Manual de Instrucciones Excel 2007

Texto completo

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I. ENTRAR A EXCEL

A. Clic a START

B. All Programs (o doble clic al ícono de Excel)

C. Microsoft Office

D. Microsoft Office Excel 2007

II. SALIR DE EXCEL

A. Botón de Office – Exit Excel (o clic al botón de cierre del programa)

B. Start

C. Shut Down

D. Yes (o Alt + F4) (Depende del sistema)

III. GRABAR UNA HOJA DE CALCULO

A. Botón de Office – Save As

B. Seleccionar Directorio

1. Clic triángulo derecho de “Save in”

2. Selecciona Removable Disk o el que aplique

C. En “File in” escribe el nombre (hasta 255 caracteres)

D. Save

IV. RECUPERAR O ABRIR UNA HOJA DE CÁLCULO

A. Botón de Office – Open (o el icono en la Barra de Acceso Rápido)

B. Seleccionar directorio si aún no lo habías hecho (debes asegurarte de que el USB esté insertado)

C. Clic al nombre del documento (o doble clic y abre el documento)

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V. CERRAR O BORRAR VENTANA DE LA HOJA DE CÁLCULO

A. Botón de Office – Close

B. Sistema pregunta si va a grabar. Clic a Yes o No

C. Otra Opción

1. Ctrl + F4

VI.

CAMBIAR LA CELDA ACTIVA

A. Caja o Cuadro de Nombre (Caja o Cuadro de Título)

1. Doble Clic al Cuadro o Caja de Nombre

2. Escribe la referencia de la celda (Ej.: A27)

3. Presiona Enter

B. Con F5

1. Escribe la referencia de celda

2. Ok

VII. CORREGIR

A. Antes de Oprimir Enter

1. Tecla de Retroceso (Backspace), si el error está hacia la izquierda 2. Tecla de Eliminar (Delete), si el error está hacia la derecha

B. Luego de Oprimir Enter

1. Selecciona la celda

2. Escribe la información (Lo que escribe sustituye lo anterior).

C. Sólo algunos caracteres en una palabra o fórmula

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2. Muévete al lugar indicado con las flechas direccionales 3. Elimina o añade caracteres según se requiera

4. Oprime Enter

VIII. ALINEACIÓN DE LOS TÍTULOS O INFORMACIÓN

A. Ajustar en Dos o Más Líneas

1. Menú: Home

2. Cinta de Opción: Alignment

3. Alignment – Text control

4. Wrap text

5. Ok

B. Ajustar en la Celda Activa

1. Menú: Home

2. Cinta de Opción: Alignment

3. Alignment – Text control

4. Shrink to fit

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C. Unir o Combinar Celdas

1. Menú: Home

2. Cinta de Opción: Alignment

3. Alignment – Text control

4. Merge cells

5. Ok

IX.

IMPRIMIR CON LOS ENCABEZADOS DE FILAS Y

COLUMNAS (LETRAS Y NÚMEROS) Y LÍNEAS DE LAS

CELDAS

A. Menú: Page Layout

B. Cinta de Opción: Page Setup (Entra a la Caja de Diálogo)

C. Sheet

D. Print

Gridlines Row and column headings

X. CAMBIAR MÁRGENES

A. Menú: Page Layout

B. Cinta de Opción: Page Setup

C. Margins

Left Right Top Bottom (Hace los cambios)

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XI. CAMBIAR TAMAÑO (ANCHO) DE LAS COLUMNAS O FILAS

A. Auto Ajuste (Autofit)

1. Haga un doble clic en el borde derecho en la parte superior de la columna que está representada por letras cuando el

puntero cambie a una cruz negra con flechas en los lados

2. Si es la fila, haga un doble clic en la línea inferior de la fila que está representada por números cuando el puntero cambie a una cruz negra con flechas en la línea vertical

B. Método de Arrastre

1. Coloque el puntero al lado derecho de la columna o línea inferior de la fila

2. Cuando el puntero cambie a una cruz negra con flechas a los lados o en los bordes superior e inferior si es fila, arrástrelo hasta que la columna o fila alcance el tamaño deseado

C. Por el Menú

1. Menú: Home

2. Cinta de Opción: Cells

3. Herramienta: Format

4. Column Width o Row height (Escriba el tamaño deseado en la Caja de Diálogo que se despliega)

5. Ok

*El tamaño estándar es 8.43.

XII. DAR FORMATO A LAS CELDAS O INFORMACIÓN DE LA HOJA

A. Menú: Home

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2. Oprima el ícono o la función que desee aplicar al rango seleccionado de las diferentes cintas de opción del menú Home (Font, Alignment, Number, Styles, Cells, Editing)

B. Caja de Diálogo Font, Alignment, Number

1. Font

a. Font – Cambia el tipo de letra b. Font style – Cambia el estilo de letra c. Size – Cambia el tamaño de la letra

d. Underline – Provee para distintos tipos de subrayado

e. Color – Provee para utilizar diferentes colores (El automático es el que establece el sistema).

f. Effects – Provee para crear diferentes efectos.

2. Alignment

a. Text Alignment – Provee diferentes opciones para alinear las etiquetas o datos tanto horizontal como verticalmente en la celda

b. Text Control – Provee para auto retorno (Wrap Text) en que el sistema divide la información en líneas en la celda en lugar de expandirse en forma

horizontal

c. Text Direction – El usuario puede determinar la dirección en la que quiere dirigir las etiquetas o valores

d. Orientation – El usuario puede determinar si desea la información vertical, inclinada, etc.

3. Number – Permite configurar los valores de acuerdo con un sinnúmero de categorías.

XIII. MOVER INFORMACION

A. Mini Barra de Herramientas

1. Selecciona la información

2. Clic

3. Coloca el puntero del ratón donde quiere que se mueva la información

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B. Puntero del Pulsador de Mando

1. Selecciona la información

2. Coloca el puntero del ratón en el borde inferior de la celda en que está la información o datos hasta que se convierta en flecha apuntando hacia la izquierda

3. Presiona el botón izquierdo del ratón y lo mantienes presionado (Nota que se observa un cuadrito).

4. Arrastra la información hasta el lugar que la deseas

5. Libera el botón izquierdo del ratón

XIV. COPIAR INFORMACIÓN O FÓRMULAS EN CELDAS ADYACENTES

A. Cuadro de Relleno

1. Selecciona la celda que contiene la información que deseas copiar

2. Coloca el puntero en la parte inferior derecha de la celda (cuadrito oscuro). Observa cuando el puntero cambie a una cruz negra (fill handle).

3. Observando la cruz negra, oprime el botón izquierdo del pulsador de mando (ratón) y, manteniéndolo oprimido, muévelo hacia la derecha, izquierda o hacia abajo.

4. Excel copiará la información. (Si es una fórmula, ésta será relativa a la celda en que esté).

B. Botón Derecho del Ratón

1. Selecciona la información o fórmula que deseas copiar

2. Clic botón derecho del ratón

3. Selecciona Copy (Observa que se forma un cuadro parpadeante)

4. Coloca el punto de inserción en la celda donde quieres copiar

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6. Paste (Mientras está parpadeando puedes continuar copiando a otras celdas. (Para eliminar el cuadro parpadeante, presiona Enter o Escape).

C. Mini Barra de Herramientas

1. Selecciona la información que deseas copiar

2. Clic

3. Coloca el punto de inserción en la celda donde deseas comenzar a copiar la información

4. Clic

D. Puntero del Pulsador de Mando

1. Selecciona la información

2. Presiona la tecla de Control

3. Presiona el botón izquierdo del ratón cuando el puntero se vea como una flecha que apunta hacia la izquierda (Nota que aparece un cuadrito con una cruz finita).

4. Arrastra hasta mover la información a la celda desde donde quieres que aparezca la información

5. Suelta primero el botón izquierdo y luego la tecla de Control

XV. INSERTAR Y ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS

A. Insertar (Menú Emergente)

1. Selecciona el lugar donde interesas insertar la fila o columna. (La fila aparecerá en el área en que ubicó el punto de

inserción al igual que la columna).

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3. Oprime INSERT del menú emergente.

B. Insertar (Barra de Menú)

1. Menú: Home

2. Cinta de Opción: Cells

3. Herramienta: Insert

4. Selecciona Insert Sheet Rows o Insert SheetsColumns

C. Eliminar (Menú Emergente)

1. Selecciona la fila o columna que interesas eliminar

2. Coloca el puntero en la fila o columna y oprime el botón derecho del pulsador de mando

3. Selecciona DELETE del menú emergente

D. Eliminar (Barra de Menú)

1. Menú: Home

2. Cinta de Opción: Cells

3. Herramienta: Delete

4. Selecciona Delete Sheet Rows o Delete Sheet Columns

XVI. IMPRIMIR

A. Documento en Pantalla

1. Botón de Office

2. Print

3. Ok

B. Cómo Seleccionar para Imprimir con el Botón Derecho

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tecla de “shift”, la mantienes presionada y da clic a la última). (Si están alternadas, clic a la primera, presiona la tecla de “Control”, la mantienes presionada mientras das clic a las hojas de trabajo que quieres imprimir).

2. Oprime botón derecho señalando alguna de las hojas de trabajo seleccionadas.

3. Selecciona Print

XVII. ESCRIBIR FÓRMULAS UTILIZANDO EL PUNTERO

A. Ubica el indicador de celda en la celda donde quieres que aparezcan los resultados

B. Escribe el signo de (=)

C. Haz un clic en la primera celda que contiene la data que quieres que aparezca en la fórmula

D. Escribe el símbolo correspondiente para realizar la operación. Los más comunes son: (+ suma, - resta, * multiplicación, / división y ^

exponentes).

E. Repite los pasos C y D hasta que completes la fórmula

F. Oprime Enter

XVIII. UTILIZAR “INSERT FUNCTION” PARA ENTRAR UNA FUNCIÓN

A. Selecciona la celda donde quieres que aparezca el resultado

B. Oprime la herramienta “Insert Function” (fx ) que aparece al lado izquierdo de la Barra de Fórmula

C. Aparece la ventana de diálogo. Selecciona la categoría que interesas y luego la función que interesas

D. Oprime el botón OK

E. Selecciona el rango al cual quieres aplicar la función. Oprime el cuadro con la flecha roja que aparece en el lado derecho de la ventana en que aparece el rango, si necesitas cotejar en pantalla si está correcto

F. Oprime Enter

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XIX. UTILIZAR FUNCIONES DE EXCEL

A. AutoSum

1. Selecciona la celda donde quieres que aparezca el resultado

2. Oprime el botón de AutoSum

3. Observa el rango que el programa Excel seleccionó

4. Si está correcto, oprime el botón de Enter

5. Si está incorrecto, selecciona el nuevo rango y oprime Enter

*El Auto Sum permite realizar otras funciones que se encuentran en la misma herramienta al presionar la barra de desplazamiento que se encuentra al lado derecho del Auto Sum. Al seleccionar More Functions, se dirige a la Caja de Diálogo Insert Function.

XX. ORGANIZAR LA INFORMACIÓN EN ORDEN ALFABÉTICO

A. Coloca el Indicador de Celda en el rótulo de la columna que se desea colocar en orden alfabético

B. Menú: Data (Menú: Home)

C. Cinta de Opción: Sort and Filter (Cinta de Opción: Editing)

D. Herramienta: Sort (Herramienta: Sort & Filter)

E. (A-Z) Ascending o (Z-A) Descending

XXI. INSERTAR Y ELIMINAR COMENTARIOS

A. Insertar Comentario

1. Menú: Review

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Asigna un código para el nombre del libro o archivo cuando se graba.

3. Herramienta: New Comment

*Aparece un pequeño triángulo en la celda y una pantalla para escribir el comentario

4. Escribe el comentario

5. Da clic en la pantalla, fuera del área donde escribiste el comentario

B. Eliminar Comentario

1. Clic botón derecho en la celda en que esté el comentario

2. Delete Comment o clic a la herramienta Delete Comment en la cinta de opción Comments

XXII. ENCABEZADOS Y PIE DE PAGINA

A. Menú: Page Layout

B. Cinta de Opción: Page SetUp (Entrar a la Caja de Diálogo Page SetUp)

C. Header/Footer

D. Custom Header o Custom footer

E. Escribe la información que desees. Observa que lo que escribas al lado izquierdo se justifica a la izquierda; si te diriges al centro, la información se centra

automáticamente; en el lado derecho, la información se justifica a la derecha.

F. Puedes utilizar las siguientes herramientas:

Permite configurar la información. Especifica no sólo la página, (Cambio de letra, tamaño, etc.) sino el total de páginas.

Asigna un código para que se inserte la hora. Asigna un código para que se

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Permite insertar una imagen del

directorio.

Permite editar la imagen.

Inserta información adicional, además del nombre del archivo.

Asigna un código para que se inserte la fecha.

XXIII. SOMBREAR CELDAS CON TRAMAS (PATTERNS)

A. Selecciona el rango al que deseas aplicar un sombreado

B. Menú: Home Cinta de Opción: Alignment o Number

C. Entrar a la Caja de Diálogo y seleccionar Fill

D. Pulsa en el cuadro que contenga el color de fondo que deseas

E. Si deseas crear una trama selecciona Pattern Style y le aplicas color con Pattern Color

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XXIV. ASIGNAR NOMBRES A RANGOS

A. Selecciona el rango al que quieres asignar nombre

B. Home: Formula

C. Cinta de Opción: Defined Names

D. Herramienta: Define Name

E. En la pantalla de la Caja de Diálogo, escriba el nombre

1. Tiene que comenzar con una letra, un subrayado (underscore) o una diagonal inversa (backslash)

2. No puede incluir espacios en blanco ni operadores matemáticos

3. Deben ser cortos y sugestivos, pero pueden incluir hasta 255 caracteres

4. No puede asignar el nombre de la dirección de celda (Ej. CA24)

5. El nombre aparecerá bajo la Caja de Nombre al presionar la barra de desplazamiento del lado derecho; al desplazar el nombre asignado, se selecciona el rango en la hoja de trabajo

XXV. EDITAR, AÑADIR, BORRAR O ELIMINAR EL NOMBRE DEL

RANGO

A. Menú: Formula

B. Cinta de Opción: Defined Names

C. Herramienta: Name Manager

1. Añadir Nombre de rango a. Clic New

b. Escribe el nombre en la pantalla Name de la Caja de Diálogo c. Selecciona el “Collapse button”, flecha roja que aparece a la

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d. En la hoja de trabajo selecciona el rango al que le asignó nombre; presiona nuevamente el “Collapse button” y selecciona OK

2. Editar Nombre de Rango Existente

a. En la Caja de Diálogo Name Manager selecciona el nombre que desea editar

b. Clic a Edit

c. Cambie el nombre en Name de la Caja de Diálogo Edit Name o el rango en la pantalla Refers to: siguiendo los pasos que se datallaron en el renglón Núm. 1

3. Eliminar o Borrar nombre de rango

a. En la Caja de Diálogo Name Manager seleccione el nombre de rango que desea eliminar

b. Clic a Delete c. Ok

d. Close

XXVI. AGREGAR PALABRA CLAVE PARA FACILITAR LA

BUSQUEDA DEL ARCHIVO

A. Botón de Office

A. Prepare

B. Properties

C. Keywords

Escribe la palabra clave (Clic a la X que parece al lado de Required Field

D. Ok

E. Save (Mini Barra de Herramientas)

XXVII. CONVERTIR INF. DE COLUMNA EN FILA Y VICEVERSA

A. Selecciona el rango de la columna

B. Menú: Home

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D. Herramienta: Copy

E. Coloca el indicador de celda en la fila en que quieres copiar el rango

F. Clic a la barra de desplazamiento de Paste y seleccionas Transpose

G. Pulsa la tecla Escape

XXVIII.

ABRIR GRUPO DE ARCHIVOS Y ORGANIZARLOS

A. Botón de Office - Open (Selecciona el primero con clic)

B. May. y clic al último (consecutivos)

C. Ctrl y clic a los deseados (alternados)- Open

D. Menú: View

E. Cinta de Opción: Arrange All (Aparece la Caja de Diálogo Arrange Windows)

F. Selecciona entre los siguientes

Tiled

Horizontal

Vertical

Cascade

G. Ok

XXIX. ESCRIBIR NOMBRE DE LA HOJA

A.

Pulsa dos veces en Sheet 1

B.

Escribe el nombre o doble clic con el botón derecho del puntero sobre la hoja

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XXX. DESPLAZAR UNA HOJA DE CÁLCULO HASTA UNA

NUEVA POSICIÓN DEL MISMO LIBRO

A. Pulsa la etiqueta de la hoja

B. Arrastra hasta que el triángulo quede hacia la derecha de la hoja que quiera que esté primero

C. Suelta el botón

XXXI. COPIAR UNA HOJA EN EL MISMO LIBRO DE TRABAJO

A. Pulsa la etiqueta de la hoja que quieres copiar

B. Mantén presionada CTRL mientras arrastras la etiqueta de la hoja

C. Cuando el triángulo quede a la derecha, suelta el botón y luego CTRL.

XXXII. CONFIGURACIÓN DE NÚMERO CONDICIONAL

A. Selecciona el rango de datos

B. Menú: Home

C. Cinta de Opción: Styles

D. Herramienta: Conditional Formatting

E. Selecciona Highlight Cells Rules

F. Selecciona Greater than o la expresión comparativa deseada

G. Escribe la condición en la pantalla del lado izquierdo

H. Selecciona el color y formato deseado en la pantalla del lado derecho

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XXXIII. CONSOLIDAR DATOS DENTRO DE UNA SOLA LISTA

A. Menú: Data

B. Cinta de Opción: Data Tools

C. Herramienta: Consolidate

1. *Asegúrate de que en el cuadro Function está seleccionado SUM.

D. Pulsa en el recuadro Reference (de ser necesario)

E. Activa la primera hoja que quieres consolidar, selecciona toda la información excepto el título principal si tiene alguno (La

referencia seleccionada aparece en el recuadro Reference)

F. Pulsa Add (La referencia de rango se incluye en el recuadro All reference)

G. Repite pasos E-F hasta que hayas agregado todas las hojas

H. En el lado inferior izquierdo selecciona

Top row (Cuando sea necesario)

Left column (Cuando sea necesario)

I. Ok

XXXIV.

CREAR SALTOS DE PÁGINA

A. Menú: Page Layout

B. Cinta de Opción: Page SetUp

C. Herramienta: Breaks

D. Insert Page Breaks

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XXXV.

CENTRAR HOJA DE TRABAJO

A. Menú: Page Layout

B. Cinta de Opción: Page Setup (Entra a la Caja de Diálogo)

C. Margins

D. Center on page

Horizontally Vertically

E. Ok

XXXVI.

APLICAR AUTO FORMATO A LA HOJA DE TRABAJO

A. Selecciona la hoja de trabajo

B. Menú: Home

C. Cinta de Opción: Styles

D. Herramienta: Cell Styles o Format as Table

Selecciona el formato deseado

XXXVII.

VALIDACIÓN DE DATOS

A. Menú: Data

B. Cinta de Opción: Data Tools

C. Herramienta: Data Validation

D. Pulsa Barra de Desplazamiento y selecciona Data Validation

E. Si desea escribir un mensaje para que alerte al usuario, selecciona Input Message y escribe el mensaje en la pantalla cuyo título es Input Message.

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F. Para escribir los criterios de validación pulsa Settings:

1. Allow – Provee opciones para seleccionar criterios

2. Data – Provee limitaciones a los criterios

3. Length – Permite establecer el límite al criterio

a. Al escribir números tienen que estar precedidos por el signo de es igual (=)

Figure

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Referencias

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