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Informe de auditorías internas de calidad

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Academic year: 2021

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Informe de auditorías internas

de calidad

Por: Luz Dary Trujillo, Directora Nacional de Calidad y Gestión Documental.

En el Grupo Recordar comprometidos con al calidad de los servicios funerarios y de destino final prestados a través de Parques y Funerarias S.A.S, se llevó a cabo el ciclo de Auditorías Internas de Calidad del año 2015; en este ciclo se auditó por primera vez a las ciudades de Tunja, Cartagena y Valledupar. A continuación se relacionan los resultados de dicha actividad:

Se presentaron 184 hallazgos. CIUDAD Total Bogotá 47 Cali 35 Tunja 31 Barranquilla 28 Cartagena 26 Valledupar 17 Total 184

De estos hallazgos el 65% son No Conformidades con 119 hallazgos, a continuación se muestra la relación por ciudad.

CIUDAD NC Bogotá 27 Cali 23 Tunja 22 Barranquilla 18 Cartagena 16 Valledupar 13 Total 119

ALGUNOS DATOS

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Una vez revisados los hallazgos a nivel nacional y analizados por el tipo de hallazgo (riesgo y no conformidad), las ciudades en las que se presentó el hallazgo y el numeral afectado, se estableció la generación de 129 acciones de mejora de tipo correctivo y preventivo.

CIUDAD CONFORMIDAD NO OBSERVACIÓN GENERAL TOTAL

Barranquilla 16 6 23 Bogotá 24 13 37 Cali 16 2 18 Cartagena 15 3 18 Tunja 18 1 19 Valledupar 12 2 14 Total 101 27 129

Los numerales de los cuales se generaron mayor numero de hallazgos, ya sea por incumplimiento y/o riesgo sobre su incumplimiento fueron: Control de documentos con 25 hallazgos que corresponde al 19% de los hallazgos, Requisitos generales con 23 hallazgos con el 18% de representación y Control de registros con el 15%.

A continuación se relacionan los hallazgos por ciudad:

19% 18% 15% 8% 7% 7% 6% 3% 3% 3% 2% 2% 2% 2% 1% 1% 1% 1% 1% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 4.2.3Control de documentos 4.1Requisitos generales 4.2.4Control de registros 8.5Mejora 6.3Recursos 7.5.2Validación de los procesos de la producción y la …

8.2.3Seguimiento y medición de los procesos 7.2.3Comunicación con el cliente 7.5.1Control de la producción y de la prestación del servicio 8.5.2Acción correctiva 6.2.2Competencia de personal 7.5.4Propiedad del cliente 7.5.5Preservación del producto 8.2.1Satisfacción del cliente 5.5.3Comunicación Interna 7.4.1Compras 7.5.3Identificación y trazabilidad 7.6Control de los equipos de seguimiento y medición 8.3Control del producto no conforme

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4 5 5 1 3 1 1 1 1 1 0 1 2 3 4 5 6 4.2.3 Control de

documentos 4.1 Requisitos generales 4.2.4 Control de registros 8.5 Mejora 6.3 Recursos 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y la prestación del servicio 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 7.2.3 Comunicación

con el cliente 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del

servicio

7.5.3 Identificación y trazabilidad

HALLAZGOS POR NUMERAL - BARRANQUILLA

8 5 4 6 1 3 1 3 1 1 1 1 1 1 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 4.2.3 Control de documentos 4.1 Requisitos

generales 4.2.4 Control de registros 8.5 Mejora 6.3 Recursos Seguimiento y 8.2.3 medición de los procesos 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio 8.5.2 Acción correctiva Competencia 6.2.2 de personal 7.5.4 Propiedad del cliente 7.5.5 Preservación del producto 8.2.1 Satisfacción del cliente

7.4.1 Compras 8.3 Control del producto no

conforme

(4)

2 4 3 3 1 1 1 1 1 1 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 4.2.3 Control de documentos 4.1 Requisitos

generales 4.2.4 Control de registros 6.3 Recursos Validación de 7.5.2 los procesos de la producción y la prestación del servicio 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio 8.5.2 Acción correctiva Competencia 6.2.2 de personal 7.5.5 Preservación del producto

HALLAZGOS POR NUMERAL - CALI

4 4 1 1 1 2 1 1 1 1 1 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 4.2.3 Control de documentos 4.1 Requisitos generales 4.2.4 Control de registros

8.5 Mejora 6.3 Recursos 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y la prestación del servicio 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 7.2.3 Comunicación con el cliente 6.2.2 Competencia de personal 8.2.1 Satisfacción del cliente 7.6 Control de los equipos de seguimiento y medición

HALLAZGOS POR NUMERAL - CARTAGENA

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Comparación con el Ciclo de Auditoría Interna de Calidad del año 2013

No conformidades

Frente a la Auditoría Interna de Calidad del año 2013, se evidencia un aumento del 54% en el numero de no conformidades de las ciudades que fueron auditadas en esta oportunidad; la ciudad que mayor porcentaje obtuvo fue Bogotá con el 71%.

4 3 3 2 1 2 1 1 1 1 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 4.2.3 Control de

documentos 4.1 Requisitos generales 4.2.4 Control de registros 8.5 Mejora 6.3 Recursos 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y la prestación del servicio 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio 7.5.4 Propiedad

del cliente Comunicación 5.5.3 Interna

HALLAZGOS POR NUMERAL - TUNJA

3 2 3 3 1 2 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4.2.3 Control de

documentos 4.1 Requisitos generales 4.2.4 Control de registros 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y la prestación del servicio 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 7.2.3 Comunicación con el cliente

HALLAZGOS POR NUMERAL - VALLEDUPAR

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Este comportamiento se dio principalmente porque se presentaron 14 hallazgos por el incumplimiento del numeral 4.1, éstos fueron por que no se cumplimieron los requisitos legales ambientales. Por incumplimiento al numeral 4.2.3 “Control de documentos” se presentaron 14 hallazgos relacionados, y el numeral 2.4.2 “Control de registros” tuvo 12 hallazgos.

OBSERVACIONES

En cuanto a las observaciones (riesgos) se presentó una disminución del 276% frente al ciclo del 2013. El numeral que presento mayor cantidad de hallazgos de auditoria fue 4.2.3 “control de documentos” y el numeral 8.5 “mejora”.

La ciudad de Cali presentó la mayor disminución con el -1400%, pasando de 30 hallazgos a tan sólo 2 en el ciclo de 2015.

71% 31% 53% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

BOGOTÁ CALI BARRANQUILLA

% DE VARIACIÓN DE NO CONFORMIDADES DEL CICLO 2013 Y 2015

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CONCLUSIONES

A nivel general se puede dar las siguientes conclusiones.

 El sistema de gestión de calidad en las ciudades auditadas ha tenido un gran avance en cuanto su estructura, gestión, seguimiento y cálculo de indicadores de gestión.

 Se evidenció que el personal auditado conoce claramente la política de Calidad y el empoderamiento que existe en cada uno de los puestos de trabajo.

 La mayoría de las personas auditadas conocen y manejan la documentación del Sistema de gestión de Calidad a través de la Intranet.

 Es necesario implementar mecanismos más efectivos para garantizar el cierre

de las no conformidades de acuerdo a los tiempos establecidos por los responsables de los procesos o por la organización. Así mismo, análisis de causas más profundos que garanticen que las no conformidades, quejas y reclamos e indicadores puedan cumplir o alcanzar los propósitos y así evidenciar una mejora continua de la Organización.

 Es necesario implementar actividades que contribuyan al conocimiento y aplicación de los conceptos relacionados a la gestión ambiental que conlleven al cumplimiento de requisitos legales en dicha materia.

-177% -1400% -117% -1600% -1400% -1200% -1000% -800% -600% -400% -200% 0%

BOGOTÁ CALI BARRANQUILLA

% DE VARIACIÓN DE OBSERVACIONES DEL CICLO 2013 Y 2015

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Por último, expreso mi agradecimiento a todas las personas involucradas en la auditoria interna de Calidad en cada una de las ciudades por su colaboración y disposición para la realización de la misma y lograr el cumpllimiento del objetivo y el alcance planteado desde la Dirección Nacional de Calidad y Gestión Documental.

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