PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
PR-GC-03
REVISION FECHA REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO
00 01 de Septiembre 2008 Primera Edición
ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
Rodrigo González R.
1.- OBJETIVO
Este procedimiento establece el mecanismo para controlar la documentación del Sistema de Gestión de Calidad de Constructora LFM Ltda.
2.- ALCANCE
El alcance de este procedimiento incluye toda la documentación del SGC, entre ellos: • Manual de Gestión de Calidad
• Procedimientos e Instructivos • Normas Externas
• Planes de Calidad
• Procedimientos e Instructivos de Obra • Documentos entregados por el Cliente • Listas de Control de Documentos .
3.- RESPONSABILIDADES Cargo Que
Documento Autoriza Distribuye
Mantiene los Originales Actualiza y distribuye normas externas Manual de Calidad y Procedimientos y/o Instrucciones de Trabajo del SGC
Gerente General Jefe de Calidad Jefe de Calidad
Cada Responsable de proceso que requiera alguna norma externa Plan de Calidad de la obra y Procedimientos y/o Instructivos de Trabajo Gerente de Operaciones Gerente de Operaciones Gerente de Operaciones, Jefe de Calidad y Administradores de Obra Cada Responsable de proceso que requiera alguna norma externa Documentos de Licitación Cliente Gerente de Operaciones Gerente de Operaciones o designado Normas Externas, especificaciones técnicas y/o Planos
4.- DOCUMENTOS APLICABLES
Procedimiento de Elaboración de Documentos - PR-GC-01 Procedimiento de Elaboración de Planes de Calidad - PR-GC-02 Procedimiento de Correspondencia - PR-GA-27
Procedimiento para el Estudio de Propuestas - PR-GO-33
Procedimiento de Respaldo de Información Digital de Obra - PR-GO-39 5.- TERMINOLOGIA
TÉRMINO DEFINICIÓN Manual de
Calidad
Documento que Gestiona o administra el Sistema de Gestión de Calidad y que indica la estructura de Calidad de la Organización, en cuanto a los procesos del producto o servicios que se ofrecen.
Documento Controlado
Es aquel documento que está sujeto a cambios, razón por la cual debe ser adecuadamente identificado y controlado para asegurar que no se utilicen versiones no vigentes.
Copia
Controlada Copia sometida a un procedimiento de distribución que asegura su actualización permanente. Copia no
controlada Copia no sometida a un procedimiento que asegure su actualización permanente. Procedimiento
Documento que describe la realización de actividades respondiendo el qué, cómo, cuando, dónde y por quién son realizadas estas actividades. Generalmente, su ejecución involucra a uno o más procesos del sistema de gestión de la calidad. Instrucción de
trabajo Documento que describe la realización de una actividad específica de un proceso del sistema de gestión de la calidad. Registro Es la evidencia objetiva que nos permite demostrar de que se ha logrado la calidad requerida del producto o servicio, y que se ha llevado a la práctica
correctamente el sistema de calidad de la empresa.
Original Documento aprobado con las firmas estampadas en original guardadas en archivador. Documento
Interno Documento desarrollado por Constructora LFM para el SGC Documento
Externo
6.- PROCEDIMIENTO
6.1.- Generalidades
La metodología de este procedimiento busca mantener bajo control los documentos considerados en el alcance de este procedimiento, de manera tal que sólo revisiones vigentes estén disponibles para todo quien las necesite y que los documentos obsoletos sean eliminados o identificados oportunamente como tales o como de referencia.
.
6.2. Distribución de los documentos
El Jefe de Calidad revisa y hace aprobar los documentos, según lo indicado anteriormente, prepara un listado de documentos con su estado de revisión e incumbencia en el Listado Maestro LM03-GC-01 “Listado Maestro de Documentos”.
El Jefe de Calidad retira y/o hace destruir los documentos dados de baja, mantiene los originales de las revisiones superadas durante un año en una carpeta separada.
Nota: Los documentos de revisiones superadas que contengan datos esenciales podrán ser sellados como "ANULADO" en vez de ser destruidos.
Cuando algún área requiera, para sí o terceros, copias de documentos involucrados en el Sistema de la Calidad, solicita las mismas al Jefe de Calidad, quien la emite como Copia Controlada o Solo Referencia (para información), según corresponda.
El Encargado de Calidad de obra, revisa y hace aprobar los documentos, además prepara un listado de documentos con su estado de revisión e incumbencia en el Listado Maestro LM03-GC-02 “Listado Maestro de Documentos en Obra”.
6.2.1 Distribución y Disposición de documentos Controlados en Papel Para la distribución de los documentos controlados, ésta se realiza según el procedimiento:
PR-GA-27: Procedimiento “Sistema de Correspondencia”
Debe quedar registrado el detalle de los documentos que se envían (código, revisión, nombre o descripción, fecha, organización y persona que los recibe). Las notas de envío, memos o cartas, deben ser firmadas por quien aparece mencionado en ella como receptor, para tener constancia de recepción.
Las notas de envío, memos o cartas, utilizadas para enviar documentos son considerados registros de calidad siendo el encargado de control de documentos el responsable de controlar dichos registros.
menos en la primera hoja del cuerpo del documento, el encargado de control de documentos estampará un timbre de color azul con la leyenda "COPIA CONTROLADA".
Es responsabilidad del Jefe de Calidad al momento de entregar nuevas revisiones de un documento, retirar las copias obsoletas o fuera de vigencia para destruirlas o conservarlas para consulta de modificaciones. Cuando por motivos justificados el documento no pueda ser retirado, debe ser identificado como obsoleto con un timbre rojo con la leyenda "ANULADO" o como de “SOLO REFERENCIA”, si a pesar de pasar a ser información no vigente, ésta aporte antecedentes como referencias para los trabajos que se realizan. Debemos recalcar el hecho de que el Jefe de Calidad no puede entregar una nueva revisión de un documento si no recibe la obsoleta para destruirla o para identificarla como obsoleta o referencial.
De manera tal de facilitar el control de los documentos se enviará un Set de Documentos a cada Obra con toda la información necesaria. En caso de necesitarse copias adicionales, se debe informar al Jefe de Calidad el nombre de las personas que necesitan las copias para que éste las distribuya de acuerdo a lo indicado en 6.8 de este procedimiento (Reproducción de documentos Controlados).
6.2.2 Consulta de documentos Controlados en medios magnéticos
El Jefe de Calidad es responsable de publicar y mantener actualizado (revisiones vigentes) los documentos controlados en formato magnético mediante una Lista Maestra de Documentos LM03-GC-01, como también dar acceso a los miembros de la organización para que los consulten a través de sus computadores personales. Dependiendo de las necesidades, una de las siguientes formas de acceso podría implementarse: En caso de oficina Central, se dispondrá en servidor carpeta compartida, para que a través de la red computacional interna sea posible consultar los documentos publicados y actualizados.
En caso de obra, el encargado de control de documentos de obra, deberá mantener una carpeta compartida, para que a través de la red computacional interna sea posible consultar los documentos publicados y actualizados (de no ser posible, se recurrirá al archivador compartido)
El jefe de Calidad debe notificar vía correo electrónico u otro medio de comunicación, la actualización del archivo magnético de documentación controlada, indicando la información que ha cambiado junto con la siguiente instrucción, “Las versiones anteriores de estos documentos han quedado obsoletas, por lo que todas sus copias impresas deberán ser eliminadas. Si por alguna razón justificada requiere mantener la copia impresa de este documento, debe acercarse o notificar a Jefe de Calidad para que la identifique mediante el timbre de Anulado o Sólo Referencia”.
6.3. Recepción de Documentación Controlada
PR-GA-27: Procedimiento “Sistema de Correspondencia”
6.4. Identificación de documentos controlados externos
En el caso de Estudio de Propuestas u Obras, cuando el documento sea de origen externo, se utiliza la misma codificación y versión asignada, si el documento no presenta código, se identificará de acuerdo al nombre del archivo, cuando se trate de documentos en formato magnético, o con el título del documento cuando esté en formato de papel. Si el documento no presenta revisión, se entenderá que es la última, de presentarse posteriormente una nueva versión, se define una identificación para ese documento en base a letras o números, esta identificación se formalizará según corresponda, mediante lo indicado en las Listas Maestras:
LM33-GO-01: Lista Maestra Documentos Controlados de Estudio de Propuesta LM03-GC-01: Lista Maestra Documentos
LM03-GC-02: Lista Maestra Documentos Obra
En Obras, el encargado de Calidad revisa e identifica los documentos de origen externo, si se tratasen de planos, deberá agregar además un timbre con la leyenda de apto para construcción.
6.5. Revisión de la documentación Externa
En Oficina Central, la documentación referida al Estudio de Propuestas, seguirá lo indicado en el Procedimiento:
PR-GO-33: Procedimiento para el Estudio de Propuestas
6.6. Administración de documentación interna y externos controlados
El Jefe de Calidad es quien administra los documentos para lo cual debe generar y mantener una Lista Maestra de documentos, donde se registre para cada documento a lo menos lo siguiente
• Código • Revisión • Nombre o Descripción • Formato • Estado o Vigente o Obsoleto
o Otros (rechazado, retenido) • Fecha de Recepción
o Fecha 1 o Cargo 2 o Fecha 2 o Cargo 3 o Fecha 3 o Etc.
El Jefe de Calidad debe conservar en forma ordenada, perfectamente legible y fácilmente identificable, una copia en papel de cada uno de los documentos que ha recibido para que puedan ser utilizados de consulta por los miembros de la organización, como también obtener de ellos las copias a distribuir. A medida que reciba nuevas revisiones de un documento, debe identificar como obsoletas las anteriores utilizando un timbre rojo con la leyenda "ANULADO".
Al mismo tiempo, en el caso de la documentación en formato magnético, debe mantener un archivo magnético de documentación controlada, el que debe ser respaldado de acuerdo a los procedimientos:
PR-GO-39: Procedimiento de Respaldo de Información Digital de Obra
6.7. Control de Timbres
Para la identificación del estado de los documentos en papel se cuenta con una serie de timbres de colores que tienen las siguientes leyendas y colores:
COPIA CONTROLADA - AZUL APTO PARA CONSTRUCCION - AZUL
ANULADA - ROJO
SOLO REFERENCIA - ROJO
Los timbres antes mencionados están a cargo del Jefe de Calidad, siendo ellos los responsables de cautelar su control y únicos autorizados para utilizarlos.
6.8. Reproducción de Documentos controlados
Tal como se ha definido en los puntos anteriores de este procedimiento, los únicos documentos válidos para trabajar son los distribuidos por el Jefe de Calidad (con el timbre de color azul, con la leyenda “Copia Controlada”) y los publicados en el archivo magnético de documentación controlada. Cada uno de los empleados de Constructora LFM Ltda. es responsable de utilizar sólo ese tipo de documentos para desarrollar su trabajo.
6.9. Disposición de documentos controlados
Los documentos controlados son distribuidos a personas naturales quienes son los responsables de su manejo (uso, control y disposición) durante el período de tiempo que pertenezcan a la organización.
Al finalizar los trabajos en obra, es responsabilidad del Encargado de la Calidad reunir las copias de todos los documentos que se hayan controlado (vigentes y obsoletos) y entregarlos al Jefe de Calidad, debidamente embalados e identificados junto a una copia de la base de datos utilizada para administrar documentos controlados.
7.- CONTROL DE REGISTROS IDENTIFICACION DE
REGISTRO ALMACENAMIENTO PROTECCION RECUPERACION
TIEMPO DE RETENCION Y DISPOSICION LM03-GC-01 Listado Maestro de Documentos Oficina Jefe de Calidad Medio Magnético Red Interna/
Password Jefe de Calidad / Administrador de Obra Indefinido LM03-GC-02 Listado Maestro de Documentos Obras Oficina Encargado de Calidad en Obra Medio Magnético Red Interna/ PC Administrador de Obra Password Encargado de
Calidad en Obra Indefinido
Notas de Envío Secretaría Oficina Central No requiere Secretaria Oficina Central 12 meses / Destrucción LM33-GO-01 Lista Maestra Documentos Controlados de Estudio de Propuesta Oficina Jefe de Calidad / Encargado de Calidad Medio Magnético Red Interna Password Gerente de
Operaciones Mientras dura la obra y luego almacenamiento
