INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

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Texto completo

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INSTITUTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA

LINEAMIENTO No.1: Creación de la Unidad de Archivo Institucional

Justificación:

Considerando que la información pública en poder de los Entes obligados se encuentra contenida en los documentos de archivo, tanto en papel como digital, así como otros soportes físicos y formatos que contienen la información que da testimonio de las funciones y actividades de los mismos.

Considerando que mientras los documentos y archivos estén desorganizados y en malas condiciones, no se puede garantizar el acceso a la información pública de manera rápida, eficiente, íntegra y confiable.

Considerando que, de acuerdo a los principios de la ciencia archivística, debe haber instituciones de archivo en toda organización, empresa o institución, sea pública o privada, ya que cumple las funciones de organizar, conservar y dar acceso al acervo documental para los intereses propios y del público. Por lo tanto, si bien juegan un papel clave en marco actual de transparencia y acceso a la información pública, las instituciones de archivo no deben depender de las Unidades de Acceso a la Información Pública ya que estas tienen su propio marco de funcionamiento contenido en la Ley de Acceso a la Información Pública, mientras que los archivos poseen sus propios principios, prácticas y necesidades objetivas que deben ser respetadas y fortalecidas.

Por lo tanto, para crear y fortalecer condiciones necesarias para el buen funcionamiento de los archivos públicos, este Instituto, en pleno uso de sus facultades que le concede la Ley de Acceso a la Información Pública en el Artículo 40, emite el presente lineamiento sobre la creación de la Unidad de Archivo Institucional.

Contenido del lineamiento 1:

1A- Los entes obligados deberán crear la Unidad de Gestión Documental y Archivo Institucional o Unidad de Archivo Institucional, destinada a implementar un sistema institucional de archivo el cual estará compuesto por los archivos de gestión, centrales, periféricos, intermedios e históricos según sea el caso de cada institución que se integrarán para su funcionamiento normalizado.

1B.- Los titulares deberán nombrar por medio de acuerdo a un jefe/jefa de esta Unidad, cuyo cargo se llamará Jefe de Archivo Institucional, quien ejercerá las funciones establecidas en los Artículos 42, 43 y 44 de la LAIP, por lo que no podrá ejercer otras funciones distintas a este cargo.

1C.- Esta unidad deberá ubicarse jerárquicamente como parte del staff del titular o parte de las unidades que componen las Gerencias o Departamentos Administrativos con el propósito que tengan la autoridad necesaria en la toma de decisiones y su respectiva ejecución y contar con presupuesto adecuado que permita:

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 Contratar o nombrar a su equipo de trabajo el cual estará compuesto de jefes a cargo de

archivos centrales, periféricos, histórico y los respectivos colaboradores.

 Emprender proyectos de conservación, automatización y digitalización de documentos en

el corto, mediano y largo plazo.

1D.- El anterior lineamiento es de carácter obligatorio para los Ministerios, Autónomas, Ministerio Público, Direcciones Nacionales/ Generales e Institutos, así como los Órganos Legislativo y Judicial por ser las instituciones públicas con aparatos administrativos más grandes y complejos, que poseen oficinas dentro y fuera de la capital, lo que deviene en una mayor producción y acumulación de documentos respecto a otras entidades. Dicho lineamiento aplica para otras de distinta denominación que posean las características mencionadas.

1E.-Los archivos especializados, compuestos por expedientes de tipo jurídico, académico, fiscal, salud y de cualquier otro servicio prestado a la población, o que responda a los fines esenciales de una institución, cuyo volumen superan los 700 metros lineales de documentación y su consulta es diaria o frecuente ya sea de oficio o a solicitud de los usuarios, se tomarán las siguientes medidas: Tendrá su propia jefatura de archivo bajo la dependencia que se estime más conveniente, ya sea la vinculada a la producción de los documentos o de la Unidad de Archivo Institucional.

Serán resguardados en un depósito diferente al archivo central de la institución.

La documentación estará bajo medidas tomadas en conjunto por la Unidad de Archivo Institucional, Oficial de Información, Informática y la Unidad responsable de la producción y gestión de la información que contemplen las siguientes acciones:

* Estrictas medidas de seguridad, organización y conservación bajo normas y estándares aceptados nacional e internacionalmente.

* Protección de datos personales y acceso a la información.

* Medidas de automatización, digitalización u otras medidas de respaldo y acceso siempre y cuando se garantice la organización y conservación en el soporte de papel.

1F.- Alcaldías Municipales e Instituciones de gobierno central con una sola sede; estructura organizativa, número de empleados y presupuestos menores respecto a las enunciadas en el literal D, cumplirán las siguientes disposiciones:

1F-1. La Unidad de Archivo Institucional estará al mismo nivel jerárquico de las Unidades de Acceso a la Información Pública.

1F-2. La Unidad podrá estar conformada por una sola persona en la medida que la entidad no supere la carga de información a organizar siguiente:

 25 archivos de gestión relativos al mismo número de unidades administrativas hasta de

segundo nivel jerárquico.

 Un archivo central hasta de 700 metros lineales de documentación y de consultas

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 Archivos especializados serán administrados por las unidades productoras y gestoras de los

documentos, bajo recomendaciones que la Unidad de Archivo estime necesarias, ya sea en el archivo central o en la Unidad productora según el volumen y la frecuencia de las consultas.

 En el caso que aumente este volumen o que el actual supere las capacidades de ser

abarcado por una sola persona, deberá dotarse de un colaborador o asistente de la Jefatura de Archivo Institucional.

1F-3. Las Alcaldías Municipales deberán priorizar la organización de los documentos correspondientes a las dos últimas gestiones, incluyendo la actual, sin descuidar la documentación acumulada de los periodos anteriores ni de la antigua. A este fin podrá solicitar apoyo del Archivo General de la Nación.

1G.- Ningún Oficial de Información o funcionario del área administrativa deberá ejercer parcial o completamente las funciones de la Unidad de Archivo Institucional, ya que esto genera un choque de intereses entre los funcionarios obligados a organizar la documentación y el proceso de tramitar/ facilitar la información solicitada, ya que la Unidad de Archivo se limita a dar lineamientos y colaborar con la organización de los documentos y archivos para que cada unidad administrativa sea capaz de solventar rápida, confiable y eficiente a los requerimientos solicitados a ellas por el Oficial de Información.

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LINEAMIENTO No. 2: Perfiles de los funcionarios a cargo de la Unidad de Archivo Institucional

Justificación:

Considerando que para el buen desarrollo de la Unidad de Archivo Institucional, se debe comenzar con el nombramiento de funcionarios idóneos, con capacidades y cualidades que requiere la dirección del sistema institucional de archivo.

Considerando que, por tratarse de un área relativamente nueva en la administración pública, así como carecer a la fecha de formación universitaria en archivística, no debe ser un obstáculo para que los entes obligados busquen un perfil idóneo acorde a las responsabilidades que implica una jefatura y elaboración de instrumentos y productos técnicos en un área especializada.

Por lo tanto, en vista de que los Entes obligados designen a los funcionarios idóneos para llevar a cabo las funciones que establece el artículo 43 de la LAIP, este Instituto, en pleno uso de sus facultades que le concede la Ley de Acceso a la Información Pública, emite el Lineamiento número dos relativo al perfil de los funcionarios que compone la Unidad de Archivo Institucional.

Contenido del lineamiento No.2:

2A.- La jefatura de la Unidad de Archivo Institucional debe ser un profesional universitario, de preferencia archivista, historiador, bibliotecario y ciencias de la información; o administrador de empresas, ingenieros e informáticos que hayan cursado en temas de archivo, administración de información, gestión de calidad y de procesos administrativos.

2B.- Para optar a este cargo, es obligatorio haber cursado una formación en el área archivística en un plazo no mayor a los seis meses después del nombramiento, ya sea emitido o reconocido por el Instituto de Acceso a la Información Pública o por el Archivo General de la Nación.

En las instituciones mencionadas en el lineamiento 1D, los jefes de archivo central no deben fungir a la vez como Jefe de Archivo Institucional, ya que son funciones distintas.

2C.- Debe tener capacidades intelectuales y emocionales necesarias a su cargo, ya que entre las principales funciones son las de emitir lineamientos, manuales y supervisión de la organización de los archivos, así como el manejo de personal a su cargo; resolución de conflictos, dar capacitación al personal de la institución; elaborar proyectos, ejecutarlos y evaluarlos.

2D.- Debe tener con capacidad comprobada para relacionarse con otras, ya sea con experiencia de personal a su cargo, docencia, formación continua, trabajo en equipo y similares, ya que estas habilidades serán parte de su quehacer diario.

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2E.- El presente lineamiento no contraviene lo estipulado en la Normativa Nacional de Archivo, emitida por el Archivo General de la Nación en lo que se refiere al paso No.1 para la implementación del sistema institucional de archivos.

2F.- El Jefe de la Unidad de Archivo Institucional participará en la selección de los perfiles idóneos para ocupar la jefatura de archivos centrales y periféricos, así como de los colaboradores respectivos. Dicho personal deberá contar con los perfiles siguientes:

2F-1. Jefes de archivos centrales y especializados: estudiantes universitarios o graduados en Historia, administración de empresas o carreras afines a la gestión de la información, los cuales deberán ser capacitados previa o a más tardar seis meses después de su nombramiento. Los Ministerios, Autónomas, Ministerio Público, Contralorías, Direcciones e Institutos, así como los Órganos Legislativo y Judicial deberán cumplir con este requisito de manera obligatoria, debido a que poseen los archivos centrales más voluminosos y de larga data de acumulación en todo el aparato estatal.

Podrán optar a este cargo personas con estudios de Bachillerato que han ocupado estos puestos, siempre y cuando sean de reconocida experiencia y capacidad en el ramo, así como también por haber realizado cursos de archivística.

Los archivos históricos institucionales podrán estar a cargo, preferiblemente por un historiador o por el Jefe de archivo institucional con la colaboración de un historiador.

2F-2. Jefe de archivo periférico e intermedio: estudiantes universitarios o graduados en administración de empresas y afines a la gestión de información; o en su caso, bachilleres con experiencia y capacidad ejercida en el cargo.

Al igual que los jefes de archivo central, deberán poseer cualidades de responsabilidad, honestidad y buenas relaciones interpersonales.

2F-3. Colaboradores de archivos: bachilleres con cualidades de responsabilidad, honestidad y relaciones interpersonales. Deberán ser capacitados en el área de archivo por parte de los Jefes de Archivo Institucional o de Archivo Central inmediatamente a su nombramiento.

2F-4. Tanto los jefes como sus colaboradores, deberán ser capacitados en la LAIP y archivística; así como en desarrollo humano y profesional, seguridad e higiene ocupacional y prevención de riesgos por parte de sus instituciones. Las instituciones mencionadas en el Lineamiento 1D deberán cumplir con este requisito en un plazo no mayor a un año después de nombrar a estos funcionarios. 2G.- En las Alcaldías Municipales, los jefes de archivo deberán estar bajo el régimen de la carrera administrativa municipal para garantizar su estabilidad y de los conocimientos que reciba y aplique.

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Lineamiento No.3: Características del sistema institucional de archivo

Justificación:

Considerando que en el artículo 42 de la LAIP establece que los entes obligados deben asegurar el adecuado funcionamiento de los archivos, y que para ello crearán un sistema de archivo que permita localizar con prontitud y seguridad los datos que genere, procese o reciba.

Considerando que, de acuerdo a estándares emitidos por Archivos Generales de países latinoamericanos con tradición y reconocida trayectoria; así como también por organismos internacionales en la materia, se establece la necesidad de crear un sistema integrado de los documentos y archivos de cada organización, desde el momento en que son creados hasta su destino final, con el propósito de asegurar la normalización de la producción, resguardo, conservación y acceso de los mismos, tanto para fines administrativos, como para la transparencia de la gestión, el acceso a la información pública y el patrimonio documental de la nación.

Por lo tanto, este Instituto, en pleno uso de las facultades que establece la ley y en consecuencia con el Lineamiento No.1 literal A, emite el presente lineamiento sobre las características del sistema institucional de archivo.

Contenido del Lineamiento 3:

3A.- Se denominará Sistema Institucional de Archivo, que en adelante se conocerá por sus siglas: SIA, al conjunto integrado y normalizado de todos archivos de gestión, centrales, especializados, periféricos, intermedios e históricos, según sea el caso de cada institución.

3B.- Los documentos que formarán parte de este sistema, contemplan tanto en papel como digital, electrónico u otros soportes y formatos, ya sean escritos, sonoros, audiovisuales, fotográficos y otros que registran actividades y funciones de los entes obligados.

3C.- Todos estos archivos deberán ser organizados desde el momento en que son producidos en las oficinas y su resguardo en los respectivos archivos de gestión, hasta su trasferencia a los archivos centrales o periféricos y de éstos al Archivo General de la Nación o en su caso, al archivo histórico institucional.

3D.- Los archivos de gestión u oficina así como los especializados, deben tener organizada su documentación y hacer un uso correcto de los documentos bajo normas dictadas por la Unidad de Archivo Institucional. Además, deben crear instrumentos de consulta tales como cuadros de clasificación; instrumentos de control tales como inventarios, tablas de plazos de conservación de documentos; así como manuales de gestión de documentos y archivo.

3E. Instituciones con oficinas descentralizadas y en el interior del país crearán archivos periféricos donde se concentrará la información que producen, la cual será analizada bajo lineamientos del Jefe de Archivo Institucional para su transferencia a un archivo central, o a un intermedio cuando el

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número de oficinas en el país superan las 15 y de obligatoriedad cuando la presencia de la institución supera la quinta parte de los municipios.

3F.- Los archivos centrales y periféricos tienen la función de recibir y organizar la documentación transferida por los archivos de gestión. Se pondrá énfasis en los documentos acumulados que datan de los últimos veinte años sin descuidar a los más antiguos, por lo que debe dotarse del personal necesario para tal fin.

3G. Estos archivos deberán llevar instrumentos de control y consulta, tales como: cuadro de clasificación, inventarios en bases de datos o en Excel, guía de archivo, manuales de consulta/préstamo, manuales de trasferencia desde los archivos de gestión, manuales de expurgo/eliminación, planes de emergencia/gestión de riesgos y de conservación.

3H.- Las Unidades de Archivo Institucional deberán elaborar lineamientos e instrumentos de control y consulta citados en los literales anteriores basados en leyes, normativas nacionales, estándares internacionales o por recomendaciones y lineamientos, tanto generales como específicos para cada institución que emitan este Instituto y el Archivo General de la Nación.

3I. Así mismo, deberá elaborar planes en el área de digitalización/automatización de documentos cuando la documentación física esté organizada y se garantice su preservación.

3J.- Las Jefaturas de cada unidad administrativa deben incentivar al personal a su cargo para colaborar con el trabajo y los lineamientos de los Jefes de Archivo Institucional, ya que cada Unidad es responsable de organizar sus documentos a fin de localizar y entregar la información solicitada por el Oficial de Información.

3K.- Las solicitudes de información dirigidas a los Jefes de Archivo Institucional, provendrán únicamente de las unidades productoras de los documentos cuando se trata de información ubicada en los archivos centrales, periféricos e intermedios.

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