SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL
PROCEDIMIENTO PR-MA-04
COMUNICACIÓN AMBIENTAL
Rev.: 05
TABLA CONTROL DE CAMBIOS Rev. Fecha Motivo del Cambio
0 19/01/2013 Primer ejemplar.
1 20/01/2013 Revisión formal, ajuste final documentación y aprobación de la misma. 2 15/01/2013 Revisión anual 2014.
Sin cambios.
3 04/02/2015 Se incluye descripción de funcionalidad relativa a comunicación con proveedores. 4 17/01/2015 Cambio de sociedad, Dipicell, S.A. a Dipicell, S.L.
5 09/01/2018
Actualización a UNE EN ISO 14001:2015. Ampliación de los documentos de referencia punto 5. Integración con Calidad en relación a la identificación de los requisitos ambientales para la compra de los productos y/o servicios y su comunicación a los proveedores externos (relacionado con PR-PMP-06. Compras y Evaluación Proveedores. Rev12. Retirada Anexo III: Localización de las funcionalidad para el proceso, en programa gestión ambiental por no estar operativo a fecha de revisión. Cambio del Anexo II: Criterios a proveedores externos, requisitos ambientales y de seguridad laboral, para unificarlo con Calidad.
ELABORADO POR:
Responsable del Sistema de SST y MA:
REVISADO Y APROBADO POR: Gerente.
INDICE: 1. OBJETO ... 4 2. ALCANCE ... 4 3. MÉTODO OPERATIVO ... 4 3.1. CANALES DE COMUNICACIÓN ... 4 3.2. RESPONSABILIDADES ... 6 4. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA ... 6 5. ANEXOS ... 6
1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto la definición de un sistema de comunicación en lo relativo al Sistema de Gestión Ambiental de DIPICELL, S.L., entre los diversos niveles y funciones de la organización, y de ésta con las partes interesadas externas de DIPICELL, S.L.
2. ALCANCE
Este procedimiento afecta a todas las comunicaciones establecidas en el marco del Sistema de Gestión Ambiental.
3. MÉTODO OPERATIVO
3.1. CANALES DE COMUNICACIÓN
Comunicación interna
La comunicación interna en DIPICELL, S.L. se realiza por medio de un formulario en papel “SOLICITUD”. Este mismo formulario se empleará también para las comunicaciones de carácter ambiental internas de la empresa. El responsable de medio ambiente será el responsable de analizarlas y evaluarlas.
Asimismo y dado que los trabajos se realizan en las instalaciones del cliente, la comunicación ambiental se realizará también vía electrónica a los responsable de las diferentes centrales.
Comunicación externa
Estas comunicaciones serán básicamente para recibir, entablar contacto, documentar y responder a las comunicaciones relevantes, en temas relacionados con el sistema de gestión ambiental de DIPICELL, S.L., de partes interesadas externas.
DIPICELL, S.L. comunica a todos sus clientes y proveedores su Política Integrada y en su caso cualquier requisito ambiental necesario.
Para la comunicación con las partes interesadas, bien particulares, bien empresas proveedoras o que mantengan cualquier otro tipo de relación con DIPICELL, S.L. se empleará un formato libre (normalmente son correos electrónicos). Sólo en aquellos casos en los que por exigencias del cliente haya que cumplimentar un formato específico, se utilizará este (y se guarda copia en la carpeta del proyecto). Se dejará registro de dichas comunicaciones.
Para otras comunicaciones (carta, correo electrónico, etc.), se empleará formato libre, pero siempre esta comunicación deberá contener:
Persona a la que se dirige la comunicación,
El Responsable del Sistema de Gestión será el encargado de estudiar todas las comunicaciones de carácter ambiental, responderlas y archivarlas.
Siempre que sea posible se usarán, para dirigirnos a los Organismos Públicos, los modelos de solicitud oficiales facilitados por ellos.
Aquellas comunicaciones que se reciban por fax, se escanean y se guardan en la carpeta correspondiente en el servidor.
Comunicación Ambiental
La organización decide no comunicar públicamente sus aspectos ambientales significativos.
Política de Gestión
La Política de Gestión es la base del Sistema de Gestión de DIPICELL, S.L. y es el marco de referencia para el buen funcionamiento de la empresa. En ella queda patente el compromiso de la Dirección con la mejora continua. Con el fin de difundir este compromiso con la gestión ambiental, la política será distribuida a todas las personas que colaboren con DIPICELL, S.L. así como a clientes principales.
Esta distribución se realizará tanto por medios convencionales como utilizando las nuevas tecnologías. La Política Integrada es revisada periódicamente en la Revisión por la Dirección.
Comunicación de Requisitos Ambientales
Con el fin de difundir el compromiso de DIPICELL, S.L. con la gestión ambiental, a los nuevos proveedores y a los principales clientes, así como periódicamente a los proveedores relevantes, junto con la Política, se les realiza una comunicación ambiental en la que se le indica el requisito de cumplimiento con la normativa ambiental.
Para el envío de estas comunicaciones a los proveedores externos se dispone del documento “CORREO-PROV”: Correo tipo Comunicación criterios a proveedores externos, requisitos ambientales y de seguridad laboral. Dicha comunicación se lleva a cabo por medio del documento “REQ-MA-PROV”, donde se le suministra además información sobre como minimizar sus impactos y obligaciones legales, y se solicitando acuse de recibo de dicho documento.
Si se diera el caso de empresas subcontratadas para la ejecución de trabajos dentro de las instalaciones de DIPICELL, el Responsable de SST y Gestión Ambiental entregará las instrucciones necesarias para que el personal pueda cumplir los requisitos del sistema que le sean de aplicación, solicitando acuse de recibo de dicho documento “INS-MA-PROV”.
En todo caso, se registrarán las comunicaciones que se consideren relevantes según lo establecido en la GUIA DE COMUNICACIÓN CALIDAD.
3.2. RESPONSABILIDADES
Representante de la Dirección
Supervisar las comunicaciones con clientes, proveedores y demás partes interesadas externas. Supervisar las comunicaciones ambientales de carácter interno.
Responsable del Sistema de Gestión
Custodiar las comunicaciones de carácter ambiental.
4. DOCUMENTACIÓN RELACIONADA
UNE-EN-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental. PR-PMP-06. Compras y Evaluación Proveedores.
GUIA DE COMUNICACIÓN CALIDAD.
5. ANEXOS
Anexo I: Registro de Solicitud.
Anexo II: Documento de “Comunicación de requisitos ambientales y seguridad laboral en el suministro y prestaciones de servicio”.
ALTA NUEVO PROVEEDOR
REGISTRO EN SISTEMA INFORMATICO DE COMPRAS
“ALTA DE PROVEEDORES”
ENVIO DE CORREO ELECTRONICO A RBL. DE GESTION AMBIENTAL DE COMUNICADO NUEVO PROVEEDOR
ENVIO DE CORREO ELECTRONICO A RBL. DE PROVEEDOR DE DOCUMENTO “Criterios a proveedores externos, requisitos ambientales y de seguridad laboral, para unificarlo con Calidad” PARA
SU ACEPTACION Y FIRMA
RECEPCION DE CORREO ELECTRONICODE RBL. DE PROVEEDOR COMUNICACANDO SU ACEPTACION O
NO DE LOS REQUSISITOS AMBIENTALES
REGSITRO DE “SEGUIMIENTO-COMUNICACIÓN A
SOLICITUD
FECHA RECEPCIÓN OFICINA ___/___/____
A la atención de: _________________________________________________________________ Asunto: _________________________________________________________________ Fecha: __________________________________________________________________ Trabajador: _________________________________________________________________ Declara: __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ Firmado: Vº. Bº.
Correo tipo Comunicación criterios a proveedores externos, requisitos ambientales y de seguridad laboral.
Estimados/as
Conscientes de los beneficios que reporta trabajar dentro de los principios de calidad, y de la necesidad de cumplir la legislación vigente en materia ambiental y en seguridad laboral, nuestra empresa ha implantado un Sistema de Gestión en Calidad , Medio Ambiente y Seguridad y Salud, según las normas ISO 9001 , ISO 14001 y OHSAS 18001 , respectivamente.
Actualmente usted forma parte del grupo de proveedores externos homologados que genera un impacto importante en el desarrollo de nuestra organización, como parte de nuestro proceso le informamos de los criterios de evaluación que encontrará como documento anexo a este correo.
Estos criterios nos permiten evaluar la capacidad de nuestros proveedores para cumplir con los requerimientos expresados por DIPICELL, S.L.
Como parte de nuestro Sistema de Gestión de Calidad, DIPICELL, S.L. evalúa como mínimo 1 vez al año, el desempeño de nuestros proveedores externos, las valoraciones realizadas consideran criterios específicos que se evalúan en una escala de 1 a 5, siendo el 5 el valor máximo posible y el 1 el menor valor posible.
Como resultado de esta valoración consideramos como:
Proveedor Homologado Nota Media ≥ 3 puntos
Proveedor No Homologado Nota media < 3 puntos
Por tanto, en el futuro, estamos obligados no solo a valorar la calidad del producto y/o servicio que nos ofrece, sino, adicionalmente y en la medida de sus posibilidades, valoraremos su colaboración en la gestión ambiental y el respeto hacia las normas de seguridad y salud establecidas en nuestra empresa.
Anexo a este correo encontrará los Requisitos ambientales que dependiendo de su actividad debe cumplir como proveedor externo de DIPICELL.
Rogamos nos haga llegar acuse de recibo de dicha comunicación.
Continuaremos utilizando esta vía como canal de comunicación a través de la cual le informaremos de cualquier cambio en nuestro proceso, los resultados de la evaluación y /o cualquier otra información que sea de interés,
Igualmente queremos aprovechar la oportunidad para agradecerles su involucración en los sistemas referidos. Quedamos a su disposición ante cualquier duda y/o aclaración que precise o consulta que desee realizarnos, Agradeciendo de antemano su colaboración,
