AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
OHSAS 18001: 2007
LEGISLACIÓN VIGENTE
PROCESO
SISTEMÁTICO,
INDEPENDIENTE
Y
DOCUMENTADO, PARA OBTENER EVIDENCIA Y
EVALUARLA OBJETIVAMENTE, CON EL FIN DE
DETERMINAR EN QUÉ GRADO SE CUMPLEN LOS
CRITERIOS DE AUDITORÍA
SEGÚN ISO 19011
PROCESO
SISTEMÁTICO
NO ALEATORIO. ACTIVIDAD PLANIFICADA
Y PROGRAMADA
REVISAR EL SISTEMA DE GESTIÓN Y SUS PROCESOS
VERIFICAR CONFORMIDAD CON DIFERENTES CRITERIOS.
INDEPENDIENTE
AUDITORES INDEPENDIENTES DEL AREA
AUDITADA
DOCUMENTADO
EL PROCESO SE PUBLICA COMO
DOCUMENTO ESCRITO
SEGÚN ISO 19011
EVALUAR
OBJETIVAMENTE
COMPARAR LA EVIDENCIA CON LOS
CRITERIOS DE AUDITORÍA, USANDO
HECHOS ANTES QUE PERCEPCIONES
SUBJETIVAS
CRITERIOS DE
AUDITORIA
LEGISLACIÓN PROCEDIMIENTOS ESCRITOS NORMAS
REGISTROS, DECLARACIONES DE
HECHOS O CUALQUIER OTRA
INFORMACIÓN VERIFICABLES
EVIDENCIA DE
AUDITORÍA
PRIMERA PARTE
SEGUNDA PARTE
TERCERA PARTE
OBJETIVOS:
Determinar si el SG SST:
Es conforme con los requisitos planificados
Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz Efectivo para lo que fue creado
OBJETIVOS:
Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del SG SST del proveedor.
Verificar la aplicación de disposiciones contractuales
OBJETIVOS:
Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos mínimos de SG SST
Disminuir la necesidad de efectuar auditoría por los clientes.
Para:
Evaluar la eficacia del sistema de SST
Identificar las oportunidades de mejoramiento
Para:
Evaluar y seleccionar proveedores
Mantener relaciones ganar - ganar
Para:
CERTIFICACIÓN O RECONOCIMIENTO POR UN TERCEROCOMPRADOR
ORGANIZACIÓN
AUDITORÍA INTERNA
AUDITORÍA EXTERNA
AUDITORÍA EXTERNA
PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA
La independencia es la base para la imparcialidad de la
auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría.
La auditoría analiza el funcionamiento del sistema, se busca la
eficacia del sistema a lo largo de un período de tiempo.
La auditoría busca, a través del análisis del pasado,
soluciones para el futuro. Se analizan los fallos del sistema.
El método racional para alcanzar conclusiones fiables y
reproducibles es el enfoque basado en la evidencia. La
evidencia de la auditoría es verificable.
PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA
Conducta Ética
Cuidado profesional
AUDITORES
EJES DE LA AUDITORIA
REALIDAD
PROCESOS
LO QUE SE HACE
DOCUMENTOS
ESPECIFICACIONES REQUISITOS DEL CLIENTEREGLAMENTOS PROCEDIMIENTOS PROGRAMA DE S & SO
LO QUE SE DEBE HACER
OBJETIVO
CUMPLIR CON POLITICA
DE S & SO
LO QUE SE QUIERE
LOGRAR
CRITERIO DE AUDITORIA
Criterio de Auditoría:
Conjunto de políticas, procedimientos o requerimientos
usados como referencia
Norma OHSAS 18001: 2007
Documentación del Sistema – propio de la empresa
Requisitos Legales y de Clientes
AUDITADO
AUDITOR
CLIENTE
PROTAGONISTAS DE LA AUDITORIA
Auditoría del Sistema SST
Inicio Revisión Documentaria Preparación Auditoría de Campo Informe
• Designar auditor Líder.
• Definición Objetivos, alcance y criterios. • Determinación viabilidad.
• Conformación equipo auditor. • Contacto inicial con auditado
• Plan de Auditoría • Lista de Verificación
• Otros documentos de trabajo. • Asignar trabajo al equipo auditor.
Reunión de apertura Comunicación.
Funciones guías y observadores.
Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos
Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre
Inicio Revisión Documentaria Preparación Auditoría de Campo Informe
• Designar auditor Líder.
• Definición Objetivos, alcance y criterios. • Determinación viabilidad.
• Conformación equipo auditor. • Contacto inicial con auditado
• Plan de Auditoría • Lista de Verificación
• Otros documentos de trabajo. • Asignar trabajo al equipo auditor.
Reunión de apertura Comunicación.
Funciones guías y observadores.
Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos
Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre
DEFINICION DEL ALCANCE DE LA AUDITORIA
M
actividad principal
¿Qué es lo que la organización ofrece principalmente a los clientes?.
Ej. Diseño y Fabricación de barcos de pasajeros
A
Actividades
nacionales
¿Qué otra cosa puede ofrecer también a los clientes?
Ej. Reparar todo tipo de naves marinas.
C
Aclaración y
limitaciones
En ocasiones es necesario aclarar la descripción
Ej. Diseño y fabricación de barcos de pasajeros hasta 10,000 tons.
Reparación de todo tipo de naves marianas hasta x tons.
Las actividades asociadas de OH&S con el diseño, ventas, producción e
instalación de supresores de flama para usar en tuberías que transportan gases
explosivos o inflamable.
Consideraciones de un plan de auditoria
• Asignación de auditores
• Procesos Claves
• Departamentos y patrones de trabajo
• Cláusulas de la norma
• Lugar, etc.
• Comunicaciones
• Uso efectivo del tiempo
PLAN DE AUDITORIA INTERNA
Objetivo Alcance Criterios
HORA ACTIVIDAD AUDITADO LUGAR REQUISITO LIDER EQUIPO RECURSOS DIA 1
AGENDA
FECHA: PLAN No.:
PREPARÓ - AUDITOR LIDER - APROBÓ - AUDITADO -
IDENTIFICACIÓN DE FALLAS Y EVALUACIÓN DE RIESGOS
ETAPA DE
AUDITORIA
POSIBLES
FALLAS
CONSECUENCIA
SEV
PROB Niv
Riesgo
Herramienta
PROCESOS
REQUISITOS
APLICABLES
DOCUMENTOS
Identificar
INTERRELACIONES
RECURSOS
Verificar
IMPLEMENTACIÓN
EFICACIA SG SST
MEJORA SG SST
LA LISTA DE VERIFICACIÓN
LA LISTA DE VERIFICACIÓN
UTILIDAD:
Ayuda a la gestión del tiempo, indica lo que ha de cubrirse
en cada proceso.
Facilita el abarcar cada actividad, obteniendo respuestas
para los requerimientos.
Permite recopilar las evidencias de la auditoría en orden
lógico.
LA LISTA DE VERIFICACIÓN
PREGUNTAS PARA ABRIR Y CERRAR
TIPO DE PREGUNTAS
TIPO DE
RESPUESTAS
EFECTO
QUÉ, PORQUÉ, DÓNDE
ABIERTAS (larga)
ABREN LA
CONVERSACIÓN
QUIÉN, CUANDO
CORTA
CIERRAN EL
INTERCAMBIO
“DE ACUERDO A LOS
RIESGOS PRIORIZADOS
¿CUALES SON LOS
CONTROLES?”
ABIERTAS, DAN
LUGAR PARA
EXPRESARSE
GUIAN AL AUDITADO
SIN CONTROLARLO
Ejercicio Grupal
LA LISTA DE VERIFICACIÓN
– Respuestas modelos
Requisito Preguntas por hacer Evidencia
Auditoria Interna (4.5.5) Realizar auditorias en los intervalos planeados
¿Cómo planea sus auditorias? Vea el programa de auditoria. Tome muestras de los reportes de auditoria para asegurar que se realizan según el plan
Planear el programa basado en los resultados de la evaluación de riesgos y los resultados de las auditorias previas
¿Cómo decide qué necesita auditoría y con qué frecuencia?
¿Cómo usa el plan de resolución del consejo de planear el
programa de auditoria?
¿Qué cambios se han hecho al programa desde que se publicó la primera vez?
¿Cómo mantiene el programa?
Tome muestras del programa de auditoria y los resultados de la evaluación de riesgos . Busque la correlación entre la frecuencia de las auditorias y los
resultados de la evaluación de riesgos. Igual en los resultados de auditorias previas.
Compare el plan de acción con el programa.
Vea ejemplos del programa
Inicio Revisión Documentaria Preparación Auditoría de Campo Informe
• Designar auditor Líder.
• Definición Objetivos, alcance y criterios. • Determinación viabilidad.
• Conformación equipo auditor. • Contacto inicial con auditado
• Plan de Auditoría • Lista de Verificación
• Otros documentos de trabajo. • Asignar trabajo al equipo auditor.
Reunión de apertura Comunicación.
Funciones guías y observadores.
Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos
Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre
PRESENTACIÓN DE LOS EQUIPOS AUDITOR Y AUDITADO OBJETO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA
RECOFIRMAR EL PLAN QUE SE VA A INICIAR RECORDAR FECHA DE REUNIÓN DE CIERRE VALIDAR LOS MEDIOS LOGÍSTICOS
METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA CONFIDENCIALIDAD Y COMUNICACIÓN SEGURIDAD Y EMERGENCIA FUNCIONES PARTICIPANTES
CONTENIDO
REUNIÓN DE APERTURA
Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no exista.
Aclarar desde el comienzo, si es necesario los conceptos básicos de la
auditoria.
Confirmar la logística.
Entrevista, Observación, etc.
Recolección mediante muestreo
Verificación
Evaluación vs.. Criterios
Revisión
INFORMACIÓN
EVIDENCIA
HALLAZGOS
Conclusiones de Auditoría
RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
LA ENTREVISTA
ESCUCHAR
OBSERVAR
ANALIZAR
EVALUAR
REGISTRAR
PREGUNTAR
25
Enfoque de las 6 etapas
LA ENTREVISTA
Estructura
Enfoque de las 6 etapas
Habilidades claves
Inicio
Establecer escena
Construir confianza
Confirmar lo básico
Interrogatorio
Escuchar
Entender los negocios
Medio
Establecer el proceso
Escuchar
Sondeo
Comprender el propósito
Buscar la evidencia objetiva
Interrogatorio
Muestreo
Observación
Toma de notas
Gestión del tiempo
Evaluar la evidencia
Revisar
Planeación
Fin
Cierre
Toma de decisiones
EJEMPLOS DE EVIDENCIAS
CONDICIONES DE OPERACIÓN EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO REGISTROS ESTADÍSTICAS ACTOS SUBESTÁNDARESRECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
FUENTES DE INFORMACIÓN
Personas
Responsabilidad
Entrenamiento
Competencia
Autoridad
Interrelaciones
Criterios
Manual de SST
Procedimientos
Instrucciones
Registros
Reglamentos
Procesos
Operaciones
Almacenes
Mantenimiento
CONSIDERACIONES PARA LA AUDITORIA
Reuniones:
• Reuniones de apertura
• Reuniones de equipo
• Reuniones de revisión de equipo
• Reuniones internas durante la auditoria
• Reuniones de cierre
REUNIÓN DE CIERRE
Presentación de los resultados de la auditoría:
Procesos auditados, interacciones, niveles de
organización
Hallazgos y conclusiones de la auditoría
Solución y acción correctiva
Fechas tentativas para las acciones correctivas
Eventualmente acuerdos sobre la precisión de las
No Conformidades
CONTENIDO
OBJETIVO, ALCANCE Y CRITERIOS
FECHAS Y LUGARES DE REALIZACIÓN DE
LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA
PROCESOS AUDITADOS
RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES
REUNIÓN DE CIERRE
Inicio Revisión Documentaria Preparación Auditoría de Campo Informe
• Designar auditor Líder.
• Definición Objetivos, alcance y criterios. • Determinación viabilidad.
• Conformación equipo auditor. • Contacto inicial con auditado
• Plan de Auditoría • Lista de Verificación
• Otros documentos de trabajo. • Asignar trabajo al equipo auditor.
Reunión de apertura Comunicación.
Funciones guías y observadores.
Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos
Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre
PERSONAL ENTREVISTADO
AUDITOR LIDER, EQUIPO AUDITOR
ASPECTOS FAVORABLES
ASPECTOS DEBILES
SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS
CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA
CONTENIDO
INFORME
REPORTE DE AUDITORIA Y NO CONFORMIDADES
Propósito del reporte o informe de auditoria:
1. Identificar la no conformidad
2. Calificar o evaluar las no conformidades
3. Redactar reportes o notas de no conformidad
4. Contenido adicional para el reporte o informe de auditoria
5. Reporte verbal de la auditoria
1. IDENTIFICAR LA NO CONFORMIDAD
La definición de una no conformidad es
“el incumplimiento
de un requisito”
El requisito está en los criterios de auditoria:
• OHSAS 18001
• Propio de la organización y su sistema de SST.
• Regulatorio o estatutario.
¿No conformidad o no cumplimiento?
No conformidad =
El no cumplimiento de un requerimiento (se
usa para reportar los requisitos de un Sistema de Gestión)
No cumplimiento =
Se usa cuando se reporta una infracción a la
legislación
La organización no ha completado la evaluación de riesgos antes de
introducir el uso de agentes desengrasantes al área de producción, en
consecuencia, la compañía no cumple con la regulación de COSHH
TOMA DE DECISIONES
Antes de reportar una no conformidad, debemos ser capaz de
identificar:
1.
El problema
Una descripción muy simple de la naturaleza del problema.
2.
La evidencia
Detalles específicos de la evidencia que se apreció
llevando a una conclusión de que existe una no conformidad.
EJEMPLO DE NO CONFORMIDAD
•
El problema
El método para controlar los documentos no es completamente efectivo.
•
La evidencia
Los ingenieros de instalación están trabajando con procedimientos no
vigentes. Están usando el procedimiento para Trabajar en las alturas
versión 3. La versión 4, se liberó para su inmediata implementación hace
dos meses.
•
El requisito
OHSAS 18001 requiere que “versiones relevantes de los documentos
aplicables están disponibles en los puntos de uso” (4.4.5.d)
Calificando los reportes de deficiencias - Mayor
1.
La ausencia de uno o más elementos del sistema OHSAS 18001,
o la falla para implementarlos y mantenerlos
2.
No cumplimiento de un requisito legal
3.
Una situación que podría, según la evidencia objetiva, colocar a
Calificando los reportes de deficiencias - Menor
Un hallazgo que indica una debilidad en el sistema, en un procedimiento, registro
o en la gestión de una actividad particular.
También puede ser una situación en la cual, si se deja sin una acción correctiva o
atención por parte de la organización podría, según la evidencia objetiva,
plantear serias dudas sobre la futura capacidad del sistema de gestión para
Proceso de Toma de decisiones
¿Existe un claro incumplimiento de los requisitos?. OHSAS, legales, criterios, etc.
¿Representa un riesgo serio para los Empleados o la integridad
del Sistema?
¿Se encontró el problema? Investigar más, examinar:
• Requisitos del sistemas • Legislación • Evaluación de Riesgos Problema potencial identificado
No o no es seguro
SI
NO
SI
Plantee una Plantee una
SI
NO
Anote en el Reporte si existe una Oportunidad de mejora
Reporte de Auditoria
Retroalimentación verbal por el auditor al final de cada
parte de la auditoria
Durante la auditoria, en las juntas diarias de revisión,
reportar sobre:
Progreso
Cambios al programa
Presentación de hallazgos
El equipo de auditoria considera sobre los hallazgos:
Preparar informe formal de auditoria
Hacer recomendaciones finales.
Junta de cierre:
Presentar un resumen de los hallazgos. Comunicar las recomendaciones
RESPONSABILIDADES
Auditor
• Identifica las deficiencias
• Escribe el reporte
• Discute los hallazgos con el equipo
• Propone el grado o la calificación (de la No Conformidad)
• Presenta el reporte o Informe al cliente
Auditor Lider
• Modera los hallazgos de auditoría y el Informe.
• Identifica las tendencias recurrentes y consolida los hallazgos
• Aprueba la calificación del grado de las No Conformidades.
COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
EDUCACIÓN
FORMACIÓN
HABILIDADES
EXPERIENCIA
COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
Ético, Justo Veraz,
Honesto, Discreto
Mente abierta
Observador
Versátil
Persiste
Perceptivo
Seguro
Decidido
Diplomático
ATRIBUTOS PERSONALES
COMPETENCIA DE LOS AUDITORES
MANEJO DE DIFICULTADES LÓGICAS Y SISTEMÁTICAMENTE
CAPACIDAD PARA COMPRENDER RÁPIDA Y EFICIENTEMENTE
ESTAR EN CONDICIONES DE VER Y ACEPTAR OTROS PUNTOS
DE VISTA
CAPACIDAD PARA ELABORAR INFORMES CONCRETOS
CAPACIDAD PARA ADAPTAR EL PLAN A CIRCUNSTANCIAS
CAMBIANTES