generadores de residuos o desechos peligrosos, a que hacen referencia los artículos 27 y 28 del Decreto 4741 de 2005.” Resolución 3957 de 2009 “Por la cual se establece la norma técnica, para el control y el manejo de los vertimientos realizados a la red de alcantarillado público en el Distrito Capital.” Resolución 1297 de 2010 “Por la cual se establecen los Sistemas de Recolección Selectiva y Gestión Ambiental de Residuos de Pilas y/o acumuladores y se adoptan otras disposiciones.”
Resolución 1754 de 2011 “Por la cual se adopta el Plan para la Gestión Integral de Residuos Peligrosos para el Distrito Capital.”
8. INDICADORES
FICHA DE INDICADOR
Nombre del Indicador: Porcentaje de satisfacción de recolección de residuos peligrosos
Código del indicador: IND-30-1-02-021 Responsable del
indicador:
9. RIESGOS
NOMBRE DESCRIPCIÓN
OPERATIVO
Fallas en el sistema de recolección externa por faltantes de personal u olvido.
Falla en la logística de recolección interna por faltantes de personal u olvido.
Derrames en el transporte o almacenamiento interno de residuos peligrosos (químicos y/o biológicos).
Accidentes de Trabajo de los operarios de recolección interna, por inadecuada manipulación de los residuos (ordinarios, reciclables, químicos y/o biológicos).
No portar correctamente los elementos de protección personal (EPP), para la óptima manipulación de los residuos.
Seguridad y Servicios Básicos
Objetivo: Establecer el porcentaje de usuarios que califican como bueno el servicio
Método de Medición: Encuestas de satisfacción Unidad de Medida: Porcentaje
Formula: (Usuarios que califican como bueno el servicio/ Número de usuarios entrevistados)
Variables: Servicios calificados positivamente: Son aquellos Servicios que son calificados como Buenos según la encuesta de satisfacción.
Número total de Servicios realizados: Corresponde al número de encuestas realizadas
Limitaciones: No realización de la encuesta por parte del usuario Fuente de datos: Encuesta de satisfacción
Granularidad: Por solicitud de servicio Periodicidad: Trimestral
Meta: 95%
CALIDAD DE SERVICIO
Fallas operativas:
Incumplimiento en los horarios de recolección.
Incumplimiento en la ruta sanitaria. Fallas administrativas:
No hacer seguimiento a la prestación integral del servicio.
La no contratación a tiempo de los proveedores que realizan la recolección externa y disposición final de los residuos químicos peligrosos.
No controlar los registros e informes que deben presentarse a las autoridades del Estado (Sec. de Salud y Min. de Medio Ambiente y Desarrollo Sostenible).
No atender de forma inmediata las quejas o reclamos de los usuarios.
SEGURIDAD
Accidentes e incidentes durante la prestación del servicio.
Robos, pérdidas y sustracción de elementos. Daños a la infraestructura de la Universidad. LEGAL No cumplir con la normatividad.
10. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
0 Elaboración y Publicación 23/04/2015
11. APROBACIÓN
Cargo Nombre Fecha
Elaboró Ingeniero de procesos
Estephany
Montoya Sicachá 14/11/2014 Revisó Jefe de planeación
y efectividad institucional Carlos Ernesto Castellanos Gutiérrez 09/03/2015 Aprobó Jefe de seguridad y
servicios básicos
Jorge Hernando Manrique Narváez
ANEXO 1
DESCRIPCIÓN DEL MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS Tipo de servicio:
Básico
XEstándar
XPremium
Soporte tecnológico con el que cuenta el servicio:
Totalmente automatizado
Automatizado
X
Ninguno
Evidencia de la prestación del servicio:
Evidencia de la conformidad con el servicio:
Papel
X
Archivo digital
No existe
Papel
X
Archivo digital
X
No existe
ANEXO 2
GESTIÓN DE INCIDENTES DEL MANEJO INTEGRAL DE RESIDUOS
Tipo de incidente Descripción Prioridad/ Tiempo de respuesta Protocolo Reporte del inconveniente
y solución Plan de contingencia
Operativas
Faltantes de personal y por consiguiente incumplir con la ruta
sanitaria
Alta/Inmediata
Vía telefónica/por correo electrónico *Solución: Cubrir el operario faltante con un
supernumerario
Programar nuevamente el servicio a la siguiente hora de recolección, después de recibir el reporte (lo más
pronto posible)
Operativas Derrames de los residuos Alta/Inmediata
Vía
telefónica/Personalmente a la oficina de Seguridad y Serv Básicos/por correo
electrónico *Solución: Siempre tener
capacitación el operario que le pueda ocurrir la situación, para mitigar y manejarla adecuadamente
Depende el tipo de derrame: -Residuos ordinarios, reciclables: Se llama al supervisor de turno para avisar y se solicita apoyo de dos compañeros para
recoger el derrame -Residuos peligrosos: Dar
aviso al área de Salud ocupacional con el fin de que el personal entrenado utilice los kits de derrames
de forma adecuada
Calidad del Servicio
-Incumplir con el horario pactado -Trato indebido del personal del Outsourcing
al usuario en todos los casos
-Incumplir con la ruta sanitaria
Alta/Inmediata
Vía telefónica/por correo electrónico Soluciones: -En todos los casos se hará
seguimiento a lo ocurrido para dar un informe por
escrito al usuario. -En caso de no ver actitud
positiva en atención al cliente se retirará el operario del servicio a la
Universidad -Capacitación continua para reconocimiento de ruta sanitaria Gestionar el PQR del usuario a la mayor brevedad, prestando el servicio lo más pronto posible, dentro de los límites de horario de la ruta sanitaria, lo cual se
debe explicar personalmente al usuario
En casos especiales, brindar acompañamiento y seguimiento personalizado
Administrativas
No programar el personal y recursos para la prestación del servicio, así como no tramitarlo ni atender inmediatamente
las quejas frente a la prestación del mismo -No llevar al día las estadísticas de residuos
-No presentar los informes a las entidades
Estatales reguladoras
Alta/ Inmediato
Recibir PQR (vía telefónica, correo y/o personal ) Redireccionar a la queja a
la compañía en Outsourcing para que se
tomen los correctivos. En caso que el usuario lo requiera, la respuesta se hará directamente desde la Coor. Serv. Básicos -Seguimiento mensual a las estadísticas de residuos
y formatos RH1 -Tener presente fechas de
informes a entidades Estatales y ser conscientes
de la multa que puede recibir la Universidad al no
presentarlos
-Si el olvido de la programación del personal
es una falla de uno de los jefes, el mismo debe gestionar el PQR del usuario a la mayor brevedad. En caso de ser grave la situación, se debe
manejar personalmente -Las estadísticas y presentación de informes
deben realizarse en las fechas pactadas y el único
plan de contingencia en caso de llegar a incumplir
con la entrega, es ir personalmente al Min de Medio Ambiente y Sec. de Salud a mediar la situación,
dando argumentos válidos para que reciban de forma extemporánea el informe, sin que ello genere multas
a la Universidad.
Seguridad
Accidentes e incidentes durante la prestación del
servicio. Robos, pérdidas y sustracción de elementos. Daños a la infraestructura de la Universidad Media/ Inmediato
Vía telefónica/por correo electrónico Solución: Se retira de inmediato el personal involucrado en caso de confirmar culpabilidad Se solicita el apoyo al Departamento de Seguridad para la revisión
del CCTV y según el análisis de las imágenes se
solicitara el abandono de las instalaciones por parte
del empleado implicado del Outsorcing y la
respectiva responsabilización del
mismo.
Legal No cumplir con la normatividad descrita en
el numeral seis
Alta/ Inmediato
Reporte de Auditoria y seguimiento por parte de
la Interventoría del Contrato
Se escala el caso a la compañía Outsorcing para
dar solución inmediata según donde se haya
encontrado el incumplimiento.