Reglamento Pilar del Responsabilidad Social Empresarial ASEPG Aprobado por la Junta Directiva de ASEPG en Sesión N° 468-2014
ASOCIACIÓN SOLIDARISTA DE EMPLEADOS DE
PROCTER & GAMBLE INTERNATIONAL OPERATIONS S.A. Y AFINES. ASEPG
REGLAMENTO DEL PILAR RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL
INTRODUCCION
La Junta Directiva, a fin de normar y facilitar la gestión de responsabilidad social de la Asociación, dicta las presentes disposiciones que regulan el funcionamiento del Pilar de Responsabilidad Social Empresarial (RSE) de la Asociación Solidarista de Empleados de Procter & Gamble International Operations S.A. y Afines (en lo subsiguiente ASEPG o Asociación), con el fin de liderar e implementar los esfuerzos de la RSE en el ámbito de la organización.
OBJETIVO DEL REGLAMENTO
El presente reglamento tiene como objetivo regular todo lo referente a la operación del Pilar de Responsabilidad Social Empresarial de ASEPG y el comité responsable de su gestión.
CAPITULO I: DEL ALCANCE DEL PILAR RSE Artículo 1.
La responsabilidad social empresarial es una iniciativa voluntaria de la organización, que agrupa un conjunto de acciones para que sus actividades tengan repercusiones positivas sobre la sociedad y que afirmen los principios y valores por los que se rigen, tanto en sus propios métodos y procesos internos como en su relación con los demás actores. Es la contribución activa y voluntaria al mejoramiento social, económico y ambiental por parte de la organización con el objetivo de mejorar, a través de estrategias y sistemas de gestión, un nuevo equilibrio entre las dimensiones social, económica y ambiental.
Artículo 2.
El Pilar de Responsabilidad Social Empresarial de la ASEPG (Pilar RSE) es la iniciativa tendiente a procurar un papel en la vida de las personas, no sólo como proveedoras de empleo y de riqueza, sino como agente de desarrollo en las comunidades en la que está inserta a fin de cumplir el objeto social de la organización.
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Artículo 3.
El Pilar RSE surge como una iniciativa de la Junta Directiva, a fin de contar con un programa permanente que facilite la gestión hacia la comunidad y a lo interno de la organización, procurando el bienestar en ámbitos social, económico y ambiental.
Artículo 4.
El Pilar RSE tendrá como fuente de financiamiento un 3% de los excedentes brutos de cada periodo. Este rubro deberá registrarse en una cuenta contable independiente de donde se debitarán las ayudas de este Pilar.
Artículo 5.
Los objetivos del Pilar RSE de la ASEPG son:
a) Favorecer a grupos vulnerables de la sociedad.
b) Incentivar una adecuada distribución de la riqueza a través de programas hacia la comunidad.
c) Mantener e incentivar la ética empresarial a través de sus programas.
d) Apoyar programas y gestiones ambientales dentro de la comunidad.
e) Respetar el medio ambiente y evaluar los riesgos ambientales y sociales dentro de la gestión de la organización.
f) Diseñar e implementar estrategias de asociación y colaboración de la organización.
g) Involucrar a los colaboradores y asociados en las buenas prácticas de RSE.
h) Mejorar las posibilidades y oportunidades de la comunidad donde se establece la organización.
i) Construir la reputación organizacional ante la comunidad.
j) Seguir y cumplir la legislación por parte de la organización.
k) Respetar los derechos humanos con unas condiciones de trabajo dignas que favorezcan la seguridad, la salud laboral y el desarrollo humano y profesional de los colaboradores.
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Artículo 6.
El Pilar RSE se enfocara en cinco áreas de acción o grupos de interés: a) Grupos vulnerables de la Sociedad.
i. Niños. ii. Ancianos.
iii. Personas discapacitadas.
iv. Familias en condición de pobreza extrema.
v. Personas con enfermedades degenerativas, terminales o poco comunes.
b) Necesidades sociales de la comunidad. c) Protección del medio ambiente.
d) Apoyo social al asociado de la ASEPG.
e) Responsabilidad social con el colaborador de la ASEPG.
CAPITULO II: DEL COMITE DEL PILAR RSE
Artículo 7.
A fin de facilitar la gestión de la organización en torno al Pilar RSE, se establece el Comité del Pilar RSE (el Comité), el cual es un órgano de apoyo de la Junta Directiva, siendo en esta última en la que recaen las decisiones de acuerdo a las recomendaciones de este Comité.
Artículo 8.
El Comité del Pilar RSE deberá estar integrado por al menos tres personas, miembros de la Junta Directiva, la Gerencia General y asociados.
Artículo 9.
El nombramiento de los integrantes del Comité será revisado anualmente, posterior al nombramiento de miembros de la Junta Directiva.
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Artículo 10.
La Junta Directiva podrá remover de su cargo aquel miembro que incumpla con las obligaciones y disposiciones contenidas en este Reglamento. Los miembros quedarán automáticamente removidos si dejaran de laborar para Procter & Gamble International Operations S.A. y Afines o la ASEPG.
Artículo 11.
Las atribuciones del Comité del Pilar RSE son las siguientes:
a) Conocer solicitudes y casos de ayuda y apoyo dentro de los objetivos del Pilar RSE. b) Recomendar a la Junta Directiva la acción de acuerdo a los programas y solicitudes.
c) Procurar una distribución equitativa del presupuesto en función de los objetivos y áreas de acción.
d) Coordinar, implementar y evaluar planes, programas y proyectos en materia de responsabilidad social y realizar el seguimiento de su grado de cumplimiento.
e) Revisar periódicamente la normativa de responsabilidad social y proponer su modificación y actualización a la Junta Directiva.
f) Creación de nuevas acciones y alianzas que fortalezcan el impacto de la organización en este campo.
g) Liderar el proceso de autoevaluación al interior de la organización que procuren mejorar el accionar del Pilar RSE.
h) Orientar y dar apoyo al personal en temas asociados a la responsabilidad empresarial. i) Revisar y analizar las expectativas de las áreas de acción o grupos de interés y asegurar su
consideración en la formulación de las Políticas de responsabilidad social.
j) Asesorar a la Junta Directiva sobre el cumplimiento y los efectos de las iniciativas puestas en marcha para promocionar la RSE.
k) Evaluar iniciativas voluntarias y documentos de recomendaciones en materia de responsabilidad social que se produzcan.
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Artículo 12.
El Comité del Pilar RSE presentará un informe trimestral a la Junta Directiva sobre los alcances de su gestión y un informe anual en la Asamblea General de Asociados, como resumen de la ejecución del presupuesto y el impacto social del programa.
Artículo 13.
El Comité tendrá un líder a cargo de organizar agendas de trabajo, convocar a las reuniones y supervisar e implementar los planes del Pilar RSE, según la filosofía de la organización y las estrategias de relación con los diferentes públicos de interés.
Artículo 14.
El Comité del Pilar RSE se reunirá al menos una vez cada mes o cuando el líder así lo considere oportuno.
Artículo 15.
Las reuniones del Comité se celebrarán con la presencia de al menos dos de sus miembros con derecho a voto; los acuerdos se tomarán por simple mayoría. Cada miembro tiene derecho a un voto.
Artículo 16.
Cada miembro del Comité tendrá los siguientes deberes y obligaciones:
a) Abstenerse de votar, cuando deban tomarse acuerdos sobre situaciones o acontecimientos en los que considere que tiene un conflicto de interés.
b) Informar dentro de un plazo máximo de ocho días naturales, de cualquier caso que sea de su conocimiento.
c) Dar seguimiento a los acuerdos bajo su responsabilidad.
Artículo 17.
Se considerará que un miembro del Comité del Pilar RSE entra en conflicto de interés, cuando él, su cónyuge, sus hijos, padres, hermanos, o una organización en la cual es representante legal, accionista o forme parte de su Junta Directiva, sea beneficiaria o sea proveedor del beneficio.
El miembro del Comité deberá procurar evitar el conflicto de interés, utilizando los mecanismos de información, de abstención o de ausencia en las sesiones en que deban verse asuntos relacionados con esos intereses.
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Artículo 18.
Los miembros del Comité tendrán como uno de sus deberes fundamentales salvaguardar la confidencialidad de la información que en ejercicio de su cargo, consecuencia de las decisiones, estudios y análisis llegue a conocer.
CAPITULO III: DE LOS BENEFICIARIOS DEL PILAR RSE Artículo 19.
El Comité vigilara el adecuado uso de los recursos del presupuesto a fin de que durante un mismo ejercicio fiscal se pueda cubrir la mayor cantidad de acciones dentro del Pilar RSE.
Artículo 20.
El Comité asegurará que no se invierta más de un 35 % anual en un solo grupo de interés, teniendo la potestad la Junta Directiva de revisar ese porcentaje.
Artículo 21.
Dentro de las acciones que podrán ejecutarse como parte del Pilar RSE se encuentran: a) Ayudas a centros de atención de niños.
b) Apoyo a centros de ancianos.
c) Ayudas a centros de personas con discapacidad.
d) Colaboración con entidades gubernamentales y organizaciones no gubernamentales que apoyen a las áreas de acción indicadas en el presente reglamento.
e) Ayudas individuales a personas o familias pertenecientes a las áreas de acción o grupos de interés indicados en el presente reglamento.
f) Infraestructura comunal destinada a la atención de los grupos de interés. g) Programas tendientes al mejoramiento del medio ambiente.
h) Ayudas o colaboración a asociados que padezcan situaciones sociales extremas. i) Ayudas o colaboración a colaboradores que padezcan situaciones sociales extremas.
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CAPITULO IV: DISPOSICIONES GENERALES Artículo 22.
La Junta Directiva será la encargada de aprobar las acciones del Pilar RSE de acuerdo a la recomendación del Comité, teniendo la potestad de rechazar en todo o en parte las recomendaciones del mismo.
Artículo 23.
La Junta Directiva acuerda que deberá proceder con la más absoluta discreción sobre todos los asuntos tratados dentro del Pilar RSE, por lo que los miembros están en la obligación de acatar esta disposición.
Artículo 24.
La Junta Directiva revisará periódicamente este reglamento, lo someterá a consideración y a la aprobación de todos sus integrantes.
Artículo 25.
Este reglamento fue aprobado en la sesión de Junta Directiva de la ASEPG Nº 468 realizada el día 8 de octubre de 2014 y rige a partir de su aprobación. El mismo podrá ser revisado y modificado por la Junta Directiva de la ASEPG en el momento que lo amerite para lo cual deberá contarse con el voto de la mayoría calificada de sus miembros. Asimismo, deroga cualquier disposición anterior sobre la materia en particular.
