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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Campus Santo Domingo de los Tsáchilas
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
Tesis de grado previa a la obtención del título de
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA – CONTADOR PÚBLICO
DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LOS PUNTOS DE VENTA DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PLÁSTICOS
“PLASTI-FE”
ALUMNA: PAULA AIDEÉ VILLAMAR SOLÓRZANO
Directora de Tesis DRA. CLEMENCIA CARRERA
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Campus Santo Domingo de los Tsáchilas
A P R O B A D O
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ………
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ………
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ………
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL Campus Santo Domingo de los Tsáchilas
Del contenido del presente documento Se responsabiliza el autor.
……….. PAULA AIDEÉ VILLAMAR SOLÓRZANO
Santo Domingo, 29 de octubre del 2010. Autor: Paula Villamar Solórzano
Institución: Universidad Tecnológica Equinoccial “UTE”
Título de tesis: Diseño de un Modelo de Control de Inventarios para los puntos de ventas de la empresa Distribuidora de Plásticos Plasti-F, 2009.
iv Santo Domingo, 1 de julio del 2010.
Matemático.
Mauricio García Oquendo
DIRECTOR DEL SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
Presente.-
De mi consideración:
Mediante el presente hago llegar el informe de Dirección de Tesis, de la Srta. Paula Villamar Solórzano, sobre el tema DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LOS PUNTOS DE VENTA DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PLÁSTICOS “PLASTI-FE”
El trabajo de investigación lo ha desarrollado la estudiante, bajo mi dirección, el mismo que se compone de cinco capítulos que contienen lo siguiente:
En el capítulo 1 se encuentran los antecedentes, el planteamiento del problema, la justificación, delimitación del tema, la importancia del estudio, los objetivos general y específicos, la justificación, y la idea a defender.
En el capítulo II consta el marco de referencia relacionado con la investigación, tales como: Los negocios, la empresa, concepto, definición, clasificación, el proceso administrativo, la planificación, organización, dirección y control, la contabilidad, clasificación de la contabilidad, el proceso contable, el libro diario, el libro mayor, los estados financieros, plan general de cuentas, control interno, sistema de inventario permanente, el control del inventario, administración de inventarios, control interno de inventarios, ley de régimen tributario interno, código de comercio, ley de compañías.
En el capítulo III se presenta la metodología, en donde consta la situación actual de la empresa, la ubicación de los puntos de venta, la estructura orgánica, el análisis FODA, la entrevista al gerente, y las encuestas aplicadas a los empleados de la empresa, con la tabulación y el análisis de los resultados. En el capítulo IV consta la propuesta, que inicia con la introducción, la misión, visión, organigrama estructural, funciones de cada área, las políticas, los registros que se propone para el control de los inventarios, los flujogramas para el control de los inventarios en los puntos de venta y el almacén, y los reportes de ventas.
v
Este trabajo se ha desarrollado con la rigurosidad científica, el mismo que servirá para el control de los inventarios de la empresa distribuidora PLASTI-FE, tanto en el almacén con en los puntos de ventas, con la finalidad de lograr mejores resultados, por lo que informo a usted que dicha tesis se encuentra culminada en su totalidad, por lo que considero que reúne los requisitos suficientes para ser sometida a la presentación pública y evaluación por parte del jurado examinador que se designe
Atentamente,
vi
DEDICATORIA
Este trabajo lo dedico a la inolvidable memoria de Juan Jenaro Almeida, como una muestra de amor, para que siempre lleve consigo y tomen en cuenta que el deseo de superación en la vida, no puede ser solo un asunto de ego, este debe ser preparado con motivaciones especiales, con deseos de ayudar, de compartir y de ser útiles.
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AGRADECIMIENTOS
En primer lugar a Jesús, quien envestido en las tres divinas personas, me ha dado la vida, el presente y me dará el futuro que merezco; por darme fe y sabiduría, herramientas indispensables para luchar día a día en el transcurso de la vida, no podría sino ser, el primero a quien brindar mi gratitud…
A mis padres, Magaly Solórzano y Francisco Villamar quienes con sus esfuerzos y perseverancia moldearon la persona que soy, por la confianza depositada en mi, esperando que con esta victoria sus corazones hallen el alivio que un día perdieron…
A mis hermanos, Francisco, Nelly, Oswaldo y Rocío, que con su amor y cariño siempre me desearon lo mejor…
A mis pequeños sobrinos, Shirley, Yanilka, Lady y Jordi, por devolverme la alegría en momentos de soledad, sentimientos que motivan a vencer las adversidades y seguir adelante…
A Juan Jenaro Almeida, mi gran amor, por su permanente apoyo como amigo y compañero en una etapa de mi vida y por su motivación para que cada día me supere personal y profesionalmente…
A Karla, Johanna, Haydeé, Diana, Jhony, Luis y Prisila, mis amigos y compañeros de estudios con quienes compartí los momentos malos y buenos de esta aventura y ahora quiero compartir de nuevo con ellos mi logro, que es de ellos también…
A la Dra. Clemencia Carrera, por su inagotable paciencia, por dirigirme, y por haberme hecho el honor de aceptar la tutoría de esta investigación…
viii
Al Sr. Wilson Benavides, por abrirme las puertas de su empresa para colaborar en ella y por su predisposición de brindarme información para la elaboración de este estudio…
A los compañeros de clases, quienes fueron como una familia con la que se comparte y a la cual, se extraña…
A todos los profesores, quienes con sus esfuerzos, dedicación y paciencia, nos motivaron a transitar por el camino del estudio y la investigación…
ix
TABLA DE CONTENIDO
Descripción Páginas
Portada………...……… i
Hoja de Sustentación y Aprobación de los integrantes del Tribunal….…... ii
Hoja de Responsabilidad y Aprobación del Autor………...… iii
Informe de aprobación del director de tesis……….… iv
Dedicatoria……….… vi
Agradecimiento……….… vii
Índice……….……. ix
Lista de cuadros….……….……. xvi
Lista de gráficos.……….….…. xvii
Resumen ejecutivo……….….…. xviii
ÍNDICE CAPÍTULO I INTRODUCCIÓN 1.1 Antecedentes……….… 1
1.1.1 Importancia del estudio……….….. 2
1.1.2 Situación actual del tema de investigación...……….. 2
1.2 Limitaciones del estudio……….. 3
1.3 Alcance del trabajo... 3
1.4 Problema……….... 3
1.5 Planteamiento del problema………..……. 4
1.5.1 Diagnóstico………...…. 4
1.5.2 Pronóstico………..… 4
1.5.3 Control del pronóstico……….. 4
1.5.4 Sistematización………. 5
x
1.6 Título………..…. 5
1.7 Objetivos……….... 5
1.7.1 Objetivo general……….... 5
1.7.2 Objetivos específicos………... 6
1.8 Justificación de la investigación……….… 6
1.8.1 Criterios de evaluación de la justificación……….… 7
1.9 Hipótesis……….… 8
1.10 Variables……….… 8
1.10.1 Variables independientes……… 8
1.10.2 Variables dependientes……...……… 8
1.11 Indicadores……….……… 9
1.11.1 Indicador independientes……… 9
1.11.2 Variables dependientes………...……… 9
CAPÍTULO II MARCO REFERENCIAL 2.1 Los negocios……….. 10
2.1.1 La empresa………..……….. 11
2.1.1.1 Definición de empresa……….……… 11
2.1.1.2 Importancia………..……….. 12
2.1.1.3 Clasificación………. 14
2.2 Proceso administrativo……… 16
2.2.1 Planificación……….. 17
2.2.2 Organización………. 18
2.2.3 Dirección……… 18
2.2.4 Control……… 18
2.3 La contabilidad………. 19
2.3.1 Naturaleza de la contabilidad……… 20
2.3.2 Clasificación de la contabilidad………. 21
2.3.2.1 Contabilidad comercial……….. 21
2.3.2.2 Contabilidad financiera……….. 22
xi
2.3.2.4 Contabilidad de costos………. 22
2.3.2.5 Contabilidad bancaria……… 23
2.3.2.6 Contabilidad fiscal………... 23
2.3.2.7 Contabilidad gubernamental……… 23
2.3.3 Proceso contable……… 24
2.3.3.1 Libro diario……….. 26
2.3.3.2 Libro mayor………. 26
2.3.3.3 Balance de comprobación……… 27
2.3.3.4 Estado de Resultado………. 27
2.3.3.5 Estado de flujo del efectivo……….. 27
2.3.3.6 Estado de cambios en el patrimonio……….. 28
2.4 Plan general de cuentas……….. 28
2.5 Control interno……… 33
2.5.1 Reseña histórica de los inventarios……… 34
2.5.2 Estructura departamental………. 35
2.5.3 Los inventarios……… 36
2.5.4 Control de inventarios……… 36
2.5.5 Sistema o métodos de control de inventarios……… 37
2.5.5.1 Sistema de cuenta múltiple……….. 37
2.5.5.2 Sistema de inventario permanente……….. 38
2.5.5.3 Métodos de Valoración de inventarios……….. 39
2.5.5.3.1 Método PEPS………. 40
2.5.5.3.2 Método UEPS………. 40
2.5.5.3.3 Método Promedio Ponderado………. 41
2.5.5.3.4 Método Última Compra (costo actual)...………. 41
2.5.6 Inventario de Mercaderías………...…………..…………. 41
2.5.6.1 Control de inventario………. 42
2.6 Administración de inventarios………. 44
2.6.1 Control interno de los inventarios………..………. 46
2.6.2 Principios de control interno...…………..………. 47
2.6.3 Estructura contable……….………..……… 48
2.7 Marco Legal………..………. 48
2.7.1 Ley de Régimen Tributario Interno………. 48
xii
2.7.3 Ley de Compañías………...………. 49
2.7.4 Código de Trabajo………. 50
2.7.5 Ley de Gestión Ambiental………..………. 50
2.7.6 Normas Internacionales de Información Financiera………... 50
CAPÍTULO III METODOLOGÍA 3.1 Antecedentes………. 52
3.2 Base Legal………. 53
3.3 Ubicación de los puntos de ventas………. 53
3.4 Estructura orgánica………..………. 55
3.4.1 Organigrama……….………. 56
3.4.1.1 Organigrama Estructural…...…….………. 56
3.4.1.2 Organigrama Funcional…….…….………. 57
3.5 Análisis FODA.……….………. 58
3.5.1 Amenazas…....……….………. 58
3.5.2 Oportunidades.……….………. 58
3.5.3 Fortalezas…....……….………. 58
3.5.4 Debilidades…..……….………. 59
3.6 Población y muestra...……….………. 59
3.6.1 Análisis y tabulación de los datos….………. 59
CAPÍTULO IV PROPUESTA DE CREACIÓN DE UN MODELO DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA LOS PUNTOS DE VENTAS DE LA DISTRIBUIDORA “PLASTI-FE” 4.1 Introducción………..……. 81
4.2 Misión………..………..……. 81
4.3 Visión………..………..……. 82
xiii
4.4.1 Objetivos general…...………..……. 82
4.4.2 Objetivos específicos………..……. 82
4.5 Organigrama estructural...………..……. 83
4.5.1 Funciones de cada área...………..……. 84
4.5.1.1 Gerente………...………..……. 84
4.5.1.1.1 Perfil profesional………...………..……. 84
4.5.1.1.2 Funciones del Gerente...………..……. 84
4.5.1.2 Secretaria………....………..……. 85
4.5.1.2.1 Perfil profesional………....………..……. 85
4.5.1.2.2 Funciones de la secretaria...…....………..……. 85
4.5.1.3 Departamento de ventas...……...………..……. 86
4.5.1.3.1 Perfil profesional de cada vendedor…...………..……. 86
4.5.1.3.2 Funciones de cada vendedor (Cobertura nacional)…...……. 86
4.5.1.4 Supervisor de ventas...………..……. 87
4.5.1.4.1 Perfil profesional del supervisor de ventas………..……. 87
4.5.1.4.2 Funciones del supervisor de ventas…...………..……. 88
4.5.1.5 Administradora………...………..……. 88
4.5.1.5.1 Perfil profesional de la administradora…...………..……. 88
4.5.1.5.2 Funciones de la administradora……...………..……. 89
4.5.1.6 Puntos de ventas (Servicio al Cliente)………..……. 89
4.5.1.6.1 Funciones del personal de los puntos de ventas………. 89
4.5.1.6.2 Perfil profesional del bodeguero…...………..……. 90
4.5.1.6.3 Funciones del bodeguero…………...………..……. 90
4.5.1.7 Departamento de contabilidad……...………..……. 90
4.5.1.7.1 Funciones del departamento de contabilidad…………..……. 90
4.5.1.7.2 Funciones del departamento de presupuesto...………..……. 91
4.6 Políticas………...………..……. 91
4.6.1 Políticas de ventas..………...………..……. 92
4.7 Sistema de registros………...………..……. 92
4.7.1 Registro para compras………...………..……. 92
4.7.1.1 Factura proforma……….………...………..……. 92
4.7.1.2 Contenido……….………...………..……. 93
4.7.1.3 Objetivo……….………...………..……. 94
xiv
4.7.2 Factura de compras………...………..……. 95
4.7.2.1 Contenido……….………...………..……. 95
4.7.2.2 Objetivo……….………...………..……. 96
4.7.2.3 Usuarios...…………....………...………..……. 96
4.7.3 Tarjetas kardex...…….………...………..……. 97
4.7.3.1 Contenido……….………...………..……. 98
4.7.3.2 Objetivo……….………...………..……. 98
4.7.3.3 Usuarios...…...……….………...………..……. 99
4.7.3.4 Procedimiento de uso.………...………..……. 99
4.7.4 Entrega a puntos de ventas………...………..……... 100
4.7.4.1 Contenido……….………...………..……. 101
4.7.4.2 Objetivo……….………...………..……. 101
4.7.4.3 Usuarios…..………….………...………..……. 101
4.7.4.4 Procedimiento de uso.………...………..……. 101
4.7.5 Acta entrega recepción de mercaderías…...…………...……. 102
4.7.6 Nota de venta o factura de venta...………...……. 103
4.7.6.1 Contenido……….………...………..……. 103
4.7.7 Venta de inventario de punto de venta..………..……. 105
4.7.7.1 Contenido……….………...………..……. 106
4.7.8 Autorización para compra de bienes o servicios…...……. 107
4.7.8.1 Contenido……….………...………..……. 107
4.7.8.2 Objetivo……….………...………..……. 108
4.7.8.3 Usuarios…..………….………...………..……. 108
4.7.8.4 Procedimiento de uso…….…………...………..……. 108
4.7.9 Registro de egresos varios.………...……….……. 109
4.7.9.1 Contenido……….………...………..……. 109
4.8 Supuestos……….………...………..……. 110
4.8.1 Criterios de aplicación………...………..……. 111
4.9 Flujo de procesos………...………..……. 113
4.9.1 Flujo grama de control de inventarios....………..……. 114
4.9.2 Flujo grama de envío de mercadería...………..……. 115
4.9.3 Flujo grama del proceso de ventas…………...…...…..……. 117
4.9.4 Flujo grama del proceso de compras...………..……. 119
xv
4.10.1 Ingreso centralizado de mercaderías………..…...……. 121
4.10.1.2 Libro diario……….………..…...……. 122
4.10.1.3 Existencia general de mercaderías...………..…...……. 124
4.10.1.4 Kardex de la bodega matriz..……….………..…...……. 125
4.10.1.5 Orden de salida de mercaderías desde la bodega matriz….. 131
4.10.1.6 Acta entrega recepción de mercaderías..………..…...……. 132
4.10.2 Ingres de distribución y ventas…...………..…...……. 133
4.10.2.1 Reporte mensual de ventas……...………..…...……. 133
4.10.2.1.01 Objetivo del reporte mensual de ventas..………..…...……. 134
4.10.2.2 Libro diario………...………..…...……. 137
4.10.2.3 Registro de ingreso de mercadería de bodega sucursal...…. 138
4.10.2.4 Kardex de la bodega sucursal……...………..…...……. 139
4.10.2.5 Mayorización………...………..…...……. 146
4.10.3 Ingreso de ventas………...………..…...……. 147
4.11 Acta entrega recepción de mercaderías entre la bodega matriz y puntos de ventas…...……...………..……. 145
CAPÍTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 Conclusiones...…….………....……...………. 121
5.2 Recomendaciones………....……...………...……. 122
xvi
LISTA DE CUADROS
TABLA Nº 1 ¿Cómo ingresó a la empresa Distribuidora de Plásticos
PLasti-Fe?...………..……. 62 TABLA Nº 2 ¿Qué tiempo lleva laborando en la Distribuidora? …………. 63 TABLA Nº 3 ¿Está conforme con la remuneración que percibe?... 64 TABLA Nº 4 ¿Durante el tiempo que usted labora en la Distribuidora
no ha recibido capacitación?... 65 TABLA Nº 5 ¿Usted ha sido sancionado alguna vez por la
Distribuidora?... 66 TABLA Nº 6 ¿Qué tipos de sanción tiene la empresa?…………... 67 TABLA Nº 7 ¿Conoce usted si la Distribuidora tiene políticas de
Incentivos?………... 68 TABLA Nº 8 ¿Qué tipo de incentivos ha recibido usted de la
Distribuidora………... 69 TABLA Nº 9 ¿Está satisfecho con el trabajo que usted realiza?... 70 TABLA Nº 10¿Cree usted que la empresa debe tener un modelo
de control de inventarios para los puntos de ventas?... 71 TABLA Nº 11¿Cómo cree usted que debería ser el modelo?……... 72
TABLA Nº 12¿Qué métodos de control de inventarios debe utilizar
la empresa distribuidora de plásticos Plasti-fe?... 73 TABLA Nº 13¿Cree usted que la empresa debe capacitar a sus
empleados?... 74 TABLA Nº 14¿Cada que tiempo debe capacitar a sus empleados?... 75 TABLA Nº 15¿En qué temas debe capacitar?... 76 TABLA Nº 16¿Cree usted que la empresa debería tener políticas de
sanción para sus empleados por incumplimiento de sus actividades?... 77 TABLA Nº 17¿Qué tipos de sanción cree deben tener los empleados
por incumplimiento?... 78 TABLA Nº 18¿Cree usted que la empresa debería tener políticas de
xvii
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICO Nº 1 ¿Cómo ingresó a la empresa Distribuidora de
Plásticos PLasti-Fe?...………..……. 62 GRÁFICO Nº 2 ¿Qué tiempo lleva laborando en la Distribuidora?... 63 GRÁFICO Nº 3 ¿Está conforme con la remuneración que percibe?... 64 GRÁFICO Nº 4 ¿Durante el tiempo que usted labora en la
Distribuidora no ha recibido capacitación?... 65 GRÁFICO Nº 5 ¿Usted ha sido sancionado alguna vez por la
Distribuidora?... 66 GRÁFICO Nº 6 ¿Qué tipos de sanción tiene la empresa………... 67 GRÁFICO Nº 7 ¿Conoce usted si la Distribuidora tiene políticas de
Incentivos?………..………... 68 GRÁFICO Nº 8 ¿Qué tipo de incentivos ha recibido usted de la
Distribuidora………... 69 GRÁFICO Nº 9 ¿Está satisfecho con el trabajo que usted realiza?... 70 GRÁFICO Nº 10¿Cree usted que la empresa debe tener un modelo de
control de inventarios para los puntos de ventas?... 71 GRÁFICO Nº 11¿Cómo cree usted que debería ser el modelo?……... 72
GRÁFICO Nº 12¿Qué métodos de control de inventarios debe utilizar la
empresa distribuidora de plásticos Plasti-fe?... 73 GRÁFICO Nº 13¿Cree usted que la empresa debe capacitar a sus
empleados?... 74 GRÁFICO Nº 14¿Cada que tiempo debe capacitar a sus empleados?... 75 GRÁFICO Nº 15¿En qué temas debe capacitar?... 76 GRÁFICO Nº 16¿Cree usted que la empresa debería tener políticas de
sanción para sus empleados por incumplimiento de sus actividades?... 77 GRÁFICO Nº 17¿Qué tipos de sanción cree deben tener los empleados
por incumplimiento?... 78 GRÁFICO Nº 18¿Cree usted que la empresa debería tener políticas de
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RESUMEN EJECUTIVO
Esta investigación se realiza con el objetivo principal de diseñar un modelo de control de inventarios para los puntos de ventas de la empresa distribuidora de plástico Plasti-Fe, ubicada en la Ciudad de Santo Domingo, puntos de ventas dedicados a la distribución y venta de diferentes tipos de plásticos.
La presente tesis consta de cinco capítulos en los que se estudiaron varios temas, los cuales ayudarán al desarrollo de la empresa a generar conocimientos e innovaciones tecnológicas necesarias para tomar buenas decisiones de planeación y control.
El primer capítulo explica sobre los antecedentes relacionados con el crecimiento de una empresa en particular, su deseo de superación en el mercado local y nacional, también habla de la importancia del estudio que ayudará a determinar los factores que influyen en la rentabilidad de la empresa, situación actual del tema de investigación, limitaciones del estudio, alcance del trabajo, los objetivos general y específicos, la hipótesis y las variables.
El segundo capítulo hace una descripción general de los negocios, la empresa, su importancia, clasificación, los procesos administrativos, es decir una introducción a los conceptos necesarios para entender mejor el proyecto.
El tercer capítulo describe en su totalidad a la empresa para saber el objeto en estudio, sus fortalezas y debilidades para enfrentar el desafío, la metodología y las técnicas de investigación que se realizaron para recolectar datos necesarios para llevar a cabo la investigación.
xix
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1 Antecedentes
Hoy en día toda empresa tiene la obligación de buscar técnicas y métodos que contribuyan a la optimización de sus recursos, incrementar los resultados financieros para crear estrategias y tomar decisiones correctas.
Para empresas cuya actividad principal es la compra y venta de mercadería es de gran importancia que realicen sus operaciones de una manera ágil y objetiva, para esto se hace necesario e imprescindible un control adecuado de inventarios que permita obtener información oportuna y precisa para la toma de decisiones, ser eficiente en el mundo competitivo de hoy y sobre todo obtener mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio.
En la actualidad la globalización mundial y el gran nivel competitivo ha provocado que muchos empresarios busquen nuevas maneras de desarrollar a sus empresas para alcanzar una etapa de prosperidad económica y estabilidad de los miembros que la integran dirigiéndose principalmente en tomar decisiones orientadas a la reducción de los costos, mejoramiento de la calidad y agilidad en los procesos para alcanzar los máximos resultados económicos.
2
A través del control permanente de mercaderías el gerente de la empresa distribuidora de plásticos Plasti-Fe, podría conocer a ciencia cierta la rotación para cada uno de los productos, saber cuáles son los más solicitados y en base a qué criterios de tal manera que pueda realizar estrategias específicas para aprovechar dicha situación; igualmente indicaría los productos que menos rotación tienen de tal manera que se pueda establecer tácticas para que su demanda se incremente o sencillamente que la empresa deje de invertir en ese tipo de artículos ya que no son muy negociables.
1.1.1 Importancia del estudio
Debido a la competencia comercial que existe hoy en día a nivel mundial, nacional y local, se crea la necesidad de controlar lo más valioso y esencial que posee una empresa para realizar su actividad comercial, nos referimos a su inventario, es por ello que se necesita implementar un modelo de control de inventarios para la empresa distribuidora de plásticos “Plasti-fe”, para que pueda competir en el mercado, mantener un control oportuno, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.
1.1.2 Situación actual del tema de investigación.
En los últimos años se ha podido observar un gran desarrollo en nuevas tecnologías en el área del control e instrumentación, surgiendo producto de éstos nuevas formalidades que permiten obtener de los instrumentos información más clara y concisa.
3
proceso productivo como un todo se comienza a visualizar la importancia que tiene el control automatizado del inventario en un proceso productivo.
1.2 Limitaciones del estudio
El modelo de control de inventarios a ser implementado, abarca todo lo relacionado con la fase de compra, almacenamiento, proceso, y venta de los inventarios, tarjetas kardex, registros, clasificación, planificación de las políticas de inventarios, reconocimientos de los costos más recientes de los artículos vendidos, la valuación del inventario, el modelo no establece razones financieras y no contiene el análisis de estadísticas de las ventas.
1.3 Alcance del trabajo
La elaboración de un modelo del control de inventarios tiene como propósito principal controlar las mercaderías que salen de la bodega principal hacia los puntos de ventas de la Empresa Distribuidora de Plásticos Plasti-Fe, ya que éstos no cuentan con un control adecuado de sus inventarios.
1.4 Problema
4
control de las ventas reales que realiza cada uno de estos puntos, y por tanto no controla sus recursos desconociendo su verdadera rentabilidad.
1.5 Planteamiento del problema
1.5.1 Diagnóstico
La ausencia de un control formalizado, completo y depurado de inventario, no permite controlar la mercadería que sale de la bodega principal a los puntos de venta, debido a que solo realizan transferencias, y los gastos realizados se controlan por medio de cuadre de caja diario, por lo que no existe ningún sistema que logre llevar un control real de la mercadería, y por la inexistencia de estos controles no se establece el valor exacto de las ventas.
1.5.2 Pronóstico.
Al no contar con un control de inventarios en sus puntos de ventas en el largo plazo y por desconocimiento de sistemas o controles de inventario, la empresa distribuidora de plásticos “Plasti-Fe” obtendrá pérdidas por mal manejo de sus inventarios, lo que producirá una disminución de su rentabilidad de los puntos de venta y por tanto de la empresa.
1.5.3 Control del pronóstico.
5
1.5.4 Sistematización.
2 ¿Qué control utiliza la distribuidora?
3 ¿Por qué la Distribuidora no tiene un control de inventario para sus puntos de ventas?
4 ¿Cómo ayuda el Sistema de Inventarios al control de la mercadería? 5 ¿De qué manera el sistema de control mejorará la rentabilidad?
6 ¿Cuál es el sistema de control de inventarios más adecuado para la mercadería?
1.5.5 Formulación del proyecto
La elaboración de un modelo de control de inventarios permitirá conocer eficazmente la salida e ingreso de las mercaderías desde la principal hacia sus puntos de venta, propiciando un mejor control de los recursos y por lo tanto de la rentabilidad en la empresa.
1.6 Título.
Diseño de un modelo de control de inventarios para la empresa distribuidora de Plásticos “PLASTI-FE”, para mejorar el control y obtener mayor rentabilidad, Sto. Dgo. 2009.
1.7 Objetivos.
1.7.1 Objetivo General
6
1.7.2 Objetivos específicos.
1. Realizar un diagnóstico general de la empresa
2. Determinar las necesidades de control de inventario
3. Establecer estrategias para mejorar el control de los inventarios
4. Diseñar el modelo de control de inventario aplicable a la empresa distribuidora de plásticos “PLASTI-FE”
5. Proponer la aplicación en la empresa.
1.8 Justificación de la investigación.
El presente proyecto tiene como finalidad brindar a la Empresa Distribuidora de Plásticos Pasti-fe, una herramienta que posibilite tener un control eficaz de la mercadería que ingresa desde la bodega principal hacia sus puntos de venta. El modelo además logra tener un control de las ventas que realiza cada punto de venta, conociendo de esta manera los ingresos reales que generan cada uno de ellos.
Por otra parte el modelo de control de inventarios presenta una secuencia de procesos y registros desde la compra hasta la entrega a los puntos de venta, para mejorar el movimiento de la mercadería y por tanto la reducción de sus costos de operación.
El modelo de control de inventario también ayuda a conocer con mayor precisión los ingresos y egresos de la empresa y saber su rentabilidad, que genera al final del periodo contable.
7
1.8.1 Criterios de Evaluación de la Justificación
a) Conveniencia
El estudio es conveniente porque al diseñar estrategias de control para el inventario, la distribuidora de plásticos “PLASTI-FE”, logrará tener un mejor control de sus actividades, conocer sus egresos e ingresos y estar en capacidad de tomar decisiones en beneficio de la misma.
b) Impacto Social
Al mejorar su rentabilidad la distribuidora puede pagar mejores salarios a sus trabajadores, y por tanto mejorará la situación económica y social del ser humano.
c) Impacto Teórico
La investigación tiene impacto teórico por cuanto se ayuda al conocimiento con nuevas teorías relacionadas al control y manejo de los inventarios en la empresa, que además pueden ser aplicados a otras similares.
d) Impacto Metodológico
Tiene impacto metodológico porque cuenta con una serie de procesos que van desde la adquisición, recepción, manejo, venta y posventa de los inventarios.
e) Implicancia Práctica
8
f) Impacto Ecológico
La investigación posee impacto ecológico, porque si se maneja de manera eficaz los inventarios está ayudando al medio ambiente a una reducción de la contaminación, además de reducir desperdicios que afecta al sistema ecológico.
g) Viabilidad de la Propuesta
La propuesta es viable porque se tiene acceso a la información, y dispongo de tiempo y recursos necesarios para su ejecución.
1.9 Hipótesis.
El diseño de un modelo de control de inventarios para los puntos de ventas de la empresa distribuidora de plásticos PLASTI-FE, permitirá reducir sus costos, medir sus logros, mejorar el control de sus recursos, a través de una adecuada organización que resultará en una mayor rentabilidad, en beneficio de sus empleados, propietarios, el Estado y el público en general.
1.10 Variables.
1.10.1 Variables Independientes.
diseño del Modelo de Inventarios.
1.10.2 Variables Dependientes.
Reducción de costos
Control de los recursos
9
Rentabilidad
1.11 Indicadores.
1.11.1 Indicador independiente.
Aplicación, realización.
1.11.2 Indicador dependiente.
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CAPÍTULO II
MARCO REFERENCIAL
2.1 Los Negocios.
Al hablar de negocios hoy en día no es sencillo, las tecnologías surgen y desaparecen vertiginosamente procurando ofrecer nuevos servicios. Ello implica tener la capacidad de encadenar nuevas combinaciones propias, aportaciones exclusivas al mercado con otras ofertas externas para crear paquetes que sean atractivos para el consumidor y distinto de todo lo que tiene a su disposición.
“Una vez que la empresa esté en el mercado y comience a generar resultados, los dueños se encontrarán tentados de iniciar otra línea de negocio muy distinta a la original y enfocarán sus esfuerzos en la nueva línea sin que la primera se haya consolidado. Como consecuencia de esta falta de negocios a medias y de mala calidad; lo cual necesariamente llevará al cierre de toda la empresa.”1
“Las actividades de control consisten en las políticas y los procedimientos tendientes a asegurar a que se cumplan las directrices de la dirección, tomando las medidas necesarias para afrontar los riesgos que podrían afectar la consecución de los objetivos. Estas actividades se llevan a cabo en cualquier parte de la organización, en todos sus niveles y en todas sus funciones y Los negocios en términos generales reúnen ciertos criterios y lineamientos y es consecuencia de la correcta administración de los recursos con un resultado económicamente positivo para las partes, recalcando que no exactamente puede ser dinero, sino relaciones de poner.
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comprenden una serie de actividades de diferente índole, como aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, el análisis de los resultados de las operaciones, las salvaguarda de activos y la segregación de funciones”2
2.1.1 La empresa.
Actualmente los procesos de negocios como la gestión de las relaciones con los clientes están pasando a ser más horizontales y abarcan los límites de varias líneas de negocios. Por ellos es necesario que la empresa cumpla una serie de actividades tendientes a determinar la idoneidad en las diferentes operaciones, sean éstas administrativas o financieras a fin de controlar que los procesos cumplan con los requerimientos establecidos por la empresa, como el cumplimiento de autorizaciones otorgadas por el gerente al momento de retirar la mercadería de la bodega principal hacia sus puntos de ventas.
Al referirnos al término empresa, nos referimos a una organización social que utiliza gran variedad de recursos (financieros, económicos, tecnológicos, materiales y humanos), para alcanzar determinados objetivos y además de eso satisface las necesidades de las personas en general, logrando un beneficio para sus representantes y más aún al Estado.
Así mismo revela un trasfondo filosófico que permite conocer la importancia que tienen, además de las actividades que se realizan y los recursos que se utilizan.
2.1.1.1 Definición de empresa.
“Es la entidad u organización que se establece en un lugar determinado con el propósito de desarrollar actividades relacionadas con la producción y
2
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comercialización de bienes y/o servicios en general, para satisfacer las diversas necesidades de la sociedad”3
2.1.1.2 Importancia.
.
Podríamos decir que es una asociación de personas reguladas por un conjunto de normas y en el que cada miembro cumple una determinada función para lograr los objetivos fijados a corto y largo plazo, por ello es fundamental que cada persona que conforma la empresa esté consciente de lo importante que es cumplir con las reglas básicas para el mejoramiento de la misma, entre las más importantes tenemos: 1.-) realizar adecuadamente las funciones que le han sido asignadas porque son parte de un conjunto global de funciones que apuntan al logro de los objetivos fijados, 2.-) cumplir con las normas y políticas establecidas para coadyuvar a la preservación del orden en la empresa, y 3.-) relacionarse adecuadamente con las personas del entornos interno (compañeros de trabajo) y externo al mejoramiento o preservación del clima laboral.
Hoy en día “la empresa” cumple un papel muy importante en la vida diaria, además de obtener lucro, proporciona diferentes servicios a la colectividad, es decir satisface las necesidades del mercado; es por ello que toda institución debe manejar bien sus recursos, a fin de cumplir con los objetivos planificados a corto, mediano y largo plazo.
Aspecto Económico:
Unidad generadora de empleos
Unidad generadora de ingresos o recursos financieros para un individuo, la
empresa y para un país.
Unidad productiva que desplaza bienes y/o servicios a un mercado.
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Unidad transformadora de productos y/o servicios nuevos.
Unidad de crecimiento empresarial.
Unidad de generación y aplicación tecnológica.
Unidad distribuidora de las riquezas.
Aspecto Social:
Unidad generadora de empleos.
Unidad satisfactora de necesidades sociales.
Unidad que permite alcanzar objetivos empresariales, grupales e
individuales.
Unidad de agrupación de órganos e individuos que permite darle fuerza en la
toma de decisiones.
Unidad que genera estatus.
Aspecto Político:
Unidad de progreso nacional al trabajar en forma conjunta o grupal, para
aspirar entrar a un mercado competitivo.
Unidad generadora de divisas por un país.
Unidad generadora de estabilidad económica de todo país.
Unidad de intercambio comercial, al exportar e importar productos y/o
servicios.
Unidad de intercambio monetario.
Unidad de intercambio de relaciones públicas y diplomáticas (relaciones
internacionales).
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2.1.1.3 Clasificación.
Las empresas se pueden clasificar de muy diversas formas, a saber; por su forma jurídica, por el sector económico, por el grado de participación del Estado, por su tamaño y por el ámbito estatal.
Por su forma jurídica
Todas las empresas deben tener una forma jurídica que viene determinada, entre otras cosas, por el número de personas que participan en la creación de la misma, por el capital aportado y por el tamaño; así, podemos distinguir:
a) Empresario individual: Cuando el propietario de la empresa es la única persona que asume todo el riesgo y se encarga de la gestión del negocio.
b) Sociedades: Cuando varias personas se deciden a invertir en una empresa pueden formar una sociedad. En la actualidad se puede constituir los siguientes tipos de sociedades:
• Sociedad anónima.
• Sociedad de responsabilidad limitada.
• Sociedad comanditaria.
• Sociedades en nombre colectivo.
• Sociedades en comandita simple
• Sociedades de economía mixta, y,
• Sociedades holdingo tenedora de acciones.
• Sociedad civil.
Por el sector económico en que estén encuadradas
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a) Sector primario: En este grupo de empresas se incluirían las empresas extractivas (mineras, pesqueras, agrícolas, ganaderas y forestales).
b) Sector secundario: En este sector se encuadra a todas las empresas que transforman los productos obtenidos en el sector primario y también fabrican nuevos productos (conservas, maquinaria, siderometalúrgica, etc.).
c) Sector terciario: En este sector se encuadran las empresas de servicios, tales como bancos, compañías de seguros, hospitales, servicios públicos y las empresas comerciales dedicadas a la compraventa.
Por el grado de participación del Estado
Estado puede crear empresas de las cuales es totalmente propietario o bien participar en empresas junto con particulares. Según sea este grado de participación, pueden dividirse en públicas y de partición mixta.
A) Empresas públicas: Son aquellas cuyo propietario es el Estado y actúa como empresario en ciertos sectores a los cuales no llega la iniciativa privada.
B) Empresas privadas: Son aquellas que pertenecen a los particulares.
C) Empresas mixtas: Son aquellas en las cuales la propiedad de la empresa es compartida entre el Estado y los inversores privados.
Por su tamaño
Según el tamaño de la empresa se pueden diferenciar en tres grupos:
Pequeña empresa.
Mediana empresa.
Gran empresa.
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a) El número de trabajadores: Serán pequeñas empresas las que tienen entre 1 y 50 trabajadores, las medianas entre 50 y 500 y grandes empresas las de más de 500.
b) El volumen económico de las operaciones que realizan: Según este criterio, habría que considerar pequeñas empresas las que facturan menos de 50 millones al año, medianas empresas las que facturan entre 50 y 1000 millones y grandes empresas que facturan más de 1000 millones.
Según el ámbito estatal
Se pueden considerar dos grupos:
a) Empresas nacionales: Son las que desarrollan su actividad en un único país. b) Empresas multinacionales: Son grandes empresas que desarrollan sus actividades al mismo tiempo en varios países.
c) Empresas regionales. d) Empresas locales.
2.2 Procesos Administrativo.
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“Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos organizacionales”4
Planificación
, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la organización. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales de la administración son las siguientes:
Organización
Dirección
Control
2.2.1 Planificación.
La planeación es, qué hacer, cómo y cuándo hacerlo, y quién ha de hacerlo. La planeación cubre la brecha que va desde donde estamos hasta donde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya planeación, los hechos son abandonados al azar.
La planeación es un proceso intelectualmente exigente; requiere la determinación de los cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas. La tarea de la planeación es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades.
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2.2.2 Organización.
de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros de grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo.
Podemos decir también que organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones y niveles de las unidades administrativas y los elementos humanos, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.
Una buena organización depende de la estructura orgánica, niveles jerárquicos, reglamentos, responsabilidades y del talento humano que posee la empresa.
2.2.3 Dirección.
La dirección comprende el conjunto de acciones y decisiones que influyen a los individuos para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales; por lo tanto tiene que ver fundamentalmente con los aspectos interpersonales de la administración.
La principal preocupación de los administradores gira en torno a los problemas relacionados con las personas (sus deseos, actitudes, comportamiento individual y en grupos, etc.) Uno de los desafíos fundamentales de la Dirección consiste en mantener un adecuado Liderazgo y el desarrollo de valores para disponer de un ambiente sano. Un líder efectivo debe mantener los más altos estándares éticos y debe crear una atmósfera de transferencia y pulcritud en la Organización.
2.2.4 Control.
19 El proceso básico de control implica tres pasos.
1. Medición del desempeño con referencia a las previsiones establecidas. 2. Determinación de posibles desviaciones y análisis de las causas. 3. Adopción de las acciones correctivas.
En el primer paso, el control se mide en forma continua los logros alcanzados, comparándolos con las previsiones, a fin de establecer el grado de eficacia de la gestión institucional.
En el segundo paso, de existir desviaciones importantes en el cumplimiento de las metas establecidas y los indicadores de gestión corresponde precisar si obedecen a factores interno y externos con el propósito de identificar las posibles causas.
Y en el tercer paso, una vez identificada las causas de las desviaciones, le corresponden a los administradores adoptar las acciones que permitan ajustar planes reencauzar los esfuerzos hacia la consecución de los resultados establecidos.
2.3 La contabilidad.
“Por ser su responsabilidad, el gerente, el propietario y el empresario estarán preocupados por conservar plenamente los bienes, los recursos y los derechos de propiedad, pero también por controlar sus obligaciones. A este propósito ayuda la contabilidad, con base en métodos y técnicas de registro….5
La contabilidad es una ciencia aplicada de carácter social y de naturaleza económica que proporciona información financiera del ente económico para luego ser clasificadas, presentadas e interpretadas con el propósito de ser empleados
"
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para controlar los recursos y tomar medidas oportunas para evitar una situación deficiaria que ponga en peligro su supervivencia.
También podemos decir que son técnicas que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica y de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan, con el objetivo de facilitar a los interesados la toma de decisiones en relación con dicha entidad económica.
2.3.1 Naturaleza de la contabilidad.
“La contabilidad organiza y resume la información económica para que los usuarios puedan emplearla. Se presenta en informes llamados estados financieros. Pero preparar éstos, los contadores analizan, registran, cuantifican, acumulan, sintetizan, clasifican, informan e interpretan los hechos económicos y sus efectos financieros en la empresa6
La Contabilidad sigue ahondando en la interrelación que tiene con otras ciencias, dirigiéndose a ser una respuesta útil a la necesidad de llevar un control financiero de un ente económico; la Contabilidad no es ajena al conocimiento, ya que este le
”
La evolución de la contabilidad, se ha enmarcado en grandes periodos de formación continua; los investigadores han establecido que el conocimiento contable nace con el hombre en su afán de diferenciar el recurso y la riqueza, y la necesidad de tener un reconocimiento de una actividad económica, cuyo antecedente más remoto son los registros en partida simple. El desarrollo del comercio y el nacimiento del Capitalismo traen consigo la partida doble.
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permite a los usuarios aceptar que ésta se encuentra en un mundo circundante que va constituyendo un conjunto de principios reguladores que permitan demostrar que es veraz, confiable y comparable, que condescienda a analizar las causas y efectos sobre los hechos y las actividades del ente para la toma de decisiones.
2.3.2 Clasificación de la contabilidad.
La contabilidad hoy en día es un elemento de suma importancia en los negocios, es por ello que para cada entidad es necesario preparar diferentes tipos de información, razón por la cual los informes financieros deberán ser sustancial y razonablemente distintos para cada tipo de usuarios y sus necesidades. De manera que, al adecuarse a esas necesidades y satisfacerlas, la contabilidad adopta una serie de facetas o tipos de información, entre las cuales tenernos las siguientes:
Contabilidad Comercial
Contabilidad Financiera
Contabilidad Administrativa
Contabilidad de Costos
Contabilidad Bancaria
Contabilidad Fiscal
Contabilidad Gubernamental
2.3.2.1 Contabilidad Comercial.
22 2.3.2.2 Contabilidad Financiera.
Su objetivo es presentar información financiera de propósitos o usos generales en
beneficio de la gerencia de la empresa, sus dueños o socios y de aquellos lectores
externos que se muestren interesados en conocer la situación financiera de la
empresa; es decir, esta contabilidad comprende la preparación y presentación de
estados financieros para audiencias o usos externos.
2.3.2.3 Contabilidad Administrativa.
Está orientada a los aspectos administrativos de la empresa y sus informes no trascenderán la compañía, o sea, su uso es estrictamente interno y serán utilizados por los administradores y propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de la entidad a la luz de las políticas, metas u objetivos preestablecidos por la gerencia o dirección de la empresa; tales informes permitirán comparar el pasado de la empresa (cómo era), con el presente (cómo es) y mediante la aplicación de herramientas o elementos de control, prever y planear el futuro (cómo será) de la entidad.
2.3.2.4 Contabilidad de Costos.
Es una rama de la contabilidad financiera que, implantada e impulsada por las empresas industriales, permite conocer el costo de producción de sus productos, así como el costo de la venta de tales artículos y fundamentalmente la determinación de los costos unitarios; es decir, el costo de cada unidad de producción, mediante el adecuado control de sus elementos: la materia prima, la mano de obra y los gastos de fabricación o producción.
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costos fijos y variables, así como la determinación de los costos totales y de distribución.
2.3.2.5 Contabilidad Bancaria.
La definición técnica que se suele utilizar para la contabilidad bancaria, hace referencia a que la misma es quien se ocupa de la capacitación, la medición y la valoración de todos aquellos elementos financieros que circulen internamente en un banco. Por otra parte comprende también la actividad de control de la información de todo el dinero que circule en una entidad bancaria con el fin de suministrarles a los gerentes bancarios, las herramientas para que puedan realizar la toma decisiones que determinarán cuáles serán los próximos pasos del desarrollo de la contabilidad bancaria.
2.3.2.6 Contabilidad Fiscal.
Comprende el registro y la preparación de informes tendentes a la presentación de declaraciones y el pago de impuestos. Es importante señalar que por las diferencias entre las leyes fiscales y los principios contables, la contabilidad financiera en ocasiones difiere mucho de la contabilidad fiscal, pero esto no debe ser una barrera para llevar un sistema interno de contabilidad financiera y, de igual forma, establecer un adecuado registro fiscal.
2.3.2.7 Contabilidad Gubernamental.
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2.3.3 Proceso contable.
“Denominado también Ciclo Contable constituye la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de la transacción (comprobantes o documentos fuentes) hasta la presentación de los Estados Financieros”7
Comprobantes o documentos fuente
El Proceso Contable constituye la esencia de la preparación de la información financiera. Nos permite relacionar el concepto de Dato (que tiene como origen una transacción) y el de información (Estados Financieros). También podemos recordar que la información interpretada y usada por cada usuario genera conocimiento.
El proceso contable contiene:
Estado de Situación Inicial
Libro Diario
Libro Mayor
Libros Auxiliares
Balance de Comprobación
Hoja de Trabajo
Ajustes y Resultados
Cierre de Libres
Estados Financieros
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25 DOCUMENTO FUENTE
Fuente: Bravo Valdivieso Mercedes, Contabilidad General, quinta edición, pág.43 DOCUMENTOS FUENTE
LIBROS AUXILIARES ESTADOS DE
SITUACIÓN INICIAL
LIBRO DIARIO
LIBRO MAYOR
BALANCE DE COMPROBACIÓN
ESTADOS FINANCIEROS
ESTADO DE SITUACIÓN ECONÓMICA
ESTADO SITUACIÓN FINANCIERA
ESTADO FLUJO DE EFECTIVO AJUSTES
CIERRE DE LIBROS
ESTADO DE GANANCIAS RETENIDAS
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2.3.3.1 Libro diario.
El libro diario es un documento numerado, que le permite registrar en forma cronológica todas las transacciones realizadas por la empresa. Así mismo es considerado como el registro contable principal en cualquier sistema contable, en el cual se registran todas las operaciones. El primer registro de una operación se hace en el diario.
Es el libro en el cual se registran todos los ingresos y egresos efectuados por la cooperativa, en el orden que se vaya realizando durante el período (compra, ventas, pagos, cobros, gastos, etc.). Éste libro consta de dos columnas: la del Debe y la del Haber. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
2.3.3.2 Libro mayor.
Libro Mayor es donde se registran las cuentas de activos, pasivos y patrimonio. Es el libro de contabilidad en donde se organizan y clasifican las diferentes cuentas que moviliza la empresa de sus activos, pasivos y patrimonio. Para que los registros sean válidos deben asentarse en el libro debidamente autorizado.
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2.3.3.3 Balance de comprobación.
El Balance de Comprobación es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero.
El Balance de Comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo, y actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales.
2.3.3.4 Estado de resultado.
El Estado de Resultado es un estado financiero que proporciona información de las causas que generaron el resultado de una organización durante un período (ejercicio económico), sea bien este un resultado de ganancia o pérdida.
Ahora, desde el punto de vista del inversionista (sea acreedor o accionista), el estado de resultados es visto como el instrumento que lo provee de un "Índice de eficiencia". Las utilidades son, generalmente, asociadas con eficiencia en las operaciones, y las pérdidas, al contrario, se asocian con ineficiencia.
2.3.3.5 Estado de flujo del efectivo.
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proyectivo para sustentar la toma de decisiones en las actividades financieras, operacionales, administrativas y comerciales.
Toda empresa independiente de la actividad a que se dediquen, necesitan de información financiera confiable, una de ellas es la que proporciona el Estado de Flujos de Efectivo, el cual muestra los flujos de efectivo del período, es decir, las entradas y salidas de efectivo por actividades de operación, inversión y financiamiento, lo que servirá a la gerencia de las empresas para la toma de decisiones.
2.3.3.6 Estado de cambios en el patrimonio.
El estado de Cambios en el Patrimonio es un estado financiero que muestra en forma detallada los aportes de los socios y la distribución de las utilidades obtenidas en un período, además de la aplicación de las ganancias retenidas en períodos anteriores. Muestra por separado el patrimonio de una empresa.
El Estado de cambios en el patrimonio neto es obligatorio en el nuevo Plan General de Contabilidad, para todas las empresas.
2.4 Plan general de cuentas.
“Denominado también Catálogo de Cuentas, es la enumeración de cuentas ordenadas sistemáticamente, aplicable a un negocio concreto, que proporciona los nombres y el código de cada una de las cuentas.”8
El plan general de cuentas en cualquier empresa en particular se elabora al iniciar sus actividades económicas contables, el cual constituye una guía que permite el
8
29
correcto manejo e identificación de las cuentas que intervendrán en un proceso contable. Así mismo facilita la aplicación de los registros y se los estructura de acuerdo a las características de cada empresa sean éstas comercial servicios, industrial, etc., y que por anticiparse a hechos futuros debe ser flexible de modificación, ampliación o actualización, sin causar mayores dificultades.
Este listado ordenado y lógico de cuentas del mayor general y de las subcuentas va acompañado de un código el mismo que puede ser numérico, alfabético o mixto.
En el caso de la Empresa Distribuidora de Plásticos Plasti-Fe, se elaboró un plan específico de cuentas aplicable a la contabilidad de conformidad a las actividades que realiza; además se hace constar la clasificación, descripción y funcionamiento de cada cuenta en el respectivo manual.
El plan de cuentas debe contener:
1. ACTIVOS
1.1 ACTIVOS CORRIENTES
1.1.01 CAJA 1.1.02 BANCOS
1.1.03 INVERSIONES TEMPORALES (<1 AÑO) 1.1.04 CUENTAS POR COBRAR
1.1.05 CLIENTES
1.1.06 DOCUMENTOS POR COBRAR 1.1.07 INVENTARIOS DE MERCADERIAS 1.1.08 UTILES DE OFICINA O SUMINISTROS 1.1.09 ARRIENDOS PAGADOS POR ANTICIPADO 1.1.10 IVA EN COMPRAS
1.1.11 ANTICIPO RETENCION EN LA FUENTE 1.1.12 IVA RETENIDO
1.1.13 IMPUESTO A LA RENTA PAGADO POR ANTICIPADO 1.1.14 COMISIONES ACUMULADAS POR COBRAR
1.1.15 INTERESES ACUMULADOS POR COBRAR
30 1.2.01 TERRENOS
1.2.02 EDIFICIOS
1.2.03 DEPRECIACION ACUMULADA EDIFICIO 1.2.04 VEHICULOS
1.2.05 DEPRECIACION ACUMULADA VEHICULO 1.2.06 MUEBLES DE OFICINA
1.2.07 DEPRECIACION ACUMULADA MUEBLES DE OFICINA 1.2.08 EQUIPO DE OFICINA
1.2.09 DEPRECIACION ACUMULADA EQUIPO DE OFICINA 1.2.10 EQUIPO DE COMPUTACION
1.2.11 DEPRECIACION ACUMULADA EQUIPO DE COMPUTACION
1.3 OTROS ACTIVOS
1.3.01 GASTOS DE CONSTITUCION
1.3.02 AMORTIZACION ACUMULADA GASTOS DE CONSTITUCION 1.3.03 ARRIENDOS PREGAGADOS
1.3.04 INTERESES PREPAGADOS 1.3.05 PUBLICIDAD PREPAGADA 1.3.06 SEGUROS PREPAGADOS 1.3.07 INVERSIONES A LARGO PLAZO
2. PASIVOS
2.1 PASIVOS CORRIENTES
2.1.01 PROVEEDORES
2.1.02 CUENTAS POR PAGAR 2.1.03 DOCUMENTOS POR PAGAR 2.1.04 IESS POR PAGAR
2.1.05 SUELDOS ACUMULADOS POR PAGAR 2.1.06 PROVISIONES PATRONALES POR PAGAR 2.1.07 RETENCION EN LA FUENTE POR PAGAR 2.1.08 IVA POR PAGAR
2.1.09 IVA VENTAS
2.1.10 IVA RETENIDO POR PAGAR
2.1.11 INTERES ACUMULADO POR PAGAR 2.1.12 IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR 2.1.13 DIVIDENDOS DECLARADOS POR PAGAR 2.1.14 PARTICIPACION TRABAJADORES (15%)
2.1.15 PRESTAMOS BANCARIOS POR PAGAR (< 1 AÑO) 2.1.16 ARRIENDOS ACUMULADOS POR PAGAR
2.1.17 PUBLICIDAD ACUMULADA POR PAGAR 2.1.18 BENEFICIOS SOCIALES POR PAGAR
2.2 PASIVOS NO CORRIENTES
31 2.2.02 HIPOTECAS POR PAGAR
2.3 OTROS PASIVOS
2.3.01 ARRIENDOS PRECOBRADOS 2.3.02 INTERESES PRECOBRADOS 2.3.03 COMISIONES PRECOBRADOS
3. PATRIMONIO
3.1 CAPITAL SOCIAL
3.1.01 CAPITAL
3.2 RESERVAS
3.2.01 RESERVA LEGAL
3.2.02 RESERVA FACULTATIVA 3.2.03 RESERVA ESTATUTARIA
3.3 SUPERAVIT DE CAPITAL
3.3.01 DONACIONES DE CAPITAL
3.4 SUPERAVIT DE OPERACIÓN
3.4.01 UTILIDAD DEL EJERCICIO EN CURSO
3.4.02 UTILIDAD O PERDIDA ACUM. DE EJERCICIOS ANTERIORES
4. INGRESOS (RENTAS)
4.1 INGRESOS OPERACIONALES
4.1.01 VENTAS
4.1.02 (-)DESCUENTO EN VENTAS 4.1.03 (-)DEVOLUCION EN VENTAS 4.1.04 UTILIDAD BRUTA EN VENTAS
4.2 INGRESOS NO OPERACIONALES
4.2.01 ARRIENDOS GANADOS 4.2.02 COMISIONES GANADAS 4.2.03 INTERESES GANADOS 4.2.04 SERVICIOS PRESTADOS
4.2.05 UTILIDAD EN VENTA DE ACTIVOS
4.3 OTROS INGRESOS 4.3.01 SOBRANTES DE CAJA
5. GASTOS
5.1 GASTOS OPERACIONALES
5.1.01 COSTO DE VENTAS 5.1.02 COMPRAS
5.1.03 (-) DESCUENTO EN COMPRAS 5.1.04 (-) DEVOLUCION EN COMPRAS 5.1.05 TRANSPORTE EN COMPRAS
32 5.2.01 SUELDOS Y SALARIOS
5.2.02 DECIMO TERCER SUELDO 5.2.03 DECIMO CUARTO SUELDO 5.2.04 APORTE AL IESS (PATRONAL) 5.2.05 FONDOS DE RESERVA
5.2.06 VACACIONES
5.2.07 BONIFICACION POR DESAHUCIO
5.2.08 INDEMNIZACION POR DESPIDO INTEMPESTIVO 5.2.09 GASTOS ARRIENDOS
5.2.10 SERVICIOS BASICOS
5.2.11 HONORARIOS PROFESIONALES 5.2.12 SUMINISTROS DE OFICINA 5.2.13 VIATICOS
5.2.14 DEPRECIACION DE EDIFICIO 5.2.15 DEPRECIACION DE VEHICULO
5.2.16 DEPRECIACION DE MUEBLES Y ENSERES 5.2.17 DEPRECIACION DE EQUIPO DE OFICINA 5.2.18 DEPRECIACION DE EQUIPO DE COMPUTACION 5.2.19 AMORTIZACION GASTOS DE CONSTITUCION 5.2.20 GASTO MONITOREO
5.3 GASTOS DE VENTA
5.3.01 PUBLICIDAD 5.3.02 TRANSPORTE 5.3.03 COMISIONES
5.3.04 CUENTAS INCOBRABLES
5.4 GASTOS FINANCIEROS
5.4.01 INTERESES PAGADOS 5.4.02 COMISIONES BANCARIAS 5.4.03 SERVICIOS BANCARIOS 5.4.04 SOBREGIROS OCASIONALES
5.5 GASTOS NO OPERACIONALES
5.5.01 PERDIDA EN VENTA DE ACTIVOS 5.5.02 OTROS GASTOS
5.6 CUENTAS DE ORDEN
5.6.01 CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS 5.6.02 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS
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2.5 Control interno.
“Proceso, realizado por el consejo de administración, los ejecutivos u otro personal, diseñado para ofrecer una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las categorías 1) eficacia y eficiencia de las operaciones, 2) confiabilidad de los informes financieros, 3) cumplimientos de las leyes y regulaciones aplicables…”9
El sistema de control interno se desarrolla y vive dentro de la organización, cumple
y/o alcanza los objetivos que persigue ésta. Los grandes avances tecnológicos
aceleran los procesos productivos que indiscutiblemente repercuten en una mejora
en los campos de la organización y la administración, pues ésta debe reordenarse
para subsistir. Ya a finales del siglo XIX se demostró la importancia del control
sobre la gestión de los negocios y que éste se había quedado rezagado frente a
un acelerado proceso de la producción.
El control interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de accionar proactivamente a los efectos de suprimir y/o disminuir significativamente la multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones, sean estos privados o públicos, con o sin fines de lucro. Las numerosas normas y reglamentos, sean éstas de carácter impositivas, laborales, ecológicas, de consumidores, contables, bancarias, societarias, bursátiles entre otras, provenientes de organismos nacionales (federales), provinciales y municipales, obligan a las administraciones de las organizaciones a mantenerse muy alerta ante los riesgos que la falta de cumplimiento de las mismas significan para sus patrimonios. A ellos deben sumarse la necesidad de constatar el cumplimiento tanto de las normativas internas, como de diversas normas en materia de seguridad y control interno, como así también verificar la sujeción de las diversas áreas o sectores a las políticas de la empresa.
9
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El control interno debe su existencia dentro de una entidad por el interés de la
propia administración. Ningún administrador desea ver pérdidas ocasionadas por
error o fraude o a través de decisiones erróneas basadas en informaciones
financieras no confiables. Así, el control interno es una herramienta útil mediante
la cual la administración logra asegurar, la conducción ordenada y eficiente de las
actividades de la empresa.
2.5.1 Reseña histórica de los inventarios.
“Hace unos años era frecuente encontrar en las tiendas, la caricatura del "flaco arruinado por vender a crédito, al lado del gordo opulento que vendía de contado"; este manejo maniqueo de la venta, algunas personas lo trasladan a los inventarios, donde pueden existir múltiples posiciones y es frecuente observar como algunos empresarios defienden los extremos, siendo estos en ocasiones contraproducentes a los intereses de la organización.”10
Así mismo en la actualidad es común encontrar personas, que afirman que: "se deben manejar grandes cantidades de inventarios, ya que esto significa riqueza y que es preferible guardar en insumos o productos la plata, ya que con las alzas ocasionadas por la inflación y/o la devaluación, se consigue una mayor rentabilidad que en otras opciones". En el otro extremo se observan las personas que afirman que: "los inventarios se deben reducir a cero y manejar una política de justo a tiempo, donde los inventarios son un problema que se genera por ineficiencia gerencial"; en los dos extremos se puede estar mal, ya que alguien puede tener inventarios en exceso y no tener como pagar la nómina, mientras que Hoy en día los empresarios en general, tienen la obligación de buscar herramientas para la administración de los inventarios, que les permitan manejar estos desde diversos ángulos y estar preparados a reconsiderar en cualquier momento su uso.
10
35
en el otro extremo estaría quien ha tenido que retrasar su proceso de producción por no contar en forma oportuna con los elementos requeridos para el efecto.
2.5.2 Estructura departamental.
“Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa”11
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Los Departamentos son las unidades básicas de la Empresa, encargadas de organizar y planificar las actividades propias de sus respectivas áreas. En la actualidad toda empresa se encuentra separada de acuerdo a su situación, en función de los objetivos de cada una de ellas.
Departamentalizar una empresa es separar procesos que le son necesarios para cumplir adecuadamente sus funciones y lograr los objetivos propuestos.
La empresa está constituida por diversos elementos sobre los que tienen que actuar la organización como: materiales (herramientas que sirven para el funcionamiento y desarrollo de la empresa), personal (personas que actúan en la empresa), y formales (los que establecen normas que delimitan el ámbito de actuación).
