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Modificar las opciones de diseño de página ... 2
Crear un área de impresión ... 2
Insertar y eliminar un salto de página manual ... 3
Repetir filas y columnas en cada página impresa ... 3
Crear y administrar encabezados y pies de página ... 4
Acceder a la zona de encabezado o de pie de página... 4
Insertar un encabezado o pie de página predefinido ... 4
Insertar un encabezado o pie de página personalizado ... 5
Definir las opciones de encabezado y pie de página ... 5
Eliminar encabezados y pies de página ... 6
Crear una imagen de fondo ... 6
Usar la técnica de las vistas ... 6
Crear una vista ... 6
Usar una vista ... 7
Usar la vista preliminar ... 7
Imprimir un libro/una hoja/una selección ... 9
Diseño de Página e impresión
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Modificar las opciones de diseño de página
Active la pestaña DISEÑO DE PÁGINA.
Para modificar los márgenes de impresión, haga clic en el botón Márgenes del grupo Configurar página y escoja uno de los márgenes preestablecidos: Normal, Ancho o Estrecho, o bien haga clic en la opción Márgenes personalizados para definir los valores de los márgenes en las zonas Superior, Izquierdo, Derecho e Inferior. En este caso, también puede activar la opción Horizontalmente o Verticalmente para centrar la tabla con respecto al ancho o al alto de la página.
Haga clic en el botón Aceptar del cuadro de diálogo de personalización de Márgenes.
También puede activar el modo Diseño de página (icono , en la parte inferior derecha de la ventana) y señalar el borde de la zona de margen que quiere modificar mediante la regla; cuando el puntero del ratón aparezca en forma de flecha de doble punta, haga clic y arrastre de forma que cambie ...
Crear un área de impresión
Si no desea imprimir toda la hoja de cálculo, puede definir un área de impresión. Este área corresponde a la parte de la hoja que va a imprimirse.
Seleccione el área que desea imprimir.
Active, si es preciso, la pestaña DISEÑO DE PÁGINA.
Haga clic en el botón Área de impresión del grupo Configurar página y luego en la opción Establecer área de impresión.
El área de impresión definida aparece rodeada de una línea discontinua. Cuando se define una nueva área de impresión, Excel sustituye la última área creada por la nueva.
Para agregar una nueva parte a la impresión, selecciónela y haga clic en el botón Área de impresión y luego en la opción Agregar al área de impresión. Si desea agregar más áreas, lleve a cabo la misma operación.
Las diferentes áreas de impresión se imprimirán en páginas diferentes.
Para eliminar el área de impresión e imprimir de nuevo toda la hoja de cálculo, haga clic en el botón Área de impresión y luego en la opción Borrar área de impresión.
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Insertar y eliminar un salto de página manual
Cuando imprime una tabla relativamente grande, o una hoja de cálculo que contiene varias tablas, puede insertar manualmente un salto de página para repartir los datos que hay que imprimir en varias hojas.
Active la celda a partir de la cual los datos se imprimirán en otra página.
El salto de página se insertará encima y a la izquierda de la celda activa.
Active la pestaña DISEÑO DE PÁGINA, haga clic en el botón Saltos del grupo Configurar página y luego en la opción Insertar salto de página.
El salto de página queda representado mediante unas líneas discontinuas.
Para eliminar un salto de página, active una celda de la fila o de la columna que le sigue, haga clic en el botón Saltos y en la opción Quitar salto de página.
Para eliminar todos los saltos de página manuales, active cualquier celda de la hoja, haga clic en el botón Saltos y en la opción Restablecer todos los saltos de página.
Recordemos que los saltos de página pueden moverse desde el modo Ver salt. Pág., pestaña VISTA, grupo Vistas de libro (véase capítulo Vista).
Repetir filas y columnas en cada página impresa
Cuando imprime una tabla grande en varias hojas de papel, puede resultar útil repetir los encabezados de las filas o las columnas en cada página impresa.
Active la pestaña DISEÑO DE PÁGINA y haga clic en el botón Imprimir títulos del grupo Configurar página.
Se abre el cuadro de diálogo Configurar página, con la ficha Hoja en primer término.
Haga clic en el botón del cuadro Repetir filas en extremo superior y del cuadro Repetir columnas a la izquierda, según el caso, y seleccione, en la hoja, las filas o columnas que desea repetir.
En este ejemplo, las filas 2, 3 y 4 se imprimirán en todas las páginas.
Haga clic en el botón para ver otra vez todo el cuadro de diálogo.
Haga clic en Aceptar.
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Crear y administrar encabezados y pies de página
El contenido del encabezado se imprime en la parte superior de la página y el contenido del pie se imprime en la parte inferior. Dispone de tres cuadros de texto para cada encabezado o pie de página: a la izquierda, centrado y a la derecha.
Acceder a la zona de encabezado o de pie de página
Active la hoja y seleccione una de las siguientes técnicas:
En modo Normal, active la pestaña INSERTAR y haga clic en el botón Encabez.pie de pág. del grupo Texto.
Esta técnica activa por sistema el modo Diseño de página.
En modo Diseño de página, haga clic en el cuadro situado en el centro del margen superior, en el que aparece el texto Haga clic para agregar encabezado.El punto de inserción parpadea en la parte central del Encabezado y aparece la pestaña específica HERRAMIENTAS PARA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA - DISEÑO.
Para activar una de las dos zonas de texto, haga clic dentro de ella o use la tecla [Tab].
Para pasar del encabezado al pie de página, haga clic en el botón Ir al pie de página del grupo Navegación. Para volver a activar el encabezado, haga clic en el botón Ir al encabezado.
Para salir del encabezado o del pie de página, haga clic en la hoja de cálculo o pulse [Esc].
Insertar un encabezado o pie de página predefinido
Acceda al cuadro de encabezado o de pie de página.
Para insertar un encabezado, abra la lista Encabezado del grupo Encabezado y pie de página, perteneciente a la pestaña HERRAMIENTAS PARA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA - DISEÑO. Para insertar un pie de página, abra la lista Pie de página.
Cuando Excel propone un solo contenido, este aparece en la zona central; cuando propone varios, estos aparecen separados por punto y coma y pueden verse en los cuadros izquierdo, central y derecho.
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La opción (ninguno) permite borrar el encabezado o el pie de página.
Haga clic en el contenido deseado.
Sea cual sea la posición de partida, Excel inserta el encabezado y el pie de página en zonas determinadas.
Insertar un encabezado o pie de página personalizado
Entre en el cuadro de encabezado o pie de página y active el cuadro de texto haciendo clic sobre él.
Introduzca el texto deseado; use la tecla [Intro] para crear varias líneas.
Para insertar el signo & («y» comercial) en el texto de un encabezado o pie de página, escríbalo dos veces. Por ejemplo, para incluir «Proveedores & servicios» en un encabezado, escriba Proveedores && servicios.
Para insertar contenidos concretos, haga clic en el botón correspondiente del grupo Elementos del encabezado y pie de página de la pestaña HERRAMIENTAS PARA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA - DISEÑO: Número de página, Número de páginas, Fecha actual, Hora actual, Ruta de acceso del archivo (para insertar la ruta de acceso y el nombre del archivo activo), Nombre de archivo o Nombre de hoja.
Los contenidos concretos corresponden a un código que aparece entre corchetes.
Para dar formato a los caracteres, selecciónelos y use las herramientas de la pestaña INICIO.
Definir las opciones de encabezado y pie de página
Entre en el cuadro de encabezado o pie de página de la hoja.
Active las opciones siguientes del grupo Opciones, pestaña HERRAMIENTAS PARA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA:
• Primera página diferente para diferenciar el encabezado y el pie de página de la primera página impresa. En esos casos, especifique el encabezado y el pie en la primera página y luego en una de las demás.
• Páginas pares e impares diferentes para insertar un encabezado o un pie de página diferente en las páginas pares e impares. En esos casos, especifique el encabezado y el pie en una de las páginas impares y luego en una de las pares.
• Ajustar la escala con el documento para usar el mismo tamaño de fuente y la misma escala que la de la hoja de cálculo.
• Alinear con márgenes de página para alinear el margen del encabezado o del pie con los márgenes derecho e izquierdo de la hoja de cálculo.
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Eliminar encabezados y pies de página
Entre en el cuadro de encabezado o pie de página de la hoja.
Seleccione el contenido que desea eliminar y pulse [Supr].
También puede abrir la lista Encabezado o Pie de página del grupo Encabezado y pie de página, pestaña HERRAMIENTAS PARA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA, y activar la opción (ninguno).
Crear una imagen de fondo
Al contrario de lo que ocurre con los fondos de hoja, que no pueden imprimirse, Microsoft Excel 2013 ofrece la posibilidad de insertar una imagen como encabezado o pie de página para imprimirla como fondo del texto de la hoja.
Cree o modifique el encabezado o pie de página de la hoja de cálculo y luego haga clic en el cuadro de texto que va a contener la imagen.
Haga clic en el botón Imagen del grupo Elementos del encabezado y pie de página, pestaña HERRAMIENTAS PARA ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA.
Se abre el cuadro de diálogo Insertar imágenes.
Entre en la carpeta que contiene la imagen que desea usar.
Haga doble clic en el nombre de la imagen.
Para cambiar el tamaño de la imagen o ajustarla a escala, haga clic en el botón Dar formato a la imagen del grupo Elementos del encabezado y pie de página y seleccione, en el cuadro de diálogo Formato de imagen, las opciones de la pestaña Tamaño que le parezcan adecuadas. Haga clic en Aceptar.
Usar la técnica de las vistas
Una vista permite «grabar» un área de impresión, la configuración del diseño de página, la configuración del filtro, filas y columnas ocultas, etc. Activando la vista se activan automáticamente las opciones guardadas.
Crear una vista
Prepare la impresión de la hoja (diseño de página, área de impresión, columnas ocultas, etc.).
Active la pestaña VISTA y haga clic en el botón Vistas personalizadas del grupo Vistas de libro.
Haga clic en Agregar.
Introduzca el Nombre de la vista que se está elaborando.
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Especifique si la vista debe guardar la Configuración de impresora y la Configuración de filas ocultas, columnas ocultas y filtros marcando las opciones correspondientes.
Haga clic en el botón Aceptar.
Usar una vista
Active la pestaña VISTA y haga clic en el botón Vistas personalizadas del grupo Vistas de libro.
Haga clic en el nombre de la vista que desea usar y luego en Mostrar.
El botón Eliminar permite eliminar la vista seleccionada de la lista Vistas.
Usar la vista preliminar
La operación consiste en visualizar las hojas del libro tal y como estas van a imprimirse.
Active la hoja que desea visualizar.
Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en el botón Imprimir.
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En la parte derecha de la pantalla aparece una imagen reducida de la hoja que muestra cómo va a imprimirse. Si su impresora no gestiona el color, la vista previa se mostrará en blanco y negro. En la barra de estado, Excel informa sobre el número de la página activa y el número total de páginas que se van a imprimir.
Para hacer zoom sobre una vista preliminar, haga clic en el icono Toda a la página , situado abajo a la derecha.
Para volver a la vista reducida, haga clic de nuevo en el icono Toda a la página .
Para ver otra página, use las flechas situadas al lado de los números de página.
Para mostrar varias hojas de cálculo, abra la primera lista de Configuración y haga clic en la opción Imprimir todo el libro.
Para modificar los márgenes y anchos de columna, haga clic en el icono Mostrar márgenes , situado en la parte inferior derecha de la vista previa.
Aparecen entonces varios indicadores:
Desplace los indicadores que le convengan.
Para iniciar la impresión, verifique las opciones de impresión y haga clic en el botón Imprimir.
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Para salir de la vista preliminar sin iniciar la impresión, active otra pestaña distinta de ARCHIVO o pulse [Esc].
NOTA: El botón Configurar página de la parte inferior de la ventana permite modificar las opciones de diseño de página (orientación, formato del papel, etc.).
Imprimir un libro/una hoja/una selección
Haga clic en la pestaña ARCHIVO y luego en la opción Imprimir o pulse [Ctrl]P.
Para seleccionar otra impresora distinta de la establecida por defecto, abra la lista Impresora y haga clic en la impresora que prefiera.
Para imprimir sólo los elementos seleccionados en la hoja activa, abra la primera lista desplegable de la Configuración y haga clic en la opción Imprimir selección.
También puede Imprimir hojas activas o Imprimir todo el libro.
Si la hoja de cálculo contiene zonas de impresión que Excel no debe tener en cuenta, abra la primera lista desplegable de la Configuración y haga clic en la opción Omitir el área de impresión.
Para imprimir un grupo de páginas, introduzca el número de la primera y de la última página en los campos Páginas.
Si desea obtener varios ejemplares impresos, introduzca el número de copias que desee en el cuadro Copias (a la derecha del botón Imprimir).
Si la impresión requiere varias páginas y usted necesita varios ejemplares, la opción Intercaladas, en la lista de la Configuración, permite la impresión de un ejemplar completo antes de proceder con la impresión de la primera página del ejemplar siguiente.
Para cambiar las opciones de formato (orientación, formato de papel, márgenes), utilice las listas desplegables de Configuración y escoja las opciones que desee:
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Cuando se hayan definido todos los parámetros, haga clic en el botón Imprimir para que la impresión comience.
Para proceder a una impresión de la hoja activa según la configuración de página actual, haga clic en la herramienta Impresión rápida , en la barra de herramientas de acceso rápido; si esta herramienta no aparece, agréguela haciendo
clic en el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y marcando la opción Impresión rápida
