Com puc inscriure un
fitxer a l’APDA?
En primer lloc caldrà inventariar de quines dades disposem o
quines dades pretenem recollir. Un cop fet, accedirem
a la plana web de l’APDA
(www.apda.ad) i desplegarem l’apartat
‘Documentació’. Allà farem clic a
Què pretenem? Donar d’alta un fitxer, modificar-ne un ja registrat o la
seva supressió? Depenent del tipus d’objectiu que busquem marquem una
Persona que fa la declaració en nom
del responsable
Responsable del fitxer. Si és una persona física, no cal número de registre
i l’apartat ‘en qualitat de’ posarem ‘en nom propi’.
Si la adreça coincideix amb la del responsable, fent click aquí ja es copiaran automàticament les dades
Lloc on els particulars podran dirigir-se per a
consultar les dades recollides pel
responsable
Responsable del fitxer: decideix sobre la creació ,
contingut finalitat i ús del fitxer i en respondrà en
Un fitxer de dades personals és un conjunt estructurat i organitzat de dades personals, qualsevol sigui la forma o modalitat de creació, enmmagatzematge, organització i accés. El nom que donem al fitxer és lliure tot i que es recomana no
utilitzar el nom de l’empresa sinó la finalitat perseguida.
Lloc on es guardarà el fitxer. Si coincideix
amb l’adreça del responsable, fer click
en aquest camp.
Fitxer format paper: només en tenim una còpia en paper. Fitxer automatitzat: només en tenim una còpia a l’ordinador i
no l’hem imprès. Fitxer en format paper i automatitzat: En disposem
d’una còpia en paper i un arxiu a l’ordinador. Ull! En el cas de fitxers de càmeres de seguretat, la ubicació serà la del lloc on
Tipus de dades que recollirem en el nostre fitxer i només
haurem de marcar allò que efectivament
es reculli. Ex: D’un client no
recollirem, normalment, dades relatives al històric del treballador o la pertinença a col·legis professionals. Les dades sensibles son aquelles a qui la llei confereix un nivell més alt de protecció
Per a què recollim les dades? En el desplegable trobareu una selecció de les més habituals i automàticament us apareixerà una finestra amb els usos més adients per a aquestes finalitats. En el cas que la vostra finalitat no es trobi al desplegable, seleccioneu
la opció ‘altres’ i especifiqueu-la, detallant-ne l’ús que se’n pretén efectuar.
Ull! Les dades personals no es poden utilitzar per a finalitats incompatibles amb aquelles per les quals dites dades foren recollides!
Font d’obtenció → d’on o de qui obté el responsable del fitxer les dades
personals que el conformaran?
La norma general serà que la font d’obtenció serà el propi interessat o
representant legal.
Com obtindrem les dades? Amb un formulari digital o format paper? Ex: En el cas de càmeres sempre serà automatitzat.
Destinatari: Tercer a qui cedim les dades per a que les tracti, per
compte propi, de la mateixa forma que ho
faria el responsable. Ex: altres empreses del
grup, entitats públiques a qui hem de cedir les dades com
a imperatiu legal, etc. Ex: En el cas de treballadors, la CASS, les entitats bancàries o
immigració son destinataris
A diferència del destinatari, el prestador de serveis és algú amb qui, mitjançant un contracte, encomanem algun aspecte de la gestió dels fitxers, actuant doncs sota
el control del responsable del fitxer. NO es tracta d’una comunicació de dades. Ex: informàtic, gestor, empresa de seguretat en el cas de videovigilància, etc.
Si transferim o preveiem que transferirem les dades fora del territori andorrà ho hem d’especificar. Existeixen dos tipus de països: els que tenen protecció equivalent (UE, Islàndia, LIechtenstein, Suïssa, Argentina, Guernsey, l’Illa de Man, Canadà, Illes Feroe,
Uruguay i Israel) i els que no, que haurem de justificar-ne la transferència de dades d’acord amb les excepcions de l’art. 37 de la LQPD o amb l’autorització expressa de
Durant quant de temps conservarem
les dades personals?
En el cas que la conservació sigui temporal, haurem d’especificar de quin termini es tractarà. El responsable respondrà legalment durant el termini que estipuli així que hem de ser molt prudents amb el termini que fixem. En el cas que el termini
sigui inferior a 6 mesos, es recomana marcar la opció ‘altres’ i especificar-ne el termini.
Ull! Les càmeres de videovigilància solen tenir un termini de conservació d’1 mes ja que els aparells graven a sobre de les imatges enregistrades al cap de 30-31
En l’últim apartat, indicarem amb quins
sistemes i quines mesures de seguretat protegirem els nostres
fitxers.
El responsable respondrà legalment per aquells sistemes que declari en aquest formulari així que
només haurem de marcar aquelles opcions
que realment s’ajustin a les mesures de seguretat
contemplades en el nostre fitxer.
