DISEÑAR Y SOCIALIZAR UN MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES DIRIGIDO A LOS TRABAJADORES PARA REDUCIR LA SOBRECARGA LABORAL EN LA EMPRESA ELOHIM S A UBICADA EN EL SECTOR SUR DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO PERIODO 2016

(1)

CARRERA DE ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS- PERSONAL

“DISEÑO Y SOCIALIZACION DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES DIRIGIDO A LOS EMPLEADOS PARA

REDUCIR LA SOBRECARGA LABORAL EN LA COMPÑIA DE TRANSPORTE ELOHIM S.A. ,UBICADA EN EL SECTOR SUR DEL

DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO,PERIODO 2016”

Proyecto de investigación para la obtención del título de Tecnóloga en ADMINISTRACION DE RECURSOS HUMANOS- PERSONAL

Autor: Dayana Lizeth Arévalo Chávez

Tutor: Ing. Katherine Soria

(2)

Declaratoria

Declaro que la investigación es absolutamente original, autentica, persona, que se han citado las fuentes correspondientes y que en su ejecución se respetaron las disposiciones legales que protegen los derechos de autor vigente. Las ideas, resultados y conclusiones a los que he llegado son mi absoluta responsabilidad.

ARÉVALO CHÁVEZ DAYANA LIZETH

(3)

DISEÑO Y SOCIALIZACION DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS

LABORALES DIRIGIDO A LOS EMPLEADOS PARA REDUCIR LA SOBRECARGA LABORAL EN LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE ELHOIM S.A,UBICADA EN EL SUR DEL DISTRITO

METROPOLTANO DE QUITO,PERIODO 2016

Agradecimiento

Agradezco a Dios por guiarme por un buen camino y darme salud para el desarrollo de este proyecto.

(4)

Dedicatoria

El presente proyecto va dedico a Dios y mis Padres, y Enamorado a Dios porque me ha sabido guiar por buen camino cada día, brindándome salud y vida para seguir alcanzando mis metas y dándome la fortaleza de atravesar obstáculos para seguir adelante, a mis Padres por el apoyo incondicional que siempre me han brindado y porque siempre se preocupan por mi bienestar y por darme el mejor regalo que los padres pueden brindar que es el estudio. Confiando en mi misma en cada reto que me he propuesto, con sus consejos, cariño que siempre me lo hacen sentir, depositando su entera confianza y apoyo en cada reto que se me presenta es por ello que cada día sigo esforzándome por lo que quiero, dándome de sus consejos y enseñanzas para cada día superarme, a mi Enamorado por siempre apoyarme moralmente, dándome el ánimo para salir adelante y para ser feliz.

(5)

2.02. Matriz de Análisis de Involucrados ... 12

2.02.01 Análisis de Matriz de Análisis de Involucrados ... 12

CAPITULO III ... 14

3. PROBLEMAS Y OBJETIVOS ... 14

3.1. Árbol de Problemas ... 14

3.1.1. Análisis del Árbol de Problemas ... 14

Problema Central ... 15

3.2. Árbol de Objetivos ... 17

3.2.1 Análisis del Árbol de Objetivos ... 17

CAPITULO IV... 20

4. ANALISIS DE ALTERNATIVAS ... 20

(6)

4.1.1. Análisis de la Matriz de Alternativas ... 22

4.2. Matriz de Análisis de Impacto de los Objetivos ... 23

4.2.1. Análisis de la Matriz de Impacto de los Objetivos ... 25

4.3. Diagrama de Estrategias... 26

4.3.1 Análisis Diagrama de Estrategias... 28

4.4. Matriz de Marco Lógico ... 29

4.4.1 Análisis Marco Lógico ... 32

CAPITULO V ... 35

5. Propuesta 35 5.1. Antecedentes de la propuesta ... 35

5.1.1. RESEÑA HISTORICA ... 35

5.1.2. MISIÓN ... 36

5.1.3. VISIÓN ... 37

5.1.4. Políticas de la Compañía ... 37

Política de Pagos a Proveedores ... 37

5.1.5. Atribuciones de los Empleados de la Compañía ... 39

5.2. Justificación de la Propuesta ... 45

5.2.1. Objetivo General ... 46

5.2.2. Orientación para el Estudio ... 46

5.2.2.1. Definición Manual de Funciones ... 46

5.2.2.2. Importancia ... 47

5.2.2.3. Ventajas ... 48

5.2.2.4. Pasos para elaborar un manual de Funciones ... 50

5.3. Población y Muestra ... 50

5.4. Técnica de Recolección de Datos ... 51

MODELO DE ENTREVISTA PARA LOS COLABORADORES DE LA EMPRES ELOHIM S.A 52 5.07. Tabulación de las entrevistas ... 54

Análisis global de la entrevista ... 64

(7)

6.1. Presupuesto Recursos Humanos ... 66

6.2. Presupuesto para la ejecución del proyecto ... 68

6.3. Cronograma de Actividades ... 69

CAPITULO VII ... 71

7. CONCLUCIONES Y RECOMENDACIONES ... 71

7.1. Conclusiones ... 71

7.2. Recomendaciones... 72

(8)

INDICE DE TABLAS

Tabla 1 Escala de Valores ... 4

Tabla 2 Matriz "T" ... 5

Tabla 3 Matriz de Análisis de Involucrados ... 11

Tabla 4 Matriz de Análisis de Alternativas ... 21

Tabla 5 Matriz de Impacto de Objetivos ... 24

Tabla 6 Matriz Marco Lógico ... 30

Tabla 7 Conocimiento del Manual ... 54

Tabla 8 Empresa y manual funciones ... 55

Tabla 9 Funciones y actividades ... 56

Tabla 10 Tareas no acorde al puesto de trabajo ... 57

Tabla 11 Capacitación tareas ... 58

Tabla 12 Planificación estratégica ... 59

Tabla 13 Funciones de la compañía ... 60

Tabla 14 Perfil profesional ... 61

Tabla 15 Funciones de empleados ... 62

Tabla 16 Clientes satisfechos o insatisfechos ... 63

Tabla 17 Presupuesto de Suministros y Gastos Administrativos ... 68

Tabla 18 Presupuesto de Equipo y Maquinaria ... 68

Tabla 19 Resumen del Presupuesto a Utilizar ... 68

(9)

INDICE DE FIGURAS

Figura 1 Mapeo de Involucrados..………...………….………...10

Figura 2 Árbol de Problemas…….……….………....16

Figura 3 Árbol de Objetivos……….………...19

Figura 4 Diagrama de Estrategia..….……….………....27

Figura 5 Mapa de Procesos....……….………...38

Figura 6 Organigrama Estructural ELOHIM S.A….………...44

Figura 7 Manual de funciones……….………...54

Figura 8 Empresa ... 55

Figura 9 Funciones que debe realizar los empleados ... 56

Figura 10 Tareas que no le corresponden ... 57

Figura 11 Capacitación ... 58

Figura 12 Planificación estratégica ... 59

Figura 13 Funciones en la compañía... 60

Figura 14 Perfil profesional actividades ... 61

Figura 15 Funciones claras ... 62

(10)

Resumen Ejecutivo

El presente proyecto se realizara con el fin de evitar la sobrecarga de actividades en el lugar de trabajo mediante el diseño y socialización de un manual de funciones y competencias laborales dirigido a los empleados para reducir la sobrecarga laboral en la compañía de transporte ELOHIM S.A ,y su correcto funcionamiento.

Se dará a conocer todos los puntos acerca del manual de funciones y competencias laborales a los trabajadores de la organización con la finalidad de lograr un mejor trabajo y desempeño excelente en las actividades que se realizan día a día evitando así cualquier conflicto entre trabajadores y jefes de cada área de la organización precautelando la integridad física y hacer cumplir todas las normas establecidas y además que los clientes tengan satisfacción sobre su desempeño.

(11)

ABSTRACT

This Project will take place in order to avoid overload of activities in the workplace by designing and socialization of manual functions and job skills directed employees to reduce work overload in the carrier ELOHIM SA, and proper operation.

It will be released all points about the manual functions and labor workers of the organization in order to achieve a better work and excellent performance in activities that day are performed on avoiding any conflict between workers and bosses powers each area of the organization thereby safeguarding the physical integrity and enforce all rules established customers and also have satisfaction with their performance.

(12)

INTRODUCCION

El presente trabajo de investigación está constituido por siete capítulos estructurados de la siguiente manera.

Capítulo I: Se encuentra el contexto donde se desarrolla el tema, la justificación, la matriz T con sus dependientes conceptualizaciones

Capítulo II: Está formado por los involucrados que intervienen en el problema del presente proyecto, la matriz de análisis de involucrados en base a cada uno de sus factores.

Capítulo III: Comprende el árbol de problemas y árbol de objetivos con sus respectivos indicadores para llegar a obtener el propósito del proyecto

Capítulo IV: Está formado por la parte conceptual del Marco Lógico, donde se encuentra la medición de los impactos de los objetivos y se ven reflejadas las estrategias a tomar para el cumplimiento de los objetivos, el Marco Lógico está conformado por sus indicadores, medios de verificación y supuestos que contiene la presente investigación.

Capítulo V: Este capítulo contiene el Manual de Funciones y Competencias, el cual está diseñado para obtener una mejora selección de los postulantes para la compañía de transporte ELOHIM S.A.

Capítulo VI: Aspectos administrativos, humanos, materiales y el presupuesto general para llevar a cabo el proyecto, si como el cronograma de actividades.

(13)

DISEÑO Y SOCIALIZACION DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES DIRIGIDO A LOS EMPLEADOS PARA REDUCIR LA SOBRECARGA

LABORAL EN LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE ELHOIM S.A,UBICADA EN EL SUR DEL DISTRITO METROPOLTANO DE QUITO,PERIODO 2016

CAPITULO I

1. ANTECEDENTES

1.1.Contexto

El Manual de Organización y Funciones debe de estar en constante modificación y actualización para adaptarse a los nuevos tiempos, esto permite una mejora selección y desempeño del personal y la consolidación de la Cultura organizacional; actualmente esta herramienta viene siendo usada por grandes corporaciones a nivel mundial basada en el nuevo enfoque en la Gestión del Talento Humano en las empresas. (Gonzales, 2012, pág. 1)

(14)

importancia que cuente con un manual de funciones y competencias laborales para así crear parámetros de funciones para sus trabajadores.

Indagando la información sobre el manual de funciones en América Central existen empresas las cuales no cuentan con dicho manual, por lo tanto no se registra que las funciones de cada empleado son indispensables para desarrollar. Las actividades que realizan los trabajadores dentro de la empresa son para obtener una constante mejora de atención al cliente y poder brindar un servicio de confort para sus necesidades y así lograr un reconocimiento tanto a nivel nacional como internacional.

Dentro del Ecuador en la provincia de Pichincha, en algunas empresas existe un déficit para un diseño e implementación de un manual de funciones asignado hacia los empleados lo que complica una inestabilidad del cumplimiento de funciones dadas a los empleados ya que no tienen definidas las actividades que se realizan a diario, para lo cual es indispensable la implementación de un manual de funciones y competencias laborales para que cada uno de los empleados conozca su respectiva responsabilidad dependiendo del perfil asignado y por ende a su respectivo departamento en la empresa, para así lograr un buen desempeño en sus obligaciones en su puesto de trabajo.

(15)

1.2.Justificación

Por el momento la compañía ELOHIM S.A no cuenta con un manual de funciones y competencias laborales es lo que conlleva a la elaboración del mismo, ya que es necesario para la asignación de actividades correspondientes a los trabajadores. En vista de esta necesidad se optara por diseñar y socializar un manual de funciones y competencias laborales lo cual ayudará a un progreso de competitividad y evitar la sobrecarga laboral en la compañía.

En el diseño del manual se ira especificando cada una de las responsabilidades para los empleados en la empresa para así mejorar el desempeño de cada uno y ayudara a aclarar sobre como cumplir a cabalidad las normativas para que así exista igualdad en las actividades que realizara cada empelado.

Dentro del plan nacional del buen vivir se toma en cuenta el objetivo N° 9 el cual nos ayuda a garantizar el trabajo en todas sus formas, está involucrado con la elaboración del manual de funciones el cual garantiza el trabajo estable, justo y digno en su diversidad de formas bajo a un enfoque de derechos a los colaboradores que forma parte de la compañía.

(16)

1.3.Matriz “T”

Es una plantilla que contiene el resumen del proyecto o programa, en donde se plasma el problema que nos lleva al estudio del mismo; al lado izquierdo las fuerzas impulsadoras en donde se desarrollan las soluciones de que existen y en el lado derecho las bloqueadoras, las cuales podrían indicar que problemas podemos encontrar en la estrategia que consideramos. (Kreimerman, 1989)

Para poder medir el impacto de la fuerza como poder de cambio sobre la situación presente, se dará la siguiente escala de valores.

Tabla 1. Escala de Valores 1

2

3

4

5

Bajo Medio bajo Medio alto Alto

Muy alto

(17)

DISEÑO Y SOCIALIZACION DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES DIRIGIDO A LOS EMPLEADOS PARA REDUCIR LA SOBRECARGA LABORAL EN LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE ELHOIM S.A,UBICADA EN EL SUR DEL DISTRITO METROPOLTANO DE QUITO,PERIODO 2016

Fuente:Investigación Propia Elaborado por: Dayana Arévalo

Situación Empeorada Situación Actual Situación Mejorada

Distribución incorrecta de

funciones y responsabilidades para los empleados.

Fuerzas Impulsadoras I PC I PC Fuerzas Bloqueadoras

Elaborar y socialización un

manual de funciones y

competencias laborales.

1 5 4 2 Desinterés por parte de las autoridades en el

diseño del manual para la compañía. Adecuada selección del personal

para el perfil de trabajo requerido.

(18)

1.3.1. Análisis de la Matriz “T”

La matriz “T” establece la situación actual que es la Sobrecarga Laboral de los empleados de la empresa ELOHIM S.A al no tomar en cuenta esta obligación se tendrá una situación empeorada que es la distribución incorrecta de funciones y responsabilidades para los empleados pero con el diseño de este manual se procura llegar a una situación mejorada que es la asignación de funciones correctas para que el personal se sienta satisfecho, se cuenta con las fuerzas impulsadoras las cuales no van a permitir que se dé una situación empeorada como es la ,elaborar y socialización un manual de funciones y competencias laborales lo que en la actualidad no existe lo cual será evaluado con 1 que significa bajo pero con la integración del mismo se lograra con preparaciones a los empleados acerca del tema deseando llegar a un 5 que es muy alto, también se tiene fuerzas bloqueadoras como el desinterés por parte de las autoridades en el diseño del manual para la empresa ya que en lo actual se lo evalúa con 2 que es medio bajo esto da a notar que en verdad existe el desinterés por parte de las autoridades para la elaboración de dicho manual lo cual con el proyecto se lograra un cambio potencial es por eso que se lo evalúa con 4 que significa alto lo cual disminuirá el desinterés de las autoridades de la compañía.

(19)

mediante un perfil de cargo.

Realizar capacitaciones al personal lo cual la compañía no lo hace es por eso que es evaluada con 3 que es medio alto lo cual con el proyecto se logara que existan las capacitaciones para obtener una mejora motivacional aspirando a llegar a un 5 que significa muy alto, también cuenta con una fuerza bloqueadora que es el de no contar económicamente para la realización de capacitaciones lo cual es evaluado con 4 que es alto esto quiere decir que no se cuenta con los recursos necesarios para las capacitaciones pero con el proyecto se pretende llegar a un potencial de cambio y por eso es evaluado con 2 que es medio bajo con la finalidad de obtener los recursos necesarios para las capacitaciones.

Incentivar al personal en la responsabilidad de sus funciones lo cual el personal no es incentivado de ninguna forma es evaluado con 1 que es bajo lo cual con la implementación del manual se aspira que aumenten los incentivos a los empleados es por eso que se evalúa con 5 que es muy alto se cuenta con una fuerza bloqueadora no adaptarse a los cambios de la empresa es evaluado con un 4 que es alto lo cual significa que existe un gran desinterés a los cambios en la compañía con el proyecto se lograra un cambio potencial que es evaluado 1 que es bajo significa que descienda el desinterés a los cambios que pueden darse en la compañía.

(20)

(21)

CAPITULO II

2. ANALISIS INVOLUCRADOS

2.01. Mapeo de Involucrados

“El análisis de los involucrados es un instrumento que permite, identificar a aquellas personas y organizaciones interesadas en el éxito de un proyecto, aquellas que contribuyen o son afectadas por los objetivos del mismo, y a quienes tienen un poder de influencia sobre los problemas que hay que enfrentar” (Oyarce, 2010)

(22)

Figura 1Mapeo de Involucrados Fuente: Investigación Propia

Elaborado por: Dayana Arévalo SOBRECARGA

LABORAL EMPRESA

ESTADO

IESS MINISTERIO

DE TRABAJO

PROVEEDORES CLIENTES

INTERNOS

EXTERNOS

(23)

DISEÑO Y SOCIALIZACION DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES DIRIGIDO A LOS EMPLEADOS PARA REDUCIR LA SOBRECARGA LABORAL EN LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE ELHOIM S.A,UBICADA EN EL SUR DEL DISTRITO METROPOLTANO DE QUITO,PERIODO 2016 el servicio que se ofrece

(24)

2.02. Matriz de Análisis de Involucrados

Analizar los involucrados significa conocer que actor se movilizara con relación a un proyecto, para esto se debe tener en cuenta la posición actual, sino que también la posición futura .es conveniente utilizar un listado de actores, el que pueda obtenerse a parir del conocimiento del grupo que está haciendo el proyecto o, utilizando un análisis de relaciones de acuerdo con el diseño del proyecto, el análisis de involucrados no debe ser estático y debe realizarse durante todo el ciclo de proceso o proyecto pertinente. (Medina Vasques, 2006)

2.02.01 Análisis de Matriz de Análisis de Involucrados

La matriz de análisis de involucrados tiene seis parámetros que son Actores involucrados, interés sobre el problema central, problemas percibidos, recursos, mandatos, capacidades, interés sobre el proyecto y conflictos potenciales. Dentro del proyecto tenemos 4 actores involucrados.

(25)

La Empresa la cual tiene un interés sobre el problema central que son Trabajadores que desempeñen sus funciones con eficiencia y eficacia, teniendo así un problema percibido que es el , descuido por parte de los empleados para realizar sus actividades, la empresa cuenta con recursos como la infraestructura, mandatos que son normas y políticas , capacidades que es la decisión de los administrativos de la empresa, el cual cuenta con un interés sobre el proyecto de reducir la sobrecarga laboral del personal, teniendo un conflicto potencial de desvinculación de la empresa por déficit económico de la empresa.

Los clientes, tienen un interés sobre el problema central el cual es el desempeño adecuado por parte de los empleados hacia los clientes, teniendo así un problema percibido de poca información sobre el servicio que se ofrece en la empresa, contando con recursos económicos, mandatos el objetivo N°2 del plan nacional del buen vivir “Auspiciar la igualdad, la cohesión, la inclusión y la equidad social y territorial en la diversidad” ,como capacidad la autoridad alcanzable para el cliente externo, teniendo un interés sobre el proyecto de un buen clima organizacional, contando así con conflictos potenciales de suspensión del personal de la empresa.

(26)

CAPITULO III

3. PROBLEMAS Y OBJETIVOS

3.1.Árbol de Problemas

El árbol de problemas es una herramienta utilizada cuando se trabaja en la elaboración de proyectos, pues permite identificar problemas y establecer las causas y sus efectos, con esta técnica es posible delimitar el problema central que aqueja a una organización o que presenta una situación particular, para que, con base en la identificación de sus causas y consecuencias, se pueda definir líneas precisas de intervención para solucionar el problema. (Campos Arenas , 2005)

3.1.1. Análisis del Árbol de Problemas

(27)

Falta de un manual de funciones y competencias laborales para reducir la sobrecarga laboral de la compañía ELOHIM S.A.

Causas:

 Inadecuada selección del personal.  Fallas por parte de la gerencia.

 Baja productividad en las actividades a realizar.

Efectos:

 Mala distribución de trabajo.

(28)

EFECTOS

PC

CAUSAS

Figura 2 Árbol de Problemas

Fuente: Investigación Propia Elaborado por: Dayana Arévalo

INEXISTENCIA DE UN MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABORALES

PARA DISMINUIR LA SOBRECARGA LABORAL

Inadecuada selección del personal Fallas gerenciales Mala distribución de trabajo Incumplimiento de objetivos

Bajo productividad en las actividades a realizar

(29)

3.2.Árbol de Objetivos

El árbol de objetivos permite describir la situación futura a la que se desea llegar una vez se han resuelto los problemas, consiste en convertir los estado negativos del árbol de problemas en soluciones expresadas en forma de estados positivos. (Ortegón, 2005)

3.2.1 Análisis del Árbol de Objetivos

Propósito del proyecto

Diseñar y socializar un manual de funciones y competencias laborales para reducir la sobrecarga laboral en la compañía ELOHIM S.A.

Componentes del proyecto

 Correcta selección de personal.  Responsabilidades gerenciales.  Buena distribución de trabajo.

Finalidad del proyecto

 Buena productividad en las actividades a realizar.  Cumplimiento de objetivos.

(30)

En el árbol de objetivos, se toma en cuenta el árbol de problemas de manera positiva el cual nos permite llegar al objetivo general que es disminuir la sobrecarga laboral, el cual como medio tiene una correcta selección del personal lo cual se ejecuta con una Buena distribución de trabajo teniendo así responsabilidades gerenciales de la empresa.

(31)

FINALIDADES

PROPOSITO DEL PROYECTO

COMPONENTES DEL PROYECTO

Figura 3Árbol de Objetivos Fuente: Investigación Propia

Elaborado por: Dayana Arévalo

Cumplimiento de objetivos Mejor desempeño en las tareas asignadas

DISEÑAR Y SOCIALIZAR UN MANUAL DE FUNCIONES Y COMPETENCIAS LABOREALES PARA

DISMINUR LA SOBRECARGA LABORAL

Responsabilidades gerenciales

Correcta selección del personal Buena distribución de trabajo Alta productividad en las

actividades a realizar

(32)

CAPITULO IV

4. ANALISIS DE ALTERNATIVAS

4.1. Matriz de Análisis de Alternativas

(33)

Tabla 4 Matriz de Análisis de Alternativas

(34)

4.1.1. Análisis de la Matriz de Alternativas

Una vez concluido el análisis de objetivos, ya podemos tener una idea aproximada de los retos que enfrentará el proyecto, es decir de lo que busca lograr como fines, asimismo ya se tiene claro que aspectos deben trabajarse para lograr un proyecto con impacto exitoso. Para poder delinear el proyecto de manera concreta, se trabaja en el análisis de alternativas, las alternativas son el conjunto de medios que pueden trabajarse, ya sea uno sólo o varios medios agrupados. (León, 2007)

Consiste en identificar estrategias o alternativas a partir del árbol de objetivos, las cuales si son realizadas podrían promover un cambio en la situación actual a la situación mejorada.

Dentro de la matriz de alternativas se toman en cuenta los objetivos más relevantes lo cuales son ponderados para lograr el propósito del proyecto mediante el cual es reconocido por cuatro objetivos que son importantes para la empresa.

Como objetivo número 1: La correcta selección de personal es ponderado con 21, que significa considerado en la escala de valores como alta, lo cual dentro del impacto sobre el propósito es de 4, la factibilidad técnica de 4, la factibilidad financiera de 5, la factibilidad social es de 5 y la factibilidad política de 3 que significa medio dentro de la escala de valores.

(35)

el cual significa medio dentro de la escala de valores.

Como objetivo número 3: Buena distribución de trabajo es evaluada con 22 puntos que significa alto dentro de la escala de valores, la cual tiene un impacto sobre el propósito de 5, la factibilidad técnica califica con 4, la factibilidad financiera 5, la factibilidad social con 4, y la factibilidad política es evaluada con 4 lo cual es medio alto en la escala.

Como objetivo general diseñar y socializar un manual de funciones en la empresa ELOHIM S.A, la cual tiene una ponderación de 18 categorizándolo como medio dentro de la escala de valores con un impacto sobre el propósito de 4,la factibilidad técnica , financiera y política evaluado con 3,y la factibilidad social valorada en 5.

4.2. Matriz de Análisis de Impacto de los Objetivos

(36)

Tabla 5 Matriz de Impacto de Objetivos

Fuente: Investigación Propia

(37)

4.2.1. Análisis de la Matriz de Impacto de los Objetivos

Para el análisis de la matriz de impacto de los objetivos se establecen los siguientes parámetros, empezando por los objetivos, con una factibilidad de lograrse, el impacto de género, impacto ambiental, la relevancia, sostenibilidad y su respectiva calificación.

El objetivo específico es una correcta selección de personal este tiene una factibilidad de lograrse mejorando los procesos de selección para la obtención de personas idóneas para las vacantes que se abran en la empresa se lo califica con 5 que significa alto, seguido por el impacto de genero lo cual es el respeto a los derechos humanos categorizado con 5,el siguiente componente un excelente clima laboral que se le da 5,relevancia empleados eficientes y eficaces en su lugar de trabajo tiene un 4,la sostenibilidad mejorar la calidad de servicio con un 5,lo cual sumado todo nos da un 24 lo cual significa alto en la escala de valores lo cual será factible lograrse.

(38)

Buena distribución de trabajo, tiene una factibilidad de lograse de que los empleados sientan motivación para brindar un buen servicio calificado con 5,el impacto de genero de influir en los empleados la equidad de género con un 4, impacto ambiental minimizar los recursos vitales optimizando su uso tiene 4,relevancia mejora la calidad de trabajo para un cumplimiento de objetivos un 4,sostenibilidad es fomentar el trabajo en equipo con 4,esto nos da un total de 21 puntos que significa medio alto en la escala de valores.

El propósito es disminuir la sobrecarga laboral en la empresa lo cual tiene una factibilidad de lograrse porque los beneficiarios directos son los colaboradores y la empresa este tiene un puntaje de 4,seguido por el impacto de genero lo cual es dar a conocer acerca del diseño del manual a todo el personal con un 4,el impacto ambiental es el cumplimiento de las leyes acerca del medio ambiente en el Ecuador tiene un4 la relevancia mejora el desempeño y rendimiento de los empleados en la empresa tiene 5.la sostenibilidad es establecer manuales para optimizar la sobrecarga laboral calificada con 5 puntos, lo cual esta ponderado con un 23 que significa alto quiere decir que es factible que se logre el propósito.

4.3. Diagrama de Estrategias

(39)

Figura 4 Diagrama de Estrategias Fuente: Investigación Propia

(40)

4.3.1 Análisis Diagrama de Estrategias

En el diagrama de estrategias se define claramente el propósito y se desarrollan las tres principales estrategias, la cual determina las actividades que serán realizadas para la obtención de buenos resultados.

Correcta selección de personal para esto se realizara las siguientes actividades, recolección por RRHH de información respecto a la vacante abierta en la empresa, como segunda actividad, revisar las hojas de vida de los aspirantes con responsabilidad y compromiso, y la última actividad es que RRHH realice las respectivas entrevistas de los preseleccionados a fin de validar las condiciones del candidato y definir si sigue o no en el proceso.

Responsabilidades gerenciales lo cual conlleva a las siguientes actividades, planificar proyectos para una mejora continua en la empresa, como segunda actividad, tomar medidas adecuadas para frenar las conductas que se presenten en la empresa, y como última actividad están las encuestas sobre el tema relevante que es la sobrecarga laboral en la empresa ELOHIM S.A.

Buena distribución de trabajo que tiene como primera actividad capacitar acerca de los puestos de trabajo impartida por personas idóneas de recursos humanos, segunda actividad socializar a los empleados acerca de las tareas o funciones que deben realizar, y como tercera actividad es diseñar y socializar un manual de

(41)

4.4. Matriz de Marco Lógico

(42)

Tabla 6 Matriz Marco Lógico

Finalidad Indicadores Medios de verificación Supuestos

Satisfacción de los clientes En las entrevistas realizadas el 47% es de clientes satisfechos y el 53% de clientes insatisfechos.

Se realizaran encuestas en las cuales se cuestionaran preguntas acerca del tema que es la sobrecarga laboral en las empresas. funciones mejora en un 90% la imagen empresarial

Cronograma del proyecto No cumplir con el cronograma presentado.

La productividad de la empresa y el clima de los empleados.

Clientes satisfechos.

Agenda acerca de las tareas a ejecutar.

No existe un orden de proceso de selección de personal.

Desinterés por parte de la gerencia.

Realizar sin un orden cronológico las tareas asignadas.

(43)

Fuente: Investigación Propia Elaborado por: Dayana Arévalo compromiso

1.03 RR.HH. realiza las entrevistas de los preseleccionados a fin de validar las condiciones del candidato y definir si

sigue o no en el proceso. 2.01Planificar proyectos para una

mejora continua en la empresa. 2.02Tomar medidas adecuada para frenar las conductas que se presentan en la empresa.

2.03 Estructura de perfiles profesionales.

3.01 Capacitaciones de los puestos de trabajo impartidas por personas idóneas de RRHH.

3.02 Socializar a los empleados acerca de las funciones que deben realizar. 3.03Diseño y socialización del manual de funciones.

-Micrófono $25

-La gerencia no hace nada para que la empresa tenga una mejora.

-Conductas indebidas entre empleados.

-Desinterés de los directivos de la compañía.

-No contar con recursos para las capacitaciones.

(44)

4.4.1 Análisis Marco Lógico

La matriz de marco lógico está compuesta por la finalidad como primer parámetro en este proyecto se tiene la siguiente la satisfacción de los clientes, como indicador clientes satisfechos un 47% sobre los clientes insatisfechos 53%, como medio verificable se realizaran entrevistas en las cuales se cuestionaran preguntas acerca del tema que es la sobrecarga laboral en las empresas, y como supuestos las entrevistas realizadas al personal están aprobadas por el departamento correspondiente.

El propósito de diseñar y socializar un manual de funciones y competencias laborales para disminuir la sobrecarga laboral, que tiene un indicador la implementación del manual de funciones mejora en un 90% la imagen empresarial, como medio verificable de aceptación de los clientes internos y externos, y como supuesto no cumplir con la implementación de dicho manual.

Correcta selección de personal, su indicador el clima laboral, de mejorar en un 90%, medios verificables, productividad de la empresa y buen clima entre empleados, como supuestos no existe un orden de proceso de selección de personal.

(45)

90% mejor las tareas, como medio verificable agenda acerca de las tareas a ejecutar, como supuestos realizar sin un orden cronológico las tareas asignadas.

Las actividades que se han asignado son las siguientes:

1.01 Recolección por RR.HH. de información respecto de la vacante abierta.

1.02 Revisar las hojas de vida de los aspirantes con responsabilidad y compromiso

1.03 RR.HH. realiza las entrevistas de los preseleccionados a fin de validar las condiciones del candidato y definir si sigue o no en el proceso.

2.01 Planificar proyectos para una mejora continua en la empresa.

2.02 Tomar medidas adecuada para frenar las conductas que se presentan en la empresa.

2.03 Estructura de perfiles de puesto.

3.01 Capacitaciones de los puestos de trabajo impartidas por personas idóneas de RRHH.

3.02 Socializar a los empleados acerca de las funciones que deben realizar.

3.03 Diseño y socialización del manual de funciones.

Como Supuestos

- Información incorrecta sobre la vacante.

- No se entrega la información correcta de las hojas de vida a las autoridades.

(46)

- La gerencia no hace nada para que la empresa tenga una mejora.

- Conductas indebidas entre empleados.

- Desinterés de los directivos de la compañía.

- No contar con recursos para las capacitaciones.

- Desinterés de parte de los empleados.

(47)

CAPITULO V

5. Propuesta

5.1. Antecedentes de la propuesta

5.1.1. RESEÑA HISTORICA

El 4 de enero del 2011 Se constituye la empresa bajo el nombre “Compañía de Transporte Pantoja Guzmán ELOHIM S.A”, dedicada exclusivamente al Transporte comercial de Carga Pesada a nivel Nacional.

(48)

la empresa por medio de recomendaciones de nuestros propios clientes, y han ayudado positivamente a difundir el nombre de la empresa en el mercado, resaltando la calidad del servicio y cumplimiento de tiempos en la entrega de la mercadería. En la actualidad ELOHIM S.A. presta sus servicios llegando a prestar sus servicios a más de veinte empresas domiciliadas en su mayoría en la ciudad de Quito y Guayaquil, los clientes más influyentes son: Danec S.A, Bopp del Ecuador, Novopan, Aglomerados Cotopaxi, Ciatte S.A, Eurofert, Exportsusten S.A.

Por requerimientos de sus principales clientes, empresas que por su condición de importadoras y exportadoras exigen estándares de calidad y seguridad en la transportación de sus productos. ELOHIM S.A obtiene la Certificación BASC - Business Alliance for Secure Commerce, que traducida significa Alianza Empresarial Internacional. Esta norma está destinada a ayudar a las organizaciones en el desarrollo de una propuesta de Gestión en Control y Seguridad en el Comercio Internacional, que proteja a las empresas, a sus empleados y otras personas cuya seguridad puedan verse afectadas por sus actividades.

Actualmente el centro de operaciones de la empresa se ubica al sur de Quito, en el sector Rocío de Guamaní, calle S57B Nº OE4-128 y calle OE4.

5.1.2. MISIÓN

(49)

“Ser una empresa modelo en Ecuador en logística y movilización de carga que garantizará un servicio ágil y seguro para nuestros clientes”

5.1.4. Políticas de la Compañía

Política de Pagos a Proveedores

1. El único día de pagos será el día viernes.

2. Para efectuarse el pago de la factura, deberá cumplir 30 días después de su respectiva entrega a la recepcionista

Política de Control y Seguridad

Transportes ELOHIM es una empresa ecuatoriana de transporte de mercadería por carretera, enfocada en garantizar la satisfacción del cliente. Trasladando mercadería en territorio nacional, con unidades modernas que nos permite trabajar y entregar el producto en los tiempos programados para cada trayecto.

(50)

En el 2014, la empresa obtiene la Certificación BASC, Business Alliance for Secure Commerce, que traducida al español significa Alianza Empresarial Internacional, por requerimientos de sus principales clientes, empresas que por su condición de importadoras y exportadoras exigen estándares de calidad y seguridad en el transporte de su mercadería. La norma BASC ayuda a las organizaciones en el desarrollo de una propuesta de Gestión en Control y Seguridad en el Comercio Internacional.

En el 2015, la empresavende acciones a compradores que tienen unidades de transporte nuevas y con disposición de trabajar para el fortalecimiento de la empresa. En total ingresan 4 vehículos a prestar su servicio.

(51)

de transporte por accionista y con 30 proveedores de transporte, se ubica al sur de Quito, en el sector Rocío de Guamaní, calle S57B Nº OE4-128 y calle OE4.

Tanto el gerente como el presidente: No están en nómina pero se les paga con factura por prestación de servicios.

Son 16 trabajadores, 5 con contrato y afiliación al IESS: 1. Secretarias: Ana Pantoja, Guadalupe Fiallos

2. El departamento financiero contable tiene: Contadora general (Jakeline Arévalo) – Asistente contable (Carolina Fiallos)

3. El departamento administrativo solo tiene: Asistente Administrativo (Isabel Pantoja).

5.1.5. Atribuciones de los Empleados de la Compañía

5.1.5.1. Atribuciones de la Junta General de Accionistas

La junta general de accionistas está conformada por 11 personas cuyas funciones son:

a) Aprobar Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados que por cada ejercicio presenten los administradores y acordar la aplicación y la distribución de los beneficios resultantes.

b) Nombrar y remover a los miembros de los organismos administrativos de la Compañía.

c) Resolver acerca de la amortización de las acciones, fusión, disolución o liquidación de la Compañía, comisarios o cualquier otro funcionario cuyo cargo hubiese sido creado por el estatuto.

d) Resolver acerca de la amortización de las acciones.

(52)

f) Acordar los aumentos de capital social.

g) Autorizar la venta o constitución de gravámenes de bienes inmuebles de propiedad de la Compañía.

5.1.5.2. Atribuciones del Gerente General

La gerencia general está conformada por 1 persona cuyas funciones son: a) Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de la Compañía. b) Actuar como secretario de la Junta General de Accionistas

c) Formular estados financieros periódicos que expresen los resultados de su gestión administrativa y financiera dentro de la Compañía.

d) Presentar un informe anual detallado de las actividades operacionales, financieras y administrativas de la Compañía, formulando programas y proyectos para el siguiente período fiscal.

e) Contratar empleados de la Compañía, determinando sus deberes y atribuciones. f) Fijar remuneraciones a administradores y empleados en general

g) Realizar y controlar las operaciones bancarias

h) Firmar juntamente con el presidente los cheques para pagos de obligaciones a proveedores, accionistas etc.

i) Controlar la operatividad del servicio de carga y necesidades en relación a los servicios que ofrece la empresa.

j) Coordinar directamente con el cliente el servicio de transporte

k) Asignar carga al transportista

l) Considerar nuevos clientes

(53)

La secretaría está conformada por 2 personas cuyas funciones son:

a) Revisar correos de entrada, imprimir órdenes de los clientes y reenviar a los patios de contenedores con los datos de conductores.

b) Controlar documentación habilitante de transporte que ingresa y sale de la oficina

c) Monitorear los vehículos desde - hasta llegar al lugar de destino mediante llamadas y rastreo satelital

d) Realizar AISV (Autorización para el Ingreso y Salida de Vehículos AISV - PUERTO CONTECON) y DISV (Documento para el Ingreso y Salida de Vehículos DISV - PUERTO TPG)

e) Enviar cotizaciones de transporte para los clientes.

f) Contestar llamadas telefónicas e informar al señor Gerente.

g) Llevar el control de ingreso de visitas.

h) Recibir guías y facturas de los señores transportistas.

i) Llevar el control diario y mensual de viajes realizados por los señores transportistas.

j) Recibir paquetes y correspondencia.

5.1.5.4. Atribuciones del Contador General

El contador general es solo 1 persona la cual realiza sus funciones que son:

a) Realizar declaraciones del Impuesto al Valor Agregado (I.V.A) e Impuesto a la Renta (I.R)

b) Emitir Aviso de entrada y salida de los trabajadores al IESS

(54)

d) Realizar transferencias bancarias

e) Pagar a empleados y emisión de roles de pagos

f) Pagar a accionistas y proveedores transporte

g) Emitir Ingresos de pagos realizados por los clientes

h) Controlar diariamente la cuenta bancaria y conciliación bancaria

i) Elaborar declaraciones de patentes ante el municipio

j) Controlar de vales de efectivo y vales de combustible emitidos por cada vehículo.

k) Controlar pagos al vencimiento de facturas de proveedores de llantas, repuestos y lubricantes.

l) Preparar y presentar Estados Financieros.

5.1.5.5. Atribuciones de Asistente Contable

El asistente contable está conformado por 1 personas cuyas funciones son: a) Facturación a Clientes

b) Organizar documentos y mantener archivo de las guías de remisión como respaldo del servicio prestado.

c) Ingresar retenciones en el sistema contable, emitidas por clientes.

d) Emitir retenciones a proveedores.

5.1.5.6. Atribuciones de Asistente Administrativo

(55)

c) Realizar informes conforme lo requiera la gerencia general.

d) Elaborar carpetas de presentación para futuros clientes.

e) Planificar capacitaciones tanto para personal administrativo como operativo.

f) Auditora BASC:

 Planificación y ejecución de auditoría interna y de segunda parte.

 Realizar simulacros, inspecciones periódicas a los procesos que involucran más riesgo para la empresa.

 Evaluación de los riesgos.

 Control de la documentación del Sistema de Gestión y de la empresa en general.

(56)

(57)

5.2. Justificación de la Propuesta

Por el momento la empresa ELOHIM S.A no cuenta con un manual de funciones y competencias laborales es lo que conlleva a la elaboración del mismo, ya que es necesario para la asignación de actividades correspondientes a los trabajadores. En vista de esta necesidad se optara por diseñar y socializar un manual de funciones y competencias laborales lo cual ayudará a un progreso de competitividad y evitar la sobrecarga laboral en la empresa.

En el diseño del manual se ira especificando cada una de las responsabilidades para los empleados en la empresa para así mejorar el desempeño de cada uno y ayudara a aclarar sobre como cumplir a cabalidad las normativas para que así exista igualdad en las actividades que realizara cada empelado.

El presente proyecto va a beneficiar a dos partes tanto a la compañía como a sus respectivos empleados ya que ellos adquirirán el conocimiento acerca del manual de funciones y competencias laborales que será presentado como propuesta del

(58)

5.2.1. Objetivo General

Optimizar el progreso administrativo del personal de la compañía mejorando el conocimiento de sus actividades diarias mediante un plan de motivación e incentivo para generar mayor productividad y así disminuir la sobrecarga laboral.

5.2.2. Orientación para el Estudio

5.2.2.1. Definición Manual de Funciones

(59)

5.2.2.2. Importancia

“Hoy en día las herramientas de gestión han tomado una enorme relevancia en la consecución de la productividad en las organizaciones a todo nivel, dentro de estas herramientas el Manual de funciones de la empresa cobra una enorme relevancia al convertirse en una herramienta de toma de decisiones y el ordenamiento de la organización en sus diferentes niveles jerárquicos”.(Gonzales Sanchez)

“El Manual de Organización y Funciones debe de estar en constante modificación y actualización para adaptarse a los nuevos tiempos, esto permite una mejor selección y desempeño del personal y la consolidación de la cultura organizacional; actualmente esta herramienta viene siendo usada por grandes corporaciones a nivel mundial basada en el nuevo enfoque en la Gestión del Talento Humano en las empresas”. (Gonzales Sanchez)

El manual de funciones debe estar en constante actualización para el bienestar de todos los trabajadores y esto permitirá una mejor selección y desempeño personal, esta herramienta hoy en día está siendo usada por muchas empresas ya sean grandes, medias y pequeñas organizaciones. (Gonzales Sanchez)

La ficha ocupacional es un documento o formato que tiene como principales componentes los siguientes datos de un puesto de trabajo:

- Funciones del trabajador - Requisitos:

a. Habilidades: Educación, Experiencia, iniciativa e ingenio.

(60)

c. Responsabilidades: sobre maquinarias y equipos, Materiales o productos, trabajo de otros.

d. Condiciones de trabajo: Ambiente y riesgos.

Con esta cantidad de datos el empleado o colaborador queda totalmente definido en su puesto laboral así se evitan antagonismos, de defines responsabilidades y se trabaja de forma más eficaz en busca de alcanzar los objetivos. (Gonzales Sanchez)

5.2.2.3. Ventajas

Entre las Ventajas más importantes según (Gómez 1994), se encuentran las siguientes:

 Logra y mantiene un sólido plan de organización.

 Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

 Facilita el estudio de los problemas de organización.

 Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

 Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

 Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

 Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

(61)

de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

 Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

Otras ventajas que pudieran resultar de la implantación del manual de organización son las siguientes:

 Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

 Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

 Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.

 Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

 Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

 Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.

 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Entre las desventajas más comunes podemos resaltar las siguientes:

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar Un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.

(62)

5.2.2.4. Pasos para elaborar un manual de Funciones

Según (Guitierrez, 2014). “La existencia y desarrollo de un manual de funciones no depende del tipo de sociedad (limitada, anónima etc.)”. La finalidad del este manual es la de definir la estructura de la empresa, cargos que la conforman, así como funciones, responsabilidades, requisitos y relaciones jerárquicas, en consecuencia para la elaboración de un manual de funciones se deberá:

1. Definir estructura organizacional de la empresa

2. Definir la denominación y número de cargos que conformarán la estructura.

3. Asignar a cada cargo las funciones que le corresponden

4. Establecer los requisitos (estudios, experiencia, perfil) necesarios para desempeñar las funciones asociadas.

5. Establecer las relaciones jerárquicas entre los diferentes cargos.

6. Aprobar y divulgar el manual en la empresa. (Guitierrez, 2014)

5.3. Población y Muestra

Población.-Según (Tamayo, 1997), ¨La población se define como la totalidad del fenómeno a estudiar donde las unidades de población posee una característica común la cual se estudia y da origen a los datos de la investigación¨ La población es un conjunto de individuos de la misma clase, limitada por el estudio.

(63)

estudiamos las características de un conjunto poblacional mucho menor que la población global. ¨ Es el grupo de individuos que se toma de la población, para estudiar un fenómeno estadístico¨ (Tamayo, 1997)

Entrevista.- “Las entrevistas implican que una persona calificada aplique el cuestionario a los sujetos participantes, el primero hace las preguntas a cada sujeto y anota las respuestas”. (Hernandez, 2006)

La compañía ELOHIM S.A cuenta con un total de 16 colaboradores, por ser una población muy pequeña no se necesita utilizar la formula estadística para determinar el tamaño de la muestra. Por lo tanto se la realizara la entrevista respectiva a los 16 colaboradores de la compañía.

La entrevista servirá como una técnica de recolección de datos para la compañía ya que será aplicada a los 16 colaboradores de la misma y así poder saber la información necesaria para el proyecto.

5.4. Técnica de Recolección de Datos

(64)

MODELO DE ENTREVISTA PARA LOS COLABORADORES DE LA EMPRES ELOHIM S.A

Objetivo: La presente entrevista tiene como objetivo implementar un manual de funciones y competencias laborales dentro de la compañía para optimizar el nivel de sobrecarga laboral en los colaboradores.

Género: Edad:

Señale con una x la alternativa que crea usted conveniente.

1. ¿Sabe usted lo que es un manual de funciones?

SI NO

2. ¿Tiene usted conocimiento si la empresa cuenta con un Manual de Funciones?

SI NO

3. ¿Sabe usted cuáles son las funciones y actividades que debe realizar en su puesto de trabajo?

SI NO

1. ¿Considera usted que realiza tareas que no le corresponde a su puesto de trabajo?

SI NO

2. ¿Existe una capacitación sobre las tareas asignadas a su puesto de trabajo?

SI NO

3. ¿Conoce usted acerca de la planificación estratégica de la compañía?

SI NO

4. Sus funciones en la compañía son:

(65)

Administrativas

Operarios

Todas las anteriores

5. ¿Las actividades y funciones que realiza en la compañía son de acuerdo a su perfil profesional?

SI NO

6. ¿Conoce usted si su jefe tiene claramente las funciones o tareas que usted debe realizar?

SI NO

7. ¿Los clientes están satisfechos con su desempeño?

SI NO

(66)

5.07. Tabulación de las entrevistas

Tabla 7 Conocimiento del Manual

SI 6 37%

NO 10 63%

Fuente: ELOHIM S.A Elaborado por: Dayana Arévalo

Figura 7 Manual de funciones Fuente: ELOHIM S.A

Elaborado por: Dayana Arévalo

En la entrevista realizada a los colaboradores de la compañía ELOHIM S.A el 37% de las personas entrevistadas saben lo que es un manual de funciones, mientras el 63% de los colaboradores no saben lo que es el manual de funciones.

37%

63%

1.-¿Sabe usted lo que es un manual de funciones?