I. INTRODUCCIÓN
El presente Manual fue elaborado conforme a Principios, Normas, Misión y Visión de LA CASA DEL ALFARERO: HOGAR Y GRANJA, cuyo propósito es definir la estructura organizacional, las relaciones, responsabilidades y funciones de la cada unidad de trabajo.
Este trabajo fue desarrollado con base a los relevamientos de funciones, la estructura organizacional existente, la colaboración de la Dirección General, y la coordinación y ejecución a cargo de la División de Comunicaciones.
Este Manual de Organización y Funciones debe ser considerado como un instrumento dinámico, sujeto a cambios que surgen de las necesidades propias de toda Empresa, y de la revisión técnica permanente para mantener su utilidad. La actualización del presente Manual de Organización y Funciones se hizo mediante una propuesta en conjunto del Director General y un equipo de trabajo interdisciplinario.
El Manual debidamente aprobado será distribuido en partes a las unidades que trabajan en LA CASA DEL ALFARERO: HOGAR Y GRANJA.
II. MISION
El centro de rehabilitación LA CASA DEL ALFARERO: HOGAR Y GRANJA, es una institución cristiana de carácter privado, de naturaleza autónoma y sin ánimo de lucro. Creada por Antonio Gonzalez, que ofrece servicios Teo terapéuticos y reeducativos a personas y familias con adicciones y dependencias que ocasionan
III. VISIÓN
En el año 2010, el centro de rehabilitación LA CASA DEL ALFARERO: HOGAR Y GRANJA, será un centro líder en procesos Teo terapéuticos reeducativos de alta eficiencia y eficacia en la intervención de problemáticas relacionadas con las dependencias, logrando procesos de individuación y socialización en la persona, fortaleciendo el tejido familiar e impulsando el desarrollo bio-sicosocial. Estará en posibilidad de diseñar, desarrollar, evaluar, sistematizar y difundir metodologías válidas para la construcción e implementación de procesos de prevención y rehabilitación en farmacodependencias por medio de consultorías, Asesorías y pasantías, a nivel nacional e internacional.
IV. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
El Proyecto fue elaborado con base a principios y normas de administración generalmente aceptadas, basado en la necesidad de contar con una organización capaz de cubrir todos los aspectos relacionales con los objetivos de la CASA DEL ALFARERO: HOGAR Y GRANJA. La organización propuesta establece claramente los niveles jerárquicos, la unidad de mando, las funciones de línea, de apoyo y de asesoría. Asimismo, presenta un equilibrio en cuanto a la distribución de niveles y responsabilidades que permite ejercer un control eficiente para el cumplimiento de las funciones asignadas a cada unidad de trabajo.
V. PRINCIPIOS DE ORGANIZACION
No tienen la exactitud de las leyes de la ciencia pura, ni alcanza el rango o jerarquía de una ley; reúnen más bien el carácter de criterios de buena organización. Los que
a) A cada división, subdivisión y área se le deben asignar responsabilidades precisas y claras.
b) La responsabilidad debe llevar siempre aparejada la autoridad correspondiente.
c) Debe ser delegada toda autoridad que pueda ser desempeñada en forma segura y adecuada por uno de menor jerarquía.
d) La responsabilidad del subordinado hacia su superior por la autoridad recibida, mediante la delegación, es absoluta y ningún superior puede eludir la responsabilidad por las actividades de su subordinado. e) Todo cambio de responsabilidad de un puesto debe ser conocido por
las personas a quienes involucre.
f) Para asegurar el cumplimiento de las funciones delegadas, se consigna la obligación de suministrar informes acerca de la gestión realizada a su superior inmediato.
g) Sólo las decisiones que no puedan ser adoptadas en un determinado nivel deben ser remitidas hacia uno superior.
h) No deben darse órdenes a los subalternos omitiendo la vía del coordinador responsable.
i) Ningún individuo que desempeñe un solo puesto en la organización debe estar sujeto a recibir órdenes de otra persona diferente a los coordinadores y/o directores.
j) Las observaciones críticas a los internos y/o subordinados deben hacerse, siempre que sea posible, en privado y en ningún caso en presencia de individuos de igual o menor categoría.
k) Toda situación planteada respecto del personal dependiente de un área específica de trabajo requerirá siempre la aprobación de la coordinación del área en cuestión.
Para ser más entendible cada una de las áreas de trabajo, el Manual de Organización y Funciones constará de las siguientes partes:
a) Objetivo: En él se define los propósitos de cada unidad de trabajo. b) Relaciones: Define la relación de dependencia de las unidades a los
niveles superiores.
c) Funciones Generales: Define en el manual de funciones y responsabilidades para cada dependencia conforme a la naturaleza de cada unidad.
V. DESCRIPCIÓN DE CARGOS / ÁREAS
1.1 DIRECCION GENERAL (Director General) 1.2
1.1.1. Objetivo: Es la persona encargada de llevar adelante el funcionamiento del centro terapéutico para el cumplimiento de sus objetivos a través de la metodología acordada. Es el responsable principal de la buena marcha del centro.
1.1.2. Relaciones: El Director no tendrá ninguna autoridad sobre sí, sin embargo, depende sus superiores del directorio.
1.1.3. Funciones Generales:
• Será el responsable principal del funcionamiento administrativo y espiritual del centro.
• Será el responsable principal del funcionamiento administrativo y espiritual del centro.
• El director hace parte del Comité de Ingreso (director, subdirector y Coordinador Técnico); dicho comité se ocupará de entrevistar a los candidatos a la rehabilitación y aprobar el ingreso al centro.
• Trabajará en conjunto con la División Administrativa para determinar los costos operacionales.
• Se encargará en conjunto con la División Administrativa un presupuesto anual.
• Se encargará de supervisar el programa de discipulado bíblico, ya sea por sí mismo o invitando a otros ministros.
• Trabajará en conjunto con los Coordinadores de División para el logro de los objetivos del centro.
• Representará al centro ante entidades públicas o legales.
1.2. SECRETARIA GENERAL
1.2.1. Objetivo: Prestar una asistencia administrativa en la recepción, canalización, registro, despacho y trascripción de documentos, informes, memorándums, notas y otros, a fin de lograr el cumplimiento de la Dirección General.
1.2.2. Relaciones: La Secretaría General tendrá sobre si la autoridad del Director General.
1.2.3. Funciones Generales:
• Transcribir informes, notas, memorándums, circulares, cartas y otros procesados por la Dirección General.
• Recibir, registrar y despachar los documentos y correspondencia interna y externa de la Dirección General.
• Revisar y controlar periódicamente el archivo de la documentación archivada por la secretaria, al objeto de mejorar o introducir cambios. • Convocar a reuniones que le instruya su inmediato superior al personal
subalterno de la unidad.
• Mantener en orden alfabético los números telefónicos más usados por la unidad.
• Responsabilidad sobre el cumplimiento eficiente y eficaz de las tareas asignadas a su persona, sobre los bienes y materiales asignados a su persona.
• Realizar labores de acuerdo con el concepto: manejo y confianza
1.3. MINISTERIO LAS ALFARERAS
1.3.1. Objetivo: Elaborar estrategias metodológicas que faciliten la reincorporación de las mujeres que han sufrido abusos físicos y/o psicológicos, en los espacios familiares, sociales y públicos para que sean capaces de reconocerse como sujetos de desarrollo activo de la sociedad.
1.3.2. Relaciones: El Ministerio Las Alfareras tendrá sobre si la autoridad del Director General.
1.3.3. Funciones Generales:
• Proponer e implementar los diferentes programas y proyectos de actuaciones para cumplir con el objetivo principal.
• Favorecer el desarrollo de iniciativas de mejora relativas a la reinserción social, entre otros, en los ámbitos de acción transversales siguientes: apoyo familiar, educación, salud, trabajo y ocupación.
• Cualquier otra función que la Dirección General pueda asignar en relación con la promoción de las actuaciones y actividades para la reinserción social de las mujeres.
1.4. SUB - DIRECCION (subdirector)
1.4.1. Objetivo: Es la persona encargada de llevar adelante el funcionamiento interno para el cumplimiento de los objetivos planteados por la Dirección General. Es el responsable de la buena interacción entre la Dirección General y los Coordinadores de Unidad.
1.4.2. Relaciones: El Sub - director tendrá como autoridad sobre sí al Director General, reuniéndose con él con una periodicidad por definir, para llevar a cabo reuniones de información y planificación.
1.4.3. Funciones Generales:
• Proponer e implementar los diferentes programas y proyectos de actuaciones para cumplir con el objetivo principal.
• Favorecer el desarrollo de iniciativas de mejora relativas a la reinserción social, entre otros, en los ámbitos de acción transversales siguientes: apoyo familiar, educación, salud, trabajo y ocupación.
• Cualquier otra función que la Dirección General pueda asignar en relación con la promoción de las actuaciones y actividades para la reinserción social de las mujeres.
1.5. SECRETARIA
otros, a fin de lograr el cumplimiento de las labores de LA CASA DEL ALFARERO.
1.5.2. Relaciones: La Secretaría tendrá sobre si la autoridad del Director General, Sub – director y Coordinadores de División.
1.5.3. Funciones Generales:
• Transcribir informes, notas, memorándums, circulares, cartas y otros, procesados por la Dirección, Sub – Dirección y las Divisiones.
• Recibir, registrar y despachar los documentos y correspondencia interna y externa del Centro.
• Recibir, registrar y despachar los documentos y correspondencia interna y externa.
• Realizar un archivo de la documentación (Correspondencia enviada y recibida) del Centro.
• Convocar a reuniones que le instruya su inmediato superior al personal subalterno del Centro.
• Mantener en orden alfabético los números telefónicos más usados por el Centro.
• Responsabilidad sobre el cumplimiento eficiente y eficaz de las tareas asignadas a su persona, sobre los bienes y materiales asignados a su persona.
• Gestionar el pedido de materiales y otros, a fin de satisfacer las necesidades del Centro.
• Atender al público en forma personal y por teléfono dando la información requerida y posteriormente informar al jefe de Departamento.
1.6. DIVISION ADMINISTRATIVA
1.6.1. Objetivo: Coadyuvar, con la Dirección General, en la planeación, coordinación y evaluación de los procesos administrativos. Asimismo, integrar su gestión para un aprovechamiento racional de los recursos asignados, con una visión clara de los objetivos institucionales y establecer, con la participación de los Coordinadores de División, principios operativos comunes que orienten los esfuerzos hacia la misión institucional.
1.6.2. Relaciones: La División Administrativa tendrá sobre si la autoridad del Director General.
1.6.3. Funciones Generales:
La División Administrativa de acuerdo con sus dos (2) áreas específicas, tendrá las siguientes funciones:
a). Área Financiera - Tesorería y Contaduría:
• Llevar la administración de recursos financieros tales como llevar un libro de movimiento diario, trámites bancarios, compras, y el confeccionar balances.
• Recibir y administrar los aportes financieros asignados y/o donados al centro.
• Trabajar en estrecha relación con el director, para asuntos financieros y contables.
• Suplir, con los aportes económicos recibidos, las necesidades domésticas y extraordinarias del Centro.
• Diseñar y asesorar al Director General para la confección del presupuesto anual del centro.
• El Área Financiera deberá estar preparada para presentar un informe detallado y claro de las finanzas del centro, ante una comisión auditora nombrada por el Directorio.
b). Área de Servicios – Administración y Recepción de Bienes y Servicios, y Administración de Trasportes:
• Llevar un inventario detallado de los bienes e infraestructura del Centro.
• Recepción y administrar las donaciones, ofrendas y demás especies recibidas en el Centro.
• Suplir, con los aportes en especie recibidos, las necesidades domésticas y extraordinarias del Centro.
• Administrar y coordinar toda la movilización de personal y enseres del Centro, durante la prestación de algún servicio o similar.
• Coordinar la movilización de los internos desde la Granja al Hogar y viceversa, los días asignados para esto.
• Velar por la manutención y sostenimiento mecánico y físico de los vehículos que prestan un servicio al Centro.
• Trabajar en estrecha relación con el director, para asuntos de prestación de servicios, manejo de bienes y coordinación de trasportes.
1.7. DIVISIÓN TÉCNICA (DT)
1.7.1. Objetivo: La División Técnica está formada por una Coordinación Técnica, una Consejería, un área Terapéutica y la Coordinación de Proyectos.
1.7.2. Relaciones: La División Técnica tendrá sobre si la autoridad directa del Coordinador Técnico, quien a su vez debe reportar a la Dirección General y a la Sub – Dirección.
1.7.3. Funciones Generales:
• La División Técnica debe trabajar en conjunto con la Dirección General y la Sub – Dirección del Centro.
• Cada cargo debe cumplir las siguientes funciones y características: a) Coordinador Técnico:
• Tener un conocimiento básico y práctica de psicología aplicada a la rehabilitación de adicción a estupefacientes. • Poseer habilidades ejecutivas y administrativas que le capaciten para ejercer sus funciones.
• Apoyar y orientar en asuntos técnicos a los internos, especialmente en la supervisión del cumplimiento del reglamento interno y las normas institucionales, dejando asuntos o situaciones más complejas en manos del subdirector y/o director.
• El Coordinador Técnico hace parte del Comité de Ingreso (director, subdirector y Coordinador Técnico); dicho comité se ocupará de entrevistar a los postulantes a la rehabilitación y aprobar el ingreso al centro.
• Supervisar el proceso metodológico.
• Coordinar las funciones operativas de cada uno de los miembros del Equipo terapéutico hacia un objetivo común, en su centro de rehabilitación.
• Intervenir en los casos en que se presente confusión en el equipo terapéutico.
• Prestar ayuda a cualquiera de los integrantes del equipo terapéutico y/o de los internos.
• Evaluar los resultados del proceso de acuerdo con los objetivos trazados.
• Realizar seminarios educativos con familias y/o internos durante todo el proceso.
• Realizar terapia familiar con internos de I a III etapa, al igual que con cada una de sus familias.
• Evaluar los resultados de acuerdo con los objetivos trazados para cada una de las áreas de trabajo bajo su cargo. • Realizar seminarios sobre Comunidades terapéuticas. • Implantar y dirigir los grupos terapéuticos.
• Estructurar el modelo terapéutico dentro de la Institución. • Las demás asignadas por el Director General.
b) Consejería y Terapéutica: (Hermanos Mayores)
• Participar en la evaluación terapéutica al personal de internos.
• Evaluar los resultados de acuerdo con los objetivos trazados para cada una de las áreas de trabajo bajo su cargo. • Participar en el programa de orientación familiar.
• Asistir como coterapeutas a los grupos terapéuticos. • Ayudar en la estructuración del modelo terapéutico dentro de la institución.
• Asignar los trabajos a cada uno de los residentes y/o hermanos mayores.
• Llevar el diario institucional.
• Las demás asignadas por el Coordinador o Director General.
c) Coordinación de Proyectos:
• Crear, desarrollar, y establecer en conjunto con la Coordinación Técnica los proyectos a desarrollar dentro del Centro, de acuerdo con las necesidades específicas del entorno propio y el comunal.
• Supervisar los diferentes talleres, módulos y oficios que se ofrecen dentro del Centro.
• Ubicar el personal necesario según lo demande la carga de trabajo de cada uno de los proyectos, así como autorizar los movimientos entre los mismos.
• La asignación de tareas en cada uno de los proyectos.
1.8. DIVISIÓN DE COMUNICACIONES:
1.8.1. Objetivo: Desarrollar en conjunto con la Dirección la planeación estratégica, implementación y uso eficiente de los procesos, tecnologías y medios en Comunicación e Información, en las áreas de incidencia del Centro. La División de Comunicaciones está formada por Relaciones Públicas (RRPP), Promoción y Divulgación y Coordinación de Egresados.
1.8.2. Relaciones: La División de Comunicaciones tendrá sobre si la autoridad del Director General.
1.8.3. Funciones Generales:
• Asumir el trabajo de la Comunicación interna y externa de La Casa del Alfarero: Hogar y Granja, lo que incluye el apoyo en el diseño y
Información en el ámbito de las organizaciones y su acompañamiento y articulación.
• Coordinar y canalizar el plan o la estrategia de comunicación de la organización; gestionando acciones encaminadas a mejorar la imagen pública.
• Cada cargo debe cumplir las siguientes funciones:
a) Relaciones Públicas (RRPP)
• Mantener las adecuadas relaciones de La Casa del Alfarero: Hogar y Granja, con sus distintos públicos, de los que se pueda depender para la viabilidad y consecución de unos objetivos previamente fijados en conjunto con la
Dirección General, siendo indispensable la utilización de técnicas de Comunicación Integral.
• Analizar tendencias, predecir sus consecuencias, asesorar a la Dirección General, así como el establecimiento de programas de acción que sirvan tanto al interés de esta, como al de sus públicos.
• Analizar constantemente la imagen que la organización frente a la propia realidad empresarial del momento, ya que debe ir acorde siempre la calidad y resultados con los objetivos planteados por la Dirección General.
• Evaluar todos los puntos de acercamiento y divergencias existentes entre la organización y el público, a través de una investigación científica de este último.
b) Promoción y Divulgación
• Realizar la capacitación y orientación de equipos de trabajo para desarrollar y ejecutar los proyectos educativos de prevención.
• Potenciar, desarrollar y difundir las actividades desarrolladas en el interior de la organización, consiguiendo que sean claras, veraces y transparentes.
• Colaborar con todas las divisiones, para lograr dar a conocer proyectos, talleres o similares al interior y exterior del Centro.
• Educar a la comunidad con el fin de que el clima creado y desarrollado por las Relaciones Públicas puedan producir los efectos deseados.
c) Coordinación de Egresados
• Realizar un seguimiento de los internos que se encuentran en la última fase del proyecto, mediante guías especializadas personalizadas desarrolladas en conjunto con la División Técnica.
• Conocer a fondo el desempeño laboral de los internos del centro.
• Hacer el seguimiento individual de los egresados por el periodo de 18 meses, de acuerdo con la malla de objetivos del Centro.
• Realizar encuentros periódicos de egresados buscando como fin la integración, interacción y apoyo, mediante foros, charlas, mesas de trabajo, entre otros.
• Desarrollar e implementar una base de datos sistematizada de los internos que han salido del Centro de los inicios, buscando diferentes mecanismos que permitan actualizada.
• Gestionar convenios entre almacenes, restaurantes, compañías o similares, en las cuales los internos puedan llegar a trabajar y posteriormente puedan llegar a realizar su reinserción social.
• Lograr acuerdos y alianzas con las compañías que sean benéficas para el Centro.
• Invitar de manera permanente a eventos institucionales en los cuales se reconozca la importancia del egresado para el Centro, contribuyendo en la renovación de los compromisos adquiridos dentro de su paso por el proceso, fortaleciendo el sentido de pertenencia y lo que ella representa.
1.9. PROFESIONALES DE APOYO
1.9.1. Objetivo: basado en la importancia de brindar un servicio adecuado y oportuna en la prevención de diversas patologías específicas de la comunidad del centro, se crea la necesidad de contar con un equipo multiprofesional integrado básicamente por profesionales en las áreas de la Psicología, Medicina, Terapia Ocupacional y Odontología.
1.9.2. Relaciones: Los Profesionales de Apoyo tendrán sobre si la autoridad del Director General, y serán autónomos en sus áreas.
1.9.3. Funciones Generales:
Las funciones serán específicas a cada área profesional y serán requeridos sus servicios de acuerdo con las necesidades que el Centro amerite, previa autorización del Director General.
LA CASA DEL ALFARERO: HOGAR Y GRANJA RESOLUCION INTERNA- ABRIL 2007
CONSIDERANDO:
I. Que, la estructura organizativa de La Casa del Alfarero: Hogar y Granja, ha experimentado sucesivas modificaciones organizativas desde sus inicios;
II. Que, como consecuencia de ello resulta necesario efectuar la descripción de las funciones, responsabilidades y actividades a ser cumplidas por los miembros de la Organización;
III. Que, en consideración a lo anteriormente expuesto se considera procedente aprobar el “Manual de Organización y Funciones” de La
Casa del Alfarero: Hogar y Granja;
Por ello; LA DIRECCION GENERAL DE LACASA DEL ALFARERO: HOGAR Y
GRANJA, RESUELVE:
Artículo 1º: Aprobar el “Manual de Organización y Funciones” de La Casa del
Alfarero: Hogar y Granja, cuyo texto se encuentra como anexo a la presente.
Artículo 2º: Notifíquese y elevase copia a todos los miembros pertenecientes a La
Casa del Alfarero: Hogar y Granja para su aplicación e implementación.
Cumplido, ARCHIVESE.
Antonio Gonzalez Romero
