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PAGOS A JUSTIFICAR

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  El artículo 190 del Texto Refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales 

aprobado por Real Decreto Legislativo 2/2004 de 5 de marzo, dispone que las órdenes de pago 

cuyos documentos no se puedan acompañar en el momento de su expedición según previene 

el artículo 189 del mismo texto legal, tendrán el carácter de a justificar aplicándose a los 

correspondientes créditos presupuestarios. Los artículos 69 a 72 del Real Decreto 500/1990 de 

20 de abril desarrollan el texto legal. A su vez las Reglas 31 y 33 de la Instrucción de 

Contabilidad, Modelo Normal, aprobada por Orden EHA/4041/2004 de 23 de noviembre, 

establece la forma de contabilizar tales pagos.   

 

   

La normativa anteriormente relacionada será completada con lo que establecen las 

bases  de ejecución  del  presupuesto  que  apruebe la Corporación previo informe de  la 

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  En síntesis tales pagos producen las siguientes operaciones: 

‐ Imputación presupuestaria del gasto con abono en la cuenta 400 acreedores por 

obligaciones reconocidas. 

‐ Puesta a disposición del perceptor de los fondos correspondientes.  ‐ Pago a los acreedores finales pendientes de justificación. 

‐ Reintegro en su caso, de los fondos no aplicados.  ‐ Justificación de la cuenta correspondiente.. 

‐ Imputación económica de los gastos satisfechos con fondos librados a justificar. 

‐ Cuando existan gastos pendientes de justificación a 31 de diciembre, se cargará la 

cuenta representativa del gasto presupuestario, con objeto de aplicar al presupuesto 

en donde se aprobó la obligación a justificar el gasto correspondiente. 

Resumimos a continuación con respecto a los pagos a justificar lo relativo a lo siguiente: 

1.‐   Instrucción Reguladora: 

  En cuanto a la Instrucción Reguladora de dichos pagos a justificar, ya ha quedado 

expuesto con anterioridad   que es la Instrucción de Contabilidad, modelo normal, aprobada 

por Orden EHA/4041/2004 de 23 de noviembre. 

2.‐  Ámbito de Aplicación: 

  El ámbito de aplicación de conformidad con la Regla 1 de la citada Instrucción es:  ‐ Municipios con presupuesto superior a 3.000.000 euros, y aquellos cuyo presupuesto 

no supere este importe pero exceda de 300.000 euros y cuya población sea superior a 

5.000 habitantes. 

‐ Las demás entidades locales siempre que su presupuesto exceda de 3.000.000 euros.  ‐ Los organismos autónomos dependientes de las entidades locales anteriormente 

citadas. 

3.‐  Concepto: 

  La Regla 31 de la citada Instrucción y el artículo 69 del R.D. 500/1990 que los define 

como aquellas cantidades que se libran para atender gastos presupuestarios cuando los 

documentos justificativos de los mismos no se puedan acompañar en el momento de expedir 

las correspondientes órdenes de pago. 

4.‐  Limitación: 

  El artículo 70 del citado R.D. 500/1990 preceptúa que los porcentajes de pago a 

justificar quedarán obligados a justificar la aplicación de las cantidades percibidas en el plazo 

máximo de tres meses desde su percepción, quedando sujetos al régimen de responsabilidad 

que establece la normativa vigente, debiendo reintegrar las cantidades no invertidas o no 

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  El artículo 71 del Reglamento también establece que no podrán expedirse nuevas 

órdenes de pago a justificar, por los mismos conceptos presupuestarios, a perceptores que 

tuvieran en su poder fondos pendientes de justificar.   

   

 

ORDEN EHA/40XX/2004, de 23 de

noviembre, por la que se aprueba la

Instrucción del Modelo Normal de

Contabilidad Local.

       

Pagos a Justificar

Concepto.

Tendrán el carácter de «pagos a justificar» las cantidades que se libren para atender gastos presupuestarios, cuando los documentos justificativos de los mismos no se puedan acompañar en el momento de expedir las

                          PREÁMBULO   

… se presenta como novedad la obligatoriedad de efectuar a través del SICAL el seguimiento y control de 

los proyectos de gasto, los pagos a justificar y los anticipos de caja fija. 

Los fines cuyo cumplimiento debe permitir el SICAL son los enumerados en el artículo 205 del Texto refundido de la 

Ley reguladora de las Haciendas locales, agrupados en tres categorías: fines de gestión, fines de control y fines de 

análisis y divulgación. …   

Resulta novedoso el tratamiento contable dado a las provisiones de fondos para pagos a justificar y 

anticipos de caja fija. El cambio experimentado deriva de la consideración de que, tanto los fondos librados a 

justificar como los librados en concepto de anticipo de caja fija, tienen el carácter de fondos públicos y deben formar 

parte integrante de la tesorería de la entidad hasta que el habilitado o cajero pague a los acreedores finales. Por 

tanto, las cantidades entregadas a los habilitados o cajeros por dichos conceptos no suponen una salida de fondos 

de la tesorería de la entidad, sino una mera descentralización de la tesorería, generalmente de una cuenta operativa 

a una cuenta restringida de pagos (de la que dispone el habilitado o cajero en la forma que tenga regulada la 

entidad).   

Mientras en los pagos a justificar la imputación presupuestaria se sigue produciendo en el momento de la 

expedición de la orden de pago, aunque la imputación económica se demora hasta el momento de la justificación de 

los fondos por el habilitado, en los anticipos de caja fija, la imputación económica y la presupuestaria se producen 

con ocasión de la justificación de los fondos por el cajero. …   

   

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REGLAS DE CONTABILIDAD   

Seguimiento y control contable de los pagos a justificar.   

El seguimiento y control de los pagos a justificar se realizará a través del sistema de información contable.   

Contabilización de las operaciones propias de pagos a justificar.   

1. Provisión de fondos.   

La  expedición  de  órdenes de pago  a justificar se  registrará cargando  la  cuenta  558.5 

«Libramientos para provisiones de fondos», con abono a la cuenta 400 «Acreedores por obligaciones 

reconocidas. Presupuesto de gastos corriente». 

La puesta a disposición del perceptor de los fondos correspondientes se registrará: 

Cargando la cuenta 400 «Acreedores por obligaciones reconocidas. Presupuesto de gastos 

corriente», con abono a la cuenta 571 «Bancos e instituciones de crédito. Cuentas operativas» o 570 

«Caja operativa», representativa de la tesorería operativa de la que salen los fondos a justificar, y 

cargando la cuenta 575.0 «Cuentas restringidas de pagos a justificar» o 574.0 «Caja de pagos a 

justificar», representativa de la tesorería restringida del perceptor de los fondos a justificar, con 

abono a la cuenta 558.5 «Libramientos para provisiones de fondos».   

2. Pago a los acreedores finales.   

Los pagos que el perceptor de los fondos a justificar realice a los acreedores finales se registrarán 

cuando se produzcan o cuando determine la entidad local, siempre antes de la elaboración de la 

correspondiente cuenta justificativa. 

El registro se efectuará cargando la cuenta 558.0 «Provisiones de fondos para pagos a justificar 

pendientes de justificación», con abono a la cuenta 575.0 «Cuentas restringidas de pagos a justificar» 

o 574.0 «Caja de pagos a justificar». 

En todo caso, a 31 de diciembre deberán haberse registrado todos los pagos realizados. Con este 

fin, podrá practicarse el asiento descrito en el párrafo anterior por la diferencia entre el saldo 

contable y el saldo real a dicha fecha, de modo que tras este ajuste las cuentas 575.0 y 

574.0 representen los saldos a favor de la entidad en cuentas y cajas restringidas de pagos a 

justificar.   

3. Reintegro por el perceptor de fondos a justificar.   

El perceptor de fondos a justificar deberá reintegrar a la entidad los fondos no invertidos o no 

justificados. El ingreso del reintegro producirá las siguientes anotaciones: 

Cargo a la cuenta 558.5 «Libramientos para provisiones de fondos», con abono a la cuenta 575.0 

«Cuentas restringidas de pagos a justificar» o 574.0 «Caja de pagos a justificar», representativa de la 

cuenta bancaria o caja restringida donde el perceptor de los fondos a justificar tenga éstos situados. 

Cargo a la cuenta 571 «Bancos e instituciones de crédito. 

Cuentas operativas» o 570 «Caja operativa», representativa de la cuenta bancaria o caja 

operativa que recibe los fondos, con abono a la cuenta 554 «Cobros pendientes de aplicación».   

4. Justificación.   

Con carácter general, la aprobación de la cuenta justificativa producirá la aplicación al 

presupuesto del reintegro que, en su caso, se haya efectuado y la imputación económica de los gastos 

realizados. No obstante, en el supuesto contemplado en el apartado 5 siguiente, la imputación 

económica de los gastos se registrará a 31 de diciembre y la aprobación de la cuenta justificativa 

producirá las anotaciones que en él se describen.   

La aplicación presupuestaria del reintegro producirá las siguientes anotaciones: 

a)   Si tiene lugar en el mismo ejercicio en el que se ha expedido la orden de pago a 

justificar: 

Cargo a la cuenta 554 «Cobros pendientes de aplicación » con abono a la cuenta 579 

«Formalización». 

Con signo negativo, cargo a la cuenta 400 «Acreedores por obligaciones reconocidas. 

Presupuesto de gastos corriente», con abono a la cuenta 579 «Formalización». 

Con signo negativo, cargo a la cuenta 558.5 «Libramientos para provisiones de 

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Presupuesto de gastos corriente». Si el reintegro repusiera crédito, se procedería a 

anular las correspondientes operaciones de disposición y autorización del gasto y, en su 

caso, de retención de crédito por el importe del reintegro. 

b)   Si tiene lugar en un ejercicio posterior a aquél en que se ha expedido la orden de pago a 

justificar: 

Cargo a la cuenta 554 «Cobros pendientes de aplicación » con abono a la divisionaria 

correspondiente de la cuenta 430 «Deudores por derechos reconocidos. Presupuesto de 

ingresos corriente». 

Cargo a la divisionaria correspondiente de la cuenta 430 «Deudores por derechos 

reconocidos. Presupuesto de  ingresos  corriente»  con  abono  la cuenta  558.5 

«Libramientos para provisiones de fondos». 

La imputación económica de los gastos satisfechos con fondos librados a justificar se 

registrará, generalmente, cargando la cuenta representativa del gasto presupuestario 

con abono a la cuenta 558.0 «Provisiones de fondos para pagos a justificar pendientes 

de justificación».   

5. Gastos pendientes de justificar a 31 de diciembre.   

Cuando, a 31 de diciembre, existan gastos realizados por el perceptor de fondos a justificar 

pendientes de justificación, se cargará la cuenta representativa del gasto presupuestario realizado 

con abono a la cuenta 558.6 «Gastos realizados con provisiones de fondos para pagos a justificar 

pendientes de justificación». 

La aprobación de la cuenta justificativa producirá las anotaciones previstas con carácter general 

en el apartado 4 anterior, si bien la imputación económica de los gastos se sustituirá por un cargo a la 

cuenta 558.6 «Gastos realizados con provisiones de fondos para pagos a justificar pendientes de 

justificación», con abono a la cuenta 558.0 «Provisiones de fondos para pagos a justificar pendientes 

de justificación». 

El registro de los gastos a que se refiere el presente apartado podrá no efectuarse cuando tengan 

poca importancia en términos relativos.                                          1 –  Habilitados. ...6 2 –  Seguimiento y control de los Pagos a Justificar. ...7

                 

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1

 

  

Habilitados.

 

 

Las Habilitaciones que operen en las diferentes Áreas administrativas que conforman 

la organización de la Entidad, deben ser previamente identificadas y clasificadas dentro del 

módulo de terceros, con indicación de tratarse de habilitados de fondos públicos.    

 

   

 

Las  Habilitaciones  estarán  sujetas  a  inspección,  al  tratarse  de  organizaciones 

descentralizadas de la tesorería, con funciones de manejo de fondos públicos. La inspección se 

deberá efectuar por personal cualificado que dependa orgánica y funcionalmente de la 

tesorería y deben ser designados por el Tesorero.   

También las Habilitaciones estarán sujetas a fiscalización por la Intervención General, 

por las funciones de registro administrativo de sus operaciones y en razón a su sometimiento 

al ordenamiento jurídico en materia de gasto de los importes librados con el carácter de 

fondos a justificar. Esta fiscalización se realizará por los funcionarios designados por el 

Interventor.   

Al menos una vez al año, deberán realizarse inspecciones de forma conjunta entre la 

Tesorería y la Intervención a los habilitados de fondos.    

Los  Habilitados  para  operar  con  anticipos  de  fondos  a  justificar deberán estar 

obligados a justificación de la aplicación de las cantidades recibidas en un periodo de tiempo 

establecido,  en  todo  caso  en  un  plazo  de  tres  meses  desde  la  percepción  de  los 

correspondientes anticipos de fondos a justificar. Debe designarse autoridad competente para 

que excepcionalmente, este plazo pueda ser ampliado. En todo caso la ampliación no podrá 

superar la fecha de 31 de diciembre.   

     

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2

 

  

Seguimiento

 

y

 

control

 

de

 

los

 

Pagos

 

a

 

Justificar.

 

 

La primera pantalla que nos ofrece el sistema, permite visualizar todos los pagos a 

justificar que se han declarado como tales a lo largo del ejercicio contable. 

Es importante saber que solo son mostrados aquellos pagos a justificar a los que el 

usuario está autorizado a gestionar. Desde el módulo de administración del sistema, control de 

accesos; el administrador de la aplicación contable habrá limitado a cada usuario el acceso, de 

tal  forma  que  un  habilitado  solamente  visualizará  aquellos  anticipos  que  le  han  sido 

formalizados. Los departamentos de intervención y tesorería deberán tener acceso a la 

totalidad de los pagos a justificar que han sido tramitados. (Ver manual de accesos a la 

aplicación AtmConta.net).   

   

Las utilidades asociadas a la pantalla de entrada al seguimiento de pagos a justificar, 

son las siguientes:   

1. Alta de un Pago a justificar. Provisión de fondos.   

Al pulsar el botón “nuevo”, se nos habilitan los campos necesarios para la 

contabilización de una operación de provisión de fondos al habilitado para la 

gestión de un pago a justificar.   

Los campos que debemos completar son los siguientes:   

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Número de identificación automáticamente asignado por el 

sistema.   

ƒ IVA o IGIC. 

Los pagos a justificar que estén sujetos a deducción por IVA o 

IGIC podrán llevar ya en esta fase, los importes correspondientes a IVA 

o IGIC.   

   

De esta pantalla salimos volviendo a pulsar el icono “IVA”.   

ƒ Fecha de operación. 

Fecha en la que se realiza la provisión de fondos al habilitado. 

Está  fecha  será  la  que  automáticamente  se  reflejará  en  las 

correspondientes anotaciones contables.   

ƒ Fecha límite de libramiento. 

El sistema limita por defecto a tres meses la justificación de los 

pagos a justificar. El responsable de la tramitación del pago a justificar, 

podrá alterar la fecha límite de la justificación, siempre teniendo en 

cuenta lo establecido las bases de ejecución del presupuesto.   

   

ƒ Descripción o texto libre del pago a justificar. 

El texto libre que el usuario anote, será el que figure en todos 

los registros contables donde tiene reflejo la provisión de fondos. Libro 

Diario General de operaciones, Mayor de Cuentas, etc,…   

ƒ Canal de pago. 

Se compone de dos subcampos: Número de cuenta del PGCP y 

subcuenta  asociada  a  la  cuenta  anteriormente  citada.  Es 

recomendable desarrollar las cuentas de tesorería en subcuentas, de 

manera que consigamos una equivalencia entre las subcuentas de 

bancos  y  las  cuentas  corrientes  existentes  en  cada  una  de  las 

Entidades financieras. 

El sistema está dotado de un botón para realizar consulta de 

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que pueden ser utilizadas para la provisión de fondos de pagos a 

justificar.   

   

ƒ Cuenta restringida asociada al habilitado. 

Sucede lo mismo con la cuenta específica para cada habilitado 

y pago a justificar. Es recomendable desarrollar las cuentas de pagos a 

justificar en subcuentas, consiguiendo la equivalencia entre estas y las 

cuentas restringidas para pagos a justificar abiertas en cada Entidad 

bancaria. Si los pagos a justificar van a ser tratado mediante cuentas 

de caja, también debemos clasificar las subcuentas desarrollándolas 

para cada uno de los habilitados y pagos a justificar.   

   

ƒ Habilitado. 

El sistema nos solicita en código del habilitado asignado a cada 

uno de ellos. Es necesario recordar que los habilitados deben ser 

dados de alta previamente en el módulo de terceros y marcados como 

personal autorizado para la tramitación de fondos a justificar.   

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El sistema dispone de una ayuda para localizar por el nombre 

del habilitado, el código que debemos asociar al alta de del nuevo 

registro. Si precisamos su utilización, debemos conocer que solamente 

serán mostrados los terceros que previamente hayan sido clasificados 

como habilitados.   

ƒ Expediente contable asociado. 

Si la intervención, previa a la concesión de fondos para pagos a 

justificar,  ha  tramitado  un  expediente  de  retención  de  crédito, 

debemos asociar dicho expediente a la formalización de provisión de 

fondos. 

El sistema facilita su asociación mediante una utilidad que nos 

muestra los posibles expedientes de retención de créditos a vincular 

con el pago a justificar.   

   

Una vez localizado el expediente que vamos asociar, pulsaremos doble 

“Click”  sobre  la  retención  de  crédito  y  quedará  definitivamente 

asociado al pago a justificar.   

ƒ Aplicación presupuestaria. 

La  aplicación  presupuestaria  vendrá  asignada 

automáticamente siempre que vinculemos un expediente de retención 

de crédito al pago a justificar.    

En el  supuesto  de  no  existir  previa retención de  crédito, 

debemos  indicar  la  aplicación  presupuestaria  que  soportará 

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El sistema permite la tramitación de expedientes de provisión 

de fondos para pagos a justificar multiaplicación.   

 

Como en todas las operaciones contables, contamos con una 

ayuda para localizar las partidas que vamos a asociar al expediente 

que estamos tramitando. En esta pantalla solamente nos muestra 

aquellas aplicaciones que se encuentran en el estado de ejecución.   

ƒ Importe de la provisión de fondos. 

En el supuesto de haber seleccionado un expediente de 

retención de crédito, podemos modificar el importe de la provisión de 

fondos, pulsando el botón “modificar” que tenemos configurado junto 

al botón de aplicaciones presupuestarias.   

Una vez hemos completado los datos necesarios para la tramitación del pago a 

justificar, pulsaremos el botón “contabilizar”. El sistema detectará las anomalías 

existentes en la captura de datos para la tramitación del expediente, mostrándolas 

al usuario para su solución.    

   

Algunos de los errores que el sistema nos informa son comentarios de aviso y 

por lo tanto no se trata de datos imprescindibles para la contabilización del fondo 

a justificar. En este caso, se nos habilitará el botón “Continuar”.   

Al  finalizar  la contabilización  de  la  provisión  de  fondos, el  sistema  nos 

preguntará si deseamos listar documento soporte para la operación de provisión 

de fondos. 

   

(12)

2. Pago a acreedores. 

Entramos en esta operación de gestión de pagos a justificar pulsando el botón 

“Pago a acreedores”, situado en la parte superior de la ventana. 

 

Automáticamente se nos activan los siguientes campos: 

ƒ Código del acreedor o tercero. 

El sistema nos solicita en código del tercero que vamos a tratar 

como acreedor. Disponemos de una utilidad que nos facilita acceso a 

consultar la base de datos general de terceros. (Consultar manual de 

usuario de terceros para su correcto tratamiento).   

   

ƒ Descripción o texto libre. 

Texto descriptivo de la operación contable.   

ƒ Aplicación presupuestaria. 

Al igual que en la fase de provisión de fondos, la aplicación ya 

nos viene asignada bien del expediente de retención de crédito previo 

a la provisión de fondos o bien de la propia fase de provisión de 

fondos.   

ƒ Descuentos e IVA o IGIC. 

Pulsando este icono, accedemos a la pantalla que nos permitirá 

asociar importes y conceptos no presupuestarios al expediente de 

pagos a justificar en la fase contable de “pago al acreedor”.   

   

(13)

ƒ Datos procedentes de la factura. 

En el caso de no haber asignado el número de pago a justificar 

en el momento de dar de alta la factura o justificante de la inversión o 

gasto, podemos utilizar esta herramienta. Nos permitirá asignar una 

factura existente, al pago a justificar. 

   

En supuesto de no encontrarse la factura registrada, desde 

esta misma pantalla, en el apartado de utilidades, podremos registrar 

la factura o documento justificativo de la operación. 

También podemos asociar factura al expediente de pagos a 

justificar mediante la opción utilidades‐asociar facturas.   

   

Nos aparecerán las facturas que cumplan las condiciones para 

poder ser incluidas dentro de la “pestaña” facturas asociadas al pago a 

justificar.   

(14)

Puede no ser coincidente el importe de la operación de pago al 

acreedor, con el importe pendiente de realizar pagos a acreedores que 

estamos tratando. En el supuesto de necesitar disminuir el importe de 

la operación podemos modificarlo pulsando el botón “modificar” que 

tenemos  configurado  junto  al  botón  captura  de  de  aplicaciones 

presupuestarias.   

   

Al  finalizar  la contabilización  de  la  provisión  de  fondos, el  sistema  nos 

preguntará si deseamos listar documento soporte para la operación pago al 

acreedor. 

 

3. Justificación de pagos / Reintegro de importes no invertidos o gastados. 

Una vez que se han contabilizado operaciones de pago al acreedor, el sistema 

activa automáticamente el botón de “Justificación/reintegro” – Aprobación de 

cuenta justificativa y reintegro de fondos no invertidos o justificados.     Pulsando este botón, nos aparecerá la siguiente pantalla: 

 

   

En esta pantalla completaremos los campos que pasamos a relacionar a 

continuación: 

ƒ Fecha de aprobación de cuenta justificativa o reintegro de importes no 

invertidos o justificados. 

(15)

ƒ Reintegro de fondos no invertidos o justificados: 

• Cuenta operativa. 

• Descripción del reintegro. 

La aprobación de la cuenta justificativa producirá la aplicación al presupuesto 

del reintegro que, en su caso, se haya efectuado y la imputación económica de los 

gastos realizados. 

Es  conveniente  consultar  la  Instrucción  de  contabilidad  con  respecto  al 

tratamiento  contable  que  debe  realizarse  con  los  pagos  a  justificar  con 

operaciones pendientes a fin de ejercicio. (Ver primeras páginas de este manual). 

   

Al finalizar la  operación de contabilización, el sistema nos preguntará si 

deseamos listar documento soporte para la operación pago al acreedor.   

4. Facturas y documentos justificativos asociados al pago a justificar.  

El sistema  dispone de un  apartado donde podremos  consultar todas 

aquellas facturas que han sido de alguna manera asociadas al tratamiento del pago 

a justificar.   

   

Es conveniente recordar que para el listado de facturas asociadas y otras 

consultas,  podremos  utilizar  el  potencial  del  propio  módulo  de  facturas, 

totalmente vinculado con la justificación de los pagos a justificar.   

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