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PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE APOYO, DOCENTE Y DE GESTIÓN

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PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE APOYO, DOCENTE

Y DE GESTIÓN

Página: 1 / 12

Revisión: 3 Fecha: 18-11-2018 Código: PRO 0304

Confeccionó: C. Prieto - E. Moreno

Revisó: M. Cremades – Y. Spada V. Catalano – R. Morelli – M. Torrecilla

Aprobó: D. Miranda

Este documento pierde su condición de controlado en el momento de su impresión y/o archivo. La versión vigente y controlada es la existente en el SICI.

OBJETIVO:

Establecer un mecanismo que permita detectar las necesidades, realizar un diagnóstico y brindar en forma sistemática capacitación al personal de apoyo, docente y de gestión.

Dar las pautas para la elaboración del Plan Anual de Capacitación de UMaza (PAC) y asegurar su implementación y posterior evaluación de la eficacia.

Medir el grado de satisfacción del personal capacitado, en relación a la actividad abordada.

ADMINISTRADOR DEL DOCUMENTO

Martín Cremades

ALCANCE:

Los titulares de las áreas mencionadas, son los responsables del cumplimiento de lo establecido en el presente procedimiento.

- REC - GIF - VIE - Decanos - Jefe AEU Docente - VAC - ARH - Jefes y Directores de Área

DEFINICIONES:

- No corresponde Ver Anexo I

DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA:

- Norma ISO 9001

- Procedimiento “Evaluación de Desempeño - Personal de Apoyo y de Gestión” -Manual de Análisis y Descripción de Puestos.

REGISTROS:

Nombre del Registro Lugar de Archivo Tiempo de Archivo Recuperación Disposición Final

FOR 0007: Solicitud y Evaluación de

Capacitación – rev.1 (original) ARH 3 años ARH Legajo en ARH

FOR 0007: Solicitud y Evaluación de Capacitación – rev.1 (copia )

Área

solicitante 2 años

Administrativo Área

solicitante Destrución bajo acta FOR 0008: Plan Anual de Capacitación –

rev.2 ARH Permanente ARH Archivo en ARH

FOR 0009: Planilla de Asistencia de

Capacitación – rev.1 ARH 3 años ARH Destrucción bajo acta

FOR 0010 Encuesta de Satisfacción de

Actividades de Capacitación – rev.1 ARH Permanente ARH Archivo en ARH FOR 0047 Registro de Relevamiento de

Necesidades y Evaluación de la Eficacia

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PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE APOYO, DOCENTE

Y DE GESTIÓN

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Revisión: 3 Fecha: 18-11-2018 Código: PRO 0304

Confeccionó: C. Prieto - E. Moreno

Revisó: M. Cremades – Y. Spada V. Catalano – R. Morelli – M. Torrecilla

Aprobó: D. Miranda

Este documento pierde su condición de controlado en el momento de su impresión y/o archivo. La versión vigente y controlada es la existente en el SICI.

ANEXOS:

- Anexo I: Conceptos de Capacitación

- FOR 0007: Formulario Solicitud y Evaluación de Capacitación – rev.1 - FOR 0008: Formulario Plan Anual de Capacitación - rev.2

- FOR 0047: Registro de Relevamiento y Evaluación de Eficacia – Docente – rev.0 - FOR 0009: Planilla de Asistencia de Capacitación – rev.1

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PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE APOYO, DOCENTE

Y DE GESTIÓN

Página: 3 / 12

Revisión: 3 Fecha: 18-11-2018 Código: PRO 0304

Confeccionó: C. Prieto - E. Moreno

Revisó: M. Cremades – Y. Spada V. Catalano – R. Morelli – M. Torrecilla

Aprobó: D. Miranda

Este documento pierde su condición de controlado en el momento de su impresión y/o archivo. La versión vigente y controlada es la existente en el SICI.

DESARROLLO

No RESPONSABLE ACTIVIDAD

1 REC -Incluye Política de Capacitación en los planes de gestión. -Actualiza y/o complementa cuando lo considera necesario.

2 Director/Decano/Jefe

RELEVAMIENTO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

Cada año, durante el transcurso del mes de febrero, releva las necesidades de capacitación, de personal de apoyo y gestión que ocupa los puestos de trabajo a su cargo.

- Determina qué cursos, internos o externos cubren las necesidades detectadas.

- Completa por duplicado:

FOR 0007: “Solicitud y Evaluación de Capacitación”. Módulo: Pedido

-Presenta en ARH y retiene la copia con firma y fecha de recepción como probanza (sigue en punto 3)

- ¿Necesidades posteriores?

Envía a REC - ¿REC Autoriza?

Envía a ARH

¿REC NO Autoriza?

Devuelve a solicitante.

De forma anual, efectúa el Diagnóstico de las Necesidades de Capacitación a través de:

- Política de Capacitación.

- Relevamiento de las Necesidades de Capacitación de Decanatos y Áreas. - Incorporaciones, promociones y/o movilidad interna.

- Posible desfasaje entre la Descripción del Puesto y las aptitudes del personal que lo ocupa.

Sigue en punto 4.

- Personal Docente? - Punto 3

3 Jefe AEU - Docente

Cada año, durante el transcurso del mes de febreroreleva las necesidades de capacitación, de personal docente.

- Obtiene los resultados de la aplicación de la encuesta Evaluación del

Desempeño Docente del año anterior.

- A partir de los resultados, realiza análisis estadístico.

- Determina los aspectos mal evaluados y los docentes correspondientes. - Registra en FOR 0047: Registro de Relevamiento de Necesidades y Evaluación de Eficacia – Docente, y aspectos a mejorar.

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PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE APOYO, DOCENTE

Y DE GESTIÓN

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Revisión: 3 Fecha: 18-11-2018 Código: PRO 0304

Confeccionó: C. Prieto - E. Moreno

Revisó: M. Cremades – Y. Spada V. Catalano – R. Morelli – M. Torrecilla

Aprobó: D. Miranda

Este documento pierde su condición de controlado en el momento de su impresión y/o archivo. La versión vigente y controlada es la existente en el SICI.

No RESPONSABLE ACTIVIDAD

- Determina las capacitaciones necesarias para mejorar los aspectos mal evaluados.

- Elabora FOR 0008: Plan de Capacitación Anual con la planificación para el personal docente.

- Envía a ARH

4 ARH

PLANIFICACIÓN

- Recepciona Solicitudes de Capacitación de Personal de Apoyo y Gestión. -Incorpora el Plan Anual de Capacitación de Personal Docente presentado por el Jefe de AEU.

-Acuerda con REC, VAC, GIF y VIE las actividades a efectuar referidas a la Política de Capacitación.

- Gestiona costos y autorizaciones.

- Consulta antecedentes de capacitación del año anterior. - Realiza análisis con el objetivo de corregir inconsistencias.

- Analiza la viabilidad, consultando a las autoridades en el caso de ser necesario.

- Consulta la oferta de capacitación interna que pudiera cubrir las necesidades. - Reprograma fechas establecidas en el caso de ser necesario.

- Analiza las solicitudes en función de optimizar los recursos. - Elabora FOR 0008: Plan de Capacitación Anual.

- Eleva a Rectorado en la última semana de marzo.

5 REC/VAC/GIF/VIE

- Analiza el Plan de Capacitación Anual.

- Aprueba o solicita los ajustes y/o modificaciones que considere pertinentes. - Solicita información adicional, si la necesita.

- Entrega a ARH el Plan de Capacitación Anual aprobado.

6 ARH

IMPLEMENTACIÓN

- Publica Plan de Capacitación Anual.

- Coordina y supervisa el cumplimiento del mismo.

- Controla aleatoriamente la asistencia a las actividades autorizadas.

7 Decano / Director /Jefe - Gestiona las inscripciones de las capacitaciones solicitadas para el personal afectado.

- Controla asistencia.

8 Capacitador

- Realiza las actividades de capacitación.

- Registra asistencia en FOR 0009 Planilla de Asistencia de Capacitación. - Evalúa el aprendizaje de los contenidos.

- Administra FOR 0010: Encuesta de Satisfacción de Actividades de Capacitación.

- Informa resultados.

- Envía a ARH, formularios de Planilla de Asistencia de Capacitación y

Encuesta de Satisfacción de actividades completados, en un plazo máximo de 5 días de concluida la actividad.

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PROCEDIMIENTO: CAPACITACIÓN DEL PERSONAL DE APOYO, DOCENTE

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Revisión: 3 Fecha: 18-11-2018 Código: PRO 0304

Confeccionó: C. Prieto - E. Moreno

Revisó: M. Cremades – Y. Spada V. Catalano – R. Morelli – M. Torrecilla

Aprobó: D. Miranda

Este documento pierde su condición de controlado en el momento de su impresión y/o archivo. La versión vigente y controlada es la existente en el SICI.

No RESPONSABLE ACTIVIDAD

- Una vez efectuada la capacitación, devuelve formulario de Solicitud de Capacitación a Director/Decano/Jefe para completamiento de evaluación.

- Personal Docente?

Punto 11

10 Director/Decano/Jefe

- Evalúa la efectividad de la capacitación efectuada, completando en FOR 0007: Solicitud y Evaluación de Capacitación, (módulo: Evaluación de

Eficacia de Capacitación).

- Envía a ARH el formulario completado, en un plazo máximo de 20 días de recibido para la evaluación.

11 Jefe AEU - Docente

En febrero del año siguiente:

- Una vez obtenidos los resultados de la aplicación de la Encuesta de Desempeño Docente de ambos cuatrimestres:

- Realiza el segundo análisis estadístico para evaluar el impacto de las capacitaciones, compara aspecto mal evaluado en diciembre del año anterior y si hubo mejora en la nueva evaluación para cada docente.

- Deja registro de lo actuado en FOR 0047: Relevamiento de Necesidades y Evaluación de Eficacia – Docente.

- Envía informe de Evaluación de la Eficacia a ARH.

12 ARH

INFORME DE RESULTADOS

- Verifica la aplicación del FOR 0010:Encuesta de Satisfacción de Actividades de Capacitación de las capacitaciones.

- En el mes de marzo eleva a REC, informe de resultados de aplicación del PAC.

- Incluye capacitaciones no planificadas, autorizadas posteriormente. - Archiva formularios de Solicitud y Evaluación de Capacitación. - Archiva PAC con Vº de Rectorado.

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ANEXO I : CONCEPTOS DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN

Capacitación:

Desarrollo sistemático de los conocimientos, habilidades y aptitudes requeridas por un colaborador, para ejecutar determinada tarea o trabajo.

Diagnóstico de las necesidades de capacitación:

La base del programa de capacitación es la realización del diagnóstico de necesidades, a cargo del Área de Recursos Humanos, con la participación activa de los responsables de Decanatos y Áreas, para el personal de apoyo y gestión, y a cargo del Eje Docente de la Asesoría Educativa Universitaria, para el personal docente. Estas son las herramientas primordiales de diagnóstico, enfocada a las habilidades: El primer aspecto a tener en cuenta en este diagnóstico, es la Política de Capacitación de UMaza, incluida en el Plan de Gestión, sus actualizaciones y/o complementarias.

Para Personal de Apoyo y Gestión

Cada responsable de sector, debe analizar la diferencia que pueda detectar entre las exigencias de un puesto y los conocimientos, habilidades y actitudes de sus ocupantes.

ARH, además, consultará las fichas del “Manual de Puestos” enfocada a las competencias y destrezas técnicas y organizacionales de cada puesto. Podrá comparar las exigencias planteadas en estas fichas y las capacidades observadas, bajo consultas a los responsables de áreas, por cada uno de sus titulares. Sintéticamente lo precisamos como la brecha existente entre los conocimientos, habilidades y actitudes existentes y las necesarias.

Para el Personal Docente

El relevamiento de las necesidades de capacitación, está centralizado en AEU. El Jefe del Eje Docente de AEU, una vez obtenidos los resultados de la aplicación de la Encuesta de Evaluación de Desempeño Docente de los dos cuatrimestres del año, realiza un análisis estadístico para determinar los aspectos mal evaluados y los docentes a los que corresponde la capacitación con el objetivo de mejorar los aspectos mencionados.

Los resultados del análisis son registrados en FOR 0047: Relevamiento de Necesidades y Evaluación de Eficacia. A partir de los resultados se elabora el Plan Anual de Capacitación para el personal Docente, en FOR 0008: Formulario Plan Anual de Capacitación, que posteriormente unifica ARH con el PAC de personal de Apoyo y Gestión.

Formulario de Solicitud y Evaluación de Capacitación:

Para el Personal de Apoyo y de Gestión: Los responsables de áreas deben presentar en la primera quincena de marzo, a ARH las necesidades de capacitación del personal a su cargo, completando el formulario FOR 0007: “Solicitud y Evaluación de Capacitación, - Módulo: Pedido.

Calificación de la actividad:

Toda actividad de capacitación interna, debe ser evaluada a su finalización, para determinar el grado de aprendizaje. En las capacitaciones externas se procurará pactar, con el prestador, una devolución de asistencia y evaluación.

Para el registro de asistencia se debe aplicar FOR 0009: Planilla de Asistencia de Capacitación

Encuesta de Satisfacción

A la finalización de cada actividad de capacitación del personal, el capacitador aplicará, a los participantes, la FOR 0010: Encuesta de Satisfacción de Actividades de Capacitación

Ocupación de puestos por nuevos titulares:

Implica la capacitación de la persona en el puesto, tanto para el caso de una prestación permanente, como para el caso de una prestación temporaria, referida a temas indispensables para el desempeño en el puesto.

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ANEXO I : CONCEPTOS DEL PROCESO DE CAPACITACIÓN

Otros aspectos a tener en cuenta:

Toma de conciencia de los objetivos del puesto, valores personales, valores institucionales, misión del área y de UMaza, contribución a ellos, medio ambiente, gestión de calidad, higiene, seguridad ocupacional, y todo otro aspecto que haga a la vida y excelencia de la Universidad.

ARH, con la información obtenida en el relevamiento de necesidades, confecciona el PAC, completando

el FOR 0008: “Formulario Plan Anual de Capacitación”. En el mismo unifica también el Plan Anual de Capacitación presentado por AEU para el personal docente.

Actividades fuera del plan:

Cuando por razones de oportunidad, costos asociados o necesidad posterior, se estime conveniente la inclusión de nuevas actividades, no previstas en la planificación anual, con carácter excepcional, se debe coordinar con Recursos Humanos la posibilidad de su realización. En todos los casos se debe cumplir lo establecido en el presente, previa autorización de Rectorado.

Evaluación de la eficacia:

Para el Personal de Apoyo y Gestión

Es el módulo del formulario de FOR 0007: “Solicitud y Evaluación de la Capacitación” - Módulo: “Evaluación de la Eficacia de la Capacitación”, donde el responsable del área solicitante, luego de finalizada la actividad, realiza, una evaluación sobre el real aprovechamiento de la capacitación en el puesto de trabajo. Específicamente debe informar si realmente hubo una mejora en el desempeño del personal a su cargo, en función de la capacitación evaluada.

Para el Personal Docente

Una vez obtenidos los resultados de una nueva aplicación de la Encuesta de Opinión de Alumnos sobre Desempeño Docente, realiza comparativa de los aspectos mal evaluados en la encuesta del año anterior, para determinar mejoras y necesidades de capacitación para el año siguiente.

Los resultados son registrados en FOR 0047: Relevamiento de Necesidades y Capacitación, donde para cada docente se compara la calificación obtenida en aquellos aspectos a mejorar, y se compara con la calificación obtenida el año anterior.

Informe de resultados:

Se trata del informe anual preparado por ARH y puede contener estadísticas sobre: los temas, las áreas,

la cantidad de capacitaciones, personas, por puesto, por sectores, por situación de revista, nivel organizacional, cantidad de personas/horas, costos, interna, externa, grado de aprovechamiento y también la evolución de un año a otro, de alguno/s o de todos los factores que se tengan en cuenta.

PLAZOS:

El PAC abarca el periodo comprendido entre el mes de abril del año que se solicita y el mes de marzo del año siguiente.

El plazo máximo para el relevamiento y pedido de los sectores/decanatos es la primera quincena de marzo de cada año.

El plazo máximo para la difusión autorizada por parte de ARH, es la primera quincena del mes de abril de cada año.

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FOR 0007 – rev.1

FOR 0007: SOLICITUD / EVALUACIÓN DE CAPACITACIÓN PARA PERSONAL DE APOYO O GESTIÓN

PEDIDO

(Llenar por duplicado y presentar ) Fecha de Solicitud: Plazo sugerido para la capacitación:

Área/Decanato: Director/Jefe/Decano:

Puesto/s que ocupa/n las persona/s a capacitar:

Nombres y Apellidos de las Persona/s a capacitar:

Tarea/s del puesto sobre el que se desea mejorar el desempeño:

Capacitación solicitada (contenidos, temas)

Puede cubrirse con oferta interna

Actividad: Área que la dicta: Fecha/s: Costo: Puede cubrirse con oferta externa

Actividad:

Institución : Fecha/s: Lugar: Costo:

Se desconoce área/institución que lo dicta

Firma Director/Decano/Jefe: Aclaración:

EVALUACIÓN DE EFICACIA DE LA CAPACITACIÓN

Capacitación efectuada:

Fecha/s reales de la capacitación: Fecha de la evaluación: Persona/s capacitada/s:

Mejoró el desempeño: Notablemente Levemente Sin Mejora

Si no identificó mejora, por favor marque cuál considera que puede ser el motivo: Contenido de capacitación : Insuficiente ⃝ Poco adecuado ⃝ El personal no lo aplicó

G000000000000000000 Influyen otros factores no perfectibles con capacitación (asignación no eficiente de tareas para el puesto/persona, bajo compromiso o motivación del personal, etc.)

Otro (por favor, especifique):

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FOR 0008 – rev.2

FOR 0008: FORMULARIO PLAN ANUAL DE CAPACITACIÓN

Años:

Temática

Actividad Nombre/s y Apellido/s

Capacitado/s Área

Personal

Costo Evaluación Política

Descripción Lugar Inicio Finaliz APOY DOC GEST

AUTORIZACIONES

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FOR 0047: REGISTRO RELEVAMIENTO DE NECESIDAD Y EVALUACIÓN DE LA EFICACIA - DOCENTE

FOR 0047 – rev 0

Plan Anual de Capacitación- Eje Docente de la Asesoría Educativa Universitaria

Documento

Nombre

Relevamiento de Necesidad

Diciembre (Año)

Evaluación de la Eficacia

Diciembre (Año)

Referencias:

1. Explica con claridad. 9. Relaciona sus explicaciones con los contenidos de otras materias.

2. Muestra dominio de la materia. 10. Existe coordinación entra las clases teóricas y prácticas.

3. Demuestra que ha preparado las clases. 11. Estimula la participación de alumnos en clase.

4. Demuestra el orden en la exposición de los contenidos. 12. Brinda un buen trato personal a los alumnos.

5. Explica los objetivos de la clase. 13. Evalúa de acuerdo a las pautas establecidas al inicio del dictado de la asignatura.

6. Propone actividades para explicar los contenidos desarrollados. 14. Plantea consignas de evaluación claras.

7. Brinda ejemplos para la mejor comprensión de los temas. 15. Volvería a tomar otro curso con este profesor.

8. Destaca los conceptos más importantes. 16. De acuerdo a tus respuestas anteriores, cómo evaluarías el desempeño del profesor.

(11)

FOR 0009 – rev.1

FOR: 0009 REGISTRO DE ASISTENCIA DE CAPACITACIÓN

Tema de Capacitación:

Capacitador/es: Objetivo de la Actividad:

Área/s Capacitadora/s: Lugar:

Fecha/s: Hora Inicio: Hora Finalización:

APELLIDO Y NOMBRE/S (Tal como desea que figure en el certificado)

DNI Nº

(Por favor, escriba los números

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FOR 0010: ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE

ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN

FOR 0010 – rev.1 Estimado Colega:

Deseamos invitarlo a responder el presente cuestionario. Sus respuestas, confidenciales y anónimas, tienen por objeto recoger su importante opinión sobre la capacitación recibida. Esto nos permitirá optimizar el desarrollo de nuevos cursos de capacitación.

Actividad de Capacitación Fecha/s:

1. ASPECTOS DE LA ACTIVIDAD (Por favor indique con una cruz para cada afirmación, su opinión correspondiente)

ASPECTOS OPINIÓN Totalmente satisfactorio Satisfactorio Poco satisfactorio Totalmente insatisfactorio ¿Entendió las explicaciones de los temas del curso?

Siempre que fue necesario ¿obtuvo los ejemplos suficientes para la mejor comprensión de un tema?

¿Se sintió estimulado para participar en clase?

¿Ud. vivió un buen clima de enseñanza-aprendizaje?

Los contenidos del curso ¿Son posibles de aplicar en su puesto?

La duración de la actividad ¿Le pareció adecuada?

El aula o espacio asignado ¿Le resultó cómodo?

¿Se cumplieron los horarios informados?

Los materiales de estudio entregados ¿Resultaron de utilidad para aplicar sus contenidos?

¿Entendió claramente las consignas de evaluación?

Esta capacitación ¿Cubrió sus expectativas?

2. DESEMPEÑO DE LOS CAPACITADORES

(De acuerdo a su evaluación de los aspectos de la actividad, por favor indique con una cruz la clasificación que considere correspondiente)

CAPACITADOR CALIFICACIÓN Totalmente satisfactorio Satisfactorio Poco satisfactorio Totalmente insatisfactorio A cargo de los aspectos pedagógicos

A cargo de los aspectos técnicos - específicos

3. FORTALEZAS DE LA CAPACITACIÓN (Por favor desarrolle)

4. DEBILIDADES DE LA CAPACITACIÓN (Por favor, desarrolle)

5. SUGERENCIA (¿Qué cambios haría Ud. a este tipo de actividades?) (Por favor, desarrolle)

Referencias

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