Apropiación de tecnologías de información y comunicación en Pymes

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(1)APROPIACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN PYMES. Documento presentado por: Francisco Murcia Con la dirección académica de: Juan Erasmo Gómez. al Departamento de Ingeniería de Sistemas y Computación. Como requisito para la obtención del grado de Ingeniero de Sistemas y Computación. Universidad de los Andes Bogotá, Colombia Diciembre 2010. 1 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(2) AGRADECIMIENTOS Agradezco a Juan Erasmo Gómez por su dirección académica y a José Gaona, director de Mejor en bici, por su tiempo y aportes a este proyecto.. 2 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(3) APROPIACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN PYMES RESUMEN Autor: Francisco Murcia Asesor: Juan Erasmo Gómez. Este documento hace parte del conjunto de resultados obtenidos en el proyecto de grado llamado “Apropiación de tecnologías de información y comunicación en pymes”, realizado como requisito para la obtención del título de Ingeniero de Sistemas y Computación. El objetivo de este proyecto es validar la guía desarrollada por Saulo Daza (Daza Sierra, 2007) junto con las mejoras realizadas a esta por los ingenieros Julián Moreno, Manuel Murcia y Fernando Oramas (Moreno, Murcia, & Oramas, 2010) en una pyme colombiana joven y sin ánimo de lucro, con el fin de determinar la pertinencia de esta guía y realizar las mejoras necesarias para que se aplique adecuadamente en este tipo de empresas. La motivación para validar y mejorar la guía en pymes jóvenes y sin ánimo de lucro surge de la responsabilidad social que se tiene con el país de aportar desde las TICs a la reducción del índice de empresas de este tipo que fracasan en sus primeros años de vida, lo que genera mayor desempleo en el país y una reducción en el crecimiento de la economía. La empresa seleccionada para validar la guía se llama Mejor en Bici, una mipyme dedicada a la promoción del uso de la bicicleta en ambientes urbanos con el objetivo de mejorar la calidad de vida de los ciudadanos y del medio ambiente. El proceso validación constó de 5 etapas secuenciales: 1. 2. 3. 4. 5.. Levantamiento de información de la empresa. Análisis de la información. Generación de propuestas de TI. Selección de propuesta(s) a implementar. Preparación para la implementación de la(s) propuesta(s).. La implementación de la(s) propuesta(s) se dejaron a cargo de Mejor en bici debido al límite de tiempo impuesto a este proyecto. La experiencia de validar la guía en una empresa sin ánimo de lucro y nueva dejó varios aportes que la enriquecieron significativamente debido a que se desarrollaron técnicas para. 3 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(4) determinar los FCE y PD en cualquier empresa y técnicas para medir el beneficio y riesgo de las propuestas en empresas de carácter no lucrativo. La etapa que más trabajo exigió para desarrollarse fue el levantamiento de información de la empresa debido a que la información necesaria no se encontraba materializada en ningún documento y por esta razón se tuvo que construir en su totalidad. Gracias a la colaboración de los directivos de la compañía se logró realizar esta tarea con éxito y surgieron ideas que no hubieran nacido sin el apoyo de sus disciplinas. En definitiva, este trabajo aportó puntos importantes que mejoran la guía de apropiación de TICs en pymes y ayudó a una empresa nueva y sin ánimo de lucro a desarrollarse y a estar a la vanguardia en asuntos de tecnología.. 4 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(5) ÍNDICE GENERAL ÍNDICE GENERAL .......................................................................................................................................... 5 ÍNDICE DE ILUSTRACIONES ........................................................................................................................... 7 ÍNDICE DE TABLAS ........................................................................................................................................ 8 PARTE A ....................................................................................................................................................... 9 ARTÍCULO ..............................................................................................................................................10 PRESENTACIÓN .....................................................................................................................................17 PARTE B ..................................................................................................................................................... 31 1.. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................ 32 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3 1.4 1.5. 2.. ESTADO DEL ARTE ............................................................................................................................. 40 2.1 2.2 2.3 2.3.1 2.3.2 2.4. 3.. ANTECEDENTES....................................................................................................................................... 32 IDENTIFICACIÓN DEL PROBLEMA Y SU IMPORTANCIA ....................................................................................... 33 MIPYMES EN COLOMBIA ...................................................................................................................... 33 NUEVAS EMPRESAS ............................................................................................................................. 34 ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO........................................................................................................... 36 OBJETIVOS ............................................................................................................................................. 37 METODOLOGÍA ....................................................................................................................................... 37 ALCANCE ............................................................................................................................................... 38. LA GUÍA................................................................................................................................................. 40 MEJORAS REALIZADAS A LA GUÍA ................................................................................................................ 42 FUENTES Y TRABAJOS RELACIONADOS .......................................................................................................... 43 INTERNACIONALES .............................................................................................................................. 43 NACIONALES ..................................................................................................................................... 45 CAMPO DE APLICACIÓN ............................................................................................................................ 46. DISEÑO Y ESPECIFICACIÓN ................................................................................................................ 53 3.1 APORTE A LA FASE DE CONDICIONES INICIALES .............................................................................................. 53 3.1.1 APORTE A LA MEDICIÓN DE PUNTOS DE DOLOR ......................................................................................... 53 3.1.2 APORTE A LA IDENTIFICACIÓN DE LOS FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO (FCE)...................................................... 55 3.2 APORTE A LA FASE DE GENERACIÓN, ANÁLISIS Y SELECCIÓN DE LAS PROPUESTAS DE TI. .......................................... 56 3.2.1 APORTE A LA MEDICIÓN DEL BENEFICIO ................................................................................................... 56 3.2.2 APORTE A LA MEDICIÓN DEL RIESGO ....................................................................................................... 57. 4.. IMPLEMENTACIÓN............................................................................................................................ 60 4.1 DESCRIPCIÓN DE LA IMPLEMENTACIÓN ........................................................................................................ 60 4.2 HALLAZGOS............................................................................................................................................ 60 4.2.1 IDENTIFICACIÓN DE FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO ...................................................................................... 60 4.2.2 IDENTIFICACIÓN DE PUNTOS DE DOLOR................................................................................................... 61 4.2.3 CRUCE ENTRE FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Y PUNTOS DE DOLOR ................................................................. 62 4.2.4 CRUCE ENTRE FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Y PROCESOS............................................................................. 64 4.2.5 CRUCE ENTRE PROCESOS Y PUNTOS DE DOLOR .......................................................................................... 64. 5 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(6) 4.2.6 FACTORES INHIBIDORES Y POTENCIADORES PARA LA IMPLANTACIÓN DE TICS ................................................... 65 4.3 CATALOGO DE PROPUESTAS....................................................................................................................... 65 4.3.1 JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................................... 66 4.3.2 PROPUESTAS DE ADOPCIÓN DE TI .......................................................................................................... 66 4.3.3 RESULTADOS DE LAS MEDICIONES DE RIESGO, BENEFICIO Y COSTO. ............................................................... 79 4.3.4 ELECCIÓN DE LAS PROPUESTAS A IMPLEMENTAR........................................................................................ 80 4.4 PREPARACIÓN PARA LA IMPLANTACIÓN ........................................................................................................ 81 5.. CONCLUSIONES................................................................................................................................. 86 5.1 5.2 5.3. 6.. RESULTADOS OBTENIDOS .......................................................................................................................... 86 DISCUSIÓN............................................................................................................................................. 86 TRABAJO FUTURO .................................................................................................................................... 87. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................................... 88. 6 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(7) ÍNDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1: USO DE TICS EN EMPRESAS .................................................................... 33 Ilustración 2: EL PROCESO DE CREACIÓN DE NUEVAS EMPRESAS ....................... 35 Ilustración 3: PIB PER CÁPITA DE LOS PAISES Y TASA DE ACTIVIDAD EMPRENDEDORA (TEA) 2009 ......................................................................................... 35 Ilustración 4: DISTRIBUCIÓN DE ESAL .......................................................................... 37 Ilustración 5: FASES DE LA METODOLOGÍA DE TRABAJO ....................................... 45 Ilustración 6: PROCESO COMERCIAL ............................................................................. 50 Ilustración 7: PROCESO DEL SERVICIO B2W ................................................................ 52 Ilustración 8: DIVISIÓN DE FALLAS ................................................................................ 58 Ilustración 9: FCE DE MEJOR EN BICI ............................................................................. 60 Ilustración 10: PD DE MEJOR EN BICI ............................................................................. 61 Ilustración 11: EVALUACIÓN DE PROPUESTAS ........................................................... 80 Ilustración 12: PROCESO COMERCIAL CON PROPUESTAS ........................................ 82 Ilustración 13: PROCESO B2W CON PROPUESTAS ....................................................... 82. 7 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(8) ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1: BARRERAS FRENTE AL USO DE LAS TICS ................................................... 33 Tabla 2: ESQUEMA DE REGISTRO DE RIESGOS EN pd .............................................. 55 Tabla 3: ESQUEMA DE REGISTRO DE RIESGOS EN fce.............................................. 56 Tabla 4: EJEMPLO DE MEDICIÓN DEL BENEFICIO .................................................... 57 Tabla 5: DESCRIPCIÓN DE FALLAS ............................................................................... 58 Tabla 6: EJEMPLO DE MEDICIÓN DE RIESGOS ........................................................... 59 Tabla 7: CRUCE ENTRE FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO Y PUNTOS DE DOLOR 62 Tabla 8: CRUCE ENTRE PROCESOS Y FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO ................ 64 Tabla 9: CruCE ENTRE PROCESOS Y PUNTOS DE DOLOR ........................................ 64 Tabla 10: FACTORES INHIBIDORES Y POTENCIADORES ......................................... 65 Tabla 11: MEDICIÓN RIESGO, BENEFICIO Y COSTO .................................................. 79. 8 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(9) PARTE A. 9 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(10) ARTÍCULO. 10 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(11) APROPIACIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN EN PYMES Francisco Murcia Estudiante de ingeniería de sistemas y computación Universidad de los andes [email protected]. ABSTRACT El incremento de las relaciones comerciales internacionales y los tratados de libre comercio de Colombia con países desarrollados y subdesarrollados han aumentado las oportunidades de negocio para los emprendedores colombianos. Las nuevas alternativas de negocio exigen una mayor efectividad y competitividad en el entorno empresarial colombiano, por esta razón es imperativo que las empresas implementen estrategias exitosas que generen mayor eficiencia en sus actividades. Debido a esto las TICs adquieren un papel indispensable para que las mipymes colombianas enfrenten de manera exitosa los retos planteados por la globalización. Estas oportunidades de expansión, crecimiento y desarrollo en muchas ocasiones se han desaprovechado debido a la ignorancia de muchas empresas acerca del beneficio que las nuevas tecnologías de información pueden traer a sus negocios [1]. A raíz de esta situación se han iniciado proyectos e investigaciones en el ámbito nacional por parte del gobierno y de instituciones privadas con el ánimo de dar solución a este problema. Este artículo tiene el objetivo de contribuir al mejoramiento de dicha situación.. Palabras clave Mipymes, apropiación de tecnologías de información y comunicación, TICs, empresas sin ánimo de lucro, nuevas empresas.. 1. INTRODUCCIÓN. de estas empresas fracasan en sus primeros 3,5 años de vida. Este alto porcentaje de fracaso es lamentable para un país con uno de los porcentajes más altos de población emprendedora del mundo; 22,57 por ciento. [4]. Con base a los anteriores datos y estadísticas, la urgencia de definir una serie de criterios para la apropiación de tecnologías de información en nuevas empresas es inminente, debido a que la importante participación que tienen estas empresas en los países las convierte en uno de los principales motores de crecimiento de la economía.. 2. ANTECEDENTES Este proyecto se realiza con base a la “Guía para la apropiación de Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) en Pymes” [1] y a los proyectos de grado que mejoraron dicha guía [5]. La guía y sus respectivas mejoras serán descritas a continuación: 2.1. La guía: Surgió a partir de dos afirmaciones primordiales: la primera es que la importancia de las Pymes en el sector industrial colombiano es innegable y la segunda es que las TIC‟s juegan un papel fundamental en el crecimiento y sostenimiento de cualquier empresa debido a que, de ser utilizadas estratégicamente, son un factor facilitador para alcanzar los objetivos de la organización más rápido y su buen uso representa una ventaja sobre sus competidores [1]. Se divide en 4 etapas expuestas a continuación:. Teniendo en cuenta que las MiPyMes en Colombia representan el 99,86 por ciento del total de empresas y generan el 80,8 por ciento del empleo [2], es preocupante que las estadísticas del Dane de los años 2006 y 2007 muestren un gran retraso en las empresas colombianas frente al uso de las TICs: en empresas medianas el 99,8 por ciento usa computadores, el 99,1 por ciento tiene acceso a Internet y el 59,6 por ciento tiene presencia en la web. En las empresas pequeñas el 99,2 por ciento usa computadores, el 79,5 por ciento tiene acceso a Internet; pero la presencia en la web apenas alcanza solamente el 23 por ciento. En las microempresas los porcentajes son aún más desalentadores; sólo el 13,2 por ciento usa computadores, el 7,2 por ciento tiene acceso a Internet y tan sólo el 1,9 por ciento tiene presencia en la web [3].. Se realiza un levantamiento de información cuyo objetivo es definir los factores inhibidores y facilitadores para el uso de las tecnologías al interior de la organización, las necesidades de la organización, los drivers de la empresa; es decir, la misión, visión, valores y estrategia organizacional, la cadena de valor de la empresa y por último las deficiencias y oportunidades de mejora de la empresa. Esta información servirá de insumo para la etapa de generación de propuestas que será explicada a continuación.. Al enfocarse en las nuevas empresas, es decir de 0 a 6 años de existencia, que son aproximadamente el 11 por ciento de las Pymes del país, se encuentra que el 83,31 por ciento. En esta etapa se realizan una serie de pasos destinados a explorar las oportunidades de mejora que puedan existir en la empresa. Se realiza una validación detallada de la cadena. 2.1.1. Etapa 1: Condiciones iniciales proceso de potencialización.. y. 2.1.2. Etapa 2: Generación, análisis selección de propuestas de TI.. 11 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios. y.

(12) de valor mediante preguntas a los involucrados y se buscan procesos repetitivos al interior de la organización, los cuales pueden ser candidatos a apropiar TICs para su potencialización. Mediante esta exploración se busca identificar y priorizar los puntos de dolor1 (PD) y los Factores Críticos de Éxito (FCE) de la empresa, para cruzarlos entre sí y con los procesos de la empresa con el fin de postular propuestas de mejora o de potencialización para dichos procesos. Estas propuestas deben ser evaluadas y comparadas entre sí mediante el análisis de sus beneficios, costos y riesgos con el objetivo de encontrar la propuesta con la combinación óptima de estos 3 factores para ser implementada de primeras. 2.1.3. Etapa 3: Preparación para implantación de la propuesta.. la. El objetivo de esta etapa es preparar a la organización para manejar el cambio que producirá la propuesta una vez se implemente en la empresa, de esta manera se asegura una implementación exitosa y con el mínimo impacto negativo. Se deben realizar las siguientes actividades: Definir las responsabilidades y compromisos del equipo de trabajo responsable del proyecto, realizar una matriz DOFA centrándose en las amenazas para controlar los puntos sensibles del cambio asociado al proyecto, elaborar planes de comunicación que informen a todos los empleados sobre los pasos que se están realizando para evitar malentendidos que afecten negativamente el proyecto y por último realizar planes de capacitación a empleados y usuarios para lograr que se apropie la tecnología y que los cambios se hagan parte de la cultura organizacional. 2.1.4. Etapa 04: Implantación En esta etapa la propuesta se divide en fases en donde se realizan ciclos Plan, Do, Check, Act con el fin de realizar avances periódicos en donde se puedan manejar de manera adecuada los cambios que van apareciendo en el proyecto. En la fase de planeación se describen y planean todos los elementos que van a ser parte del proyecto. Para lo anterior se definen los siguientes entregables: El acta de iniciación y la planeación del proyecto. En la fase de ejecución se realiza un cuidadoso seguimiento y control de las actividades que se van realizando. Las fases de chequeo y corrección van de la mano ya que se realizan reuniones con el grupo responsable del proyecto por lo menos cada dos semanas en las cuales que se exponen las dificultades presentadas hasta el momento y se dan soluciones sin perder de vista los objetivos del proyecto. Con base en estas soluciones se realiza un reajuste de actividades y de la planeación. Al finalizar el proyecto se debe documentar la experiencia que se adquirió para alimentar futuras implementaciones. Para obtener información más detallada sobre el proceso ideado para la potencialización de las Pymes con TICs por favor referirse a la guía desarrollada por Saulo Daza [1].. 1. Deficiencias actuales de la empresa que pueden estar relacionadas a procesos específicos de la organización.. 2.2. Mejoras realizadas a la guía Al realizar una revisión de la “Guía para la apropiación de tecnologías de información en Pymes” de Daza [1], se encontró que en el numeral de „Proceso de Implantación de TIC‟ no se ofrecía ninguna técnica de medición para ninguno de los ejes de comparación de las propuestas, los cuales son: Costos Valor agregado o beneficio Riesgo de implementación de las propuestas. Por dicha razón se decidieron idear técnicas para la medición de los 3 elementos ya que antes de estas mejoras los puntajes de las propuestas se asignaban en una escala de uno a diez según el criterio del investigador [5]. 3.. APORTES A LA GUÍA 3.1. Aporte a la identificación de puntos de dolor (PD). Dado que la información histórica en una nueva empresa es poca o nula, no es posible hallar los puntos de dolor basándose en dicha información, por tal motivo es necesario revisar las debilidades generalizadas de las mipymes emprendedoras y sin ánimo de lucro para luego precisar y filtrar las debilidades pertinentes para la empresa en estudio y así hallar sus puntos de dolor. Las causas de los altos índices de mortandad de las mipymes se atribuyen a que los emprendedores y responsables de las empresas cometen uno, varios o todos los siguientes puntos [6]: No desarrollar una verdadera visión de marketing. Deficiencias en las áreas de producción y operaciones. Desconocimiento de los sistemas básicos de control de gestión. Ignorar por completo la planificación. Carencias en la gestión Algunas de estas debilidades pueden llegar a ser puntos de dolor si la información previamente adquirida de la empresa revela indicios que lleven a suponer su presencia. Para evaluar con detalle la pertinencia de cada uno de estos PD en la empresa es necesario realizar una valoración conjunta con los directivos de la organización para determinar el grado de pertinencia, medido de 1 a 5, siendo 1 baja pertinencia y 5 alta pertinencia, y el impacto que tendrían en la organización si llegasen a ocurrir, medido de 1 a 4, siendo 1 si es bajo, 2 si es medio, 3 si es alto y 4 si es crítico. De esta manera los PD se encuentran al escoger las actividades con los puntajes más altos de riesgo, los cuales se hallan al multiplicar su pertinencia por su impacto en el negocio. 3.2. Aporte a la identificación de los factores críticos de éxito (FCE) Para identificar los factores críticos de éxito más importantes, sean técnicos, comerciales o gerenciales, es. 12 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(13) necesario medir el riesgo de las actividades vitales desarrolladas en los procesos de la organización y escoger las que tengan el riesgo más alto ya que estas representarán los FCE de la organización. Para medir y clasificar dicho riesgo en un negocio emprendedor se deben identificar los siguientes puntos [7]: Descripción general del riesgo principal que pueda surgir en la actividad. Probabilidad de ocurrencia, medida de 1 a 5, siendo 1 la probabilidad más baja y 5 la más alta. Impacto del riesgo, medido de 1 a 4, 1 si es bajo, 2 si es medio, 3 si es alto y 4 si es crítico. De esta manera los FCE se encuentran al escoger las actividades vitales con los puntajes más altos de riesgo, los cuales se hallan al multiplicar la probabilidad de que ocurran por su impacto en el negocio. 3.3. Aporte a la medición del beneficio En la etapa de análisis y selección de propuestas se encontraron una serie de inconvenientes al aplicar la guía de Daza [1] y sus mejoras a la medición del valor ganado o beneficio de las propuestas debido a que en el método desarrollado para realizar dicha medición se comparan los datos históricos de la organización con los datos generados por la implementación de la propuesta, lo cual no se podría realizar en una organización nueva que no tenga datos históricos consignados. A continuación se presenta la nueva técnica desarrollada para medir el beneficio en pymes sin ánimo de lucro y nuevas empresas. Aprovechando las técnicas desarrolladas para encontrar los puntos de dolor y los factores críticos de éxito se puede encontrar el beneficio que aportaría la realización de cada una de las propuestas a la organización. Dado que se encontró el riesgo asociado a cada uno de los PD y los FCE se puede determinar el total de riesgo abordado por cada propuesta y así medir el beneficio en cuanto a la cantidad de riesgo que la propuesta aborda. A continuación se expone un ejemplo: Medición del beneficio Tipo. Id. 1 2 PUNTOS DE DOLOR 4 5 3 4 FACTORES 5 CRÍTICOS DE ÉXITO 7 8 Sumatoria de puntajes de beneficios. MT1 Pt. 7,5 7,8 10,8 N/A 16,33 N/A 11 10 N/A. Tabla 1: Ejemplo medición del beneficio. En este caso la propuesta MT1 abordaría un riesgo total de 63,4 y por consiguiente tendría un beneficio de 63,4, el cual será normalizado a 10 haciendo uso de la siguiente fórmula para así obtener el beneficio que se utilizará para la comparación con el resto de factores de costo y riesgo en el cuadro de bolas propuesto por Daza [1]: . Donde BeneficioPropuestaN sería el beneficio de la propuesta en particular y MayorBeneficio sería el mayor beneficio encontrado en todas las propuestas. Este beneficio se podrá comparar a los demás beneficios, costos y riegos de las propuestas y así determinar qué propuestas escoger para implementar en la organización. 3.4. Aporte a la medición del riesgo Al tratar de implementar la técnica de medición de riesgo desarrollada en las mejoras guía de Daza [5] y sus mejoras a empresas nuevas y sin ánimo de lucro no fue posible realizar la medición debido a la ausencia de información histórica en cuanto al flujo de caja de la organización y a la infraestructura utilizada en una organización nueva. Específicamente, la ausencia de esta información impide medir el impacto (dinero * tiempo) y la probabilidad de materialización del riesgo implicado en las propuestas. A continuación se presenta la nueva técnica desarrollada para medir el riesgo. Para encontrar el riesgo asociado a la implementación de cada propuesta se deben determinar las cosas que podrían fallar si la propuesta estuviera en ejecución. Para abordar la mayor cantidad de fallas pertinentes a cada propuesta se deben tener en cuenta los siguientes criterios, propuestos por el método OCTAVE de evaluación de riesgos [8]: Falla. Descripción. Fuerzas mayores. Son amenazas a las cuales la empresa se puede preparar pero no puede influenciar directamente sobre ellas (por ejemplo: incendios, inundaciones, fallas de la red).. Negligencia org.. Son los riesgos asociados a la mala organización de los procesos de información de la compañía (por ejemplo: acceso no autorizado a recursos, falta de control de recursos, privilegios no definidos).. Errores humanos. Errores realizados por el personal o usuarios debido a falta de capacitación, documentación, ignorancia o imprudencia (por ejemplo: mal uso de los recursos ofrecidos, errores de digitación).. Errores tecno.. Fallas en la compañía causadas como consecuencia de una tecnología mal. 63,4. 13 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(14) implementada o de errores en su funcionamiento, en ocasiones también pueden ser producto de acciones deliberadas (por ejemplo: herramientas que no satisfacen plenamente las necesidades de la compañía, herramientas lentas que atrasan los procesos de la empresa). Acciones realizadas por el personal o usuarios a terceros o sobre los procesos, y servicios de la compañía que resultan en un impacto negativo para esta (por ejemplo: hacking, sniffing, comentarios ofensivos).. Acciones deliberadas. Tabla 2: Descripción de fallas Luego de determinar las posibles fallas según los criterios anteriores se debe hallar su probabilidad de ocurrencia y el impacto que tendría la falla en la organización. Los identificadores para cada riesgo se harán según el anterior diagrama: 1. Fuerzas mayores, 2. Negligencia organizacional, 3. Errores humanos, 4. Errores tecnológicos y 5. Acciones deliberados. La probabilidad se mide en el rango de 0 a 1 y el impacto en el rango de 1 a 4 siendo 1 si es bajo, 2 si es medio, 3 si es alto y 4 si es crítico. A continuación se expone un ejemplo: Propuesta X Id.. Falla. Probabilidad. Impacto. Riesgo. 1. Falla 1. 0,5. 4. 2. 2. Falla 2. 0,6. 2. 1,2 Total: 3,2. Tabla 3: Ejemplo medición del riesgo En este caso la propuesta X tendría un riesgo de 3,2 el cual se podría comparar con los demás riesgos de las propuestas y se normalizará con la siguiente fórmula para poder comparar estos riesgos con los demás factores de beneficio y costo:. Donde RiesgoPropuestaN sería el riesgo de la propuesta en particular y MayorRiesgo sería el mayor riesgo encontrado en todas las propuestas. 4.. TRABAJO REALIZADO. La guía se aplicó a „Mejor en Bici, una nueva empresa sin ánimo de lucro dedicada a la promoción del uso de la bicicleta en ambientes urbanos, principalmente trabaja con empresas y universidades que deseen implementar el. esquema „Bike to work‟2 para sus empleados y alumnos. Desde Agosto del 2008 nació esta idea, luego en Julio del 2009 iniciaron un proceso de investigación para desarrollarla y finalmente el 15 de febrero de 2010 se constituyeron legalmente. La empresa también tiene especial interés en la creación de comunidad con los participantes de sus actividades. 4.1. Condiciones iniciales potencialización.. y. proceso. de. Misión Promocionar el uso de la bicicleta desarrollando conjuntamente con entidades tanto públicas como privadas estrategias para tal fin. Visión Lograr que el 10% de la población Bogotana use la bicicleta como un medio de transporte alternativo para el año 2020, convirtiéndonos en un referente a nivel internacional de los beneficios de la bicicleta. Servicios Se brinda consultoría, apoyo y seguimiento a organizaciones en cuanto a temas de movilidad sostenible mediante la adopción de sistemas B2W, car-pulling y caminatas para sus empleados o estudiantes. Elementos que hacen parte del servicio: o Bici-parqueaderos. o Equipo de seguridad para montar en bicicleta. o Bicicletas. Procesos La organización cuenta con 2 procesos: el proceso comercial y el proceso B2W. El proceso comercial consta de tres fases secuenciales, primero está la fase de contacto a la organización cliente, luego está la fase de valoración donde se realiza una valoración al personal e infraestructura de la compañía. Por último se pasa a la fase de negociación en la cual se negocia una propuesta con la organización. El resultado exitoso de las negociaciones da paso al siguiente proceso: B2W. El proceso B2W consta de cinco fases secuenciales. En la primera fase, llamada fase publicitaria se define la publicidad para convocar a los empleados o estudiantes a una charla de motivación. Después de tener la publicidad lista se pasa a la fase informativa en donde se convoca a la charla de motivación e información. En dicha charla se realiza el registro de datos personales de los asistentes para un posterior envío de correos que contienen más información sobre el servicio y una solicitud de más datos personales. En este punto se pasa a la fase tres: valoración y capacitación. En esta fase se realizan valoraciones psicológicas, físicas y de equipo e infraestructura a los usuarios del servicio B2W. Luego se pasa la fase de organización en la cual se definen las rutas, puntos de encuentro y entrenador a cargo de los grupos de ciclismo. También se realiza un taller teórico-práctico de ciclismo. 2. Ir al trabajo, universidad u hogar haciendo uso de la bicicleta como medio de transporte.. 14 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(15) urbano y se entregan mapas de ciclo-rutas y teléfonos de contacto impresos. Por último se pasa a la fase de seguimiento en la cual se pide retroalimentación a los usuarios sobre sus actividades en relación al esquema B2W. 4.2. Generación, análisis propuestas de TI. y. selección. de. 4.2.1. Identificación de factores críticos de éxito Según la metodología investigada se determinaron los FCE al seleccionar las actividades con los riesgos iguales o superiores a los 3 quintiles más altos, el riesgo mínimo para clasificar como FCE en Mejor en Bici es de 9.6. Los siguientes son los FCE que clasificaron: 3. Actividades de negociación o negociación con los clientes. 4. Actividades publicitarias. 5. Actividades informativas. 7. Actividades organizativas. 8. Actividades de seguimiento o seguimiento de los usuarios. 4.2.2 Identificación de Puntos de Dolor Mediante la identificación de las debilidades más comunes que fueron pertinentes para la organización se determinaron los PD al seleccionar las actividades con los riesgos iguales o superiores a los 3 quintiles más altos, en este caso el riesgo mínimo para clasificar como PD fue de 6.45. Los siguientes son los PD que clasificaron: Visión de marketing. Producción y operaciones. Planificación. Gestión.. especial atención a su solución para así lograr la mejora de la mayoría de las actividades. 4.2.4 Cruce entre factores críticos de éxito y procesos El proceso B2W es el proceso que más FCE tiene en la empresa y por lo tanto es el más crítico para lograr los objetivos de la organización. Su mejora implicaría potencializar el mayor número de FCE y por lo tanto un mayor beneficio para la empresa.. 4.2.5Cruce entre procesos y puntos de dolor Los dos procesos son afectados por la mayoría de los puntos de dolor que impiden su realización óptima. El proceso B2W no se ve afectado por los puntos de dolor de „Visión de marketing‟ directamente, aunque si transitivamente, debido a que el proceso de comercialización es el que soporta toda la carga de un mal enfoque de en los segmentos del mercado y el desconocimiento de lo que se está vendiendo. Como conclusión de las anteriores resultados fue necesario realizar propuestas de mejora para la negociación con los clientes y el seguimiento de los usuarios ya que estos son los FCE que son más afectados por los PD. Las deficiencias en la gestión de las actividades perjudican a todas las actividades de la organización, y particularmente a todos los FCE identificados, por lo tanto también es necesario realizar propuestas que solucionen dicho PD. El proceso de creación de valor es B2W y es el que más FCE tiene y a su vez es afectado por la mayoría de los PD directa o transitivamente, por lo tanto realizar propuestas de mejora para este proceso significaría un aporte muy positivo para el funcionamiento de la organización. 4.2.6 Factores inhibidores y potenciadores para la implantación de tics. 4.2.3 Cruce entre factores críticos de éxito y puntos de dolor Con base a los cruces entre FCE y PD se escogieron los FCE con la mayor cantidad de PD y se concluyó lo siguiente: El seguimiento adecuado de los usuarios es vital debido a que la retroalimentación del esquema B2W depende en su totalidad de esto, es la única fuente de datos reales para determinar el impacto positivo que puede causar dicho esquema en los usuarios y los datos obtenidos son completamente necesarios para realizar el informe periódico que se debe dar a la organización cliente. La negociación con los clientes es un conjunto de actividades importante debido a que de ello depende si se inicia o no un contrato con la organización cliente y posteriormente se lanza el esquema B2W. Las deficiencias en la gestión de las actividades de la organización afecta de manera negativa a todos los FCE de la empresa por lo tanto hay que prestarle. Tabla 4: Factores inhibidores y potenciadores Según las tablas y conclusiones anteriores es importante encontrar soluciones para los dos procesos de la compañía ya que los dos presentan falencias importantes, aunque se hará especial énfasis en el proceso B2W debido a que es el que más genera valor dentro de la empresa.. 15 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(16) 4.2.7Catalogo de propuestas Debido al importante enfoque que tiene la empresa hacia la creación de comunidad con los participantes del proceso B2W y al gran beneficio que se obtiene de estar presente en Internet para una adecuada negociación con los clientes se decidieron enfocar las propuestas hacia la producción por etapas de un portal web. Estas propuestas serán mutuamente excluyentes en cada etapa y afectarán los dos procesos de manera directa e indirecta para así abordar la mayor cantidad de PD y FCE. Las siguientes son las etapas y las propuestas ideadas: Etapa 1: Inserción de información relevante para la empresa en la página web. MT1. Implementación de Joomla. MT2. Implementación de Drupal. Etapa 2: Registro de usuarios a través de la página web. MT3. Implementación de LDAP. MT4. Reestructuración de MySQL. Etapa 3: Creación de sección de clasificados de artículos relacionados con el ciclismo. MT5. Creación de sección de clasificados. MT6. Creación de un foro de compra y venta. MT7. Creación de sección de clasificados vinculada con un sitio de pagos por internet. Etapa 4: Creación de comunidad a través sitio web. MT8. Vinculación con redes sociales. MT9. Implementación de herramientas de intercambio de información. Etapa 5: Inclusión de utilidades en tiempo real para los usuarios. MT10. Adaptación de la página para uso en dispositivos móviles. MT11. Creación de una aplicación móvil. Con base a las técnicas desarrolladas para determinar el riesgo, beneficio y costo de las propuestas se obtuvieron los siguientes resultados, los cuales se encuentran normalizados a 10.. 5. El trabajo en conjunto realizado con Mejor en bici fue muy positivo y productivo a lo largo de todas las etapas de desarrollo de la guía debido a que se logró consolidar ideas, conceptos e información que no se encontraban especificados con anterioridad a causa de ser una empresa recientemente creada sin ánimo de lucro. Dicha consolidación servirá para futuros avances de la empresa en asuntos ajenos a TI. A excepción de otros trabajos donde se aplicó la misma guía de Daza y se seleccionaba sólo una propuesta a desarrollar, en este proyecto se escogieron varias propuestas a implementar en etapas secuenciales las cuales dan como resultado un mapa de desarrollo de TI a futuro con tecnologías compatibles y escalables.. 6. REFERENCIAS. [1] Daza Sierra, Saulo David. Guía para la apropiación. [2] [3]. [4] Tabla 5: Medición de propuestas Acorde a los resultados anteriores se produjo el siguiente cuadro de bolas que refleja el riesgo en el eje X, el beneficio en el eje Y y el riesgo en el tamaño de la bola. Las bolas que tienen el mismo patrón de relleno son propuestas mutuamente excluyentes debido a que pertenecen a la misma etapa de implementación de la página web. Las propuestas de TI seleccionadas para Mejor en Bici fueron: MT2: Implementación de Drupal, MT3: Implementación de LDAP, MT6: Creación de un foro de compra y venta, MT8: Vinculación con redes sociales y MT10: Adaptación de la página para uso en dispositivos móviles.. CONCLUSIONES. [5] [6]. [7] [8]. de Tecnologias de Información y Comunicación (TICs) en Pymes. Universidad de los Andes, Bogotá, 2007. Dane. (2005). Censo 2005. Dane. (2007). Plan Tic Colombia. Recuperado el 1 de Septiembre de 2010, de http://www.colombiaplantic.org.co/index.php?tipo=5 2&sec=15&min=7 Vesga, R., & Quiroga, R. (2010). Global Entrepreneurship Monitor: repote anual Bogotá 2009-2010. Bogotá: Legis S.A. Moreno, J., Murcia, M., & Oramas, F. (2010). Apropiación de tecnologías de información en Pymes. Bogotá. Microsoft Corporation. (24 de Septiembre de 2010). Microsoft. Recuperado el 24 de Septiembre de 2010, de http://www.microsoft.com/business/smb/eses/marketing/pecados_pymes.mspx Harris, T. (2006). Start-up : a practical guide to starting and running a new business. Berlin, Alemania: Springer. Januszkiewicz, P., & Pyka, M. (2006). The OCTAVE methodology as a risk analysis tool for business resources.. 16 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(17) PRESENTACIÓN. 17 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(18) 18 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.













(31) PARTE B. 31 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(32) 1. INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes El incremento de las relaciones comerciales internacionales y los tratados de libre comercio de Colombia con países desarrollados y subdesarrollados han aumentado las oportunidades de negocio para los emprendedores colombianos. Este aumento se ve reflejado en el crecimiento del sector de la pyme en un 5,5 por ciento en el año 2007 (Correa Calderón, 2008). Las nuevas alternativas de negocio exigen una mayor efectividad y competitividad en el entorno empresarial colombiano, por esta razón es imperativo que las empresas implementen estrategias exitosas que generen mayor eficiencia en sus actividades. Debido a esto las TICs adquieren un papel indispensable para que las mipymes colombianas enfrenten de manera exitosa los retos planteados por la globalización. De acuerdo con un estudio realizado por CompTIA3, el producto interno bruto (PIB) y el crecimiento de la productividad aumentan en la medida en que el uso de las TIC crece. Dicha investigación concluyó que el aumento de un 10 por ciento en el capital de TIC incrementa el PIB en un 1.6 por ciento en una economía con bajo uso de TIC y un 3,6 por ciento en una con alto uso de TIC (Ministerio de Comunicaciones, 2009). De esta manera el crecimiento y desarrollo de este sector está ligado directamente con el uso de las TICs debido a que permite acceder a herramientas de trabajo que afianzan de manera solida su participación en el mercado mundial. Estas oportunidades de expansión, crecimiento y desarrollo en muchas ocasiones se han desaprovechado debido a la ignorancia de muchas empresas acerca del beneficio que las nuevas tecnologías de información pueden traer a sus negocios. En numerosas organizaciones las TICs no están presentes, son muy reducidas o son aprovechadas parcialmente por desconocer las posibilidades que estas pueden llegar a brindar (Daza Sierra, 2007). A raíz de esta situación se han iniciado proyectos e investigaciones en el ámbito nacional por parte del gobierno y de instituciones privadas con el ánimo de dar solución a este problema. En el grupo de investigación TION4 de la Universidad de los Andes5 se han realizado proyectos de investigación centrados en la apropiación de las tecnologías de información y comunicación en organizaciones y negocios en Colombia. El Ministerio de Comunicación6 por medio de políticas para la promoción del acceso y uso de Tics en mipymes colombianas ha intentado promover su uso en este sector económico.. 3. http://www.comptia.org http://tion.uniandes.edu.co 5 http://www.uniandes.edu.co 6 http://www.mincomunicaciones.gov.co/ 4. 32 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(33) 1.2 Identificación del problema y su importancia 1.2.1. Mipymes en Colombia. Teniendo en cuenta que las MiPyMes en Colombia representan el 99,86 por ciento del total de empresas y generan el 80,8 por ciento del empleo (Dane, 2005), es preocupante que las estadísticas del Dane de los años 2006 y 2007 muestren un gran retraso en las empresas colombianas frente al uso de las TICs como se muestra en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia. (Dane, 2007).. ILUSTRACIÓN 1: USO DE TICS EN EMPRESAS. En empresas medianas el 99,8 por ciento usa computadores, el 99,1 por ciento tiene acceso a Internet y el 59,6 por ciento tiene presencia en la web. En las empresas pequeñas el 99,2 por ciento usa computadores, el 79,5 por ciento tiene acceso a Internet; pero la presencia en la web apenas alcanza solamente el 23 por ciento. En las microempresas los porcentajes son aún más desalentadores; sólo el 13,2 por ciento usa computadores, el 7,2 por ciento tiene acceso a Internet y tan sólo el 1,9 por ciento tiene presencia en la web. Las principales razones por las cuales se presenta esta alta inutilización de tecnologías de información en MiPymes se muestran en la tabla 1 (Ministerio de Comunicaciones, 2009). TABLA 1: BARRERAS FRENTE AL USO DE LAS TICS. Barreras. Desde la oferta La relación costo beneficio de los procesos comerciales para empresas grandes es mucho más. Desde la demanda Al no tener claro el retorno sobre la inversión en un proyecto de implementación de TIC en. 33 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(34) Económicas. Tecnológicas. Conceptuales. favorable que para empresas mipymes, lo que convierte a este último, en un nicho poco rentable.. No es común encontrar productos o servicios específicamente dirigidos a empresas mipymes; se trata de adaptar productos para grandes empresas a las necesidades de las mipymes.. Diseño de estrategias comerciales genéricas para las empresas; no es común que se diseñen estrategias para sectores o cadenas productivas específicas. Estrategias comerciales dirigidas a Pymes; no es común que se dirijan estrategias comerciales hacia las microempresas, desconociendo que son el 96,4% de las empresas del país. Es común encontrar que se usan los mismos procesos comerciales para las grandes empresas y para mipymes, desconociendo que su conocimiento frente a las TIC es muchísimo menor.. la empresa, el empresario mipyme no considera prioritario invertir en estas tecnologías. Es común que los productos de Tecnología Informática y Comunicaciones sean asociados con altas inversiones y altos costos de administración y mantenimiento. Normalmente las empresas mipymes no cuentan con áreas dedicadas específicamente a la Gestión de las TIC (Áreas de sistemas, informática, etc.). Es el propietario de la empresa quien toma decisiones frente a la tecnología. En la mayoría de los casos, el nivel de formación de los empresarios mipyme frente a las TIC es mínimo, tanto como usuarios de estas herramientas, como para definir la forma en la que las TIC pueden mejorar los resultados de sus empresas. Para la mayoría de los empresarios mipyme las TIC son más complejas de lo que realmente son; posiblemente esto se genere por la forma en la que los proveedores TIC definen sus productos o servicios, usando términos técnicos y siglas, normalmente en Inglés, que no hacen parte del léxico común de un empresario.. 1.2.2 Nuevas empresas. 34 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(35) Al enfocarse en las nuevas empresas, es decir de 0 a 6 años de existencia, que son aproximadamente el 11 por ciento de las Pymes del país (Ariza Rojas & Molina García, 2005), se encuentra que el 83,31 por ciento de estas empresas fracasan en sus primeros 3,5 años de vida como se muestra en los datos mostrados en la Ilustración 2: EL PROCESO DE CREACIÓN DE NUEVAS EMPRESAS. (Vesga & Quiroga, 2010). ILUSTRACIÓN 2: EL PROCESO DE CREACIÓN DE NUEVAS EMPRESAS. Este alto porcentaje de fracaso es lamentable para un país con uno de los porcentajes más altos de población emprendedora del mundo; 22,57 por ciento (Vesga & Quiroga, 2010) como se puede apreciar en la ¡Error! No se encuentra el origen de la referencia... ILUSTRACIÓN 3: PIB PER CÁPITA DE LOS PAISES Y TASA DE ACTIVIDAD EMPRENDEDORA (TEA) 2009. En el ámbito internacional los indicadores son similares según un estudio realizado por Microsoft (Microsoft Corporation, 2010):. 35 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(36) • • • • •. • •. España: Más del 70% de los negocios no llegan a los cuatro años de vida. México: El 75% de las nuevas empresas mexicanas debe cerrar sus operaciones apenas después de dos años en el mercado. Estados Unidos: El promedio de vida de las empresas es de seis años y más de un 30% no llega al tercer año. Argentina: Sólo el 7% de los emprendimientos llega al segundo año de vida y sólo el 3% de los emprendimientos llega al quinto año de vida. Chile: Según un estudio en el que se le dio seguimiento a 67.310 empresas creadas en 1996, indicó que el 25% de ellas desapareció en el primer año, un 17% en el segundo año, el 13% en el tercer año y un 11% en el cuarto año. Hispanoamérica: El 50% de las empresas quiebran durante el primer año de actividad y no menos del 90% antes de cinco años. CEPAL: En los países subdesarrollados entre un 50 y un 75% de las nuevas empresas dejan de existir durante los primeros tres años.. Con base a los anteriores datos y estadísticas, la urgencia de definir una serie de criterios para la apropiación de tecnologías de información en nuevas empresas es inminente debido a que la importante participación que tienen estas empresas en los países las convierte en uno de los principales motores de crecimiento de la economía. 1.2.3 Entidades sin ánimo de lucro Según la Cámara de comercio de Bogotá las entidades sin ánimo de lucro (ESAL) se definen como: „personas jurídicas que se constituyen por la voluntad de asociación o creación de otras personas (naturales o jurídicas) para realizar actividades en beneficio de los asociados o de terceras personas o de la comunidad en general y no persiguen el reparto de utilidades entre sus miembros.‟ (CCB, 2010) Acorde a esta definición se ha venido dando un reconocimiento internacional al papel de estas entidades en el ámbito político y socioeconómico debido a que comúnmente se relacionan con la conciencia creciente de su aporte a la solución de problemas sociales, su producción de bienes públicos y sus contribuciones en los procesos de reforma del estado (Lewis, 1995). De acuerdo al Dane el porcentaje total de organizaciones jurídicas sin ánimo de lucro en Colombia es de 6% y están distribuidas como se muestra en la ilustración 4. (Dane, 2008). 36 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(37) Educación superior privada Salud humana Servicios de entretenimiento y otros. ILUSTRACIÓN 4: DISTRIBUCIÓN DE ESAL. El 64,6% de las entidades sin ánimo de lucro investigadas en la encuesta anual de servicios 2008 del Dane correspondieron a empresas de servicios de educación superior privada, el 31,1% a empresas de salud humana privada y el 4,2% restante a empresas de servicios de entretenimiento y otros. Acorde a esta información es importante apoyar a este tipo de entidades en el logro de sus objetivos debido a que en su mayoría están distribuidas en los sectores de educación y salud colombianos, los cuales son puntos esenciales para los planes de desarrollo del país y del mundo como se puede apreciar en los objetivos de desarrollo del milenio establecidos a nivel mundial y en los cuales Colombia participa activamente. 1.3 Objetivos El objetivo de esta proyecto es aplicar la „Guía para la apropiación de TICs en Pymes‟ propuesta por Saulo Daza (Daza Sierra, 2007) a una empresa como caso de estudio. Específicamente, se mejorará la guía mediante el apoyo a una empresa nueva y sin ánimo de lucro que requiera apropiar TICs en sus actividades con el fin de potencializarlas. Mediante este trabajo se agregarán varios criterios a la guía para que pueda ser aplicada a una variedad de empresas más extensa, incluyendo las nuevas y sin ánimo de lucro. 1.4 Metodología Se ejecutará la guía propuesta por Saulo Daza (Daza Sierra, 2007) en una empresa joven y sin ánimo de lucro perteneciente al sector de servicios. Dicha guía sufrirá una serie de modificaciones debido a que inicialmente fue concebida para ser puesta en práctica en empresas ya constituidas que tuvieran información histórica sobre los logros y fracasos en sus actividades ya que esta información es vital para su ejecución. En dicha ejecución se seguirán 5 etapas secuenciales explicadas a continuación: 1. Levantamiento de información: En ésta etapa se identifican las necesidades de la organización mediante la recolección de los drivers de la organización, es decir, la misión, visión, valores y estrategia organizacional. Adicionalmente es necesario conocer su cadena de valor con el fin de conocer cómo opera realmente la empresa y cómo dicha operación guarda relación con los drivers anteriormente mencionados. Se realizarán las reuniones necesarias con los directivos para dicho fin.. 37 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(38) 2. Análisis de la información: Se analiza la información adquirida en la etapa anterior con el fin de identificar deficiencias y oportunidades de mejora a nivel de procesos o de tecnología. Paralelamente se harán reuniones de validación del análisis realizado con los directivos pertinentes. 3. Generación de propuestas: Del análisis anterior se procede generar una serie de propuestas que tengan un alto impacto y una alta alineación con la organización. Estas propuestas se manejan dentro de un portafolio de proyectos de tal manera que se puedan evaluar y comparar entre sí. Al igual que la etapa anterior se harán reuniones de validación con los directivos pertinentes. 4. Selección de la propuesta a implementar: Las propuestas se priorizan y se filtran mediante el análisis de sus beneficios, costos y riesgos, por medio de este proceso se obtiene la propuesta con la combinación óptima de estos 3 factores, y que a la vez esté acorde con la visión y estrategia de la organización. También es necesario realizar reuniones de validación con los directivos pertinentes. 5. Preparación para la implementación de la propuesta: En ésta etapa se preparan las condiciones adecuadas para la posterior implementación de la propuesta; se busca seguir una serie de recomendaciones para que la implantación tenga éxito y se minimice el impacto negativo asociado al proyecto. Al haber finalizado esta serie de etapas se realizará un análisis post-mortem cuyas conclusiones enriquecerán la guía. 1.5 Alcance Al aplicar la guía propuesta por Daza (Daza Sierra, 2007) en empresas nuevas y sin ánimo de lucro se deben considerar restricciones propias a este tipo de empresas: Información e indicadores históricos inexistentes o poco dicientes. Información organizacional deficiente o inexistente. Desconocimiento total o parcial de las TICs. Falta de personal o tiempo para atender al investigador. Si se llegase a presentar alguna de estas restricciones, el investigador debe procurar su solución y seguir la investigación con los elementos disponibles. La implementación de las propuestas producidas por esta investigación la deberá realizar la empresa en cuestión por fuera del desarrollo de este proyecto debido a las limitaciones de tiempo atribuidas al semestre académico.. 38 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.


(40) 2. ESTADO DEL ARTE Este proyecto se realiza con base a la “Guía para la apropiación de Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) en Pymes” (Daza Sierra, 2007) y a los proyectos de grado que mejoraron dicha guía (Moreno, Murcia, & Oramas, 2010). La guía y sus respectivas mejoras serán descritas a continuación: 2.1 La guía Surgió a partir de dos afirmaciones primordiales: la primera es que la importancia de las Pymes en el sector industrial colombiano es innegable y la segunda es que las TIC‟s juegan un papel fundamental en el crecimiento y sostenimiento de cualquier empresa debido a que, de ser utilizadas estratégicamente, son un factor facilitador para alcanzar los objetivos de la organización más rápido y su buen uso representa una ventaja sobre sus competidores (Daza Sierra, 2007). Se divide en 4 etapas expuestas a continuación: Etapa 1: Condiciones iniciales y proceso de potencialización.. Se realiza un levantamiento de información cuyo objetivo es definir: Factores inhibidores y facilitadores para el uso de las tecnologías al interior de la organización. Las necesidades de la organización. Los drivers de la empresa; es decir, la misión, visión, valores y estrategia organizacional. La cadena de valor de la empresa. Deficiencias y oportunidades de mejora de la empresa. De dicho levantamiento de información se pretende precisar la siguiente información: Los principales elementos que garantizan el cumplimiento de la estrategia organizacional. La forma de trabajar al interior de la organización. Los objetivos de cada área al interior de la empresa. Las categorías de oportunidades de mejoras. Esta información servirá de insumo para la etapa de generación de propuestas que será explicada a continuación. Etapa 2: Generación, análisis y selección de propuestas de TI.. Esta etapa se realiza una serie de pasos destinados a explorar las oportunidades de mejora que puedan existir en la empresa:. 40 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(41) Se realiza una validación detallada de la cadena de valor mediante preguntas a los involucrados. Se buscan procesos repetitivos al interior de la organización, los cuales pueden ser candidatos a apropiar TICs para su potencialización. Mediante esta exploración se busca identificar y priorizar los puntos de dolor7 (PD) y los Factores Críticos de Éxito (FCE) de la empresa, para cruzarlos entre sí y con los procesos de la empresa con el fin de postular propuestas de mejora o de potencialización para dichos procesos. Estas propuestas deben ser evaluadas y comparadas entre sí mediante el análisis de sus beneficios, costos y riesgos con el objetivo de encontrar la propuesta con la combinación óptima de estos 3 factores para ser implementada de primeras. Etapa 3: Preparación para la i mplantación de la propuesta.. El objetivo de esta etapa es preparar a la organización para manejar el cambio que producirá la propuesta una vez se implemente en la empresa, de esta manera se asegura una implementación exitosa y con el mínimo impacto negativo. Se deben realizar las siguientes actividades: Definir las responsabilidades y compromisos del equipo de trabajo responsable del proyecto. Realizar una matriz DOFA centrándose en las amenazas para controlar los puntos sensibles del cambio asociado al proyecto. Elaborar planes de comunicación que informen a todos los empleados sobre los pasos que se están realizando para evitar malentendidos que afecten negativamente el proyecto. Realizar planes de capacitación a empleados y usuarios para lograr que se apropie la tecnología y que los cambios se hagan parte de la cultura organizacional. Etapa 04: I mplantación. En esta etapa la propuesta se divide en fases en donde se realizan ciclos Plan, Do, Check, Act con el fin de realizar avances periódicos en donde se puedan manejar de manera adecuada los cambios que van apareciendo en el proyecto. En la fase de planeación se describen y planean todos los elementos que van a ser parte del proyecto. Para lo anterior se definen los siguientes entregables: El acta de iniciación en donde se define el alcance, las metas y objetivos, los responsables e involucrados y las fechas de inicio y finalización del proyecto. 7. Deficiencias actuales de la empresa que pueden estar relacionadas a procesos específicos de la organización.. 41 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(42) El segundo entregable hace referencia a la planeación del proyecto, en donde se definen con exactitud las actividades, los entregables y los resultados esperados en un cronograma de actividades. En la fase de ejecución se realiza un cuidadoso seguimiento y control de las actividades que se van realizando, periódicamente se debe realizar un informe donde se exponen: Indicadores de progreso del proyecto. Comparaciones entre lo planeado y lo ejecutado. Cambios a realizar en el proyecto. Con estos informes periódicos se pueden tomar decisiones en el momento oportuno y se puede informar a la organización del progreso realizado. Las fases de chequeo y corrección van de la mano ya que se realizan reuniones con el grupo responsable del proyecto por lo menos cada dos semanas en las cuales que se exponen las dificultades presentadas hasta el momento y se dan soluciones sin perder de vista los objetivos del proyecto. Con base en estas soluciones se realiza un reajuste de actividades y de la planeación. Es importante que es estas reuniones también se resuelvan dudas, se motive a los integrantes y se haga reconocimiento al buen desempeño de los mismos. Al finalizar el proyecto se debe documentar la experiencia que se adquirió para alimentar futuras implementaciones. Adicional a esto se debe revaluar la lista de propuestas producida en la etapa 2 de la guía para realizar una nueva priorización y seguir implementando la siguiente propuesta si se desea. Para obtener información más detallada sobre el proceso ideado para la potencialización de las Pymes con TICs por favor referirse a la guía desarrollada por Saulo Daza (Daza Sierra, 2007). 2.2 Mejoras realizadas a la guía Al realizar una revisión de la “Guía para la apropiación de tecnologías de información en Pymes” de Daza (Daza Sierra, 2007), se encontró que en el numeral de „Proceso de Implantación de TIC‟ no se ofrecía ninguna técnica de medición para ninguno de los ejes de comparación de las propuestas, los cuales son: Costos Valor agregado o beneficio Riesgo de implementación de las propuestas.. 42 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(43) Por dicha razón se decidieron idear técnicas para la medición de estos tres elementos ya que antes de estas mejoras los puntajes de las propuestas se asignaban en una escala de uno a diez según el criterio del investigador (Moreno, Murcia, & Oramas, 2010). 2.3 Fuentes y trabajos relacionados 2.3.1 Internacionales La CEPAL por medio de su División de comercio internacional e integración presenta un informe sobre „El desarrollo de las pymes mediante el uso de tecnologías de la información y de las comunicaciones (TIC): Las opciones para América latina y el Caribe‟ (CEPAL, 2007) donde manifiesta la importancia que tienen las pequeñas y medianas empresas en los países latino americanos para mejorar los niveles de empleo, fomentar la innovación y crear ventajas competitivas en nuevas actividades de producción o áreas de servicio. Además recalca que el comercio sin soporte de papel o electrónico es una gran oportunidad para maximizar la productividad, la eficacia y la competitividad en todos los niveles del desarrollo de los países. Afirma que es fundamental que los gobiernos y las pymes puedan hacer frente a una situación totalmente nueva en cuanto a los aspectos tecnológico, productivo y normativo, para hacer frente a la economía mundial globalizada y automatizada. En otro informe de la CEPAL (CEPAL, 2005) se establece que las compañías privadas deben adoptar TICs para: Lograr un mayor acceso a la información. Mejorar la administración a nivel interno. Mejorar la gestión de los productos y el control de calidad. Aumentar la productividad mediante una mejora en la administración interna, como ya se ha mencionado. Facilitar la cooperación con otras empresas y alcanzar economías de escala. Descubrir nuevas oportunidades de negocios. Asimismo afirma que los gobiernos y las instituciones públicas deben proporcionar acceso a las tecnologías de la información con el fin de: Mejorar la competitividad de las pymes y desarrollar conglomerados empresariales. Promover la cooperación entre las grandes empresas y las pymes, y entre pymes. Reducir los costos de los procedimientos comerciales para los sectores público y privado. Mejorar la productividad y la transparencia del sector público.. 43 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.

(44) Facilitar la implementación de políticas de fomento comercial y acuerdos comerciales. En la „Guía práctica de innovación para PYMES‟ (CEM, 2010) producida por la CEM8 se propone que las empresas detecten los puntos fuertes y débiles de sus proyectos de innovación ya que al identificarlos se puede aumentar su capacidad de innovar para superar los problemas detectados. Sugieren que si no se aprovechan los elementos pro-innovación existentes en la organización, estos se acaban convirtiendo en barreras para la capacidad de innovar. Entre las condiciones necesarias para la innovación se identifican elementos que aumentan la capacidad de innovar, los cuales son: Cultura de innovación. Equipo humano. Herramientas de apoyo para la generación de conocimiento. Bidireccionalidad de la comunicación. Incentivación del talento. Acciones de seguimiento y evaluación del impacto. Estructuras organizacionales horizontales. Y también se identifican las barreras que limitan la capacidad de innovar, las cuales son: Escasa convicción de la innovación como elemento estratégico. Falta de predisposición al cambio. Personal técnico de apoyo insuficiente o inexistente. Filosofía de éxito basada en líneas actuales de negocio. Canales de comunicación no habilitados. Capacidades financieras insuficientes. Visión a corto plazo. Innovación indiscriminada. Intolerancia a los errores. En otra investigación llamada „Innovación Tecnológica Estratégica en Pymes del Sector del Metal‟ (FeDit, 2009) se proponen una serie de pasos para la realización de actividades innovadoras en pymes, estos son: 1. Identificación de necesidades generales de las Pymes del Sector del Metal. 2. Diseño y elaboración de la metodología. 3. Diagnóstico de Innovación Tecnológica – DIT 4. Plan de Innovación Estratégica – PIE. 8. Confederación de empresarios de Málaga.. 44 Grupo de investigación de Tecnologías de Información, Organizaciones y Negocios.