PAGOS A JUSTIFICAR
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El artículo 190 del Texto Refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales
aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2004 de 5 de marzo, dispone que las órdenes de pago
cuyos documentos no se puedan acompañar en el momento de su expedición según previene
el artículo 189 del mismo texto legal, tendrán el carácter de a justificar aplicándose a los
correspondientes créditos presupuestarios. Los artículos 69 a 72 del Real Decreto 500/1990 de
20 de abril desarrollan el texto legal. A su vez las Reglas 31 y 33 de la Instrucción de
Contabilidad, Modelo Normal, aprobada por Orden EHA/4041/2004 de 23 de noviembre,
establece la forma de contabilizar tales pagos.
La normativa anteriormente relacionada será completada con lo que establecen las
bases de ejecución del presupuesto que apruebe la Corporación previo informe de la
En síntesis tales pagos producen las siguientes operaciones:
‐ Imputación presupuestaria del gasto con abono en la cuenta 400 acreedores por
obligaciones reconocidas.
‐ Puesta a disposición del perceptor de los fondos correspondientes. ‐ Pago a los acreedores finales pendientes de justificación.
‐ Reintegro en su caso, de los fondos no aplicados. ‐ Justificación de la cuenta correspondiente..
‐ Imputación económica de los gastos satisfechos con fondos librados a justificar.
‐ Cuando existan gastos pendientes de justificación a 31 de diciembre, se cargará la
cuenta representativa del gasto presupuestario, con objeto de aplicar al presupuesto
en donde se aprobó la obligación a justificar el gasto correspondiente.
Resumimos a continuación con respecto a los pagos a justificar lo relativo a lo siguiente:
1.‐ Instrucción Reguladora:
En cuanto a la Instrucción Reguladora de dichos pagos a justificar, ya ha quedado
expuesto con anterioridad que es la Instrucción de Contabilidad, modelo normal, aprobada
por Orden EHA/4041/2004 de 23 de noviembre.
2.‐ Ámbito de Aplicación:
El ámbito de aplicación de conformidad con la Regla 1 de la citada Instrucción es: ‐ Municipios con presupuesto superior a 3.000.000 euros, y aquellos cuyo presupuesto
no supere este importe pero exceda de 300.000 euros y cuya población sea superior a
5.000 habitantes.
‐ Las demás entidades locales siempre que su presupuesto exceda de 3.000.000 euros. ‐ Los organismos autónomos dependientes de las entidades locales anteriormente
citadas.
3.‐ Concepto:
La Regla 31 de la citada Instrucción y el artículo 69 del R.D. 500/1990 que los define
como aquellas cantidades que se libran para atender gastos presupuestarios cuando los
documentos justificativos de los mismos no se puedan acompañar en el momento de expedir
las correspondientes órdenes de pago.
4.‐ Limitación:
El artículo 70 del citado R.D. 500/1990 preceptúa que los porcentajes de pago a
justificar quedarán obligados a justificar la aplicación de las cantidades percibidas en el plazo
máximo de tres meses desde su percepción, quedando sujetos al régimen de responsabilidad
que establece la normativa vigente, debiendo reintegrar las cantidades no invertidas o no
El artículo 71 del Reglamento también establece que no podrán expedirse nuevas
órdenes de pago a justificar, por los mismos conceptos presupuestarios, a perceptores que
tuvieran en su poder fondos pendientes de justificar.
ORDEN EHA/40XX/2004, de 23 de
noviembre, por la que se aprueba la
Instrucción del Modelo Normal de
Contabilidad Local.
Pagos a Justificar
Concepto.Tendrán el carácter de «pagos a justificar» las cantidades que se libren para atender gastos presupuestarios, cuando los documentos justificativos de los mismos no se puedan acompañar en el momento de expedir las
PREÁMBULO
… se presenta como novedad la obligatoriedad de efectuar a través del SICAL el seguimiento y control de
los proyectos de gasto, los pagos a justificar y los anticipos de caja fija.
Los fines cuyo cumplimiento debe permitir el SICAL son los enumerados en el artículo 205 del Texto refundido de la
Ley reguladora de las Haciendas locales, agrupados en tres categorías: fines de gestión, fines de control y fines de
análisis y divulgación. …
…Resulta novedoso el tratamiento contable dado a las provisiones de fondos para pagos a justificar y
anticipos de caja fija. El cambio experimentado deriva de la consideración de que, tanto los fondos librados a
justificar como los librados en concepto de anticipo de caja fija, tienen el carácter de fondos públicos y deben formar
parte integrante de la tesorería de la entidad hasta que el habilitado o cajero pague a los acreedores finales. Por
tanto, las cantidades entregadas a los habilitados o cajeros por dichos conceptos no suponen una salida de fondos
de la tesorería de la entidad, sino una mera descentralización de la tesorería, generalmente de una cuenta operativa
a una cuenta restringida de pagos (de la que dispone el habilitado o cajero en la forma que tenga regulada la
entidad).
Mientras en los pagos a justificar la imputación presupuestaria se sigue produciendo en el momento de la
expedición de la orden de pago, aunque la imputación económica se demora hasta el momento de la justificación de
los fondos por el habilitado, en los anticipos de caja fija, la imputación económica y la presupuestaria se producen
con ocasión de la justificación de los fondos por el cajero. …
REGLAS DE CONTABILIDAD
Seguimiento y control contable de los pagos a justificar.
El seguimiento y control de los pagos a justificar se realizará a través del sistema de información contable.
Contabilización de las operaciones propias de pagos a justificar.
1. Provisión de fondos.
La expedición de órdenes de pago a justificar se registrará cargando la cuenta 558.5
«Libramientos para provisiones de fondos», con abono a la cuenta 400 «Acreedores por obligaciones
reconocidas. Presupuesto de gastos corriente».
La puesta a disposición del perceptor de los fondos correspondientes se registrará:
Cargando la cuenta 400 «Acreedores por obligaciones reconocidas. Presupuesto de gastos
corriente», con abono a la cuenta 571 «Bancos e instituciones de crédito. Cuentas operativas» o 570
«Caja operativa», representativa de la tesorería operativa de la que salen los fondos a justificar, y
cargando la cuenta 575.0 «Cuentas restringidas de pagos a justificar» o 574.0 «Caja de pagos a
justificar», representativa de la tesorería restringida del perceptor de los fondos a justificar, con
abono a la cuenta 558.5 «Libramientos para provisiones de fondos».
2. Pago a los acreedores finales.
Los pagos que el perceptor de los fondos a justificar realice a los acreedores finales se registrarán
cuando se produzcan o cuando determine la entidad local, siempre antes de la elaboración de la
correspondiente cuenta justificativa.
El registro se efectuará cargando la cuenta 558.0 «Provisiones de fondos para pagos a justificar
pendientes de justificación», con abono a la cuenta 575.0 «Cuentas restringidas de pagos a justificar»
o 574.0 «Caja de pagos a justificar».
En todo caso, a 31 de diciembre deberán haberse registrado todos los pagos realizados. Con este
fin, podrá practicarse el asiento descrito en el párrafo anterior por la diferencia entre el saldo
contable y el saldo real a dicha fecha, de modo que tras este ajuste las cuentas 575.0 y
574.0 representen los saldos a favor de la entidad en cuentas y cajas restringidas de pagos a
justificar.
3. Reintegro por el perceptor de fondos a justificar.
El perceptor de fondos a justificar deberá reintegrar a la entidad los fondos no invertidos o no
justificados. El ingreso del reintegro producirá las siguientes anotaciones:
Cargo a la cuenta 558.5 «Libramientos para provisiones de fondos», con abono a la cuenta 575.0
«Cuentas restringidas de pagos a justificar» o 574.0 «Caja de pagos a justificar», representativa de la
cuenta bancaria o caja restringida donde el perceptor de los fondos a justificar tenga éstos situados.
Cargo a la cuenta 571 «Bancos e instituciones de crédito.
Cuentas operativas» o 570 «Caja operativa», representativa de la cuenta bancaria o caja
operativa que recibe los fondos, con abono a la cuenta 554 «Cobros pendientes de aplicación».
4. Justificación.
Con carácter general, la aprobación de la cuenta justificativa producirá la aplicación al
presupuesto del reintegro que, en su caso, se haya efectuado y la imputación económica de los gastos
realizados. No obstante, en el supuesto contemplado en el apartado 5 siguiente, la imputación
económica de los gastos se registrará a 31 de diciembre y la aprobación de la cuenta justificativa
producirá las anotaciones que en él se describen.
La aplicación presupuestaria del reintegro producirá las siguientes anotaciones:
a) Si tiene lugar en el mismo ejercicio en el que se ha expedido la orden de pago a
justificar:
Cargo a la cuenta 554 «Cobros pendientes de aplicación » con abono a la cuenta 579
«Formalización».
Con signo negativo, cargo a la cuenta 400 «Acreedores por obligaciones reconocidas.
Presupuesto de gastos corriente», con abono a la cuenta 579 «Formalización».
Con signo negativo, cargo a la cuenta 558.5 «Libramientos para provisiones de
Presupuesto de gastos corriente». Si el reintegro repusiera crédito, se procedería a
anular las correspondientes operaciones de disposición y autorización del gasto y, en su
caso, de retención de crédito por el importe del reintegro.
b) Si tiene lugar en un ejercicio posterior a aquél en que se ha expedido la orden de pago a
justificar:
Cargo a la cuenta 554 «Cobros pendientes de aplicación » con abono a la divisionaria
correspondiente de la cuenta 430 «Deudores por derechos reconocidos. Presupuesto de
ingresos corriente».
Cargo a la divisionaria correspondiente de la cuenta 430 «Deudores por derechos
reconocidos. Presupuesto de ingresos corriente» con abono a la cuenta 558.5
«Libramientos para provisiones de fondos».
La imputación económica de los gastos satisfechos con fondos librados a justificar se
registrará, generalmente, cargando la cuenta representativa del gasto presupuestario
con abono a la cuenta 558.0 «Provisiones de fondos para pagos a justificar pendientes
de justificación».
5. Gastos pendientes de justificar a 31 de diciembre.
Cuando, a 31 de diciembre, existan gastos realizados por el perceptor de fondos a justificar
pendientes de justificación, se cargará la cuenta representativa del gasto presupuestario realizado
con abono a la cuenta 558.6 «Gastos realizados con provisiones de fondos para pagos a justificar
pendientes de justificación».
La aprobación de la cuenta justificativa producirá las anotaciones previstas con carácter general
en el apartado 4 anterior, si bien la imputación económica de los gastos se sustituirá por un cargo a la
cuenta 558.6 «Gastos realizados con provisiones de fondos para pagos a justificar pendientes de
justificación», con abono a la cuenta 558.0 «Provisiones de fondos para pagos a justificar pendientes
de justificación».
El registro de los gastos a que se refiere el presente apartado podrá no efectuarse cuando tengan
poca importancia en términos relativos. 1 – Habilitados. ...6 2 – Seguimiento y control de los Pagos a Justificar. ...7
1
–
Habilitados.
Las Habilitaciones que operen en las diferentes Áreas administrativas que conforman
la organización de la Entidad, deben ser previamente identificadas y clasificadas dentro del
módulo de terceros, con indicación de tratarse de habilitados de fondos públicos.
Las Habilitaciones estarán sujetas a inspección, al tratarse de organizaciones
descentralizadas de la tesorería, con funciones de manejo de fondos públicos. La inspección se
deberá efectuar por personal cualificado que dependa orgánica y funcionalmente de la
tesorería y deben ser designados por el Tesorero.
También las Habilitaciones estarán sujetas a fiscalización por la Intervención General,
por las funciones de registro administrativo de sus operaciones y en razón a su sometimiento
al ordenamiento jurídico en materia de gasto de los importes librados con el carácter de
fondos a justificar. Esta fiscalización se realizará por los funcionarios designados por el
Interventor.
Al menos una vez al año, deberán realizarse inspecciones de forma conjunta entre la
Tesorería y la Intervención a los habilitados de fondos.
Los Habilitados para operar con anticipos de fondos a justificar deberán estar
obligados a justificación de la aplicación de las cantidades recibidas en un periodo de tiempo
establecido, en todo caso en un plazo de tres meses desde la percepción de los
correspondientes anticipos de fondos a justificar. Debe designarse autoridad competente para
que excepcionalmente, este plazo pueda ser ampliado. En todo caso la ampliación no podrá
superar la fecha de 31 de diciembre.
2
–
Seguimiento
y
control
de
los
Pagos
a
Justificar.
La primera pantalla que nos ofrece el sistema, permite visualizar todos los pagos a
justificar que se han declarado como tales a lo largo del ejercicio contable.
Es importante saber que solo son mostrados aquellos pagos a justificar a los que el
usuario está autorizado a gestionar. Desde el módulo de administración del sistema, control de
accesos; el administrador de la aplicación contable habrá limitado a cada usuario el acceso, de
tal forma que un habilitado solamente visualizará aquellos anticipos que le han sido
formalizados. Los departamentos de intervención y tesorería deberán tener acceso a la
totalidad de los pagos a justificar que han sido tramitados. (Ver manual de accesos a la
aplicación AtmConta.net).
Las utilidades asociadas a la pantalla de entrada al seguimiento de pagos a justificar,
son las siguientes:
1. Alta de un Pago a justificar. Provisión de fondos.
Al pulsar el botón “nuevo”, se nos habilitan los campos necesarios para la
contabilización de una operación de provisión de fondos al habilitado para la
gestión de un pago a justificar.
Los campos que debemos completar son los siguientes:
Número de identificación automáticamente asignado por el
sistema.
IVA o IGIC.
Los pagos a justificar que estén sujetos a deducción por IVA o
IGIC podrán llevar ya en esta fase, los importes correspondientes a IVA
o IGIC.
De esta pantalla salimos volviendo a pulsar el icono “IVA”.
Fecha de operación.
Fecha en la que se realiza la provisión de fondos al habilitado.
Está fecha será la que automáticamente se reflejará en las
correspondientes anotaciones contables.
Fecha límite de libramiento.
El sistema limita por defecto a tres meses la justificación de los
pagos a justificar. El responsable de la tramitación del pago a justificar,
podrá alterar la fecha límite de la justificación, siempre teniendo en
cuenta lo establecido las bases de ejecución del presupuesto.
Descripción o texto libre del pago a justificar.
El texto libre que el usuario anote, será el que figure en todos
los registros contables donde tiene reflejo la provisión de fondos. Libro
Diario General de operaciones, Mayor de Cuentas, etc,…
Canal de pago.
Se compone de dos subcampos: Número de cuenta del PGCP y
subcuenta asociada a la cuenta anteriormente citada. Es
recomendable desarrollar las cuentas de tesorería en subcuentas, de
manera que consigamos una equivalencia entre las subcuentas de
bancos y las cuentas corrientes existentes en cada una de las
Entidades financieras.
El sistema está dotado de un botón para realizar consulta de
que pueden ser utilizadas para la provisión de fondos de pagos a
justificar.
Cuenta restringida asociada al habilitado.
Sucede lo mismo con la cuenta específica para cada habilitado
y pago a justificar. Es recomendable desarrollar las cuentas de pagos a
justificar en subcuentas, consiguiendo la equivalencia entre estas y las
cuentas restringidas para pagos a justificar abiertas en cada Entidad
bancaria. Si los pagos a justificar van a ser tratado mediante cuentas
de caja, también debemos clasificar las subcuentas desarrollándolas
para cada uno de los habilitados y pagos a justificar.
Habilitado.
El sistema nos solicita en código del habilitado asignado a cada
uno de ellos. Es necesario recordar que los habilitados deben ser
dados de alta previamente en el módulo de terceros y marcados como
personal autorizado para la tramitación de fondos a justificar.
El sistema dispone de una ayuda para localizar por el nombre
del habilitado, el código que debemos asociar al alta de del nuevo
registro. Si precisamos su utilización, debemos conocer que solamente
serán mostrados los terceros que previamente hayan sido clasificados
como habilitados.
Expediente contable asociado.
Si la intervención, previa a la concesión de fondos para pagos a
justificar, ha tramitado un expediente de retención de crédito,
debemos asociar dicho expediente a la formalización de provisión de
fondos.
El sistema facilita su asociación mediante una utilidad que nos
muestra los posibles expedientes de retención de créditos a vincular
con el pago a justificar.
Una vez localizado el expediente que vamos asociar, pulsaremos doble
“Click” sobre la retención de crédito y quedará definitivamente
asociado al pago a justificar.
Aplicación presupuestaria.
La aplicación presupuestaria vendrá asignada
automáticamente siempre que vinculemos un expediente de retención
de crédito al pago a justificar.
En el supuesto de no existir previa retención de crédito,
debemos indicar la aplicación presupuestaria que soportará
El sistema permite la tramitación de expedientes de provisión
de fondos para pagos a justificar multiaplicación.
Como en todas las operaciones contables, contamos con una
ayuda para localizar las partidas que vamos a asociar al expediente
que estamos tramitando. En esta pantalla solamente nos muestra
aquellas aplicaciones que se encuentran en el estado de ejecución.
Importe de la provisión de fondos.
En el supuesto de haber seleccionado un expediente de
retención de crédito, podemos modificar el importe de la provisión de
fondos, pulsando el botón “modificar” que tenemos configurado junto
al botón de aplicaciones presupuestarias.
Una vez hemos completado los datos necesarios para la tramitación del pago a
justificar, pulsaremos el botón “contabilizar”. El sistema detectará las anomalías
existentes en la captura de datos para la tramitación del expediente, mostrándolas
al usuario para su solución.
Algunos de los errores que el sistema nos informa son comentarios de aviso y
por lo tanto no se trata de datos imprescindibles para la contabilización del fondo
a justificar. En este caso, se nos habilitará el botón “Continuar”.
Al finalizar la contabilización de la provisión de fondos, el sistema nos
preguntará si deseamos listar documento soporte para la operación de provisión
de fondos.
2. Pago a acreedores.
Entramos en esta operación de gestión de pagos a justificar pulsando el botón
“Pago a acreedores”, situado en la parte superior de la ventana.
Automáticamente se nos activan los siguientes campos:
Código del acreedor o tercero.
El sistema nos solicita en código del tercero que vamos a tratar
como acreedor. Disponemos de una utilidad que nos facilita acceso a
consultar la base de datos general de terceros. (Consultar manual de
usuario de terceros para su correcto tratamiento).
Descripción o texto libre.
Texto descriptivo de la operación contable.
Aplicación presupuestaria.
Al igual que en la fase de provisión de fondos, la aplicación ya
nos viene asignada bien del expediente de retención de crédito previo
a la provisión de fondos o bien de la propia fase de provisión de
fondos.
Descuentos e IVA o IGIC.
Pulsando este icono, accedemos a la pantalla que nos permitirá
asociar importes y conceptos no presupuestarios al expediente de
pagos a justificar en la fase contable de “pago al acreedor”.
Datos procedentes de la factura.
En el caso de no haber asignado el número de pago a justificar
en el momento de dar de alta la factura o justificante de la inversión o
gasto, podemos utilizar esta herramienta. Nos permitirá asignar una
factura existente, al pago a justificar.
En supuesto de no encontrarse la factura registrada, desde
esta misma pantalla, en el apartado de utilidades, podremos registrar
la factura o documento justificativo de la operación.
También podemos asociar factura al expediente de pagos a
justificar mediante la opción utilidades‐asociar facturas.
Nos aparecerán las facturas que cumplan las condiciones para
poder ser incluidas dentro de la “pestaña” facturas asociadas al pago a
justificar.
Puede no ser coincidente el importe de la operación de pago al
acreedor, con el importe pendiente de realizar pagos a acreedores que
estamos tratando. En el supuesto de necesitar disminuir el importe de
la operación podemos modificarlo pulsando el botón “modificar” que
tenemos configurado junto al botón captura de de aplicaciones
presupuestarias.
Al finalizar la contabilización de la provisión de fondos, el sistema nos
preguntará si deseamos listar documento soporte para la operación pago al
acreedor.
3. Justificación de pagos / Reintegro de importes no invertidos o gastados.
Una vez que se han contabilizado operaciones de pago al acreedor, el sistema
activa automáticamente el botón de “Justificación/reintegro” – Aprobación de
cuenta justificativa y reintegro de fondos no invertidos o justificados. Pulsando este botón, nos aparecerá la siguiente pantalla:
En esta pantalla completaremos los campos que pasamos a relacionar a
continuación:
Fecha de aprobación de cuenta justificativa o reintegro de importes no
invertidos o justificados.
Reintegro de fondos no invertidos o justificados:
• Cuenta operativa.
• Descripción del reintegro.
La aprobación de la cuenta justificativa producirá la aplicación al presupuesto
del reintegro que, en su caso, se haya efectuado y la imputación económica de los
gastos realizados.
Es conveniente consultar la Instrucción de contabilidad con respecto al
tratamiento contable que debe realizarse con los pagos a justificar con
operaciones pendientes a fin de ejercicio. (Ver primeras páginas de este manual).
Al finalizar la operación de contabilización, el sistema nos preguntará si
deseamos listar documento soporte para la operación pago al acreedor.
4. Facturas y documentos justificativos asociados al pago a justificar.
El sistema dispone de un apartado donde podremos consultar todas
aquellas facturas que han sido de alguna manera asociadas al tratamiento del pago
a justificar.
Es conveniente recordar que para el listado de facturas asociadas y otras
consultas, podremos utilizar el potencial del propio módulo de facturas,
totalmente vinculado con la justificación de los pagos a justificar.
