Departamento de Ciencias Administrativas
Administración de Empresas
Seccional Oriente
Informe analítico de Lectura Docente: Bernardo Ballesteros Díaz Asignatura: Fundamentos de Administración Semestre : I
Nombre de (los) estudiante (s): Laura Yepes Villa. T.I 97071903153. Frankin Zapata Tobón. T.I 96122711002. Deison Zuluaga Marín. C.C 1038413954.
Fuente Administración una perspectiva Global y Empresarial. Edición 13. Mc Graw Hill 2008.
Autor: KOONTZ, Harold, WEIHRICH, Heinz, CANNICE, Mark. Capitulo: Capitulo 18 – El Control.
1. Resumen descriptivo
EL CONTROL.
El control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes idealizados para alcanzarlos. La planeación y el control están estrechamente relacionados. Y podría decirse que estas funciones no se pueden separar.
PROCESO DEL CONTROL.
Las técnicas y sistemas de control son básicamente las mismas, y en el proceso de controlar son tres los pasos básicos que se pueden observar: 1) Establecimiento de normas, 2) Medición del desempeño con base en las normas, y 3) Corrección de las variaciones respecto de normas y planes.
1. establecimiento de normas: Los planes son el punto de referencia para la creación de controles para todos los administradores, por ende el primer paso para el proceso de control, es establecer planes. Las normas son criterios de desempeño, y son los puntos seleccionados en un programa de planeación, los cuales le facilitan el conocimiento de los administradores de cómo marchan las cosas y simplificando el proceso de vigilar cada paso de la ejecución.
2. medición del desempeño: Aunque no siempre es practicable la medición del desempeño con base en normas, debe realizarse con fundamento en la previsión, a fin de que las desviaciones puedan detectarse antes de que ocurran y evitarse mediante las acciones adecuadas. Todo incumplimiento debe percibirse lo más anticipadamente posible.
PUNTOS CRITICOS DE CONTROL.
Los puntos elegidos para efectuarse el control deben ser críticos, en el sentido de que sea para constituir factores limitantes de las operaciones o de dar cuenta mejor que si los planes están dando resultados o no. Pueden ser normas, con las cuales los administradores pueden manejar a un mayor grupo de subordinados e incrementar por lo tanto su administración, con resultados en ahorros de costos y mejoras en la comunicación. Las normas son puntos de referencia para la medición del desempeño real o esperado. Otro medio de control es la evaluación comparativa para la comparación del desempeño de la compañía con el de otras empresas, por medio del benchmarking. Todo objetivo, meta, política, actividades de programas, procedimiento y todo presupuesto son normas o estándares con las cuales se puede medir el desempeño. En la práctica, las normas sueles ser:
NORMAS.
Normas físicas: son medidas no monetarias comunes en el nivel operativo, en el cual se usan materiales, se emplea fuerza de trabajo, se prestan servicios y se producen bienes. Pueden reflejar cantidades como horas-hombre por unidad de producción o unidades de producción por maquina-hora, etc. También pueden reflejar calidad, como resistencia de soportes, durabilidad de una tela o firmeza de un color.
Normas de costos: son medidas monetarias comunes a nivel operativo. Atribuyen valores monetarios a aspectos específicos de las operaciones. Como ejemplos, pueden ser medidas de costos directos e indirectos por unidad de producción, costos laborales por unidad u hora, costo de materiales por unidad, costos de venta por unidad monetaria o unidad de ventas, etc.
Normas de capital: son producto todas ellas de la aplicación de medidas monetarias a objetos físicos. Tienen que ver con el capital invertido en la empresa más que en los costos de operación, y se relaciona fundamentalmente en el balance general más no con el estado de resultados o de pérdidas y ganancias. El balance general, revelara normas de capital como las razones entre activos y pasivos circulantes, deuda y valor neto, así también tamaño y rotación de inventarios, etc.
Normas de ingreso: son resultado de la atribución de valores monetarios a las ventas. Pueden incluir normas tales como ventas promedio por cliente y ventas per cápita en un área de mercado dada.
Normas de programas: a un administrador se le pude asignar la ejecución de un programa de presupuesto variable, o un programa para el seguimiento formal del desarrollo de nuevos productos.
Normas intangibles: las normas no formuladas con medidas físicas ni monetarias son más difíciles de establecer. ¿Qué norma puede utilizar un administrador para determinar la aptitud del agente de comparas o del director de personal de una división? ¿Son leales los supervisores a los objetivos de la compañía? Estas preguntan demuestran la dificultad para establecer normas para una medición cuantitativa o cualitativa clara.
Uno de los puntos críticos del control con la evaluación comparativa que se expresa en: BENCHMARKING.
de obtener datos con base en los cuales fuera posible medir el desempeño.
Existen tres tipos de benchmarking: 1) benchmarking estratégico, se comparan varias estrategias y se identifican los principales elementos estratégicos de éxito. 2) benchmarking operativo, se comparan costos relativos o posibilidades de diferenciación de productos. 3) benchmarking administrativo, la atención se centra en funciones de apoyo como planeación de la comercialización, logística, administración de recursos humanos, etc.
Los pasos del benchmarking son: 1) identificación de lo que habrá de compararse; 2) se selecciona a quienes muestran un desempeño superior; 3) reunir y analizar datos que puedan servir de base para las metas de desempeño.
EL CONTROL COMO SISTEMA DE RETROALIMENTACION.
Muchos sistemas emplean parte de su energía para retroalimentarse con información que permita comparar el desempeño con una norma y emprender acciones de cambio o correctivas.
El control administrativo suele ser considerado como un sistema de retroalimentación, el cual es un sistema que ofrece una visión más compleja y realista del control que la que se desprende de considerarlo una cuestión de establecer normas, medición del desempeño y corrección de desviaciones.
INFORMACION Y CONTROL EN TIEMPO REAL.
Uno de los avances obtenidos del uso de las computadoras y de la recopilación, trasmisión, y almacenamiento electrónico de datos es el desarrollo de sistemas de información en tiempo real de muchas operaciones. El gerente de una fabrica puede disponer de un sistema que le informe al instante del estado de un programa de producción en términos como el punto de producción alcanzado, horas-hombre acumulados o si el proyecto se ha retrasado. Este es un medio para obtener control efectuándose al momento mismo en que la información revela una desviación con relación a los planes. Mientras más pronto los administradores sepan que las actividades de las que son responsables no están marchando de acuerdo con los planes, mas pronto podrán emprender acciones para hacer correcciones.
CONTROL CON CORRECCION ANTICIPANTE.
El proceso de control administrativo demuestra que para ser eficaz, el control debe dirigirse al futuro. Esto ilustra el problema de emplear solo retroalimentación procedente de la producción de un sistema y de medir esta producción como medio de control. Demuestra también la deficiencia de los datos históricos, procedentes de los datos de contabilidad. Lo que un administrador necesita para un control eficaz es un sistema que le indiquen con mucho tiempo anticipado para emprender acciones de cambio, y así evitar problemas. El control dirigido a futuro no es tomado casi en la práctica, debido a la dependencia de los administradores a datos contables y estadísticos para efectos de control.
SISTEMAS CON CONTROL ANTICIPANTE CON RELACION A LOS SISTEMAS DE RETROALIMENTACION.
comprobar si responden a lo planeado, si no es así se hacen cambios en los insumos o en el proceso, para obtener los deseado.
Un sistema de control con corrección anticipante es en realidad un sistema de retroalimentación, sin embargo, la retroalimentación ocurre en la parte de insumos del sistema, lo que da que se puedan hacer cambios antes de que se vea afectada la producción del sistema.
LA CORRECCION ANTICIPANTE EN LA ADMINISTRACION.
El sistema de planeación de inventario también llamado “control preliminar” o “control de dirección” que pueden dar una idea de lo que significa la corrección anticipante para el control administrativo., es decir, indica que si los administradores desean ejercer un control eficaz sobre los inventarios, deben identificar las variables presentes en el sistema, las cuales tienen un efecto negativo o positivo en el mismo.
Uno de los problemas de todos los sistemas de control de corrección anticipante es la necesidad de vigilar lo que lo ingenieros llaman “perturbaciones”, las cuales son factores que no sean tenido en cuenta en el modelo de insumos, pero que pueden tener impacto en el sistema y en el resultado final deseado.
REQUISITOS DEL CONTROL CON CORRECCION ANTICIPANTE. Los seis requisitos de un sistema de control con corrección anticipante son:
1. Realización de un cuidadoso análisis del sistema de planeación y control, y hacer identificación de las variables de insumos más importantes.
2. Elaboración de un modelo del sistema.
3. El modelo debe revisarse regularmente para comprobar si las variables identificadas siguen siendo representativas.
4. Recolección regular de datos sobre las variables, e integración de estos al sistema.
5. Evaluación regular de las variaciones en los datos de los insumos reales frente a los insumos planeados.
6. Realización de acciones para resolver lo que arroje la investigación. CONTROL DEL DESEMPEÑO GENERAL.
Existen muchas razones para el control del desempeño general: 1) como las metas de una empresa son objeto de una planeación general, también hay que aplicar controles generales. 2) la separación de la autoridad conlleva a unidades semiindependientes, las cuales deben ser sometidas a controles para evitar el caos. 3) los controles permiten medir el esfuerzo total del administrador.
Muchos de los controles generales de las empresas son de carácter financiero, porque estas deben su sobrevivencia a la obtención de ganancias, sus recursos de capital son un elemento vital, pero escaso. Los controles financieros son ciertamente una importante medida para el éxito de los planes. Como cualquier otro control, los controles financieros tienen que adecuarse a las necesidades específicas de la empresa.
CONTROL DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS.
El estado de pérdidas y ganancias de una empresa en su totalidad sirve en mucho propósito para el control, debido a su utilidad para determinar los factores de ingresos y costos inmediatos que explican el éxito o el fracaso. Este estado les permite a los administradores influir en los ingresos y egresos.
La sobrevivencia de una empresa depende en gran parte a sus utilidades, y estas a su vez son una norma precisa con cual se puede medir el éxito. Debido a que los controles de pérdidas y ganancias son un registro de la totalidad de los ingresos y egresos en un periodo determinado, se trata en realidad de una síntesis de los resultados de las operaciones de la empresa.
LIMITACIONES DEL CONTROL DE PÉRDIDAS Y GANANCIAS.
La duplicación de registro de contables, los esfuerzos que deben hacerse para la asignación de muchos de los costos generales y el tiempo y esfuerzo requerido para calcular las ventas dentro de las compañías pueden provocar que en caso de llegarse demasiado lejos, este control resulte sumamente costoso.
CONTROL POR MEDIO DEL METODO DE LA INVERSION (ROI).
Técnica de control que consiste en la medición del éxito tanto absoluto como relativo de una compañía o unidad de esta mediante la relación entre las ganancias y la inversión de capital. Con esto, las ganancias no son consideradas en términos absolutos, sino en calidad del rendimiento del capital empleado en la empresa. Esta norma destaca que el capital es un facto determinante en casi toda empresa, la cual le puede limitar el progreso debido a su escasez.
AUDITORIAS ADMINISTRATIVAS Y EMPRESAS DE CONTABILIDAD.
Son muchas las firmas de consultoría las que han empleado muchas prácticas de diversos tipos de evaluaciones de sistemas administrativos, como parte por lo general del estudio de una empresa, pero han sido las empresas de contabilidad las que han mostrado mayor interés en la aplicación de auditorías.
CLASES DE CONTROLES.
Las organizaciones ejercen el control de diversas maneras y es posible distinguir dos clases de control estructural:
Control burocrático: Se caracteriza por el uso generalizado de reglas, regulaciones, políticas, procedimiento s y autoridad formal. Este tipo de control exige claridad en las descripciones de puestos, presupuestos y muchas veces en tareas estandarizadas.se espera que los empleados obedezcan reglas.
Control de clanes: Se basa en normas, valores compartidos, conducta esperada y otros aspectos. El control de los clanes se ilustra en el uso de equipos y organizaciones que operan por lo regular en un ambiente dinámico en el que se requiere adaptarse rápidamente a los cambios.
REQUISITOS PARA CONTROLES EFICACES.
Todos los administradores deben disponer de un sistema de controles adecuado y eficaz que le permita darse cuenta de que las cosas ocurren conforme a lo planeado. Si se pretende que los controles funcionen se deben crear a medida, respondiendo con exactitud a planes y puestos, y a cada administrador en lo individual o con todo lo relacionado con su personalidad. Estos son:
1. Ajuste preciso de los controles a planes y puestos: todas las técnicas y sistemas de control deben ser un reflejo de los planes para cuyo seguimiento se diseño, y también adaptarlos a los puestos de trabajo. Los controles deben reflejar la estructura de la empresa, en donde se señala el responsable de la ejecución de los planes.
que resulten claros para un administrador, no tendrían ninguna utilidad.
3. Certeza de que los controles señalan excepciones en puntos críticos: uno de los medios para ajustar controles a la medida de las necesidades de eficacia y eficiencia es cerciorarse que estén diseñadas para señalar excepciones. Es decir, que los controles en excepciones del desempeño planeado les permiten a los administradores beneficiarse y detectar las áreas que demandan más su atención. El control eficaz requiere que los administradores pongan especial atención en cosas importantes.
4. Búsqueda de objetividad de los controles: para la determinación de si un subordinado es eficaz o no en su trabajo no debe depender de consideraciones subjetivas. Si los controles son subjetivos, la personalidad del administrador puede influir en los juicios del desempeño. Para el control eficaz se requiere de normas objetivas, precisas y adecuadas.
5. Garantía de flexibilidad de los controles: para que los controles mantengan su eficacia a pesar de fracasos o cambios inesperados en los planes, deben ser flexibles. 6. Ajuste del sistema de control a la cultura organizacional: para ser más eficaz toda técnica de control debe ajustarse a la cultura organizacional. Las personas con poco interés en participar o poco acostumbradas a hacerlo prefieren normas y medidas claras y especificas.
7. Economía de los controles: los controles deben justificas su costo. Un sistema adecuado revelara donde están ocurriendo fallas y quien es el responsable de ellas y garantizara la aplicación de acciones de cambio.
8. Establecimiento de controles que inducen acciones correctivas: el control solo se justifica si las desviaciones respecto de los planes se corrigen por medio de una planeación, organización, integración de personal y dirección adecuados.
2. Ideas Principales
EL control es una medición de desempeño que garantiza que se cumpla con los objetivos trazados en una organización. El control influye en todas las áreas de la organización promoviendo la consecución de objetivos según lo planeado.
La planeación y el control están estrechamente relacionados en los procesos administrativos, pues solo se hace control sobre algo que ya está definido.
El benchmarking ayuda a establecer las metas de productividad que debe tener una empresa para llegar a una mejora en la industria, se basa en estrategias y funciones de ayuda para comparar las posibilidades que pueden llevar una empresa al éxito.
Los administradores adoptan el control en los procesos administrativos para evaluar el desempeño de los trabajadores y del buen funcionamiento de los planes establecidos.
planeado.
Una desviación en los planes puede llevar a un resultado no deseado, por eso cuando el sistema de corrección anticipante indica un problema es necesario resolverlo para así cumplir con lo planeado, esta es la función del control.
Un sistema de control adecuado revela donde están ocurriendo las fallas en la organización y garantiza que se tomen las medidas de corrección adecuadas para avanzar según los planes.
Para que exista un control adecuado se deben analizar puntos físicos, intangibles, de capital, de costos, de ingresos y de programas que indiquen si un plan está funcionando.
La forma como el control es ejercido difiere entre empresas, por eso el control debe ser flexible para tomar en cuenta el ambiente organizacional y especifico de cada organización y debe ser funcional ante un cambio en los planes o las situaciones.
En el proceso de control básico es establecer normas que ayudan en el desarrollo de los planes, de cómo avanzan y todas las dificultades o problemas que se puedan presentar.
Se puede hacer un control por medio de analizar el rendimiento de la empresa frente al capital que le asigno, lo que conlleva que las ganancias sean consideradas en términos de eficacia de la empresa.
3. Ideas Secundarias
Los planes son puntos claven en el control, por tanto todas las normas que se implementen en estas conllevan a establecer ideas para escoger las más acertadas, a realizar una medición de su proceso y si es necesario hacer cambios para corregir las fallas.
El control anticipante juega un papel importante en la empresa o en toda persona, para determinar posibles acciones con antelación y corregir para mejorar a futuro, y además le permite a la empresa hacer un análisis interno de se desempeño, y a las personas autoanalizarse.
Conocer el rendimiento de la empresa respecto a la inversión o al capital, le permite generar normas de cambio que reduzcan las perdidas y aumentar las ganancias.
Que la empresa permita la ayuda e implementación de análisis por parte de firmas de auditoría, le genera aumentar su desempeño y conocer debilidades o fortalezas.
4. Ejercicio de síntesis
Se puede decir que el control tiene como fundamento medir y corregir si se requiere el desempeño de los planes planteados en una organización. En el proceso de controlar se abordan muchos temas o factores que intervienen en la realización de los pasos básicos para su ejecución, que se pueden observar, en primer lugar en el establecimiento de normas especificas, cuyo propósito es distinguir los puntos críticos que permiten la evolución del desempeño con respecto a los planes, estas normas están dirigidas en dos grupos principales, las normas tangibles e intangibles; en el primer grupo podemos distinguir todas las normas que le permiten a la administración efectuar todo el análisis a través de medidas en las cuales se evalúan todos los componentes que interviene en las ganancias o pérdidas de la empresa, el segundo grupo podemos mencionar la puesta en marcha de las metas como normas para, es decir que la misión de la empresa o de la responsabilidad del administrador este basado en medidas especificas de moral y ética. En segundo lugar tenemos la medición del desempeño de las normas, en el cual sobresale la información que se pueda obtener de los diversos puntos críticos planteados, sin embrago y sin importar de que se trate de información en tiempo real, para poder determinar una desviación en el proceso es necesario comparar dicha información con el desempeño que se tenía planteado. Y por ultimo y como acción determinante para que se pueda hacer un control completo es la corrección de desviaciones, en el cual la organización toma un papel de retroalimentación en donde la información puede permitir dar dos soluciones: la primera es l que la información recaudada guarda una mayor cercanía con los resultados del sistema lo que provoca que la corrección sea tardía pues ya se trabajo sobre el trabajo. La segunda la información recaudada esta en relación con los insumos, lo que provoca por tanto que se trabaje sobre la materia prima sin ser transformada y se obtenga por tanto una corrección anticipada de las desviaciones antes de que estas afecten los resultados.
debe aplicarse a las metas de la empresa, la descentralización de autoridad implica controlar cada una de las áreas para evitar una independencia completa.
Para que un control sea efectivo debe cumplir ciertos requisitos. El primero es adaptar los controles a los planes y presupuestos, y adaptar los controles a los administradores individuales. También se deben diseñar controles para señalar las excepciones en los puntos críticos para prestar atención a las cosas más importantes. Se debe buscar objetividad en los controles para que haya precisión y se eviten juicios subjetivos. Además hay que asegurar la flexibilidad de los controles ya que estos deben ser funcionales ante el cambio de planes, situaciones o fracasos. Asegurar el sistema de control a la cultura de la organización, y por último se deben establecer controles que lleven a la acción correctiva para que el sistema de control revele donde se encuentran las fallas y quien es el responsable de ellas y garantiza que se tome la acción cambio y corrección.
5. Términos y conceptos desconocidos encontrados en la lectura
PER CÁPITA: es una locución de origen latina de uso actual que significa literalmente ‘por cada cabeza’. Generalmente se utiliza para indicar la media por persona en una estadística social determinada. El uso más común es en el área de los ingresos. También se refiere al ingreso por persona en un determinado país para lograr saber su nivel de productividad en dicho sector.
INSUMO: es todo aquello disponible para el uso y el desarrollo de la vida humana, desde lo que encontramos en la naturaleza, hasta lo que creamos nosotros mismos, es decir la materia prima de una cosa. En general los insumos pierden sus propiedades y características para transformarse y formar parte del producto final. Es el material inicial (materia prima, subproducto) que se incorpora al proceso para satisfacer necesidades como comer, correr y hacer necesidades.
POST MORTEM: Que significa «después de la muerte»
VALOR NETO: Término utilizado para referirse al valor que adquiere una variable al descontarle una cantidad determinada. El Valor Neto también se relaciona con la base imponible sobre la cual se aplica el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
pueden encontrarse a lo largo de él. El itinerario es, por otra parte, la ruta que se sigue para llegar a un lugar el tiempo de nuestras vacaciones”. OBSOLESCENCIA: Es la caída en desuso de máquinas, equipos y
tecnologías motivada no por un mal funcionamiento del mismo, sino por un insuficiente desempeño de sus funciones en comparación con las nuevas máquinas, equipos y tecnologías introducidos en el mercado.
AVAL: Persona natural o jurídica que asume la responsabilidad de cumplir con la obligación de un tercero en el caso de que éste no lo haga.
6. Posición personal frente a la lectura
El control es un tema muy importante para nosotros como administradores ya que debemos mantener siempre nuestra atención puesta en la organización porque es primordial mantener todo vigilado y analizado. Esta herramienta nos mantiene informarnos respecto a todo lo que ocurre en la organización y para nosotros es un apoyo que nos acompañará en el momento de planear y definir los objetivos de la organización. La lectura nos brinda una información muy completa acerca de lo que es el control y todos los factores con los que este influye en la organización; al llevar a cabo la lectura aumentaron nuestros conocimientos respecto a todas las funciones y responsabilidades que tenemos como administradores. Es importante ser administradores muy completos que utilicen todas estas herramientas y situaciones que se nos pueden presentar para mantener siempre un buen desempeño en la organización que facilite el progreso tanto de la empresa como de nosotros como administradores y como personas.
LAURA YEPES VILLA.
activos de la organización y de los diferentes resultados de las operaciones que encabezan estas personas, por eso nosotros los administradores con el objetivo de realizar bien nuestra responsabilidad, debemos establecer planes en los cuales las normas juegan un papel importante para establecer parámetros enfocados a atender y analizar todos los factores que pueden generar fallas o mejoras para la empresa. Durante el texto se tiene en cuenta que una de las principales bases en la empresa, es el trabajo que hacemos los administradores al realizar la planeación y el control como un conjunto, ya que con objetivos establecidos y monitoreados de la manera más acertada, es posible alcanzar las metas propuestas. Uno como administrador, como persona que establece y organiza los diferentes componentes de la empresa en pro de la ganancia y de la eficacia, se enfrenta a implementar en el trabajo todo el proceso de gestión para llegar a logros significativos, y esto lo consigue con la buena adaptación del control en las diferentes áreas e integrantes de la empresa, porque un componente importante del control es que debe ser flexible en el momento de su ejecución, buscando a su vez la buena aceptación. En la empresa es fundamental mantener un control en lo que genera riqueza o perdida de esta, porque este análisis nos permite a los administradores conocer en que fallamos y en que debemos prestar más atención respecto a perdidas, o a implementar mas acciones de refuerzo respecto a ganancias. Por tanto, el estudio controlado de las utilidades o capital de la empresa frente a ingresos o egresos que puedan generar debe ser muy bien fundamentado a la hora de mantener la supervivencia de la empresa en el mercado, y en este punto entra el análisis competitivo que uno como el administrador debe hacer con respecto a los otras empresas del ambiente externo, para así evaluar el desempeño de la empresa con relación a las otras del mercado. Para ser uno un administrador con ideas fundamentadas en liderazgo y mantener un trabajo representativo en la empresa, es decir, ser una persona íntegra y eficaz, debe recoger todas la herramientas que brinda el control y todos los componentes con relación a este, y ponerlos en práctica en pro del aprendizaje y de la responsabilidad que tiene uno como líder de procesos de cambio e innovación en la organización. Es de analizar que el control no es una imposición que uno como administrador genera en la empresa, sino que nosotros solo hacemos que todos los integrantes compartan intereses comunes fundados en normas y valores, es decir que el control lo hace cada uno buscando ser una persona moral.
FRANKIN ZAPATA TOBÓN.
la organización y de sus productos mejoren significativamente, lo que provocara un significativo un gran beneficio para la sociedad y para la organización como tal, en esta parte en benchmarking genera como base un conocimiento acerca de lo que se tiene y sobre lo que se trabaja, para de esta manera buscar mejoras a los factores mencionados y lleve a la organización a una mayor competitividad en el mercado. En el mismo contexto el benchmarking es un enfoque que sirve para establecer metas y medidas de productividad con base en las mejoras prácticas de la industria. El control no solo actúa en el ámbito interno de la empresa, sino que además tiene referencias acerca del ambiente externo que influye en esta.
Como una opinión agregada frente al contenido, aunque los conceptos que plantea Koontz sobre el control dan una idea muy precisa acerca de lo que es y lo que representa para la organización como tal, pienso que estos se plantearon de una manera muy sistemática no teniendo una profundidad en el tema del recurso humano que se encuentra tanto en el interior como en el exterior de todas las organizaciones, y la manera como este influye sobre el proceso de controlar; es decir no se planteó la idea de cómo el personal de la organización sin necesariamente decir que se trata del administrador puede desarrollar un control desde su perspectiva aplicándolo a la tarea que desempeña. Por otra parte y mirando hacia el ambiente externo no se pensó en el consumidor como generador de control pues para mí este agente desempeña uno de los controles más importantes: un control sobre el beneficio que genera el producto, un control que de fondo permite la permanencia de la organización en el medio.
DEISON ZULUAGA MARÍN.
7. Conclusiones
El control es una herramienta necesaria en el desarrollo de los planes de una organización ya que este facilita la consecución de objetivos y permite lograr los planes diseñados para alcanzarlos.
Lo más importante para que el proceso de control se pueda realizar eficientemente es buscar que estos se adapten a los planes, a los puestos de trabajo, al administrador y a la cultura organizacional. Por otra parte estos deben ser flexibles y objetivos para tener la certeza que actúen en los puntos críticos y señalen las desviaciones en el momento preciso, de una forma económica y que permitan cambios.
situación, cada error y cada desviación que se presenta en un objetivo trazado para que este pueda implementar la acción requerida para corregir y seguir adelante según lo planeado.
El administrador debe saber que el control es una herramienta que varía de acuerdo a la organización o al lugar donde se está, por ello debe manejar el control de una manera flexible que le permita adaptarse a cada ambiente.
En las operaciones surgen unos puntos críticos que indican el funcionamiento de los planes y que deben ser establecidos por el administrador para que todo proceda según lo planeado.
Las metas a las que se quiere llegar se fijan como estándares de desempeño y son definidas por la constante investigación y vigilancia de los planes. Estas metas se deben aplicar en la empresa para tener un control sobre las áreas de operación, teniendo en cuenta el estado financiero de la organización.
El administrador tiene que ser consciente de que necesitará asesoría que le indicara como está administrando la organización y que lo guiará en caso de fallas o variaciones, esta ayuda le permite hacer un autoanálisis de cómo está haciendo su responsabilidad en la empresa, o si por el contrario son factores ajenos a él, que interactúan en la empresa, las cuales pueden estar causando fallas.
El control le permite al administrador ejercer una responsabilidad acertada en los procesos administrativos de la empresa, generándose así una evaluación detallada del proceso continuo de los planes establecidos y de cómo es el desempeño de los trabajadores o áreas que están a su cargo.
Un control determinante en la empresa es el que abarca todos los componentes de la empresa, y este es el control general, que se centra en el sistema financiero haciendo énfasis en que como la sobrevivencia de la empresa depende del manejo adecuado de la utilidades que posee, por esto, el control esta idealizado a reducir fallas en este y arrojar soluciones o acciones de corrección para obtener más ganancia.
PREGUNTAS:
¿Qué podemos decir del control administrativo y cuáles son las etapas básicas de este proceso?
La función general del control es la medición y la corrección del desempeño con el fin de asegurar que se estén cumpliendo los objetivos y estrategias de la empresa. El proceso de control básico incluye tres etapas que son: el establecimiento de normas, que son simples criterios de desempeño; la medición del desempeño con el propósito de detectar posibles deviaciones; y corrección de las desviaciones ya sea modificando metas o rehaciendo los planes.
¿Cuál es la diferencia más significativa entre el sistema de retroalimentación y el de la corrección anticipante?
La diferencia que podemos encontrar es la posición que tiene la información de tiempo real en la cadena, por el lado del sistema de retroalimentación la información en tiempo real se da en los resultados, mientras que en el sistema de corrección anticipante está ubicada al lado de los insumos, lo que ele permite que ante una desviación en estos, se realice una corrección anticipada a los resultados y no afecta los mismos.
¿Cuáles son los puntos y criterios básicos para desarrollar el proceso de control?
En el desarrollo del proceso del control se deben determinar unos puntos críticos para evaluar el desempeño con respecto a los planes, es decir, se deben restaurar normas para determinar el desempeño real o el esperado para la empresa, son varias las normas que garantizan el desarrollo de este proceso, tales como las normas físicas, de costo, de capital, de ingresos, de programas, intangibles y finalmente normas de control estratégico. Las normas mencionadas son puntos críticos que responden a preguntas sobre que desviaciones se han presentado y quien o quienes son los responsables de estas, además puede arrojar la norma más apropiada y de menor costo que ayuden a lograr las metas por la organización.
Entre los controles mencionados se puede observar claramente que el control de clan provoca un ambiente más participativo de todos los miembros de la organización, lo que es muy importante ya que hace que todo el recurso humano participe activamente buscando unos objetivos comunes y no se sientan presionados ni obligados a seguir normas estrictas.
¿En qué se basa el sistema de retroalimentación y qué papel juega la información de tiempo real en su solución?
Por lo general, el control administrativo se considera como un sistema sencillo de retroalimentación de información en donde se muestra las desviaciones con respecto a las normas y da origen a los cambios; constituye y forma una cadena en donde la información de tiempo real se convierte en la misión de esta ya que mide el desempeño logrado hasta el momento y al ser comparado con lo que se pretende lograr, puede brindar posibles desviaciones, sin embargo para llegar a ellas existen demoras inevitables.
¿Por qué el sistema de corrección anticipada puede hacer más eficaz el control administrativo?
El control anticipado puede ser más importante y eficaz ya que es un implemento del sistema de retroalimentación que pretende y requiere el diseño del modelo de un proceso, para supervisar los insumos del mismo y detectar desviaciones futuras, por lo que dará tiempo para el desarrollo de acciones correctivas en el momento preciso.
¿Qué bases se requieren para lograr un control eficaz?
Para que los controles funcionen eficientemente deben adaptarse a: 1) los planes y puestos. 2) a cada administrador. 3) a las necesidades de eficiencia, para lograr esta última se deben diseñar para señalar excepciones en los puntos críticos, ser objetivos, flexibles, adaptables, a la cultura organizacional, económicos y permitir la aplicación de acciones correctivas.
¿Qué es un presupuesto y que tipos de presupuestos existen?
en términos numéricos. Hay varios tipos de presupuestos: 1) de ingresos y gastos. 2) tiempo-espacio, materiales y producto. 3) de gastos de capital. 4) de efectivo. Existen varios peligros en la presupuestar, pero el mayor de ellos, es la falta de flexibilidad, se puede evitar en gran parte utilizando los presupuestos variables diseñados para variar de acuerdo con el volumen de la producción o mediante la utilización de presupuestos alternativos o complementarios.
En el proceso administrativo para efectuar el control es necesario realizar una planeación detallada con normas que establezcan el proceso de desempeño, y los administradores pueden realizarlo a través de todo el proceso de retroalimentación. ¿Cuál es el circuito de retroalimentación básico que un administrador realiza en el proceso de controlar?
El administrador para efectuar el circuito debe saber primero cual es la información que quiere obtener, con esto ya puede fundamentar las bases para realizar el circuito, el cual tiene como eje principal es evaluar el desempeño deseado el que está estipulado desde un comienzo, después se mantiene con importancia el desempeño real, en el cual se hace una medición de este con respecto al deseado y ver cuales con las fallas o ventajas que ha obtenido para alcanzar ese estado deseado, luego de tener el análisis anterior se hace una comparación del desempeño real con las normas para establecer cuáles son las adecuadas para implementar, conociendo el desempeño se puede identificar desviaciones que se han generado o pueden ocurrir a futuro, analizando las causa que propiciaron las desviaciones y poder efectuar un programa de acción correctiva con el objetivo de reducir las desventajas que puede traer para el control de la administración estas desviaciones, ya por ultimo después de hacer la instrumentación de las correcciones se intenta llegar al eje principal que es el desempeño deseado desde un principio.
¿Qué es un sistema de insumos para el control del inventario en una administración con corrección anticipante?
inventario, que refleja con lo que cuenta la empresa para efectuar su producción, desde el uso en fabrica, cambios en diseño de productos y entrega a clientes; esto por un lado son los puntos en los cuales el administrador debe prestar más atención para aplicar el control, y así evitar y reducir costos de mantenimiento de los inventarios, desde costos de almacenamiento hasta costos de seguridad ,si esto es bien planeado y fundamentado con normas establecidas se llegaría a un inventario deseado.
¿Cuál es la importancia de dirigir el control administrativo hacia el futuro?
La importancia fundamental es que permite la corrección oportuna de las desviaciones encontradas antes de que estas, tengan un efecto negativo o positivo, que por lo general es adverso en los resultados y perjudican el desempeño de toda la organización.
¿Cómo debe ser el control aplicado en una empresa para obtener resultados eficaces y sean de beneficio para sí misma con respecto a ganancias y pérdidas?
En este contexto las empresas deben de tener en cuenta muchos factores que pueden favorecer o entorpecer el proceso eficaz del control, esto hace referencia que debido a la variedad de empresa en el mercado deben analizar puntos como, las distancias geográficas dificultan mucho la aplicación de ciertos controles, como la observación, aunque en la actualidad con todo el desarrollo tecnológico esto puede minimizado, la empresa debe tener en cuenta si implementar algún avance para contrarrestar esta dificultad le generara ganancia o perdida a futuro. Las normas que se planteen en una empresa deben ajustarse a las condiciones de la misma, ya sea lo que se espera a futuro, o del proceso de alcanzarlo, etc. Toda la estructura organizacional de una empresa debe facilitar el proceso del control, y aquí entra en juego una medición de control la cual es impedir las desviaciones mediante la selección objetiva de administradores competentes.
El control refiriéndose a establecimiento de normas, la medición del desempeño y la aplicación de acciones correctivas, debe ser suficientemente flexible ante las condiciones tanto organizacionales y especificas de cada empresa.
¿por qué se compara el sistema de retroalimentación con el termostato común utilizado en los hogares?
correcciones a las desviaciones encontradas y poder de esta manera encaminar el sistema a un desempeño equilibrado y continuo.
¿Cuál es la actual tendencia de las empresas mejor administradas?
La actual tendencia es establecer toda una red de metas cualitativas o cuantitativas en todos los niveles de la administración, el uso de normas intangibles, es también importante, pero es más reducida su adaptación. En operaciones por programas, así también como se refiere al desempeño de los propios administradores modernos, estos han descubierto que es posible definir metas por medio de la investigación y la reflexión susceptibles de ser usadas como normas de desempeño.
¿Cuál es el propósito de los controles de ganancias y pérdidas?
El principal objetivo de establecer controles que conllevan a normas especificas en los factores de ganancia y perdida de la empresa es para analizar y mantener un monitoreo continuo de los recursos de la organización, ya que la sobrevivencia de una suele depender de sus utilidades, y por ende estas llevan a medir el éxito de la empresa, por tanto el control se hace divisional o departamental, para así determinar los ingresos y egresos de un periodo determinado, arrojando los resultados de las operaciones de la empresa. Con esto se logra medir el desempeño y captar las fallas que puedan generar que se produzca mas perdidas con relación a ganancia.
¿Cuáles son los pasos básicos que el benchmarking hace en una empresa?
Los pasos incluyen la identificación de lo que se habrá de compararse entre las diferentes empresas. Después se selecciona a quienes muestren un desempeño superior. Luego, es preciso reunir y analizar datos que puedan servir de base para las metas de desempeño. Durante la implementación del nuevo método, el desempeño es medido periódicamente, lo que da lugar a la realización de acciones correctivas.
Su propósito principal se basa en realizar mejoras continuas al desempeño de los procesos productivos generados en la organización, teniendo en cuenta las mejoras practicas de la industria.
¿Por qué se cree conveniente que el principio de excepción y el principio del punto de control crítico actúen conjuntamente?
