COORDINACION DE TECNOLOGIA Y SISTEMAS

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MANUAL

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

AREA: COORDINACION DE TECNOLOGIA Y

SISTEMAS Mayo, 2004

COORDINACION DE TECNOLOGIA Y

SISTEMAS

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

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SISTEMAS Mayo, 2004

8.1.- PROCEDIMIENTO: Mantenimiento de la infraestructura necesaria en Telecomunicaciones.

OBJETIVO: Mantener la infraestructura necesaria en Telecomunicaciones en la Fundación.

NORMA ESPECIFICA:

- La Coordinación de Tecnología y Sistemas debe aplicar pruebas periódicamente para verificar el nivel de calidad del servicio.

Responsable Acción

Coordinación de Tecnología y Sistemas

1. Aplica pruebas periódicamente, para determinar el nivel de calidad del servicio y las posibles fallas.

2. Detecta fallas.

3. Ubica el origen de la falla.

4. Se dirige hasta el lugar donde se determinó la falla. 5. Realiza el procedimiento correctivo.

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8.2.- PROCEDIM IENTO: Planificación de las actividades a desarrollar por la Coordinación de Tecnología y Sistemas.

OBJETIVO: Preparar el Plan Operativo Anual de la Coordinación de Tecnología y Sistemas.

NORMA ESPECIFICA:

- Elaborar el Plan Operativo Anual de acuerdo a los lineamientos y políticas que dicte el Consejo Consultivo.

- El respectivo informe debe enviarse a la Gerencia de Planificación y Desarrollo en Ciencia, Tecnología y Sistemas.

Responsable Acción

Persona designada 1. Recibe en Consejo Consultivo los lineamientos y directrices por las cuales se debe regir el Plan Operativo Anual (Ver procedimiento: “Servir de Conexión entre los entes de adscripción y la fundación con respecto a los lineamientos y directrices que dicten los entes para la elaboración del Plan Operativo Anual” Pág. 356)

Coordinación de Tecnología y Sistemas

2. Analiza los lineamientos y directrices, para diseñar el Plan Operativo Anual de la Coordinación.

3. Determina las actividades que la Coordinación va a desarrollar en el año, además se deben especificar todos los requerimientos necesarios para que esas actividades se lleven a cabo.

4. Distribuye las actividades mes por mes. 5. Toma las actividades a desarrollar en un mes. 6. Distribuye las actividades semanalmente.

7. Elabora el presupuesto de la Coordinación de Tecnología y Sistemas para ese año (ya teniendo todas las actividades y lo que se requiere para cada una de ellas, se elaboran las partidas).

8. Prepara un informe, para dar a conocer el Plan Operativo Anual a seguir.

9. Imprime un (1) ejemplar del informe.

10. Saca una (1) copia del ejemplar del informe.

11. Envía el ejemplar del informe, junto con su respectiva copia; a la Gerencia de Planificación y Desarrollo de Ciencia, Tecnología e Innovación (las personas que reciben el respectivo informe deben firmar la copia como recibida).

12. Archiva la copia del informe firmada por los responsables.

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8.3.- PROCEDIMIENTO: Planificación del crecimiento de la Red Externa.

OBJETIVO: Realizar las conexiones remotas de los diversos lugares que lo requieran, planificar el crecimiento de la Red Externa.

NORMAS ESPECIFICAS:

- El solicitante debe enviar una Comunicación dirigida al Presidente donde se solicita la conexión de la red.

- El Presidente debe autorizar la conexión si cumple con los objetivos de la Red de Ciencia y Tecnología.

Responsable Acción

Solicitante 1. Debe elaborar una comunicación dirigida al Presidente de la fundación, donde se solicita que se instale una conexión. Presidencia 2. Recibe la solicitud.

3. Analiza la comunicación (esta deberá estar enmarcada dentro de los objetivos de la red de ciencia y tecnología) 4. Si el presidente considera que no cumple con los objetivos,

se le comunica a la persona solicitante la conclusión del presidente; Si considera que cumple con los objetivos, se envía a la Coordinación de Tecnología y Sistemas un memorando aprobando la misma (se continua con las demás operaciones).

Coordinación de Tecnología y Sistemas

5. Dirige al lugar donde se hará la conexión. 6. Elabora una evaluación técnica.

7. Elabora un memorando dirigido al Presidente donde se expone la situación encontrada en la evaluación. 8. Envía al Presidente el memorando.

9. Analiza el memorando.

Presidente 10. Elabora un memorando, donde el presidente le indicará a los solicitantes la situación en la que los especialistas en telecomunicaciones encontraron el lugar, y los equipos que hacen falta para realizar la conexión.

11. Envía el memorando autorizando a la Coordinación de Tecnología y Sistemas que realice la conexión, y si es el caso, el Presidente solicita a Consultoría Jurídica de que se elabore un convenio, ya sea para el préstamo de los equipos que faltan para realizar la conexión o para que se de el servicio de Internet (se deben especificar todos los requerimientos para la elaboración del convenio).

Coordinación de Tecnología y Sistemas

12. Analiza los requerimientos para el convenio. Presidencia 13. Firma el Convenio

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14. Realiza la Conexión.

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8.4.- PROCEDIMIENTO: Mantenimiento y Gestión de la red externa de la fundación.

OBJETIVO: Mantener actualizada la red interna y externa de la fundación, con la finalidad de estar acorde con los cambios presentes en materia tecnológica.

NORMA ESPECIFICA:

- La Coordinación de Tecnología y Sistemas deberá presentar un informe al Presidente para que conozca la situación actual y las posibles mejoras que se le puedan realizar a la fundación.

Responsable Acción

Coordinación de Tecnología y Sistemas

1. Debe mantener actualizada sobre los cambios que se generan cada momento en el entorno externo de la fundación, sobre redes (a través de revistas, Internet, prensa, etc. ).

2. Si se cree necesario se debe incorporar a la fundación los nuevos avances, para esto se recopila toda la información necesaria sobre esos nuevos avances.

3. Analiza la Información recopilada.

4. Debe realizar un estudio profundo de la situación actual de la fundación (este estudio se puede desarrollar con un análisis FODA).

5. Debe contrastar la información de los nuevos avances, con el estudio de la situación actual de la fundación.

6. Una vez conocido todo el panorama necesario, se sabrá hacia donde se debe crecer y como se debe crecer.

7. Elabora un informe a Presidencia, para darle a conocer el panorama existente y las posibles mejoras que se le pueden realizar a la fundación.

8. Envía al Presidente.

9. Se presenta la propuesta al Presidente.

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8.5.- PROCEDIMIENTO: Préstamo del servicio a usuarios externos de la fundación.

OBJETIVO: Prestar servicio a usuarios externos de la Fundación.

NORMA ESPECIFICA:

-El problema que se está presentando debe comunicarse a la Coordinación de Tecnología y Sistemas.

Responsable Acción

Solicitante 1. Comunica a la Coordinación de Tecnología y Sistemas el problema que se está presentando. Coordinación de

Tecnología y Sistemas

2. Registra en el respectivo formato: “Control de usuarios externos” .

3. Ubica el problema existente (Coordinación o especialistas en telecomunicaciones).

4. Reporta la solución del mismo a la Coordinación de Tecnología y Sistemas.

5. Resuelve la falla encontrada.

6. Llena una Bitácora de fallas para fines estadísticos. 218

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8.6.- PROCEDIMIENTO: Actualización de la fundación con los avances relacionados en tecnología de sistemas (tecnología de punta).

OBJETIVO: Mantener actualizados los equipos de la fundación con relación a la tecnología de punta.

NORMA ESPECIFICA:

- La Coordinación de Tecnología y Sistemas debe contrastar la Información de los nuevos avances con un estudio de la situación actual de la fundación.

Responsable Acción

Coordinación de Tecnología y Sistemas

1. Realiza monitoreos y estudios constantes en cuanto a avances tecnológicos y de sistemas. 2. De ser necesaria la incorporación a la fundación de

nuevos avances, se recopila toda la información necesaria sobre esos nuevos avances.

3. Analiza la información recopilada.

4. Debe realizar un estudio profundo de la situación actual de la fundación (este estudio se puede desarrolla con un análisis FODA).

5. Debe contrastar la información de los nuevos avances, con el estudio de la situación actual de la fundación.

6. Elabora un informe a presidencia, detallando el panorama existente y las posibles mejoras que se le pueden realizar a la fundación.

7. Envía al Presidente.

8. Presenta la propuesta al Presidente.

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8.7.- PROCEDIMIENTO: Dar soporte técnico a los usuarios de la red.

OBJETIVO: Dar soporte técnico a los usuarios de la red.

NORMA ESPECIFICA:

- La Coordinación de Tecnología y Sistemas debe prestar asesoría en lo referente a la red local red Interna.

Responsable Acción

Coordinación de Tecnología y Sistemas

1. Instala la conexión (Ver procedimiento:

“ Planificación del crecimiento de la red externa” Pág. 214).

2. Instala el software o hardware respectivo. 3. Se configura.

4. Realiza un convenio para el préstamo de los equipos de la Fundación (Ver procedimiento: “Elaboración de convenios entre instituciones y dar seguimiento al mismo” Pág. 78,79)

Presidencia 5. Firma el Convenio. Coordinación de

Tecnología y Sistemas

6. Instala los equipos.

7. Asesora en lo referente a la red local.

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8.8.- PROCEDIMIENTO: Asesoría en el área de Telecomunicaciones

OBJETIVO: Brindar asesoría en lo que se refiere a la instalación de equipos, laboratorios de computación, entre otros.

NORMA ESPECIFICA:

-

Se debe elaborar un estudio previo para identificar los problemas y las

fallas para identificar las soluciones.

Responsable

Acción

Solicitante

1.

Solicita la ayuda de un tema especifico relacionado a Tecnología y Sistemas. Coordinación de Tecnología

y Sistemas

2. Identifica los problemas y posibles acabados. 3. Elabora un Plan de Trabajo.

4. Entrega Informes.

Solicitante 5. Revisa Informe o Proyecto.

6. Devuelve con sus respectivas correcciones.

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