i
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA: CONTABILIDAD Y AUDITORIA (C.P.A)
PORTA
TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL
TÍTULO DE INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA (C.P.A.)
TEMA
“OPERATIVIZACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL
BENEMÉRITO CUERPO DE BOMBEROS DEL CANTÓN PELILEO”
.
AUTORA
GABRIELA DEL PILAR SÁNCHEZ MARTÍNEZ
DIRECTOR
MSC. PABLO ARTURO CUESTA CALAHORRANO.
AMBATO-ECUADOR
iv
DEDICATORIA
Al creador, por la gracia de la vida, la salud y la familia, por guiar mí camino por el sendero del bien, la verdad y la justicia.
Con eterno amor a mi Esposo por ser el soporte principal, guía en toda mi formación; Dios le bendiga por entregar todo el apoyo a la educación.
Con mucho cariño a mis dos hijos, por ser el apoyo diario en todas mis actividades, su ternura e inocencia, dan el valor y la sabiduría necesaria para el estudio.
A mi madre quién hizo de mí una persona responsable, trabajadora y medio la fuerza necesaria para seguir, aunque ahora seguramente está viendo este gran pasó desde el cielo.
v
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por darme el conocimiento necesario para llegar a las metas planteadas y sueños trazados.
A la Universidad Tecnológica Equinoccial por permitirme formar parte de ella integralmente; gracias a todos, cada uno de mis docentes por abrirme las puestas de la sabiduría, entregarme todo su conocimiento de educación ha cumplido con la noble misión de formarme como una buena profesional.
A mis compañeras y amigas encontradas en el transcurso de la vida estudiantil.
Mi eterno agradecimiento a todos ustedes.
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
FORMULARIO DE REGISTRO BIBLIOGRÁFICO PROYECTO DE TITULACIÓN
DATOS DE CONTACTO
CÉDULA DE IDENTIDAD: 1803217973
APELLIDO Y NOMBRES: SANCHEZ MARTINEZ GABRIELA DEL PILAR
DIRECCIÓN: PELILEO
EMAIL: [email protected]
TELÉFONO FIJO: 032418611
TELÉFONO MOVIL: 0992944893
DATOS DE LA OBRA
TITULO: OPERATIVIZACION DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO DE BENEMERITO CUERPO DE BOMBEROS DE PELILEO AUTOR O AUTORES: GABRIELA DEL PILAR SANCHEZ
MARTINEZ FECHA DE ENTREGA DEL
PROYECTO DE TITULACIÓN:
12 -09-2016
DIRECTOR DEL PROYECTO DE TITULACIÓN:
MSc. PABLO ARTURO CUESTA CALAHORRANO
PROGRAMA PREGRADO POSGRADO TITULO POR EL QUE OPTA: INGENIERA EN CONTABILIDAD C.P.A. RESUMEN: Mínimo 250 palabras El presente trabajo realizado en la Institución
Autónoma Cuerpo de Bomberos del Cantón
Pelileo se encuentra ubicada en la Provincia
de Tungurahua, Cantón Pelileo, Barrio Darío
Guevara, se creó el 17 de Mayo de 1985
mediante acuerdo ministerial 446 del
Ministerio de Bienestar Social, está adscrita
al Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal de San Pedro de Pelileo desde
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
Enero del presente año, esta investigación
tiene como propósito valorar la aplicación de
la NCI para las entidades, organismos del
sector público que dispongan de recursos
mediante mandatos legales vigentes en la
Constitución de la República del Ecuador con
los mecanismos de protección, prevención y
conservación de los procesos para obtener
una eficaz gestión administrativa, el enfoque
de la investigación se realizó en función de
las variables, de similar forma se empleó una
metodología a través de un análisis basado en
lo descriptivo, bibliográfico y de campo con
técnicas e instrumentos para la obtención de
información tales como encuestas y
entrevistas, realizado a todos los servidores
de la institución, para su estudio e
interpretación en los gráficos y tablas
logrando así poder elaborar las
correspondientes conclusiones y
recomendaciones; De igual manera tendrá su
respectiva propuesta que se planteó como
objetivo, la Operativización en el Sistema de
Control Interno del Cuerpo de Bomberos del
Cantón Pelileo, para lograr que se apliquen
las normas vigentes y que los sistemas
administrativos y operativos generen una
gestión transparente ante la ciudadanía, lo
que conducirá a que los funcionarios aporten
a la implementación de los exámenes
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
correcta administración y una adecuada
utilización de los bienes públicos.
Al concluir con el trabajo, se determinó que
el estudio de la metodología de la
investigación científica fue aplicada desde el
planteamiento del problema, el manejo de la
información y el desarrollo de la parte teórico
conceptual, como también en cuanto a los
objetivos, y todos los otros aspectos
vinculados al examen, para, finalmente,
llevar a cabo la propuesta del análisis y llegar
a las conclusiones y recomendaciones.
ABSTRACT: This work in the Autonomous Institution Fire
Canton Pelileo is located in the province of
Tungurahua, Canton Pelileo, Barrio Dario
Guevara, was established on May 17, 1985 by
Ministerial Decree 446 of the Ministry of
Social Welfare, it is attached the Autonomous
Government Decentralized Municipal of San
Pedro de Pelileo since January of this year,
this research aims to evaluate the
implementation of the NCI for entities, public
sector agencies that have resources through
existing legal mandates in the Constitution of
the Republic of Ecuador with the
mechanisms of protection, prevention and
conservation processes for efficient
administrative management, the focus of the
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
variables, similarly methodology was used
through a system based on the descriptive
analysis, bibliographic and field techniques
and instruments for obtaining information
such as surveys and interviews conducted to
all servers in the institution for study and
interpretation in achieving graphs and tables
to develop appropriate conclusions and
recommendations; Similarly have its
respective proposal was presented as
objective, the operationalization in the
Internal Control System of the Fire
Department of the Canton Pelileo, to ensure
that existing rules are implemented and that
the administrative and operating systems
generate transparent management at the
citizenship, leading officials to contribute to
the implementation of internal examinations,
in order to take proper administration and
proper use of public goods.
Upon completion of the work, it was
determined that the study of the methodology
of scientific research was applied from the
problem statement, the information
management and development conceptual
theoretical, as well as to the objectives, and
all out other aspects related to examination,
to finally bring the proposal analysis and
vi
ÍNDICE GENERAL DE CONTENIDOS
PORTADA ... i
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD ... ii
INFORME DE APROBACIÓN DEL DIRECTOR ... iii
DEDICATORIA ... iv
AGRADECIMIENTO ... v
ÍNDICE GENERAL DE CONTENIDOS ... vi
ÍNDICE DE TABLAS Y FIGURAS ... xiv
RESUMEN ... xvi
CAPÍTULO I ... 1
INTRODUCCIÓN ... 1
1.1 EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ... 1
1.1.1 PROBLEMA A INVESTIGAR ... 1
1.1.2 OBJETO DE ESTUDIO TEÓRICO ... 1
1.1.3 OBJETO DE ESTUDIO PRÁCTICO ... 1
1.1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ... 2
1.1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ... 3
Variable independiente: ... 4
Variable dependiente: ... 4
1.1.5.1 MATRIZ DE OPERATIVIZACIÓN DE LA VARIABLE INDEPENDIENTE ... 4
Tabla 1.1 Operativización de los Sistemas de Control Interno del Cuerpo de Bomberos de Pelileo ... 4
1.1.6 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA ... 5
1.1.6.1 Deficiencias del Problema ... 5
1.1.6.2 Preguntas Directrices ... 6
1.1.7 OBJETIVO GENERAL ... 6
vii
1.1.9 JUSTIFICACIÓN ... 6
1.1.9.1 Limitaciones ... 8
1.2 MARCO REFERENCIAL ... 8
1.2.1 MARCO TEÓRICO ... 8
1.2.1.1 CONTROL INTERNO: ... 8
1.2.1.2 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO ... 9
1.2.1.3 EL CONTROL INTERNO EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS ... 10
1.2.1.4 RESPONSABILIDAD GERENCIAL DEL CONTROL INTERNO ... 11
1.2.1.5 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO ... 12
1.2.1.6 ETAPAS DEL CONTROL INTERNO ... 13
1.2.1.7 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO ... 13
1.2.1.7.1 Ambiente de Control ... 13
1.2.1.7.2 Evaluación del Riesgo ... 14
1.2.1.7.3 Actividades de Control ... 15
1.2.1.7.4 Supervisión y Monitoreo ... 16
1.2.1.8 INSTRUMENTOS DE VALORACIÓN DEL CONTROL INTERNO ... 16
Cuestionarios ... 16
Matrices ... 17
1.2.1.8.1 ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO ... 17
INFORME DE NECESIDAD Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS ... 18
OBSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ... 18
CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARÍA ... 18
REGISTRO CONTABLE ... 18
LEGALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN ... 18
ORDEN DE COMPRA ... 18
REGISTRO EN EL SISTEMA SIG. - AME ... 19
viii
1.2.1.9 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO ... 19
1.2.1.9.1 ACTIVIDADES DE CONTROL ... 19
1.2.1.9.2 ESTRUCTURA DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL SECTOR PÚBLICO ... 20
1.2.1.9.3 SEPARACIÓN DE FUNCIONES Y ROTACIÓN DE LABORES ... 22
1.2.1.9.4 AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DE TRANSACCIONES Y OPERACIONES ... 22
1.2.1.9.5 SUPERVISIÓN ... 23
1.2.1.10 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- PRESUPUESTO ... 23
1.2.1.10.1 RESPONSABILIDAD DEL CONTROL ... 23
1.2.1.10.2 CONTROL PREVIO AL COMPROMISO ... 23
1.2.1.10.3 CONTROL PREVIO AL DEVENGADO ... 24
1.2.1.11 CONTROL DE LA EVALUACIÓN EN LA EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO POR RESULTADOS ... 25
1.2.1.12 MANUALES DE CONTROL INTERNO ... 26
1.2.1.12.1 Manuales Administrativos ... 26
1.2.1.12.2 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ... 26
1.2.1.12.3 Manual Financiero ... 27
1.2.1.13 OTROS TIPOS DE MANUALES ... 27
1.2.1.13.1 Manual de organización ... 27
1.2.1.13.2 Manual de Normas y Procedimientos ... 27
1.2.1.13.3 Manual de Puestos y Funciones ... 28
1.2.1.14 ORGANIGRAMAS ... 28
1.2.1.14.1 Importancia ... 28
1.2.1.15 TIPOS DE ORGANIGRAMAS ... 29
1.2.1 MARCO CONCEPTUAL ... 29
Eficiencia ... 30
ix
Normativas ... 30
Rendición de Cuentas ... 30
CAPÍTULO II ... 31
MÉTODO ... 31
2.1 METODOLOGÍA GENERAL ... 31
2.1.1. Nivel de Estudio ... 31
2.1.2. Modalidad de Investigación ... 31
2.1.3. MÉTODO ... 31
Científico ... 31
Deductivo ... 32
Inductivo ... 32
Descriptivo ... 32
Analítico ... 32
Sintético ... 32
2.1.4. POBLACIÓN Y MUESTRA ... 33
2.1.5. IDENTIFICACIÓN DE LA POBLACIÓN ... 33
Muestra ... 34
2.1.6. SELECCIÓN DE INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN ... 34
2.1.6.1. Información primaria: ... 34
2.1.6.2. Información secundaria: ... 35
2.1.7. TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN PARA LA RECOLECCIÓN DE DATOS... 35
2.1.7.1. Recolección de Información ... 36
2.1.8. PROCESAMIENTO DE DATOS ... 36
2.1.8.1. ASPECTOS ÉTICOS ... 37
2.1 METODOLOGÍA ESPECÍFICA ... 37
x
Fuentes de informacion primarias ... 38
Fuentes de informacion secundarias ... 38
2.2 PROCESOS DE CONTROL INTERNO EN EL CUERPO DE BOMBEROS DE PELILEO ... 38
2.3 ANTECEDENTES ... 39
2.3.1 RESEÑA HISTÓRICA ... 39
2.3.2 RAZÓN SOCIAL ... 40
2.3.3 METODOLOGÍA LEGAL ... 40
2.3.4 VALORES INSTITUCIONALES ... 40
2.3.5 FINES ... 41
2.3.6 VISIÓN ... 41
2.3.7 MISIÓN ... 41
2.3.8 ACTIVIDAD ECONÓMICA ... 41
2.3.9 PROPÓSITO CORPORATIVO ... 42
CAPÍTULO III ... 43
RESULTADOS ... 43
3.1 RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS ... 43
3.2.1 TABULACIÓN DE LA INFORMACIÓN Y OBTENCIÓN DE RESULTADOS ... 44
Resultado de la Encuesta Aplicada al Personal del Cuerpo de Bomberos De Pelileo ... 44
3.2.2 Resultado de la Entrevista Realizada al Director del Cuerpo de Bomberos de Pelileo ... 54
3.2.3 Resultado de la Entrevista al Jefe Operativo del Cuerpo de Bomberos de Pelileo ... 55
3.2.4 Resultado de la Entrevista a la Tesorera del Cuerpo de Bomberos de Pelileo ... 57
3.3 DIAGNÓSTICO DEL PROBLEMA ... 58
MATRIZ FODA ... 59
LA PROPUESTA ... 60
3.4 TÍTULO DE LA PROPUESTA ... 60
xi
3.5.1 MAPA DE UBICACIÓN DEL CUERPO DE BOMBEROS DE PELILEO ... 60
3.6 ANTECEDENTES ... 61
3.6.1 ÁRBOL DE PROBLEMAS ... 61
3.6.2 MISIÓN ... 62
3.6.3 VISIÓN ... 62
3.7 FUNCIONES DEL CUERPO DE BOMBEROS DE PELILEO ... 62
3.8.1 ASPECTO ADMINISTRATIVO ... 64
3.8.2 DISPONIBILIDAD DE RECURSOS ... 65
3.8.3 PRODUCTOS Y RECURSOS... 66
3.9 PROPUESTA ESTRATÉGICA ... 66
3.9.1 FINALIDAD ... 66
3.9.2 OBJETIVO ... 67
3.10 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL CUERPO DE BOMBEROS DE PELILEO ... 67
3.10.1 PROCESOS GOBERNANTES ... 67
3.10.2 PROCESO HABILITANTE- APOYO ... 67
3.10.3 PROCESO FORMADOR VALOR AGREGADO ... 67
3.10.4 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL CUERPO DE BOMBEROS DE PELILEO PROPUESTO ... 68
3.10.5 PROCESO DE GOBERNANTES ... 69
3.10.5.1 Nivel Directivo ... 69
3.10.5.2 Funciones de Directorio serán: ... 69
3.10.5.3 El Presidente del Directorio ... 70
3.10.5.4 Atribuciones del Presidente del Directorio ... 70
3.10.6.1 Consejo de Administración y Disciplina ... 72
3.10.6.1.1 Deberes y Atribuciones ... 72
xii
3.10.7.1 Jefatura ... 72
3.10.7.2 Atribuciones y Funciones del Primer Jefe Operativo ... 73
3.10.8 NIVEL HABILITANTE- OPERATIVO ... 74
3.10.8.1 Gestión de Presupuesto ... 74
3.10.8.2 Gestión Tesorería ... 75
3.10.8.3 Gestión Contabilidad ... 75
3.10.8.4 Gestión Talento Humano ... 76
3.10.9 PROCESO CREADORES DEL VALOR AGREGADO ... 77
Compañías de Bomberos de Pelileo ... 77
3.11 DESARROLLO DE LA PROPUESTA ... 77
3.11.1 Operativización del Sistema de Control Interno ... 77
3.12 ACTIVIDADES DE CONTROL ... 77
3.12.1 Actividades de Control en los Procesos de Control Bienes ... 79
3.12.2 Referencias o Documentos Necesarios que se deben utilizar para el Trámite ... 80
3.13 Actividades de Control Internos en los Procesos de Pago de Servicios de Viáticos ... 82
3.13.1 Referencias o Documentos Facultativos para el Trámite ... 83
3.14 Actividades de Control Interno en los Procesos de Pago de Remuneraciones y Salarios . 85 3.14.1 Referencias o Documentos Facultativos para el Trámite ... 86
3.15 Autorización y Aprobación de Transacciones y Operaciones ... 90
3.16 EVALUACIÓN DEL RIESGO ... 91
3.17 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ... 91
3.18 SUPERVISIÓN ... 92
3.19 MONITOREO ... 92
CAPÍTULO IV ... 93
DISCUSIÓN ... 93
4.1 CONCLUSIONES ... 93
xiii
BIBLIOGRAFÍA ... 95
WEBGRAFÍA ... 96
xiv
ÍNDICE DE TABLAS Y FIGURAS
TABLA 1.1 OPERATIVIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO DEL CUERPO
DE BOMBEROS DE PELILEO ... 4
TABLA 1.2 NORMAS DE CONTROL INTERNO ... 20
TABLA 3. 1 POSEE LA INSTITUCIÓN UN CONTROL INTERNO ... 44
TABLA 3. 2 CUENTA CON UN MANUAL DE FUNCIONES ... 45
TABLA 3. 3 TRABAJA EN FUNCIÓN DE LAS NORMATIVAS ... 46
TABLA 3. 4 PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL ... 47
TABLA 3. 5 PERFIL PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ACUERDO AL REQUERIMIENTO ... 48
TABLA 3. 6 SU CARGO ESTÁ DETERMINADO POR ESCRITO ... 49
TABLA 3. 7 RESPONSABILIDAD DE ACUERDO A SU PUESTO ... 50
TABLA 3. 8 CAPACITACIÓN DENTRO DE LA NORMATIVA ... 51
TABLA 3. 9 EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PERSONAL ... 52
TABLA 3. 10 RELACIONES EXISTENTES DENTRO DE LA INSTITUCIÓN ... 53
FIGURA 1. 1 ENTIDADES PÚBLICAS SUJETAS A NORMATIVAS ... 11
FIGURA 1. 2 LA DIRECCIÓN ... 12
FIGURA 2. 1 PERSONAL DEL CUERPO DE BOMBEROS DE PELILEO………. 33
FIGURA 2. 2 INFORMACIÓN BÁSICA………. 36
FIGURA 3. 1 POSEE LA INSTITUCIÓN UN CONTROL INTERNO ... 44
FIGURA 3. 2 CUENTA CON UN MANUAL DE FUNCIONES ... 45
FIGURA 3. 3 TRABAJA EN FUNCIÓN DE LAS NORMATIVAS ... 46
FIGURA 3. 4 PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL ... 47
FIGURA 3. 5 PERFIL PROFESIONAL DEL PERSONAL DE ACUERDO AL REQUERIMIENTO .... 48
FIGURA 3. 6 SU CARGO ESTÁ DETERMINADO POR ESCRITO ... 49
xv
FIGURA 3. 8 CAPACITACIÓN DENTRO DE LA NORMATIVA ... 51
FIGURA 3. 9 EVALUACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DEL PERSONAL ... 52
FIGURA 3. 10 RELACIONES EXISTENTES DENTRO DE LA INSTITUCIÓN... 53
FIGURA 3. 11 MAPA DE UBICACIÓN DEL CUERPO DE BOMBEROS DE PELILEO ... 60
FIGURA 3. 12 ÁRBOL DE PROBLEMAS ... 61
FIGURA 3. 13 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ... 68
FLUJOGRAMA 1. 1 PARA EL PROCESO DE PAGO DE UNA COMPRA EN GENERAL ... 17
FLUJOGRAMA 3. 1 PROCESO DE PAGO DE UNA ADQUISICIÓN DE BIENES O SERVICIOS .... 81
FLUJOGRAMA 3. 2 PROCESO DE PAGO DE VIÁTICOS ... 84
FLUJOGRAMA 3. 3 PROCESO DE PAGO DE REMUNERACIONES ... 87
xvi
RESUMEN
El presente trabajo realizado en la Institución Autónoma Cuerpo de Bomberos del Cantón
Pelileo se encuentra ubicada en la Provincia de Tungurahua, Cantón Pelileo, Barrio Darío
Guevara, se creó el 17 de Mayo de 1985 mediante acuerdo ministerial 446 del Ministerio de
Bienestar Social, está adscrita al Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San Pedro
de Pelileo desde Enero del presente año, esta investigación tiene como propósito valorar la
aplicación de la NCI para las entidades, organismos del sector público que dispongan de
recursos mediante mandatos legales vigentes en la Constitución de la República del Ecuador
con los mecanismos de protección, prevención y conservación de los procesos para obtener una
eficaz gestión administrativa, el enfoque de la investigación se realizó en función de las
variables, de similar forma se empleó una metodología a través de un análisis basado en lo
descriptivo, bibliográfico y de campo con técnicas e instrumentos para la obtención de
información tales como encuestas y entrevistas, realizado a todos los servidores de la
institución, para su estudio e interpretación en los gráficos y tablas logrando así poder elaborar
las correspondientes conclusiones y recomendaciones; De igual manera tendrá su respectiva
propuesta que se planteó como objetivo, la Operativización en el Sistema de Control Interno
del Cuerpo de Bomberos del Cantón Pelileo, para lograr que se apliquen las normas vigentes
y que los sistemas administrativos y operativos generen una gestión transparente ante la
ciudadanía, lo que conducirá a que los funcionarios aporten a la implementación de los
exámenes internos, con la finalidad de llevar una correcta administración y una adecuada
utilización de los bienes públicos.
Al concluir con el trabajo, se determinó que el estudio de la metodología de la investigación
científica fue aplicada desde el planteamiento del problema, el manejo de la información y el
desarrollo de la parte teórico conceptual, como también en cuanto a los objetivos, y todos los
otros aspectos vinculados al examen, para, finalmente, llevar a cabo la propuesta del análisis y
llegar a las conclusiones y recomendaciones.
xvii
SUMMARY
This work in the Autonomous Institution Fire Canton Pelileo is located in the province of
Tungurahua, Canton Pelileo, Barrio Dario Guevara, was established on May 17, 1985 by
Ministerial Decree 446 of the Ministry of Social Welfare, it is attached the Autonomous
Government Decentralized Municipal of San Pedro de Pelileo since January of this year, this
research aims to evaluate the implementation of the NCI for entities, public sector agencies that
have resources through existing legal mandates in the Constitution of the Republic of Ecuador
with the mechanisms of protection, prevention and conservation processes for efficient
administrative management, the focus of the research was conducted based on the variables,
similarly methodology was used through a system based on the descriptive analysis,
bibliographic and field techniques and instruments for obtaining information such as surveys
and interviews conducted to all servers in the institution for study and interpretation in
achieving graphs and tables to develop appropriate conclusions and recommendations;
Similarly have its respective proposal was presented as objective, the operationalization in the
Internal Control System of the Fire Department of the Canton Pelileo, to ensure that existing
rules are implemented and that the administrative and operating systems generate transparent
management at the citizenship, leading officials to contribute to the implementation of internal
examinations, in order to take proper administration and proper use of public goods.
Upon completion of the work, it was determined that the study of the methodology of scientific
research was applied from the problem statement, the information management and
development conceptual theoretical, as well as to the objectives, and all out other aspects related
to examination, to finally bring the proposal analysis and reach conclusions and
recommendations.
Keywords. - Operationalization of Internal Control System of the Meritorious Fire Department
1
CAPÍTULO I
INTRODUCCIÓN
1.1 EL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
Operativización de los Sistemas de Control Interno del Benemérito Cuerpo de Bomberos del
Cantón Pelileo.
1.1.1 PROBLEMA A INVESTIGAR
La investigación se enfoca en una entidad del sector público no financiero donde se realizó un
análisis de la efectividad de la “Operativización de los Sistemas de Control Interno dentro del
Cuerpo de Bomberos del Cantón Pelileo” el cual reúne lineamientos, herramientas y métodos
que le permitirán a la institución poner en marcha el mismo con la finalidad de fortalecer la
organización y contribuir al logro de sus metas, políticas y objetivos, siempre de acuerdo con
la naturaleza de sus actividades.
1.1.2 OBJETO DE ESTUDIO TEÓRICO
La Operativización del Sistema de Control Interno tiene como propósito fundamental lograr la
eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de las funciones de los servidores del Cuerpo
de bomberos del Cantón Pelileo, así como cualificarlos desarrollando sus competencias con el
fin de lograr los objetivos propuestos.
Un eficiente sistema radica en detectar con oportunidad las desviaciones que incidan en el
cumplimiento de metas y objetivos establecidos. Es importante promover la eficiencia, eficacia,
economía, celeridad, transparencia y valoración de costos en las labores administrativas y
operativas del Cuerpo de Bomberos, tendientes a reducir los riesgos a que pudiera estar
expuesta la organización, específicamente en relación con los recursos, aportando mayor
confiabilidad y seguridad gracias al cumplimiento de las leyes, normas y políticas vigentes.
1.1.3 OBJETO DE ESTUDIO PRÁCTICO
La Operativización del Sistema de Control interno inició en aquellos que están a nivel de la
organización en general, es decir, que afectan a todos los procesos, actividades y elementos de
2
los objetivos institucionales, bajo el marco de las Normas vigentes para el Sector Público y se
proponen herramientas que pueden ayudar a la gestión del Cuerpo de Bomberos para su
operativización.
1.1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En todas las instituciones y con más razón en las entidades del sector público es elemental
contar con un SCI, debido a que la gestión pública debe normarse por varias disposiciones
legales que gestionan un manejo detallado de los recursos públicos; sin embargo, a pesar de que
con las leyes vigentes obligan a las instituciones autónomas a que se preparen para asumir
nuevas competencias, se puede evidenciar algunas falencias.
- Las estructuras organizacionales no se encuentran completas.
- Limitada práctica del control interno preventivo para asegurar el logro de objetivos
institucionales.
- Existen niveles bajos de eficiencia, debido a que los funcionarios de la institución no
cuentan con medidas de control interno, a pesar de que las disposiciones legales obligan
a implementar medidas de observación al responsable de la dirección, no han definido
procesos de control por temas de restructuración interna.
- Por más de una década se han manejado los mismos procesos dentro de la organización
y adicional a esto la escasa capacitación del personal, ha incitado que exista una
rivalidad dentro de su personal por la ausencia de reglamentos y normas, además que
no cuenta con un manual de procesos.
El Cuerpo de Bomberos del Cantón Pelileo presenta mediante un diagnóstico realizado un
conjunto de esquemas de procesos implícitos, no planteados por escritos, ni elevado al carácter
de manual de funciones y sistema de control interno. La institución objeto de este estudio es
una entidad sin ánimo de lucro, además de la prestación de un servicio público, para la atención,
prevención y control de incendios, protección de vidas, erupción volcánica y actividades
conexas en la ciudad, se ha determinado deficiencias en la gestión institucional, en lo que
respecta a la planeación, organización, dirección y coordinación institucional, como
consecuencia de lo cual no se tiene eficiencia y eficacia institucional, al no contar la entidad
3
La falta de control interno, conlleva a que la entidad sea vulnerable a eventos que podrían
afectarla en su desempeño, realiza su mejor esfuerzo con los escasos recursos que administra al
no existir una adecuada planeación y organización de los mismos; todo lo que se configura
como falta de control interno. La entidad no cumple sus metas, objetivos y misión institucional
en las mejores condiciones.
Es fundamental que los responsables de la gestión institucional utilicen la información del CI y
tomen decisiones sobre esa base, para asegurar la eficiencia y eficacia de la gestión del Cuerpo
de Bomberos de Pelileo; entidad que necesita gestionarse de la mejor manera para ser la
autoridad competente en materia de prevención, control y extinción de incendios, realice
acciones de atención de accidentes vehiculares y emergencias médicas, rescate y salvamento
de vidas expuestas a peligro; brinde sus servicios de manera voluntaria a toda la comunidad
debido a su vocación de servicio, sensibilidad social, entrega y disciplina.
Si la institución fomentara una evaluación y operativización de los sistemas de control interno
podría incidir en una gestión óptima adecuada para satisfacer las necesidades del Cantón y de
su personal operativo ya que podrían gestionar para una mejor remuneración y estabilidad
laboral, la misma que a través de los años se ha visto suspendida por parte de las Autoridades
Nacionales, que no han valorado los esfuerzos que realiza el Cuerpo de Bomberos de Pelileo
en todas las actividades en las que exponen sus vidas, cabe recalcar que se encuentran ubicados
en una zona de riesgo permanente por encontrarse cerca del volcán Tungurahua.
En la nueva era donde el conocimiento, la información y las alianzas estratégicas son los ejes
del desarrollo y la riqueza, este organismo, tiene el gran desafío de crear estructuras, procesos,
medios y mecanismos para cumplir los fines inherentes a las entidades de servicio público, ser
el referente de los Cuerpos de Bomberos en el Ecuador y alcanzar reconocimiento en el
extranjero por la excelencia en el servicio, por su profesionalismo y por los resultados e
impactos de los proyectos que ejecuta.
1.1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿De qué manera el análisis de la operativización de los sistemas de control interno incide en la
4
Variable independiente:
Propuesta de una Operativización del Sistema de Control Interno del Cuerpo de Bomberos de
Pelileo.
Variable dependiente:
Proponer normativas y procedimientos para la Gestión de la Institución.
1.1.5.1MATRIZ DE OPERATIVIZACIÓN DE LA VARIABLE INDEPENDIENTE
Tabla 1.1 Operativización de los Sistemas de Control Interno del Cuerpo de Bomberos de
Pelileo
Objetivos Variables Indicadores Técnicas Instrumentos Público
Establecer el dirección de la institución
Director Nivel de gestión Entrevista Cuestionario Director Cuerpo de Bomberos
Toma de decisiones
Entrevista Cuestionario Director Cuerpo de Bomberos
Uso de políticas institucionales
Entrevista Cuestionario Director Cuerpo de Bomberos
Establecer metodologías en talento humano Talento Humano Manejo del perfil profesional
Entrevista Cuestionario Jefe de Talento Humano
Identificación del cargo
Entrevista Cuestionario Jefe de Talento Humano
Funciones y competencias
Entrevista Cuestionario Jefe de Talento Humano
Determinar los procesos operativos
Operativo Capacitaciones Entrevista Cuestionario Jefe Operativo
Rendimientos Entrevista Cuestionario Jefe Operativo
Ambiente de trabajo
Entrevista Cuestionario Jefe Operativo
Establecer procesos financieros
Tesorería Partidas Presupuestarias
Entrevista Cuestionario Encargada de Tesorería y Presupuestos
Controlar manejo contable
Contabilidad Contable Control
Entrevista Cuestionario Contadora General
Revisión de documentación
Secretaria Control de Documentación
Entrevista Cuestionario Encargada de Secretaria
5
1.1.6 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA
La sistematización de la presente investigación tema de la investigación, se la describe a
continuación:
¿De qué forma afecta a la organización la toma de decisiones basada en criterios que no están enmarcados dentro del sistema de control interno?
Al no contar con los manuales de administración y organización el Cuerpo de Bomberos de
Pelileo puede incurrir en diferentes faltas dentro del sistema de control interno que pueden
responder al procedimiento propio de cada empleado, ya que al no estar estipulado dentro de
los mismos la forma de ejercer dependerá del grado de preparación y conocimientos que tenga
la persona, siendo los mismos variables. Con el análisis propuesto se creará un lineamiento de
forma equilibra para todos los casos que desarrolla la operatividad de la institución.
Las características que encierran el desarrollo de la propuesta dentro de la institución, son las
siguientes:
- Carencia de Políticas y Procedimientos, administrativos y operativos
- No se tiene definido los controles mínimos que debe tener la institución
- Inexistencia de manuales de funciones.
- Ausencia de evaluación del rendimiento
1.1.6.1 Deficiencias del Problema
Actualmente El Cuerpo de Bomberos del Cantón Pelileo no posee un sistema de control interno
que le permita analizar permanentemente las normas, políticas y procedimientos establecidos
por el Directorio, volviéndole vulnerable en el desarrollo de sus operaciones, aumentando el
riesgo y disminuyendo la salvaguarda de los recursos que administra.
Por ello la operativización del sistema de control interno se convierte en la herramienta
primordial que le permitirá perfeccionar los sistemas a través de la revisión pertinente y
constante de la ejecución de los controles, eliminar posibles errores administrativos,
financieros, y operativos. Logrando mantener y presentar información íntegra y veraz que
6
1.1.6.2 Preguntas Directrices
¿Es fundamental la utilización de un procedimiento adecuado para el sistema de control interno
en el Cuerpo de Bomberos de Pelileo?
¿Es necesaria la presentación oportuna de manuales de control interno y reglamentos para la
toma de decisiones en la institución que llevaran a su mejor rendimiento?
¿Cuál debe ser el mecanismo pertinente para mejorar y agilitar los procedimientos de los
sistemas de control interno en la institución?
1.1.7 OBJETIVO GENERAL
Operativización del Sistema de Control Interno del Benemérito Cuerpo de Bomberos del
Cantón Pelileo.
1.1.8 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Facilitar mecanismos para la implementación de un adecuado ambiente de control que
proporcione disciplina y estructura organizativa en la institución.
- Realizar una adecuada identificación y valoración de los riesgos de control.
- Trazar de forma pertinente las actividades de cada uno de los miembros, para la
consecución de los objetivos de la institución.
- Señalar actividades de supervisión continua para evaluar la calidad de desempeño de los
servidores de la entidad.
1.1.9 JUSTIFICACIÓN
La presente investigación se hace necesaria para el desempeño de las funciones y tareas de
todos y cada uno de los directivos y empleados del Cuerpo de Bomberos de Pelileo, ya que se
planteó de manera clara y concisa los pasos a seguir en la operativización del sistema de control
interno para cada una de las gestiones administrativas, brindando apoyo también a su personal
interno y a la colectividad, al seguir un programa adecuado de prestación de servicios,
obteniendo resultados eficientes por medio del talento humano idóneo para el desenvolvimiento
7
La implementación de la Operativización de los Sistemas de Control Interno , será de gran
importancia, pues ayudarán al logro de objetivos, para evaluar de manera constante su
actualización y optimización, y poder garantizar de esta manera la mejora de la gestión
institucional, permitirá llevar una revisión administrativo, financiero y humano apropiado para
la institución, ya que se identificarán los agentes internos y externos; con la finalidad de ofrecer
una descripción actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso, la
operativización del control interno aportará sus componentes, y éstos deben ser implementados
evaluados y retroalimentados para que cumplan con los fines institucionales.
Frente al problema de la gestión institucional, se considera necesario presentar alternativas de
solución, que estén relacionadas con el control interno, siendo la implementación la que
garantice una adecuada gestión institucional. El control interno aportará sus componentes, éstos
deben ser efectuados evaluados y retroalimentados para que cumplan con los fines
institucionales. Las políticas aplicables permitirán alcanzar los objetivos institucionales y que
éstos se logren con economía, eficiencia, eficacia y transparencia en el uso de recursos,
desarrollo de actividades y procesos.
El Cuerpo de Bomberos de Pelileo, al tener una gran trayectoria desde su creación hasta la
actualidad, no cuenta con un manual de control interno que les permita mejorar sus
procedimientos, superación profesional y personal de cada uno de sus miembros y tener una
completa realización de funciones a cabalidad, este trabajo pretende solventar esta necesidad a
través de la investigación y la optimización de sus funciones para beneficiar a sus personal
operativo y administrativo, con transparencia , eficiencia y llegar a cumplir con sus objetivos
con la mejor administración del Cuerpo de Bomberos de Pelileo y poder brindar todos los
servicios que presta el mismo a la comunidad.
Importancia
Esta investigación es importante porque contribuirá en la implantación de los Controles Internos
en el Cuerpo de Bomberos del Cantón Pelileo, como solución a los problemas que la aquejan.
Así mismo, es importante porque utiliza el método científico para demostrar la importancia de
8
Además, porque permite utilizar los conocimientos y experiencia profesional en la solución de
problemas institucionales.
1.1.9.1 Limitaciones
Campo:
Área: Administrativa y Operativa
Aspecto: Operativización del Sistema de Control Interno
Delimitaciones es: El estudio se sujetó a los procesos de control interno de la
institución
Delimitaciones Temporal: La investigación se realizó en el periodo
Marzo-Septiembre del 2016 para lo que se logró contar con la
colaboración y participación de cada uno de los elementos
que conforman el personal del Cuerpo de Bomberos de
Pelileo.
Unidades de Observación: Personal rentado de la institución
Durante el avance de la presente investigación se confrontaron las siguientes limitaciones:
- Cambios a nivel jerárquico de la institución
- Restructuración de organigramas funcional y posicional
- Carencia de manuales de políticas y procedimientos y normativa organizacional
referente a la ejecución de actividades de los diferentes departamentos.
- Falta de procedimiento de control, que permita incorporar eficazmente los esquemas
para la elaboración de los manuales de organización.
1.2MARCO REFERENCIAL
1.2.1 MARCO TEÓRICO
1.2.1.1 CONTROL INTERNO:
Dada la importancia del Control Interno en la investigación, el libro del autor Mantilla B.(2009).
Auditoria de Control Interno, es indispensable para el conocimiento que proporcionará de una
idea clara que es el Control Interno, en su implementación, a la vez que va a permitir evaluar el
9
llevarán al cumplimiento de sus objetivos, cabe recalcar que este libro se utilizará de manera
permanente en la investigación realizada. (p. 119)
En el libro de Newton, Fouler. (2011). Contabilidad Moderna. Buenos Aires, manifiesta otra
conceptualización del control interno, nos brindará el conocimiento necesario, el mismo
consiste en políticas y procedimientos creados por los Directivos, Administradores y otros, para
de esta manera proporcionar la seguridad razonable y eficiente que permita alcanzar las metas
y objetivos propuestos por la organización.( p.67).
Según varios enfoques al control interno se lo puede definir desde varios puntos de vista de los
cuales se va a recopilar ciertos conceptos y se deducirá una definición de acuerdo al análisis
que se realizará a cada uno de ellos.
“El control interno incluye el Procedimiento de Organización de todos los métodos y
medidas de relación acordados dentro de una institución para salvaguardar sus activos,
confirmar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia
operacional y la lealtad a las políticas gerenciales establecidas…un “sistema” de Control
Interno se amplía más alla de aquellos propósitos que se relacionan directamente con las
funciones de los departamentos ”1
1
http://www.monografias.com/trabajos104/control-interno-y-sus-conceptos/control-interno-y-sus-conceptos.shtml
1.2.1.2 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO
Normas de Control Interno, señalan que : “El control interno está orientado a cumplir con el
ordenamiento jurídico, técnico y administrativo, promover eficiencia y eficacia de las
operaciones de la entidad y garantizar la confiabilidad y oportunidad de la información, así
como la adopción de medidas oportunas para corregir las deficiencias de control”(p. 1).
Además lograrán mayor control en su movimiento económico, administración de los bienes y
fondos públicos y alcanzar una idea eficiente sobre el patrimonio. El uso de las normas de
control interno es fundamental para lograr que la información administrativa y financiera sea
10
Los objetivos de control interno se detallan a continuacion:
1. Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y la calidad en los
servicios.
2. Proteger y conservar los recursos contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido,
irregularidad o acto ilegal.
3. Cumplir las leyes, reglamentos y otras normas gubernamentales,
4. Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad.
5. Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la calidad en los
servicios.2
2cancilleria.gob.ec/wp-content/uploads/downloads/2013/02/normas_control_int.pdf
1.2.1.3 EL CONTROL INTERNO EN LAS INSTITUCIONES PÚBLICAS
La base esencial del Control Interno en las instituciones públicas se encuentra en la Constitución
del Ecuador. Es por ello, que este organismo legal faculta la función de fiscalización y control
del manejo de los recursos del Estatales a la Contraloría General del Estado.
Según el acuerdo 39 del 16 de noviembre del 2009, Las Normas de Control Interno para las
entidades de derecho privado que dispongan de recursos públicos, 100-01, indica: “Estas
normas, manifiestan que, el control interno será responsabilidad de cada institución y de las
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como
finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control”. (pág.1).
En materia específica de esta investigación, la máxima autoridad del Cuerpo de Bomberos debe
velar por el cumplimiento de las normativas, por ello esta normativa demuestra la integridad
cada persona responsable de la administración de los recursos de la institución. Así mismo, la
(LOCGE, 2014), Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado manifiesta sanciones
administrativas, civiles culposas y la predeterminación de la responsabilidad, a través de la
auditoria gubernamental.
Cabe señalar que, la inobservancia a las normas de control interno en las instituciones públicas
generan responsabilidades administrativas y civiles culposas por una mala administración de
los recursos, por lo cual es necesario que los servidores conozcan y ejecuten sus acciones
11
Por las razones antes señaladas, es preciso que toda institución cuente con manuales de control
interno, en el cual se establezcan los procedimientos para cada proceso.
En la actualidad los textos modernos sobre administración y gerencia pública hablan sobre el
control de los bienes del Estado y lo detallan como el componente fundamental de la dirección,
organización, planificación de actividades comunes o específicos, en este proceso constan
técnicas que varían de acuerdo a las necesidades de cada entidad.3
3www.inclusion.gob.ec/.../LEY_ORGANICA_DE_LA_CONTRALORIA_GENERAL
Figura 1. 1 Entidades Públicas sujetas a normativas
Elaborado por: Gabriela Sánchez Martínez
1.2.1.4RESPONSABILIDAD GERENCIAL DEL CONTROL INTERNO
Para que el control interno se utilice de la mejor manera en la entidad, debe estar a cargo de las
autoridades y es responsabilidad de todos los miembros de la institución cumplir y velar por su
cumplimiento.
Las Entidades del Sector Público están sujetas a
Cumplimiento de las normas de control y Gestión
- Normas Financieras
- Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
-Ley de Régimen Tributario Interno
-Normas de Control Interno para el Sector Público -Informes
12
El compromiso del control interno inicia desde:
Figura 1. 2 La Dirección
Elaborado por: Gabriela Sánchez Martínez
La Normativa vigente constituye la lógica básica para mantener un efectivo y eficiente control
interno en las entidades del sector público, es por esta razón que existen fundamentos. Que
identifican el correcto funcionamiento de las entidades y organismos del Estado, las NCI
110-01, que describe los objetivos generales del control interno, en su legalidad señala:
La máxima autoridad de la institución, dispondrá la formulación, aprobación y divulgación de
los objetivos de las NCI, tanto para la entidad, como para sus propósitos y actividades”. Para el
Cuerpo de Bomberos la máxima autoridad es el Director, el mismo que debe analizar e
investigar la formulación del sistema de control interno eficiente para todos los departamentos
o secciones operacionales.
1.2.1.5 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
Matilla Samuel (2009), en el libro Estructura Conceptual Integrada (COSO), nos indica: que
para el logro de este objetivo se realizó a través de un estudio y evaluación de control interno,
que puede desarrollar, directa o indirectamente sugerencias constructivas para mejoramiento de
dicho control.En este contexto, el sistema de control interno comprende los procedimientos y
registros que se diseña para proporcionar una seguridad, dentro de sus generalidades nos explica
que el estudio y evaluación del control interno se efectúa con el objeto de cumplir la norma de
La Dirección: Es el responsable principal
.Asume la titularidad de sistema.
Lidera el equipo directivo y revisa como sus mienbros controlan la institucion
13
ejecución del trabajo que requiere, que le sirva de base para determinar la naturaleza, extensión
y oportunidad que va a dar a los procedimientos satisfactorios. (p. 7).
1.2.1.6 ETAPAS DEL CONTROL INTERNO
Koonts, H. (1999). Control Interno. Buenos Aires. Concuerda con respecto con la versión de
que son acciones decididas con anterioridad que pueden corresponder a la etapa de
planificación, organización, dirección, integración, y aún propio control, es una de las etapas
del proceso administrativo que comprende el seguimiento de actividades para asegurarse de que
se están cumpliendo como se planificaron y para corregir cualquier desorientación, a través de
este se pueden comparar el desempeño real con las metas establecidas. (p. 636)
1.2.1.7 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
El tema componentes del control interno es un apoyo para realizar la evaluación de la institución
a nivel de control el cual se ha tomado de la tesis cuyo autor Sr. Cesar Parra, (Quito 2012). Se
utiliza como guía los mismos que tienen como base el ambiente interno de control y, dentro de
este, la integridad y los valores éticos. Por su importancia, este elemento soporta a todos los
demás elementos. Se logrará eficiencia y eficacia. (p. 86)
El talento humano es uno de los elementos fundamentales en una institución; así como también
en el ambiente de trabajo, se transforma en el inicio de la acción en las tareas del personal con
respecto al control de sus actividades.
Los componentes del control interno son los siguientes:
1. Ambiente de Control.
2. Evaluación de Riesgos.
3. Actividades de Control.
4. Información y Comunicación.
5. Supervisión y Seguimiento.
1.2.1.7.1 Ambiente de Control
El primer componente del control interno es el entorno de control, el cual sirve de base y es en
14
sistemas de información y comunicación y las actividades de supervisión. Esta influencia no es
solo sobre el diseño de los sistemas sino también sobre su funcionamiento diario (Rodriguez
Valencia, 2009, pág. 119).
El ambiente o medio de control es la base de la pirámide de control interno, brinda una pauta a
la estructura. En él se apoyarán los restantes componentes, por lo que será primordial para
solidificar la base de un eficaz y eficiente sistema de control interno. Marca el modelo del
funcionamiento de la institución e influye en la concientización de sus autoridades.
Componentes del Ambiente de Control
Los elementos a considerar dentro del ambiente de control serán:
Integridad y valores éticos.- La integridad y los valores éticos son mecanismos esenciales del
ambiente de control, la administración y el monitoreo de los otros componentes del control
interno. La máxima autoridad y los directivos establecerán los principios y valores éticos como
parte de la cultura organizacional para que perduren frente a los cambios de las personas de
libre remoción; estos valores rigen la conducta de su personal, orientando su integridad y
compromiso hacia la organización.
La competencia.- Son los conocimientos y habilidades que debe poseer los servidores para
cumplir adecuadamente sus actividades.
Experiencia y dedicación de la alta Administración.- Es muy importante que quienes
determinan los criterios de regulación posean un alto grado de experiencia y se comprometan
en la toma de medidas adecuadas para mantener el ambiente de control.
Filosofía administrativa y estilo de operación.- Los factores más relevantes son las actitudes
mostradas hacia la información que presenta la institución, tiene gran influencia la estructura
organizativa, delegación de autoridad, responsabilidad y políticas del ser humano (Rivas M,
2008, pág. 129).
1.2.1.7.2 Evaluación del Riesgo
La máxima autoridad establecerá los mecanismos necesarios para identificar, analizar y tratar
15
El riesgo es la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o
afectar adversamente a la entidad o su entorno. La máxima autoridad, el nivel directivo y todo
el personal de la entidad serán responsables de efectuar el proceso de administración de riesgos,
que implica la metodología, estrategias, técnicas y procedimientos, a través de los cuales las
unidades administrativas identificarán, analizarán y tratarán los potenciales eventos que
pudieran afectar la ejecución de sus procesos y el logro de sus objetivos como pueden ser:
- Salvaguardar sus bienes y recursos.
- Mantener ventaja ante la competencia.
- Construir y conservar su imagen.
- Incrementar y mantener su solidez financiera.
- Mantener su crecimiento.
Objetivos de la Evaluación del Riesgo
Objetivo de Información Financiera.- Está relacionado con la información financiera
suficiente y confiable.
Objetivos de Operación.- Son aquellos que pretenden lograr efectividad y eficiencia en las
operaciones.
Objetivos de Cumplimiento.- Están orientados a la adhesión de las leyes, reglamentos
emitidos por la administración.
1.2.1.7.3 Actividades de Control
Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos para una mayor seguridad
en el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y
neutralización de los riesgos.
Una vez identificados, analizados, evaluados, categorizados los riesgos, la dirección de la
entidad deberá en lo concreto desarrollar actividades de control, las que a objeto de lograr el
éxito esperado, deberán ser manejadas apropiada y oportunamente acciones para el
cumplimiento de los objetivos institucionales.
Información y Comunicación.- La capacidad gerencial de una organización está dada en
16
con sistemas de información eficientes orientados a producir informes sobre la gestión, la
realidad financiera y el cumplimiento de la normatividad para así lograr su manejo y control.
1.2.1.7.4 Supervisión y Monitoreo
Los directivos de la entidad, establecerán procedimientos de supervisión de los procesos y
operaciones, para asegurar que cumplan con las normas y regulaciones y medir la eficacia y
eficiencia de los objetivos institucionales, sin perjuicio del seguimiento posterior del control
interno. La supervisión de los procesos y operaciones se los realizará constantemente para
asegurar que se desarrollen de acuerdo con lo establecido en las políticas, regulaciones y
procedimientos en concordancia con el ordenamiento jurídico; comprobar la calidad de sus
productos y servicios y el cumplimiento de los objetivos de la institución. Permitirá además,
determinar oportunamente si las acciones existentes son apropiadas o no y proponer cambios
con la finalidad de obtener mayor eficiencia y eficacia en las operaciones y contribuir a la
mejora continua de los procesosde la entidad.4
4http://www.ain.gub.uy/sector_publico/normas_grales_cont_int.html
1.2.1.8 INSTRUMENTOS DE VALORACIÓN DEL CONTROL INTERNO
Cuestionarios
El método descriptivo consiste, como su nombre lo indica, en describir las diferentes
actividades de los departamentos, funcionarios, empleados y los registros que intervienen en el
sistema. Sin embargo, no debe incurrirse en el error de describir las actividades de los
departamentos o de los empleados aislada u objetivamente. Debe hacerse la descripción
siguiendo el curso de las operaciones a través de su manejo en cada uno de los departamentos
(Wesberry, 2009).
Es el esquema de las preguntas para conseguir información de los funcionarios responsables
de los diferentes departamentos. La cualidad de un cuestionario en Control Interno es que sus
preguntas son de tipos cerradas y afirmativas que indican el punto definido en la estructura del
17
Certificación presupuestaria
Bienes
Informe previo Compra
Contabilidad Revisión de
documentación Registro en el
SIG.-AME
Impresión Legalización
Tesorería
Servicios
N
Archivo
Fin Matrices
Es el punto de vista de los eventos que permite conseguir y establecer la información:
Observación del control, el empleo de matrices, posición de duplicidad de tareas, registro,
custodia y control.
1.2.1.8.1 ANÁLISIS DEL CONTROL INTERNO
Todas las operaciones administrativas y operativas estarán aseguradas con la documentación
de apoyo suficiente y pertinente que tenga en su dominio, para su autenticidad y veracidad; esto
permitirá la determinación de las transacciones realizadas y facilitará su revisión, comprobación
y análisis de los movimientos de los recursos de la institución.5
El registro sobre operaciones y actos de gestión importantes debe ser rigurosa, confidencial y
exacta, lo que admitirá su alcance y verificación, antes, durante o después de la ejecución de la
investigación. A continuación se resume un proceso de una adquisición de bienes en el Cuerpo
de Bomberos de Pelileo.
5http://repositorio.ute.edu.ec/bitstream/123456789/4266/1/55261_1.pdf
Flujograma 1. 1 PARA EL PROCESO DE PAGO DE UNA COMPRA EN GENERAL
Necesidad Proceso Disponibilidad de recursos Ejecución Bodega
Elaborado por: Gabriela Sánchez Martínez
18
INFORME DE NECESIDAD Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS
Los informes que ingresan a secretaria son aquellos que respaldan una necesidad de la
institución, por lo que necesariamente debe registrarse y aprobarse cada uno de sus instancias.
OBSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
La documentación entregada es revisada por cada una de las autoridades que son responsables
de los diferentes departamentos, y a los cuales serán de utilidad dicha necesidad el mismo dará
el visto bueno para que se realice el trámite correspondiente para la compra o se rechace.
CERTIFICACIÓN PRESUPUESTARÍA
Como otro de los requerimientos fundamentales para el registro contable es que toda operación
debe contar con la certificación presupuestaria por parte de presupuestos y la disponibilidad
económica, como lo establece la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública,
su Reglamento; y, el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
REGISTRO CONTABLE
Para registrar la obligación de acuerdo a la normativa contable, se debe realizar una verificación
detallada de los documentos de soporte.
LEGALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
La documentación es legalizada por los servidores encargados del manejo financiero como son:
contadora y tesorera.
ORDEN DE COMPRA
El responsable del manejo financiero legaliza el documento para que se realice la compra
correspondiente, el mismo que tiene las siguientes obligaciones y facultades antes de realizar
el pago de comprobantes que sean emitidos hasta su departamento.
Revisar y controlar la legalidad, veracidad, propiedad y conformidad de la documentación de
19
REGISTRO EN EL SISTEMA SIG. - AME
La contadora una vez verificada la documentación se encargará de ingresar al sistema
(SIG.-AME) el documento para su legalización y posteriormente se realizará los asientos contables
necesarios.
TRANSFERENCIA
El tesorero será el encargado de realizar la transferencia o pagos autorizados correspondientes
para la compra y realizar las retenciones de ley, tendrá la obligación de remitir diariamente al
departamento de contabilidad la documentación debidamente legalizada para su respectivo
control y archivo.
1.2.1.9 MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE CONTROL INTERNO
1.2.1.9.1 ACTIVIDADES DE CONTROL
La máxima autoridad de la institución, el personal administrativo y operativo son responsables
del control interno de acuerdo a sus competencias, se regirán a las políticas, procedimientos
para manejar los riesgos en el logro de los objetivos institucionales los cuales son de proteger
y brindar su mejor servicio a la comunidad.
Las actividades de CI se dan en cada organismo, en todos los niveles y en cada una de las
funciones. Incluyen una variedad de operaciones de control de detección y prevención, tales
como: separación de funciones inadecuadas, procedimiento de aprobación y autorización,
verificaciones, revisión del desempeño de operaciones, segregación de responsabilidades de
autorización, ejecución, registro y razonamiento de transacciones, revisión de procesos y
acciones correctivas cuando se manifiestan incumplimientos.
Para ser positivas, las actividades del control deben ser apropiadas, funcionar de acuerdo a un
plan a largo plazo de un período y estar relacionadas directamente con los objetivos de la
institución.
La implementación de cualquier acción o medio del control debe considerar el análisis costo
beneficio, para determinar su posibilidad, conveniencia y contribución en relación con el logro
20
1.2.1.9.2 ESTRUCTURA DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL
SECTOR PÚBLICO
Tabla 1.2 Normas de Control Interno
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DE LAS NORMAS PAG.
100-00 FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO
110-01 Objetivos generales del control interno 1
110-02 Ambiente de confianza mutua 2
110-03 Contenido, flujo y calidad de la información 2
110-04 Indicadores de gestión 3
110-05 Actitud hacia el cambio 6
110-06 Flexibilidad al cambio 7
110-07 Evaluación del control interno 7 110-08 Actitud hacia el control interno 8
110-09 Control interno previo 9
110-10 Control interno concurrente 9
110-11 Control interno posterior 10
110-12 Auditoría interna 11
110-13 Control administrativo de bienes, valores y documentos 13
120-00 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
120-01 Ambiente de control 14
120-02 Evaluación de los riesgos de control 15
120-03 Actividades de control 16
120-04 Sistema de información y comunicación 16
120-05 Actividades de monitoreo y/o supervisión 17
130-00 HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN DE LOS COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO
130-01 Herramientas parar evaluar el ambiente de control 18
130-02 Herramientas parar evaluar el riesgo de control 20 130-03 Herramientas parar evaluar las actividades de control 22
130-04 Herramientas parar evaluar el sistema de información y comunicación 24
130-05 Herramientas parar evaluar las actividades de monitoreo y supervisión 27 140-00 NORMAS GERENCIALES DE CONTROL INTERNO
140-01 Determinación de responsabilidades y organización 28
140-02 Separación de funciones incompatibles 29 140-03 Autorización de operaciones 30
140-04 Información gerencial 31
21
210-00 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA CONTABILIDAD
GUBERNAMENTAL
210-01 Aplicación de los principios y normas de contabilidad Gubernamental 35
210-02 Organización del sistema de contabilidad gubernamental 35 210-03 Integración contable de las operaciones financieras 37
210-04 Documentación de respaldo y su archivo 37
210-05 Oportunidad en el registro de los hechos económicos 39 210-06 Conciliación de los saldos de cuentas 39
210-07 Formularios y documentos 40
220-00 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA PRESUPUESTO
220-01 Responsabilidad del control 41
220-02 Control interno previo al compromiso 42 220-03 Control interno previo al devenga miento 43
220-04 Control de la evaluación en la ejecución del presupuesto 44
230-00 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA TESORERÍA
230-01 Determinación de los ingresos 45
230-02 Recaudación y depósito de los ingresos 46
230-03 Constancia documental de la recaudación 47 230-04 Verificación de los ingresos 47
230-05 Medidas de protección de las recaudaciones 48
230-06 Fondos de reposición 48
230-07 Arqueos sorpresivos de los valores en efectivo 51
230-08 Cuentas corrientes bancarias 52
230-09 Conciliaciones bancarias 52
230-10 Control previo al pago 53
230-11 Pago de remuneraciones 54
230-12 Cumplimiento de obligaciones 54
230-13 Utilización del flujo de caja en la programación financiera 55 230-14 Control y custodia de garantías y fianzas 56
230-15 Uso de sello restrictivo para los documentos pagados por la tesorería 57
230-16 Transferencias de fondos por medios electrónicos 57 230-17 Inversiones financieras: Adquisición y ventas 58
230-18 Inversiones financieras: Control y verificación física 59
300-00 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL ÁREA DE RECURSOS HUMANOS
300-01 Descripción y análisis de cargos 75
300-02 Selección de personal 76
22
300-04 Capacitación y entrenamiento permanente 77
300-05 Rotación, evaluación e incentivos 78
300-06 Asistencia y rendimiento 80
300-07 Información actualizada del personal 81
300-08 Compensación por becas de estudios otorgadas al personal 82
Fuente: Contraloría General del Estado Elaborado por: Gabriela Sánchez Martínez
1.2.1.9.3 SEPARACIÓN DE FUNCIONES Y ROTACIÓN DE LABORES
La dirección debe velar porque exista un equilibrio conveniente de autoridad y responsabilidad
a partir de la estructura organizativa diseñada y para cada ciclo de operaciones. En la medida
que se evite que todos los contenidos de una transacción u operación queden concentradas en
una persona o área, se reduce el riesgo de errores, despilfarro o actos ilícitos y aumenta la
probabilidad que, de ocurrir, sean detectados.
Para reducir el riesgo de error, el desperdicio o las actividades incorrectas y a fin de evitar tales
problemas, no se asignará un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas
las etapas claves de un proceso u operación. La separación de funciones se definirá en la
estructura orgánica, en los flujogramas y en la descripción de cargos en todas las entidades del
sector público.
“Uno de los principios del Control Interno es la segregación de funciones es para prevenir el
fraude interno en la organización. Con esto un individuo no llevará a cabo todas las actividades
de operación, no todo estará bajo su responsabilidad; ninguna persona debe manejar todas las
fases de una transacción”
http://www.gerencie.com/segregacion-de-funciones-en-los-empleados-para-prevenir-elfraude.html.
1.2.1.9.4 AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DE TRANSACCIONES Y
OPERACIONES
El director de la entidad, establecerá por escrito o por medio de sistemas electrónicos,
procedimientos de autorización que aseguren la realización de los procesos y el control de los
movimientos administrativos, financieros y operativos, a fin de garantizar que solo se efectúen
