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(1)

Wendy Azucena Barrientos Salazar

Guía de funciones para la inducción al puesto del personal

que labora en la Dirección General de Acreditación y

Certificación del Ministerio de Educación, Guatemala.

Asesor: Lic. Edwing Roberto García García

Universidad San Carlos de Guatemala

Facultad de Humanidades

Departamento de Pedagogía

(2)

Este estudio fue presentado

por la autora como trabajo del

Ejercicio

Profesional

Supervisado,

previo

a

su

graduación de Licenciada en

Pedagogía y Administración

Educativa.

(3)

INDICE

Introducción

1. Capítulo I Diagnóstico

Página

1.1

Datos generales de la institución

1

1.1.1

Nombre de la institución

1

1.1.2

Tipo de institución

1

1.1.3

Ubicación geográfica

1

1.1.4

Visión

1

1.1.5

Misión

1

1.1.6

Políticas

1

1.1.7

Objetivos

2

1.1.8

Metas

2

1.1.9

Estructura organizacional

3

1.1.10

Recursos

4

1.2 Técnicas utilizadas para efectuar el diagnóstico

5

1.3 Lista de carencias

5

1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas

7

1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad

12

1.6 Problema seleccionado

14

1.7 Solución propuesta como viable o factible

14

2. Capítulo II Perfil del proyecto

2.1 Aspectos generales

2.1.1 Nombre del proyecto

15

2.1.2 Problema

15

2.1.3 Localización

15

2.1.4 Unidad ejecutora

15

2.1.5 Tipo de proyecto

15

2.2 Descripción del proyecto

15

2.3 Justificación

16

2.4 Objetivos del proyecto

17

2.4.1

Generales

17

2.4.2

Específicos

17

2.5 Metas

18

2.6 Beneficiarios

18

2.7 Fuentes de financiamiento y presupuesto

18

2.8 Cronograma de actividades de ejecución del proyecto

20

(4)

3. Capítulo III Proceso de ejecución del proyecto

3.1 Actividades y resultados

22

3.2 Productos y logros

25

3.3 Evidencias de logro

25

4. Capítulo IV Proceso de Evaluación

4.1 Evaluación del diagnóstico

108

4.2 Evaluación del perfil

109

4.3 Evaluación de la ejecución

110

5. Conclusiones

112

6. Recomendaciones

113

7. Bibliografía

114

8. Apéndice

115

(5)

INTRODUCCIÓN

Este informe corresponde a la realización del Ejercicio Profesional Supervisado

previo a optar al grado académico de Licenciada en Pedagogía y Administración

Educativa, el cual tuvo lugar en la Dirección General de Acreditación y certificación

del Ministerio de Educación como un aporte de la Universidad de San Carlos de

Guatemala a la comunidad educativa de nuestro país.

El informe comprende los siguientes capítulos:

I. Diagnóstico: Proceso realizado mediante la implementación de diferentes técnicas

para la recopilación de información a través de una ficha de observación, entrevistas

a funcionarios públicos y recopilación de documentos en el archivo general del

MINEDUC. La aplicación de la matriz FODA con los colaboradores de la institución,

permitió detectar las necesidades de la Dirección General de Acreditación y

Certificación del Ministerio de Educación priorizándose el problema “administración

deficiente”, se aplicó el análisis de viabilidad y factibilidad a dos opciones para la

solución a dicha problemática, con la finalidad de determinar que la solución sea

viable, factible y que responda las necesidades de la Institución.

II. Perfil: Siguiente etapa en la cual se planificó todos los pasos a desarrollar,

objetivos, metas, recursos, actividades, presupuesto, cronograma de trabajo. El

conjunto de estos elementos planteó el proyecto a desarrollar para la solución del

problema seleccionado.

III. Ejecución: En esta etapa se describen las diferentes actividades a realizar para

llevar a cabo el proyecto, obteniendo como resultado de las metas planteadas y

como logro del proyecto la elaboración de una Guía de funciones para la inducción al

puesto del personal.

IV. Evaluación: Se contempló cada uno de los instrumentos utilizados para la

evaluación de cada etapa, indicando los logros de las metas trazadas. La cual fue

efectuada a lo largo del proyecto por los participantes.

Para encausar el análisis general de dicho informe se redactaron las conclusiones,

recomendaciones, anexos, apéndice y bibliografía que dan el punto final al mismo.

Con la puesta en práctica de estas etapas, la investigadora obtuvo datos importantes

y veraces que se analizaron detalladamente, a los cuales se les consideran posibles

soluciones para aplicarlas y proyectarlas en proyectos funcionales de acuerdo a las

necesidades de la administración pública en general.

(6)

1

CAPÍTULO I

DIAGNÓSTICO INSTITUCIONAL

Datos generales de la institución

1.1.1 Nombre de la institución

Dirección General de Acreditación y Certificación –DIGEACE-.

1.1.2 Tipo de institución

Servicios del Estado

1.1.3 Ubicación geográfica

6ª. Calle 1-87 zona 10, planta central del Ministerio de Educación, edificio 2,

4º. nivel, ala sur.

1.1.4 Visión

“Somos una Dirección técnica administrativa responsable de acreditar y

certificar oficialmente procesos educativos institucionales e individuales, a

través de sistemas tecnológicos y de un equipo profesional que garantiza la

calidad educativa.”

1

1.1.5 Misión

“Ser una Dirección descentralizada que garantiza la calidad en la formación

educativa de guatemaltecos y guatemaltecas con principios valores y

convicciones.”

2

1.1.6 Políticas

• “Fortalecimiento sistemático de los mecanismos de efectividad y transparencia

en el sistema educativo nacional.

• Mejoramiento de la calidad del proceso educativo para asegurar que todas las

personas sean sujetos de una educación pertinente y relevante.

• Fortalecimiento de la formación, evaluación y gestión del recurso humano del

Sistema Educativo Nacional.

• Fortalecimiento sistemático de los mecanismos de efectividad y transparencia

en el sistema educativo nacional.

• Fortalecimiento de la Educación Bilingüe Multicultural e Intercultural”.

3

(7)

2

1.1.7 Objetivo

“La Dirección de Acreditación y Certificación tiene como objetivo esencial

asegurar la calidad educativa a través de la acreditación y certificación de los

componentes individuales e institucionales en función a los criterios

establecidos”.

4

1.1.8 Metas

“Ejecutar 15 programas educativos por instituciones que prestan servicios

educativos, que realicen el proceso de acreditación y certificación y obtengan

resultados satisfactorios de su implementación.

Realizar el proceso de evaluación externa y autoevaluación de la

implementación del Proyecto Educativo Institucional a 700 establecimientos

educativos del Nivel de Educación Primaria, que se les haya aprobado el PEI

por lo menos un año antes.

Realizar el proceso de evaluación externa y autoevaluación de la

implementación del Proyecto Educativo Institucional a 700 establecimientos

educativos del ciclo básico, que se les haya aprobado el PEI por lo menos un

año antes.

Realizar el proceso de evaluación externa y autoevaluación de la

implementación del Proyecto Educativo Institucional a 75 establecimientos

educativos del ciclo diversificado, que se les haya aprobado el PEI por lo

menos un año antes.

Evaluar y aprobar 840 Proyectos Educativos Institucionales, en base a los

lineamientos establecidos.

Certificar 600 centros educativos con resultados satisfactorios, de la

evaluación externa realizada por los comités certificadores.

Formar y titular 400 docentes de primaria del sector oficial, como docentes de

preprimaria.

Acreditar y certificar 500 educadores (facilitadores, instructores y/o tutores y

agentes educativos) que desarrollen programas educativos.

Acreditar y certificar la calidad de 40 textos o materiales educativos editados

por el Ministerio de Educación de Guatemala.

Llevar a cabo el proceso de impresión de papelería de fin de ciclo para ser

utilizada en los establecimientos educativos de todos los niveles”.

5

4

LOC CIT.

(8)

3

1.1.9 Estructura Organizacional

6

6

(9)

4

1.1.10 Recursos

1.1.10.1 Humanos

Directora General

Subdirectora General

Subdirectora de Procesos Institucionales

Subdirectora de Procesos Individuales

Coordinadores de Departamento

Técnicos profesionales

1.1.10.2

Materiales

Mobiliario de oficina

Archivos

Equipo de cómputo

Impresora

Fotocopiadora

Teléfono

Engrapadora

Grapas

Perforador

Hojas de papel bond

Folders

Sobres de papel manila

Pos-it

Bolígrafos

Memoria USB

(10)

5

1.1.10.3

Financieros

El departamento de finanzas del Ministerio de Educación

Guatemala

designa

el

presupuesto

para

los

distintos

departamentos que lo conforman según sus funciones a

desempeñar.

La DIGEACE está financiada de la siguiente manera:

Con el grupo 0 (022, 026, 027) se financian las actividades de

contratación de personal.

Con el grupo 1 se adquieren los servicios no personales; por

ejemplo, viáticos para comisiones, divulgación de noticias,

arredramiento de vehículos.

Con el grupo 2 se financian las compras de materiales y

suministros; por ejemplo, alimentos, para personas convocadas a

capacitaciones masivas, papel de escritorio, combustibles y

lubricantes.

1.2

Procedimientos y técnicas utilizados para efectuar el diagnóstico

Observación: Se emplearon como instrumentos fichas de observación que

contienen los datos obtenidos y una lista de cotejo con el fin de evaluar el

ambiente físico y laboral de la institución.

Entrevista: Se utilizó un cuestionario como instrumento para entrevistar a las

autoridades y técnicos profesionales que laboran en la Institución con la

finalidad de obtener información relevante acerca de los procesos de

acreditación y certificación que se llevan a cabo en la DIGEACE.

Investigación: Mediante el proceso de Investigación se obtuvo información

relacionada con los procesos administrativos del Ministerio de Educación y las

Direcciones Generales que lo conforman.

FODA: Se aplicó en conjunto con los colaboradores de la Institución, quienes

manifestaron desde su perspectiva las fortalezas, oportunidades, debilidades y

amenazas que consideraron afectan o benefician a la Institución.

1.3

Lista de carencias

La Dirección General de Acreditación y Certificación del Ministerio de

Educación, muestra lo siguiente.

1.3.1 Instalaciones vulnerables a eventos sísmicos.

1.3.2 Iluminación inadecuada en algunos stands.

1.3.3 Insuficiente ventilación natural.

1.3.4 Espacio físico para el consumo de alimentos insuficiente para la cantidad de

empleados.

(11)

6

1.3.6 Falta de actualización en gerencia administrativa.

1.3.7 Falta de personal para la cantidad de procesos que se realizan.

1.3.8 Sobrecarga de trabajo para algunos trabajadores.

1.3.9 Falta de personal especializado en el tema de certificación y acreditación.

1.3.10 Alto grado de rotación de personal por renuncia.

1.3.11 No hay una guía de funciones para la inducción al puesto del personal nuevo.

1.3.12 Incumplimiento de la programación de actividades.

1.3.13 Falta de lineamientos para elaboración de correspondencia oficial dentro de la

dirección.

1.3.14 Falta de socialización de procedimientos.

1.3.15 No se tienen a la vista los resultados de las evaluaciones de los usuarios de

las capacitaciones brindadas.

1.3.16 Poca comunicación y coordinación entre las unidades.

1.3.17 Desvinculación de los procesos entre subdirecciones.

1.3.18 Inexistencia de base de datos que facilite el resguardo y alimentación de todos

los documentos digitales y físicos que cuenta la DIGEACE.

1.3.19 Procesos y manuales repetitivos.

1.3.20 Poco tiempo establecido para almorzar.

1.3.21 Condiciones inadecuadas de servicios sanitarios.

1.3.22 Inseguridad para realizar comisiones a los departamentos

1.3.23 Carencia de un seguro de vida.

1.3.24 Centros de recreación poco accesibles.

1.3.25 Inconformidad salarial con relación a la dinámica de trabajo que se realiza.

1.3.26 Inestabilidad laboral, renovación de contrato anual.

1.3.27 Canales de comunicación inadecuados.

1.3.28 Relaciones humanas deficientes

1.3.29 Subjetividad en la toma de decisiones.

1.3.30 Desigualdad de trato y privilegios.

1.3.31 Falta de estimulo al buen desempeño.

1.3.32 Libertad de expresión y locomoción limitada.

1.3.33 Recursos limitados para la realización del trabajo a desarrollar.

1.3.34 Falta de insumos para optimizar el tiempo de almuerzo del personal.

1.3.35 Equipo tecnológico desactualizado.

1.3.36 Falta de negociación de propuestas para mejoras al equipo de cómputo o

implementación de un software para hacer más efectivo el trabajo, resguardo

de la información y compartir redes de información.

(12)

7

1.4 Cuadro de análisis y priorización de problemas

Problemas

Factores que los

producen

Soluciones

1. Inseguridad

1. Vulnerabilidad de

las instalaciones

a eventos

sísmicos.

2. Inseguridad para

realizar

comisiones a los

departamentos

3. Carencia de un

seguro de vida.

1. Reforzar

construcción del

edificio.

2. Contratar personal

de seguridad que

brinde

acompañamiento

durante las

comisiones oficiales.

3. Ofrecer seguro de

vida a los

empleados.

2. Incomodidad

1. Iluminación

inadecuada.

2. Ventilación

insuficiente.

3. Poco tiempo

establecido para

almorzar.

4. Cuentan con un

solo microondas

para calentar sus

alimentos, el cual

es compartido

con otras

direcciones.

1. Hacer uso de luz

artificial.

2. Hacer uso de

ventiladores.

3. Optimizar las

condiciones para que

el tiempo de

almuerzo sea

efectivo.

4. Comprar más

microondas.

3. Insalubridad

1. Insuficiencia del

espacio físico

para el consumo

de alimentos de

los trabajadores.

2. Condiciones

inadecuadas de

servicios

sanitarios.

1. Habilitar más

espacios para el

consumo de

alimentos de los

trabajadores.

2. Adecuar las

condiciones de los

servicios sanitarios.

4. Malas

relaciones

humanas o

incomunicación

1. Competencia

profesional.

2. Poca

comunicación y

coordinación

entre las

unidades.

1. Promover ascensos

con igualdad de

oportunidades.

2. Propiciar mayor

comunicación y

coordinación entre

las unidades.

(13)

8

3. Canales de

comunicación

inadecuados.

4. Relaciones

humanas

deficientes

3. Establecer

adecuados canales

de comunicación.

4. Promover talleres

para resolución de

conflictos.

5. Administración

deficiente

1. Incompatibilidad

de puestos

nominales y

funcionales.

2. Falta de

actualización en

gerencia

administrativa.

3. Falta de personal

para la cantidad

de procesos que

se realizan.

4. Sobrecarga de

trabajo para

algunos

trabajadores.

5. Falta de personal

especializado en

el tema de

certificación y

acreditación.

6. Alto grado de

rotación de

personal por

renuncia.

7. No cuenta con

una guía de

funciones

adecuada para

inducción al

puesto del

personal nuevo.

8. Incumplimiento de

la programación

de actividades.

1. Actualizar el Manual

de Funciones de la

DIGEACE de

acuerdo a los

lineamientos

establecidos por la

Dirección de

Fortalecimiento

Institucional,

-DIFEFI-.

2. Brindar

capacitaciones de

actualización al

personal directivo.

3. Contratar más

personal.

4. Asignar las tareas a

realizar

equitativamente.

5. Contratar personal

especializado en el

tema de certificación

y acreditación.

6. Evaluar si las

condiciones

laborales son las

adecuadas.

7. Elaborar una guía de

funciones para la

inducción al puesto

del personal.

8. Dar cumplimiento a

la programación de

las actividades.

(14)

9

9. Falta de

lineamientos para

elaboración de

correspondencia

oficial dentro de la

dirección.

10. Falta de

socialización de

procedimientos.

11. Desvinculación de

los procesos entre

subdirecciones.

12. Subjetividad en la

toma de

decisiones.

13. Desigualdad de

trato y privilegios.

14. Falta de estimulo

al buen

desempeño.

15. Libertad de

expresión y

locomoción

limitada.

9. Elaborar guía de

lineamientos para

elaboración de

correspondencia

oficial dentro de la

dirección.

10. Socializar con todo el

personal los

manuales de

procedimientos.

11. Vincular los procesos

entre subdirecciones.

12. Ser objetivos en la

toma de decisiones.

13. Tratar con igualdad a

los colaboradores.

14. Estimular el buen

desempeño laboral.

15. Brindar libertad de

expresión y

locomoción.

6. Inconsistencia

Institucional

1. Inexistencia de

base de datos

que facilite el

resguardo y

alimentación de

todos los

documentos

digitales y físicos

con que cuenta la

DIGEACE.

2. Centros de

recreación poco

accesibles.

3. Inconformidad

salarial con

relación a la

dinámica de

trabajo que se

realiza.

1. Negociar propuestas

para

mejoras

al

equipo de cómputo o

implementación

de

un

software

para

hacer más efectivo el

trabajo, resguardo de

la

información

y

compartir redes de

información.

2. Crear condiciones de

acceso a centros de

recreación para los

trabajadores

del

Estado.

3. Promover bonos de

acuerdo

a

la

(15)

10

4. Inestabilidad

laboral,

renovación de

contrato anual.

5. Limitación de

recursos e

insumos para la

realización del

trabajo.

4. Ofrecer plazas

presupuestadas con

el renglón 011.

5. Gestionar apoyo

financiero en otras

instituciones.

7. Procesos

inadecuados

1. Procesos y

manuales

repetitivos.

1. Reestructurar los

manuales de

procedimientos por

departamento.

8. Pobreza de

soporte

operativo.

1. Únicamente los

coordinadores

tienen acceso a

internet.

2. Equipo

tecnológico

desactualizado.

1. Ofrecer acceso a

internet a todos los

colaboradores.

2. Actualizar el equipo

(16)

11

Priorización de problema

Administración deficiente

Se priorizó el problema “administración deficiente” en consenso con las autoridades y

el personal técnico administrativo de DIGEACE, determinando la importancia de

definir las funciones de cada puesto y elaborar una guía de funciones para la

inducción al puesto del personal.

Posibles Soluciones

1. Actualizar el Manual de Funciones de la DIGEACE de acuerdo a los lineamientos

establecidos por la Dirección de Fortalecimiento Institucional, -DIFEFI-.

2. Brindar capacitaciones de actualización al personal directivo.

3. Contratar más personal.

4. Asignar las tareas a realizar equitativamente

5. Contratar personal especializado en el tema de certificación y acreditación.

6. Evaluar si las condiciones laborales son las adecuadas.

7. Elaborar una guía de funciones para la inducción al puesto del personal.

8. Dar cumplimiento a la programación de las actividades.

9. Elaborar guía de lineamientos para elaboración de correspondencia oficial dentro

de la dirección.

10. Socializar con todo el personal los manuales de procedimientos.

11. Vincular los procesos entre subdirecciones.

12. Ser objetivos en la toma de decisiones.

13. Tratar con igualdad a los colaboradores.

14. Estimular el buen desempeño laboral.

15. Brindar libertad de expresión y locomoción.

(17)

12

1.5 Análisis de viabilidad y factibilidad de las posibles soluciones del problema.

Solución

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Indicadores

si

no

si

no

si

no

si

no

si

no

si

no

si

no

si

no

si

no

si

no

si

no

si

no

si

no

si

no

si

no

Financiero

1. Se cuenta con

financiamiento

externo?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

2. El proyecto se

ejecutará con

recursos

propios?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

3. Se cuenta con

fondos extras

para

imprevistos?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

4. Existe

posibilidad de

crédito para el

proyecto?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Político-Legal

5. Se cuenta con

la voluntad

política para la

realización del

proyecto?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

6. Se tiene la

autorización de

las autoridades

de la Institución

para la

realización del

proyecto?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

7. Está dentro del

marco legal

que implica la

naturaleza de

la Institución?

(18)

13

Técnico-Administrativo

8. Se cuenta con

la información

necesaria para

la realización

del proyecto?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

9. Se cuenta con

el equipo

necesario para

realizar el

proyecto?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

10. Se tiene

conocimiento

de los

procedimientos

a seguir para la

realización del

proyecto?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

11. La institución

respaldará el

proyecto?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

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x

x

x

x

12. La Institución

cuenta con

sistemas y

procedimientos

de ejecución?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

13. Se tienen

instalaciones

adecuadas

para la

realización del

proyecto?

x

x

x

x

x

x

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x

x

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x

x

x

x

x

14. El tiempo

programado es

suficiente para

la culminación

del proyecto?

(19)

14

a. Problema Seleccionado

Administración deficiente

b.

Solución propuesta como viable y factible

Elaborar una guía de funciones para la inducción al puesto del personal que labora en la Dirección General de

Acreditación y Certificación del Ministerio de Educación.

Social

15. El proyecto

genera

conflictos en

las relaciones

interpersonales

?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

16. El proyecto

satisface las

necesidades de

la institución?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

17. El proyecto

toma en cuenta

a las personas

sin importar el

nivel

académico?

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

18. El proyecto

genera

oportunidades

a futuros

epesistas?

x

x

x

x

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x

x

x

x

x

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x

x

x

(20)

15

CAPÍTULO II

PERFIL DEL PROYECTO

2.1 Aspectos generales del proyecto:

2.1.1 Nombre del proyecto

Guía de funciones para la inducción al puesto del personal que labora

en la Dirección General de Acreditación y Certificación del Ministerio de

Educación, Guatemala.

2.1.2 Problema

Administración deficiente

3.1.3 Localización

Dirección General de Acreditación y Certificación –DIGEACE-.

6ª. Calle 1-87 zona 10, edificio 2, 4º. Nivel, ala sur. Planta Central del

Ministerio de Educación, Guatemala.

2.1.4 Unidad ejecutora

Facultad de Humanidades de la Universidad de San Carlos de

Guatemala

Dirección General de Acreditación y Certificación –DIGEACE-.

MINEDUC, Guatemala.

2.1.5 Tipo de proyecto

Productos Pedagógicos

2.2 Descripción del proyecto

El proyecto a realizar en la Dirección General de Acreditación y

Certificación

–DIGEACE-consiste en la elaboración de una guía de funciones

para la inducción al puesto del personal que labora en dicha Dirección General

del Ministerio de Educación, con la finalidad de actualizar el manual de

funciones existente.

Es una propuesta para solucionar la problemática relacionada con la

administración deficiente en la asignación de funciones a los profesionales que

(21)

16

La guía de funciones se enfoca en el organigrama de la Dirección

General de Acreditación y Certificación, organizando las funciones de la

Dirección General, Subdirección General, Subdirección de Procesos

Institucionales y Subdirección de Procesos Individuales.

A su vez, en dicha guía se subdivide en cinco grandes grupos, que

corresponden a las dos subdirecciones y las tres unidades de apoyo.

1. Subdirección de Acreditación y Certificación de Procesos

Institucionales,

con

los

departamentos

correspondientes:

Departamento de Procesos Institucionales, Departamento de

Procesos Extraescolares y Departamento de Instituciones que

prestan servicios educativos.

2. La Subdirección de Acreditación y Certificación de Procesos

Individuales con los departamentos correspondientes: Departamento

de Procesos Individuales y Departamento de textos, materiales y

medios audiovisuales.

Dentro de las Unidades de Apoyo a la Dirección General, se

desglosan las funciones de la Unidad de Capacitación, Seguimiento y

Monitoreo, Unidad de Informática y Unidad Financiera.

Cada subdirección, unidad de apoyo y departamento cuenta con

técnicos profesionales y asistentes con funciones específicas, las

cuales se pretende organizar y definir en la Guía de funciones para la

inducción al puesto del personal.

2.3

Justificación

En la Dirección General de Acreditación y Certificación –DIGEACE- es

necesario elaborar una guía de funciones para la inducción al puesto del

personal que labora en dicha Dirección General del Ministerio de Educación,

para dar solución a la problemática detectada como administración deficiente,

debido a que existe inconformidad por parte de los colaboradores por la

inequidad en la distribución del trabajo e incompatibilidad de puestos

nominales y funcionales.

La sobrecarga de trabajo en algunos puestos, ha llegado a provocar

renuncias por parte del personal y debido al largo proceso de contratación en

las entidades del Estado, cada vez hay menos colaboradores realizando el

trabajo.

(22)

17

Debido a que el manual de funciones existente, no responde a las

necesidades actuales de la Dirección General de Acreditación y Certificación y

las funciones de cada colaborador no están definidas de acuerdo a las

atribuciones que les corresponde según el Acuerdo Ministerial 225-2008,

resulta de gran utilidad realizar una guía de funciones para la inducción al

puesto del personal que labora en dicha Dirección General del Ministerio de

Educación, y para los puestos que están por cubrirse con nuevas

contrataciones.

Con la guía de funciones se pretende, distribuir adecuadamente las

funciones del personal que labora actualmente en DIGEACE y dejar un

precedente que servirá para la actualización del Manual de Funciones, cuando

ya cuente con el personal contratado para cubrir las plazas vacantes, el cual

no ha sido posible contratar por la falta de disponibilidad financiera.

2.4 Objetivos

2.4.1 General

Apoyar la gestión administrativa de la Dirección General de Acreditación

y Certificación, del Ministerio de Educación, para optimizar el tiempo

laboral y los recursos disponibles.

2.4.2 Específicos

a. Analizar las funciones de cada puesto nominal de la

DIGEACE.

b. Definir las funciones del personal técnico y administrativo de la

Dirección General de Acreditación y Certificación –DIGEACE-.

c. Organizar las funciones del personal por subdirecciones,

departamentos y unidades de apoyo, según la estructura

interna de la DIGEACE.

d. Socializar la Guía de funciones para la inducción al puesto

nominal con el personal de la DIGEACE.

(23)

18

2.5 Metas

a. Análisis de las funciones de los 7 asistentes, 2 profesionales, 18

asesores, 3 subdirectores y 1 directora de DIGEACE.

b. Definición de las funciones de la Dirección General, de las 3

subdirecciones, de las 5 coordinaciones y de las 3 unidades de

apoyo.

c. Organización al 100% de las funciones del personal del

Departamento de Procesos Institucionales, Departamento de

Procesos Extraescolares, Departamento de Instituciones que

prestan

servicios

educativos,

Departamento

de

Procesos

Individuales, Departamento de textos, materiales y medios

audiovisuales, Unidad de Capacitación, Seguimiento y Monitoreo,

Unidad de Informática, Unidad Financiera.

d. Socialización de la Guía de funciones para la inducción al puesto

nominal con un 80% de los colaboradores de la DIGEACE.

2.6 Beneficiarios

Directos

Directora

Subdirectoras

Coordinadores

Personal Técnico

Asistentes

Indirectos

Usuarios

Personal de las Direcciones Departamentales de Educación

Personal de las Direcciones Generales del MINEDUC

2.7 Fuentes de financiamiento

Instituciones

Descripción del aporte

Total

ONG

Donación de materiales

y suministros

Q. 470.00

Dirección General de

Acreditación y

Certificación DIGEACE

Reproducción de 12

guías

Préstamo de salón para

socialización de la guía

Q. 390.00

(24)

19

Presupuesto

Clasificación Cantidad Descripción

Costo

unitario

Costo

Total

Mobiliario

1

Escritorio de Oficina

Q.00.00

Q.00.00

Equipo

1

Computadora

Q.00.00

Q.00.00

1

Impresora

Q.00.00

Q.00.00

1

Fotocopiadora

Q.00.00

Q.00.00

Materiales

1

Cartucho de tinta para

impresora

Q.350.00

Q.350.00

3

Resmas de hojas de papel

bond tamaño carta.

Q. 40.00

Q.120.00

1

Memoria USB

Q. 90.00

Q. 90.00

2

Folders tamaño carta

Q. 1.00

Q. 2.00

2

Fasteners para folder

Q. 1.00

Q. 2.00

12

Ejemplares de Guía

Q. 32.50

Q.390.00

Alimentación

35

Refacciones

Q. 10.00

Q.350.00

Transporte

Transporte Semanal

Q. 25.00

Q.200.00

(25)

20

2.8 Cronograma

Actividades

Mes

Abril 2012

Mayo 2012

Junio 2012

semana

1

2

3

4

1

2

3

4

5

1

2

3

4

1. Visitar el archivo general de Ministerio

de

Educación

para

obtener

los

Acuerdos Ministeriales relacionados

con las funciones nominales de

DIGEACE.

2. Recopilación de información sobre las

funciones

que

realizan

los

colaboradores de la DIGEACE, según

los puestos funcionales.

3. Reunión con las autoridades para

definir las funciones que corresponden

a cada puesto según las necesidades

internas de la Dirección General de

Acreditación y Certificación.

4. Organizar las funciones para la

inducción de puestos de DIGEACE.

5. Estructurar la guía de funciones, según

el organigrama de DIGEACE.

6. Presentación de borrador de la guía de

funciones

a

las

autoridades

de

DIGEACE, para revisión.

7. Elaborar el Plan de socialización para

la presentación de la guía de

funciones al personal de la DIGEACE.

8. Socialización del Proyecto.

9. Reproducción y entrega de guías a las

autoridades de DIGEACE

(26)

21

2.9 Recursos

a) Humanos

Directora General

Subdirectora de Procesos Institucionales

Coordinador del Departamento

Técnicos profesionales

b) Físicos

Ministerio de Educación, Planta Central, edificio 2, 4º. Nivel, ala sur.

Archivo General, Ministerio de Educación, Planta Central, edificio 2,

1 Nivel, ala sur.

c) Materiales

Equipo de cómputo

Impresora

Fotocopiadora

Teléfono

Engrapadora

Grapas

Perforador

Hojas de papel bond

Folders

Bolígrafo

Memoria USB

(27)

22

CAPÍTULO III

PROCESO DE EJECUCIÓN DEL PROYECTO

3.1 Actividades y resultados

Actividades

Descripción

Resultados

1. Visitar el archivo

general de

Ministerio de

Educación para

obtener los

Acuerdos

Ministeriales

relacionados con

las funciones

nominales de

DIGEACE.

Los días 2 Y 3 de abril se visitó el

archivo general del Ministerio de

Educación, ubicado en la 6ª. calle

1-87 zona 10, Edificio Planta

Central MINEDUC con la finalidad

de obtener copia de los Acuerdos

Ministeriales o Gubernativos que

rigen

las

funciones

de

la

Dirección General de Acreditación

y certificación DIGEACE.

Se obtuvo copia del

Acuerdo

Gubernativo

225-2008

Reglamento

Orgánico

Interno

del

Ministerio de Educación,

de

fecha

12

de

septiembre de 2008, el

cual rige las funciones y

los

mecanismos

de

coordinación

del

MINEDUC.

2. Recopilación de

información sobre

las funciones que

realizan los

colaboradores de

la DIGEACE,

según los

puestos

funcionales.

El día 03 de abril se visitó el

archivo general del Ministerio de

Educación

para

buscar

el

Acuerdo Ministerial que rige las

funciones

internas

de

los

colaboradores de DIGEACE.

Los días 10, 11 y 12 se realizó un

inventario de las funciones que

realizan los colaboradores de

DIGEACE, según el puesto que

desempeñan funcionalmente.

Se obtuvo copia del

Acuerdo Ministerial

1297-2009 Reglamento Interno

de la Dirección General

de

Acreditación

y

Certificación

-DIGEACE-, de fecha 20

de julio de 2009, el cual

tiene

como

objeto

establecer la estructura

funcional

y

organizacional de dicha

Dirección General.

Se elaboró el inventario

de las funciones que

realiza cada colaborador

en DIGEACE.

3. Reunión con las

autoridades para

definir las

funciones que

corresponden a

cada puesto

según las

necesidades

internas de la

Dirección General

de Acreditación y

Certificación.

El día 20 de abril se sostuvo

reunión con la Licenciada Silvia

de Arriaza, Directora General de

DIGEACE; Licenciada Lilian de

Mijangos Subdirectora General;

Licenciada

Mirna

Guerra,

Subdirectora

de

Procesos

Individuales y Licda Julieta de

Franco,

Subdirectora

de

Procesos Institucionales, para

determinar las funciones que le

corresponden

a

cada

Subdirección, Unidades de apoyo

y Coordinaciones de acuerdo a la

naturaleza de cada una.

Se

determinó

las

funciones

que

le

corresponden

a

cada

Subdirección, Unidades

de

apoyo

y

Coordinaciones

de

acuerdo a la naturaleza

de cada una de ellas. Así

como las funciones de

los

técnicos

profesionales

y

asistentes que apoyan

los procesos.

(28)

23

4. Organizar las

funciones para la

inducción de

puestos de

DIGEACE

Del 23 al 30 de abril se

distribuyeron

las

funciones

recopiladas por Subdirecciones,

Unidades

de

Apoyo

y

Coordinaciones en el borrador de

la Guía para la inducción al

puesto de los colaboradores de

DIGEACE.

Del 01 al 04 de mayo se

transcribieron

las

funciones

correspondientes a los técnicos

profesionales y a los asistentes

de cada coordinación.

Borrador previo de la

Guía de Funciones para

la inducción al puesto de

los colaboradores de la

Dirección

General

de

Acreditación

y

Certificación –DIGEACE-.

5. Estructurar la

guía de

funciones, según

el organigrama

de DIGEACE.

Durante el período comprendido s

del 07 al 18 de mayo se realizó la

estructuración del Proyecto Final:

Guía de funciones para la

inducción al puesto del personal

que labora en la Dirección

General

de

Acreditación

y

Certificación del Ministerio de

Educación.

Borrador de la Guía de

funciones

para

la

inducción al puesto del

personal que labora en la

Dirección

General

de

Acreditación

y

Certificación

del

Ministerio de Educación.

6. Presentación de

borrador de la

guía de funciones

a las autoridades

de DIGEACE,

para revisión.

Durante la semana comprendida

del 21 al 25 de mayo se procedió

a hacer entrega del borrador de

la Guía de funciones para la

inducción al puesto del personal

que labora en la Dirección

General

de

Acreditación

y

Certificación del Ministerio de

Educación, a las autoridades de

dicha Institución para la revisión y

observaciones correspondientes.

Observaciones realizadas

por las autoridades de

DIGEACE, para la

mejo-ra de la Guía de

funcio-nes para la inducción al

puesto del personal que

labora en la Dirección

General de Acreditación

y

Certificación

del

Ministerio de Educación.

Guía de funciones para la

inducción al puesto del

personal que labora en la

Dirección

General

de

Acreditación y

Certifica-ción del Ministerio de

Educación.

7. Elaborar el Plan

de

socialización

para

la

presentación

de

la

Guía

de

funciones para la

inducción

al

Durante la semana comprendida

del 28 al 31 de mayo se

realizaron

las

correcciones

sugeridas al borrador de la Plan

de

socialización

para

la

presentación

de

Guía

de

funciones para la inducción al

Plan

de

socialización

para la presentación de

Guía de funciones para la

inducción al puesto del

personal que labora en la

Dirección

General

de

(29)

24

personal

que

labora

en

la

Dirección General

de Acreditación y

Certificación

del

Ministerio

de

Educación,

al

personal de dicha

Dirección.

la

Dirección

General

de

Acreditación y Certificación del

Ministerio de Educación.

Ministerio de Educación,

al personal de dicha

Dirección.

8. Socialización del

Proyecto.

El día 25 de junio se realizó la

socialización de la guía de

funciones al personal de la

DIGEACE.

Aceptación de la de la

guía de funciones por el

personal

técnico

y

administrativo

de

la

DIGEACE.

9. Reproducción y

entrega de guías

a las autoridades

de DIGEACE

El día 29 de junio se hace entrega

de 12 ejemplares de la Guía de

funciones para la inducción al

puesto del personal que labora en

la

Dirección

General

de

Acreditación y Certificación del

Ministerio de Educación, a las

autoridades de dicha institución.

Entrega del proyecto a

las

autoridades

de

(30)

25

3.2 Productos y logros

3.2.1 Productos

3.2.2 Logros

3.2.1.1 Guía de funciones para la

inducción al puesto del

personal que labora en la

Dirección General de

Acreditación y Certificación

del Ministerio de Educación,

Guatemala.

3.2.2.1 Organizar las funciones del

personal por subdirecciones,

departamentos y unidades de

apoyo, según la estructura

interna de la DIGEACE.

3.2.2.2 Socializar la Guía de

funciones para la inducción al

puesto nominal con el personal

de la DIGEACE.

3.3

Evidencias de logro

3.2.1

Guía de funciones para la inducción al puesto del personal que

labora en la Dirección General de Acreditación y Certificación del

Ministerio de Educación, Guatemala.

(31)

Dirección General de Acreditación y Certificación,

DIGEACE

Guía de funciones para la inducción al puesto del personal

que labora en la Dirección General de Acreditación y

Certificación del Ministerio de Educación, Guatemala

Autora: Wendy Azucena Barrientos Salazar

Guatemala, julio de 2012

(32)

INTRODUCCIÓN

La presente guía contiene la estructura organizacional de la Dirección

General de Acreditación y Certificación, sus funciones básicas generales, así

como la organización y funciones de los departamentos y unidades

administrativas y técnicas que la conforman.

La estructura organizacional y funciones propuestas, se deben constituir en el

soporte organizativo de las diferentes operaciones que se realicen en la

gestión del Ministerio de Educación de Guatemala (MINEDUC)

Asimismo, las funciones señaladas en la presente guía, son orientadoras de

las tareas que debe cumplir cada funcionario para el logro de los objetivos

señalados en los diferentes planes y programas de trabajo, dejando a

criterio de la Dirección General la desagregación de funciones en Unidades

de menor jerarquía y la especificación de tareas de cada funcionario, en el

marco de las funciones básicas aquí señaladas y de acuerdo a las normas de

organización y de personal establecidas por las Unidades competentes.

(33)

ÍNDICE

Página

1. Introducción

2

2. Antecedentes

4

3. Objetivos

5

4. Visión

5

5. Misión

5

6. Base Legal

6

7. Atribuciones

7

8. Estructura Orgánica

8

9. Organigrama

9

10. Listado de puestos

10

11. Directorio

11

12. Funciones

12

12.1

Dirección General de Acreditación y Certificación

13

12.2

Unidad Financiera

15

12.3

Unidad de Informática

20

12.4

Unidad de Seguimiento y Monitoreo

27

12.5

Subdirección General de Acreditación y Certificación

34

12.6

Subdirección de Procesos Institucionales

37

12.7

Departamento de Procesos Institucionales y

Programas Especiales

42

12.8

Departamento de Organizaciones

No Gubernamentales

49

12.9

Departamento de Procesos Extraescolares

56

12.10 Subdirección de Procesos Individuales

63

12.11 Departamento de Procesos Individuales

66

12.12 Departamento de Textos, Materiales y

Medios Audiovisuales

73

13. Conclusiones

80

(34)
(35)

ANTECEDENTES

La Dirección General de Acreditación y Certificación

–DIGEACE- se

origina de las recomendaciones plasmadas en el Diseño de Reforma

Educativa, el Diálogo y Consenso impulsados por la Comisión Consultiva

para la Reforma Educativa (Acuerdo Gubernativo número 262-97 de fecha

20 de marzo de 1997); como también el Plan Nacional de Educación a

largo plazo 2003-2023; con base al cual el Ministerio de Educación dió

inicio a la transformación curricular y al mejoramiento del Recurso Humano,

procesos en el que diferentes sectores aportaron valiosas contribuciones, las

cuales fueron incorporadas a los Acuerdos Ministeriales emitidos como

normativa en materia educativa.

DIGEACE es creada en ese contexto para responder a las políticas

sustantivas ministeriales sobre la mejora de la calidad educativa a través de

garantizar los procesos institucionales e individuales en materia de

acreditación y certificación.

La Dirección General de Acreditación y Certificación, DIGEACE, nace

con el marco del Acuerdo Gubernativo 377-2007 de fecha 10 de agosto de

2007, mismo que fuese modificado para su actualización por el Acuerdo

Gubernativo 225-2008 de fecha 12 de septiembre de 2008, que regula el

Reglamento Orgánico del Ministerio de Educación.

El mismo, establece en su Artículo 9 que la Dirección General de

Acreditación y Certificación es la responsable de acreditar y certificar

oficialmente los procesos educativos institucionales e individuales para

asegurar la calidad educativa.

(36)

OBJETIVO GENERAL

La Dirección de Acreditación y Certificación tiene como objetivo esencial asegurar

la calidad educativa a través de la acreditación y certificación de los

componentes individuales e institucionales en función a los criterios establecidos.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Acreditar o certificar a las personas e instituciones que se relacionen e incidan

en la calidad educativa.

Normar y supervisar el cumplimiento de los criterios, requisitos, procedimientos

y lineamientos necesarios para la acreditación y/o certificación de las personas,

instituciones e insumos requeridos por el modelo de calidad educativa y el

modelo de entrega vigente.

Diseñar y desarrollar criterios para la elaboración y ejecución de los proyectos

educativos institucionales, los que serán aprobados sobre la base de los

resultados de las evaluaciones, así como de los contextos socioculturales y

socio-económicos de los centros educativos escolares y extraescolares.

Administrar el registro de Instituciones para la Prestación de Servicios

Educativos –RISE- al Ministerio de Educación.

Revisar y actualizar los formatos y procesos, de títulos, diplomas, certificados de

estudiantes y registros de resultados finales de cada evaluación, en los distintos

niveles y ciclos de los subsistemas escolar y extraescolar del Sistema Educativo

Nacional.

Dar seguimiento al cumplimiento de los diferentes componentes de los proyectos

educativos institucionales, que afectan los procesos de certificación y

acreditación.

Revisar y asegurar la calidad de los textos que edita el Ministerio de Educación,

como requisito para su impresión.

VISIÓN

Ser una Dirección descentralizada que garantiza la calidad de los procesos individuales

e institucionales en la formación educativa de guatemaltecos y guatemaltecas con

principios valores y convicciones.

MISIÓN

Somos una Dirección técnica administrativa responsable de acreditar y certificar

oficialmente procesos educativos institucionales e individuales, a través de sistemas

tecnológicos y de un equipo profesional que garantiza la calidad educativa.

(37)

BASE LEGAL

El usuario debe enmarcarse en los siguientes Acuerdos autorizados por el

Ministerio de Educación de Guatemala.

Acuerdo Gubernativo No. 377-2007 del 10 de agosto de 2007 de

creación de la estructura organizativa del Ministerio de Educación y

creación del Reglamento Interno del Ministerio de Educación.

Acuerdo Ministerial 2477 de fecha 8 de noviembre de 2007 creación del

Reglamento Interno de la Dirección General de Acreditación y

Certificación.

Acuerdo Gubernativo Número 225-2008 de fecha 12 de septiembre

de 2008 del Ministerio de Educación donde se proponen mejoras a

la estructura orgánica de la institución se emite el Reglamento

Orgánico Interno del Ministerio de Educación, y en el Titulo II, Capítulo V

FUNCIONES DE CONTROL INTERNO, Artículo 09, se menciona la

Dirección de Acreditación y Certificación (DIGEACE por sus siglas).

Acuerdo Ministerial 1297-2009, del 20 de julio de 2009, Reglamento

Interno de la Dirección General de Acreditación y Certificación.

(38)

ATRIBUCIONES

“Artículo 1. NATURALEZA. La Dirección General de Acreditación y Certificación

(DIGEACE) es el órgano responsable de acreditar y certificar oficialmente los procesos

educativos institucionales e individuales para asegurar la calidad educativa”.

a) Acreditar y certificar los servicios técnicos que se relacionen con la calidad

educativa, en los centros educativos mediante la autorización de los dictámenes,

resoluciones y certificaciones respectivas.

b) Planificar organizar y dirigir las actividades de la Dirección General de

Acreditación y Certificación.

c) Conducir los procesos de Acreditación y Certificación, a nivel institucional e

individual.

d) Dirigir la planificación, programación y ejecución de las capacitaciones, las

actividades de seguimiento y monitoreo, la evaluación externa y la recolección

de la información de los diferentes entes certificados y acreditados, para su

registro en la base de datos.

e) Definir las estrategias necesarias para la implementación de las acciones y

procedimientos de análisis.

f) Coordinar las acciones de Acreditación y Certificación, con las Direcciones

Departamentales de Educación-DIDEDUC- y con las demás Direcciones

Administrativas, sustantivas y de apoyo del Ministerio.

g) Normar y supervisar el cumplimiento de los criterios,, estándares,

requisitos, procedimientos y lineamientos necesarios, para la acreditación

y/o certificación de las personas, instituciones e insumos requeridos por el

modelo de calidad educativa y el modelo de entrega vigente.

h) Administrar el registro de instituciones para la prestación de servicios

educativos –RISE- a Ministerio.

i) Coordinar y normar la revisión y actualización de los formatos y

procedimientos, para la adjudicación de títulos, diplomas, certificados de

estudiantes y registro de resultados finales de cada evaluación institucional,

en los distintos niveles y ciclos de los subsistemas escolar y extraescolar

del sistema Educativo Nacional.

j)

Coordinar la elaboración el Plan Operativo Anual de Adquisiciones y el

anteproyecto anual de presupuesto de la Dirección General de

Acreditación y Certificación, así como los informes respectivos.

(39)

ESTRUCTURA ORGÁNICA

Para la consecución de sus objetivos la Dirección General de Acreditación y

Certificación contará con la estructura organizativa siguiente:

A. ÓRGANOS DIRECTIVOS

Son los órganos que tienen a cargo la dirección y toma de decisiones de

las diferentes funciones y recursos asignados a la Dirección para darle

cumplimiento a las políticas sustantivas ministeriales.

Dirección General de Acreditación y Certificación

Subdirección General de Acreditación y Certificación

Dirección de Acreditación y Certificación de Instituciones

Dirección de Acreditación y Certificación de Procesos Individuales

B. ÓRGANOS DE APOYO

Son las unidades establecidas para la consecución de las atribuciones

específicas como planificar, organizar, coordinar, monitorear y asesorar en

apoyo a los órganos superiores.

Unidad de Seguimiento y Monitoreo de Acreditación y Certificación

Unidad de Informática

Unidad Financiera

B. ÓRGANOS TÉCNICOS

Son los órganos encargados de ejecutar las acciones planificadas por los

órganos superiores para dar alcance a los programas y proyectos

definidos para la Acreditación y Certificación.

Departamento de Organizaciones No Gubernamentales

Departamento de Procesos Institucionales y Programas Especiales

Departamento de Procesos Extraescolares

Departamento de Procesos Individuales

Departamento de Textos, Materiales y Medios Audiovisuales.

(40)

ORGANIGRAMA

Referencias

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