ESTADO DE RECOMENDACIONES AL 30 DE NOVIEMBRE 2015

(1)

FE C PROCESO CUMPLIDA 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

EXAMEN ESPECIAL A LOS GASTOS POR SERVICIOS CONTRATADOS EXCEPTO MANTENIMIENTO, DE LA GERENCIA DE REFINACIÓN DE LA EMPRESA PÚBLICA DE HIDROCARBUROS DEL ECUADOR, EP PETROECUADOR, POR EL PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE EL 6 DE ABRIL DE 2010 Y EL 30 DE ABRIL DE 2014

1

Al Subgerente de Control de Gestión

1. Efectuará el monitoreo de las acciones tomadas por las áreas responsables, hasta que se cumpla la recomendación 8 del informe DASE‐0062‐2013 y la 1 del informe PEC‐AIN‐27‐

2009.

1

EVENTUAL

M. 00296‐CGE‐CEM‐2015

DOCUMENTOS QUE EVIDENCIEN EL CONTROL REALIZADO AL CUMPLIMIENTO DE LA RECOMENDACIÓN 8 DEL INFORME DASE‐0062‐2013 Y RECOMENDACIÓN 1 DEL INFORME PEC‐AIN‐

27‐2009 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

2

Al Gerente de Refinación

2. Dispondrá que los servidores que elaboren y revisen los presupuestos referenciales, verifiquen que éstos incluyan en detalle los precios unitarios de los componentes de cada rubro y que sean consistentes entre ellos, a fin de contar con información relevante que respalde la toma de decisiones al adjudicar los contratos.

1

PER M ANENTE M. 00294‐CGE‐CEM‐2015 M. 00295‐CGE‐CEM‐2015

REGISTRAR EN SISTEMA CONTROL RECOMENDACIONES (SICOR), LA INCORPORACIÓN DE LA RECOMENDACIÓN PERMANENTE, EN UNO DE LOS SIGUIENTES INSTRUMENTOS:

‐ NORMATIVA DE GESTIÓN

‐ MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL

‐ PERFIL DE CARGOS 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

3

Dispondrá a los servidores que elaboran las especificaciones técnicas, expongan claramente todas las condiciones que permitan una mayor participación de oferentes y que éstos presenten sus ofertas de acuerdo a los requerimientos reales de la Empresa.

1

‐ PERFIL DE CARGOS 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

4

Dispondrá que todo proceso de contratación se efectúe sobre la base de los planes empresariales; se cuente con los estudios previos y los informes de respaldo de las áreas operativas pertinentes.

1

(2)

24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

5

Dispondrá que para futuros procesos de contratación del servicio de provisión de químico secuestrante de H2S, asistencia técnica y tratamiento químico en Refinería Esmeraldas, se revisen las exigencias de experiencia de los pliegos, para permitir una participación más amplia de oferentes; y, que para el servicio de tratamiento químico en Refinería La Libertad, se verifique que los precios unitarios se ajusten a las condiciones del servicio y cuenten con los costos necesarios, que permitan participar a todos los oferentes en igualdad de condiciones.

1

‐ PERFIL DE CARGOS 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

6

Ordenará al Superintendente de Refinería Esmeraldas que continúe con las acciones que permitan dar una solución a los problemas de pago del contrato 2013014 suscrito con INTEROC, originadas en las inconsistencias de los formularios 3 y 3.1.

1

EVENTUAL

M. 00293‐CGE‐CEM‐2015 M. 00294‐CGE‐CEM‐2015

INFORME DE CUMPLIMIENTO CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS QUE EVIDENCIEN LO SOLICITADO EN LA RECOMENDACIÓN 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

7

Al Gerente de Logística y Abastecimiento

7. Dispondrá al personal designado para redactar las resoluciones de inicio de los procesos, que en los considerandos incluyan todas las razones y fundamentos de hecho que sustenten dichos documentos; y, se deje constancia que los servicios a contratar se encuentran incorporados en los planes empresariales y cuentan con los estudios previos.

1

PER

M

ANENTE

M. 00295‐CGE‐CEM‐2015

‐ PERFIL DE CARGOS 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

8

Dispondrá a los servidores encargados de revisar los pliegos y proyectos de contrato, verifiquen la consistencia de estos documentos y que estén acordes a las condiciones de operación de los diferentes centros operativos y del servicio requerido; así como, se incluya la obligación de depositar el anticipo recibido por los contratistas en la cuenta de una institución financiera estatal, o privada de propiedad del Estado, con levantamiento de sigilo, que permita al administrador del contrato su control y verificación posterior.

1

PER

M

ANENTE

M. 00295‐CGE‐CEM‐2015

(3)

24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

9

Solicitará a las comisiones de evaluación, cumplan con los cronogramas de los procesos establecidos para la presentación y apertura de ofertas y verifiquen que estrictamente se apliquen los requisitos y disposiciones contenidos en los pliegos.

1

PER

M

ANENTE

M. 00295‐CGE‐CEM‐2015

‐ PERFIL DE CARGOS 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

10

Al Gerente de Finanzas

10. Dispondrá al Subgerente de Tesorería controle que las garantías que se reciban como respaldo de los contratos a ser suscritos, correspondan a instituciones legalmente habilitadas, lo que evitará la generación de riegos de tipo legal y financiero, ante eventualidades por incumplimientos de los contratistas.

1

PER

M

ANENTE

M. 00293‐CGE‐CEM‐2015

‐ PERFIL DE CARGOS 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

11

Al Subgerente de Asesoría y Contratos

11. Dispondrá al responsable del Departamento de Asesoría Jurídica y Contratos y Jefes Zonales, que en la elaboración de los contratos de obras, bienes, servicios y consultoría, se incluyan las condiciones establecidas en los pliegos y proyecto de contrato; y, en los casos que sea necesaria una modificación, se justifique documentadamente las razones de los cambios y las autorizaciones correspondientes.

1

‐ PERFIL DE CARGOS 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

12

Al Superintendente de Refinería Estatal de Esmeraldas

12. Ordenará al Administrador que junto con la Supervisión del contrato 2012002, realicen la depuración, liquidación y definición de los valores pagados a la contratista por mantenimiento y los que sean a favor de la contratante, a fin de que se consideren en el acta de recepción definitiva, conforme al compromiso adquirido en reunión de 27 de febrero de 2015, realizada entre las partes.

1

EVENTUAL

M. 00294‐CGE‐CEM‐2015

INFORME DE CUMPLIMIENTO CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS QUE EVIDENCIEN LO SOLICITADO EN LA RECOMENDACIÓN

(4)

24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

13

13. Ordenará al Subgerente de Compras, Contratos e Importaciones, instruya al Jefe de Adquisiciones de Obras, Servicios y Consultoría y Jefes Zonales, sobre la obligación de publicar la información considerada como relevante en el portal de compras públicas, de los procesos en las fases precontractual, contractual, ejecución y finiquito de los contratos principales y complementarios.

1

PER M ANENTE M. 00295‐CGE‐CEM‐2015

‐ PERFIL DE CARGOS 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

14

Al Subgerente de Compras, Contratos e Importaciones

14. Dispondrá a los administradores de los contratos, verifiquen el cumplimiento de las funciones de los supervisores/fiscalizadores, a fin de garantizar un buen control y seguimiento de los servicios contratados, exijan la preparación y entrega de los informes de cumplimiento del objeto contractual y dejen sentados en los mismos, el avance de los servicios prestados, que permita sustentar los pagos; además, se solicite los nuevos cronogramas valorados cuando se autoricen prórrogas de plazo.

1

PER

M

ANENTE

M. 00295‐CGE‐CEM‐2015

‐ PERFIL DE CARGOS 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

15

15. Dispondrá a los administradores, supervisores y fiscalizadores de los contratos, que en todo proceso para la suscripción de contratos complementarios, sustenten documentadamente el análisis de los precios ofertados por las contratistas.

1

PER

M

ANENTE

M. 00295‐CGE‐CEM‐2015

‐ PERFIL DE CARGOS 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

16

16. Dispondrá a las áreas financieras de la Gerencia, que previo a realizar pagos, verifiquen la legalidad de los documentos presentados como soporte, mediante los mecanismos de consulta pertinentes, a fin de certificar su validez legal y tributaria.

1

PER

M

ANENTE

M. 00293‐CGE‐CEM‐2015

(5)

24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

17

17. Dispondrá al responsable de Adquisiciones de Obras, Servicios y Consultoría de la Refinería La Libertad, comunique a los miembros de las comisiones de entrega recepción de los contratos, entre ellos el Administrador del contrato, la obligación de reportar en las actas, información sobre el cumplimiento de todas las estipulaciones contractuales, observando los parámetros dispuestos en la normativa relacionada.

1

PER

M

ANENTE

M. 00295‐CGE‐CEM‐2015

‐ PERFIL DE CARGOS 24447 ‐ 6 ‐ 2014 26/10/2015

18

18. Ordenará al Superintendente de la Refinería La Libertad, que con el soporte de técnicos de otras refinerías de la Gerencia de Refinación, se elabore un estudio técnico que permita determinar si los incumplimientos de los parámetros establecidos en el contrato de servicio de tratamiento de las unidades de crudo, estabilizadora y torre de enfriamiento de Refinería La Libertad, son generados por la condición operativa de las plantas o por un ineficiente resultado del tratamiento químico; con el resultado de este estudio se tomarán las acciones que corresponda, tendientes a mejorar las condiciones operativas de la refinería o implementar controles respecto del servicio que preste la contratista.

1

EVENTUAL

M. 00294‐CGE‐CEM‐2015

INFORME DE CUMPLIMIENTO CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTATORIOS QUE EVIDENCIEN LO SOLICITADO EN LA RECOMENDACIÓN