AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO OHSAS 18001: 2007 LEGISLACIÓN VIGENTE. Dante Velásquez Aliaga

Texto completo

(1)

AUDITORÍA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

OHSAS 18001: 2007

LEGISLACIÓN VIGENTE

(2)

PROCESO

SISTEMÁTICO,

INDEPENDIENTE

Y

DOCUMENTADO, PARA OBTENER EVIDENCIA Y

EVALUARLA OBJETIVAMENTE, CON EL FIN DE

DETERMINAR EN QUÉ GRADO SE CUMPLEN LOS

CRITERIOS DE AUDITORÍA

SEGÚN ISO 19011

(3)

PROCESO

SISTEMÁTICO

NO ALEATORIO. ACTIVIDAD PLANIFICADA

Y PROGRAMADA

REVISAR EL SISTEMA DE GESTIÓN Y SUS PROCESOS

VERIFICAR CONFORMIDAD CON DIFERENTES CRITERIOS.

INDEPENDIENTE

AUDITORES INDEPENDIENTES DEL AREA

AUDITADA

DOCUMENTADO

EL PROCESO SE PUBLICA COMO

DOCUMENTO ESCRITO

(4)

SEGÚN ISO 19011

EVALUAR

OBJETIVAMENTE

COMPARAR LA EVIDENCIA CON LOS

CRITERIOS DE AUDITORÍA, USANDO

HECHOS ANTES QUE PERCEPCIONES

SUBJETIVAS

CRITERIOS DE

AUDITORIA

LEGISLACIÓN PROCEDIMIENTOS ESCRITOS NORMAS

REGISTROS, DECLARACIONES DE

HECHOS O CUALQUIER OTRA

INFORMACIÓN VERIFICABLES

EVIDENCIA DE

AUDITORÍA

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PRIMERA PARTE

SEGUNDA PARTE

TERCERA PARTE

OBJETIVOS:

Determinar si el SG SST:

 Es conforme con los requisitos planificados

 Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz  Efectivo para lo que fue creado

OBJETIVOS:

 Evaluar la adecuación para cumplir eficazmente los requisitos del SG SST del proveedor.

 Verificar la aplicación de disposiciones contractuales

OBJETIVOS:

 Evaluar la capacidad para cumplir los requisitos mínimos de SG SST

 Disminuir la necesidad de efectuar auditoría por los clientes.

Para:

 Evaluar la eficacia del sistema de SST

 Identificar las oportunidades de mejoramiento

Para:

 Evaluar y seleccionar proveedores

 Mantener relaciones ganar - ganar

Para:

 CERTIFICACIÓN O RECONOCIMIENTO POR UN TERCERO

COMPRADOR

ORGANIZACIÓN

AUDITORÍA INTERNA

AUDITORÍA EXTERNA

AUDITORÍA EXTERNA

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PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA

La independencia es la base para la imparcialidad de la

auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría.

La auditoría analiza el funcionamiento del sistema, se busca la

eficacia del sistema a lo largo de un período de tiempo.

La auditoría busca, a través del análisis del pasado,

soluciones para el futuro. Se analizan los fallos del sistema.

El método racional para alcanzar conclusiones fiables y

reproducibles es el enfoque basado en la evidencia. La

evidencia de la auditoría es verificable.

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PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA

Conducta Ética

Cuidado profesional

AUDITORES

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EJES DE LA AUDITORIA

REALIDAD

PROCESOS

LO QUE SE HACE

DOCUMENTOS

ESPECIFICACIONES REQUISITOS DEL CLIENTE

REGLAMENTOS PROCEDIMIENTOS PROGRAMA DE S & SO

LO QUE SE DEBE HACER

OBJETIVO

CUMPLIR CON POLITICA

DE S & SO

LO QUE SE QUIERE

LOGRAR

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CRITERIO DE AUDITORIA

Criterio de Auditoría:

Conjunto de políticas, procedimientos o requerimientos

usados como referencia

Norma OHSAS 18001: 2007

Documentación del Sistema – propio de la empresa

Requisitos Legales y de Clientes

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AUDITADO

AUDITOR

CLIENTE

PROTAGONISTAS DE LA AUDITORIA

Auditoría del Sistema SST

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Inicio Revisión Documentaria Preparación Auditoría de Campo Informe

• Designar auditor Líder.

• Definición Objetivos, alcance y criterios. • Determinación viabilidad.

• Conformación equipo auditor. • Contacto inicial con auditado

• Plan de Auditoría • Lista de Verificación

• Otros documentos de trabajo. • Asignar trabajo al equipo auditor.

Reunión de apertura Comunicación.

Funciones guías y observadores.

Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos

Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre

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Inicio Revisión Documentaria Preparación Auditoría de Campo Informe

• Designar auditor Líder.

• Definición Objetivos, alcance y criterios. • Determinación viabilidad.

• Conformación equipo auditor. • Contacto inicial con auditado

• Plan de Auditoría • Lista de Verificación

• Otros documentos de trabajo. • Asignar trabajo al equipo auditor.

Reunión de apertura Comunicación.

Funciones guías y observadores.

Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos

Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre

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DEFINICION DEL ALCANCE DE LA AUDITORIA

M

actividad principal

¿Qué es lo que la organización ofrece principalmente a los clientes?.

Ej. Diseño y Fabricación de barcos de pasajeros

A

Actividades

nacionales

¿Qué otra cosa puede ofrecer también a los clientes?

Ej. Reparar todo tipo de naves marinas.

C

Aclaración y

limitaciones

En ocasiones es necesario aclarar la descripción

Ej. Diseño y fabricación de barcos de pasajeros hasta 10,000 tons.

Reparación de todo tipo de naves marianas hasta x tons.

Las actividades asociadas de OH&S con el diseño, ventas, producción e

instalación de supresores de flama para usar en tuberías que transportan gases

explosivos o inflamable.

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Consideraciones de un plan de auditoria

• Asignación de auditores

• Procesos Claves

• Departamentos y patrones de trabajo

• Cláusulas de la norma

• Lugar, etc.

• Comunicaciones

• Uso efectivo del tiempo

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PLAN DE AUDITORIA INTERNA

Objetivo Alcance Criterios

HORA ACTIVIDAD AUDITADO LUGAR REQUISITO LIDER EQUIPO RECURSOS DIA 1

AGENDA

FECHA: PLAN No.:

PREPARÓ - AUDITOR LIDER - APROBÓ - AUDITADO -

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IDENTIFICACIÓN DE FALLAS Y EVALUACIÓN DE RIESGOS

ETAPA DE

AUDITORIA

POSIBLES

FALLAS

CONSECUENCIA

SEV

PROB Niv

Riesgo

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Herramienta

PROCESOS

REQUISITOS

APLICABLES

DOCUMENTOS

Identificar

INTERRELACIONES

RECURSOS

Verificar

IMPLEMENTACIÓN

EFICACIA SG SST

MEJORA SG SST

LA LISTA DE VERIFICACIÓN

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LA LISTA DE VERIFICACIÓN

UTILIDAD:

Ayuda a la gestión del tiempo, indica lo que ha de cubrirse

en cada proceso.

Facilita el abarcar cada actividad, obteniendo respuestas

para los requerimientos.

Permite recopilar las evidencias de la auditoría en orden

lógico.

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LA LISTA DE VERIFICACIÓN

PREGUNTAS PARA ABRIR Y CERRAR

TIPO DE PREGUNTAS

TIPO DE

RESPUESTAS

EFECTO

QUÉ, PORQUÉ, DÓNDE

ABIERTAS (larga)

ABREN LA

CONVERSACIÓN

QUIÉN, CUANDO

CORTA

CIERRAN EL

INTERCAMBIO

“DE ACUERDO A LOS

RIESGOS PRIORIZADOS

¿CUALES SON LOS

CONTROLES?”

ABIERTAS, DAN

LUGAR PARA

EXPRESARSE

GUIAN AL AUDITADO

SIN CONTROLARLO

Ejercicio Grupal

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LA LISTA DE VERIFICACIÓN

– Respuestas modelos

Requisito Preguntas por hacer Evidencia

Auditoria Interna (4.5.5) Realizar auditorias en los intervalos planeados

¿Cómo planea sus auditorias? Vea el programa de auditoria. Tome muestras de los reportes de auditoria para asegurar que se realizan según el plan

Planear el programa basado en los resultados de la evaluación de riesgos y los resultados de las auditorias previas

¿Cómo decide qué necesita auditoría y con qué frecuencia?

¿Cómo usa el plan de resolución del consejo de planear el

programa de auditoria?

¿Qué cambios se han hecho al programa desde que se publicó la primera vez?

¿Cómo mantiene el programa?

Tome muestras del programa de auditoria y los resultados de la evaluación de riesgos . Busque la correlación entre la frecuencia de las auditorias y los

resultados de la evaluación de riesgos. Igual en los resultados de auditorias previas.

Compare el plan de acción con el programa.

Vea ejemplos del programa

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Inicio Revisión Documentaria Preparación Auditoría de Campo Informe

• Designar auditor Líder.

• Definición Objetivos, alcance y criterios. • Determinación viabilidad.

• Conformación equipo auditor. • Contacto inicial con auditado

• Plan de Auditoría • Lista de Verificación

• Otros documentos de trabajo. • Asignar trabajo al equipo auditor.

Reunión de apertura Comunicación.

Funciones guías y observadores.

Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos

Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre

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PRESENTACIÓN DE LOS EQUIPOS AUDITOR Y AUDITADO OBJETO Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA

RECOFIRMAR EL PLAN QUE SE VA A INICIAR RECORDAR FECHA DE REUNIÓN DE CIERRE VALIDAR LOS MEDIOS LOGÍSTICOS

METODOLOGÍA DE LA AUDITORÍA CONFIDENCIALIDAD Y COMUNICACIÓN SEGURIDAD Y EMERGENCIA FUNCIONES PARTICIPANTES

CONTENIDO

REUNIÓN DE APERTURA

Establecer ambiente de confianza y consolidarlo cuando no exista.

Aclarar desde el comienzo, si es necesario los conceptos básicos de la

auditoria.

Confirmar la logística.

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Entrevista, Observación, etc.

Recolección mediante muestreo

Verificación

Evaluación vs.. Criterios

Revisión

INFORMACIÓN

EVIDENCIA

HALLAZGOS

Conclusiones de Auditoría

RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

(24)

RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

LA ENTREVISTA

ESCUCHAR

OBSERVAR

ANALIZAR

EVALUAR

REGISTRAR

PREGUNTAR

(25)

25

Enfoque de las 6 etapas

LA ENTREVISTA

Estructura

Enfoque de las 6 etapas

Habilidades claves

Inicio

Establecer escena

Construir confianza

Confirmar lo básico

Interrogatorio

Escuchar

Entender los negocios

Medio

Establecer el proceso

Escuchar

Sondeo

Comprender el propósito

Buscar la evidencia objetiva

Interrogatorio

Muestreo

Observación

Toma de notas

Gestión del tiempo

Evaluar la evidencia

Revisar

Planeación

Fin

Cierre

Toma de decisiones

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EJEMPLOS DE EVIDENCIAS

CONDICIONES DE OPERACIÓN EQUIPO EN FUNCIONAMIENTO REGISTROS ESTADÍSTICAS ACTOS SUBESTÁNDARES

RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

(27)
(28)
(29)
(30)

RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN

FUENTES DE INFORMACIÓN

Personas

Responsabilidad

Entrenamiento

Competencia

Autoridad

Interrelaciones

Criterios

Manual de SST

Procedimientos

Instrucciones

Registros

Reglamentos

Procesos

Operaciones

Almacenes

Mantenimiento

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CONSIDERACIONES PARA LA AUDITORIA

Reuniones:

• Reuniones de apertura

• Reuniones de equipo

• Reuniones de revisión de equipo

• Reuniones internas durante la auditoria

• Reuniones de cierre

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REUNIÓN DE CIERRE

Presentación de los resultados de la auditoría:

Procesos auditados, interacciones, niveles de

organización

Hallazgos y conclusiones de la auditoría

Solución y acción correctiva

Fechas tentativas para las acciones correctivas

Eventualmente acuerdos sobre la precisión de las

No Conformidades

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CONTENIDO

OBJETIVO, ALCANCE Y CRITERIOS

FECHAS Y LUGARES DE REALIZACIÓN DE

LAS ACTIVIDADES DE LA AUDITORÍA

PROCESOS AUDITADOS

RESPONSABLES DE LAS ACTIVIDADES

REUNIÓN DE CIERRE

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Inicio Revisión Documentaria Preparación Auditoría de Campo Informe

• Designar auditor Líder.

• Definición Objetivos, alcance y criterios. • Determinación viabilidad.

• Conformación equipo auditor. • Contacto inicial con auditado

• Plan de Auditoría • Lista de Verificación

• Otros documentos de trabajo. • Asignar trabajo al equipo auditor.

Reunión de apertura Comunicación.

Funciones guías y observadores.

Recolección y verificación de la información Generación de hallazgos

Preparación de conclusiones. Realización de la reunión de cierre

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PERSONAL ENTREVISTADO

AUDITOR LIDER, EQUIPO AUDITOR

ASPECTOS FAVORABLES

ASPECTOS DEBILES

SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

CONTENIDO

INFORME

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REPORTE DE AUDITORIA Y NO CONFORMIDADES

Propósito del reporte o informe de auditoria:

1. Identificar la no conformidad

2. Calificar o evaluar las no conformidades

3. Redactar reportes o notas de no conformidad

4. Contenido adicional para el reporte o informe de auditoria

5. Reporte verbal de la auditoria

(37)

1. IDENTIFICAR LA NO CONFORMIDAD

La definición de una no conformidad es

“el incumplimiento

de un requisito”

El requisito está en los criterios de auditoria:

• OHSAS 18001

• Propio de la organización y su sistema de SST.

• Regulatorio o estatutario.

(38)

¿No conformidad o no cumplimiento?

No conformidad =

El no cumplimiento de un requerimiento (se

usa para reportar los requisitos de un Sistema de Gestión)

No cumplimiento =

Se usa cuando se reporta una infracción a la

legislación

La organización no ha completado la evaluación de riesgos antes de

introducir el uso de agentes desengrasantes al área de producción, en

consecuencia, la compañía no cumple con la regulación de COSHH

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TOMA DE DECISIONES

Antes de reportar una no conformidad, debemos ser capaz de

identificar:

1.

El problema

Una descripción muy simple de la naturaleza del problema.

2.

La evidencia

Detalles específicos de la evidencia que se apreció

llevando a una conclusión de que existe una no conformidad.

(40)

EJEMPLO DE NO CONFORMIDAD

El problema

El método para controlar los documentos no es completamente efectivo.

La evidencia

Los ingenieros de instalación están trabajando con procedimientos no

vigentes. Están usando el procedimiento para Trabajar en las alturas

versión 3. La versión 4, se liberó para su inmediata implementación hace

dos meses.

El requisito

OHSAS 18001 requiere que “versiones relevantes de los documentos

aplicables están disponibles en los puntos de uso” (4.4.5.d)

(41)

Calificando los reportes de deficiencias - Mayor

1.

La ausencia de uno o más elementos del sistema OHSAS 18001,

o la falla para implementarlos y mantenerlos

2.

No cumplimiento de un requisito legal

3.

Una situación que podría, según la evidencia objetiva, colocar a

(42)

Calificando los reportes de deficiencias - Menor

Un hallazgo que indica una debilidad en el sistema, en un procedimiento, registro

o en la gestión de una actividad particular.

También puede ser una situación en la cual, si se deja sin una acción correctiva o

atención por parte de la organización podría, según la evidencia objetiva,

plantear serias dudas sobre la futura capacidad del sistema de gestión para

(43)

Proceso de Toma de decisiones

¿Existe un claro incumplimiento de los requisitos?. OHSAS, legales, criterios, etc.

¿Representa un riesgo serio para los Empleados o la integridad

del Sistema?

¿Se encontró el problema? Investigar más, examinar:

• Requisitos del sistemas • Legislación • Evaluación de Riesgos Problema potencial identificado

No o no es seguro

SI

NO

SI

Plantee una Plantee una

SI

NO

Anote en el Reporte si existe una Oportunidad de mejora

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Reporte de Auditoria

Retroalimentación verbal por el auditor al final de cada

parte de la auditoria

Durante la auditoria, en las juntas diarias de revisión,

reportar sobre:

Progreso

Cambios al programa

Presentación de hallazgos

El equipo de auditoria considera sobre los hallazgos:

Preparar informe formal de auditoria

Hacer recomendaciones finales.

Junta de cierre:

Presentar un resumen de los hallazgos. Comunicar las recomendaciones

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RESPONSABILIDADES

Auditor

• Identifica las deficiencias

• Escribe el reporte

• Discute los hallazgos con el equipo

• Propone el grado o la calificación (de la No Conformidad)

• Presenta el reporte o Informe al cliente

Auditor Lider

• Modera los hallazgos de auditoría y el Informe.

• Identifica las tendencias recurrentes y consolida los hallazgos

• Aprueba la calificación del grado de las No Conformidades.

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COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

EDUCACIÓN

FORMACIÓN

HABILIDADES

EXPERIENCIA

(47)

COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

Ético, Justo Veraz,

Honesto, Discreto

Mente abierta

Observador

Versátil

Persiste

Perceptivo

Seguro

Decidido

Diplomático

ATRIBUTOS PERSONALES

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COMPETENCIA DE LOS AUDITORES

MANEJO DE DIFICULTADES LÓGICAS Y SISTEMÁTICAMENTE

CAPACIDAD PARA COMPRENDER RÁPIDA Y EFICIENTEMENTE

ESTAR EN CONDICIONES DE VER Y ACEPTAR OTROS PUNTOS

DE VISTA

CAPACIDAD PARA ELABORAR INFORMES CONCRETOS

CAPACIDAD PARA ADAPTAR EL PLAN A CIRCUNSTANCIAS

CAMBIANTES

MANTENER EL CONTROL DE TIEMPO EN TODAS LAS FASES DE

LA AUDITORÍA

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