Evaluación de
desempeño de
contratistas y
Vicepresidencia Suministros y Servicios
Compartidos
Gerencia Cadena de Suministro
Cambios en la Evaluación
de Ofertas
1°
Evaluación de desempeño
(ED) en 100 puntos
Buen desempeño
2°
3°
Cero medidas de apremio
-multas
Evaluación del desempeño
1.
Procesos de Contratación
2.
Compras Operativas
3.
4. Consideraciones
Agenda
Procesos de contratación:
Criterio a evaluar
Puntaje máximo por criterio sin
incluir Salud y Seguridad en el
Trabajo (SST)
Puntaje máximo por criterio
incluyendo Salud y Seguridad en el
Trabajo (SST)
Cumplimiento de plazos
35
30
Cumplimiento de especificaciones
técnicas o calidad
35
30
Cumplimiento de otros criterios de
evaluación
30
20
Cumplimiento de criterios de
evaluación del SST
NA
20
TOTAL
100
100
El criterio de SST se evalúa en aquellos contratos en donde el personal del contratitas ejecute actividades dentro de las
instalaciones o infraestructura del Grupo EPM
Recordemos como se evalúa el desempeño
En estos procesos se evalúa únicamente el criterio de
cumplimiento en entrega.
Por
cada día de retraso
en la entrega del bien o prestación del
servicio se descuentan
5 puntos
de un total de 100.
Compra operativa:
Ejemplo:
El proveedor XYZ debía entregar unos bienes el 10 de junio, sin
embargo los entregó el 15.
Por tanto
su evaluación de desempeño
será de 75 puntos
100 - (5 puntos * 5 días de retraso) = 100 - 25 = 75
Procesos de contratación sin
informe de
análisis y conclusiones
2°
Recordemos como es la evaluación de
ofertas
•
Evaluación de requisitos de participación:
Contractuales y técnicos
•
Ponderación de ofertas:
Precio, cumplimiento y otros factores (si
aplica)
2°
Procesos de contratación con
informe de
análisis y conclusiones
•
Evaluación de requisitos de
participación:
Contractuales y técnicos
•
Ponderación de ofertas:
Precio y otros factores (si
aplica)
Descuento de puntos por:
A. Demerito por Evaluación de Desempeño (100
– Promedio simple de evaluaciones)
B. Medidas de apremio no incluidas en la ED,
Multas o Incumplimientos Externos (2.5
puntos por cada evento)
C. Incumplimientos Graves (35 puntos por cada
incumplimiento)
¡¡¡ Ten en cuenta los cambios !!!
Recordemos como es la evaluación de
ofertas
Ejemplo
Reporte de Evaluaciones
2°
Nota: para la Evaluación del Desempeño de un Contratista se tiene en cuenta el promedio simple de las evaluaciones de desempeño confirmadas
con el Grupo EPM a partir del 1ro de enero de 2018 para los procesos de contratación, y a partir del 8 de abril de 2019 para las compras
operativas hasta la fecha de generación del reporte.
A partir del primero de enero del 2021 se conservaran los datos de los últimos 3 años.
Nit
Razón Social
Evaluaciones
Puntaje
890909090 Proveedor 1 3
90
Puntaje
Total
90
Nit
Contrato
Fecha Calificación
890909090
CM:
Compra Menor 890909090CW:
Ariba 890909090CT:
NeonPuntaje
70 100 100 10/05/2019 03/20/2019 03/20/2019Usuario
Leydi Bibiana Serna Luis Fernando Osorio Jhon Fredy Velásquez
Empresa
Empresas Públicas de Medellín E.S.P Empresas Públicas de Medellín E.S.P Empresas Públicas de Medellín E.S.PFecha del informe: 02/06/2020
(70+100+100) Puntaje Total = --- =
90
3
Criterios de evaluación de ofertas
Requisitos de
participación
Cumplimiento de
especificaciones técnicas
Cumplimiento de experiencia
Factores de
Ponderación
Precio - 95 Puntos:
(Valor de la menor oferta*95/valor oferta
actual)
Certificación – 5 puntos
TOTAL PONDERACIÓN
Cumple
Proponente 1
100M
Proponente 2
105M
Proponente 3
103M
Proponente 4
97M
Cumple
Cumple
Cumple
Cumple
Cumple
Cumple
No Cumple
P=100*95/100
P=95
P=100*95/105
P=90
P=100*95/103
P=92
N.A.
5
5
5
N.A.
100
95
97
N.A.
Ejemplo
2°
Criterios de evaluación de ofertas
Descuento
de puntos
o demérito
A. Evaluación de
desempeño
B. Medidas de apremio no
incluidas en ED, Multas o
Incumplimientos Externos
C. Incumplimientos Graves
A=100-90
A=10
A=100-100
A=0
A=100-93
A=7
N.A.
C=35*1
C=35
C=35*0
C=0
C=35*0
C=0
N.A.
B=2,5*0
B=0
B=2,5*1
B=2,5
B=2,5*2
B=5
N.A.
TOTAL PONDERACIÓN
100
95
97
N.A.
Proponente 1
100M
Proponente 2
105M
Proponente 3
103M
Proponente 4
97M
PUNTAJE TOTAL = Total Ponderación – Total
descuentos de puntos
55
92,5
85
N.A.
TOTAL DESCUENTO DE PUNTOS O DEMÉRITO
45
2,5
12
N.A.
1°
2°
Eliminada
Eliminada
< 60 puntos
Ejemplo
Compras Operativas
3°
A : Ponderación de ofertas
(Valor de la menor oferta/ valor oferta actual * 100)
B: Descuento por evaluación de desempeño
(100 - Promedio simple de las Evaluación de desempeño)
El resultado final
A-B
Cálculo para la evaluación y selección de ofertas
•
Evaluación de requisitos de participación:
Criterios de evaluación de ofertas
Ejemplo
Requisitos de
participación
Cumplimiento de
especificaciones técnicas
Cumplimiento de requisitos
contractuales
Factores de
Ponderación
Precio 100 Puntos:
(Valor de la menor oferta/valor oferta actual)*100
RESULTADO DE LA EVALUACIÓN
Cumple
Proponente 1
8,3M
Proponente 2
9,98M
Proponente 3
9M
Proponente 4
15M
Cumple
Cumple
Cumple
Cumple
Cumple
Cumple
No Cumple
P=(8,3/8,3)*100
P=100
P=(8,3/9,98)*100
P=83,16
P=(8,3/9)*100
P=92,22
N.A.
90
83,16
85,22
N.A.
Descuento de
puntos o
demérito
A. Evaluación de
desempeño
A=100-90
A=10
A=100-100
A=0
A=100-93
A=7
N.A.
3°
2°
Eliminada
1°
3°
Consideraciones
1. Para calcular la
Evaluación del Desempeño de un
Contratista
se tiene en cuenta el promedio simple de las
evaluaciones de desempeño confirmadas con el Grupo
EPM
a partir del 1ro de enero de 2018 para los procesos
de contratación, y a partir del 8 de abril de 2019 para
las compras operativas
hasta la fecha de generación del
cierre del proceso de contratación o de compra
operativa.
2. A partir del primero de enero del 2021 se utilizarán para
el cálculo los datos de los últimos 3 años de las ED.
Consideraciones
3. Las evaluaciones del desempeño se pueden
consultar en el portal de pagos
en la pestaña
evaluación de desempeño.
4. Esta metodología tendrá un período de
transición
y prueba
aplicándose inicialmente en la
compra
operativa
y en los
procesos de contratación donde
se publique el informe de análisis y conclusiones.
Consideraciones
5. Esta propuesta aplica para todas
las filiales
nacionales
(Colombia) del Grupo EPM.
6. Esta forma de evaluar ofertas inicia para los
procesos anteriormente descritos cuya
fecha de
publicación sea igual o superior al 1 de julio de
2020.
Consideraciones
Consideraciones
Como
contratista
eres
responsable
de
tus
evaluaciones de desempeño en los diferentes
sistemas de información (Ariba, NEON, Excel (filiales
de aguas) y Compras Menores) teniendo en cuenta
lo siguiente:
• La
Evaluación de Desempeño
se hace al finalizar
el contrato o al entregar el bien o servicio para la
compra menor. Sin embargo, recomendamos ser
conscientes de su desempeño durante toda la
ejecución del contrato cuidando los criterios
definidos en la
guía de evaluación de desempeño
Consideraciones
Te en cuenta
• Aprobar o rechazar las evaluaciones en los
diferentes sistemas de información dentro
del tiempo indicado (5 días hábiles) siguiendo
el proceso definido en la guía metodológica.
• Buscar mecanismos que te lleven a la
excelencia en la ejecución de tus contratos.
Consideraciones
Te en cuenta
Consulta tus evaluaciones
Ingresa al portal de pagos, pestaña
Evaluación de Desempeño
aquí.
Y consulta el resultado de tus
evaluaciones
Componente de
Administración en
Aclarar como se gestiona el seguimiento al
componente de administración de los contratos,
de acuerdo con la Circular 001 del 18 de
febrero de 2019 y Circular 002 del 18 Junio de
2019.
Algunas Definiciones
Administración:
representa
los
costos
INDIRECTOS
indispensables para la correcta ejecución del proyecto, y que
se necesitan de manera permanente en el desarrollo del
mismo; tal es el caso de los honorarios, los impuestos, los
arrendamientos, los costos de personal, servicio de
mensajería, secretaria, entre otros
1
.
Componente: agrupación general de los costos de la
administración, a modo de ejemplo, “pólizas y garantías”,
“personal administrativo”, “servicios de comunicación”, entre
otros.
Costos: detalle y desagregación de los componentes, a modo
de ejemplo, “Componente: pólizas y garantías – Costos:
garantía RSE, garantía salarios, garantía estabilidad de obra,
garantía de seriedad, entre otros”
Algunas Definiciones
Costos Directos: erogación de recursos en los cuales incurre el
contratista y se encuentran relacionados directamente con la
ejecución de la obra y/o servicio.
Costo Indirecto: erogación de recursos en los cuales incurre el
contratista y se encuentran relacionados de forma transversa con la
ejecución de la obra y/o servicio.
Soportes: son todos aquellos documentos legales que justifican las
erogaciones en las que incurrió el contratista con el objetivo de
legalizar los costos directos e indirectos del contrato. Son
considerados soportes válidos; facturas oficiales, documentos
equivalentes (cuando el proveedor del servicio no está obligado a
facturar) y certificación de Revisor Fiscal o Representante
Tipificación Procedimiento
Caso 1: Contratos con ejecución 2019 finalizados a la
fecha de inicio de revisión del componente de
administración. Su indicador de administración está
dado en porcentaje.
Caso 2: Contratos en ejecución a la fecha de inicio de
revisión del componente de administración. Su indicador
de administración está dado en porcentaje.
Caso 3: Contratos nuevos o renovados y que su
indicador de administración esté dado en moneda y
desagregado por componentes.
Caso 1
Validar
Componente
%AU
Validar
ejecución
presupuestal
Obtener
componente A
en pesos
Solicitar al
contratista
soportes
Revisión
soportes
legalizados
Certificar
legalización
Caso 3
Enviar tarea al
contratista por
ARIBA
Respuesta
contratista con
soportes
Revisión
soportes
Certificación
legalización
Caso 2
Validar
Componente
%AU
Validar
ejecución
presupuestal
Obtener
componente
A en pesos
Solicitar al
contratista
desglose A
Gestionar
modificación
A
Solicitar al
contratista
soportes C1
Solicitar al
contratista
soportes C3
Revisión
soportes
legalizados
Certificar
legalización
Revisión
soportes
mensual
Certificar
legalización
mensual
Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020