Política de uso de software ofimático en emtelco

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Política de uso de software ofimático

en emtelco

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Contenido

1. Introducción ... 3

2. Objetivo ... 3

3. Justificación ... 3

4. Alcance ... 3

5. Políticas y lineamientos generales ... 4

6. Glosario de Términos... 6

7. Aceptación ... 7

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1. Introducción

Este documento tiene como propósito establecer los lineamientos y políticas generales requeridas para el adecuado uso y gestión del software ofimático en

emtelco.

2. Objetivo

Actualizar y unificar las políticas y atribuciones en materia de gestión del uso del software ofimático en emtelco, dictar los lineamientos que deben cumplirse sobre el control legal del mismo y los deberes de todo usuario para la protección de los derechos de autor, de tal manera que se minimice el riesgo de vulnerabilidad informática en la compañía, y se optimice y preserve el software ofimático de la misma.

3. Justificación

Definir las pautas generales para que todo software ofimático que esté al servicio de emtelco, cuente con las licencias de uso legal correspondiente y esté avalado por las áreas responsables. Lo anterior con el fin de dar cumplimiento a la normatividad colombiana asociada con legalidad de software, propiedad intelectual y derechos de autor, así como con las Políticas de Seguridad de la información vigentes, las disposiciones y directrices de las áreas responsables y el Reglamento Interno de Trabajo de la compañía.

4. Alcance

Todos los empleados y terceros que interactúan de manera habitual u ocasional con recursos de software informático para el desarrollo de sus tareas, deberán cumplir con los lineamientos descritos en esta política, es decir, aplica para todos los equipos de propiedad de emtelco, así como los equipos de terceros que estén al servicio de la misma.

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5. Políticas y lineamientos generales

a) Software Ofimático Permitido

Sólo se podrá utilizar software ofimático que sea licenciado y de propiedad de emtelco o TigoUne y sus filiales, o aquel cuyo uso esté expresamente autorizado (listado de software autorizado publicado en la Intranet), para lo cual desde el área de Tecnologia se hará una revisión de las condiciones establecidas por los acuerdos de licencia.

Las versiones de prueba, se podrán instalar de forma temporal previo análisis y definición de las condiciones de uso de parte del área de Tecnologia y la Oficina de Seguridad de la Información. La Dirección de Tecnologia será la encargada de la administración de todas las licencias de software ofimático.

Si algún usuario, requiere realizar la instalación de un aplicativo que no esté clasificado como software autorizado o no autorizado, deberá hacer la solicitud como software nuevo justificando su necesidad, y este será evaluado por la Dirección de Tecnología, deberá acogerse al proceso estipulado en el Sistema de Gestión Integral.

Todos los requerimientos de instalación o retiro de software, deberán ser solicitados a través de la herramienta de la mesa de servicios (SEUS). Solamente la mesa de servicios está autorizada para instalar o desinstalar software ofimático de los equipos de cómputo de la compañía.

•

Todas las licencias y medios de instalación de software ofimático, deberán ser entregados a la Dirección de Tecnología, para realizar el control de inventario.

•

La Dirección de Tecnología podrá validar si se está haciendo uso del software ofimático instalado a un usuario, y podrá desinstalarlo con el fin de asignarlo a otro usuario que lo requiera, con previa notificación al usuario.

b) Software de contratistas

• Equipos de emtelco: Cuando el contratista requiera instalar software de su propiedad en los equipos de emtelco, debe solicitar aval de la Dirección de Tecnología, instancia a la cual deberá entregar una carta de compromiso de licenciamiento a través del supervisor del contrato.

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• Equipos de Terceros: La compañía aplicará controles con el fin de garantizar que el software que se encuentre en equipos de contratistas bien sea en emtelco o TigoUne y sus filiales, sea autorizado y/o licenciado y esté acorde a la normatividad vigente en relación con Derechos de Autor y Propiedad Intelectual. Si se llegara a evidenciar la existencia de software que no cumpla con dichas características, será el contratista quien responda ante las autoridades competentes. Todos los equipos de terceros ubicados dentro de las sedes de

emtelco, conectados a la red corporativa están sujetos a auditoría de control de licenciamiento por parte de emtelco.

• Emtelco será el responsable de instalar y entregar el licenciamiento del software específico en los equipos del contratista, en caso de que este sea requerido para las funciones asignadas.

• En los procesos de contratación donde se solicite que el proveedor deba ingresar equipos propios a la red de emtelco, se deberá incluir una cláusula en el pliego, donde se responsabilice al proveedor por el licenciamiento del software que se tenga instalado en los equipos de este.

• Frente a las licencias de terceros instaladas en los equipos de

emtelco, es responsabilidad del administrador o supervisor del contrato solicitar su renovación o desinstalación, según aplique. Además, debe poseer el inventario del software entregado por el tercero, y entregarlo a la Dirección de Tecnologia, para así controlar el licenciamiento de estos equipos, aunque sean analizadas por la herramienta de inventario, no será responsabilidad de emtelco.

c) Software Personal

No se permite la instalación, en los equipos corporativos, de software que sea para uso personal, aun cuando el usuario cuente con la licencia respectiva.

d) Sanciones

El área de licenciamiento y la Dirección de Tecnología de emtelco generará una solicitud al área de Relaciones laborales para los usuarios que infrinjan esta política, desde allí se procederá con la respectiva sanción a la que tenga lugar según el Reglamento Interno de Trabajo de la compañía.

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6. Glosario de Términos.

• Software Ofimático: Software que se utilizan en funciones de oficina para optimizar, automatizar, y mejorar tareas y procedimientos relacionados.

• Software legal: Se entiende por software legal aquel que es utilizado cumpliendo con los acuerdos de licenciamiento establecidos. En este caso puede requerirse el pago de una licencia para su uso o no (software libre o freeware).

• Software ilegal: Es todo aquel aplicativo que este siendo utilizado o haya sido duplicado o distribuido sin autorización.

En Colombia el uso de software ilegal se considera un delito ya que atenta contra los derechos de autor y propiedad intelectual. En el caso de que algún ente de Control encuentre irregularidades con el uso del software en la Compañía, éste será reportado a la Fiscalía, quien, de confirmar la información, podrá imponer sanciones que van desde multas económicas hasta privación de la libertad.

• Software libre: El Software Libre es un tipo particular de software que garantiza al usuario cuatro libertades básicas:

✓ Usarlo con cualquier propósito.

✓ Estudiar su funcionamiento, modificarlo y adaptarlo a sus necesidades

✓ Distribuir copias.

✓ Mejorarlo y liberar esas mejoras al público.

• Freeware: Software que se distribuye sin costo.

• Software Autorizado: hace referencia al software cuya instalación es permitida en los equipos de uso corporativo y que apoyan los diferentes procesos de la Compañía.

• Software No autorizado: Software cuyo uso no está permitido en los equipos de la compañía, puede ser por naturaleza riesgosa o restricciones en su licenciamiento.

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7. Aceptación

Los siguientes actores participaron en la estructuración del presente documento:

Elaborado por Entidad Fecha

Sandra Marcela Sánchez Mejía TigoUne 20/09/2016

Juan Gonzalo Betancur Atehortua

Profesional Técnico Telecomunicaciones -

TigoUne 20/09/2016

Gladis Omaira Murillo Ramirez Analista de Acuerdos Comerciales - TigoUne 20/09/2016

Catalina Mena Hernández TigoUne 20/09/2016

Celinés Ibarra Romero Ingeniera de Planeación y Diseño - Edatel 20/09/2016 Jaime Alberto Gómez Ruiz Técnico de Soporte - ETP 20/09/2016 Yonny Escobar Soporte Mesa de Ayuda - Orbitel 20/09/2016 Carlos Andrés Gallego Líder Gestión de Procesos TIC - Emtelco 20/09/2016

Revisado por Cargo Fecha

Jader Andres Palacio Villada Gerente(E) Operación de Infraestructura TI -

TigoUne 20/09/2016

Sandra Milena Echavarria Gerente Planeación TI - TigoUne 20/09/2016 Felipe Ruiz Rivillas Gerente de Seguridad de la Información -

TigoUne 20/09/2016

Jaime Julián Rodriguez Zárate Supervisor Ofimática - TigoUne 20/09/2016 Sandra Milena Jerez Supervisora Planeación TI - TigoUne 20/09/2016 Julian Andrés Aranzales Director (E) TI - Edatel 20/09/2016 Fernando Ocampo Contreras Subgerente de Tecnologías de Información -

ETP 20/09/2016

Juan Manuel Baquero Ingeniero de Plataformas - Orbitel 20/09/2016 Juan Fernando Sanchez

Aristizabal Gerente de Operaciones TIC. 20/09/2016

Aprobado por Cargo Fecha

Pablo Gerardo Harttig CIO TigoUne 20/09/2016

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8. Historial de versiones

Versión Fecha del

Cambio Descripción

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre y Cargo Nombre y Cargo Nombre y Cargo

Versión 1 20/09/2016 Política integrada para emtelco. Carlos Andrés Gallego - Líder Gestión de Procesos TIC. Juan Fernando Sanchez Aristizabal - Gerente Operaciones TIC. Juan David Carrasquilla - Director de Tecnología Versión 2 01/10/2017 Modificación de Sanciones, ajustado a nuevo Reglamento Interno de Trabajo. Carlos Andrés Gallego - Líder Gestión de Procesos TIC. Juan Fernando Sanchez Aristizabal – Gerente de Infraestructura Tecnológica. Juan David Carrasquilla - Director de Tecnología