Sistema Mail (recepción de pedidos através del Correo Electrónico)

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Sistema Mail (recepción de pedidos através del Correo

Electrónico)

El sistema de recepción de pedidos enfajillado por correo electrónico, permite a los clientes de Efectivale S. A. realizar sus pedidos enfajillado a través del correo efectivale@efectivale.com.mx esto permite agilizar los procesos que se deben realizar desde que el cliente hace llegar su pedido hasta que se le factura.

Para registrar su pedido, el cliente deberá:

1.- Crear el archivo en Excel siguiendo el formato de la Plantilla Mail.

2.- Entrar a su cuenta de Correo, si no cuenta con una cuenta solicitarla a su departamento de soporte técnico, o puede adquirir una cuenta gratuita en Internet como lo es hotmail.com. Al entrar a su cuenta de Correo debe crear un nuevo mensaje para (TO) efectivale@efectivale.com.mx , en el mensaje debe de adjuntar el archivo con los datos de sus empleados de acuerdo a la plantilla mail, para finalizar debe oprimir el botón de enviar mensaje.

3.- Debe verificar en su Correo recibido(bandeja de entrada), recibirá un Correo con el cual sabrá si su pedido fue procesado correctamente o si tuvo algún problema al procesarse.

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1.- Crear Archivo con el formato de la Plantilla Mail

Como realizar el archivo en Excel y los pasos que se deben de

seguir para guardarlo con el formato adecuado.

Para el Sistema de Pedidos en Enfajillado por Mail, se requiere un archivo en Excel con los datos de sus empleados a los que les da esta prestación, el archivo debe de contener la siguiente información como mínimo.

Figura 1

Todos los títulos van precedidos por un “X “, cada titulo ocupa una celda en Excel.

Los títulos Obligatorios en el archivo de Excel están divididos en tres Partes y son los siguientes: Parte 1 (parte superior) Parte 2 (parte central) Parte 3 (parte inferior)

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Parte 1 (parte superior) XCLIENTE, XPRODUCTO, XFECHAENTREGA, XENVIO

En la Parte 1 a la derecha de cada titulo va la información del cliente, tal y como se ve en la figura 1.

XCLIENTE debe de contener las 2,3 o 4 primeras letras del rfc de la empresa del cliente, separar con un guión (-), después debe de contener el numero de cliente separa con un guión (-), después debe de introducirse el número de consignatario al que se le hará la factura. Ejemplo EFE-11696-0 EFE (3 letras del rfc) 11696 (numero de cliente) 0 (numero de consignatario)

XPRODUCTO debe de contener el servicio del cual desea los vales(AUTO, DESPENSA o RESTAURANTE)

Ejemplo Despensa

XFECHAENTREGA debe de contener la fecha de entrega del pedido, debe de poner 2 dígitos para el día, 2 dígitos para el mes y 2 ó 4 dígitos para el año (puede ser 04 ó 2004) y deben de estar separados por una diagonal (/) ó un guión (-).

Ejemplo 08/09/2004 ó 31/08/04

XENVIO debe de contener el envío del pedido, puede ser a DOMICILIO, FORANEO ó PASE A RECOGER

Ejemplo Domicilio

Parte 2 (parte central) XIMPORTE

En la Parte 2 en la parte de abajo va la información del cliente, ver figura 1.

XIMPORTE debe de contener los importes de cada uno de los empleados a los que se les entregara una fajilla, de preferencia los importes deben de ser números enteros (ya que no se manejan vales que contengan decimales).

Ejemplo 100

NOTA: los renglones que no contengan importe o que su importe sea 0 no serán tomadas en cuenta.

Parte 3 (parte inferior) XSUBTOTAL

En la Parte 3 el único titulo que se encuentra es el de XSUBTOTAL, a la derecha del titulo XSUBTOTAL va el importe total en vales del pedido(es decir la suma de todos los importes encontrados en la columna XIMPORTE), tal y como se ve en la figura 1.

Ejemplo 900

Los títulos Opcionales en el archivo de Excel están divididos se integran en la Parte 1 y 2, son los siguientes:

Parte 1 (parte superior) XPERIODO,XFECHAPAGO

XPERIODO debe de contener el periodo que marque el cliente(cuenta con 20 caracteres)

Ejemplo Agosto 2004

XFECHAPAGO debe de contener la fecha en que realiza la entrega de cada fajilla a cada empleado (cuenta con 10 caracteres)

Ejemplo 31/08/2004

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XNUMERO debe de contener el numero de empleado, que asigne el cliente a cada uno de sus empleados. (puede tener números y letras).

Ejemplo 12829

XNOMBRE debe de contener el nombre del empleado, que asigne el cliente a cada uno de sus empleados. (puede tener letras).

Ejemplo Edward Olea Toledo

XRFC debe de contener el RFC del empleado, que asigne el cliente a cada uno de sus empleados. (puede tener números y letras).

Ejemplo AERE780727

XAREA debe de contener el área donde labora el empleado, el cliente asigna el área de cada uno de sus empleados. (Puede tener números y letras).

Ejemplo SISTEMAS

En la siguiente figura puede verse más a detalle los títulos opcionales.

Figura 2

Títulos opcionales Parte central

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Los archivos pueden tener información adicional, pero esta no será tomada en cuenta por el sistema a menos que tenga un valor numérico en la columna ximporte.

Cortes

La fase de los cortes es para aquellos pedidos que pueden tener varios subpaquetes de fajillas, es decir si se quiere una entrega de fajillas al departamento de sistemas, otro paquete para ventas, otro para reembolso, y así sucesivamente, para que cada departamento distribuya sus fajillas a cada empleado del depto.

XGRUPO es el titulo para realizar los cortes, este titulo va situado en la parte 2( parte central ) , ver figura1 para identificación de las partes, debajo del titulo se introduce la información de cada grupo, como se puede ver en la figura 3 cada renglón de la parte central es una fajilla, debemos de indicarle a esa fajilla a que grupo pertenecerá y eso lo hacemos poniéndole el nombre del grupo al que pertenecerá para ser empacado, esto es solo si el cliente desea cortes, ya que XGRUPO es un titulo opcional.

Ejemplo El empleado Edwin pertenece al grupo de sistemas, asi que será entregado junto con todas las fajillas que tengan el mismo grupo en este caso será entregado con Marco.

Figura 3

Sucursales

Para realizar un pedido que contenga distintos lugares de entrega de Vales, se debe de ingresar el título XSUCURSAL (es un titulo opcional, solo usado cuando se tienen entregas en distintas

Parte 1 (parte superior) Parte 2 (parte Central) Parte 3 (parte inferior)

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sucursales), el título XSUCURSAL va situado en la parte 2 (parte central), así sabremos a que sucursal va cada fajilla

XSUCURSAL debe de contener el nombre de la sucursal donde se entregan los vales, por ejemplo, en el caso de la sucursal DF, los empleados Edwin, Marco y Wilfrido se entregaran en la sucursal DF, Guadalupe Rojas se entrega en la sucursal MTY y Rodolfo se entregara en la Sucursal MTY2, como verán, hay dos entregas en Monterrey pero con distinto domicilio.

Como guardar el archivo en formato (texto delimitado por

tabulaciones)

Una vez generado el documento se tiene que guardar como “texto delimitado por tabulaciones”, para esto va al menú <<Archivo>> y ahí seleccione la opción de <<guardar como>>, así como lo muestra la siguiente figura:

Figura 1.2

Después de haber dado un click en la opción <<Guardar como>>, aparecerá un cuadro con varias opciones para guardar su archivo, usted debe de guardarlo como <<Texto (Delimitado por

tabulaciones)>> y posteriormente de un click en el botón de <<Guardar>>. Así como lo muestra la

siguiente figura: Opción

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Figura 1.3

Probablemente al dar un click en el botón <<Guardar>> le aparezca un mensaje que diga “El tipo archivo seleccionado no es compatible con los libros que contienen múltiples hojas”; esto se debe a que su archivo de Excel tiene varias hojas creadas, las cuales no son necesarias. Para que su archivo se guarde satisfactoriamente le tiene que dar un click en el botón <<aceptar>> y automáticamente su archivo se guardará como el Sistema de Pedidos Enfajillado por Internet lo requiere.

Figura 1.4

Nota: Cuando ya se haya guardado el archivo, y quieras cerrarlo Excel te puede hacer la siguiente pregunta, debes de dar click en la opción No

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Nota: su archivo no va a quedar guardado como archivo de Excel (extensión xls), sino como un

archivo de texto (extensión txt).

Figura 1.5

Con esto el archivo esta mas que listo para enviarse por el Correo electrónico a la cuenta de efectivale@efectivale.com.mx .

Archivo de Texto

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2.- Crear el mensaje de Correo, adjuntar el archivo y enviarlo a

efectivale@efectivale.com.mx

Entrar a su cuenta de Correo, si no cuenta con una cuenta solicitarla a su departamento de soporte técnico, o puede adquirir una cuenta gratuita en Internet como lo es hotmail.com. Al entrar a su cuenta de Correo debe crear un nuevo mensaje para( TO ) efectivale@efectivale.com.mx , en el mensaje debe de adjuntar el archivo con los datos de sus empleados de acuerdo a la plantilla mail, para finalizar debe oprimir el botón de enviar mensaje.

Para ejemplificar utilizaremos el archivo “Vales.txt” , lo primero que se tiene que hacer es entrar a nuestra cuenta de Correo en este caso utilizaremos el Foxmail, pero pueden utilizar otro como lo es hotmail, yahoo, todito.com, terra, etc. Le damos en la opción de “Crear” mensaje.

Inmediatamente aparecerá una pantalla similar a la siguiente, donde debemos especificar para quien va dirigido el mail, en este caso es “Para: efectivale@efectivale.com.mx “ generalmente lleva el titulo Para ó To,

El siguiente paso es adjuntar el archivo, en este caso el archivo que estamos adjuntado para ser enviado es vales.txt. y para finalizar oprimimos el botón de enviar ó Send.

Adjuntamos el archivo

Y Enviamos el correo

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Con esto se finaliza el envío del archivo a la dirección de efectivale@efectivale.com.mx. la tercer y ultima parte es recibir el Correo de repuesta para saber si se realizo el pedido correctamente ó si tuvo algún problema al procesarse.

Pedido que ha sido procesado correctamente

En este ejemplo, la persona que envío un mail a efectivale@efectivale.com.mx y adjunto su archivo de vales fue laura.flores@efectivale.com.mx ya que a ella se le envía el mail de respuesta y como asunto le pondrá “Su archivo fue procesado” y en el cuerpo del mail vendrán los principales datos del pedido de laura.flores@efectivale.com.mx , como son Cliente que solicita el pedido, Producto solicitado, Numero de Fajillas o recibos, Fecha de entrega, tipo de entrega y el desglose de sus cobros.

Pedidos que han tenido algún error al procesarse.

El sistemaMail enviará error cuando no se ingrese un archivo en el formato adecuado que en este caso es un archivo con extensión txt guardado en Excel con la opción delimitado por tabulaciones. Otro error que puede aparecer es que dentro del archivo no se encuentre alguno de los títulos obligatorios como son XCLIENTE, XFECHAENTREGA, XENVIO, XPRODUCTO, XIMPORTE y XSUBTOTAL, los errores que se mandan al cliente son lo bastante entendibles.

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Por ejemplo en la siguiente figura observamos que no fue procesado el pedido debido a que encontró un error, el XSUBTOTAL tiene el archivo no coincide con la suma de todos los importes de los empleados encontrados en el archivo, así que devuelve el mensaje de que “el monto no coincide”.

Algo muy importante es que cada vez que un archivo no sea procesado, se enviara una Copia del Correo a las señoritas de Atención a Clientes, el cual contendrá el mensaje que se le envía al cliente y también el archivo que el cliente envío, con esto las Señoritas de Atención a Clientes podrán resolver más rápidamente el problema.

Para los clientes que hacen sus pedidos en la Ciudad de México se tiene la cuenta de

efectivale@efectivale.com.mx para los clientes de las sucursales se les puede enviar al correo efectivale.jrz@efectivale.com.mx para sucursal Juárez

efectivale.tij@efectivale.com.mx para sucursal Tijuana efectivale.ver@efectivale.com.mx para sucursal Veracruz efectivale.slp@efectivale.com.mx para sucursal San Luis Potosí efectivale.gdl@efectivale.com.mx para sucursal Guadalajara efectivale.vhsa@efectivale.com.mx para sucursal Villa Hermosa efectivale.pue@efectivale.com.mx para sucursal Puebla efectivale.qro@efectivale.com.mx para sucursal Querétaro efectivale.torr@efectivale.com.mx para sucursal Torreón efectivale.mty@efectivale.com.mx para sucursal Monterrey efectivale.mxl@efectivale.com.mx para sucursal Mexicali efectivale.mat@efectivale.com.mx para sucursal Matamoros

Por ejemplo si un cliente desea realizar un pedido y es cliente de la sucursal de Guadalajara, por tanto puede mandar su pedido a la cuenta de efectivale.gdl@efectivale.com.mx , el pedido es recibido y envía confirmación al cliente y además el sistema automáticamente envía una copia a las chicas de Guadalajara.

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