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Fase 1: Proceso Operativo

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Academic year: 2021

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Ingeniería de Documentos

Caso 4: Empresa de Import/Export

Fase 1: Proceso Operativo

Alumno:

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Introducción Descripción General

Breve introducción:

En una etapa previa al análisis del negocio, nos pareció prudente definir ciertas pautas del negocio, para poder luego analizarlo con detalle:

• La empresa trabaja importando o exportando containers.

• Se comercializa el servicio de importación-exportación y no se venden productos.

• Dentro del personal interno tenemos asesores legales y contables, que van a determinar si el producto se puede importar o exportar.

• Los proveedores serian:

• Medios de transporte internacionales.

• Asesores legales y contables externos.

Análisis del negocio de importación:

1 El cliente se presenta al vendedor, y le dice que articulo quiere importar.

input: datos del cliente, datos del producto, cantidad de containers, país de origen, fecha estimativa, lugar de entrega

2 El vendedor ingresa los datos del cliente (en caso de no estar en la Bdd). 3 El vendedor crea una carpeta, con los datos y solicitud del cliente. 4 El vendedor despide al cliente prometiéndole una pronta respuesta.

5 El vendedor selecciona un gestor legal y le envía la carpeta con el proyecto inicial. 6 El gestor legal se comunica con el equipo jurídico y presenta el proyecto.

7 El equipo jurídico investiga si existe alguna contravención a las leyes del país de origen y del país destino, consulta bdd de leyes y equipos jurídicos externos. output al gestor legal: determinar si legalmente se puede importar ese producto. 1 El gestor legal agrega la información legal a la carpeta, le envía esta información al

vendedor

2 En caso de no ser legalmente posible, el vendedor se comunica con el cliente y la transacción se da por finalizada. En caso contrario,

3 El vendedor selecciona un gestor contable y le envía la carpeta actualizada. 4 El gestor contable se comunica con el equipo contable, y estudian opciones de

proveedores externos de transporte hasta aduana local, los costos fijos de importación, los costos de transporte propio.

5 El gestor contable le devuelve la carpeta actualizada con las opciones de transporte, fechas tentativas acordes y sus diferentes costos al vendedor.

6 El vendedor consolida estos datos de manera resumida; se comunica con el cliente y le da el presupuesto.

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realiza el pago del 50% del costo total.

8 El vendedor actualiza la carpeta con los nuevos datos.

9 El vendedor selecciona un gestor operativo y le envía los datos consolidados. 10 El gestor operativo contrata el proveedor de transporte externo.

11 El gestor operativo crea la hoja de ruta y asigna el transporte interno. 12 El gestor operativo se encarga de todos los tramites aduaneros necesarios

13 El gestor operativo se comunica con el vendedor una vez que el producto ingreso en el país y se encuentra en camino al destino final.

14 El vendedor se comunica con el cliente para comunicar el estado de la importación. 15 Una vez que el transporte llega a destino, cliente abona el 50% del costo restante y se

da por finalizada la transacción.-Análisis del negocio de exportación:

1 El cliente se presenta al vendedor, y le dice que articulo quiere exportar.

input: datos del cliente, datos del producto, cantidad de containers, país de destino, fecha estimativa, lugar de entrega

2 El vendedor ingresa los datos del cliente (en caso de no estar en la Bdd). 3 El vendedor crea una carpeta, con los datos y solicitud del cliente. 4 El vendedor despide al cliente prometiéndole una pronta respuesta.

5 El vendedor selecciona un gestor legal y le envía la carpeta con el proyecto inicial. 6 El gestor legal se comunica con el equipo jurídico y presenta el proyecto.

7 El equipo jurídico investiga si existe alguna contravención a las leyes del país de origen y del país destino, consulta bdd de leyes y equipos jurídicos externos. Output al gestor legal: determinar si legalmente se puede exportar ese producto. 8 El gestor legal agrega la información legal a la carpeta, le envía esta información al

vendedor

9 En caso de no ser legalmente posible, el vendedor se comunica con el cliente y la transacción se da por finalizada. En caso contrario,

10 El vendedor selecciona un gestor contable y le envía la carpeta actualizada. 11 El gestor contable se comunica con el equipo contable, y estudian opciones de

proveedores externos de transporte desde aduana local, los costos fijos de exportación, los costos de transporte propio hasta aduana local.

12 El gestor contable le devuelve la carpeta actualizada con las opciones de transporte, fechas tentativas acordes y sus diferentes costos al vendedor.

13 El vendedor consolida estos datos de manera resumida; se comunica con el cliente y le da el presupuesto.

14 El cliente da el Ok, con la opción de transporte y la fecha estimativa actualizada; y realiza el pago del 50% del costo total.

15 El vendedor actualiza la carpeta con los nuevos datos.

16 El vendedor selecciona un gestor operativo y le envía los datos consolidados. 17 El gestor operativo crea la hoja de ruta y asigna el transporte interno.

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20 El gestor operativo se comunica con el vendedor una vez que el producto ingreso en el país de destino y se encuentra en camino al destino final.

21 El vendedor se comunica con el cliente para comunicar el estado de la exportación. 22 Una vez que el transporte llega a destino, cliente abona el 50% del costo restante y se

da por finalizada la

transacción.-Dado que ambos negocios poseen similares procesos de negocios, estudiaremos el caso de importación siendo análogo el caso de exportación.

Procesos de Negocios Identificados: 1 Proceso de venta 2 Proceso legal 3 Proceso Contable 4 Proceso Operativo

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El proceso operativo comprende las actividades que se desarrollan en la empresa una vez aceptado el presupuesto por parte del cliente, este proceso tiene como entradas toda la información que se genera en los otros procesos que conforman la información contable, legal y de productos para la exportación o importación.

A partir de esta información se encargará de concretar todas las actividades que pondrán en marcha el movimiento concreto de los productos teniendo como objetivo básico lograr todas actividades, contrataciones y trámites que aseguren la importación o exportación.

Entradas:

• Información de productos a transportar (importación - exportación)

• Origen de los productos

• stino de los productos

• Medios de transporte

• Condiciones de transporte

• Cantidades Actores

• Proveedores de Transportes Internacional

• Personal de transporte interno (choferes)

• Aduana y otros entes gubernamentales

• Proveedores de servicios internacionales (legales, contables y gestores)

Actividades Principales

• Contrataciones especiales relacionadas a las condiciones de transportes

• Contratación de Transporte externo

• Reserva de medio de transporte interno

• Confección de Formularios aduaneros

• Presentación de formularios ante entes gubernamentales

• Informar a proveedores de servicios externos todos los datos de la operación para los trámites en el exterior

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• Información Contrataciones de transporte

• Confirmación de contrataciones de transporte

• Reservas de depósito

• Formularios para trámites aduaneros y legales

• Información a proveedores de servicios asociados externos (para trámites aduaneros en otros países)

• Productos, cantidades y medios de transporte

• Actualización de sistema de consulta on-line Mejoras al proceso operativo:

• Implementación de Sistema de consulta on-line para el cliente

• Todos los datos relacionados a las actividades operativas (proveedores, formas de pago, tiempos de contratación, tiempos de viaje, tiempos de trámites aduaneros, etc.) se ingresarían a bases de datos que alimenten procesos de DATA MINING para estimaciones razonables de tiempos e información de ayuda a futuros procesos operativos (contrataciones, formularios, etc.)

Estas bases de datos aquí mencionadas son integrales a la empresa, si bien serían alimentadas y consultadas desde todos los procesos, las mismas deben responder a un diseño integral siendo parte incorporada a toda al empresa y sus procesos

• La gestión de logística interna debería ser planificada automáticamente en base a la carga de trabajo de cada uno.

Además de las mejoras locales a cada proceso, hemos identificado algunas con impacto horizontal al problema:

Posibles mejoras globales:

• Dado que la empresa utiliza bdds y documentos físicos; deberíamos utilizar documentos digitales para poder reutilizar la información, y en cada etapa agregar ciertas partes al documento; es decir no tener un documento maestro estático sino uno dinámico, que interactúe con las bases de datos antes mencionadas.

• Dado que hay interacciones con diferentes idiomas, deberíamos poder brindar la posibilidad de utilizar traducción automática.

• Enviar alertas automáticas por email, según el estado de las etapas/proceso de la importación (para poder determinar si esta atrasado o no)

Referencias

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