MICROSOFT EXCEL
Barra Herramientas: contiene divididas en categorías con distintas pestañas: Archivo, Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista y Acrobat.
Cada una tendrá a su vez una serie de Secciones desde las cuales trabajaremos dependiendo las herramientas que necesitemos.
Una zona Central constará de dos partes interrelacionadas. Por un lado la hoja de cálculo central, compuesta de Filas y Columnas, y por otra de la Barra de funciones.
Las operaciones o el ingreso de cualquier dato que realicemos en la Hoja de cálculo lo veremos reflejado en esta barra.
Finalmente veremos la Barra de estado en la Barra inferior. Aquí cabe destacar que tendremos hacia la derecha la herramienta Zoom que nos permitirá agrandar o disminuir la vista de la Hoja según nuestra conveniencia. Desarrollaremos este tema más adelante.
Filas, columnas y celdas
La hoja de cálculo consta de una cuadrícula compuesta por filas y columnas, la intersección de una y otra componen las Celdas.
Al seleccionar una celda nos aparecerá en la Barra de funciones y en el campo Cuadro de nombres, la definición de la celda elegida. En este caso hemos elegido la columna A y la Fila 1, por lo que la Celda corresponde a A1
Si ahora escribimos algo en esta, nos aparecerá tanto en la celda como en el campo de la Barra de fórmulas.
De igual manera podremos cambiar lo escrito en la Celda como en la Barra de fórmulas y los cambios se producirán automáticamente en ambas.
Desplazarse entre celdas
La hoja de trabajo en Excel tiene una amplia cuadrícula compuesta por muchas filas y columnas en el que podemos trabajar
Podremos movernos a través de la hoja de trabajo, con las flechitas del tablero (hacia arriba, abajo, derecha o izquierda).
A medida que vamos escribiendo información tendremos dos posibilidades para saltar a una columna o fila inmediata. Al presionar enter en una celda determinada podremos movilizarnos hacia otra.
Generalmente se tiene configurado que al dar enter salta a la celda de abajo. Para saltar a la columna contigua, deberemos usar la tecla Tabulación, que se encuentra encima de la tecla Bloquear Mayúsculas
Para el caso en que nos encontremos con Listas o Tablas de muchas Filas y Columnas nos valdremos de las Barras Deslizantes para desplazarnos.
Ajustes para filas y columnas
Ya hemos mostrado anteriormente como ingresar texto en una Celda y vimos como se refleja la información en la Barra de fórmulas.
Dado que nos proponemos realizar una nómina de empleados crearemos una tabla para tal efecto.
Empezaremos por entender un poco más sobre cómo realizar ajustes en las celdas cuando ingresamos datos. Nos posicionamos en una celda cualquiera C4 y escribimos: Nombre del Empleado. Nos desplazamos a la celda siguiente D4 y escribimos Departamento.
Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamaño de la columna no es suficiente para mostrar esta información.
Sin embargo podemos ampliar el tamaño, para ello nos posicionamos en el límite entre las dos columnas C y D. Nos aparecerá el cursor en forma de flecha invertida con la cual podemos incrementar el tamaño en distintas direcciones.
Manteniendo el botón izquierdo del ratón presionado arrastramos y así podremos ajustar el tamaño de la celda como lo deseemos. Además tendremos un pequeño recuadro que nos mostrará la medida de la columna. Una vez decidido el tamaño de la columna, soltamos el botón izquierdo del ratón y así en este ejemplo,
tendremos la columna con un tamaño suficiente para mostrar la información.
Repetimos el mismo procedimiento para ampliar o ajustar la celda en todos los casos que lo necesite. De igual manera podremos hacerlo con las Filas
Formato de la tabla:
En las celdas pusimos los rubros: Nombre del Empleado; Departamento; y Cargo. Y por debajo de ellos la nómina de empleados.
Nos dispondremos a presentar nuestra nómina, como una tabla.
Centraremos los rubros principales. Para ello nos posicionamos en la celda que queremos centrar, en este caso la primera celda a centrar sería
Nombre del Empleado.
En la pestaña Inicio de la Barra de herramientas y en la Sección Alineación encontraremos dos formas de centrar: verticalmente y horizontalmente. Elegiremos para ambas la opción Centrar de Alineación.
Para centrar las celdas D2 y E2, esta vez lo haremos seleccionando ambos rubros al hacer clic y arrastrar hasta la celda para luego usar los botones correspondientes a Centrar.
Para poner en negrita las palabras "Nombre del empleado",
"Departamento" y "Cargo" realizamos la misma acción seleccionando todas las celdas para luego pulsar Negrita (N) de la Sección Fuente de la pestaña Inicio de la barra de herramientas.
Dibujar bordes:
Sombreamos el área en la que marcaremos la tabla, es decir, toda la información que hemos escrito.
Esto lo hacemos, ubicándonos en la celda a partir de la cual queremos sombrear. En este caso la celda C2 y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado, comenzamos a mover el ratón para abarcar toda la información
Una vez sombreada la información hasta la celda E12 en este caso, buscamos un botón ubicado para dibujar bordes en la opción Fuente de la pestaña Inicio de la barra de herramientas.
Elegimos la Opción Dibujar Bordes. Desplegamos la ventana de opciones y al pulsar la flechita, veremos todas las alternativas que se tienen para los bordes. En este caso escogeremos dibujar Todos los bordes.
De esta forma quedará nuestra nómina en forma de tabla con todos sus bordes debidamente dibujados
Ordenar alfabéticamente e insertar filas: Al ver la nómina nos percatamos que esta tiene desordenados los apellidos por lo que para su mejor
ubicación nos convendrá ordenarlos alfabéticamente. Esto lo hacemos con dos pasos sencillos.
Seleccionamos los Nombres y nos dirigimos a la pestaña Datos y a la Sección Ordenar y filtrar. Allí vemos dos botones para ordenar desde la A a la Z y al revés. Pulsamos para este caso de la A a la Z.
Nos saldrá un cuadro de advertencia sobre la cantidad de datos seleccionados que quedan sin hacerlo. Tildamos Continuar con la selección actual y damos clic en Aceptar.
Así tendremos ordenado debidamente.
Dado que podremos agregar más empleados en cualquier
momento, en caso de querer ingresar otro, vamos a proceder de la siguiente manera. El nuevo dato corresponde a un nuevo
empleado llamado Jiménez, Manuel. Para ingresarlo en la posición exacta y conservar el orden alfabético, nos posicionaremos en la fila posterior a donde queremos que este nombre se coloque,
seleccionando la fila completa o simplemente posicionando en una celda de la fila.
Nos dirigimos a la pestaña Inicio y en la Sección Celda desplegamos el menú de Insertar y elegimos Insertar filas de hoja.
Con esto conseguimos tener la fila y poder agregar los datos del nuevo empleado.
Insertar columnas:
Si en la planilla que hemos venido trabajando se nos ha olvidado incluir un nuevo parámetro de información sobre los empleados. Siendo este la edad, por ejemplo, habrá que incluir una columna para poder ingresar estos datos.
Los pasos a seguir para insertar una columna son sencillos:
Nos posicionamos en el lugar donde queremos una nueva columna. En este caso, la edad la pondremos al lado derecho del Nombre del empleado, es decir la columna D.
Buscamos la opción Insertar de la barra de herramientas del botón Inicio
Desplegamos el menú y seleccionamos Insertar columnas de hoja. En nuestra hoja de trabajo se habrá insertado una nueva columna.
5. Escribimos el parámetro Edad y así luego podremos ingresar los datos correspondientes a cada empleado. Luego ajustamos el ancho de columna para que los datos estén mejor distribuidos.
Insertar y eliminar hojas:
En caso de necesitar agregar hojas, bastará con dirigirnos al botón que se encuentra al final y hacer clic allí con lo cual agregaremos otra.
De la misma forma que agregamos una hoja también será fácil quitarla. Esto lo haremos de forma sencilla si hacemos clic sobre la hoja elegida con el botón derecho del ratón para desplegar el menú contextual.
Entre las opciones que vemos, elegiremos Eliminar. Al hacer clic esta quedará inmediatamente eliminada. Solo nos resta colocarles el nombre a cada una de las hojas. De la misma forma que lo hicimos anteriormente, desplegamos el Menú contextual. Esta vez elegimos Cambiar nombre.
También en caso de ser necesario, podremos cambiar el lugar de las hojas de manera rápida. Seleccionando y arrastrando hacia la nueva posición veremos un triángulo invertido como señal de donde esta quedará ubicada.
Soltando, esta quedará en su nueva posición.
Alinear y ajustar al ancho de una celda
Si observamos nuestro presupuesto, hay dos rubros que no pueden leerse completamente en la columna que se encuentran porque el espacio no es suficiente por lo que la información aparece recortada en la columna a su derecha.
Esto ya lo vimos anteriormente, y realizamos los ajustes ensanchando la columna.
En este caso y sin tocar el ancho de la Columna y así dejar que el nombre del Rubro sea el referente para los datos, lo que haremos es dar el formato a la Celda, ampliando su alto.
Para ajustar exactamente al texto procederemos de esta manera Nos posicionamos en la celda de Papelería y suministros de oficina, pulsamos el botón derecho del ratón y luego seleccionamos Formato de celdas...
Nos desplegará un cuadro con varias pestañas para todos los ajustes que se pueden realizar a una Celda.
Esta vez elegiremos la combinación para los ejes Horizontal y Vertical, desplegando en el primero General o Izquierda.
En el caso del eje Vertical, Elegimos Superior.
La clave para que los datos de la Celda se ajusten a su ancho actual dependerá que tildemos la casilla Ajustar texto.
Vemos entonces el resultado y procedemos a realizar el ajuste para las celdas con igual inconveniente. Bordes, formato a cantidades y combinar celdas:
Sombreamos las celdas que conformarán la tabla, luego seleccionamos el botón de la barra de herramientas que se utiliza para dibujar los Bordes de las celdas y desplegamos las opciones.
En las opciones que se desplegan, seleccionamos Todos los bordes, esto dibujará los bordes a todas las celdas y en caso de querer imprimir en otro momento la tabla se verá correctamente.
Formato de Cantidades
Si nos fijamos en nuestra tabla, las cantidades se encuentran sin separador de miles ni decimales. Pero podemos dar este formato a las celdas.
Seleccionamos el área a la que queremos dar formato. En este caso las cantidades.
Seleccionamos y pulsamos de la barra de herramientas del botón Inicio, la opción para dar el estilo de miles o millares.
Combinar Celdas. Vamos a unir varias celdas de forma que tendremos una nueva celda más grande que ocupa varias filas o columnas.
Si observamos el Título General para nuestra tabla es Presupuesto, el cual podemos centrarlo en la presentación del mismo.
Sombreamos la celda donde se encuentra la palabra Presupuesto y las demás celdas a continuación, en este caso desde la celda B2 hasta la celda F2. Que son las celdas que queremos combinar para centrar la información.
2. Buscamos y seleccionamos el botón Combinar y centrar la alineación de la barra de herramientas
La hoja de cálculo: operaciones con suma
Son dos formas en las que puede realizarse la operación suma en Excel, una utilizada principalmente cuando son rangos numéricos continuos, y la otra en cualquier situación que se desee calcular una suma.
Tomemos el presupuesto preparado en lecciones anteriores. Si por ejemplo quisiéramos sumar lo presupuestado en los cuatro meses para el Rubro Salarios, haríamos lo siguiente:
Nos posicionamos en la celda donde queremos visualizar el total de la suma de estas cantidades.
Para que Excel reconozca una operación cualquiera, es utilizado el signo igual. Este indica que un cálculo numérico se realizará en dicha celda.
Veamos también como nuestra barra de fórmulas identifica en esta celda el signo igual.
Como queremos sumar lo presupuestado en enero, febrero, marzo y abril, marcaremos estas cuatro celdas. Luego de haber escrito el signo igual con el ratón nos ubicamos en la primera cantidad (correspondiente a enero) la marcamos y escribimos luego el signo más.
Marcamos la segunda cantidad (posicionándonos nuevamente con el ratón) y escribimos otro signo más, marcamos la tercera cantidad
Luego de marcar la tercera cantidad colocamos otro signo más, seguido de la cuarta cantidad. Veamos también la barra de fórmulas, como va mostrando todo lo que se está realizando en la celda seleccionada:
Cuando se haya marcado la última celda a sumar, pulsamos Enter en el teclado y así tendremos el resultado de la suma.
Importante: recordemos que para marcar cada una de estas cantidades, debemos posicionarnos con el ratón en cada una de las celdas a sumar. Podremos ver como cada una de estas celdas se marca, formándose un borde de color alrededor de ella.
Nos posicionamos en la celda donde queremos presentar la suma de varias cantidades. Nos dirigimos a la pestaña Fórmulas y en la Sección Biblioteca de funciones pulsamos el botón Autosuma.
Una vez pulsada la función Autosuma, seleccionamos el rango que se desea sumar. Las celdas seleccionadas se verán con la línea punteada intermitente.
Para sombrear recordemos que nos colocamos en la primera celda y manteniendo el botón izquierdo del ratón apretado nos vamos moviendo hacia la izquierda hasta marcar todas las celdas a sumar.
Podremos ver cuál es el rango de datos que está sumando entre paréntesis y separados por dos puntos que indica que comprende todos aquellos datos desde la celda C5 hasta la celda F5
Una vez sombreado el rango, pulsamos Enter en el teclado. Ya tendremos el resultado de la suma.
Así podemos ir totalizando para cada rubro, aplicando los pasos anteriores.
Ya vimos como se suma un rango de datos en Excel, o cantidades específicas ubicadas en celdas determinadas. También en Excel podemos hacer las operaciones matemáticas básicas: sumar, restar, multiplicar y dividir. Deben cuidarse las reglas o leyes de cada una de estas operaciones.
Para Sumar nos ubicamos en la celda en la que queremos hacer la suma, escribimos el signo igual (=) y comenzamos a escribir las cifras que queremos sumar.
Veamos la barra de fórmulas, que rastrea la información en la celda
Pulsamos Enter en el teclado, y ya estará totalizada nuestra suma
Vemos como la celda contiene la suma total, y la barra de fórmulas
muestra en detalle cada uno de los pasos.
Para la Multiplicación procedemos igual colocando el signo igual (=)
seguido de las cifras que queremos multiplicar y pulsando el asterisco
(*) en el teclado numérico. Finalmente pulsamos Enter para obtener el
resultado.
Para la División es exactamente el mismo procedimiento usando el signo de la barra inclinada (/) al lado del asterisco
En casos en que quisiésemos hacer operaciones combinadas, las leyes de cálculo deberán cumplirse siempre en Excel. Por ejemplo si se desea realizar la siguiente operación: sumar cuatro más cinco y sumarle el resultado de dividir veinte entre cuatro. Es decir, 4+5+ el resultado de dividir 20 entre 4.
Primero se realiza la operación entre paréntesis para luego terminar con el resto de las operaciones. Es decir, Al final tendríamos esta operación: 4+5+5. El último 5 es el resultado de dividir 20 entre 4.
Siempre veremos en la barra de formula la operación realizada y en la celda el resultado. Excel presenta muchas funciones pre-establecidas que son de utilidad no solo para el cálculo sencillo de operaciones matemáticas, sino también para operaciones estadísticas y financieras, entre otras.
Ya hemos visto una de las funciones, que es la Suma. En sus diferentes opciones: Listando los datos: = 3+3
Marcando las celdas: = D2+D3+D4
y utilizando la función Autosuma. Marcamos las celdas que deseamos sumar y una más donde aparecerá el resultado y pulsamos el botón sumar:
Hemos visto en general las operaciones o funciones sencillas pero Excel presenta una cantidad numerosa de funciones para distintos tipos de operaciones. Si nos dirigimos a la pestaña Fórmulas veremos en la Biblioteca de funciones varios botones que responden a distintas categorías como ser Financieras, Lógicas, Texto, etc.
Tomemos el presupuesto que hemos trabajado en lecciones anteriores y aplicaremos una de las tantas funciones de esta biblioteca
Si queremos saber cuál es la cantidad presupuestada promedio mensual por rubro, realizamos lo siguiente: Nos ubicamos en la celda que queremos el resultado. Escribimos la función Promedio (por debajo nos aparecerá una ayuda contextual para ubicar la función)
Sombreamos el área de cálculo lo cual nos mostrará entre paréntesis las celdas comprendidas
Pulsamos Enter y obtenemos el resultado que en este caso y dado que tenemos la misma cantidad nos dará como Promedio el mismo número.
Generación de series alfanuméricas: Excel al ser utilizado como una hoja de cálculo, su mecanismo es lógico y ordenado. Por lo que facilita la creación de series alfanuméricas lógicas. Por ejemplo, podemos crear la serie de meses del año escribiendo solamente el primer mes.
Escribimos en primer lugar Enero.
Seleccionamos la celda, nos ubicamos en el extremo inferior derecho hasta que el cursor cambia a una cruz negra. Pulsamos el botón izquierdo del ratón y a medida que nos movemos hacia la derecha vemos que va creando el resto de los meses.
Soltamos el ratón y ya estarán nuestros meses creados. Se crearán los meses dependiendo de la cantidad de celdas seleccionadas.
De igual manera, Excel contempla la abreviación de meses. así que con solo escribir las primeras tres letras podemos crear una serie de datos:
Igual situación encontramos con las Series Numéricas pero esta vez las combinaciones deben hacerse entre dos celdas. Tomemos este ejemplo
Seleccionamos los dos primeros números de la serie. Manteniendo el botón izquierdo del ratón nos movemos hacia la derecha hasta crear el número deseado de la serie.
Al soltar el ratón ya se encontrarán los números: 3, 4 y 5 creados como parte de esta pequeña serie de la misma forma que en el ejemplo anterior.
Si por otra parte colocamos un numero 5 y en la siguiente celda el 10, la serie contendrá números que suman 5 a la vez.
Asignar rango de celdas:
Algo muy útil a la hora de simplificar relaciones y operaciones con un conjunto de datos, es Establecer y nombrar el Rango de un grupo de celdas determinadas, Para luego poder realizar funciones entre ellas, al haberles adjudicado un nombre a las celdas.
Vamos a trabajar como ejemplo con un grupo de datos que representan las ventas en un semestre de cuatro productos.
Sombreamos el rango que queremos nombrar. Por ejemplo el mes de febrero
En el Cuadro de nombres, justo al lado de la barra de fórmulas, escribimos
el nombre que pondremos al rango. Escribimos Febrero. Pulsamos
De igual manera podemos hacer con los rubros de Martillos y Clavos y así tener más rangos que utilizaremos luego para realizar operaciones conjuntas.
Otra forma de realizar esta función es a partir de la barra de herramientas. Nos ubicamos en la pestaña Fórmulas de la barra de herramientas y seleccionamos el icono Asignar nombre a un rango
Se abrirá un cuadro de controles donde nombramos el Rango y establecemos el conjunto de datos que lo formarán
Asignamos un Nombre en el campo correspondiente, en este caso será para el rubro Sierras. Seleccionamos el conjunto de datos que forman parte del rango, esto lo realizamos sombreando en la hoja de trabajo las celdas correspondientes
Y damos Aceptar en nuestro cuadro de controles. Ya tendremos nombrado el Rango Operaciones con rangos:
En la lección anterior aprendimos como nombrar los rangos de datos, en esta revisaremos como se realizan las funciones entre los rangos de una forma fácil una vez han sido creados.
En este ejemplo contabilizaremos el Total de Ventas en Febrero
Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado de la suma total de ventas de Febrero.
Escribimos en la celda el signo igual (=) para dar inicio a la operación, seguidamente de la palabra Suma y el nombre del rango Febrero entre paréntesis.
Pulsamos Enter en el teclado y ya encontraremos el total de la suma de febrero, sin necesidad de otro tipo de operaciones.
También podremos Sumar o realizar otras funciones combinando Rangos. En este caso tomaremos las Ventas Totales Semestrales de Martillos y Clavos
Nos colocamos en la celda donde queremos el resultado, escribimos el signo igual (=) que muestra operación en la celda, seguido de la palabra Suma y escribimos dentro de los paréntesis, las palabras Martillos y Clavos separados por un punto y coma.
Notemos que las palabras Clavos y Martillos, se encuentran colocados como el rango de datos o celdas a sumar a partir de la fórmula común:=Suma(nombre1;nombre2)
Damos Enter en el teclado y ya estará calculado el total de la suma de Clavos y Martillos
Como vemos ya una vez creado los rangos de datos y nombrados, resulta fácil insertar funciones sin necesidad de realizar una selección de celdas. Además que puede ser realizada en cualquier parte de la hoja de trabajo, lo único que debemos recordar es como nombramos nuestro rango.
Insertar gráficos
Y presenta una amplia gama de gráficos. Para crear uno Sombreamos los datos a graficar (en este caso solo utilizaremos dos rubros para simplificar la explicación)
Seleccionamos el tipo de gráfico que deseamos, en el ejemplo escogeremos Columna. Pulsamos y se abrirán las opciones correspondientes al tipo de gráfico Columna. Seleccionamos alguno apropiado.
El Gráfico aparecerá en nuestra hoja de trabajo con la información que hemos seleccionado.
Como vemos es un gráfico en el que donde se presentan los meses en el eje horizontal y las ventas en valores monetarios, en el eje vertical. Las columnas en dos colores
representan los dos productos de interés correspondientes a Martillos en azul y Clavos en rojo.
Hemos creado un gráfico sencillo, sin embargo podemos mejorar la presentación, colocándole un título y nombre a los ejes coordenados. Herramientas de gráficos: Una vez que hemos creado un gráfico, se abre en la barra de
funciones específicas para edición y formato de un gráfico.
Para colocar un título por ejemplo, Buscamos en la barra de herramientas de gráficos, la sección
correspondiente a Etiquetas. Seleccionamos y pulsamos Título de gráfico y al desplegar el menú elegimos Encima del gráfico.
En el gráfico de la hoja de trabajo aparecerá un rectángulo denominado Título del gráfico, donde escribiremos el nombre. Escribimos el Título del gráfico, siendo para el ejemplo Ventas
Modificar gráficos:
Nos posicionamos sobre el gráfico y dentro de la Pestaña Presentación seleccionamos Rótulos del eje,2) Se desplegarán las opciones. Primero seleccionamos Título del eje horizontal primario y allí nos aparecerá Título bajo el eje.
Nos aparecerá un cuadro llamado "Título del eje" y en el campo de Funciones colocaremos Meses.
Luego pulsamos nuevamente Rótulos del eje y seleccionamos Título de eje vertical primario
Esta vez elegimos Título girado. En el gráfico aparecerá un rectángulo en el eje de las coordenadas que dirá Título del eje.
Escribiremos en este rectángulo el signo de dólar o pesos "$Pesos", que es lo que está representando el eje. En caso de querer modificar el tipo de gráfico, nos posicionamos sobre él y buscamos en la pestaña Diseño el icono Cambiar tipo de gráfico.
Nos aparecerá un cuadro para utilizar diferentes opciones de Gráficos.
En este caso cambiaremos a uno de Línea, que nos permitirá reconocer la evolución de las ventas en el tiempo con mayor claridad.
