TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

ENTIDAD PRODUCTORA: CAMARA DE COMERCIO DE PASTO

CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO

CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) SOPORTE ARCHIVO GESTION CT E D S

g ACCIONES CONSTITUCIONALES

130 1 1 c ACCIONES DE TUTELA 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Fallo

i Escrito de la tutela _Físico

i _{Antecedentes Físico}

i _{Contestación Físico}

i _{Pruebas Físico}

i _{Fallo primera instancia Físico}

i _{Escrito de impugnación Físico}

i _{Respuesta Físico}

i _{Recurso Físico}

i _{Fallo segunda instancia Físico}

130 1 2 c ACCIONES POPULARES 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Fallo

i Escrito de la Demanda _Físico

i _{Notificación Físico}

i _{Citación Físico}

i _{Traslado Físico}

i _{Contestación Físico}

i _{Acta de audiencia Físico}

i _{Medida cautelar Físico}

i _{Pruebas Físico}

i _{Declaración Físico}

i _{Sentencia Físico}

i _{Recurso Físico}

i _{Fallo Físico}

130 1 3 c ACCIONES DE CUMPLIMIENTO 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Fallo

i Demanda _Físico i _{Requerimiento Físico} i _{Notificación Físico} i _{Sentencia Físico} i _{Recurso Físico} Codigo: R-GI-010

Fecha de Aplicación: 23 de octubre de 2015 Versión: 04

CODIGO FORMATO

ARCHIVO CENTRAL

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

SERIES TRANSVERSALES O COMUNES A LOS REGISTROS PUBLICOS ENTIDAD PRODUCTORA: CAMARA DE COMERCIO DE PASTO

CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) _FORMATOCODIGO SOPORTE ARCHIVO GESTION _CENTRALARCHIVO CT E D S

i _{Fallo Físico}

g ACTAS

114 2 4 c ACTAS DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i Acta Físico

100 2 18 c ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i Acta Físico

114 2 21 c ACTAS DE ELIMINACION DOCUMENTAL 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i Acta Físico

100 2 22 c ACTAS DE LA COMISION DE LA MESA 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i Acta Físico

142 2 23 c ACTAS DEL COMITÉ DE AFILIACION 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i Acta Físico

g AFILIADOS

142 3 1 c HISTORIAL DE AFILIADOS 1 4 X Evento de Cierre del Expediente: Desafiliación

i Plan de promoción para afiliados Físico

i Registro de telemercadeo para afiliaciones Físico

i Registro de visita para afiliaciones Físico

i _{Formato de afiliación} Físico

i _{Formato verificación referencias bancarias o comerciales para afiliados} Físico

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO DE PASTO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta.

Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO DE PASTO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta.

Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO DE PASTO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta.

Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO DE PASTO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta.

Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO DE PASTO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta.

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

SERIES TRANSVERSALES O COMUNES A LOS REGISTROS PUBLICOS ENTIDAD PRODUCTORA: CAMARA DE COMERCIO DE PASTO

CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) _FORMATOCODIGO SOPORTE ARCHIVO GESTION _CENTRALARCHIVO CT E D S

i Comunicado de bienvenida circulo preferencial de afiliados Físico

i _{Formato evaluación de la afiliación} Físico

i _{Reporte afiliaciones} Físico

i Reporte Estadísticas afiliados Físico

i Solicitud de desafiliación Físico

i

Declaración de desafiliación Físico

g BOLETINES

131 6 1 c BOLETINES NOTICIA MERCANTIL 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i Boletín Electrónico

g CONVENIOS

132 19 1 c CONVENIOS INSTITUCIONALES 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Cancelación Convenio

i Estudios previos Físico

i _Convenio Físico

i Certificado de existencia y representación legal Físico

i _{Pólizas de cumplimiento} Físico

i Acta de iniciación Físico

i Actas del convenio Físico

i Informes Físico

i Acta de liquidación Físico

g INFORMES

130 31 8 c INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 1 19 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i Oficio remisorio Físico

i Informe Físico

i Anexos Físico

g DERECHOS DE PETICION

130 41 1 c DERECHOS DE PETICION 1 4 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i _{Derecho de petición} Físico

i _Respuesta Físico

131 41 6 c DESISTIMIENTOS TACITOS DE TRAMITES 1 0 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i Formato radicación de llamadas _Físico

i Glosa de devolución _Físico

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO DE PASTO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta.

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

SERIES TRANSVERSALES O COMUNES A LOS REGISTROS PUBLICOS ENTIDAD PRODUCTORA: CAMARA DE COMERCIO DE PASTO

CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) _FORMATOCODIGO SOPORTE ARCHIVO GESTION _CENTRALARCHIVO CT E D S

i Anexos Físico

i Formato control de devoluciones _Físico

i Acta de declaratoria de desistimiento _Físico

i Comunicación notificación al usuario _Físico

g REGISTROS PUBLICOS

131 48 1 c 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro

i _{Recibo de caja Físico}

i _{Formulario RUES Físico}

i _{Solicitud de inscripción Físico}

i _{Escritura Pública Físico}

i _{Acta de constitución Físico}

i _{Recibo pago impuesto de registro Físico}

i _{Estatutos Físico}

i _{Listado de socios fundadores Físico}

i _{Actas Físico}

i _{Fotocopias de cédulas Físico}

i _{Formato Sipref Físico}

i _{Aceptación de cargos Físico}

i _{Documento privado Físico}

i _{Constancias Físico}

i _{Certificaciones Físico}

i Prerut _Físico

i _{Formato verificación del nombre o razón social Físico}

i _{Providencia judicial Físico}

i _{Providencia administrativa Físico}

i _{Estados financieros Físico}

i _{Paz y salvo Dian Físico}

i _{Aviso en prensa Físico}

131 48 2 c REGISTROS MERCANTILES Y VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro

i _{Recibo de caja Físico}

i _{Formularios RUES y anexo 1 Físico}

i _{Formularios de años anteriores Físico}

i _{Formato Cae - Adicional de registro con otras entidades Físico}

i Formato verificación del nombre o razón social _Físico

i _{Prerut Físico}

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

REGISTROS DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO NACIONALES Y EXTRANJERAS ENTIDADES SOLIDARIAS Y VEEDURIAS CIUDADANAS

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado.

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado.

SERIES TRANSVERSALES O COMUNES A LOS REGISTROS PUBLICOS ENTIDAD PRODUCTORA: CAMARA DE COMERCIO DE PASTO

CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) _FORMATOCODIGO SOPORTE ARCHIVO GESTION _CENTRALARCHIVO CT E D S

i _{Copia documento de identificación Físico}

i _{Formato Sipref Físico}

i _{Anexos Físico}

i _{Escritura Pública Físico}

i _{Actas Físico}

i _{Aceptación de cargos Físico}

i _{Copia tarjeta profesional Físico}

i _{Recibo pago impuesto de registro Físico}

i _{Providencia administrativa Físico}

i _{Providencia judicial Físico}

i Contratos Físico

i _{Documento privado Físico}

i _{Formato informe de novedades Físico}

i _{Formato cancelación matrícula Físico}

i _{Certificaciones Físico}

i _{Resoluciones Físico}

i _{Denuncias Físico}

i _{Estados financieros Físico}

i _{Paz y salvo Dian Físico}

i _{Aviso en prensa Físico}

131 48 3 c REGISTROS UNICOS DE PROPONENTES 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro

i _{Recibo de caja Físico}

i Formulario y Anexo 2 _Físico

i Rut _Físico

i Fotocopia documento de identidad _Físico

i Formato Sipref _Físico

i Resoluciones Físico

i Estatutos Físico

i Estados financieros Físico

i Fotocopia tarjeta profesional Físico

i Certificado de vigencia y antecedentes Físico

i Certificaciones Físico

i Contratos Físico

i Actas _Físico

i Documento conformación de consorcios o uniones temporales _Físico

131 48 5 c REGISTROS NACIONALES DE TURISMO 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado.

SERIES TRANSVERSALES O COMUNES A LOS REGISTROS PUBLICOS ENTIDAD PRODUCTORA: CAMARA DE COMERCIO DE PASTO

CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) _FORMATOCODIGO SOPORTE ARCHIVO GESTION _CENTRALARCHIVO CT E D S

i Recibo pago impuesto de registro Electrónico

i _{Certificación Electrónico}

i Rut _Electrónico

i Recibo de pago _Electrónico

i Actos administrativos _Electrónico

i Estados financieros _Electrónico

i Encuesta _Electrónico

i Anexos Electrónico

131 48 6 c 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro

i Formulario único virtual _Electrónico

i _{Certificación banco de datos Físico}

i _{Contrato Físico}

i _{Recibo de pago Físico}

i _{Resoluciones Físico}

i _{Ordenanzas Físico}

i Certificaciones Físico

g REQUERIMIENTOS

130 52 2 c REQUERIMIENTOS DE DESPACHOS JUDICIALES 2 0 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i Requerimiento _Físico

i Respuesta _Físico

g ACCIONES PUBLICAS

130 62 1 c ACCIONES ADMINISTRATIVAS 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i Demanda Físico

i _{Contestación de la demanda Físico}

i Poder Físico

i _{Pruebas Físico}

i _{Alegatos Físico}

i Respuesta de la demanda _Físico

i _{Fallo 1 instancia Físico}

i Recurso de reposición _Físico

i _{Fallo 2 instancia Físico}

i Notificación sanción _Físico

130 62 2 c ACCIONES JUDICIALES 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i Demanda _Físico

i _{Contestación de la demanda Físico}

i Poder _Físico

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se conservará en medio electrónico, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado.

REGISTROS ÚNICOS NACIONALES DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado.

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

SERIES TRANSVERSALES O COMUNES A LOS REGISTROS PUBLICOS ENTIDAD PRODUCTORA: CAMARA DE COMERCIO DE PASTO

CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) _FORMATOCODIGO SOPORTE ARCHIVO GESTION _CENTRALARCHIVO CT E D S

i _{Pruebas Físico}

i _{Alegatos Físico}

i Respuesta de la demanda _Físico

i Fallo 1 instancia _Físico

i Recurso de reposición _Físico

i Fallo 2 instancia _Físico

i Notificación sanción _Físico

g CERTIFICADOS

131 63 1 c CERTIFICADOS ELECTRONICOS DE REGISTROS PUBLICOS 1 0 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i Certificado Electrónico

g COSTUMBRES MERCANTILES

122 64 1 c RECOPILACION DE ESTUDIOS DE LA COSTUMBRE MERCANTIL 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal

i Estudio Físico

i Solicitud Físico

g ELECCIONES Y DESIGNACIONES

130 65 1 c DESIGNACIONES DE MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA 1 7 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones

i Comunicación Físico

130 65 2 c ELECCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA 1 7 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones

i Aviso en prensa Físico

i Avisos en radio Físico

i Certificación de emisión de la publicidad Físico

i Listado de inscripción de candidatos Físico

i Cartas de aceptación de los candidatos Físico

i Acta de cierre de inscripción de listas Físico

i Formato Remisión de listas Físico

i Formato de verificación de listas Físico

i Certificado de matrícula y/o de existencia y representación legal Físico

i Oficio de remisión de listas a la SIC Físico

i Comunicaciones oficiales Físico

i Constancia de verificación de antecedentes disciplinarios, fiscales, penales Físico

i Acta de escrutinio Físico

i Acta de declaratoria final de elección Físico

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se borrará el soporte electrónico de acuerdo con las políticas ambientales

Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de archivo transferir al archivo histórico como parte de la memoria institucional de la CAMARA DE COMERCIO DE PASTO, se garantiza su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico adecuado por consulta.

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

SERIES TRANSVERSALES O COMUNES A LOS REGISTROS PUBLICOS ENTIDAD PRODUCTORA: CAMARA DE COMERCIO DE PASTO

CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL

PROCEDIMIENTO CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES (REGISTROS) _FORMATOCODIGO SOPORTE ARCHIVO GESTION _CENTRALARCHIVO CT E D S

i Notificación a elegidos Físico

i Constancia de inducción a los elegidos Físico

130 65 3 c ELECCIONES DEL REVISOR FISCAL 1 7 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones

i Aviso en prensa Físico

i Avisos en radio Físico

i Certificación de emisión de la publicidad Físico

i Propuestas con anexos Físico

i Formato de verificación de propuestas Físico

i Certificado de matrícula y/o de existencia y representación legal Físico

i Comunicaciones oficiales Físico

i Acta de escrutinio Físico

i Acta de declaratoria final de elección Físico

i Notificación a elegidos Físico

CONVENCIONES

CD: Código de Dependencia

S: Código de Serie documental FIRMADO

SB: Subserie documental PRESIDENTE COMITÉ

g Serie documental

c Subserie documental FIRMADO

i _{Tipo documental JEFE DEPENDENCIA}

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se eliminará el soporte papel de acuerdo con las políticas ambientales

CT: Conservación Total E : Eliminación D: Digitalización S: Selección