UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA –
CONTADOR PÚBLICO
TEMA: MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRESA GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
PROPUESTA DE ESTRUCTURA PARA LA PRESENTACIÓN DE LA TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA - CONTADOR PÚBLICO
AUTORA:
VERÓNICA CATALINA VALLEJO BUITRÓN
DIRECTOR DE TESIS:
ECO. CARLOS BARAHONA MENESES
DECLARACIÓN
Yo, Verónica Catalina Vallejo Buitrón declaro ser autor exclusivo de la presente investigación, y que esta es original autentica y personal.
Todos los efectos académicos y legales que se desprendan de la presente investigación son de mi exclusiva responsabilidad.
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor para la elaboración de la tesis MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES PARA LA EMPRES GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A., certifico que esta fue realizada por Verónica Catalina Vallejo Buitrón bajo mi dirección como requisito previo a la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría-Contador Público.
DEDICATORIA
Este trabajo está dedicado a mi hijo Johan Daniel ya que gracias a él pude cumplir con una meta más en mi vida, él me dio la fuerza para seguir adelante,
a mi esposo Daniel que con su paciencia y ayuda colaboro para que cumpla con mis ideales, a mis padres Pedro Vallejo, Clara Buitrón y a mi hermano Washington Vallejo que con sus consejos me ayudaron apoyándome en todo
momento.
AGRADECIMIENTO
A Dios por poner en mi camino personas que supieron ayudarme en todo momento,
A mi Director de Tesis, Econ. Carlos Barahona que supo guiarme en esta investigación,
A la Universidad Tecnológica por permitirme realizar mis estudios a través de la modalidad de Educación a Distancia
A la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A., que me permito utilizar la información para poder desarrollar esta tesis.
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3.1.1 Histórico Lógico ………. …… PAG. 28
INDICE
CAPITULO I.- EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 Planteamiento del Problema……… PAG. 6
1.1.1 Antecedente del Problema……… PAG. 7
1.2 Formulación del Problema………... PAG. 7
1.3 Sistematización del Problema………. PAG. 8
1.4 Objetivos ……… PAG. 8
1.4.1 Objetivo General ……… PAG. 8
1.4.2 Objetivos Específicos ……… PAG. 8
1.5 Justificación ……… PAG. 9
1.6 Limitaciones ……… … PAG. 9
1.6.1 Limitaciones de Tiempo ………... PAG. 9
1.6.2 Limitaciones de Recursos ………... PAG. 10
CAPITULO II.- MARCO TEORICO
2.1 Marco Teórico ……… PAG. 12
2.2 Marco Referencial ………... PAG. 14
2.3 Marco Legal ……… PAG. 18
2.4 Marco conceptual ……… PAG. 18
2.5 Formulación de la Hipótesis ………. PAG. 26
2.6 Variables ………..………. PAG. 26
2.6.1 Dependientes ...……… PAG. 26
2.6.2 Independientes ……….. PAG. 26
CAPITULO III.- METODOLOGIA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 Métodos de investigación .……… PAG. 28
3.1.2 Inductivo ………. PAG. 28
3.1.3 Deductivo ……… PAG. 28
3.2 Técnicas para la recopilación de información ………. PAG. 28
3.2.1 Observación directa ……….. ……… PAG. 29
3.2.2 Encuestas ………. PAG. 29
3.2.3 Tabulación y procesamiento de datos ………. …….. PAG. 29
3.2.4 Tratamiento estadístico ………. PAG. 29
3
CAPITULO IV.- SITUACION DIAGNÓSTICA
4.1. Naturaleza del Negocio ……… ……. PAG. 31
4.1.1 Misión Y Visión de la Empresa……… PAG. 31
4.2 Datos del Negocio ……… PAG. 32
4.3 Recursos ……… PAG. 32
4.3.1 Recursos Materiales y Tecnológicos………..……. PAG. 32
4.3.2 Recursos Humanos……… PAG. 33
4.3.2.1 Organigrama Estructural………... PAG. 40
4.4 Finalidad de la Empresa Grupo Microsistemas Jovichsa ... PAG. 42
4.4.1 Actividades Fundamentales ……….. PAG. 42
4.5 Análisis Foda de la Empresa Grupo Microsistemas jovichsa PAG. 43
4.5.1 Fortalezas ……… PAG. 43
4.5.2 Oportunidades ………. PAG. 43
4.5.3 Debilidades ………. PAG. 43
4.5.4 Amenazas ……… PAG. 44
4.6 Políticas Contables ………. PAG. 44
4.6.1 Políticas sobre la Presentación de Estados Financieros …. PAG. 44
4.6.2 Políticas sobre Propiedad Planta y Equipo ……… PAG. 44
4.6.3 Políticas sobre Documentación Contable ……….. . PAG. 45
4.6.3 Políticas sobre Cobros y Pagos ……… PAG. 45
4.7 Políticas Empresariales……… PAG. 45
4.8 Obligaciones ……… PAG. 48
4.9 Plan de Cuentas y Código de Cuentas……… PAG. 48
4.10 Encuestas y Resultados……… PAG. 60
CAPITULO V.- MARCO PROPOSITIVO
5.1 Manual de Procedimientos Contables …..………... PAG. 68
5.2 Objetivos ………. PAG. 68
5.3 Importancia ……… PAG. 69
5.4 Alcance ………. PAG. 71
5.5 Estructura Orgánica de la Empresa……….. PAG. 71
5.6 Políticas ……… PAG. 72
5.6.1 Políticas de Compras ……… PAG. 72
5.6.2 Políticas de Ventas ……… PAG. 72
5.6.3 Políticas Contables ……… PAG. 72
5.7 Responsables de su aplicación……….. PAG. 74
5.8 Beneficiarios …………..……….. PAG. 74
4
5.10 Funciones del personal del Departamento Adm. Financiero . PAG. 76
5.10.1 Descripción de Funciones ………... PAG. 76
5.11 Principales Procesos Contables …..………... PAG. 84
5.12. Flujogramas ……….. PAG. 92
5.12.1 Flujograma de Compras ……….. PAG. 92
5.12.2 Flujograma de Ventas ………. PAG. 93
CONCUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones ……….. PAG. 95
Recomendaciones ……… PAG. 96
BIBLIOGRAFIA
Bibliografía ……….. PAG. 98
5
CAPITULO
I
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1.1 Planteamiento del Problema
La empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A., tiene como actividad principal potenciar la capacidad y habilidad empresarial hacia la excelencia a través del uso de tecnología de vanguardia, servicios y sistemas de información de alta calidad, buscando siempre los mejores resultados para sus clientes. Viene trabajando en el Ecuador por más de 30 años brindando asesoramiento y acompañamiento profesional.
Esta empresa tiene su administración principal en la Provincia de Pichincha, Cantón Quito, Parroquia Eloy Alfaro, Av. Amazonas N42-88 y Tomas de Berlanga Edif. Fybeca 2do piso.
Los directivos de la institución están conscientes que los manuales de procedimientos son los que rigen los procedimientos, funciones y responsabilidades de cada empleado en la organización, es por esta razón que quieren realizar un manual de procedimientos contables para la empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) con él confían obtener la facilidad de toma de decisiones, y consecuentemente lograr un mejor manejo y funcionamiento del Departamento Contable, con un instrumento técnico que en la actualidad no existe en la empresa.
Por ello que realizar y difundir un manual de procedimientos contables, para determinar responsabilidades y funciones a cada empleado en la parte de su competencia, contribuirá a la potenciación de su rendimiento sobretodo del personal contable, les permitirá medir el grado en que los procedimientos de la Compañía son cumplidos y consecuentemente la productividad.
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El manual de procedimientos contables debe facilitar los siguientes aspectos:
• La inducción al personal nuevo, lo que reducirá el tiempo empleado en la familiarización de los procesos y operaciones.
• La estandarización de los procedimientos y los registros contables, disminuyendo la posibilidad de error por falta de conocimiento o de uniformidad con las políticas de la Organización.
• El control y supervisión de los estados financieros por parte de funcionarios de la Organización.
• Delimitación de funciones y responsabilidad del personal de los diferentes departamentos, como son el departamento administrativo, financiero, ventas, y operativo.
1.1.1 Antecedente del Problema
Los manuales de procedimientos administrativos y contables, así como el de funciones deben regir los procedimientos, funciones y responsabilidades de cada empleado en la organización.
Si bien la compañía dispone de manuales de procesos, de responsabilidades y funciones, los mismos no están actualizados y los empleados no están familiarizados con el contenido de los mismos.
El actual manual de procedimientos no cuenta con un detalle pormenorizado de políticas contables que permitan estandarizar los procedimientos y registros, actualmente estos se los realiza de manera habitual y/o mediante comunicación verbal.
1.2 Formulación del Problema
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1.2 Sistematización del Problema
¿Cuenta el GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) con un diagnóstico institucional actualizado?
¿Cuenta el GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) con políticas o directrices financieras?
¿Existe duplicación de funciones en el Área Financiera del GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS)?
¿Los resultados obtenidos son confiables? ¿La información es oportuna?
¿El sistema contable es eficiente?
1.4 Objetivos
1.4.1 Objetivo General
Actualizar y diseñar un Manual de Procedimientos Contables para la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. (GMS), mediante el uso organizado de herramientas Administrativas, Financieras para el mejoramiento sistemático de la empresa; con la finalidad de analizar, registrar y controlar las transacciones comerciales y determinar los beneficios reales de la empresa.
1.4.2 Objetivos Específicos
Desarrollar un diagnóstico de la situación actual de la empresa.
Determinar las funciones específicas de los trabajadores en general
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1.5 Justificación
Un manual de procedimientos contables es una herramienta de gestión para definir claramente los campos de responsabilidad de la función y posibilitar el control de la gestión financiera. Se trata de un instrumento imprescindible para la función contable, que contribuye fundamentalmente a los siguientes propósitos:
Se pretende con este trabajo de investigación realizar el fortalecimiento de las funciones del Departamento de Contabilidad.
Como todo manual de procedimientos contables para GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS), será una herramienta de guía permanente puesto que proporciona un ordenamiento razonable de la documentación para obtener un control real y eficaz de las operaciones realizadas a través del análisis y registro de la información.
Adicionalmente, el motivo primordial que ha llevado a ejecutar esta investigación es la obligatoriedad que la Universidad da al estudiante para ejecutar una práctica profesional que permita poner sus conocimientos técnicos e intelectuales en práctica y así poder obtener título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría.
1.6 Limitaciones
1.6.1 Limitaciones de Tiempo
10
1.6.2 Limitaciones de Recursos:
11
CAPITULO
II
12
2.1 Marco Teórico
1
Según el Lic. Wladimir Chacón Paredes “Los manuales de procedimientos son una causa integrada a los métodos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos”. Estos manuales de procedimientos, son
efectuados por el consej
personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. El manuales de procedimientos es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo, lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles, no se trata solamente de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos. Al hablarse de manuales de procedimientos como un proceso, se hace referencia a una cadena actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas
2
Duhat Kizatus Miguel A. define un Manual de Procedimientos como: " Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o
instrucciones sobr
3
3
Pudeleco Editores señala un Manual de Procedimientos Contables cumple con la manera más didáctica para la determinación de funciones a cada empleado.
los objetivos, función y finalidad de la contabilidad, para luego hacer un breve paso por la documentación mercantil y bancaria, además presenta conceptos
1
2 http://es.wikipedia.org/wiki/Manual_de_procedimientos 4
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de contabilidad y sus operaciones esenciales y desarrolla registros de procesos contables básicos que conducen a la elaboración, análisis e interpretación de Estados Financieros, finales, como son los Estados de Resultados de una empresa.
5
Catacora F. define que los Manuales de Contabilidad son por excelencia los comunicar y documentar los procedimientos contables y no contables. Consiste en la organización lógica y ordenada de todos los procedimientos identificados, bajo el esquema de una especie d
La finalidad de los manuales es que permiten plasmar la información clara, sencilla y concreta. A través de esta herramienta se orienta y facilita el acceso de información a los miembros de cumpliendo estrictamente los pasos para alcanzar las metas y objetivos obteniendo buenos resultados para la misma.
6
A. Reyes Ponce. Define un Manual de Contabilidad como "Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa".
7
5
http://www.monografias.com/trabajos16/procedimiento-administrativo/procedimiento-administrativo.shtml
6 http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/manuales-administrativos.html 7
http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/manuales-administrativos.html
14 8
8
http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/manuales-administrativos.html
Terry G. R. define un Manual de Contabilidad como "Un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".
Si se tiene estas referencias sobre el manejo y la utilización de manuales en las empresas considero muy importante la implementación de uno en la empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. para su mejor desenvolvimiento económico y laboral.
2.2 Marco Referencial
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS)
Historia de la empresa durante los años:
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) fundada como Microsistemas en 1978 por Chris Lubensky y Vinicio Jaramillo inicialmente orientada a la venta de microcomputadoras y servicios relacionados se formaron empresas para especializarse en servicios complementarios como:
Microsoft; enfoque en Desarrollo (Microelectrónica - Servicio técnico1980’s);
Microsistemas: enfoque en venta de equipos (microcomputadoras, PC’s, servidores);
Microsoft, enfoque en desarrollo de aplicaciones back-office 1991:
15
1994: Tras una negociación con Microsoft Corporation, las empresas se consolidan bajo el nombre Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. Las operaciones se centralizan en Quito y se refuerza el enfoque en ERP.
1999: Entre una situación macroeconómica cada vez más difícil y una incursión fallida en Perú, la empresa busca diversificar su portafolio. Se inicia la provisión de servicios de comunicaciones a clientes ERP, con la ayuda de Impsat como socio estratégico.
2001: Como parte de las iniciativas de diversificación, asumieron la distribución de GeneXus, de la empresa uruguaya Artech.
La empresa SSA Inc. es adquirida por nuevos accionistas y renombrada a SSA Global Technologies. Se cambia la imagen corporativa de la empresa, incluyendo el nombre comercial (de Grupo Microsistemas a GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS))
2002: Crece el enfoque en los servicios de comunicaciones, basados en tecnología pionera de seguridad centralizada.
2003: Se asume representación de Astaro, producto alemán de seguridades para Internet ampliamente galardonado. A base de esta tecnología, se logra el primer proyecto de seguridad centralizada para otro ISP (Impsat). SSA GT adquiere Baan, y cambia su nombre a SSA Global.
2005: Después de dos años de trabajo, se logra el segundo proyecto de seguridad centralizada (Telefónica).
16
2007: Infor centraliza la distribución de sus productos en Ecuador con la empresa Novatech. GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) mantiene sus servicios de consultoría y desarrollo.
2007: Se asume la representación de Tayana, empresa Indú de soluciones para empresas móviles. Impsat es adquirido por Global Crossing.
2008: GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) abre oficinas en Guayaquil. En Quito se crea el departamento de Nuevos Productos.
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) es el mejor socio de negocios para obtener un retorno sobre las inversiones informáticas. Durante 30 años de evolución continua, se ha mantenido cerca de sus clientes y sus necesidades, respondiendo con nuevas soluciones, tecnologías e ideas. Ellos cuentan con GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) para cumplir operaciones de misión crítica, incluyendo la implementación de sus aplicaciones empresariales, la automatización de procesos, sus comunicaciones en Internet y la seguridad de su información. Su manejo y comprensión de la complejidad de estos elementos permite contribuir al desarrollo de la habilidad empresarial de numerosos clientes alrededor de Latinoamérica.
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) comparte una relación a largo plazo con sus clientes, trabajando más como socio que proveedor. Su cultura les permite entender a fondo su negocio para lograr resultados.
La alternativa que GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) da a los clientes para poder reemplazar a varios proveedores que no logran coordinarse, por uno solo que se responsabiliza de forma completa por las comunicaciones y seguridades, los ha colocado en una posición de fuerte liderazgo y crecimiento.
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desempeño ante clientes, proveedores y socios. Para asegurar los mejores resultados es indispensable alinear las soluciones de Comunicaciones con las de Seguridades. Ahora esto es posible con el apoyo de GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS), el único proveedor que puede integrar ambos entornos y asumir una responsabilidad total ante el cliente. El portafolio de productos y servicio incluye:
Consultoría en estrategia informática: Tras un análisis completo de su infraestructura tecnológica, más un estudio sobre la operación y objetivos empresariales, GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) presenta un plan estratégico para la implementación de las políticas y herramientas a nivel de comunicaciones y seguridades.
Telecomunicaciones: Como Proveedor de Servicios de Valor Agregado, integramos soluciones de transmisión de datos y acceso a Internet. Con la flexibilidad que proveen alianzas con los principales Portadores del país, podemos ofrecer las mejores alternativas en cobertura y costo. Adicionalmente, somos pioneros en soluciones de Seguridad Centralizada, para asegurar el tráfico de clientes aunque no tengan protección propia
Administración de capacidad: Sea para un proveedor de servicios o para una red corporativa, las soluciones de Allot Communications, empresa israelí líder en el segmento, permiten una administración completa sobre el ancho de banda contratado. De esta forma se puede optimizar su uso, y evitar gastos en capacidad innecesaria.
Seguridad perimetral: Ofrece el balance perfecto entre protección robusta y simplicidad administrativa con Astaro, solución alemana ampliamente galardonada. Su funcionalidad UTM asegura filtros completos de contenido de correo electrónico y navegación, más toda la protección de red, tanto entre segmentos internos como hacia el exterior.
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con Kaspersky, producto ruso considerado por múltiples analistas como el más efectivo del mundo, ofrece una protección completa contra malware, sea en estaciones de trabajo, dispositivos móviles, servidores de archivos o aplicaciones, servidores de correo y firewalls.
Lo mejor de aplicar manuales contables es desarrollar información que incorpore soluciones técnicas de manera clara y estructurada, para obtener resultados oportunos y que la toma de decisiones en la empresa sea la mejor para su correcto funcionamiento y crecimiento.
2.3 Marco Legal
Consta de los siguientes documentos que se los detalla en el anexo 1
- Constitución de la Compañía - RUC
- Nombramientos
- Nómina de Accionistas - Código de Tributación - Ley de Servicios
2.4 Marco Conceptual
9
9
http://www.google.es/webhp?sourceid=navclient&hl=es&ie=UTF-8#hl=es&rlz=1W1GGLL_es&site=webhp&q=Auditoria&tbs=dfn:1&tbo=u&sa=X&ei=OXbtTeC3OMfL 0QGHnfWqAQ&sqi=2&ved=0CCcQkQ4&bav=on.2,or.r_gc.r_pw.&fp=b15a1f344b11ebe1&biw=1179 &bih=70
Auditoría
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Inspección, interna o externa, de los distintos procesos académicos o de gestión. Es un término que se incorpora del mundo empresarial y judicial. Se refiere al proceso de evaluación de una institución o programa. También denominada auditoría de calidad.
10
10
http://www.mailxmail.com/curso-facturacion-cobros-pagos-impuestos/cheques-comprobantes-egreso
Cheque
El cheque es un título valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
Jurídicamente el cheque es un título valor a la orden o al portador y abstracto en virtud del cual una persona, llamada librador, ordena incondicionalmente a una institución de crédito, que es librado, el pago a la vista de una suma de dinero determinada a favor de una tercera persona llamada beneficiario.[1] Los cheques son utilizados por la mayoría de empresas para realizar el pago a sus proveedores, a sus empleados y demás acreedores, con el objetivo de llevar un adecuado control de los desembolsos realizados, pues todos estos movimientos, en algún momento pueden estar sujetos a una auditoria para verificar el adecuado manejo de los fondos. Para un mejor control de los egresos algunas compañías acostumbran registrar en las instituciones bancarias doble firma, de esta forma se aseguran que sean dos personas las que decidan los pagos.
20
Otra medida de seguridad, una vez emitido el cheque y para evitar cualquier alteración en el valor, se recomienda cubrir el valor en letras con cinta adhesiva transparente, cuando se trata de dinero no están demás todas estas precauciones.
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Comprobantes de Egreso
Los comprobantes de egreso son documentos que se utilizan en la Contabilidad de las empresas para conocer en detalle, la fecha, a quién se paga, el concepto, el valor y las cuentas que son afectadas en la zona de contabilización, estos formularios por lo general son pre impresos, constan de un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo y van acompañando a los cheques emitidos y a las facturas o liquidaciones de compras.
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11 http://www.mailxmail.com/curso-facturacion-cobros-pagos-impuestos/cheques-comprobantes-egreso 12
http://www.mailxmail.com/curso-facturacion-cobros-pagos-impuestos/comprobantes-ingreso-papeletas-deposito
Comprobantes de Ingreso
Todo ingreso de dinero a la empresa debe tener como respaldo un comprobante de ingreso donde se describa la fecha, el valor, el concepto del valor ingresado y las firmas de responsabilidad, estos documentos deben estar pre numerados y reservar una zona para registrar un asiento contable, además deben estar conformados por un original para Contabilidad y una copia para el archivo consecutivo.
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Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
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Factura
Una factura es un documento que respalda la realización de una operación económica, que por lo general, se trata de una compraventa. En otras palabras, una factura es el documento a través del cual una persona que vende puede rendir cuentas, de forma instrumentalizada, al contrato de compraventa comercial. En términos simple sería una boleta pero más completa, con una serie de requisitos e información como veremos.
Las facturas, además de probar una transacción de compra o venta debe contar con ciertos datos de las partes, así como también, la clase de producto vendido y su cantidad, o bien el tipo de servicio prestado, el número y la fecha de emisión. Además, una factura, debe mostrar el precio total y unitario de la transacción, los diferentes gastos que pueden deberse a diversos conceptos y que deben abonarse al comprador, así como también, en caso de que suceda, los impuestos que la compraventa implique.
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Consiste en representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio d
Flujogramas
13 http://www.gerencie.com/conciliacion-bancaria.html 14 http://www.misrespuestas.com/que-es-una-factura.html 15
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16
Liquidación en compras
Las liquidaciones de compras de bienes o prestación de servicios sustentan la adquisición puesto que son emitidas por el adquirente. Se utilizan cuando el comprador adquiera bienes o servicios a extranjeros no residentes y a personas naturales imposibilitadas de emitir un comprobante de venta.
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El Manual de Procedimientos contiene una descripción precisa de cómo deben desarrollarse las actividades de cad
Manual de Procedimientos
interno, del que se debe registrar y controlar las copias que de los mismos se realizan. Complementando al manual de procedimientos, están las instrucciones de trabajo que completan o detallan los procedimientos, ya que se utilizan para documentar procesos específicos.
18
Manuales Contables
Hace mención a la importancia del conocimiento de las funciones básicas de la contabilidad, como un medio para tomar decisiones rápidas y acertadas.
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Mayores
Las mayores contables muestran información de todos los asientos de una cuenta para los períodos contables actuales
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Las notas de crédito son documentos que se emiten para anular operaciones, aceptar devoluciones y conceder descuentos o bonificaciones.
Notas de Crédito
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code=18
17 http://es.wikipedia.org/wiki/Manual_de_procedimientos 18 http://www.contactopyme.gob.mx/promode/conta.asp
19 http://wiki.e-conomic.es/doku.php/mayores_contables:las_mayores_contables 20
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Notas de Pedido
Es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra a otro comerciante. Obliga al comprador si el vendedor se ajusta al pedido en calidad y cantidad, y no obliga al vendedor si el comprador no se ajusta a lo ofrecido por aquel en sus listas de precios, circulares u ofertas.
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Papeletas de depósito
Cuando las empresas o las personas naturales realizan depósitos bancarios, las entidades bancarias, siempre acostumbran entregar una papeleta de depósito como constancia de la transacción realizada, es así que para un control adecuado de los ingresos de la empresa, cada comprobante de ingreso debe ir acompañado de la papeleta de depósito respectiva
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Se le llama presupuesto al cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período, por lo general en forma anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas o instituciones cuyos planes y programas se formulan por término de un año.
Presupuesto
Elaborar un presupuesto permite a la organizaciones privadas o l consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir
21 http://www.soloeconomia.com/empresas/pedido-nota.html
22
http://www.mailxmail.com/curso-facturacion-cobros-pagos-impuestos/comprobantes-ingreso-papeletas-deposito
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24
puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un
En el ámbito del que detalla el coste que tendrá un servicio en caso de realizarse. El que realiza el presupuesto se debe atener a él, y no puede cambiarlo si el cliente acepta el servicio.
El presupuesto se puede cobrar o no, en caso de no ser aceptado. El presupuesto puede considerarse una parte del clásico ciclo administrativo que consiste en planear, actuar y controlar (o, más específicamente, como una parte,
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Procedimientos
El o un procedimiento es el modo de ejecutar determinadas acciones que suelen realizarse de la misma forma, con una serie común de pasos claramente definidos, que permiten realizar una ocupación, trabajo, investigación, o estudio, se puede aplicar a cualquier empresa.
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Recibos de Caja
El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan as: Una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
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A través de ésta aplicación es posible llevar a cabo un efectivo control automatizado de los gastos generados por los empleados de cualquier
Reporte de Gastos
24 http://es.wikipedia.org/wiki/Procedimiento
25 http://www.buenastareas.com/ensayos/Recibo-De-Caja/7813.html 26
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empresa, tales como viajes, transporte, tarjetas de crédito, gastos de representación, etc.
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http://www.mailxmail.com/curso-facturacion-cobros-pagos-impuestos/retenciones-fuente-impuesto-renta
Retenciones en la Fuente
Las retenciones en la fuente del impuesto a la renta, son porcentajes que se deben aplicar según disposiciones de la administración tributaria a los subtotales de las facturas que recibe la empresa antes de proceder al pago de las mismas.
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2.5 Formulación de la Hipótesis
Con la implementación de un Manual de Procedimientos Contables la empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A., obtendrá información económica y financiera, en forma confiable y oportuna la misma que asegurará el cumplimiento de las disposiciones legales y la correcta toma de decisiones.
2.6 Variables
2.6.1 Dependientes
• Manual de Procedimientos Contables
2.6.2 Independientes
• Información
• Resultados
• Funciones del Personal
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CAPITULO
III
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3.1 Métodos de investigación
Los métodos científicos que se utilizarán para el desarrollo del presente trabajo de investigación son:
3.1.1 Histórico Lógico
Este proceso de investigación y esclarecimiento permitirá revisar el pasado, y buscar soluciones para el presente y futuro de la empresa.
La investigación se basa en el estado real y concreto de la empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A., poniendo de manifiesto la lógica interna de su desarrollo.
Inductivo Deductivo
3.1.2 Inductivo
Este método consiste en tomar conclusiones particulares para de ellas considerar explicaciones generales. En consecuencia permite analizar, las causas y EL porqué se producen estos problemasen las unidades contables y en el caso específico en el Departamento de Contabilidad de la empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
3.1.3 Deductivo
Este método es opuesto al anterior, ya que permite tomar conclusiones generales del problema para llegar a conclusiones especificas oparticulares.
3.2 Técnicas para la recopilación de información
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3.2.1 Observación directa
Este método permite observar de manera directa lo que ocurre en la empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. , y lo que se debe cambiar.
3.2.2 Encuestas
Técnica que permitirá recolectar información de personal especializado de la empresa, para conocer sus fortalezas y debilidades, en definitiva, contar con un criterio técnico de los requerimientos institucionales, razón por la cual se lo aplicara de manera exclusivaa los gerentes.
3.2.3 Tabulación y procesamiento de datos
Procedimiento técnico que sirve para determinar los procedimientos para la codificación y tabulación de la información para el recuento, clasificación y ordenar la información en tablas o cuadros, que faciliten el análisis de resultados.
3.2.4 Tratamiento estadístico
Con la información procesada se realizará el análisis de cada dato, de acuerdo a las fórmulas estadísticas aprendidas hasta la actualidad considerando el más conveniente y el que se adapte a esta investigación.
3.3 Población y Muestra
30
CAPITULO
IV
31
4.1. Naturaleza del Negocio
La empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A., tiene como actividad principal la de potenciar la capacidad y habilidad empresarial hacia la excelencia a través del uso de tecnología de vanguardia, servicios y sistemas de información de alta calidad,” buscando siempre los mejores resultados para sus clientes. Viene trabajando en el Ecuador por más de 30 años brindando asesoramiento y acompañamiento profesional.
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) comparte una relación a largo plazo con sus clientes, trabajando más como socio que proveedor. Su cultura les permite entender a fondo su negocio para lograr resultados.
La alternativa que GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS) da a los clientes el poder reemplazar a varios proveedores que no logran coordinarse, por uno solo que se responsabiliza de forma completa por las comunicaciones y seguridades, los ha colocado en una posición de fuerte liderazgo y crecimiento.
Las redes empresariales se han convertido en uno de los pilares sobre los cuales opera el negocio. Su debida configuración puede ser determinante de desempeño ante clientes, proveedores y socios. Para asegurar los mejores resultados es indispensable alinear las soluciones de Comunicaciones con las de Seguridades. Ahora esto es posible con el apoyo de GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS), el único proveedor que puede integrar ambos entornos y asumir una responsabilidad total ante el cliente.
4.1.1 Misión y Visión de la Empresa
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Visión.- Solucionar eficazmente las necesidades de medios alternativos de las empresas. Con personal altamente calificado, que siempre está a la vanguardia de sus necesidades.
4.2 Datos del Negocio
Nombre de la Empresa: GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. (GMS)
Representante Legal: Esteban Earl Lubensky Jaramillo
RUC: 1790590542001
Dirección: Av. Amazonas N42-88 y Tomas de Berlanga
Teléfono: 3993000
Página Web: www.gms.com.ec
4.3 Recursos
La empresa GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A. para cumplir con los servicios y metas propuestas, cuenta con:
• Recursos Materiales y Tecnológicos
• Recursos Humanos
4.3.1 Recursos Materiales y Tecnológicos
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Entre los recursos materiales se cuenta con implementos de primera categoría, tales como:
• Computadoras
• Impresoras
• Mobiliario en General
• Copiadoras
• Sumadoras
4.3.2 Recursos Humanos
Este es el recurso más importante que posee la empresa ya que de él ha dependido y continúa haciéndolo, depende el correcto funcionamiento, manejo y operación del negocio ya que tiene 65 empleados a nivel general.
Las funciones desempeñadas por cada persona se encuentran establecidas en el manual vigente desde 1990 y son las siguientes:
Junta de Accionistas
La junta de accionistas es el máximo organismo institucional yestá encargado de realizar todos los acuerdos y asuntos relacionados a la empresa la misma que debe cumplir con las siguientes funciones:
• Conocer y aprobar el balance general, que irá acompañado del estado de pérdidas y ganancias y de los informes sobre los negocios que sean presentados por el Gerente General, el Contador y los auditores externos en caso de existir.
• Determinar la forma de reparto de los beneficios sociales, tomando a consideración la propuesta realizada por la Administración.
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• Toma de decisiones en cuanto a prórroga del contrato social, de la disolución anticipada, del aumento o disminución de capital suscrito o autorizado, y de cualquier reforma de los estatutos sociales.
• Selección de auditores externos en caso de ser requeridos.
• Ejercer las demás funciones que estén establecidas en la ley y en los estatutos de la empresa.
Presidencia
El presidente está encargado del manejo en general de la empresa y su responsabilidad es la toma de decisiones para el mejor desenvolvimiento dentro de la misma entre sus funciones tenemos las siguientes:
• Presidir todas las reuniones del Comité de Empresa, siendo su ordenador. Concederá la palabra a quienes lo soliciten y la retirará cuando la intervención no se refiera al Orden del Día, al asunto que viniera discutiendo o falte al respeto a cualquiera de los restantes miembros del Comité. Cerrar la discusión y someter a votación las propuestas debatidas.
• Realizará en este sentido cuantas gestiones le sean encomendadas por los socios.
• Coordinar las relaciones entre la Empresa y los socios, así como entre aquél y cualquier otro organismo público o privado con el que se haya de tratar.
• Presentar informes, propuestas e ideas a los Socios.
• Formalizar con su firma cuantos documentos se emitan de los Socios.
• Promover la convocatoria de las reuniones extraordinarias.
• Dar el visto bueno a las actas de las sesiones de la Empresa.
• Participar en las discusiones de la Empresa en la misma calidad que el resto de los miembros, procurando ecuanimidad en sus intervenciones
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• Designar al/la Vicepresidente/a, que habrá de sustituirle en caso de ausencia, enfermedad, vacante o delegación.
• Cumplir y hacer cumplir los acuerdos tomados en las reuniones de los Socios.
• Cualquier otra función que, en relación a su cargo, le atribuyan los Socios.
Gerencia General
Para responder a sus responsabilidades, el cargo conlleva el cumplimiento de las siguientes funciones:
• Planificar, coordinar y controlar las gestiones de cada área
• Participar y mantener una comunicación continua con todo el personal
• Asegurar una buena relación y servicio al cliente
• Propiciar la comunicación con proveedores para mantener el desarrollo del producto
• Realizar revisiones periódicas del movimiento financiero de la empresa
• Preparar presentaciones periódicas de ventas
• Desarrollar estudios periódicos para ventas
• Generar apoyo a negocios críticos.
Gerente Administrativo Financiero
Para responder a sus responsabilidades, el cargo cumple con las siguientes funciones:
• Controlar, actualizar y mejorar los procesos de la empresa, a través del Manual de Procesos y la coordinación con responsables de procesos.
• Manejar las actualizaciones de las Descripciones de Cargos de la empresa y el entendimiento de los empleados acerca del mismo.
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• Realizar sondeos internos periódicos para medir satisfacción y compromiso del cliente interno
• Identificar las necesidades de capacitación y programación de seminarios, cursos y talleres para los empleados
• Establecer presupuestos para su área
• Realizar la inducción a personal nuevo y refuerzo periódico del personal antiguo
• Controlar el archivo y documentación de bienes, programas y documentos
• Controlar el mantenimiento preventivo del recurso físico de la empresa
Gerente de Aplicaciones y Desarrollo
Para responder a sus responsabilidades, el cargo conlleva el cumplimiento de las siguientes funciones:
• Efectuar seguimiento de avance de proyectos
• Asignar recursos para la ejecución de proyectos
• Planificar recursos, asignar trabajo a consultores
• Supervisar la correcta ejecución de proyectos y cumplimiento económico
• Dirigir y conseguir las herramientas necesarias para ejecutar proyectos
• Coordinar con departamento técnico la obtención de herramientas o cooperación en proyectos
• Establecer presupuestos para su área
• Aprobar la facturación hacia clientes de proyectos asignados
• Autorizar cambio de prioridades o su establecimiento en consultoría
• Velar por el cumplimiento de metodología de trabajo
• Co-participar con directores de proyectos en diseño de soluciones
• Contratar servicio de externos en ejecución de proyectos velando por la rentabilidad de la empresa.
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• Solicitar logística de viajes a secretaría, para sus subordinados. Aprobar solicitud de gastos de viaje y liquidación de los mismos.
• Desarrollar e implementar una metodología de trabajo
• Definir estándares y políticas de programación
• Establecer presupuestos para su área
• Definir herramientas de trabajo: lenguajes, plataformas y facilidades.
• Co-participar con analistas en el diseño y análisis de requerimientos.
• Desarrollar programación
• Aprobar el análisis y diseño de requerimientos
• Supervisar de personal asignado
• Supervisar la correcta documentación de todo tipo de trabajo
• Coordinar con los clientes la entrega de trabajos, documentación, pruebas y actas de entrega-recepción
• Coordinar con consultores las pruebas y la aceptación de requerimientos funcionales
• Autorizar cambios de prioridades
• Revisar Órdenes de Requerimiento antes de que el programador realice el trabajo: tiempos, valores para cotizar al cliente, prioridades y asignación de recursos.
• Aprobar Ordenes de Requerimiento y Hojas de Atención luego de terminado el trabajo de desarrollo.
• Definir los nombres o códigos de programas a despachar.
Gerente de Tecnología
Para responder a sus responsabilidades, el cargo cumple con las siguientes funciones:
Rediseñar las estrategias tecnológicas
Diseñar productos y servicios de tecnología
Investigar tecnologías informativas
Planificar y controlar la productividad del área tecnológica
38 Establecer presupuestos para su área
Organizar y dirigir el departamento
Dar soporte a usuarios y clientes
Desarrollar y mantener los recursos informáticos de la empresa
Solicitar logística de viajes a secretaría, para sus subordinados.
Aprobar solicitud de gastos de viaje y liquidación de los mismos.
Gerente de Relaciones Empresariales
Para responder a sus responsabilidades, el cargo cumple con las siguientes funciones:
Identificar los proyectos de venta
Realizar seguimiento y apoyo a proyectos de venta
Identificar los proyectos de mercadeo
Realizar seguimiento y apoyo a proyectos de mercadeo
Apoyar a funciones de Help Desk
Preparar y manejar el Plan de Mercadeo
Preparar, ejecutar y controlar el presupuesto económico departamental.
Establecer prioridades semanales de los negocios a cargo de Líderes de Proyecto y Gerentes de Producto
Revisar de cartera
Analizar los requerimientos del Departamento.
Contabilidad General
Para responder a sus responsabilidades, el cargo cumple con las siguientes funciones:
• Realizar flujo diario de caja
• Gestionar la cobranza a clientes
• Pagar impuestos / IESS.
• Realizar rol de pagos y pago de décimos.
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• Revisar de costos
• Controlar la facturación
• Realizar balances generales y de pérdidas y ganancias
• Realizar avisos de entrada y salida
• Analizar Balances y de Gastos
• Realizar los seguros de equipos
• Planificar y Controlar sobre inversión.
• Realizar cualquier otra labor contable, administrativa, financiera solicitada por superiores.
Asistencia Contable
Para responder a sus requerimientos, el cargo cumple con las siguientes funciones:
• Realizar facturación
• Contabilizar de facturas a clientes y proveedores
• Emitir Cheques
• Emitir comprobantes de egreso e ingreso
• Contabilizar comprobantes de ingreso : pagos de clientes
• Contabilizar anticipos y gastos de viaje
• Realizar archivo
• Realizar el cuadro de comisiones
• Realizarel formato porcentual de comisiones
• Emitir cartas al IESS por débitos bancarios
• Realizar notas de débito : reposición de gastos
• Realizar notas de crédito
• Realizar asientos contables en general
• Realizar reposiciones de caja chica
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4.3.2.1 Organigrama Estructural
El Organigrama Estructural de Grupo Microsistemas pretende ser un útil instrumento de organización, que proporcione una imagen formal de la misma, dotando de una correcta distribución y orden de las partes importantes de la empresa, que constituyen a la vez un todo monolíticamente solidario, facilitando su conocimiento y constituyendo una fuente de consulta oficial.
41
APLICACIONES Y DESARROLLO
APLICACIONES Y DESARROLLO DEPARTAMENTO DE FINANCIERA
ASISTENCIA CONTABLE
GERENCIA DE GERENCIA DE
TECNOLOGIA
GERENCIA DE
DEPARTAMENTO DE VENTAS
DEP, DE COMUNICACIONES SEGURIDADES Y CANALES GERENCIA ADMINISTRATIVA
RELACIONES EMPRESARIALES
JUNTA DE ACCIONISTAS
PRESIDENCIA
GERENCIA GENERAL
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4.4 Finalidad de la Empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A.
La finalidad de la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. es potenciar la capacidad y habilidad empresarial hacia la excelencia a través de tecnología de vanguardia, servicios y sistemas de información de alta calidad, son quienes buscan siempre los mejores resultados para sus clientes.
4.4.1 Actividades Fundamentales
La Empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. se dedica a tres actividades básicamente
• SEGURIDAD INFORMÁTICA.- La información empresarial está sujeta a más riesgos de lo que pueda haberse considerado. Con esta herramienta la empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. pretende proteger a todas las empresas de posibles saboteadores o ladrones que buscan en la web la manera de hacer daño.
• SERVICIO DE INTERNET.- El servicio de Internet incorpora la tecnología más desarrollada del país para el control de amenazas en el Internet. Además de proteger a los clientes, esto asegura que los circuitos mantengan un rendimiento superior al de otras alternativas disponibles.
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4.5 Análisis Foda de la Empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A.
Con la participación de las principales autoridades de la empresa se logró determinar los siguientes resultados.
4.5.1 Fortalezas
- Prestigio bien ganado en los 30 años de vida institucional
- Personal actualizado y preparado con un desarrollo empresarial constante
- Trabajos de calidad y oportunidad - Instalaciones adecuadas
- Organización Administrativa eficiente - Estabilidad de su cuerpo de trabajadores - Sueldos adecuados a cada actividad - Motivaciones de diferente naturaleza - Oportunidad en el pago de los sueldos
4.5.2 Oportunidades
- Crecimiento tecnológico permanente - Mercado potencialmente grande
- Experiencia en el mercado en la venta de seguridades para el computador
4.5.3 Debilidades
- Falta de políticas sobre los servicios
- Falta de actualización en los manuales de procedimientos y funciones contables
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4.5.4 Amenazas
- La competencia desleal
- Las políticas de Estado que pudieren afectar al sector
4.6 Políticas Contables
4.6.1 Políticas sobre la Presentación de Estados Financieros
Las directrices fundamentales que rigen la buena marcha de la entidad se encuentran respaldadas por las siguientes políticas que han sido dictadas por su Gerente General, las mismas que se encuentran amparadas en políticas nacionales, reglas o directrices internacionales y son entre las principales las siguientes:
Presentación de las Cuentas de Balance: Para una mejor comprensión del balance se presenta en función a la liquidez es decir Activos, Pasivos y Patrimonio.
Presentación de las Cuentas de Resultados: Los ingresos y los gastos se presentan en base a los resultados operacionales ya que este determina si existe una pérdida o ganancia.
4.6.2 Políticas sobre Propiedad Planta y Equipo
Depreciación: Se calcula por meses completos.
Método de Depreciación: El método utilizado es el de línea recta.
45
4.6.3 Políticas sobre Documentación Contable
Todos los documentos se los debe mantener en un archivo debida y cronológicamente ordenado con sus respectivos soportes al cual solamente el Departamento Contable tiene acceso a esta información, ya que la misma es designada comoconfidencial.
4.6.3 Políticas sobre Cobros, Pagos y Depósitos
En lo que respecta a los cobros a clientes el dinero recaudado ya sea en efectivo o cheque, debe ser depositado al siguiente día de su recaudación, con los debidos soportes y respaldos que lo sustenten fehacientemente.
Sobre los pagos a proveedores estos se realizan con el ingreso previo el control pertinente de la factura y su respectiva aprobación dentro de un plazo no mayor a 15 días.
4.7 Políticas Empresariales
Los empleados son responsables de realizar su trabajo orientados por la misión empresarial, es decir, vigilando las estrategias comerciales, superando las expectativas del cliente y buscando su rentabilidad sin infringir la política de rentabilidad propia de Grupo Microsistemas Jovichsa S.A.
Todo el personal está obligado a reportar incidentes a Help Desk si previamente el Cliente no lo ha hecho para cumplir con el servicio de excelencia de Grupo Microsistemas Jovichsa S.A., tomando en cuenta que no es un producto más sino una estrategia de empresa
46 Todos los empleados deberán registrar sus actividades en la Agenda de Lotus Notes ya que este control permitirá utilizar de manera optima la planificación del uso de sus recursos.
Para la presentación de productos y servicios ofrecidos por la empresa, el empleado deberá regirse a las normas establecidas en el Manual de Identidad Corporativa.
Los empleados deben cuidar su presentación personal y guardar la debida cultura tanto en lenguaje como en comportamiento, reflejando su buena educación y costumbres.
La empresa exige compañerismo y buenas relaciones personales, descartando malas referencias, sobrenombres, chismes y comentarios infundados.
Está prohibido fumar en la jornada laboral en oficinas.
El personal debe respetar los estándares internos establecidos en cuanto a software, estando prohibido instalar paquetes no autorizados.
Los empleados son responsables de mantener la seguridad e integridad física y de información que dispone la empresa para su productividad y bienestar.
Los empleados deben ser formales en sus acuerdos con el resto de empleados y con los clientes, manteniendo la puntualidad, documentación y seriedad de sus actos y ofrecimientos en todo momento.
47 Todos los empleados que originen documentación tanto interna como
externa, tienen la obligación de garantizar el adecuado archivo de la misma.
Todo individuo deberá hacer lo posible por efectuar sus propias llamadas.
Toda venta requiere un análisis de retorno sobre la inversión para el cliente.
Los documentos (cotizaciones, propuestas, notas de pedidos, contratos, etc.) deberán ser entregados al cliente personalmente por el individuo encargado del proceso de venta.
Los trabajos realizados por los empleados deberán, en caso de que el cliente requiera trabajos adicionales, ser documentados de acuerdo a los manuales vigentes en la empresa.
Los empleados no podrán hacer trabajos o proveer servicios de ninguna índole que entre en competencia con los que brinda la empresa, ni recomendar a competidores
El tiempo es nuestro activo, por lo tanto, todos los funcionarios utilizaran su tiempo en la forma más eficiente y productiva posible mediante una buena planificación y ejecución de sus actividades.
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4.8 Obligaciones
Las obligaciones de la Empresa Grupo Microsistemas Jovichsa S.A. son las siguientes:
Obligaciones Fiscales
- Declaración mensual de IVA
- Declaración mensual de Retención en la Fuente - Declaración anual de Impuesto a la Renta
- Declaración mensual de anexos transaccionales
- Declaración anual de anexo de Relación de Dependencia
Obligaciones Patronales
- Tener el número Patronal
- Afiliación de todos los empleados al IESS
- Registro de contratos en el Ministerio de Trabajo
- Pago de aportes, préstamos y Fondos de Reserva al IESS
4.9 Plan de Cuentas y Código de Cuentas
PLAN DE CUENTAS
GRUPO MICROSISTEMAS JOVICHSA S.A.
GRU PO
CI
A C/C CUENTA DESCRIPCION
CDS SELECCIÓ N T/C TA ACTIVO ACTIVO CORRIENTE
M 15 000 1.110.11 CAJA GENERAL AS D
M 15 000 1.110.12
CAJA CHICA MOVILIZACION
RECEPCION AS D
M 15 000 1.110.13
CAJA CHICA SERVICIO AL CL
TECNICO AS D
M 15 000 1.110.15 CAJA CHICA GYE AS D
M 15 000 1.110.34 AMERICAN EXPRESS
M 15 000 1.110.35 PRODUBANCO AS D
49
M 15 000 1.110.37 PICHINCHA AS D
M 15 000 1.110.38 MM JARAMILLO ARTEAGA (corriente) AS D M 15 000 1.110.39 MM JARAMILLO ARTEAGA (ahorros) AS D
M 15 000 1.110.40 INTERNACIONAL AS D
M 15 000 1.110.41 PACIFICO AS D
M 15 000 1.110.44 BOLIVARIANO AS D
M 15 000 1.110.42 CLUB VIP AS D
M 15 000 1.110.43 CONCLINA C.A AS D
TOTAL DISPONIBLE
M 15 000 1.120.10 CLIENTES NACIONALES AS D
M 15 000 1.120.11 PROVISION CXC AS D
M 15 000 1.120.20 CLIENTES EXTRANJEROS AS D M 15 000 1.120.24 ANTICIPO POR GARANTIAS AS D
M 15 000 1.120.25
ANTICIPO PROVEEDORES
NACIONALES AS D
M 15 000 1.120.26
ANTICIPO PROVEEDORES
EXTRANJEROS AS D
M 15 000 1.120.30 PERSONAL AS D
M 15 000 1.120.35 ANTICIPO GASTOS DE VIAJE AS D
M 15 000 1.120.40 DEUDORES VARIOS AS D
M 15 000 1.120.41 CUENTAS POR COBRAR SOCIOS AS D M 15 000 1.120.50 - PROV.CUENTAS INCOBRABLE AS D M 15 000 1.120.60 IMPUESTOS ANTICIPADOS AS D M 15 000 1.120.61 IMPT. RETENIDOS AÑOS ANTE AS D M 15 000 1.120.62 IMPUESTOS RETENIDOS 1999 AS D
M 15 000 1.120.63 IVA COMPRAS AS D
M 15 000 1.120.64 IMPTO. CIRCULACION CAPITA AS D M 15 000 1.120.65 CREDITO FISCAL IMP. RENTA 1% AS D M 15 000 1.120.66 CREDITO FISCAL IMP. RENTA 2% AS D
M 15 000 1.120.67 RETENCION IVA AS D
M 15 000 1.120.68
RETENCION TRANSFERENCIAS AL
EXTERIOR AS D
M 15 000 1.120.69 INVENTARIOS ARTECH AS D M 15 000 1.120.70 INVENTARIOS ASTARO AS D
M 15 000 1.120.71 INVENTARIOS CISCO AS D
M 15 000 1.120.72 INVENTARIOS KASPERSKY AS D
M 15 000 1.120.73 INVENTARIOS ALLOT AS D
M 15 000 1.120.75 INVENTARIOS IMONITOR AS D M 15 000 1.121.01 IVA COMPRAS BIENES 12% AS D M 15 000 1.121.02 IVA COMPRAS SERVICIOS 12% AS D M 15 000 1.121.03 IVA COMPRAS ACTIVOS 12% AS D M 15 000 1.121.04 IVA REEMBOLSO GASTOS 12% AS D M 15 000 1.121.05 IVA IMPORTACION BIEN 12% AS D M 15 000 1.121.06 IVA IMPORTACION SERVIC12% AS D M 15 000 1.121.07 IVA IMPORTAC ACTIVOS 12% AS D
TOTAL ACTIVO CORRIENTE
ACTIVO FIJO
M 15 000 1.210.10 MUEBLES Y ENSERES AS D
50 M 15 000 1.210.20 EQUIPOS DE OFICINA AS D M 15 000 1.210.25 EQUIPO DE COMPUTACION AS D M 15 000 1.210.40 -DEPREC.ACUM.MUEBLES Y EN AS D M 15 000 1.210.45 -DEPREC.ACUM.SOFTWARE ADQ AS D M 15 000 1.210.50 -DEPREC.ACUM.EQUIPOS DE O AS D M 15 000 1.210.55 -DPREC.ACUM.EQ.COMPUTACIO AS D
M 15 000 1.310.00 ACTIVOS DIFERIDOS AS D
M 15 000 1.310.01 ACTIVOS DIFERIDOS PUBLICIDAD AS D M 15 000 1.310.02 CAPACITACION PREPAGADA AS D M 15 000 1.310.03 SEGUROS PREPAGADOS AS D M 15 000 1.310.04 IMPUESTOS PREPAGADOS AS D M 15 000 1.310.05 SERVICIOS PREPAGADOS AS D M 15 000 1.310.10 PERDIDAS DIFERIDAS AS D M 15 000 1.310.15 DESARROLLO DE SOFTWARE AS D M 15 000 1.310.20 AMORTIZ. ACUM. ACT. DIFER AS D M 15 000 1.310.30 AMORT. ACUM. PERD. DIFERI AS D
M 15 000 1.310.40 ACTIVOS TRANSITO AS D
TOTAL ACTIVO FIJO
T O T A L A C T I V O
P A S I V O
PASIVO CORRIENTE
M 15 000 2.110.10 PROVEEDORES NACIONALES LI D M 15 000 2.110.11 PROVISION PROV. NACIONALES LI D M 15 000 2.110.12 PROVISION IMPORTACIONES LI D M 15 000 2.110.20 PROVEEDORES EXTRANJEROS LI D M 15 000 2.110.21 PROV. PROV.EXT SSA LI D M 15 000 2.110.22 PROV. PROV.EXT ARTECH LI D M 15 000 2.110.23 PROV. PROV.EXT ASTARO LI D M 15 000 2.110.24 PROV. PROV.EXT KASPERSKY LI D M 15 000 2.110.25 PROV. PROV.EXT ALLOT LI D M 15 000 2.110.29 PASIVO DEVENGADO LI D
M 15 000 2.110.30 ANTICIPO CLIENTES LI D
M 15 000 2.110.40 OBLIGACIONES FINANCIERAS LI D
M 15 000 2.110.51 NOMINA POR PAGAR LI D
M 15 000 2.110.52 DECIMO TERCER SUELDO LI D M 15 000 2.110.53 DECIMO CUARTO SUELDO LI D M 15 000 2.110.54 PROVISIONES VACACIONES LI D M 15 000 2.110.55 PARTICIPACION 15% TRABAJA LI D M 15 000 2.110.56 PROVISIONES FONDO DE RESE LI D
M 15 000 2.110.60 PERSONAL LI D
M 15 000 2.110.71 IESS POR PAGAR LI D
M 15 000 2.110.72 IVA VENTAS POR PAGAR LI D M 15 000 2.110.73 IMPUESTO A LA RENTA POR P LI D M 15 000 2.110.74 RETENCION FUENTE 1% LI D M 15 000 2.110.75 RETENCION FUENTE 5% LI D M 15 000 2.110.76 RETENCION FUENTE 33% LI D
M 15 000 2.110.77 RETENCION IVA 30% LI D
M 15 000 2.110.78 RETENCION IVA 70% LI D
M 15 000 2.110.79 RETENCION IVA 100% LI D
51 M 15 000 2.110.81 RETENCION PAGO EXTERIOR 25% LI D
M 15 000 2.110.82 1 X MIL LI D
M 15 000 2.110.83 RETENCION FUENTE 8% LI D M 15 000 2.111.01 IVA VENTA LOCAL NETA 12% LI D M 15 000 2.111.02 IVA VENTA ACTIVOS 12% LI D M 15 000 2.111.03 IVA VTAS.DONAC.CONSUM.12% LI D M 15 000 2.111.04 IVA REEMBOLSO GTOS 12% LI D M 15 000 2.111.11 RET.IVA.PROFESIONAL 100% LI D M 15 000 2.111.12 RET.IVA.ARRIENDO PN 100% LI D M 15 000 2.111.13 RET.IVA.LIQUID.COMPR.100% LI D M 15 000 2.111.14 RET.IVA OTROS SERVIC.70% LI D M 15 000 2.111.15 RET.IVA.BIENES 30% LI D M 15 000 2.111.21 RET.FTE.HONORARIOS PN 8% LI D M 15 000 2.111.22 RET.FTE.TRABAJ.AUTONOM.1% LI D M 15 000 2.111.23 RET.FTE.EXTRANJEROS 25% LI D M 15 000 2.111.24 RET.FTE.BIENES LOCALES 1% LI D M 15 000 2.111.25 RET.FTE.SUMIN.Y MATER.1% LI D M 15 000 2.111.26 RET.FTE.REPUEST.HERRAM.1% LI D M 15 000 2.111.27 RTE.FTE.LUBRICANTES 1% LI D M 15 000 2.111.28 RTE.FTE.ACTIVOS FIJOS 1% LI D M 15 000 2.111.29 RET.FTE.TRANSP.Y CARGA 1% LI D M 15 000 2.111.30 RET.FTE.REGALIA PATENT 8% LI D M 15 000 2.111.31 RET.FTE.NOTARIO REGIST.8% LI D M 15 000 2.111.32 RET.FTE.COMISION SOCIE.1% LI D M 15 000 2.111.33 RET.FTE.PROMOC.PUBLICI.1% LI D M 15 000 2.111.34 RET.FTE.ARRMTO.MRCNTIL.1% LI D M 15 000 2.111.35 RET.FTE.ARRIENDO PN 8% LI D M 15 000 2.111.36 RET.FTE.SEGURO 1% DEL 10% LI D M 15 000 2.111.37 RET.FTE.TARJETA CREDIT.1% LI D M 15 000 2.111.38 RET.FTE.OTRO SERVICIO 1% LI D M 15 000 2.111.39 RET.FTE.AGUA LUZ TELF.1% LI D M 15 000 2.111.41 RET.FTE.COMISI.EXPOR.25% LI D M 15 000 2.111.42 RET.FTE.HONORARIOS PN 5% LI D M 15 000 2.111.43 RET.FTE.ARRIENDO PN 5% LI D M 15 000 2.111.44 RET.FTE BIENES LOCALES 2% LI D M 15 000 2.111.45 RET.FTE ACTIVOS FIJOS 2% LI D M 15 000 2.111.46 RET.FTE PROM.Y PUBLIC.2% LI D M 15 000 2.111.47 RET.FTE OTROS SERVICIO 2% LI D M 15 000 2.111.48 RET.FTE AGUA, LUZ, TELF. 2% LI D M 15 000 2.111.49 RET.FTE SEGUROS 2XMIL 2% LI D M 15 000 2.111.50 RET.FTE SUM.Y MATER. 2% LI D
TOTAL PASIVO CORRIENTE
PASIVO NO CORRIENTE
M 15 000 2.210.11 LUBENSKY CHRIS AS D
M 15 000 2.210.12 LUBENSKY ALEXIS AS D
M 15 000 2.210.13 JARAMILLO VINICIO AS D
M 15 000 2.210.14 ACCIONISTAS POR PAGAR AS D
M 15 000 2.210.15
PRESTAMO ESPECIAL CHRIS
LUBENSKY AS D
52 M 15 000 2.210.17 PRESTAMO MARIA JARAMILLO AS D
TOTAL PASIVO NO CORRIENTE
T O T A L P A S I V O
P A T R I M O N I O
M 15 000 3.110.10 CAPITAL SOCIAL AS D
M 15 000 3.110.15 APORTE CAPITALIZACION FUT A AS D M 15 000 3.110.16 APORTE CAPITALIZACION FUT B AS D M 15 000 3.110.17 APORTE CAPITALIZACION FUT C AS D
M 15 000 3.120.20 RESERVAS AS D
M 15 000 3.120.25 RESERVA LEGAL AS D
M 15 000 3.120.30 RESERVA CAPITAL AS D
M 15 000 3.130.30 SUPERAVIT GANANCIAS RETEN AS D M 15 000 3.140.40 UTILIDAD/PERDIDA DEL EJER AS D M 15 000 3.140.50 UTILIDAD/PERDIDA ENERO AB AS D
M 15 000 3.140.60
PERDIDA EJERCIICIOS
ANTERIORES AS D
M 15 000 3.140.70 UTILIDAD EJERCICIO 2002 AS D
TOTAL CAPITAL Y RESERVAS
M 15 000 3.210.10 REEXPRESION MONETARIA AS D
TOTAL REEXPRESION
TOTAL PATRIMONIO
TOTAL PASIVO + CAPITAL
INGRESOS
VENTAS
M 15 APL ERP 4.BPC.10 LICENCIAS BPCS IC D
M 15 APL ERP 4.BPC.20 MANTENIMIENTO ANUAL (OPS) IC D
M 15 APL ERP 4.BPC.30 CONSULTORIA IC D
M 15 APL ERP 4.DES.10 DESARROLLO IC D
M 16 APL ERP 4.DES.20
MANTENIMIENTO ANUAL
(DESARROLLOS) IC D
M 15 APL ERP 4.SOP.10 SOPORTE CONTINUO IC D
M 15 APL ERP 4.SOT.10 SOPORTE TECNICO IC D
M 15 APL ERP 4.CAP.10 CAPACITACION IC D
M 15 APL ERP 4.SER.10 EQUIPOS IC D
M 15 APL ERP 4.CON.30 CONSULTORIA PROTEAN IC D M 15 APL ERP 4.DES.10 DESARROLLO PROTEAN IC D
M 15 APL ERP 4.SER.10 EQUIPOS IC D
M 15 APL ERP 4.LIC.10 LICENCIAS COMPLEMENTARIAS M 15 TEC TEC.I 4.ISP.10 INSTALACION ADI IC D M 15 TEC TEC.I 4.ISP.11 INSTALACION ADSL IC D M 15 TEC TEC.I 4.ISP.21 LINEAS (INTERNET) IC D
M 15 TEC TEC.I 4.CAP.10 CAPACITACION IC D
M 15 TEC TEC.I 4.SOT.10 SOPORTE TECNICO IC D
M 15 TEC TEC.I 4.SER.10 EQUIPOS IC D
M 15 TEC TEC.I 4.OUT.10 OUTSOURCING IC D
M 15 TEC TEC.I 4.ULT.10 ULTIMAS MILLAS IC D
M 15 TEC TEC.I 4.DOM.10 DOMINIOS IC D
