Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM Evaluación de desempeño de contratistas y evaluación de ofertas

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(1)

Evaluación de

desempeño de

contratistas y

(2)

Vicepresidencia Suministros y Servicios

Compartidos

Gerencia Cadena de Suministro

Cambios en la Evaluación

de Ofertas

(3)

Evaluación de desempeño

(ED) en 100 puntos

Buen desempeño

Cero medidas de apremio

-multas

(4)

Evaluación del desempeño

1.

Procesos de Contratación

2.

Compras Operativas

3.

4. Consideraciones

Agenda

(5)

Procesos de contratación:

Criterio a evaluar

Puntaje máximo por criterio sin

incluir Salud y Seguridad en el

Trabajo (SST)

Puntaje máximo por criterio

incluyendo Salud y Seguridad en el

Trabajo (SST)

Cumplimiento de plazos

35

30

Cumplimiento de especificaciones

técnicas o calidad

35

30

Cumplimiento de otros criterios de

evaluación

30

20

Cumplimiento de criterios de

evaluación del SST

NA

20

TOTAL

100

100

El criterio de SST se evalúa en aquellos contratos en donde el personal del contratitas ejecute actividades dentro de las

instalaciones o infraestructura del Grupo EPM

(6)

Recordemos como se evalúa el desempeño

En estos procesos se evalúa únicamente el criterio de

cumplimiento en entrega.

Por

cada día de retraso

en la entrega del bien o prestación del

servicio se descuentan

5 puntos

de un total de 100.

Compra operativa:

Ejemplo:

El proveedor XYZ debía entregar unos bienes el 10 de junio, sin

embargo los entregó el 15.

Por tanto

su evaluación de desempeño

será de 75 puntos

100 - (5 puntos * 5 días de retraso) = 100 - 25 = 75

(7)

Procesos de contratación sin

informe de

análisis y conclusiones

Recordemos como es la evaluación de

ofertas

Evaluación de requisitos de participación:

Contractuales y técnicos

Ponderación de ofertas:

Precio, cumplimiento y otros factores (si

aplica)

(8)

Procesos de contratación con

informe de

análisis y conclusiones

Evaluación de requisitos de

participación:

Contractuales y técnicos

Ponderación de ofertas:

Precio y otros factores (si

aplica)

Descuento de puntos por:

A. Demerito por Evaluación de Desempeño (100

– Promedio simple de evaluaciones)

B. Medidas de apremio no incluidas en la ED,

Multas o Incumplimientos Externos (2.5

puntos por cada evento)

C. Incumplimientos Graves (35 puntos por cada

incumplimiento)

¡¡¡ Ten en cuenta los cambios !!!

Recordemos como es la evaluación de

ofertas

(9)

Ejemplo

Reporte de Evaluaciones

Nota: para la Evaluación del Desempeño de un Contratista se tiene en cuenta el promedio simple de las evaluaciones de desempeño confirmadas

con el Grupo EPM a partir del 1ro de enero de 2018 para los procesos de contratación, y a partir del 8 de abril de 2019 para las compras

operativas hasta la fecha de generación del reporte.

A partir del primero de enero del 2021 se conservaran los datos de los últimos 3 años.

Nit

Razón Social

Evaluaciones

Puntaje

890909090 Proveedor 1 3

90

Puntaje

Total

90

Nit

Contrato

Fecha Calificación

890909090

CM:

Compra Menor 890909090

CW:

Ariba 890909090

CT:

Neon

Puntaje

70 100 100 10/05/2019 03/20/2019 03/20/2019

Usuario

Leydi Bibiana Serna Luis Fernando Osorio Jhon Fredy Velásquez

Empresa

Empresas Públicas de Medellín E.S.P Empresas Públicas de Medellín E.S.P Empresas Públicas de Medellín E.S.P

Fecha del informe: 02/06/2020

(70+100+100) Puntaje Total = --- =

90

3

(10)

Criterios de evaluación de ofertas

Requisitos de

participación

Cumplimiento de

especificaciones técnicas

Cumplimiento de experiencia

Factores de

Ponderación

Precio - 95 Puntos:

(Valor de la menor oferta*95/valor oferta

actual)

Certificación – 5 puntos

TOTAL PONDERACIÓN

Cumple

Proponente 1

100M

Proponente 2

105M

Proponente 3

103M

Proponente 4

97M

Cumple

Cumple

Cumple

Cumple

Cumple

Cumple

No Cumple

P=100*95/100

P=95

P=100*95/105

P=90

P=100*95/103

P=92

N.A.

5

5

5

N.A.

100

95

97

N.A.

Ejemplo

(11)

Criterios de evaluación de ofertas

Descuento

de puntos

o demérito

A. Evaluación de

desempeño

B. Medidas de apremio no

incluidas en ED, Multas o

Incumplimientos Externos

C. Incumplimientos Graves

A=100-90

A=10

A=100-100

A=0

A=100-93

A=7

N.A.

C=35*1

C=35

C=35*0

C=0

C=35*0

C=0

N.A.

B=2,5*0

B=0

B=2,5*1

B=2,5

B=2,5*2

B=5

N.A.

TOTAL PONDERACIÓN

100

95

97

N.A.

Proponente 1

100M

Proponente 2

105M

Proponente 3

103M

Proponente 4

97M

PUNTAJE TOTAL = Total Ponderación – Total

descuentos de puntos

55

92,5

85

N.A.

TOTAL DESCUENTO DE PUNTOS O DEMÉRITO

45

2,5

12

N.A.

Eliminada

Eliminada

< 60 puntos

Ejemplo

(12)

Compras Operativas

A : Ponderación de ofertas

(Valor de la menor oferta/ valor oferta actual * 100)

B: Descuento por evaluación de desempeño

(100 - Promedio simple de las Evaluación de desempeño)

El resultado final

A-B

Cálculo para la evaluación y selección de ofertas

Evaluación de requisitos de participación:

(13)

Criterios de evaluación de ofertas

Ejemplo

Requisitos de

participación

Cumplimiento de

especificaciones técnicas

Cumplimiento de requisitos

contractuales

Factores de

Ponderación

Precio 100 Puntos:

(Valor de la menor oferta/valor oferta actual)*100

RESULTADO DE LA EVALUACIÓN

Cumple

Proponente 1

8,3M

Proponente 2

9,98M

Proponente 3

9M

Proponente 4

15M

Cumple

Cumple

Cumple

Cumple

Cumple

Cumple

No Cumple

P=(8,3/8,3)*100

P=100

P=(8,3/9,98)*100

P=83,16

P=(8,3/9)*100

P=92,22

N.A.

90

83,16

85,22

N.A.

Descuento de

puntos o

demérito

A. Evaluación de

desempeño

A=100-90

A=10

A=100-100

A=0

A=100-93

A=7

N.A.

Eliminada

(14)

Consideraciones

1. Para calcular la

Evaluación del Desempeño de un

Contratista

se tiene en cuenta el promedio simple de las

evaluaciones de desempeño confirmadas con el Grupo

EPM

a partir del 1ro de enero de 2018 para los procesos

de contratación, y a partir del 8 de abril de 2019 para

las compras operativas

hasta la fecha de generación del

cierre del proceso de contratación o de compra

operativa.

2. A partir del primero de enero del 2021 se utilizarán para

el cálculo los datos de los últimos 3 años de las ED.

(15)

Consideraciones

3. Las evaluaciones del desempeño se pueden

consultar en el portal de pagos

en la pestaña

evaluación de desempeño.

4. Esta metodología tendrá un período de

transición

y prueba

aplicándose inicialmente en la

compra

operativa

y en los

procesos de contratación donde

se publique el informe de análisis y conclusiones.

Consideraciones

(16)

5. Esta propuesta aplica para todas

las filiales

nacionales

(Colombia) del Grupo EPM.

6. Esta forma de evaluar ofertas inicia para los

procesos anteriormente descritos cuya

fecha de

publicación sea igual o superior al 1 de julio de

2020.

Consideraciones

Consideraciones

(17)

Como

contratista

eres

responsable

de

tus

evaluaciones de desempeño en los diferentes

sistemas de información (Ariba, NEON, Excel (filiales

de aguas) y Compras Menores) teniendo en cuenta

lo siguiente:

• La

Evaluación de Desempeño

se hace al finalizar

el contrato o al entregar el bien o servicio para la

compra menor. Sin embargo, recomendamos ser

conscientes de su desempeño durante toda la

ejecución del contrato cuidando los criterios

definidos en la

guía de evaluación de desempeño

Consideraciones

Te en cuenta

(18)

• Aprobar o rechazar las evaluaciones en los

diferentes sistemas de información dentro

del tiempo indicado (5 días hábiles) siguiendo

el proceso definido en la guía metodológica.

• Buscar mecanismos que te lleven a la

excelencia en la ejecución de tus contratos.

Consideraciones

Te en cuenta

(19)

Consulta tus evaluaciones

Ingresa al portal de pagos, pestaña

Evaluación de Desempeño

aquí.

Y consulta el resultado de tus

evaluaciones

(20)
(21)

Componente de

Administración en

(22)

Aclarar como se gestiona el seguimiento al

componente de administración de los contratos,

de acuerdo con la Circular 001 del 18 de

febrero de 2019 y Circular 002 del 18 Junio de

2019.

(23)

Algunas Definiciones

Administración:

representa

los

costos

INDIRECTOS

indispensables para la correcta ejecución del proyecto, y que

se necesitan de manera permanente en el desarrollo del

mismo; tal es el caso de los honorarios, los impuestos, los

arrendamientos, los costos de personal, servicio de

mensajería, secretaria, entre otros

1

.

Componente: agrupación general de los costos de la

administración, a modo de ejemplo, “pólizas y garantías”,

“personal administrativo”, “servicios de comunicación”, entre

otros.

Costos: detalle y desagregación de los componentes, a modo

de ejemplo, “Componente: pólizas y garantías – Costos:

garantía RSE, garantía salarios, garantía estabilidad de obra,

garantía de seriedad, entre otros”

(24)

Algunas Definiciones

Costos Directos: erogación de recursos en los cuales incurre el

contratista y se encuentran relacionados directamente con la

ejecución de la obra y/o servicio.

Costo Indirecto: erogación de recursos en los cuales incurre el

contratista y se encuentran relacionados de forma transversa con la

ejecución de la obra y/o servicio.

Soportes: son todos aquellos documentos legales que justifican las

erogaciones en las que incurrió el contratista con el objetivo de

legalizar los costos directos e indirectos del contrato. Son

considerados soportes válidos; facturas oficiales, documentos

equivalentes (cuando el proveedor del servicio no está obligado a

facturar) y certificación de Revisor Fiscal o Representante

(25)

Tipificación Procedimiento

Caso 1: Contratos con ejecución 2019 finalizados a la

fecha de inicio de revisión del componente de

administración. Su indicador de administración está

dado en porcentaje.

Caso 2: Contratos en ejecución a la fecha de inicio de

revisión del componente de administración. Su indicador

de administración está dado en porcentaje.

Caso 3: Contratos nuevos o renovados y que su

indicador de administración esté dado en moneda y

desagregado por componentes.

(26)

Caso 1

Validar

Componente

%AU

Validar

ejecución

presupuestal

Obtener

componente A

en pesos

Solicitar al

contratista

soportes

Revisión

soportes

legalizados

Certificar

legalización

(27)

Caso 3

Enviar tarea al

contratista por

ARIBA

Respuesta

contratista con

soportes

Revisión

soportes

Certificación

legalización

(28)

Caso 2

Validar

Componente

%AU

Validar

ejecución

presupuestal

Obtener

componente

A en pesos

Solicitar al

contratista

desglose A

Gestionar

modificación

A

Solicitar al

contratista

soportes C1

Solicitar al

contratista

soportes C3

Revisión

soportes

legalizados

Certificar

legalización

Revisión

soportes

mensual

Certificar

legalización

mensual

(29)

Encuentro Anual de Proveedores y Contratistas Grupo EPM - 2020

Formatos utilizados

Caso

1

Caso

2

Caso

(30)
(31)

Figure

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Referencias