Portal de Proveedores Manual de Usuario

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Manual de Proveedores

Portal de Proveedores

Manual de Usuario

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Manual de Proveedores

Tabla de contenido

Introducción ... 3

Requerimientos de nuestro portal ... 3

Acceso a nuestro portal ... 4

Impresión entradas ... 5

Facturas Pagadas ... 9

Subir Facturas ... 9

Subir Nota de Crédito ... 16

Errores ... 23

Error de extensión de archivos ... 23

Dirección de correo electrónico no valida ... 24

Debe llenar todos los campos ... 25

Como obtengo usuario y contraseña para acceso a Portal ... 25

¿Qué pasa si subo una factura por error? ... 26

Preguntas Frecuentes ... 27

Soporte a portal ... 28

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Grupo Gama Impresores le da la más cordial Bienvenida al portal de proveedores. Para el área de Cuentas por Pagar y almacén nos es muy grato dirigirnos a ustedes para informarles que, como parte de nuestros procesos de innovación, mejora continua, y con el objetivo de brindarle un servicio eficiente en el trámite y pago de sus facturas, hemos actualizado nuestros servicio en línea que ponemos a su disposición.

La compañía cuenta con una nueva aplicación para nuestros proveedores que hemos llamado Portal de Proveedores, en donde podrá de manera automática y en línea contar y consultar el status de sus facturas.

Impresión Entradas: En esta sección usted podrá imprimir sus entradas de almacén

de sus facturas.

Facturas Pagadas: En esta sección podrá consultar las facturas que hemos pagado

a su compañía en el pasado, este historial sé ira retroalimentado con los pagos realizados por nuestra área correspondiente.

Subir Facturas: Esta opción usted anexara su factura en formato PDF y XML, capturar

su N° de Factura, OC, IVA, Entrada de Almacén, el tipo de moneda en la que se timbo la factura entre otras cosas más.

Subir Notas de Crédito: Esta opción se incorpora en esta actualización de nuestro

portal con la finalidad de que usted pueda subir notas de crédito hacia alguna de nuestras facturas. El procedimiento es el mismo que subir facturas, necesitara su nota de crédito en formato PDF y XML, Valor de Nota de Crédito, entre otras cosas más.

Requerimientos de nuestro portal.  Acceso a internet

 Cuenta valida de correo electrónico  Cualquiera de los siguientes navegadores.

o Google Chrome v.47.0 o superior. o Mozilla Firefox v.42 o superior.

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Abrir cualquier navegador antes mencionado y escribir la siguiente dirección en la barra de direcciones.

 http://proveedores.gamaimpresores.com/

Una vez en el sitio será necesario ingresar usuario y contraseña.

Una vez ingresado al portal veremos la siguiente pantalla. Explicaremos cada función del portal: Nombre de la _{Empresa que}

inicio sesión. Código interno de Proveedor. Correo del usuario, donde se enviarán notificaciones.

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Impresión Entradas

En esta opción podremos imprimir nuestra entrada de almacén, para posteriormente utilizarla en la opción Subir Facturas.

*Nota: Usted puede ordenar su factura, OC, N° de Entrada, Valor Partida, etc. De menor a mayor y viceversa realizando el siguiente procedimiento:

Es necesario dar clic en el valor que desea ordenar.

Por ejemplo ordenaremos la vista por número de factura. Si damos clic en N° de Factura.

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Si volvemos a dar clic en N° de Factura la vista se ordena del folio mayor al folio menor.

Prácticamente así podremos encontrar más fácil nuestra factura.

¿Cómo imprimo mi entrada de almacén desde el portal?

Daremos clic en “Impresión Entradas” y elegiremos la factura que deseemos imprimir nuestra entrada de almacén.

Posteriormente daremos clic en el icono de lupa:

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Al dar clic sobre del mostrará una ventana emergente para confirmar si deseamos imprimir nuestra entrada de almacén. Damos clic en Aceptar.

Y la página empezara a procesar nuestra solicitud.

*Nota: Este procedimiento tarda aproximadamente 30 segundos. Posteriormente veremos nuestra entrada de almacén de la siguiente manera.

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En esta opción consultaremos las facturas pagadas por la empresa, en el cual se muestra la Empresa que realiza el pago, N° de Factura, Valor de Factura, Fecha de Pago, Razón Social y el monto que se pagó.

Subir Facturas.

En esta opción podemos realizar la carga de nuestras facturas. Para esto es necesario contar con nuestra factura en formato .PDF y .XML, además de contar con nuestra entrada de almacén, OC, entre otras cosas.

1- Elegir nuestra factura en formato .PDF.

Al dar clic en Seleccionar archivo, nos mostrara una ventana en la cual elegiremos la ubicación de nuestro archivo.

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Si notamos aparece el nombre de nuestra factura que seleccionamos junto con la extensión .PDF

2- Elegir nuestra factura en formato .XML.

Mismo procedimiento al anterior, seleccionamos nuestra factura ahora en formato .XML.

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Si notamos aparece el nombre de nuestra factura que seleccionamos junto con la extensión .XML

3- Capturar el N° de nuestra factura.

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4- Capturar Orden de Compra.

Ejemplo de Orden de Compra:

5- Capturar entrada de almacén.

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*Nota: La entrada de almacén puede ser por dos operaciones:  Recepción Inventariable.

 Factura de Remisión. 6- Valor Partida (Subtotal Factura).

Ejemplo de Valor Partida (Subtotal):

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8- Valor Total Nota (Total de Factura).

Ejemplo de Valor Total Nota (Total Factura):

9- Moneda de la Factura.

Elegir la moneda en la que se timbro la factura.

Abreviación Valor

MXP Pesos

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Coloque su correo electrónico ya que a la hora de subir una factura el sistema le mandara una notificación de que su factura se ha subido correctamente.

11-Una vez que se capturaron todos los datos correspondientes.

12-Daremos clic en Subir.

Si las extensiones o el formato de nuestra factura es correcto, el N° de Factura, Orden de Compra, Entrada de Almacén, Subtotal de Factura, IVA, Total de Factura y correo son correctos veremos el siguiente mensaje:

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Además de que veremos el historial de las facturas que hemos subido al portal.

Subir Nota de Crédito.

Esta nueva opción se incorpora en la actualización de nuestro sistema.

Aquí podemos realizar la carga de nuestras notas de crédito. Para esto es necesario contar con nuestra nota de crédito en formato .PDF y .XML, además de contar con el número de factura a la que se aplicará, OC.

1- Elegir nota de crédito en formato .PDF.

Al dar clic en Seleccionar archivo, nos mostrara una ventana en la cual elegiremos la ubicación de nuestro archivo.

Posteriormente seleccionaremos la nota de crédito correspondiente a subir. *Nota: Como ejemplo se está tomando de la ruta Documentos\ Notas de Crédito

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Si notamos aparece el nombre de nuestra nota de crédito que seleccionamos junto con la extensión .PDF

2- Elegir nota de crédito en formato .XML.

Mismo procedimiento al anterior, seleccionamos nuestra nota de crédito ahora en formato .XML.

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Si notamos aparece el nombre de nuestra factura que seleccionamos junto con la extensión .XML

3- Capturar N° de nota de crédito.

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4- Capturar Orden de Compra

Ejemplo de Orden de Compra.

5- Capturar N° de factura a la que se aplica.

Ejemplo de Factura que aplica

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Ejemplo de Subtotal de nota de crédito.

7- Capturar IVA de nota de crédito.

Ejemplo de IVA de nota de crédito.

8- Capturar total de nota de crédito.

Ejemplo de total de nota de crédito.

9- Moneda de la NC.

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10-Capturar correo electrónico

Coloque su correo electrónico ya que a la hora de subir su nota de crédito el sistema le mandara una notificación de que su nota de crédito se ha subido correctamente.

11-Subir Nota de Crédito

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Si toda la información capturada esta de manera correcta veremos el siguiente mensaje:

Como se muestra en la siguiente imagen:

Además de que podremos visualizar las últimas notas de crédito que hayamos ingresado al sistema.

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Errores

Error de extensión de archivos…

Este error se debe cuando elegimos mal el formato de nuestra factura o invertimos los valores, es decir dónde va nuestra factura en formato .PDF, colocamos el archivo en formato .XML, y viceversa.

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Dirección de correo electrónico no valida.

El correo debe tener el formato: nombre@dominio.com

En el ejemplo se observa que el correo le hace falta el “@”, lo cual impide la subida de archivos.

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Debe llenar todos los campos.

¿Cómo me doy de alta en el portal?

Para contar con un usuario y contraseña, es necesario llenar el formulario que se encuentra en el portal.

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Debemos de contar con lo siguiente:

 Nombre de la persona que solicita acceso a portal.

 Correo de la empresa para notificar si la solicitud fue aceptada o rechazada.

 Número telefónico de la empresa.  Razón Social.

 RFC.

 Elegir tipo de usuario a solicitar (proveedor o maquilador)

*Nota:Su solicitud tiene que ser aprobada y se notificara por medio del correo que dio de alta en el formulario, de ser rechazada también será notificado por este medio.

¿Qué pasa si subo una factura por error?

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Para esto será necesario contar con lo siguiente:

 Nombre de usuario que solicita la cancelación.  Correo electrónico valido de la compañía.  Número de teléfono fijo de la compañía.  Razón Social.

 RFC

 N° de Factura a cancelar.

 Elegir el tipo de usuario en portal, ya sea proveedor o maquilador. Por ultimo daremos clic en: “Enviar Formulario”.

*Nota:El área correspondiente notificara por correo la cancelación de la factura por lo que es muy importante poner un correo corporativo que sea válido.

Preguntas Frecuentes

Dando clic en el botón Área de Ayuda podrá encontrar las preguntas frecuentes hacia el proveedor o maquilador, las condiciones para obtener un usuario y contraseña para el portal, así como el aviso de privacidad.

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 Copiar a todos los correos para el soporte del portal.

 Aclaración de Cuenta/Pago:

o Correo: cxp@gamaimpresores.com o Teléfono 1251-8458