NORMATIVIDAD
Aplica a todas las adquisiciones de bienes y servicios realizadas por unidades Académicas y/o Administrativas cuyo monto sea menor a 50 SMLMV, teniendo en cuenta los principios rectores de la contratación: planeación, economía, publicidad, transparencia y selección objetiva.
Establecer las directrices para la adquisición de bienes y servicios por parte de las Unidades Académicas y/o Administrativas mediante órdenes de compra, de trabajo, de prestación de servicios, de consultoría o de suministros cuyo monto sea menor a 50 SMLMV.
Acuerdo Superior 067/2003. Estatuto Presupuestal UIS.
Acuerdo Superior 046/2004. Creación de la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.
Acuerdo Superior 019/2005. Reglamento General de Contratación UIS.
Decreto 019 de 2012 Se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.
Decreto 0803 de 2013 Reglamentación parcial de la Ley 1607 de 2012.
Decreto 0862 de 2013 Reglamentación parcial de la Ley 1607 de 2012.
Decreto 1510 de 2013 Reglamentación del sistema de compras y contratación pública.
Decreto 1828 de Agosto 27 de 2013 Reglamentación parcial de la Ley 1607 de 2012.
Ley 30 de 1992 Por la cual se organiza el Servicio Público de la Educación Superior.
Ley 80 de 1.993 Estatuto General de Contratación de la Administración Pública.
Ley 223/1995. Artículo 162.
Ley 788/2002. Normas en Materia Tributaria.
Ley 1150 de 2007 Introducción de medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones sobre la
Contratación con Recursos Públicos.
Ley 1474 de 2011 Se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.
Ley 1607 de 2012 Expedición de normas en materia tributaria y se dictan otras disposiciones.
Resolución de Rectoría 809/2005. Manual de Normas y Procedimientos de Contratación UIS.
Resolución de Rectoría 786 de Mayo 30 del 2012
Resolución de Rectoría 2003 de Diciembre 18 de 2013
Resolución de Rectoría 016 de Enero 2 de 2014
Acuerdo: Acto administrativo generado por los Consejos Superior, Académico y de Facultad.
BPPIUIS: Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la UIS.
CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Comisión Ad Hoc de contratación de servicios personales (Creada por Resolución 2003 de 2013). Se encarga de dar aval sobre la
viabilidad de vinculación de personas a la planta temporal y emitirá un concepto sobre el cumplimiento de los requisitos legales para
suscribir contratos de prestación de servicios. Integrada por Vicerrector Administrativo, Jefe de la División de Recursos Humanos, Director
de Contratación y Proyectos de Inversión y el ordenador del gasto que solicita la vinculación o contratación de personal.
DCPI: Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión.
DRH: División de Recursos Humanos.
OC: Orden de Compra.
OPA: Orden de Pago Automática.
OPS: Orden de Prestación de Servicios.
OT: Orden de Trabajo.
Ordenador de gasto: Funcionario delegado por la alta dirección de la Universidad para adjudicar y administrar recursos propios de su
nivel de autoridad.
Resolución: Acto administrativo generado por la Rectoría, Vicerrectorías, Decanaturas de la Universidad y dependencias autorizadas.
RP: Registro Presupuestal.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
SMLMV: Salarios mínimos legales mensuales vigentes.
UAA: Unidad Académica y/o Administrativa.
Unidad Gestora: Unidad Académica y/o Administrativa que solicita los bienes o servicios.
Unidades de Soporte: Están encargadas de asesorar a las Unidades Académicas y/o Administrativas que requieran de sus servicios en la
adquisición de bienes, suscripción de contratos, ejecución de obras y otros aspectos relacionados con los procesos de contratación.
SIF: Sistema de Información Financiero.
La responsabilidad de la contratación y el pago está a cargo del ordenador de gasto de la unidad gestora.
Cuando deba contratarse mediante un proceso de contratación unificado, la adquisición de bienes o servicios de diferentes UAA, la
Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión actuará directamente como ordenador de gasto.
Para valores inferiores a 50 SMLMV no se contemplan anticipos.
Cualquier adquisición de bienes o servicios debe encontrarse dentro de los precios del mercado, por lo tanto el ordenador de gasto de
la unidad gestora es responsable de indagar el valor del bien o del servicio requerido.
El documento generado en el Sistema Financiero conlleva las mismas características y responsabilidades del documento físico, por lo
tanto, la inclusión de datos no acordes a la realidad genera falsedad en documento electrónico público.
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA Actividad Decisión
o intranet predefinido Conector página
Inicio/Fin Documento
1. Define la necesidad, requerimientos y disponibilidad de recursos.
INICIO
1. Define necesidad y requerimientos de los bienes o servicios a contratar y verifica a través del SIF que exista CDP. Si el CDP no existe, remitirse a la Sección de Presupuesto y continuar con el Proceso Financiero para solicitar un CDP, conforme a los procedimientos PFI.01 y PFI.03.
Ordenador de gasto de UAA
2.Traduce las necesidades a especificaciones técnicas generales y da un estimado
del orden de la cuantía.
Ordenador de gasto de UAA
2. Traduce la necesidad o solicitud de adecuación a términos técnicos generales y hace una estimación del orden de la cuantía. Si es necesario, solicita asesoría técnica a las Unidades de Soporte. (Ver Anexo 01).
PFI.01 Procedimiento Modificación Presupuestal PFI.03 Procedimiento Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP
¿El monto es inferior a 50 SMLMV?
No
PCO.02 / PCO.03 Si el monto es mayor o igual a 50 SMMLV, remitirse al procedimiento PCO.02 (Convocatoria).
Si el monto es igual o mayor a 500 SMLMV remitirse al procedimiento PCO. 03 (Licitaciones), según sea el caso.
1 Pág.
5
PCO.02 Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Mayor o Igual a 50 y Menor
a 500 SMLMV PCO. 03 Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Igual o Mayor a 500 SMLMV
(Licitaciones) FIN
Si Revisa si es el monto es inferior a 50 SMLMV de acuerdo a lo
estimado por el líder de Planta Física (contemplando los ajustes
sugeridos por Planeación). Ordenador de gasto de UAA
Ordenador de gasto de UAA
1 Resolución No. 809 de 2005. Por la cual se expiden el Manual de Normas y los Procedimientos de Contratación en la UIS ¿La contratación a
realizar podría ser parte de un Proceso
unificado?
NOTA: El proceso unificado se realiza por iniciativa de las UAA o del Director de DCPI cuando se trate de la contratación de bienes o servicios cuya apropiación presupuestal corresponda a diferentes fondos con ordenadores de gasto diferentes, que a su vez puedan contratarse mediante un solo proceso de selección en virtud del objeto o de la conveniencia institucional, para precaver el fraccionamiento de la contratación y agilizar los procesos de selección sea que den lugar a un solo contrato o varios según la modalidad de adjudicación prevista en el pliego de condiciones o términos de referencia.
El ordenador de gasto deberá consultar a la DCPI si existen o van a realizar procesos de contratación unificados.
No
1
Ordenador de gasto de UAA
3. La UAA efectúa los requerimientos del objeto a contratar diligenciando el FCO.02. La DCPI actuará directamente como ordenador de gasto.
Ordenador de gasto de UAA
4. Realiza el proceso unificado de contratación, por medio de licitación (monto superior a 500 SMLMV) o convocatoria (monto entre 50 y 500 SMLMV), conforme al monto requerido. NOTA: Si el valor del contrato no justifica uno de estos procesos, el ordenador puede realizar la adquisición conforme a lo estipulado en el presente procedimiento.
Director de la DCPI
3. Requerimiento del proceso a la DCPI
4. Realiza proceso unificado
FCO.02 Solicitud de Licitación o Convocatoria
PCO.02 Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Mayor o Igual a 50 y Menor a
500 SMLMV PCO.03 Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Igual o Mayor a 500 SMLMV
(Licitaciones)
Ordenador de gasto de UAA.
Cotizaciones
NOTA: Las cotizaciones deber ser de distintos proveedores, con fecha máxima de expedición de 30 días, en donde se señale: la cantidad, precio, forma de pago, fecha límite de entrega, garantías y condiciones especiales.
5. Solicita cotizaciones y evalúa precios
Cotizaciones
5. Solicita mínimo tres cotizaciones del bien o servicio a contratar para verificar el precio del mercado y las condiciones comerciales.
2
Ordenador de gasto de
UAA. Cotizaciones
7. Evalúa las diferentes propuestas presentadas y de acuerdo al concepto técnico (si aplica) selecciona la más favorable para la Universidad y que satisfaga plenamente los requisitos establecidos para la adquisición; teniendo en cuenta los principios rectores de la contratación: planeación, economía, publicidad, transparencia y selección objetiva.
7. Selecciona la oferta
¿La forma de contratación implica una
OPS? 2
Pág. 8
Las OPS se utilizan para la contratación de servicios que desarrollen actividades o proyectos específicos no requeridos
permanentemente. Ordenador de gasto de UAA.
No
1
Resolución No. 016 de 2014. Por la cual se fijan tarifas para
la contratación civil de servicios en la Universidad.
Ordenador de gasto de UAA
6. Emite concepto técnico 6. Emite concepto técnico requerido por la UAA y de ser posible la realización de un proceso unificado comunica al ordenador de
gasto quién deberá remitirse a la Actividad 3 de la Página 5 del presente procedimiento.
Jefe de la Unidad de
Soporte Concepto Técnico
¿ Requiere concepto
técnico? NOTA: Se requiere concepto técnico cuando la UAA desea adquirir:
equipos de cómputo, servidores, redes, software, el montaje de salas de informática, compra de equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos, electromecánicos, repuestos para los mismos.
Verifica si los bienes y servicios a adquirir requieren concepto técnico; si es así, lo solicita a la unidad de apoyo (Ver anexo 02).
No
Concepto Técnico Si
8. Solicita las hojas de vida, selecciona la más favorable y
envía solicitud de OPS a la Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios
Personales
8. Solicita las Hojas de Vida de los proponentes, realiza la selección de la más favorable para la Universidad, conforme a las características necesarias para llevar a cabo satisfactoriamente los servicios requeridos. Posteriormente, diligencia el FTH.146 y solicita aprobación a la Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios Personales.
Ordenador de gasto de UAA
9. Revisa la solicitud FTH. 146 y analiza la viabilidad
9.La Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios Personales revisa solicitud, analiza la viabilidad y emite aprobación de la contratación mediante OPS
Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios Personales
(Vicerrector Administrativo, Jefe de Recursos Humanos,
Director de DCPI y ordenador de gasto) Resolución No. 2003 de 2013, Reglamentación del procedimiento para la vinculación en la modalidad de empleos temporales. FTH. 146. Solicitud de Orden de Prestación de Servicios. FTH. 146. Solicitud de OPS
10.Envía y comunica las observaciones pertinentes.
10. Comunica al ordenador de gasto por medio de correo electrónico las observaciones pertinentes de la solicitud realizada. Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios Personales Correo Electrónico de DRH
¿La Comisión Ad Hoc realiza observaciones?
11.Realiza ajustes y envía a la
Comisión Ad Hoc. 11. El ordenador de gasto realiza ajustes pertinentes y envía a la Comisión Ad Hoc para su aprobación. Ordenador de gasto de UAA 3
Pág. 8
No
Profesional de DRH
12. DRH estima honorarios máximos e informa al ordenador de gasto.
12. DRH estima honorarios máximos que se pueden cancelar por el servicio requerido, conforme a la valoración de la Hoja de Vida y envía al ordenador de gasto.
Ordenador de gasto de UAA Vicerrector de Investigación y Extensión 13. Elabora y envía la justificación de mayor valor en honorarios al Vicerrector de Investigación y Extensión
Justificación para Pago Mayor al Establecido Por la DRH
13. Para los servicios profesionales requeridos en atención a proyectos cuya contraparte contemple una tarifa de honorarios mayor al establecido por la DRH, las tarifas corresponderán a la propuesta aprobada por la entidad externa, para lo cual se requerirá el aval de la Vicerrectoría de Investigación y Extensión.
¿Se requiere Contratar por un valor mayor al definido por la
DRH?
15. Asigna a través del SIF el CDP correspondiente al proceso contractual.
15. Asigna CDP 2 Ordenador de gasto de
UAA
Profesional Presupuesto
Si No
¿La Comisión Ad Hoc
aprueba la OPS? FIN No
Si 3
Resolución No. 016 de 2014. Por la cual se fijan tarifas para
la contratación civil de servicios en la Universidad.
Aval de Vicerrectoría de Investigación y Extensión ¿Es viable mayor valor
de contratación?
14. Comunica al ordenador
de gasto. 14. La VIE comunica la aprobación al ordenador de gasto. Si
CDP
FIN No
La comisión comunica mediante correo electrónico la no aprobación de la solicitud. En caso de aprobarla envía la hoja de vida a DRH para su valoración.
Comisión Ad Hoc de contratación de servicios personales Vicerrector de Investigación y Extensión CDP
4
16. Si la adquisición de bienes corresponde a una compra en el exterior, el ordenador de gasto se apoya en la asesoría de contratación y sigue el procedimiento de Operaciones Internacionales.
Profesional de la DCPI
¿La contratación implica una importación? 16. Realiza trámite de Importación FCO.01 Registro de Proveedores de Bienes y Servicios 17. Verifica registro del
proveedor 17. Verifica en el SIF que el proveedor se encuentre registrado en la base de datos de proveedores UIS.
¿ El proveedor está registrado?
18. Si el proveedor no se encuentra registrado, solicita la información necesaria, mediante el formato FCO.01. Posteriormente, envía el formato a la DCPI para el registro en el Sistema de Información
FIN
4 Pág.
10
19. Registra al proveedor 19. Realiza el registro del proveedor en el Sistema de Información. Profesional de la DCPI Ordenador de gasto de la UAA Si No Si No
Si el proveedor está registrado, realiza actualización de los datos.
RUT Profesional de la DCPI
18. Solicita la información necesaria (FCO. 01) y la remite para registro a la DCPI FCO.01 Ordenador de gasto de UAA Ordenador de gasto de UAA
4
5
¿Proceso es mayor a 10 SMLMV?
20. Valora los riesgos
20. En los contratos cuya cuantía exceda de diez (10) SMLMV, se deberán valorar por escrito los riesgos inherentes al contrato y definir expresamente las garantías (Anexo 02), siguiendo el formato FCO.13.
Ordenador de gasto de UAA y/o Responsable
de la UAA FCO.13 Valoración de Riesgos Contratos Superiores a 10 SMLMV (Acuerdo Superior 019 de 2005, Art. 14) 21. Solicita la documentación para realizar el proceso
contractual
21. Solicita al proveedor los documentos necesarios para llevar a cabo el proceso contractual, siguiendo el formato FCO.06 NOTA: Es obligación del ordenador de gasto verificar e imprimir antecedentes disciplinarios y fiscales del proveedor y la constancia deberá reposar en el archivo contractual.
4
Ordenador de gasto de UAA
Si
No
FCO.06 Lista de chequeo de documentos (contrataciones menores a 50 smlmv) 9 22. Elabora orden de Contratación y designa supervisor.
22. Elabora en el SIF la orden de compra, de trabajo, de prestación de servicios, de consultoría o contrato de suministros, según las necesidades (Ver Anexo 03) y de acuerdo a los formatos proforma del sistema, el cual asigna automáticamente el registro presupuestal correspondiente; ingresar el motivo de selección del proveedor de acuerdo con los criterios de selección establecidos en el documento ICO.01. y designa supervisor para la orden de contratación elaborada.
NOTA: No se puede iniciar la ejecución del contrato si no se ha cumplido con el registro presupuestal, perfeccionamiento del contrato y la aprobación de las garantías.
ICO.01 Instructivo para la Selección, Evaluación y
Reevaluación de Proveedores OC, OT, OPS, orden de consultoría o contrato de suministros Valoración de Riesgos Contratos Superiores a 10 SMLMV Orden Ordenador de gasto de UAA
6
23. Revisa que la OPS registrada en el SIF, contenga los ajustes y cambios señalados y/o esté acorde a lo aprobado previamente.
¿La Comisión Ad Hoc autoriza la OPS
registrada en el SIF?
24. La Comisión Ad Hoc registra en el SIF las razones por las cuales no fue autorizada la OPS para que el ordenador de gasto haga los respectivos ajustes.
25. Revisa, ajusta e informa a la Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios
Personales
25. Revisa las observaciones y realiza los ajustes pertinentes e informa sobre los ajustes a la Comisión Ad Hoc mediante correo electrónico. Ordenador de gasto de UAA Resolución No. 2003 de 2013. Reglamentación del procedimiento para la vinculación en la modalidad de empleos temporales. ¿La Orden de Contratación elaborada es una OPS?
26. El ordenador de gasto y el contratista firman las ordenes dejando una copia para el contratista y una para el ordenador, éste último a su vez entrega al contratista los soportes necesarios para que realice la legalización.
26. Perfeccionan el
documento de contratación Ordenador de gasto de UAA
Contratista Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios Personales Comisión Ad Hoc de Contratación de Servicios Personales No Si 23. Revisa la OPS registrada en el SIF
24. Realiza las observaciones pertinentes a la OPS en el SIF
Si
6
27. Entrega la documentación de
legalización. Contratista
27. Entrega la documentación de legalización del contrato la cual debe ser verificada por el ordenador de gasto.
28. Verifica que los soportes y garantías estén acorde a lo
establecido en la orden de contratación.
28. Verifica que todos los soportes de legalización y las garantías requeridas para llevar a cabo el proceso contractual, se encuentren acordes a lo establecido en la orden de contratación y procede a dar aprobación a las garantías entregadas.
Ordenador de gasto de UAA
¿Garantías aseguradas?
29. Solicita modificación o cambio.
29. Si los documentos y/o las garantías no cumplen los requisitos necesarios, se envían al contratista para su modificación o cambio.
7
30. Si los documentos y/o garantías cumplen, el ordenador de gasto aprueba las garantías y organiza la carpeta del proceso de contratación. Ordenador de gasto de UAA Ordenador de gasto de UAA. Si Pólizas ¿Es OC, OT o de suministros? 5 Pág. 14 No 30. Revisa y aprueba
garantías. Carpeta en archivo
UAA del proceso de contratación
¿ Requiere pólizas? No
Deberán otorgarse las garantías previstas en el contrato exigidas en correspondencia con la valoración de riesgo que hayan efectuado el responsable de la unidad gestora y el ordenador de gasto en la planeación del mismo.
Ordenador de Gasto de UAA y Responsable
de la UAA
RESOLUCIÓN No. 809 DE 2005. Por la cual se expiden el Manual de Normas y los
Procedimientos de Contratación en la Universidad. Si Si No Contrato firmado, pólizas, recibos de pago de la pólizas, impuestos,
seguridad social.
5 Pág.
8
33. Recibe y verifica los bienes, suministros y/o trabajos del Contratista.
Ordenador de gasto de UAA y
Responsable de la UAA 33. Recibe los bienes y/o suministros despachados por el
contratista o los servicios prestados y los verifica con la factura y la orden.
Factura
32. Ejecuta el objeto de la orden
32. El contratista despacha los bienes o ejecuta el objeto de la
orden. Contratista
¿El bien o servicio es satisfactorio?
34. Si los bienes y/o servicios no Satisfacen los requerimientos contractuales, se devuelven al Contratista con las observaciones pertinentes para el cambio o modificación.
34. Devuelve los bienes o suministros y realiza las observaciones pertinentes.
35. Realiza modificaciones o
cambios 35. Realiza las modificaciones y cambios pertinentes. Contratista
Ordenador de gasto de UAA 6 Pág. 14 No Si
31. Se firma el acta de inicio 31. Si es pertinente y dependiendo del tipo de contratación el
ordenador de gasto suscribe acta de inicio.
Ordenador de gasto de UAA
Ordenador de gasto de
UAA Acta de inicio
NOTA: Si se requiere adicionar o prorrogar el contrato, remitirse a las condiciones estipuladas en el Anexo 04.
8
Ordenador de gasto de UAA, Supervisor
del Contrato y Contratista 36. Si los bienes o servicios cumplen las características
estipuladas en la orden se firma el acta de recibo final.
37. Registra los bienes en el
SIF Comprobante Salida de Almacén
9 6
38. El ordenador de gasto y el responsable firman el Comprobante de Salida de Almacén para su aceptación, y realiza las actividades contenidas en el procedimiento PFI.25 Procedimiento Ingreso de Elementos al Inventario, del proceso financiero. Ordenador de gasto Responsable de la UAA 7 Pág. 15 PFI.25 38. Se firma el comprobante
de salida PFI. 25 Procedimiento
Ingreso de Elementos al Inventario
Contratista 39. Si la orden es por servicios o consultoría el contratista
ejecuta el objeto del contrato.
NOTA: Si se requiere adicionar o prorrogar el contrato, remitirse a las condiciones estipuladas en el Anexo 04.
Contratista
40. Elabora entregables del contrato, en donde se identifiquen las actividades y productos derivados de la ejecución de la OPS o Consultoría, adicionalmente debe cumplir, independiente de la cancelación de los honorarios, con los pagos al servicio de salud obligatorio, pensiones, cesantías y riesgos profesionales correspondiente al 40% del IBC por cada uno de los contratos firmados.
5 39. El contratista de la OPS o Consultoría ejecuta el objeto del contrato
40. Elabora Entregables del Contrato y presenta soportes de pago y demás
requisitos.
Entregables del Contrato Soportes de pago a Seguridad Social y Pensión,
riesgos profesionales. 8
Entregables del Contrato Soportes de pago Salud, pensión, cesantías y ARL.
Acta de Recibo Final
36. Elabora acta de recibo final.
Acta de recibo final.
Comprobante de salida de almacén.
Ordenador de gasto de UAA 37.En caso de Orden de Compra, realiza el registro en el
Sistema de Información, generando el Comprobante de Salida de Almacén en donde se establece el Funcionario responsable de los artículos y cargándolos a su inventario personal.
10
41. Verifica cumplimiento del objeto del contrato
los requisitos estipulados en la orden. El informe debe ser archivado en la carpeta de la orden respectiva. La unidad de soporte respectiva deberá dar el Visto Bueno de aprobación a los trabajos de consultoría realizados.
Ordenador de gasto
¿Se puede realizar el
pago? Si el contratista realiza y presenta soportes de los aportes y demás requisitos exigidos, se gestiona el pago de los bienes y/o
servicios. De lo contrario, se le comunica al contratista para que realice las correcciones necesarias.
43. Si la forma de pago de los bienes o servicios acordada contempla Pagos parciales, se elabora la OPA correspondiente al período conforme a lo estipulado en la orden de contratación.
¿El Contrato Contempla pagos
parciales?
43. Elabora la OPA del período
7
42. Si el contratista no cumple con el objeto contratado, los pagos y demás requisitos, realiza los ajustes, cambios y correcciones pertinentes.
42. Realiza ajustes 8Pág.
14 Contratista
Ordenador de gasto de UAA 45. Si la cancelación de los bienes y/o servicios corresponde a
pago único o se trata del último pago, genera cumplimiento en el SIF y escribe manualmente el número de la OPA en la orden de contratación previamente firmada por las partes.
No Si
No
Si
OPA
45. Elabora la OPA y genera cumplimiento.
44. Avala y firma la Orden de Pago Automática del periodo. OPA
44. Avala y firma la OPA
Ordenador de gasto de UAA Ordenador de gasto
de UAA
11 10
¿El pago corresponde a una OPS?
Profesional de la DRH
Ordenador de gasto o Profesional de la DRH 48. Si los documentos y los pagos están correctos, envía a la
Sección de Presupuesto con su Visto Bueno para el trámite de pago conforme al procedimiento PFI.08 Procedimiento de Egresos, establecido en el proceso financiero.
47. Si se presentan inconsistencias, envía los documentos a la UAA para que hagan la solicitud de modificación de los Soportes de pago al contratista.
¿Los soportes para realizar pago están
completos y son consistentes? 47. Envía documentos a la UAA 48. Envía documentos a Presupuesto 9 Pág. 10
El profesional de la DRH verifica las vigencias y los montos de los pagos de salud, pensiones y ARL (si se requiere) realizados por el contratista.
46. Si el pago corresponde a una OPS, envía los documentos soporte de los pagos a salud, pensión, ARL (si se requiere) y la OPA a la DRH. Ordenador de gasto de la UAA 46. Envía documentos a DRH No No Si Orden de Pago Automático
Documentos soporte PFI.08 Procedimiento de Egresos OPS Soportes de pago OPA
Orden de Pago Automático Documentos soporte Si
Profesional de la DRH
51. Archiva soportes
documentales 51. Finalmente archiva los soportes documentales, diligenciando la Lista de Chequeo de Documentos, FCO.06. Ordenador de gasto de UAA
ICO.01 Instructivo para la Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores. FIN FCO.06 Lista de Chequeo de Documentos
PFI. 08 PFI. 08 Procedimiento de Egresos
50. Firma acta de liquidación 50. Firma acta de liquidación. Ver anexo 04.
Remitirse al procedimiento PFI. 08 Procedimiento de Egresos. Una vez realizado el pago parcial, el contratista continúa ejecutando el objeto de la orden.
En el caso de Pago Parcial, si es OPS/Consultoría, retomar el proceso desde la actividad 39 de la página 14; para el caso de OC, OT o Suministros, retomar el proceso en la actividad 32 de la página 13.
49. Autoriza la cuenta a pagar por medio del SIF. Si
es último pago evalúa el proveedor.
49. Una vez recibido el correo electrónico de la División financiera, ingresa al SIF y autoriza la cuenta a pagar. Si se trata del último pago evalúa al contratista conforme a lo estipulado en el Instructivo para la Selección, Evaluación y Reevaluación de Proveedores (ICO. 01). (De ser necesario el ordenador de gasto puede asesorarse por el supervisor para la realización de la evaluación) Ordenador de gasto de UAA Contratista Supervisor Ordenador de gasto de UAA
CONTROL DE CAMBIOS
01
Creación del Documento.
VERSIÓN APROBACIÓNFECHA DE DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
02
El procedimiento se elabora en el nuevo formato aprobado para el Sistema de Gestión de
Calidad. Se adicionan las actividades de Evaluación de Proveedores, la verificación de los
requisitos de las OPS por parte de la DRH.
03
Agosto 17 de 2005
Febrero 27 de 2008
Abril 16 de 2008
04
Se corrige la fecha de aprobación del procedimiento.
Se incluye la Ley 1150 de 2007 en la normatividad.
Se incluye el Decreto 2474 de 2008 en la normatividad.
Se incluye el Decreto 4828 de 2008 en la normatividad.
Se incluye el Decreto 4881 de 2008 en la normatividad.
Se actualiza la Resolución de delegación de los Ordenadores del Gasto.
Se amplia la actividad 27.
Se modifica la actividad 54 incluyendo: La unidad de soporte respectiva de la Universidad
deberá dar el visto bueno de aprobación a los trabajos de consultoría realizados.
Se modifican los nombres de los documentos de referencia, conforme a los Listados Maestros
del Proceso Contratación y del Proceso Financiero.
Se incluye la actividad No. 27: Realiza el trámite de importación.
Se elimina el procedimiento de importaciones de los documentos de referencia.
Abril 17 de 2009
05
Se amplía la actividad 33
Se amplía la actividad 34
Se amplía la actividad 35
Se amplía la actividad 36
Septiembre 17 de
2009
06
Se actualiza la normatividad con la inclusión de la Resolución de Rectoría 743 de mayo 8 del
2009.
Se incluye nueva consideración.
Se modifica la actividad 32 y se incluye en la columna documentos de referencia el Acuerdo
Superior 019 de 2005 y el documento FCO.013 Valoración de Riesgos Contratos Superiores
a 10 SMLMV (Acuerdo Superior 019 de 2005, Art. 14).
07
Enero 31 de 2011
Se actualiza la Norma NTC GP 1000:2004 por la NTC GP 1000:2009.
08
Se actualiza la actividad No. 30 y No. 31 incluyendo a la Dirección de Contratación y
Proyectos de Inversión como unidad responsable del registro de proveedores en el sistema.
09
10
Mayo 23 de 2013
Se actualiza la normatividad del procedimiento:
Se agrega la resolución 786 de mayo 28 de 2012, Ley 80 de 1.993, Ley 30 de 1.992, Ley 788 de 2.002, Ley 1474, Ley 1607 de 2012, Decreto 019 de 2012, Decreto 0862 de 2013, Decreto 1510 de 2013, decreto 1828 de agosto 27 de 2013.
Se elimina de la normatividad la Norma técnica NTC GP 1000:2009, y la Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001, Decreto 2474, Decreto 4828 y Decreto 4841. De 2008 y el Decreto 1397 de 2012.
Se actualizan algunas actividades del procedimiento:
- Se modifica la Actividad No. 8, eliminando la consulta de precios en la base de datos (la cual no existe en el sistema) e incluyendo la obligatoriedad de solicitud de tres (3) cotizaciones para adquisición de bienes por cuantía menor a 50 SMLMV.
- Se agrega la actividad No. 9 Selecciona la oferta más favorable. -Se eliminan las actividades 19, 20 y 21 de la versión anterior.
-Se elimina de la normatividad: Norma tècnica NTC GP 1000:2009, Decreto 2474, Decreto 4828 y Decreto 4841
Se actualiza la normatividad del procedimiento:
Se agrega: la resolución 2003 de diciembre 18 de 2013 y resolución 016 de enero 02 de 2014, Decreto 0723 de 2013.
Se Actualizan definiciones y se establecen nuevas consideraciones.
Se Replantean, reorganizan, se fusionan y se establecen nuevas actividades del procedimiento, incluyendo actividades relacionadas con la Comisión Ad Hoc de contratación de servicios personales , la Unidad Ad Hoc de diseño, presupuesto y supervisión para adecuaciones menores
Se actualizan los anexos:
Se modifica el nombre del anexo 01 y se actualiza su contenido. Se cambia numeración del Anexo 02 y pasa a ser el anexo 03 Garantías Modificación del Anexo 02 Unidades de Apoyo al Procedimiento. Se crea el Anexo 04. Tipos de Contratos
Abril 24 de 2014
Marzo 21 de 2014
ANEXO 01. UNIDADES DE APOYO AL PROCEDIMIENTO
Las Unidades de apoyo al procedimiento:- División de Servicios de Información (DSI): Esta unidad Participa como asesora en todo lo relacionado con la adquisición de equipos de cómputo, servidores, redes, software y montaje de salas de informática. El responsable del proyecto ponerse en contacto con la DSI quien analiza la necesidad y elabora el concepto técnico en el cual presenta detalladamente las características técnicas del equipo, impresora, dispositivo de hardware o software según el caso, las condiciones comerciales existentes con el o los proveedores, las pólizas que deben ser solicitadas y otras consideraciones especiales que estime necesarias . Una vez la Unidad Académica y/o Administrativa recibe los equipos, el grupo de soporte a usuarios de la DSI, colabora confirmando que las características técnicas del equipo recibido correspondan a lo solicitado y elabora la ficha técnica del mismo. Adicionalmente, colabora en el montaje de los equipos, su configuración en red, el mantenimiento de software entre otros.
- División de Mantenimiento Tecnológico (DMT): Suministra conceptos técnicos para la compra de equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos, electromecánicos, diferentes a los equipos de cómputo y en algunos casos, asesora la compra de repuestos para los mismos. Una vez la Unidad Académica y/o Administrativa haya surtido el proceso de conformación de especificaciones técnicas, solicita a la División de Mantenimiento Tecnológico que realice un análisis de las mismas y emita concepto técnico teniendo en cuenta los requerimientos de la unidad, las características de los equipos requeridos y sus parámetros técnicos y económicos. La DMT precisa las pólizas que deben ser solicitadas al proveedor teniendo en cuenta los lineamientos de la Universidad. Las propuestas que se reciban en virtud de un proceso de compra de equipos eléctricos, electrónicos, mecánicos o electromecánicos, deben ser consultadas a la DMT para la verificación de especificaciones técnicas requeridas y emisión del concepto técnico respectivo. Cuando el proveedor hace entrega del equipo, la División de Mantenimiento Tecnológico, verifica que este cumpla con las especificaciones establecidas en la orden de compra o contrato y elabora la ficha técnica del equipo la cual ingresa al sistema de información del programa de mantenimiento de la Universidad.
- Planeación (PLA): Como Unidad Asesora, capacita en el proceso de planeación a todas las Unidades Académicas y/o Administrativas de la Universidad. Los responsables en las UAA formulan sus proyectos de inversión basados en sus necesidades y en los criterios establecidos anualmente por el Consejo Superior, y Los registran en el sistema de Planeación para que esta lleve a cabo la evaluación del proyecto y el análisis de su viabilidad. Planeación revisa el cumplimiento de requisitos del proyecto, corrobora si es compatible con el Plan de Desarrollo Institucional y con las prioridades de inversión de la Universidad , realiza la evaluación técnico-económica e informa al solicitante sobre la viabilidad del proyecto y su registro en el BPPUIS, para que ingrese en la programación cuando exista disponibilidad presupuestal para su ejecución. En los casos en que lo considere necesario, sugiere modificaciones al contenido de los proyectos. Por otra parte, presta asesoría en el proceso de elaboración de presupuesto y plan de compras. Con Planeación también deben consultarse los proyectos de remodelación y adecuación para verificar su correspondencia con los lineamientos y la reglamentación interna de la Universidad sobre la planeación de las edificaciones y usos de espacios.
- División de Planta Física (DPF): Esta división se encuentra a cargo del mantenimiento de toda la planta física de la Universidad. Esta Unidad participa como asesora, participa en lo relacionado con los servicios de albañilería, plomería, carpintería, soldadura, pintura y electricidad, ofreciendo asesoría técnica. En el caso en que la obra requiera un servicio de los mencionados anteriormente, debe ponerse en contacto con esta división e informarle el trabajo que desea realizar por medio del módulo de Planta Física en la Intranet, si se trata de una solicitud extraordinaria esta se hará verbal o por escrito (las cuales no deben ser subidas al sistema). La División de Planta Física se encargará de verificar que las obras realizadas correspondan con lo contratado y estén de conformidad con las normas técnicas que apliquen. Al finalizar una obra civil, la Unidad Académica y/o Administrativa elabora un acta de recibo de obra con el visto bueno del Jefe de esta División .
- Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión (DCPI): Es el responsable de velar por la adecuada realización de los procesos de selección de contratistas y ejecución de los contratos, en los términos previstos en el Acuerdo Superior 46 de 2004 y No. 19 de 2005 por el cual se adopta el Reglamento de Contratación. Le corresponde presidir los comités de evaluación en los contratos con formalidades plenas y establecer los mecanismos de evalua ción que deberán aplicar los ordenadores de gasto en los demás casos, bajo su responsabilidad.
Superintendencia Financiera, las cuales permanecerán vigentes y no expirarán por revocatoria unilateral de las mismas y deberán modificarse de acuerdo a l os cambios establecidos dentro de todo el proceso contractual.
- Amparo de seriedad de la oferta: Previo estudio del ordenador de gasto, se requerirá esta póliza cuando se establezca en los términos o especificaciones acordadas como respaldo de las actuaciones precontractuales realizadas dentro de todo proceso, debiendo permanecer válida durante el período especificado en los términos de referencia o pliegos de condiciones. El monto de esta garantía estará especificado en los términos de referencia o pliegos de condiciones, cubrirá como mínimo el 10% del valor estimado del contrato y tendrá una vigencia no inferior a sesenta (60) días a partir del cierre de la correspondiente licitación o convocatoria pública . Esta garantía será devuelta a los proponentes que no resulten favorecidos una vez que se determine que no se les adjudicará el contrato (previa solicitud por parte de ellos), excepto al segundo proponente en orden de elegibilidad a quien se le devuelve una vez se haya legalizado el contrato.
- Amparo de anticipo: Se solicitará para todos los casos en que se estipule el pago de un anticipo o pago anticipado. Cubre a la Universidad contra el uso o apropiación indebida de los dineros o bienes entregados al contratista para financiar el cumplimiento de sus obligaciones por un valor equivalente al 100% del contrato u orden, con una vigencia mínima igual al mismo y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del contrato .
- Amparo de cumplimiento del contrato: Asegura el cumplimiento del objeto y del contrato, de acuerdo con los términos, condiciones y especificaciones acordadas. Cubrirá como mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por un período que incluya la vigencia del contrato y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del contrato.
- Amparo de calidad y correcto funcionamiento del bien o servicio: Ampara a la Universidad de los perjuicios sufridos cuando en condiciones normales de uso, los elementos, equipos o servicios suministrados por el contratista presentan una anomalía notable a causa del incumplimiento de los requisitos y especificaciones mínimas exigidas en los términos de referencia o pliegos de condiciones del proceso contractual. Cubrirá como mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del mismo y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del contrato.
- Amparo de suministro de repuestos y accesorios: Asegura a la Universidad contra el incumplimiento en el suministro de repuestos y accesorios previstos en los términos de referencia o pliegos de condiciones. Cubrirá como mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del contrato.
- Amparo de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones: Cubre a la Universidad contra el incumplimiento de las obligaciones laborales y prestacionales a que está obligado el contratista, relacionado con el personal utilizado por el contratista afianzado en la ejecución del contrato. Amparará mínimo el 10% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del mismo y 3 años más.
- Amparo de estabilidad de la obra: Garantiza a la Universidad contra el riesgo que durante el término estipulado y en condiciones normales de uso , la obra sufra deterioros imputables al contratista. Cubrirá como mínimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y 3 años más a partir de la entrega y recibo a satisfacción.
- Amparo de responsabilidad civil extracontractual: Cubre a la Universidad contra todos los riesgos que se puedan presentar en la ejecución del contrato , especialmente cuando se ocasionen perjuicios a terceros y que estos involucren una responsabilidad inicial para la Universida d. Su cubrimiento se establece en SMLMV y no puede ser inferior al 5% del valor del contrato, por una vigencia igual a la del contrato y un tiempo adicional que será establecido de acuerdo al riesgo y naturaleza del contrato.
Parágrafo: Los anteriores amparos contienen el mínimo básico de garantías a contemplar en los diferentes procesos de contratación, sin reserva de que estos puedan variar acorde con la naturaleza del contrato.
- Contrato Adicional: Contrato que celebra la Universidad y el Contratista cuando exista variación, modificación o adición al alcance físico del objeto contratado (tiempo o valor del Contrato), y se requiera para garantizar la buena ejecución de los trabajos y el logro del fin perseguido con la contratación .
- Contrato de Arrendamiento: Contrato en el que la Universidad se obliga recíprocamente a conceder el goce de un bien o a ejecutar una obra o prestar un servicio, y el contratista a pagar por este bien, obra o servicio un precio determinado.
- Contrato de Consultoría: Son contratos de consultoría los que celebren las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecución d e proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, pre factibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos , así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
- Contrato de Compraventa: Adquisición mediante la cual la Universidad transfiera la propiedad de bienes.
- Contrato de Obra: Contrato celebrado por la Universidad con un Contratista para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.
- Contratos de prestación de servicios: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas c on la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados.
- Contrato de Suministros: El contrato de suministros es usado para la adquisición de bienes consumibles que posiblemente no se tengan identificados de forma detallada en el momento de suscribir el contrato. Este tipo de contrato permite realizar despachos y pagos parciales, los cuales no podrán exceder el valor inicial del contrato de suministro. Los bienes que generalmente se adquieren por medio de esta modalidad de contrato son : papelería, comestibles, aseo y cafetería, medicamentos, materiales (reparación y mantenimiento de planta física), reactivos y materiales de laboratorio. (Éste tipo de contrato no aplica para servicios).
- Orden de compra: Esta modalidad se utilizará para la adquisición de bienes o elementos. Se utilizará orden de compra cuando se tengan plenamente identificados los elementos a adquirir. Se realiza Orden de compra por el valor total. Se puede generar la orden de compra afectando varios centros de costo, siempre y cuando tengan el mismo ordenador de gasto, y que para cada uno de ellos se tenga CDP disponible.
- Orden de trabajo: La orden de trabajo se utiliza para autorizar la ejecución de obras o trabajos relacionados con la construcción, montajes, mejoras adicionales, conservación, restauración de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad y similares, cuando el valor de la obra o el trabajo no exceda los 300 SMLMV.
