Instructivo. VIDEOS EN: Capítulo 1. Módulo Factoring

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FACTORING

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Capítulo 1.

Esta rutina es útil para sistematizar la venta de cartera nacional ó extranjera, al adquirir créditos según las ventas o transacciones realizadas en la empresa;

permitiendo así automatizar, simplificar y controlar los procesos que se ejecutan en la organización, al obtener un cálculo y contabilización automática de las operaciones diarias de Factoring.

TEMAS:

1. Crear Esquemas Contables Factoring 2. Crear Factors (Operadores)

3. Ejecutar Movimiento

4. Instalar Módulo Factoring

Módulo Factoring

Instructivo

VIDEOS EN:

www.vimeo.com/apolosoft

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CREAR ESQUEMAS

Desde esta opción se puede configurar cada operador de factoring para que contabilice automáticamente a diferentes cuentas auxiliares, de llegar a existir una contabilización única para todos, bastará con crear sólo un esquema. Es así como el sistema permite crear desde uno, hasta ilimitado número de esquemas para contabilizar automáticamente las transacciones de factoring.

Definir todas y cada una de las cuentas contables que van a intervenir en las operaciones es el primer paso y es una labor que se debe realizar sólo una vez. Para ello se recomienda contar con el visto bueno del asesor contable de la empresa, con el fin de que los movimientos queden contabilizados correctamente y no toque más adelante repetir procesos.

Para crear un Esquema haga uso de la tecla [Insert] ó el botón (+) de la barra de navegación para digitar un nuevo registro. Como requisito primordial todos los campos deben quedar diligenciados y si la cuenta no existe, debe crearla previamente desde la opción Plan de Cuentas. No es necesario conocer de memoria los códigos, porque aquí el usuario puede hacer uso de la búsqueda automática, digitando tan sólo parte del nombre o del código de cuenta auxiliar.

Los campos a diligenciar son:

Sección 1

Crear Esquema

Campo Descripción

Código Código que identifica el Esquema, campo alfanumérico, dato único e irrepetible.

Nombre Descripción completa del Esquema

Por Cobrar Código de la cuenta del Activo donde se contabiliza la cuenta por cobrar. Es de naturaleza crédito

Venta Cartera Cuenta del gasto, usada para contabilizar la venta de la cartera. Es de naturaleza Débito

Facturas Cuenta de Orden, de naturaleza Débito Facturas por

Contra Cuenta de Orden, de naturaleza Crédito

Dif. en Cambio Cuenta del Gasto donde va a ir la diferencia de cambio en moneda extranjera.

Dif.en Cambio por Contra

Cuenta de Ingresos o contrapartida donde va a quedar la diferencia de cambio en moneda extrajera

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La contabilización va a quedar a nombre el tercero del factoring y en los siguientes campos se debe definir el tipo y el prefijo tal como va a quedar en el módulo de Contabilidad, tanto para la factura como para los abonos.

Se sugiere crear previamente un nuevo Prefijo, por ejemplo ‘FT’ para el manejo exclusivo de la rutina de Factoring, indispensable que para los cálculos internos se realicen correctamente y el sistema cree automáticamente los documentos contables.

Una vez haya creado el Esquema, basta con oprimir la tecla [F3] o el botón aceptar [ü] de la barra de navegación para que el registro quede guardado correctamente.

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Tipo en

Facturas Tipo de documento Factura Prefijo en

Facturas

Prefijo de documento, exclusivo para las transacciones factoring

Tipo en Abonos Tipo de documento Recaudo Prefijo den

Abonos

Prefijo de documento, exclusivo para las transacciones factoring

Imagen 1.1 Esquemas Contables Factoring

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CREAR FACTORs

Los factors son aquellos operadores con los que se tiene el convenio de Factoring para la negociación de la cartera, puede ser una entidad nacional o internacional (ver imagen 1.2).

Es necesario tener en cuenta que cada Factor y sus respectivos datos deben estar previamente creados en la opción de Terceros, al igual que los esquemas que se van a asociar a la contabilización de la compra de cartera.

Los campos a diligenciar son los siguientes:

Para crear un Factor haga uso de la tecla [Insert] ó el botón (+) de la barra de navegación para insertar un nuevo registro y para terminar debe oprimir la tecla [F3] o el botón aceptar [ü] para que el registro quede guardado correctamente.

Recuerde que puede usar los botones de navegación ubicados en la parte inferior de esta ventana desea cerrar esta ventana.

Sección 2

Crear Factors

Código Código que identifica el factor, alfanumérico y único

Descripción del

Operador de Factoring Nombre o descripción del Factor

Tercero Código del Tercero, aquí puede usar la búsqueda para elegirlo.

Esquema Factoring Contable

Código del esquema utilizado para su contabilización automática

Imagen 1.2 Factors

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MOVIMIENTO

Al ingresar a esta rutina desde el menú ‘Gestión’ Opción ‘Factoring’

quedará ubicado en el resumen de ‘Operaciones’, ventana donde podrá visualizar todos los documentos de factoring que a la fecha se han elaborado (ver imagen 1.3).

Recordemos que a esta opción sólo puede ingresar el usuario que tenga acceso a ella y con los permisos asignados a su perfil, como editar, insertar y procesos especiales como activar la vista previa, imprimir o sondear.

Para esto deberá tener en cuenta algunos requisitos previos, que son:

• Que exista en el sistema de facturación ‘Gestión’ los documentos y/

o las facturas que cargan el saldo de la cartera del cliente.

• Tener creada la respectiva moneda desde la opción Tesorería, cuyo código debe corresponder con el tipo de moneda establecido a nivel internacional, por ejemplo para el Dólar usar el código USD y el peso COP, de esa forma el sistema mostrará automáticamente el valor actual y las cifras del último mes. Basta con hacer clic en el botón ‘Cambio’ o las teclas [Ctrl]+[5].

• Tener creados en las respectivas opciones de la aplicación el Banco, Centro de Costo y escenario NIIF a utilizar en la transacción.

Para ejecutar esta rutina los pasos son:

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Sección 3

Ejecutar Movimiento

Imagen 1.3 Operaciones de Factoring

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PASO 1. Crear una nueva operación:

Para crear una operación basta con oprimir el botón ‘Nueva’ o las teclas [Ctrl]+[N], de esta forma el usuario puede ingresar fácilmente sus transacciones diarias. (ver imagen 1.4).

Cuyos campos a definir son:

Código

Número que identifica la operación y será el número del documento en movimiento contabilidad. Este es un campo autoincremental.

Fecha Es el día en que se realiza la transacción, con esta fecha quedará el documento y el asiento contable Vence Fecha de vencimiento del documento

Desde Fecha inicial para consultar la cartera vigente Hasta Fecha final para consultar la cartera vigente

Cartera

Se chequea cuando la transacción se basa en el saldo que hay en cartera, de lo contrario, se deja en blanco.

Tipo de documento

Siempre y cuando el campo ‘Cartera’ esté en blanco, aquí se digita el tipo de documento a liquidar, como por ejemplo la Orden de pedido Operador Asignar el respectivo operador, aquel creado

previamente en la opción Factors

Cliente

El cliente o pagador, persona natural o jurídica a quien se le realiza la venta de los productos de la empresa, que aparece con saldo en cartera y que va a ser objeto del factoring.

Comisión Valor de la comisión que se pacta con el Operador Moneda La moneda en la cual se hará la transacción y debe

existir previamente en la opción Tesorería

Tasa de Cambio

El valor del cambio negociado o acordado

previamente con el operador para la venta de la cartera.

Banco Elegir el banco con el cual se va a realizar la transacción de factoring

Centro de Costos

Código del Centro de Costos, muy importante cuando la cuenta auxiliar maneja dicho atributo y allí quedará la transacción contable.

Escenario NIIF Se elige el escenario NIIF que aplica para la presente transacción

Nota Detalle que identifica la transacción y aparecerá en el documento contable

Imagen 1.4 Encabezado del Factoring

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PASO 2. Crear la Operación:

Una vez definido correctamente el encabezado y validarlo con la tecla [F3] o el botón aceptar [ü], el sistema mostrará para ese cliente sus documentos con el saldo en movimiento o en cartera, aquellos que cumplan con los parámetros predefinidos. Para visualizarlos podrá oprimir el botón refrescar de la barra de navegación ubicada en la parte inferior de esta ventana.

Nota: Si de repente el sistema no muestra ningún documento significa que en ese rango de periodos no hay saldo o movimiento relacionado con ese cliente, para verificar puede activar con la tecla [F10] el sondeo en línea y consultar el saldo en cartera del Tercero.

Estando en la región detalle lo único que el usuario debe hacer es ubicarse en el campo ‘Valor’, oprimir la tecla [F2] y digitar en cada uno el valor negociado, eso significa que dicho documento va a ser incluido en la negociación total, en su defecto, debe dejar en ceros aquellos registros que no hagan parte del factoring y que no van a ser incluidos en la rutina. (ver imagen 1.5).

Observe que la respectiva sumatoria aparece en la parte inferior de la ventana. (ver imagen 1.6).

De esta ventana se puede salir con la tecla [Esc] y para volver a ingresar al documento oprima la tecla [Tab] o usando el respectivo ícono.

Tipo, Prefijo, Número

Documentos que aparecen a nombre del Cliente y que actualmente están en cartera o en facturación.

Valor Se digita el valor de la respectiva negociación Difer.en cambio

+ Comisión

Valor que se calcula automáticamente según el saldo de la factura y el valor negociado

Total Corresponde al saldo de la factura del cliente Fecha Fecha del documento actual

Vence Fecha de vencimiento del documento actual

Modo Indica si es una operación de factoring basada en la cartera o en ordenes de pedido

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Imagen 1.5 Región Detalle de la Operación

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PASO 3. Consultar la contabilización:

Usando las teclas [Ctrl]+[6] o el botón ‘Contabilidad’

puede consultar la forma como quedará dicho documento en el módulo de Contabilidad una vez finalice el proceso, allí puede verificar que se afecten correctamente las cuentas (ver imagen 1.7).

Si desea regresar para continuar con el proceso haga clic en el botón respectivo o presione las teclas rápidas: [Ctrl]+[1] para ir a

‘Operaciones’ o [Ctrl]+[2] para ir a ‘Movimiento’.

PASO 4. Finalizar la Operación:

Por último para ejecutar la rutina sólo debe oprimir las teclas [Ctrl]+[B] o hacer clic en el botón ‘Bloquear’.

Por cada operación de factoring el sistema adiciona automáticamente un documento en contabilidad, para lo cual toma el Tipo y prefijo de dicho Factor, datos definidos en la opción ‘Esquemas’, cuyo número es tomado del campo ‘Código’ que aparece en el encabezado del factoring.

De igual forma, las cuentas a imputar se toman de los datos definidos previamente en el esquema contable del Factor, de tal manera que, al ejecutar la rutina siempre quedará la transacción registrada a nombre del Operador de Factoring y automáticamente llevará los valores a las cuentas respectivas.

Nota: Antes de bloquearlo puede usar la tecla [F6] para activar la vista previa del documento en el formato estándar del sistema o la tecla [F7] para imprimir y de igual forma terminar el documento.

PASO 5. Modificar una Operación:

Recordemos que si el documento aparece ‘Bloqueado’, es decir, con este campo de tipo On/Oﬀ activo, significa que ya está terminado y por seguridad no se puede modificar.

Si necesita modificar un documento Factoring ya contabilizado, deberá solicitar al Supervisor del sistema que digite la clave de desbloqueo.

Si el cambio va a ser en el encabezado del factoring, primero debe eliminar cada una de sus facturas en la región detalle, usando las teclas [Ctrl]+[Supr] o el botón [-].

Recuerde usar la tecla [F2] para editar y [F3] para grabar, luego clic en el botón refrescar, para volver a ejecutar la operación de factoring con los nuevos parámetros. Siempre al Bloquear nuevamente la operación el documento contable será también actualizado.

TIPS O TRUCOS DE MANEJO

• El archivo de impresión que se utiliza en esta rutina es el formato estándar que viene con la aplicación, pero si el usuario requiere uno personalizado, puede diseñarlo libremente desde el Reporteador propio de Mekano o en su defecto, puede solicitar su diseño a la casa proveedora de este software.

• Las demás transacciones relacionadas con el tercero se deben ejecutar directamente desde el sistema de facturación del ERP. En el caso del recibo de caja, siempre que el cliente haga un pago o abono, el sistema hará automáticamente el ajuste, creando un documento en contabilidad con el mismo número y el prefijo que aparece en el esquema del Factor (Operador).

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Imagen 1.6 Movimiento de Factoring

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Imagen 1.7 Consulta Contabilización del Factoring

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PROCESO DE INSTALACIÓN

Debido a que este módulo hace parte del sistema Mekano ERP, el proceso de instalación y registro es el mismo de la aplicación. Por ser éste un proceso tan delicado, que depende de las condiciones de hardware y software que posea el equipo servidor donde será montada la aplicación, en todos los casos se recomienda ser ejecutado por un técnico nuestro de soporte, el cual debe seguir uno a uno los pasos establecidos para que el sistema trabaje satisfactoriamente.

Dichas instrucciones aparecen en el siguiente video: www.vimeo.com/apolosoft/instalacionmekano

PROCESO DE ACTUALIZACIÓN

Para los casos en que el cliente ya esté trabajando con el sistema Mekano ERP y lo tenga instalado, el proceso requiere de más cuidado porque debemos garantizar que su información contable y administrativa no se va a alterar, en consecuencia es una labor que debe ejecutar directamente nuestro técnico de soporte, el cual debe seguir los pasos preestablecidos, ellos son:

Dichas instrucciones aparecen en el siguiente documento: www.apolosoft.com/documentos/mekano/PasosActualizarMekano.pdf

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