DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 01 de octubre de 2019 Referencia aulaclic.es Página 1 TRABAJO 10:
A.Mirar los videos sobre inicio
en Access y combinar
correspondencia en Word 2013.
https://youtu.be/OIZRbVNd0GA
https://youtu.be/qDkdgw-zJbQ
https://youtu.be/-1HmiHMYHB0
B.ELABORAR UNA CARTA
RELACIONADA CON LOS 25 AÑOS DEL COLEGIO.
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documento en la carpeta de documentos informática; con el nombre_apellido_cartamaestra_1 005
En el documento realice las siguientes actividades:
1. Configure la página con márgenes de 2,5 cm arriba y abajo, 3 cm izquierda y derecha, interlineado en 1,5.
2. Seleccione la pestaña correspondencia y elija iniciar combinación de correspondencia, carta.
DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 01 de octubre de 2019 Referencia aulaclic.es Página 3 4. Utilice la macro para insertar la
fecha. (para ello, vaya a la pestaña vista, seleccione macro; seleccione ver macros, en la ventana emergente, macros en elija comandos de Word, buscar insertar fecha hora, ejecutar y optar por la tercera).
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Sr. o Srta., luego deje dos líneas más.
6. Escriba en mayúscula sostenida y negrita: el nombre del colegio, en el siguiente renglón municipio - departamento y en el próximo renglón en sus Manos (E.S.M.)
7. Escriba la referencia de la carta para esto, utilice la tecla tabulador para ubicación
DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 01 de octubre de 2019 Referencia aulaclic.es Página 5 9. Escriba el cuerpo de la carta. Su
solicitud o requerimiento.
DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 01 de octubre de 2019 Referencia aulaclic.es Página 6 11. Por último, deje el espacio
para la firma y los datos del remitente (quien escribe la carta)
DOCENTE: SANDRA MILENA ZANGUÑA RUIZ milzaruz@yahoo.es 01 de octubre de 2019 Referencia aulaclic.es Página 7 C. COPIAR EN EL CUADERNO Combinar correspondencia
Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2013 permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
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Por ejemplo, puede escribir cartas personalizadas, en las que sólo se escribe el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma puede generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
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generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc.
Conceptos previos
Cuando combina correspondencia, está utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos.
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Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo, puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar.
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el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán, por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente.
Crear el documento principal
Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.
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Allí hacer clic en la opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.
Se mostrará el panel Combinar correspondencia. Observará que se trata de un asistente porque en la zona inferior indica que es el
Paso 1 de 6 y hay una opción para
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En primer lugar, tiene que elegir el tipo de documento que quiere generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc.) Se va a seleccionar Cartas. Al hacer clic en Siguiente, aparece el segundo paso del asistente.
En el paso 2 se define el
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fija a partir de la cual creará el documento combinado. Debajo de las tres opciones tiene una explicación de la opción seleccionada en este momento.
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En el paso 3 selecciona el origen
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- Si selecciona la opción Utilizar una lista existente aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos.
- Si selecciona la opción Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta.
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Ahora se explicará con más detalle la opción Examinar.... Al hacer clic en ella se abre el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicará de dónde cogerá los datos:
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Word, por ejemplo, deberá situarse en la carpeta adecuada y seleccionar el archivo donde se encuentran los registros con los datos que necesita.
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utilizar las herramientas disponibles paras ordenar, filtrar, buscar duplicados, etc. Lo veremos en detalle más adelante. Cuando terminemos haremos clic en Aceptar y luego pulsamos siguiente en el asistente.
En el paso 4 se redacta en el
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clic en el panel de tareas sobre el elemento que se quiere insertar.
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datos y podrá elegir de la lista el campo a insertar.
Cuando haya completado el documento hace clic en Siguiente para seguir con el asistente.
En el paso 5 se examina las cartas
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valores concretos del origen de datos.
Puede utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario anterior y siguiente respectivamente, o bien Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario que está viendo o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.
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Para enviar las cartas a la bandeja de la impresora hacer clic en la opción Imprimir....
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este caso permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado será un documento normal sin combinación.