Mi Junta, Mi Espacio

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Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán 8

Mi Junta, Mi Espacio

Incubadora de Organizaciones de la Sociedad Civil

Un espacio creado y formado para Organizaciones de la Sociedad Civil, con deseos de crecer profesional y socialmente.

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contenido

Objetivo ... 3

Descripción del programa ... 3

Áreas involucradas: ... 4 Actividades a realizar: ... 4 Horarios ... 5 Requisitos de Admisión ... 5 Requisitos de Permanencia ... 5 Termino en el Programa ... 5

Recursos materiales disponibles ... 6

Recursos Humanos disponibles ... 6

Áreas de Mi Junta, Mi Espacio: ... 7

Convocatoria ... 8

Solicitud de Ingreso ... 9

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Objetivo

Proporcionar a las Organizaciones de la Sociedad Civil:

 Espacios para el desarrollo de sus actividades de inicio operaciones.

 Asesoría Asistencial, fiscal, contable, administrativa y jurídica.

 Materiales como papelería y documentos.

Descripcio n del

programa

Mi Junta, Mi Espacio es un programa diseñado para el acompañamiento de las Organizaciones que estén en estado inicial con el fin brindarles profesionalización en un espacio cómodo para el desarrollo de sus actividades iniciales.

El programa será permanente en las actividades de la Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán, la cual lanzará una convocatoria o se invitará a las organizaciones que hayan recibido su declaratoria de constitución de IAP recientemente.

Las Instituciones que sean admitidas al programa ocuparán las áreas destinadas para estos fines por un periodo de tres meses; durante este periodo Calendarizarán sus actividades y se comprometerán a realizar una planeación que abarque un periodo de tres años como mínimo, prepararán la documentación para su primer informe trimestral y realizarán su primer acta de sesión ordinaria, todo esto con la asesoría de las áreas correspondientes de la Junta de Asistencia Privada del Estado de Yucatán.

Con este programa se pretende crear un espacio permanente de formación y capacitación teórico-práctico, en un ambiente óptimo donde cuente con los recursos materiales necesarios para poder realizar sus actividades, recibir capacitación y auto evaluarse, por lo consiguiente se le denominó “Mi Junta, Mi Espacio”, con el fin de ir generando una pertenencia dentro de la comunidad de IAP del estado; así mismo el nombre del programa

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va seguido de las palabras “Incubadora de Organizaciones de la Sociedad Civil” por el interés que se tiene de generar capacitación para la profesionalización, desarrollando habilidades bajo situaciones reales.

Áreas involucradas:

Actividades a realizar:

Se presenta una descripción de las actividades que se realizarán en la Incubadora de Organizaciones de la Sociedad Civil.

1. Se emite la convocatoria o en su caso se analiza que Instituciones se deben invitar a la incubadora.

2. Se recibe la solicitud por escrito de las organizaciones interesadas a ingresar a la incubadora, se analiza por parte de las áreas las potencialidades de cada Institución y se seleccionan un máximo de dos organizaciones para ingresar a la incubadora.

3. Se realiza actividad de bienvenida para las organizaciones seleccionadas y se les presenta el calendario de capacitación.

4. Se inicia el proceso de capacitación con el Plan de Trabajo, que deberá reflejar las actividades Asistenciales a realizar en un periodo mínimo de tres años, así como su misión, visión y objetivos y las actividades para allegarse de fondos durante ese periodo (Para la elaboración del presupuesto se deberá coordinar con el Área de Evaluación Financiera para llenar el formato oficial así como las instrucciones del llenado).

5. También deberá diseñar y elaborar los formatos para los expedientes de los beneficiarios.

6. En la segunda etapa, se capacitará a las organizaciones de forma práctica en la realización de una asamblea de sesión ordinaria que deberá reunir todos los requisitos de forma donde se autorizará el plan de trabajo y el

presupuesto anual (este presupuesto abarcará el año de inicio, considerando desde la entrega de declaratoria hasta el cierre del ejercicio el 31 de

diciembre del mismo año)

7. En la tercera etapa se capacitará en lo referente al informe trimestral donde si así lo solicita se le otorgará un usuario y contraseña del sistema de

Contpaq, se le enseñará a realizar la captura de ingresos y egresos en el sistema así como el cumplimiento de la contabilidad electrónica, según

Dirección de Evaluación Asistencial

• Plan de Trabajo

Dirección Jurídica

• Sesión Ordinaría

Área de Evaluación Financiera

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requerimientos del SAT, Se le capacitará en cuestiones fiscales, financiera y administrativas para el buen registro y control de sus operaciones.

Horarios

Se abrirán dos grupos con horarios de 3 horas, el primer horario de 08:00am a 11:00am y el segundo horario de 12:00pm a 03:00pm.

Requisitos de Admisión

Para poder ser admitido al programa que ofrece la JAPEY se deberá realizar lo siguiente: Por parte de la JAPEY:

 Publicar la convocatoria en redes sociales y por correo electrónico o en su caso las áreas deberán presentar propuestas de Instituciones.

 Realizar entrevistas de admisión.

 Analizar y definir por votación que Instituciones serán admitidas. Por parte del interesado:

 Solicitar entrevista para admisión al programa.

 Presentarse a la entrevista con la siguiente documentación:

o Solicitud por escrito que contenga las circunstancias en las que se encuentra la institución para iniciar sus actividades y los horarios en los que se comprometen a asistir a la incubadora, siendo mínimo 3 hras diarias.

 En caso de ser admitido

o Firmar Convenio de colaboración de la JAPEY.

Requisitos de Permanencia

 Cumplir con los horarios de capacitación establecidos por ambas partes.

 Presentar avances de la capacitación realizada.

 Mantener las áreas y los bienes prestados en buenas condiciones.

Termino en el Programa

Para dar por concluida satisfactoriamente la estancia en el programa la Institución deberá presentar a la JAPEY un juego de los documentos:

 Plan de Trabajo, Manual para el manejo de expedientes de los beneficiarios, Inicio de su Caso Institucional.

 Acta de Sesión Ordinaria (incluye, convocatoria, lista de asistencias, reporte de seguimiento de acuerdos).

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Se considera finalizado el periodo de capacitación a los tres meses de iniciado el programa, la Institución deberá entregar de manera adicional un documento donde exprese sus comentarios sobre el programa. Las áreas de la JAPEY que estuvieron involucradas entregarán a la Dirección General reporte de actividades realizadas con las Instituciones, así como sus comentarios y evaluación final de la Organización.

Se realizará una actividad de cierre para los miembros del patronato de las organizaciones que participaron en el programa.

Recursos materiales disponibles

Para llevar a cabo las actividades del programa se dispone de:

 2 cubículos para trabajo grupal con capacidad de 2 a 6 personas cada uno.

 Un área para trabajo individual con capacidad para 8 personas

 Baño

 2 pintarrones (uno en cada cubículo)

 1 mesa redonda de juntas con capacidad para 4 personas

 1 mesa rectangular de juntas con capacidad para 6 personas

 10 sillas periqueras para barra (Área de trabajo individual)

 Impresora

 Copiadora

 Servidor de agua fría

 Pantalla para exposiciones

 Conexiones eléctricas para computadoras

Recursos Humanos disponibles

La JAPEY pondrá a disposición de las Organizaciones los siguientes Recursos Humanos: Recurso Humano Actividades

 Asesor del Área de Evaluación Asistencia

Coordinar los talleres relacionados con su área, proporcionar a la organización la información relacionada.

 Asesor del Área Jurídica Coordinar los talleres relacionados con su área, proporcionar a la organización la información relacionada.

 Asesor del Área de Evaluación Financiera

Coordinar los talleres relacionados con su área, proporcionar a la organización la información relacionada.

 Becario Atenderá el área de impresión y copiado que estará al servicio de las Organizaciones, llevará el control de los horarios de uso de las áreas, servirá de apoyo a las organizaciones en lo que esté relacionado a su capacitación, solicitará los requerimientos de papelería y limpieza del área con la autorización de su supervisor que será asignado por la Dirección General.

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Áreas de Mi Junta, Mi Espacio:

Áreas para juntas, capacitación y trabajo individual y trabajo en equipo.

Materiales, papelería, copias e impresiones.

Talleres teórico- práctico, que se desarrollaran bajo la temática de cada organización

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Solicitud de Ingreso

1. Nombre de la Organización:_____________________________________

2. Nombre del Representante Legal:_________________________________

3. Fecha de Constitución:_________________________________________

4. Fecha aproximada de inicio de actividades:__________________________

5. ¿Qué actividades realizan?_______________________________________

6. ¿Cuáles

son

las

principales

debilidades

que

tiene

mi

organización?_________________________________________________

7. ¿Por qué mi organización debe participar en el programa “Mi Junta, Mi

Espacio”?____________________________________________________

8. ¿Cuántos miembros de la organización se comprometen a asistir 3 horas

diarias?______________________________________________________

9. ¿Cuáles serían mis metas al finalizar el programa?

______________________________________________________________

10. Comentarios y sugerencias:_____________________________________

_____________________________________________________________

_____________________

(Nombre y firma)

(Logo de la organización)

Solicitud de Ingreso

Esta solicitud de ingreso al programa de “Mi Junta, Mi Espacio”

deberá ser llenado en su totalidad por el representante legal de la

organización.

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Calendarización

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

0 Evento de apertura 30

1 Convocatoria y selección de IAPs 2 Inicio de actividades

3

Asesoría: Marco legal de mi Institución (Leyes, Reglamentos, Normas Oficiales, etc.)

4 Acompañamiento: Primera Sesión de Asamblea (Acta, Convocatoria, lista) 5 Taller ¿Cómo preparar un estudio de

caso?

6 Taller téorico-practico elaboración Plan de Trabajo

7 Taller: Elaboración de proyectos 8 Platica: Procuración de fondos 9 Taller: Expediente del beneficiario 10 Taller: Obligaciones Fiscales

11 Asesoría: Control Interno

*Opcional

12 Practica: Primer Informe Trimestral 13 Cierre de actividades

Cronograma de actividades del proyecto: Mi Junta, Mi Espacio 2016

Actividades

Jul Ago Sep Oct Nov Dic Ene

2016

Etapas

Jun