CONSEJO NACIONAL DE RECTORES
AUDITORÍA INTERNA
“Informe de labores del período 2015”
Marzo 2016
Tabla de contenido
1. INTRODUCCIÓN ... 3
2. ALGUNAS ESTADÍSTICAS ... 3
3. EJECUCIÓN DEL PLAN ... 5
3.1 Trabajos realizados ... 5
3.2 Asesorías y Advertencias ... 7
3.3 Legalización de libros ... 8
3.4 Publicación en la WEB institucional de informes ... 8
3.5 Recomendaciones ... 8
3.6 Seguimiento de las recomendaciones de informes anteriores ... 9
3.7 Trabajos en proceso ... 10
3.8 Limitaciones ... 10
4. RECOMENDACIONES EMITIDAS POR OTROS ÓRGANOS FISCALIZADORES. ... 12
5. ASPECTOS RELEVANTES EN LAS ACCIONES DE MEJORA DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL CONARE. ... 12
6. CONCLUSIÓN ... 15
ANEXO No. 1 ... 16
ANEXO No. 2 ... 17
Informe de Labores 2015 3 1. INTRODUCCIÓN
Mediante el presente informe se rinde cuentas de las acciones ejecutadas, los logros obtenidos y las dificultades enfrentadas por la Auditoría Interna del CONARE, durante su gestión del año 2015, también pretende cumplir con el requerimiento establecido en la Ley General de Control Interno en su artículo 22 (g) y en las Normas para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, en la 2.6.
Cabe señalar que la labor de la Auditoría Interna, se ha orientado hacia la evaluación y asesoría en aquellos aspectos que consideramos relevantes para la Institución, con base en la valoración de riesgos, pero sin excluir el juicio profesional de quienes dirigen la Auditoría Interna y que puede señalar algunas áreas de interés, manteniendo una actuación independiente, pero que sopesa la dificultad de la gestión pública.
En una primera parte se muestra una descripción estadística de la forma en que se utilizaron los recursos de la Auditoría Interna durante el año concluido, seguidamente se reseña con base en algunos ejes temáticos cada uno de los trabajos de auditoría realizados, y en un anexo un breve detalle de cada uno, también una visión general de la aplicación de las recomendaciones brindadas, así como algunos otros aspectos importantes del quehacer de la Auditoría Interna.
2. ALGUNAS ESTADÍSTICAS
Durante este período se desarrollaron para efecto del Plan Anual Operativo 20 trabajos de auditoría interna y acciones de mejora interna, elaborados conforme a la normativa técnica emitida por la Contraloría General de la República y en general bajo las normas técnicas que regulan la función de auditoría interna. Nuestra labor se concentró según su naturaleza en cuatro tipos de trabajo, auditorías operativas, financieras, las de tipo especial, servicios preventivos y las labores de fortalecimiento de los procedimientos internos de esta unidad de fiscalización.
Estos a su vez generaron 40 productos entre informes y cartas de advertencia o asesoría.
Informe de Labores 2015 4 GRÁFICO No. 1
Fuente: Elaboración propia.
Si bien el gráfico muestra una mayor cantidad de productos de asesoría y advertencia, por su naturaleza no son en los cuales se invierte mayor recurso humano, ya que estos generalmente se derivan de estudios cortos, que permiten comunicar alguna situación particular. Son primordialmente las auditorías operativas y contables – financieras, las que requieren una mayor utilización de insumos de esta auditoría, tal y como ocurrió durante el año 2015, conforme a los registros de uso de tiempo.
En cuanto a las áreas en las cuales se emitieron productos, sobresalen, los aspectos relacionados con la administración financiera, contabilidad y presupuesto y administración del recurso humano, también los desarrollados sobre mejoramiento de la Auditoría Interna y los efectuados sobre seguimiento de estudios. 12 30% 3 7% 19 47% 1 2% 3 8% 1 3% 3% 1 Auditorías Operativas Auditorías Especiales Asesorías y advertencias Legalización de Libros Trabajos de mejora a la A.I. Seguimiento de Estudios Auditorias Financieras CONARE AUDITORÍA INTERNA
PRODUCTOS EJECUTADOS SEGÚN TIPO DE TRABAJO
Informe de Labores 2015 5 GRÁFICO No. 2
Fuente: Elaboración propia.
3. EJECUCIÓN DEL PLAN
3.1 Trabajos realizados
A continuación se presentan los trabajos realizados durante el año 2015, conforme el plan originalmente establecido, pero con modificaciones justificadas que fue necesario aplicar por diversas razones tales como trabajos urgentes u oportunos no planificados, ampliación del alcance o atrasos en la ejecución de algunos estudios y préstamo de una funcionaria al Dpto. de Gestión Financiera. Es conveniente señalar que en aquellos casos que se consideró necesario se efectuaron presentaciones a la Administración sobre los aspectos contenidos en los informes.
Durante el 2015, y como se amplía más adelante, se procuró darle un mayor énfasis al seguimiento de informes, con el ánimo de obtener un mayor provecho de los estudios realizados en términos de mejora del control interno y de los procesos institucionales. 10 25% 5 12% 7 17% 2 5% 3 7% 1 3% 4 10% 4 10% 3 8% 1 3% Adm. Financiera, contabilidad y presup. Gestión Institucional Recursos Humanos Tecnologías de la información Servicios Generales Seguimiento de estudios Fundación y otros entes Desarrollo de la Auditoría Interna
Informe de Labores 2015 6 Es oportuno indicar que con relación al Plan Anual Operativo propuesto para 2015, este se cumplió en 95%, dado que se estableció la meta de ejecutar al menos 191 trabajos de auditoría, lográndose ejecutar 20.
A continuación se enuncian los trabajos por ejes temáticos, un breve resumen de cada uno se presenta en el Anexo No. 2, y el texto completo puede ser requerido a la Auditoría Interna:
Institucional
INF-005-2015. “Gestión de las Actas y Acuerdos del CONARE 2013 y 2014” OF-AI-039-2015 “Validación de Índice de Gestión Institucional-2014”
Administración financiera, contabilidad y presupuesto
INF-003-2015, “Liquidación Presupuestaria 2013” INF-004-2015, “Relación de puestos”
INF-007-2015, “Control de los Ingresos Externos del SINAES”
INF-010-2015, “Informe Estados Financieros al 31 de diciembre de 2014”
Recursos Humanos
INF-006-2015, “Análisis del control interno y el apego a la normativa vigente para el pago de incentivos salariales por vinculación en el CONARE”
AI-RH-01-2015 Relación de Hechos “Incumplimiento de contrato de dedicación exclusiva, superposición horaria de un funcionario del CeNIBiot y uso no autorizado de sus instalaciones”.
AI-RH-02-2015 Relación de Hechos “Superposición horaria y exceso de jornada de una funcionaria del SINAES”.
Servicios generales
INF-001-2015. “Mantenimiento correctivo y preventivo de edificios y equipos del CONARE”
Adquisiciones
Memo-AI-012-2015 “Licitaciones y otras contrataciones”. (Finalizado como incompleto) Otros
INF-002-2015. “Percepción sobre el Riesgo de Fraude en la Institución”
1 Esta meta fue reajustada durante el año en razón de préstamo de una Auditora de campo, desde el mes de
Informe de Labores 2015 7
INF-008-2015, INF-009-2015, Informe de la Validación Independiente de la Autoevaluación Anual de la Calidad e Informe de Oportunidades de Mejora, Contraloría Universitaria de la Universidad Nacional de Costa Rica, Periodo 2014. Cabe indicar que se estudiaron dos denuncias, sin embargo, las mismas concluyeron con asesorías a la Administración en el manejo de permisos o modificaciones de horarios para impartir clases y la adquisición de alimentos.
3.2 Asesorías y Advertencias
A continuación se enumeran algunos documentos mediante los cuales se ha brindado asesoría o advertencia a la Administración sobre aspectos puntuales. Según la naturaleza de cada uno, requirieron una menor o mayor dedicación.
Asesorías Detalle
OF-AI-019-2015 Contratación de servicios de consultoría legislativa
OF-AI-023-2015 Oposición a resolución administrativa recuperación montos de
más en liquidaciones laborales
OF-AI-039-2015 Validación del IGI 2014
OF-AI-046-2015 Proyecto de Ley de Exoneraciones
OF-AI-063-2015 Pago de viáticos del CeNAT
069-2015, OF-AI-070-2015
Otorgamiento de permisos para docencia jornada ordinaria
OF-AI-071-2015 Uso de saldos a favor combustibles RECOPE
OF-AI-092-2015 Directrices CGR sobre relaciones Jerarca – Auditoría I.
OF-AI-117-2015 Uso Caja Chica Sede Alajuela
OF-AI-118-2015 Modificaciones al Reglamento de Denuncias
OF-AI-121-2015 Contratación de Servicios de Alimentación
OF-AI-125-2015 Implementación de la Declaración Jurada de jornada
OF-AI-135-2015 Informe Labores Director Administrativo FunCeNAT
OF-AI-156-2015 Uso y custodia de formularios de recibo de dinero
OF-AI-161-2015 Avances en la implementación del GRP Wizdom
OF-AI-170-2015 Uso de libros Contables Digitales
Advertencias Detalle
OF-AI-004-2015 Inclusión de convenio invalido FunCeNAT en presupuesto
OF-AI-008-2015 Pago erróneo de factura
OF-AI- 169-2015 Retraso inscripción Junta Directiva FunCeNAT
Adicionalmente, la Auditoría Interna ha participado regularmente en las reuniones de Jefes y Directores dando la asesoría verbal pertinente de acuerdo a los temas y circunstancias.
También y desde una perspectiva de fortalecimiento del ambiente de control, se impulsó y ejecutó conjuntamente con la Dirección de OPES, la realización de una charla sobre “Desarrollo Moral”, con un experto externo del Poder Judicial.
Informe de Labores 2015 8 3.3 Legalización de libros
Se brindó a las diferentes instancias institucionales el servicio de legalización de libros, conforme las disposiciones técnicas emanadas por la CGR (Ley General de Control Interno art. 22 inciso e), en resumen, se atendió las solicitudes del CONARE y del SINAES, equivalentes a tres cierres de libros, apertura de tres, se sustituyeron 425 folios por errores en la impresión u otros defectos, y se legalizaron 465 nuevos folios. (MEMO-AI-003-2016)
3.4 Publicación en la WEB institucional de informes
Atendiendo el requerimiento institucional, se publicó en la Web del CONARE, con la colaboración de las instancias de la Administración, los informes de auditoría correspondientes al segundo semestre de 2014 y primer semestre del 2015, lo anterior mediante los oficios OF-AI-025-2015 del 6 de marzo de 2015 y OF-AI-124-2015, del 23 de setiembre de 2015. Los informes y otros documentos emitidos correspondientes al segundo semestre de 2015, se solicitó que se “subieran” a la página durante en el mes de marzo 2016, cumpliendo de esta forma con esa sana práctica de transparencia.
3.5 Recomendaciones
Como resultado de los informes emitidos y de los hallazgos señalados en los mismos, se emitieron recomendaciones tendientes a fortalecer el control interno y en general la gestión de la Institución, para las cuales, cada Unidad o Programa responsable, una vez aceptada la recomendación, debe presentar un plan de implementación para su puesta en marcha o proponer alguna acción alternativa que corrija la situación señalada, a las que posteriormente conforme a la normativa se les da el seguimiento respectivo. Esta práctica se ha generalizado bastante, lo que permite dar un mejor seguimiento a su cumplimiento.
Durante 2015, se emitieron a las diferentes dependencias y Programas de CONARE, aproximadamente 118 recomendaciones, destinadas a 15 dependencias de la institución y las cuales se presentan en el anexo No. 1. No considera esta cifra la recomendación intrínseca que conlleva cada informe de Relación de Hechos emitido.
En el Gráfico No. 3, se muestra el comportamiento histórico de las recomendaciones, observándose un repunte en la generación de las mismas para este 2015, producto de estudio sobre los Estados Financieros que genera una cantidad importante de recomendaciones sobre aspectos muy puntuales en el registro o presentación de la información contable. Separado este elemento particular, se observa una cantidad similar de recomendaciones a los últimos años, en los cuales se ha buscado emitir recomendaciones sobre aspectos de importancia operativa o estratégica.
Informe de Labores 2015 9 GRÁFICO No. 3
Fuente: Elaboración propia.
En el plan de trabajo del periodo 2015, se programó el seguimiento a las recomendaciones aún pendientes de los periodos 2013 y 2014.
3.6 Seguimiento de las recomendaciones de informes anteriores
Con base en el estudio de seguimiento que se presentó en el mes de febrero 20162 se observa que ha continuado mejorando por parte de las diferentes dependencias en el envío de los Planes de Mejora derivados de los informes de auditoría interna, así por ejemplo, para casi la totalidad de las recomendaciones emitidas durante 2015 se ha recibido, los correspondientes planes con acciones de mejora.
Como resultado del último estudio general de seguimiento de recomendaciones efectuado con corte al 31 de agosto de 2015, de un total de 365 recomendaciones revisadas, sólo un 36% se ha implementado, porción baja del total, a pesar de que muchas de estas tienen más de un año de haberse comunicado a los funcionarios responsables. Ver gráfico No. 4.
Es relevante indicar que de ese total, 89 recomendaciones corresponden al CeTIC sobre aspectos de estrategia y buenas prácticas informáticas, y son producto de un estudio efectuado (2013) en conjunto con especialistas informáticos de la empresa Deloitte, de estas sólo se han implementado 13 que corresponde a un 15%.
A pesar de que en general se reciben los planes de implementación de acciones correctivas por parte de las instancias auditadas, se ha observado que estas no se
2INF-002-2016 Seguimiento de recomendaciones emitidas en los informes de los periodos 2013-2014.
0 50 100 150 2010 2011 2012 2013 2014 2015 71 135 113 100 86 118 Año CONARE AUDITORÍA INTERNA Comportamiento Histórico de la emisión de Recomendaciones (2010-2015)
Informe de Labores 2015 10 ejecutan oportunamente, lo que genera un incremento en las recomendaciones no implementadas y aumentan la probabilidad del riesgo, que estas procuran evitar que se materialice.
GRÁFICO No. 4
3.7 Trabajos en proceso
Al finalizar el año 2015, se encontraban en proceso de ejecución los siguientes estudios de auditoría, que se concluirán durante los primeros meses del año 2016, estos son:
- Estudio general de seguimiento de recomendaciones en los informes de los períodos 2013 y 2014, con corte al 31 de agosto de 2015.
- Actividades de vinculo externo de PRIAS por medio de FunCeNAT. - Autoevaluación de la calidad de la Auditoría Interna.
- Pago de recargo a Jefaturas (25%)
- Análisis de denuncia sobre nombramientos - Presentación de Informes de Fin de Gestión
Adicionalmente se dejó concluido otro estudio especial de determinación de responsabilidades, cuyo informe se presentó a las autoridades correspondientes en el mes de enero 2016 y se dio inicio al estudio de otra denuncia y cuyos resultados se valoran en abril de 2016.
3.8 Limitaciones
Dentro de las limitaciones o imprevistos que esta Auditoría Interna tuvo durante el año 2015 que ha ameritado retrasar el inicio de estudios o no programarlos,
132 84 149 0 20 40 60 80 100 120 140 160 Aplicada Parcialmente aplicada No aplicada CONARE
AUDITORÍA INTERNA
Estado de la implementación de las recomendaciones
Informe de Labores 2015 11 modificando el Plan Anual de ese año, establecido y presentado ante el CONARE y la Contraloría General de la República, tenemos:
- Traslado temporal de una persona durante el 2015 a otra área de la Institución.
- Duración de ejecución de estudios por periodos mayores a lo previsto inicialmente.
- Falta de entrega de información oportuna y respuesta a consultas.
- Cambios en la estructura organizativa en algunas dependencias, ha ocasionado que algunos funcionarios tomen otras actividades y no quede claramente definido el nuevo rol.
Por estas razones y otras debidamente documentadas, analizadas y justificadas, se sustituyó, postergó o suspendió la ejecución de algunos estudios de auditoría, algunos de ellos calificados como prioridad “media” dentro del Plan de trabajo. Estos son:
- Administración de proyectos de vinculación CNCA - Procedimiento de Clasificación y Valoración de puestos - Administración de seguros
- Administración de servicios de vigilancia
- Elaboración de Informes de evaluación de ofertas académicas de las universidades estatales
- Planeación estratégica institucional - Liquidación Presupuestaria anual 2014
- Evaluación de la naturaleza de los puestos académicos - Transparencia en la página web
- Reconocimiento y equiparación de títulos y grados
- Ejecución del presupuesto y administración del Programa - Estado de la Nación - Administración de los recursos financieros de ORE*
- Gestión y registro de acuerdos de órganos colegiados en el SINAES, CeNAT, PEN y CeNIBiot *
- Procesos Administrativos de FunCeNAT en la administración de fondos del CeNAT* - Superávit específico – Compromisos *
- Ejecución y administración de proyectos CeNIBiot por FunCeNAT con recursos ordinarios*
Informe de Labores 2015 12
- Control de Ejecución Presupuestaria de los Recursos del Fondo del Sistema, CONARE*
- Presentación de informe de labores (Ley de Control Interno art. 12.)*
- Administración de archivo institucional (cumplimiento de la ley general de archivos)*
De los anteriores, los marcados con asterisco se reprogramaron para el año 2016, y algunos se suspendieron de manera definitiva a efecto de darle prioridad a otros de mayor relevancia en términos de mayor nivel de riesgo u oportunidad.
4. RECOMENDACIONES EMITIDAS POR OTROS ÓRGANOS
FISCALIZADORES.
De acuerdo con los registros de correspondencia de la Auditoría Interna, no constan disposiciones o recomendaciones de la Contraloría General de la República que estén vigentes al 31 de diciembre de 2015. Tampoco se evidencian recomendaciones dictadas por algún otro ente fiscalizador.
5. ASPECTOS RELEVANTES EN LAS ACCIONES DE MEJORA DE LA AUDITORÍA INTERNA DEL CONARE.
Durante el 2015, la Auditoría Interna continuó con acciones para fortalecer la calidad, la eficacia y la eficiencia en su desempeño, dichos cambios contemplan aspectos sobre el recurso humano, equipo y nuevas técnicas de documentación, con el propósito de realizar estudios enfocados al riesgo y brindar mayor valor agregado a la Institución.
Desde esta perspectiva esta Auditoría Interna se acogió a lo establecido por la Contraloría General de la República, en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009), la Ley General de Control Interno (Nº 8292), actualmente se está implantando progresivamente el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, emitidas en el año 2014. Como parte de lo anterior, se efectuó la Autoevaluación de la Calidad de la Auditoría Interna, cuyos resultados se pueden observar en el documento INF-01-2016, “Autoevaluación de la calidad de la Auditoría Interna, período 2014”, disponible en el momento que se requiera. En conclusión se obtuvo una calificación de 98%, mejorando la calificación del año 2013.
A continuación se puede observar los resultados de la evaluación en el siguiente cuadro.
Informe de Labores 2015 13 Evaluación global del cumplimiento de las Normas para el ejercicio de la
Auditoría Interna en el Sector Público (R-DC-119-2009)
Período 2011 Período 2012 Período 2013 Período 2014 EVALUACIÓN GLOBAL 83% 85% 86% 98%
1. NORMAS SOBRE ATRIBUTOS 83% 84% 88% 100%
1.1 Propósito, autoridad y responsabilidad 92% 92% 88% 100%
1.2 Pericia y debido cuidado profesional 75% 75% 88% 100%
1.3 Aseguramiento de la calidad 63% 68% 90% 100%
2. NORMAS SOBRE DESEMPEÑO 83% 88% 84% 96%
2.1 Administración 68% 85% 100% 100%
2.2 Planificación 100% 100% 100% 100%
2.3 Naturaleza del trabajo 88% 88% 100% 100%
2.4 Administración de recursos 100% 100% 100% 100%
2.5 Políticas y procedimientos 50% 50% 100% 50%
2.6 Informes de desempeño 100% 100% 50% 100%
2.7 Planificación puntual 100% 100% 50% 100%
2.8 Ejecución del trabajo 60% 80% 100% 100%
2.9 Supervisión 100% 100% 50% 100%
2.10 Comunicación de los resultados 95% 95% 83% 100%
2.11 Seguimiento de acciones sobre resultados
68%
68% 68% 85%
En el informe de la autoevaluación (ver anexo No. 3) se señalan una serie de recomendaciones, de las cuales se origina un plan de mejora, que contiene entre otras las siguientes acciones:
a- Mejoras a instrumentos
Se emitieron o remozaron algunos instrumentos para la operación interna, a saber:
Nuevos:
LAI-3 Código de Conducta de la Auditoría Interna Revisados y actualizados:
MC-11 Modelo de Informe
PAI-1 Procedimiento de Ejecución de Auditorías FAI-8 Formulario de Declaración Independencia
IAI-4 Instructivo para Papeles de trabajo en Relaciones de Hechos PAI-5 Procedimiento de atención de denuncias
Informe de Labores 2015 14 Reglamento de Organización y Funciones de la Auditoría Interna del
Consejo Nacional de Rectores.
Instructivo para Evaluación del Desempeño Jefaturas. Actualización del Universo Auditable
Mención especial corresponde a la creación de un Módulo de Control de Seguimiento de Recomendaciones, para el cual se efectuó un diseño preliminar y se efectuó el concurso de contratación administrativa, sin embargo, el mismo se debió declarar infructuoso por no satisfacer la oferta presentada a los intereses de esta Auditoría. En 2016, se replanteara la forma de tener un mecanismo que facilite el control de seguimiento de las recomendaciones.
Quedan pendientes de iniciar otro grupo de mejoras a desarrollar. En este proceso de mejora continua, se integró la Auditoría Interna a un grupo de 9 auditorías del sector público, entre las que destacan la Contraloría Universitaria de la U.N.A. y la Auditoría Interna de I.T.C.R., con la finalidad de efectuar evaluaciones entre pares y brindarse asistencia en aspectos técnicos del proceso de ejecución de la auditoría. De acuerdo con lo planificado la Auditoría Interna del Poder Judicial validará en el 2016, la autoevaluación del período 2014 que se realizó en el 2015.
b- Capacitación
Se continuó con el Plan Anual de Capacitación, que dio prioridad a capacitaciones grupales dentro de la instalaciones del CONARE, además de algunas acciones de capacitación individuales, ya sea mediante su pago o gratuitas en las universidades, colegios profesionales o la Contraloría General de la República. En las ocasiones que fueron posibles, se compartió esta capacitación con otras dependencias de la Institución. Entre las capacitaciones recibidas están:
A nivel grupal:
La Administración del tiempo
Elementos Básicos de la Propiedad Intelectual e Industrial Individuales
Auditoría de la gestión ética
Implementación de la factura electrónica Jurisprudencia en contratación administrativa Desarrollo ciclo de auditorías
XVI Congreso de Auditoría Interna
Aplicación de la guía de chequeo para auditores Ley Gral. de Archivo Coaching
Libros contables
Informe de Labores 2015 15 Gestión del Clima Organizacional
En general, la capacitación al personal de auditoría ha cumplido con el estándar recomendado usualmente para los profesionales en Auditoría en cuanto al tiempo con un promedio de 58 horas, con esto se buscó un reforzamiento técnico del personal, pero también, procurar una visión más amplia de quehacer de las instituciones del sector de educación superior pública y sus particularidades.
c- Evaluación del Desempeño
Se postergó la evaluación del desempeño del personal profesional de la unidad, a efecto de ajustar el instrumento, así como elaborar un instrumento aplicable a las Jefaturas.
6. CONCLUSIÓN
Del análisis de la labor realizada se concluye que se ha aportado de manera propositiva en el fortalecimiento del Control Interno institucional, en diferentes áreas del quehacer de CONARE, es pertinente señalar que una parte relevante de los recursos, se ha destinado a la evaluación o asesoría en actividades o procesos relacionados con lo financiero-presupuestario, así como de gestión de los recursos humanos.
Lo anterior, con base en los recursos disponibles, mismos de los cuales se ha destinado una cantidad relevante en atención de denuncias que merman personal para la atención plena del Plan de Trabajo anual establecido para el 2015.
Finalmente a lo interno de esta Auditoría, se ha proseguido con la mejora continua de nuestra labor, mejorando los instrumentos de trabajo, y la instauración de un equipo de trabajo más capacitado e integrado.
Informe de Labores 2015 16 ANEXO No. 1
CONARE Auditoría Interna
Recomendaciones brindadas y dependencias destinatarias
N° de Informe o
documento
Ofic. A d m in istr ativ a D irecci ó n O P ES CEN AT CON ARE D p to . Ge stió n Fin an cier a CETIC PEN SINAES OD I D p to . Ge stió n Tal. H u m an o Secret ari a Act as Au d ito ría In te rn a P ro ve edu ría Aseso ría L egal Ot ro s To tal de R ec o m end acio n es INF-001-2015 “Mantenimiento correctivo y preventivo de edificios y equipos delCONARE”
9 3 2 14
INF-002-2015 “Percepción sobre el
Riesgo de Fraude en la Institución” 2 4 6
INF-003-2013 “Liquidación
Presupuestaria 2013” 3 1 3 1 8
INF-004-2015 “Relación de puestos” 1 1 1 4 1 8
INF-005-2015 “Gestión de las Actas
y Acuerdos del CONARE” 5 3 2 10
INF-006-2015: “Análisis del control interno y el apego a la normativa vigente para el pago de incentivos salariales por vinculación en el CONARE”
10 3 4 17
INF-007-2015 “Control de los
Ingresos Externos del SINAES” 10 10
INF-008-2015 “ Informe de la Validación Independiente de la Autoevaluación Anual de la Calidad, Contraloría de la Universidad Nacional de Costa Rica, Periodo 2014”
0
INF-009-2015 “ Informe de la Validación Independiente de la Autoevaluación Anual de la Calidad, Contraloría de la Universidad Nacional de Costa Rica, Periodo
2014” 4
4
INF-010-2015 “ Informe Estados Financieros al 31 de diciembre de 2014”
4 25 5 34
OF-AI-171-2015 Egresos de
proyectos PEN en Funcenat 3 3
OF-AI-172-2016 Egresos de
proyectos PEN en Funcenat 4 4
Informe de Labores 2015 17 ANEXO No. 2
Resúmenes Ejecutivos de los informes de la Auditoría Interna emitidos en el año 2015
A continuación se presentan los resúmenes ejecutivos de los informes de auditoría interna, se otros productos de menor extensión, se omiten en este anexo.
INF-001-2015. “Mantenimiento correctivo y preventivo de edificios y equipos del CONARE
El estudio se realizó para evaluar el control interno de los diferentes procesos que se ejecutan para el mantenimiento preventivo y correctivo, de los equipos e instalaciones del Edificio Franklin Chang Díaz del CONARE, el periodo de alcance para el análisis fue el 2013 y el I semestre del 2014.
Las principales observaciones indican que los procedimientos relacionados con el mantenimiento no están actualizados y que se deben establecer políticas formales, no se cuenta con planes de contingencia ante posibles emergencias, ni se mantiene un registro y control de las solicitudes de mantenimiento presentadas por los usuarios del edificio. Asimismo, no se han logrado determinar todos los equipos y bienes que requieren mantenimiento, tampoco se ejecuta o mantiene un programa de mantenimiento para los equipos e instalaciones del Edificio 2 del CeNAT y existen debilidades con respecto a la ejecución del presupuesto asignado para el mantenimiento.
Las recomendaciones se dirigen a que se deben definir políticas o directrices formales para los servicios de mantenimiento, asignar responsabilidades y actualizar los procedimientos, identificar los posibles riesgos e incorporar en las cláusulas de los contratos, la atención de emergencias en caso de que dichos riesgos se materialicen y afecte los equipos e instalaciones.
Se indica la importancia de mantener un control o registro de las solicitudes de mantenimiento o reparación, conciliar el inventario de los activos Institucionales contra los registros de la Base de Datos de la Unidad de Mantenimiento para identificar los equipos que carecen de un plan de mantenimiento, establecer mecanismos para una adecuada planificación y análisis de proyectos, revisar la diferencia entre los porcentajes de ejecución del presupuesto y cumplimiento de metas, y que con carácter de urgencia se establezcan y definan las responsabilidades y acciones para ejecutar el mantenimiento de las instalaciones y equipo del CeNAT.
Informe de Labores 2015 18 INF-002-2015. “Percepción sobre el Riesgo de Fraude en la Institución”
La Auditoría Interna del CONARE, conforme al plan de trabajo establecido para el periodo 2014, en el área de estudios especiales – realizó una encuesta sobre la percepción del riesgo de fraude para tener un diagnóstico sobre el nivel de conocimiento de este en la Institución y como parte de un requerimiento en el Índice de Gestión Institucional (IGI) de la Contraloría General de la República. Para realizar el diagnóstico sobre el riesgo de fraude, se tomó como modelo de encuesta, un documento que se obtuvo de la herramienta “Auditool”, ante la carencia de una emitida o avalada por la Contraloría General de la Republica. La encuesta se envió a 25 funcionarios, de los cuales respondieron 11. Se analizaron las respuestas recibidas de la encuesta realizada durante el mes de agosto, del cual se dio tiempo prudencial de respuesta hasta el mes de octubre del 2014.
A nivel general se determinó que el personal no tiene una clara definición del riesgo de fraude enfocada en los procesos o procedimientos que coadyuvan al logro de los objetivos institucionales.
Dado lo anterior es que se sugiere establecer acciones concretas para lograr una adecuada gestión del riesgo de fraude en el CONARE, en donde los jerarcas tomen este tema dentro de sus prioridades y establezcan roles y responsabilidades que ayuden a dicha gestión, capacitando al personal y haciendo la debida divulgación.
INF-003-2015. “Liquidación Presupuestaria 2013”
El estudio se desarrolló para cumplir con lo establecido en el Plan de Trabajo de la Auditoría Interna para el 2014, con el fin de evaluar el proceso de liquidación presupuestaria en el CONARE, el cual fue seleccionado de acuerdo al modelo de valoración de riesgo establecido por nuestra unidad.
De las pruebas realizadas, se determina que el procedimiento que se aplicó para la liquidación 2013, no se ha establecido formalmente y no es de conocimiento de todas las dependencias participantes, así como la identificación de los riesgos, ya
Informe de Labores 2015 19 que la práctica Institucional ha sido identificar los riesgos por metas y no por procesos.
Se carece de documentación que evidencie la aplicación de los controles que han establecido para la elaboración del informe de liquidación presupuestaria; en lo que respecta a las firmas de revisión de la parte financiero contable, y la revisión que se hace a los montos de los compromisos que se presentan como superávit especifico.
Se observó algunas diferencias entre los estados financieros que se presentaron a las Contabilidad Nacional y a la Contraloría General de la República en la liquidación presupuestaria.
El registro del diferencial cambiario producto de las fluctuaciones en el tipo de cambio del colón y la correspondiente valuación de las cuentas de Activo y Pasivo, es incorrecto y se originó desde antes del año 2009, sin que se haya tomado la decisión de corregirlo.
INF-004-2015. “Relación de puestos”
El estudio se realiza para analizar el proceso que ejecuta la Unidad de Plan Presupuesto (actualmente Oficina de Desarrollo Institucional) en el manejo de la Relación de Puestos del CONARE, para el período 2013-2014.
Dentro de los hallazgos indicados están la carencia de un procedimiento de gestión y control de plazas, el análisis de riesgos del proceso; falta de una asignación de código a cada plaza, que permita trazar los cambios y movimientos realizados en esta, así como cargos presupuestarios en partidas que no corresponden con lo presupuestado.
Las principales recomendaciones se dirigen a la estandarización del proceso, identificar las plazas para tener un mayor control sobre estas y realizar la separación correspondiente de los gastos por salarios, según lo que se establece inicialmente en el presupuesto.
INF-005-2015. “Gestión de las Actas y Acuerdos del CONARE 2013 y 2014” El estudio se desarrolló para cumplir con lo establecido en el Plan de Trabajo de la Auditoría Interna para el 2014, con el fin de evaluar las actividades de control que se aplican en la toma, transcripción, comunicación, custodia y seguimiento de las
Informe de Labores 2015 20 actas y acuerdos en el CONARE, mismo que fue seleccionado de acuerdo al modelo de valoración de riesgo establecido por nuestra unidad.
De las pruebas realizadas, se determina que el procedimiento que se tiene establecido hace referencia solo a la Secretaría de Actas, no así a las labores de otras dependencias que participan, por lo que excluye actividades que se están llevando a cabo, mostrando la desactualización del procedimiento.
Por otra parte se carece de políticas y prácticas claras y formales para efectuar el seguimiento de los acuerdos del CONARE, también se observa que el “archivo de gestión” de la documentación conocida en las sesiones del CONARE, presenta debilidades en cuanto a la totalidad de la información y el manejo de originales. La aprobación de las actas en un porcentaje importante no se realiza en la sesión siguiente, también se concluye que hay un desaprovechamiento de todas las funciones del programa Acuersoft y debilidades en la presentación de las actas a terceros por medio de este programa en su acceso por la página web del CONARE.
Existen actas que no se encuentran empastadas en libros cerrados, además de ausencia de actas, así como que los libros de actas del período 1995 al 2012, no se han trasladado al Archivo Central.
Se recomendó emitir una política que establezca las disposiciones que a nivel Institucional se requieren para el seguimiento de acuerdos, además fortalecer el archivo de gestión de las sesiones del CONARE que lleva la Secretaría de Actas, conformando un expediente con los documentos originales.
También realizar una capacitación a los funcionarios que requieren usar el sistema Acuersoft y trasladar los libros de Actas que van del período 1995 al 2012, al Archivo Central.
Se concluyó que la presentación en aspectos de forma de las actas del Consejo Nacional de Rectores, cumple en general con lo que establece la normativa vigente. Además se determinó que la gestión del proceso de las actas y acuerdos del CONARE es eficiente, pero que hay debilidades de control interno en el manejo y archivo de la documentación que se presenta, conoce y aprueba en las sesiones del CONARE.
Informe de Labores 2015 21 INF-006-2015, “Análisis del control interno y el apego a la normativa vigente para el pago de incentivos salariales por vinculación en el CONARE”
El estudio se realizó para identificar las actividades de control y el apego a la normativa vigente para el pago de incentivos salariales por vinculación, durante los períodos 2013 y 2014, esto conforme al "Reglamento de Incentivos salariales por gestión y ejecución de proyectos de vinculación universitarios” aprobado por CONARE en la sesión 35-04.
Dentro de los hallazgos del estudio se determinó que se está incumplimiento con algunos de los artículos del reglamento citado, además, éste presenta una contradicción normativa del artículo 8 con la Ley de Control Interno, y se señalan algunos elementos que es necesario precisar su correcta aplicación.
El Programa Estado de la Nación (PEN) es el único que en la Institución aplica dicho incentivo salarial, por lo que se vieron en la necesidad de crear los documentos “Política de incentivos salariales en el Programa Estado de la Nación”, y “Perfil de Productos del PEN”, los cuales se deben revisar y formalizar. Asimismo, se determinó que algunos de convenios que dieron origen al pago de incentivos, fueron ejecutados y administrados por la FunCeNAT, sin que se hayan presentado al CONARE, para su aprobación y “declaratoria de interés institucional” según corresponde. Finalmente, se indica sobre algunas inconsistencias y errores tanto en los oficios de solicitud de pago de incentivos salariales, como en los pagos de planilla.
Las principales recomendaciones se dirigen a revisar, actualizar y corregir el reglamento, así como definir acciones concretas para velar por su cumplimiento y seguimiento; se deben definir formalmente las competencias jerárquicas conforme a la ley (de CONARE, Directores de Programa y Jefe de Departamento), con respecto a la aprobación de convenios, reglamentos, políticas, directrices, metodologías, entre otros. Asimismo, es necesario revisar y justificar las diferencias indicadas, para que se hagan los ajustes necesarios, y además, realizar conciliaciones y revisiones oportunas sobre los pagos y los contratos firmados.
INF-007-2015, “Control de los Ingresos Externos del SINAES”
El estudio se desarrolló para cumplir con lo establecido en el Plan de Trabajo de la Auditoría Interna para el 2015, con el fin de evaluar las actividades de control que se aplican en la administración de los recursos externos del SINAES, verificando la adecuada aplicación de las normas institucionales y otras emitidas por la Contraloría General de la Republica, mismo que fue seleccionado de acuerdo al modelo de valoración de riesgo establecido por nuestra unidad.
Informe de Labores 2015 22 Se encontró como limitación, la no entrega oportuna de información confiable, tal es el caso del procedimiento oficial para el manejo y control de los ingresos externos por la acreditación de carreras, éste se entregó al final de estudio, en un documento no oficializado, y cambios en las versiones de alguna información, lo que conllevo mayor necesidad de tiempo para conocer las prácticas que se seguían.
No contar con información referente y registros sobre los pagos realizados por cada una de las etapas del proceso de acreditación, por parte de las universidades.
De las pruebas realizadas, se determina que al momento del estudio, el SINAES carece de control sobre los pagos que deben efectuar las universidades por las actividades ejecutadas o etapas concluidas que conllevan el pago de un arancel, por lo tanto, tampoco se ha hecho una adecuada gestión de cobro a las universidades.
No hay un procedimiento establecido formalmente para el manejo de los ingresos externos del SINAES provenientes de los procesos de acreditación, Además no se realizaron las actividades que contiene una versión preliminar no autorizada del procedimiento que el Programa presentó.
En el momento que se realizó el estudio se detectó que el SINAES no cuenta con la información correspondiente del pago que se hizo de cada una de las actividades que se realizaron dentro de los procesos de acreditación de cada carrera desde su inicio, en síntesis no se puede determinar con precisión y rapidez lo pagado y lo que se adeuda.
Se recomendó, realizar u ordenar la ejecución de un estudio minucioso y documentado para determinar los montos que las universidades han pagado o debieron pagar por cada una de las actividades del proceso de acreditación y re acreditación a los que se han sometido desde al menos el año 2000, estableciendo un saldo para cada proceso y universidad al 30 de junio de 2015. Así también, revisar y establecer formalmente el procedimiento “Gestión de Ingresos del SINAES” donde se deje establecido las actividades, responsables, controles y tiempos que el personal del Programa debe de realizar en los ingresos externos provenientes del proceso de acreditación, reacreditación y otros.
Instruir a las universidades, sobre la información que deben de presentar los depósitos o transferencias del pago, para que este pueda ser vinculado con el proceso de acreditación respectivo y la información sea la requerida por la institución, para mantener un adecuado control.
Informe de Labores 2015 23 Realizar conciliaciones al menos mensualmente, para verificar que el auxiliar con la información que lleva el SINAES de cobros y pagos, es la misma que presenta el registro de ingresos del Programa en la contabilidad institucional.
Trasladar periódicamente (al menos una vez al mes) la copia respectiva de los recibos de ingreso correspondientes, al Departamento de Gestión Financiera, para que ésta pueda realizar las conciliaciones pertinentes y lo adjunte dentro de los comprobantes del registro contable.
Publicar y mantener actualizado en la página web del SINAES, los montos a pagar por las universidades por las diferentes etapas del proceso de acreditación, reacreditación de una carrera u otros aranceles existentes.
Se concluye que se ha realizado una mala gestión de control y cobro de rubros establecidos por las diferentes actividades que se realizan en el proceso de acreditación por parte del SINAES, ya que en el momento que se hizo esta auditoría, el Programa no contaba con información de los pagos efectuados por la universidades vinculado con cada uno de los procesos, limitando el poder determinar los montos que se debieron haberse recibido y no se pagaron, y cuánto es lo que se debe de cobrar a las universidades, situación que se presenta, según la información obtenida, desde aproximadamente el año 2000 y que si hemos podido evidenciar con claridad en los años 2013 y 2014.
Los controles a lo interno del SINAES, al momento del estudio, eran débiles o inexistentes, tampoco se evidenciaron gestiones de cobro, que señalen que era una actividad que se efectuara de manera regular.
Inf-008-2015, Inf-009-2015, Informe de la Validación Independiente de la Autoevaluación Anual de la Calidad e Informe de Oportunidades de Mejora, Contraloría Universitaria de la Universidad Nacional de Costa Rica, Periodo, 2014
Estos informes corresponden a la ejecución de un estudio de validación independiente de la Autoevaluación Anual de la calidad, efectuada por la Contraloría Universitaria de la UNA, que corresponde al requerimiento establecido por la Contraloría General de la República. Dicha validación fue oportunamente comunicada al CONARE y corresponde a la iniciativa de colaboración mutua realizada entre nueve auditorías internas del sector público.
En dichos informes, se señala el nivel de cumplimiento de la Contraloría Universitaria de la UNA, de la normativa técnica que rige la labor de auditoría en el sector público, además de la sugerencia de acciones de mejora adicionales.
Informe de Labores 2015 24 INF-010-2015, “Informe Estados Financieros al 31 de diciembre de 2014” La Auditoría Interna del CONARE, conforme al plan de trabajo del período 2015, realizó el estudio sobre los Estados Financieros al 31 de diciembre de 2014, el cual consistió en analizar la razonabilidad de los saldos mostrados en el Balance de Comprobación a la fecha de corte del estudio. Se revisaron los auxiliares contables, se verificó si se aplica la normativa contable correspondiente, así como si se han establecido procedimientos y políticas contables.
La información y documentación que se analizó en el estudio se obtuvo del sistema Enlace, los Estados Financieros presentados ante el Ministerio de Hacienda y a la Contraloría General de la República para el período 2014.
Los principales hallazgos están dirigidos hacia debilidades de control y a la ausencia de la revisión periódica de los saldos mostrados en las cuentas. A nivel general se puede indicar que la cuenta de Terrenos y Edificios se encuentra subvaluada al menos en ¢7.148.125.299,7 y existen saldos de cuentas por cobrar y por pagar que han permanecido así por más de un año, período que no es común en una contabilidad del Sector Público.
Como principales recomendaciones del estudio están el registro de las inversiones según los movimientos que realiza el administrador y la conciliación mensual de estas con el estado de cuenta bancario, la actualización del valor de los activos fijos, la integración del sistema contable, así como los registros, para que cada transacción se registre una única vez, afectando la contabilidad patrimonial, presupuestaria y financiera.
En general se debe hacer un análisis de los saldos y realizar los ajustes correspondientes para que la contabilidad sea un reflejo de la realidad financiera institucional, así como establecer herramientas de control como políticas contables y procedimientos que favorezcan la estandarización de los registros y el apego a la normativa contable.
Como limitación del estudio se indica la ausencia de una respuesta oportuna a la consulta realizada a la Asesoría Legal de la Institución mediante el oficio OF-AI-093-20153, sobre el estado de los procesos judiciales de la Institución que puedan significar pasivos contingentes relevantes de mostrar en la información financiera. Informes especiales
Durante el año 2015, además se concluyeron cuatro estudios de eventuales responsabilidades (Relaciones de Hechos), que cuando correspondió, fueron comunicados mediante tres informes a las autoridades institucionales.
3 Enviado el 19 de agosto de 2015
Informe de Labores 2015 25 ANEXO No. 3
