A-CA-004 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y DE SERVICIOS GENERALES. Versión 5 acta de mejoramiento 20 de abril 30 de 2013 Proceso A-CA-004

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Texto completo

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GENERALIDADES

CÓDIGO

A-CA-004

NOMBRE

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y DE SERVICIOS GENERALES

OBJETIVO

Prestar los servicios de apoyo logístico, de infraestructura física y control de inventarios para garantizar el efectivo funcionamiento de la

entidad.

ALCANCE

Desde la identificación o el requerimiento de la necesidad hasta el suministro de los servicios de apoyo logístico, infraestructura física,

servicios públicos, mantenimiento de instalaciones y muebles y/o control de inventarios, pasando por los procesos de contratación y

adquisición de bienes y servicios de aseo, cafetería, vigilancia, transporte, fotocopias, insumos de oficina y cómputo, mensajería, seguros y

materiales para el mantenimiento.

TEMA

POLÍTICA (S) DE OPERACIÓN

A-LE-003 POLITICA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

PALABRAS CLAVES

ASEO, CAFETERÍA, CAJA MENOR, CÓMPUTO, CONTRATACIÓN, GENERALES, INFRAESTRUCTURA, INSTALACIONES,

INSUMOS, INVENTARIO, LOGÍSTICO, MANTENIMIENTO, PAPELERÍA, RECURSOS, SEGUROS, SERVICIOS, TRANSPORTE.

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LÍDER DE PROCESO

Responsable: Subsecretario/Subsecretaria de Gestión Corporativa.

Corresponsable: Director/Directora de Recursos Físicos y Gestión Documental.

ELEMENTOS TECNOLÓGICOS

(Aplicaciones, Servidores, Equipos de Red, Equipos de Seguridad de Red, Etc.) Y GRADOS DE IMPLEMENTACIÓN

- Sistemas de información y/o aplicaciones (SAE-SAI, para la administración y el control de almacén e inventarios)

- Servicios Web (Bus de Servicios Empresarial)

- Infraestructura tecnológica: Servidores, equipos de red y comunicaciones, equipos de seguridad

- Políticas de seguridad de la información

Inventarios de activos de información.

ESTADO DE AUTOMATIZACIÓN

El aplicativo para la administración y el control de los inventarios, SAE-SAI, se encuentra sistematizado totalmente.

REEMPLAZO DE DOCUMENTOS EN

PAPEL POR ELECTRÓNICOS

El Programa de Oficina sin Papel en la SDP, pretende minimizar el consumo de papel y digitalizar e indexar los expedientes análogos, para

aumentar la seguridad documental, preservar el expediente análogo y ampliar la disponibilidad y el uso documental masivo en línea las 24

horas del día, los 365 días del año. Con el módulo de correspondencia para la administración y el control de las comunicaciones oficiales en

el aplicativo SIPA, los documentos textuales que se reciben, los documentos textuales complementarios, las comunicaciones internas se

generan, ya sea como adicionales para atender las peticiones o las mismas respuestas parciales o definitivas se producen digitalmente.

ENTRADAS

Insumos

Proveedor

Plan de Desarrollo Distrital

Alcaldía Mayor de Bogotá.

Plan Estratégico SDP.

Secretaria Distrital de Planeación.

Planes, Programas y Proyectos Internos.

Todas las áreas de la SDP

Normatividad y jurisprudencia en temas de inventarios e infraestructura física

Órganos legislativos, ejecutivos, Altas cortes, Contaduría General de la Nación, Secretaría

de Hacienda Distrital

Necesidades y requerimientos de apoyo logístico e infraestructura física.

Todos los procesos

Recursos

Procesos de Apoyo de la SDP

CICLO PHVA

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Identificar las necesidades de apoyo logístico e infraestructura física

Elaborar el Plan Operativo Anual

Elaborar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura física

Elaborar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos

Elaborar el plan de compras de elementos de consumo

Elaborar los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad

Elaborar el anteproyecto presupuestal para la contratación de bienes y servicios.

Identificar los riesgos del proceso

Formular los planes de acción del proceso

Elaborar el plan anual de inventarios.

Elaborar la resolución anual de caja menor.

ACTIVIDADES DEL HACER

Atender las necesidades de apoyo logístico e infraestructura física

Ejecutar el Plan Operativo Anual

Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura física

Ejecutar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos

Realizar la contratación de bienes y servicios

Administrar las contingencias y riesgos del proceso

Desarrollar los planes de acción del proceso

Ejecutar el plan anual de inventarios.

Cumplir la resolución anual de caja menor.

Tramitar los pagos de servicios públicos.

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ACTIVIDADES DEL VERIFICAR

Evaluar los servicios de apoyo logístico e infraestructura física

Realizar el control de inventarios.

Hacer seguimiento a la ejecución del plan de contratación

Verificar el pago oportuno de los servicios públicos

Verificar la ejecución del Plan Operativo Anual

Verificar el aseguramiento de la totalidad de los bienes devolutivos a cargo de la entidad.

Verificar el cumplimiento de la normatividad aplicable al manejo de los recursos de caja menor

Realizar la medición de los indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad del proceso.

Medir el nivel de satisfacción y percepción del servicio de los usuarios del proceso.

ACTIVIDADES DEL AJUSTAR

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SALIDAS

PRODUCTO/SERVICIO/SALIDA CLIENTE/USUARIO REQUISITOS/CARACTERISTICAS ÁREA QUE LÍDERA ESPECIFICADO NECESARIO LEGAL ADICIONAL

Servicios de apoyo logístico, de infraestructura física y control de inventarios

Todos los procesos y ciudadanía en general.

Infraestructura física suficiente, segura y limpia con equipamiento y elementos dispuestos y adecuados para el desarrollo de la labor institucional. Contratación oportuna y correcta ejecución de los bienes y servicios logísticos y de mantenimiento Toma Física de Inventarios de conformidad con la resolución 001 del 20 de septiembre de 2001.

A-LE-003 Política para la administración de Inventarios

Normograma del proceso

N.A. Dirección de Recursos Físicos y Gestión Documental

MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE ENTRADA TIPO P S

FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Plan de Desarrollo Distrital X Alcaldía Mayor de Bogotá. Determinar las metas distritales

Vía electrónica Cuatrienal www.sdp.gov.co Plan de Desarrollo 2012-2016: Bogotá humana Plan Estratégico SDP. X Secretaria Distrital de Planeación. Determinar las metas institucionales

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MATRIZ DE INFORMACIÓN INFORMACIÓN DE ENTRADA TIPO P S

FUENTE MOTIVO METODOLOGÍA FRECUENCIA CANAL/SISTEMA/ APLICATIVO DE CAPTURA EVIDENCIA Planes, Programas y Proyectos Internos X Todas las áreas de la SDP Determinar acciones de gestión documental

Vía electrónica Anual Sistema Integrado de

Información para la Planeación, SIIP

Programa Operativo Anual

Normatividad y jurisprudencia en temas apoyo logístico, infraestructura física y contratación estatal. X Órganos legislativos, ejecutivos, Altas cortes, Contaduría General de la Nación, Secretaría de Hacienda Distrital Orientar la gestión del apoyo logístico, infraestructura y contratación estatal

Vía electrónica Irregular Páginas Web Alcaldía de Bogotá, Contaduría General de la Nación, Ministerio de Vivienda, Presidencia de la República, Secretaría de Hacienda Distrital

Decreto 2649 de 1993 Ley 400 de 1997 Resolución 001 de 2001 Ley 1150 de 2013 Decreto 1464 de 2010 Decreto 1397 de 2012 Necesidades y requerimientos de apoyo logístico e infraestructura física. X Todos los procesos y ciudadanía en general Atender requerimientos particulares para la prestación de servicios generales y de infraestructura física. Recibidos a través de SIPA y correo electrónico.

Permanente SIPA, correo electrónico Formato establecido para la solicitud de cada servicio.

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INFORMACIÓN DE SALIDA RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA CANAL/SISTEMA/APLICATIVO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA

Anteproyecto presupuestal en el que se contemplan las necesidades y solicitudes de apoyo logístico e infraestructura física

Proceso de Contratación de Bienes y Servicios y proceso de Direccionamiento Estratégico

Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA

Plan Operativo Anual del proceso Proceso de Direccionamiento Estratégico Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP.

Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de infraestructura física

Proceso de Administración de Recursos Físicos y de Servicios Generales, para aplicación en todos los procesos.

Correo electrónico

Plan de mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos Proceso de Administración de Recursos Físicos y de Servicios Generales, para aplicación en todos los procesos.

Correo electrónico

Plan de compras de elementos de consumo Proceso de Contratación de Bienes y Servicios y proceso de Direccionamiento Estratégico, inmerso en el anteproyecto presupuestal

A-FO-216 Plan de Compras de Elementos de Consumo

Riesgos del proceso Proceso de Direccionamiento Estratégico Sistema Integrado de Gestión

Planes de acción Proceso de Administración de Recursos Físicos y de Servicios Generales, para aplicación en todos los procesos.

Documento electrónico

Memorandos para pagos de servicios públicos Proceso de Administración de Recursos Financieros Tramitado en el Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP

Plan anual de inventarios Proceso de Administración de Recursos Físicos y de Servicios Generales, para aplicación en todos los procesos.

Correo electrónico

Reintegros de caja menor Proceso de Administración de Recursos Financieros Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA

Trámite de pago de servicios públicos Proceso de Administración de Recursos Financieros Sistema de Información de Procesos Automáticos, SIPA

Indicadores de gestión del proceso Proceso de Direccionamiento Estratégico Presentado en el Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP y publicado en el Sistema Integrado de Gestión

Informe de inventarios Proceso de Administración de Recursos Financieros Aplicativo SAE-SAI

Estudios previos procesos contractuales Proceso de Contratación de Bienes y Servicios A-FO-120 Solicitud para contratar bienes y servicios (y anexos)

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INFORMACIÓN DE SALIDA RECEPTOR DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA CANAL/SISTEMA/APLICATIVO DE ENTREGA DE LA INFORMACIÓN DE SALIDA

Pólizas de seguros Proceso de Administración de Recursos Físicos y de Servicios Generales, para aplicación en todos los procesos.

Pólizas ¿ documento físico

Informe de medición de indicadores de gestión Proceso de Direccionamiento Estratégico ¿ Proceso de evaluación y control

Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP

Encuestas de satisfacción y percepción del cliente del proceso.

Proceso de Direccionamiento Estratégico ¿ Proceso de Participación y Comunicación

Sistema de Información de Procesos Automáticos , SIPA

Políticas de administración de recursos físicos, tecnológicos y de servicios generales

Todos los procesos Sistema Integrado de Gestión

Matriz de control de la ejecución contractual Proceso de Administración de Recursos Físicos y de Servicios Generales, para aplicación en todos los procesos.

Documento electrónico

Estadística del pago y consumo de servicios públicos Proceso de Evaluación y Control Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP ¿ Banco de estadísticas.

Informe de toma física de inventarios Proceso de Gestión Financiera Sistema de Información de Procesos Automáticos , SIPA

Informe de avance de planes de mejoramiento Proceso de Direccionamiento Estratégico ¿ Proceso de evaluación y control

Sistema de Información Interno para la Planeación, SIIP

Control de mantenimiento locativo Proceso de Direccionamiento Estratégico ¿ Proceso de evaluación y control

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REQUISITOS SIG

CALIDAD 5.5.2 7.5.3 2.2.2. X 4.5.4 4.4.4 5.2.4 26

4. X 5.5.3 7.5.4 2.2.3. X 4.5.5 4.4.5 5.2.5 27 X

4.1. 5.6 7.5.5 X 2.3. 4.6 4.4.6 5.2.5.1 28

4.1.a X 5.6.1 X 7.6 2.3.1. SEG. INFORM 4.4.7 5.2.5.2 29

4.1.b. X 5.6.2 8 X 2.3.2. X 4.1 4.5 5.2.6 30 X 4.1.c. X 5.6.2.a 8.1 X 2.3.3. X 4.2 4.5.1 5.2.6.1 31 4.1.d. X 5.6.2.b 8.2 X 3 4.2.1 4.5.2 5.2.6.2 35 4.1.e. X 5.6.2.c 8.2.1 X 3.1. X 4.2.2 X 4.5.3 5.2.6.3 46 4.1.f. X 5.6.2.d 8.2.2 3.1.1. X 4.2.3 4.5.3.1 5.2.7 47 4.2. X 5.6.2.f 8.2.3 X 3.1.2. X 4.2.4 4.5.3.2 X 5.2.7.1 49 4.2.1 5.6.2.g 8.2.4 3.2. 4.3 4.5.4 5.2.7.2 4.2.1.a. 5.6.3 X 8.3 X 3.2.1. 4.3.1 4.5.5 5.3 4.2.1.b. 6 X 8.4 X 3.2.2. 4.3.2 4.6 5.3.1 4.2.1.c. X 6.1 8.5 X 3.3. X 4.3.3 RESP. SOCIAL 5.3.1.1 4.2.1.d. X 6.2 8.5.1 X 3.3.1. X 5.1 4.1 5.3.1.2 X 4.2.1.e. 6.3 X 8.5.2 X 3.3.2. X 5.2 X 4.1.1 5.3.1.3 4.2.2. 6.4 X 8.5.3 X 3.3.3. X 5.2.1 X 4.1.2 5.3.1.4 X

4.2.2.a. 7 MECI AMBIENTAL 5.2.2 4.1.3 5.3.1.5

4.2.2.b. X 7.1 1 4.1 6 4.1.4 5.3.1.6 4.2.2.c. X 7.2 X 1.1. 4.2 7.1 4.1.4.1 5.3.1.7 4.2.3. X 7.2.1 X 1.1.1. 4.3 X 7.2 4.1.4.2 5.3.2 4.2.3.a 7.2.2 X 1.1.2. 4.3.1 X 7.3 4.1.4.3 5.3.3 4.2.3.b 7.2.3 X 1.1.3. 4.3.2 8.1 4.2 5.3.4 4.2.3.c 7.3 1.2 4.3.3 8.2 4.3 5.3.5 4.2.3.d 7.3.1 1.2.1. X 4.4 X 8.3 4.4 DOCUMENTAL

4.2.3.e 7.3.2 1.2.2. X 4.4.1 SALUD OCUP. 5.1 4 A 10

4.2.3.f 7.3.3 1.2.3. 4.4.2 4.1 5.1.1 11 4.2.3.g 7.3.4 1.3 X 4.4.3 4.2 5.1.2 12 X 4.2.4. X 7.3.5 1.3.1. 4.4.4 4.3 5.1.3 13 X 5 X 7.3.6 1.3.2. X 4.4.5 4.3.1 5.2 14 5.1 X 7.3.7 2 4.4.6 X 4.3.2 5.2.1 X 15 A 17 5.2 X 7.4 X 2.1 X 4.4.7 X 4.3.3 5.2.2.1 18 5.3 X 7.4.1 2.1.1. X 4.5 4.4 X 5.2.2.2 19 5.4 X 7.4.2 2.1.2. X 4.5.1 4.4.1 5.2.2.3 21 5.4.1 7.4.3 2.1.3. X 4.5.2 4.4.2 5.2.2.4 22 5.4.2 X 7.5 X 2.1.4 X 4.5.2.1 4.4.3 5.2.2.5 23 5.5 X 7.5.1 2.2. X 4.5.2.2 4.4.3.1 5.2.2.6 24 5.5.1 7.5.2 2.2.1. X 4.5.3 X 4.4.3.2 5.2.3 25

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1

INDICADORES

Link al Indicadores

OTRAS VARIABLES

DOCUMENTOS TRAMITES Y SERVICIOS ASOCIADOS

NORMAS GLOSARIO

VER LISTADO MAESTRO A-LE-002

VER LISTADO MAESTRO A-LE-002 VER NORMOGRAMA

A-LE-012

VER GLOSARIO A-LE-011

RIESGOS RECURSOS ACTIVIDADES DE MONITOREO Y SEGUIMIENTO

VER MAPA DE RIESGOS E-LE-007

VER MATRIZ DE RECURSOS A-LE-013

VER PROGRAMACIÓN Y REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS DEL SIG E-PD-008 Y EVALUACIONES INDEPENDIENTES REALIZADOS POR LA OFICINA

DE CONTROL INTERNO S-PD-001

ACTIVIDADES DE INFORMACIÓN

GESTIÓN DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

REGISTROS PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL

VER TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A-IN-002

VER NORMAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE LA SDP

A-IN-013

VER TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A-IN-002

VER POLITICAS Y DIRECTRICES DE GESTION DOCUMENTAL A-LE-007

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Versiones

VERSIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL

DOCUMENTO

ACTO PÁGINA CONTROL DE CAMBIO

ÁREA PARTICIPANTES APROBADOR

1 SIN CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO DE GESTIÓN DE INFRAESTRUCTURA ACTA DE COMITÉ SGC NOV 24 DE 2005 SIN ASOCIADO A PRIMER MAPA DE LA ENTIDAD

DESPACHO COMITÉ SGC NOV 24 DE 2005 COMITÉ SGC NOV 24 DE 2005 2 MCA013 Y -CA-014 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE APOYO FÍSICO

Y DE APOYO TECNOLÓGICO ACTA DE COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE 2007 SIN ASOCIADO A SEGUNDO MAPA DE LA ENTIDAD

DESPACHO COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE

2007

COMITÉ SIG MAYO 9 A JUNIO 28 DE

2007 3 A-CA-004 CARACTERIZACIÓN DEL

PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS, Y DE SERVICIOS GENERALES RESOLUCIÓN 838 DE OCTUBRE 02 DE 2008

SIN ASOCIADO MAPA DE LA ENTIDAD

APROBADO MEDIANTE RESOLUCIÓN 555

DE 2008

DESPACHO TODAS LAS ÁREAS DE LA ENTIDAD COMITÉ SIG DE SEPTIEMBRE 29 DE 2008 4 A-CA-004 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y TECNOLÓGICOS, Y DE SERVICIOS GENERALES A C T A MEJORAMIENTO 0004 DE ENERO 25 DE 2011

SIN MEJORÓ TODO EL PROCESO E INCLUYÓ NUEVAS VARIABLES DIRECCIÓN DE SISTEMAS Y DIRECCIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL SOFIA WANG, CARLOS BALLESTEROS, YOLANDA PINZÓN, MA CLAUDIA VEGA, MA TERESA GONZÁLEZ, ELAINE TOVAR. GUILLERMO GÓMEZ GÓMEZ; ANGÉLICA MARIA ACUÑA P

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Versiones

VERSIÓN CÓDIGO NOMBRE DEL

DOCUMENTO

ACTO PÁGINA CONTROL DE CAMBIO

ÁREA PARTICIPANTES APROBADOR

5 A-CA-004 ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FÍSICOSY DE SERVICIOS GENERALES A C T A MEJORAMIENTO 0020 DE ABRIL 30 DE 2013 SIN CAMBIO DE NOMBRE, SE MODIFICAN TODOS LOS CONTENIDOS DEL PROCESO DE ACUERDO A LO ESTABECIDO EN EL DECRETO 16 DE 2013 Y AL NUEVO MAPA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD. SE INCLUYEN INDICADORES Y CARACTERIZACIÓN DE PRODUCTO EN EL PROCESO DIRECCIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y GESTIÓN DOCUMENTAL GUIOMAR PATRICIA GIL ARDILA ¿ JHON FLAVIO VÁSQUEZ RODRÍGUEZ ¿ NELSON ALFONSO MOSQUERA GONZÁLEZ - LOURDES VIVAS PAVAJEAU LUIS MIGUEL DOMÍNGUEZ GARCÍA - ANGÉLICA MARÍA ACUÑA PORRAS

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