Diseñar el manual de procesos y procedimientos para el área contable de la empresa salud renal S A sede Arauca

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(1)DISEÑAR EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA CONTABLE DE LA EMPRESA SALUD RENAL S.A SEDE ARAUCA. DIEGO ARMANDO ESCOBAR GRANADOS. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA ARAUCA - ARAUCA 2014. 1.

(2) DISEÑAR EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA CONTABLE DE LA EMPRESA SALUD RENAL S.A SEDE ARAUCA. DIEGO ARMANDO ESCOBAR GRANADOS Informe final, Modalidad de grado: Práctica Profesional. Directora práctica profesional: BEATILDE JANETH SÚA SANCHEZ Contador Público. UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA ARAUCA - ARAUCA 2014. 2.

(3) Nota de aceptación:. ________________________ ________________________ ________________________ ________________________. __________________________________ C.P. BEATILDE JANETH SÚA SANCHEZ Directora de práctica profesional. Arauca, 14 de octubre de 2014. 3.

(4) AGRADECIMIENTOS. Desde lo profundo de mi corazón quiero dar infinitas gracias a:. DIOS; Por dotarme de capacidades para para sobresalir durante todos estos años en la universidad con excelentes calificaciones. También por ser la luz de mi vida y el guardián de todos mis sueños.. MI MADRE; por estar a mi lado en cada momento difícil de mi vida, por tenerme paciencia y por ver en mí un gran hombre y un gran hijo.. MI ABUELO; Por confiar incondicionalmente en mí, por enseñarme que es necesario capacitarnos intelectualmente y continuar adelante en la vida dando lo mejor para nuestra familia.. MARIA LUISA PIRAQUIVE; por ser una mujer digna de admiración, por enseñarme cada lunes a ser mejor persona, a respetar a mis semejantes y a creer en la obra redentora de Jesucristo.. 4.

(5) RESUMEN EJECUTIVO. Un manual de Procesos y Procedimientos, tiene como objeto servir de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al integrar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas dentro de una empresa.. Es importante que en todo tipo de organización, exista un manual para cada área, con el propósito de crear autoridades y delimitar responsabilidades, a su vez implementando normas de protección y la utilización de los recursos, todo esto con el fin de garantizar el logro de los objetivos de la organización.. La problemática existente en la empresa SALUD RENAL S.A, se relaciona con la no existencia de un manual de procesos y procedimientos, lo cual ha generado a la empresa pérdida de tiempo, recursos, falta de planificación y carecer de eficiencia en los registros que conllevan a consolidar la información financiera y tributaria.. Palabras claves. Manual – proceso – procedimiento – eficacia - decisiones. 5.

(6) ABSTRACT. A manual processes and procedures, serve like a support tool in the institutional operation by integrating the operations within a company in an orderly, sequential and detailed way. Is important in every organization, have a manual for each area, with the purpose of creating authorities and define responsibilities, at time implementing protection standards and the use of resources, this in order to ensure the achievement of organizational goals. The main problem in the company SALUD RENAL S.A, is related to the absence of a manual of procedures and processes, which have generated waste of time, resources, lack of planning and not have good accounting records to allowing consolidate the financial and tax information.. Key words. Manual - process - procedure – efficacy- decision. 6.

(7) TABLA DE CONTENIDO Pág. RESUMEN ANALITICO DE ESTUDIO ………………………………………..................10 INTRODUCCIÓN………………………………………………………….………………….12 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………………...................14 2. JUSTIFICACIÓN………………………………………………………………………….15 3. LIMITACION Y ALCANCE…………...……………………………………………….....16 4. OBJETIVOS…………………………………………………………………………….…17 4.1 GENERAL………………………………………………………………………….....17 4.2 ESPECIFICOS………………………………………………………………….….....17 5. MARCO REFERENCIAL……………….…………………………………………….......18 6. MARCO LEGAL………………………………………………………………………..….20 7. MARCO CONCEPTUAL………………………………………………………….……....21 8. METODOLOGÍA……………………………………………………………….………......25 8.1 DESCRIPCION………………………………………………………………..….25 8.2 INSTRUMENTOS………………………………………………………………...25 8.3 ETAPAS DEL PROYECTO…………………………………………………..…26 9. CRONOGRAMA…………........…………………………………………………….........28 10. RESULTADOS………………..……………………...……………………………….....29 10.1 RESULTADOS ESPERADOS……………………………………………..….29. 7.

(8) 10.2 VALOR AGRAGADO………………………………………………………….29 11. PRESUPUESTO……………………….……………………………………………….30 12. DESARROLLO DE LA PRÁCTICA ……………………………………….……...…31 13. FORMULACION DE POLITICAS CONTEBLES PARA LA ADOPCION DE LAS NIIF………………………………………………………………………………………….…80 13.1. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES……………………….80. 13.1.1 GENERALIDADES……………………………………………………….….80 13.1.2 OBJETIVOS DE LAS POLITICAS CONTABLES…………………….…..83 13.1.3 IMPORTANCIA DE LAS POLITICAS CONTABLES………………….….83 13.1.4 CARACTERISTICAS DE LAS POLITICAS CONTABLES……………....84 13.1.5 FASES PARA LA ELABORACION DE POLITICAS CONTABLES……85 13.1.6. RESPONSABILIDAD. POR. LA. ELABORACION. DE. POLITICAS. CONTABLES…………………………………………………………………………85 13.1.7 ESTRUCTURA DE LAS POLITICAS CONTABLES……………………..86 13.1.8 AUTORIZACION DE LAS POLITICAS CONTABLES…………………...87 13.2 TRANSICION A LAS NIIF PARA PYMES (Grupo 2)………………….…...87 13.2.1 MARCO LEGAL………………………………………………………….…..87 13.2.2 QUIENES PERTENECEN AL GRUPO 2 Y APLICARÁN NIIF PARA PYMES (IFRS)……………………………………………………………………………………..…87. 13.2.3 CRONOGRAMA DE APLICACIÓN……………………………………..…88 13.2.4 PERIODO DE PREPARACION OBLIGATORIA……………………..…..89. 8.

(9) 13.2.5 PLAN DE IMPLEMENTACION………………………………………………89 13.3 MODELO DE POLITICAS CONTABLES SALUD RENAL S.A…………….……91 14. CONCLUSIONES………………………………………………………………………104 15. RECOMENDACIONES…………………………………………………………….…..105 BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………….……106 ANEXOS……………………………………………………………………………….…….108. 9.

(10) TABLA DE ANEXOS. Pág. ANEXO 1 SIMBOLOGIA………………………………………………………………. 108 ANEXO 2 FORMATO DE ENCUESTA………………………………………………110 ANEXO 3 FORMATO DE ASISTENCIA A CAPACITACION……………….……..111 ANEXO 4 EVIDENCIAS CAPACITACION……………………………………..……113 ANEXO 5 RADICADO DE INFORMES A TUTOR………………………………….115 ANEXO 6 EVIDENCIAS VISITA TUTOR…………………………………………… 118 ANEXO 7 RADICADOS SALUD RENAL S.A ………………………………………119 ANEXO 8 CERTIFICACIÓN CUMPLIMIENTO DE LAS PRÁCTICAS…..............121. 10.

(11) RESUMEN ANALÍTICO DE ESTUDIO (RAE). Titulo. Elaboración del manual de procesos y procedimientos para el área contable de la empresa SALUD RENAL S.A. Autor. Diego Armando Escobar Granados.. Fecha. Arauca, octubre de 2014,. Universidad. Universidad Cooperativa de Colombia - Sede Arauca.. Tutor. Beatilde Janeth Súa Sánchez, Contador Público.. Empresa. Salud renal S.A. Palabras Claves. Manual, procesos, procedimientos, eficacia, decisiones.. Descripción. Para optar al título profesional de contador público se tomó como modalidad de grado “práctica profesional”. Desarrollando en la empresa Salud renal S.A un trabajo que me permitió diseñar un manual de procesos y procedimientos para apoyar el área contable en la futura adopción de las normas internacionales de información financiera.. Contenido Introducción, planteamiento de la problemática, objetivos, mecanismos y fuentes utilizadas para la elaboración, implementación y los resultados esperados al terminar el proyecto en mención.. 11.

(12) Objetivo Diseñar un manual de procesos y procedimientos que les permita a los trabajadores encargados del área contable, agilizar los procesos a desarrollar y a su vez iniciar con la formulación de políticas contables para adoptar las NIIF.. Fuentes Diccionario contable, guías de elaboración de manuales, decreto 2649 de 1993 ``principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia``, Plan único de cuentas para comerciantes, Estatuto tributario y Código de comercio.. Metodología Para el desarrollo del objetivo planteado de la práctica, se utilizó técnicas como la observación, que sirve para conocer la estructura orgánica y su funcionamiento, de igual manera se utiliza la técnica de inspección física y magnética a todos los papeles de trabajo y la encuesta, para establecer la necesidad de elaborar e implementar un manual de procesos y procedimientos en el área financiera.. Conclusiones La dirección administrativa de la empresa SALUD RENALS.A, reconoce la importancia del desarrollo de los aportes hechos por el practicante de la UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA, quien re-organizo el organigrama de la empresa, elaboro un manual de funciones, un manual de procesos y procedimientos y finalmente formulo políticas contables que podrían aplicarse a la empresa según su estructura.. Elaborado RAE por:. Diego Armando Escobar Granados. 12.

(13) INTRODUCCION. Un manual de procesos y procedimientos es un documento que contiene en forma ordenada y sistemática, las instrucciones de cómo manejar la información, su registro, a quien comunicarla, y la ejecución operativo-administrativa de la empresa. Es importante que en todo tipo de organización, exista un manual de procesos y procedimientos para cada área, con el propósito de crear autoridades y delimitar responsabilidades, a su vez implementando normas de protección y la utilización de los recursos, todo esto con el fin de garantizar el logro de los objetivos de la organización. Cuando existe un manual de procedimientos bien estructurado, todas las áreas trabajan en sinergia, basados en un mejor sistema de comunicación y una mejor información al momento de la toma de decisiones. Dicho manual debe incluir actividades de control, que implican la forma correcta de cumplir diariamente las actividades asignadas por el empleador, estos controles están diseñados para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad de la información, mediante la autorización, validación y aplicaciones para enviar y recibir la misma. Además las actividades de control están relacionadas con la aprobación, autorización, verificación, inspección y revisión de los indicadores de rendimiento, esto con el fin de facilitar las labores de auditoría y control interno. Por esta razón quiero diseñar para la empresa un manual de procesos y procedimientos para el área contable, el cual es necesario para controlar y supervisar el manejo adecuado de las cuentas, los documentos, y los procesos relacionados con cada uno de los cargos que conforman esta área. La empresa SALUD RENAL S.A SEDE ARAUCA es la entidad escogida para el desarrollo de este tema como práctica profesional.. 13.

(14) La problemática existente en esta organización, se relaciona con la no existencia de un manual de procesos y procedimientos, lo cual ha generado a la empresa pérdida de tiempo, recursos, falta de planificación y carecer de eficiencia en los registros que conllevan a consolidar la información financiera y tributaria. Como estudiante de pregrado en el programa de contaduría pública, y siendo conocedor de algunos de los aspectos más importantes en las estructuras organizacionales, considero que elaborar el manual de procesos y procedimientos para el área contable de la empresa SALUD RENAL S.A SEDE ARAUCA nos llevara a obtener el manejo de información oportuna, confiable y útil para la elaboración de los registros contables.. 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. 14.

(15) ¿Cuáles son los procesos y procedimientos necesarios para que el área contable de la empresa SALUD RENAL S.A SEDE ARAUCA obtenga información eficaz y eficiente?. 2. JUSTIFICACION. 15.

(16) Con el objetivo de conseguir el uso eficiente del recurso humano, disminuir los errores en los registros y evitar el retraso en la entrega de información al interior de la organización, se hace necesario diseñar un manual de procesos y procedimientos para el área contable de la empresa SALUD RENAL S.A SEDE ARAUCA. Soy consciente de que este manual beneficiara a la empresa porque a través del producto final que se entregara al culminar la práctica, el área contable gozara de una herramienta de gran valor, la cual permitirá establecer los procesos que debe realizar cada uno de los empleados que se encuentra relacionado con el manejo de la contabilidad, así como también el esquema paso a paso del registro de la información contable. Entendiendo que un ente económico siempre encamina sus políticas internas hacia procesos de mejora, no se puede desconocer que toda organización debe invertir en si misma con el objetivo de garantizar su permanencia en el tiempo y en el espacio. En este caso la inversión no tendrá un valor económico, ya que estamos hablando de una práctica profesional donde como estudiante puedo hacer uso de los diferentes conocimientos adquiridos durante mi formación en el programa de contaduría pública ofrecido por la universidad cooperativa de Colombia sede Arauca, y del cual hago parte. De esta manera queda plasmada la importancia de realizar prácticas profesionales como parte fundamental del proceso de formación iniciado en la universidad, además de la labor que puede desempeñar un estudiante durante el periodo de prácticas al interior de una empresa la cual se beneficiará del trabajo realizado. Con este manual de procesos y procedimientos finalmente se podrá brindar una información contable mucho más acorde a las exigencias de una empresa que crece cada día.. 3. LIMITACION Y ALCANCE. 16.

(17) LIMITACION Todo proyecto está sujeto a limitantes y obstáculos que pueden impedir su libre desarrollo, estos obstáculos para el proyecto en mención pueden darse durante el trabajo de campo con los empleados de la empresa; si estos no colaboran en el proceso de recopilación de la información necesaria para elaborar el manual. Así mismo puedo resaltar como una limitante el caso fortuito en que acurra un inconveniente con el fluido eléctrico del municipio de Arauca, problema que se presenta constantemente y el cual retrasaría mi labor con relación a la ayuda tomada de elementos tecnológicos como computadores e impresoras.. ALCANCE Con la ejecución de este proyecto de práctica profesional se beneficiara el área contable de la empresa SALUD RENAL S.A con sede en el municipio de Arauca, además se reunirá la información necesaria para poner en evidencia los errores durante los procesos de registro de la información contable, así como también se efectuaran las correcciones y recomendaciones necesarias, las cuales quedaran plasmadas de forma correcta dentro del manual de procesos y procedimientos.. 4. OBJETIVOS. 17.

(18) 4.1 Objetivo general. Diseñar el manual de procesos y procedimientos para el área de contabilidad de la empresa SALUD RENAL S.A, a fin de establecer primero las funciones, y después las políticas contables mediante mecanismos de capacitación que permitan el uso eficiente de los recursos durante el desarrollo de las actividades.. 4.2 Objetivos específicos. •. Diagnosticar el área contable de la empresa SALUD RENAL S.A SEDE ARAUCA.. •. Diseñar un mapa de procesos.. •. Elaborar un manual de procesos y procedimientos.. •. Implementar el manual de procesos y procedimientos en el área de contabilidad.. •. Capacitar al personal en el manejo del manual de procesos y procedimientos contables de la empresa SALUD RENAL S.A SEDE ARAUCA.. •. Acompañamiento en la etapa inicial de elaboración del manual de políticas contables conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera.. 5. MARCO REFERENCIAL. 18.

(19) HISTORIA La unidad de salud renal del municipio de Arauca nace en el año 2008 como una solución a la deficiencia en la prestación de servicios de salud de cuarto nivel, iniciando su labor oficialmente el 01 de octubre del mismo año, trabajando arduamente con pacientes que padecen insuficiencia renal; a los cuales se les ha estado brindando desde entonces los servicios especializados en terapia de remplazo renal. La empresa SALUD RENAL S.A con sede en el municipio de Arauca, se encuentra ubicada en la calle 17 N° 15-29, teléfono 8861282 y dirección de correo electrónico [email protected] .. SALUD RENAL "El concepto de salud renal que se promueve actualmente en el mundo se creó en Puerto Rico en 1995 y fue adoptado por la Sociedad Latinoamericana de Nefrología e Hipertensión (SLANH) en 1996, tras analizar el incremento de enfermedades renales crónicas que conducen a la insuficiencia renal crónica (IRC) terminal. Cuando un paciente llega a este estado requiere del tratamiento dialítico por el resto de su vida o del trasplante renal, procederes ambos de alto costo. Para los países subdesarrollados esto representa un problema económico, social y de salud.” La salud renal se define dentro de la conceptualización positiva y multidimensional de la salud, e integra las acciones para la promoción de salud y prevención de las enfermedades renales". “Es una estrategia mediadora entre las personas y su medio ambiente, sintetiza la elección personal y la responsabilidad social con el propósito de crear un futuro más saludable. SU BIENESTAR NUESTRO COMPROMISO Nuestra empresa presta atención medica integral en el área de la nefrología, con alta calidad humana, ética, científica, técnica y con un fuerte compromiso social para satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios que requieran de este servicio. NUESTRA MISION. 19.

(20) Prestar una atención media integral en el área de la nefrología, con alta calidad humana, ética, científica, técnica con un compromiso social para satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios que requieran del servicio.. NUESTRA VISION Nos proyectamos en dos años como una de las mejores instituciones prestadoras de servicios de tercero y cuarto nivel de complejidad en el área renal dentro de Colombia, mediante la implementación de un modelo organizacional basado en alianzas estratégicas que fortalezcan nuestro servicio para poder brindar a nuestros usuarios una atención integral, optima, oportuna, humana y de calidad.. 6. MARCO LEGAL. 20.

(21) LEY 100 DE 1993: El sistema de seguridad social integral es el conjunto de instituciones, normas y procedimientos, de que disponen la persona y la comunidad para gozar de una calidad de vida, mediante el cumplimiento progresivo de los planes y programas que el Estado y la sociedad desarrollen para proporcionar la cobertura integral de las contingencias, especialmente las que menoscaban la salud y la capacidad económica, de los habitantes del territorio nacional, con el fin de lograr el bienestar individual y la integración de la comunidad.. ACUERDO 29 DE 2011: Por el cual se sustituye el Acuerdo 028 de 2011, tiene como objeto la definición, aclaración y actualización integral del Plan Obligatorio de Salud de los regímenes Contributivo y Subsidiado, que deberá ser aplicado por las entidades promotoras de salud y los prestadores de servicios de salud a los afiliados. El Plan Obligatorio de Salud se constituye en un instrumento para el goce efectivo del derecho a la salud y la atención en la prestación de las tecnologías en salud que cada una de estas entidades garantizará a través de su red de prestadores, a los afiliados dentro del territorio nacional y en las condiciones de calidad establecidas por la normatividad vigente.. RESOLUCIÓN 3974 DE 2009: por medio de la cual se definen las enfermedades de alto costo. Corresponde al Ministerio de la Protección Social determinar las enfermedades ruinosas y catastróficas -alto costo- y las enfermedades de interés en salud pública directamente relacionadas con el alto costo, para efectos de que las Entidades Promotoras de Salud (EPS) de ambos regímenes y las Entidades Obligadas a Compensar (EOC) procedan a operar la denominada cuenta de alto costo. 7. MARCO CONCEPTUAL. 21.

(22) DEFINICION DE PROCESO Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgánica.. DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nómina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc.. DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes y muchos autores utilizan indistintamente dichos términos, cuando se trata de manuales que orienten la ejecución del trabajo, es más generalizado el uso de procedimientos, por razones de orden jurídico, confirmado por la Constitución y las Leyes. En este instructivo para tener didácticos los términos "proceso y procedimiento" se emplea en forma análoga, especialmente porque se está describiendo el trabajo de una persona responsable y de allí se origina la descripción del Manual de Funciones.. DEFINICIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. 22.

(23) El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios. Requiere identificar y señalar quién?, cuando?, cómo?, donde?, para qué?, por qué? de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos.. OTRAS DEFINICIONES APLICADAS A LOS PROCEDIMIENTOS Política: Se define como la orientación, marco de referencia o directriz que rige las actuaciones en un asunto determinado. Norma: Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin determinado enmarcado dentro de una política. Norma: Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin determinado enmarcado dentro de una política. Reglamento: Conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el desarrollo de una actividad. Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la información necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que éste se realizó de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos. Puntos de Control: Prevenciones que hace un empleado en el desarrollo de un procedimiento para ejecutar la acción o tarea de acuerdo con las normas establecidas en los reglamentos. OBJETIVOS, POLITICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS:. 23.

(24) •. El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad y responsabilidad para complementar los controles de la organización.. •. Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.. •. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.. •. Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documento contable y diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.. •. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.. •. La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.. •. La correcta disposición de los controles válidos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades de los empleados y el pleno reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios.. 24.

(25) •. Elementos esenciales para practicar auditorías, interventorías y en general evaluaciones internas e independientes o externas.. 8. METODOLOGIA. 25.

(26) 8.1DESCRIPCION Este trabajo es una investigación de tipo descriptivo, en el cual se relacionara la parte teórica obtenida desde la academia, con la parte práctica enfocada dentro de la empresa SALUD RENAL S.A SEDE ARAUCA. Se observaran los procesos contables y de igual manera se examinara la veracidad de la información contable, mediante las siguientes acciones:. •. Revisión del sistema de información contable.. •. Verificar si los recursos tecnológicos de la empresa son aprovechados al máximo.. •. Identificar si el tipo de controles aplicados en los procesos, son los indicados para el manejo de la información.. 8.2 INSTRUMENTOS. Para el desarrollo de la presente investigación, se usaran las técnicas de recolección de la información más adecuadas para verificar el problema planteado. A continuación se mencionan las técnicas a utilizar, los instrumentos y demás herramientas que se consideren convenientes a fin de alcanzar los objetivos planteados. De acuerdo con lo anterior se establecen las siguientes técnicas para recolectar y analizar la información: La información directa y la entrevista, ya que estas técnicas permiten considerar una serie de datos necesarios para el enriquecimiento de la teoría, además en el caso específico de la observación directa, proporciona la posibilidad de involucrarse en las actividades propias del grupo objeto de estudio, lo que permite apreciar el desarrollo de las mismas y obtener información de primera mano.. 26.

(27) Dentro del marco de este proyecto se dedicara una semana para observar el área contable de la empresa, esto con el propósito de tomar impresiones de la realidad relativa en el proceso de generación de la información contable, entre otros muchos aspectos de interés para la ejecución de la práctica profesional. 8.3 ETAPAS DEL PROYECTO. El desarrollo del proyecto se llevara a cabo teniendo en cuenta la siguiente metodología:. ETAPA I: DIAGNOSTICO. Recopilar. la información suficiente, leerla, analizarla,. comprenderla y clasificarla de tal manera que nos sirva como guía durante la elaboración del manual. Con base en la información obtenida procederemos a verificar el funcionamiento del área contable, posteriormente se elaborara un diagnostico donde esté definido paso a paso el correcto desarrollo de los procedimientos dentro de cada proceso.. ETAPA II: ELABORACION DEL MANUAL E IMPLEMENTACION. Según el diagnóstico obtenido, se elaborara una propuesta para el diseño de un manual de procesos y procedimientos del área contable de la empresa, el cual incluirá los flujogramas que indican cual es el proceso a seguir para el registro de la información y la redefinición de funciones, lo anterior con el propósito de que pueda ser aplicado como una herramienta de apoyo a la organización, en la labor de obtener información eficiente sobre la contabilidad, y además de aportar a la organización un mecanismo que ayuda a la toma de decisiones por parte de la alta gerencia. ETAPA III: CAPACITACION. La última parte del proyecto de prácticas profesionales, está enfocado en la socialización del manual juntamente con los flujogramas. Este evento se llevara a cabo ante el administrador, y todos los empleados relacionados mediante su. 27.

(28) cargo con el área contable de la empresa SALUD RENAL S.A SEDE ARAUCA. Adicional a esto, la última etapa del proyecto conlleva al inicio del diseño de las políticas contables de la empresa.. 28.

(29) 9. CRONOGRAMA. Semana. MES 1. Actividad 1. SEMANA 2 3 4. MES 2 1. SEMANA 2 3 4. MES 3 1. SEMANA 2 3 4. MES 4 1. SEMANA 2 3 4. Inicio de las practicas Diagnóstico del área contable de la empresa Diseñar Flujograma de procesos Estructurar borrador procedimientos. del. manual. de. procesos. y. Presentación del Primer informe Desarrollo de la primera etapa de elaboración del manual de procesos y procedimientos Presentación del segundo Informe Desarrollo de la etapa final de elaboración del manual de procesos y procedimientos Preparación del informe final Socialización del manual de procesos y procedimientos en la empresa SALUD RENAL S.A Acompañamiento en la elaboración de las políticas contables acorde a las NIIF. 29.

(30) 10. RESULTADOS 10.1 RESULTADOS ESPERADOS Los resultados esperados al final de las prácticas serán:. •. Elaboración del manual de procesos y procedimientos para el área contable de la empresa SALUD RENAL S.A con sede en el municipio de Arauca, como una guía para registrar de forma correcta las operaciones descritas paso a paso dentro del mismo.. •. Establecimiento de las políticas contables de la empresa SALUD RENAL S.A acorde a las Normas internacionales de información financiera, luego de entregarse el manual.. •. Fortalecimiento en el desarrollo y mantenimiento de las líneas funcionales de autoridad y responsabilidad como un complemento del control interno de esta organización.. 10.2 VALOR AGREGADO. •. Como producto de la ejecución del proyecto en mención, se entregara al área contable de la empresa SALUD RENAL S.A un manual de procesos y procedimientos. El valor agregado de la práctica, consiste en dar acompañamiento en la etapa inicial del diseño de las políticas contables que regirán en la empresa, al momento de adoptar las NIIF.. 30.

(31) 11. PRESUPUESTO. Lápiz (3). $2.400. Lapicero (3). $3.000. Borrador (1). $1.000. Sacapuntas (1). $2.000. Carpetas (12). $6.000. Mini-grapadora (1). $5.600. Resma de papel (1). $10.000. Recarga cartuchos (impresora). $50.000. Fotocopias. $20.000. Internet. $58.000. Transporte. $50.000. Llamadas telefónicas. $20.000. Refrigerio jurados. $30.000. Alquiler auditorio para sustentación. $100.000. Otros. $200.000 _________. TOTAL:. $558.000. Nota: todos los valores especificados en el presupuesto se encuentran medidos en pesos colombianos (COP). 31.

(32) 12. DESARROLLO DE LA PRÁCTICA. ETAPA I DEFINICION DE PROCESO Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgánica.. DEFINICION DE PROCEDIMIENTOS Módulos homogéneos que especifican y detallan un proceso, los cuales conforman un conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nómina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc.. DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes y muchos autores utilizan indistintamente dichos términos, cuando se trata de manuales que orienten la ejecución del trabajo, es más generalizado el uso de procedimientos, por razones de orden jurídico, confirmado por la Constitución y las Leyes. En este instructivo para tener didácticos los términos "proceso y procedimiento" se emplea en forma. 32.

(33) análoga, especialmente porque se está describiendo el trabajo de una persona responsable y de allí se origina la descripción del Manual de Funciones. DEFINICIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS El Manual de Procedimientos es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento instrumental de información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus áreas, secciones, departamentos y servicios.. Requiere identificar y señalar quién?, cuando?, cómo?, donde?, para qué?, por qué? de cada uno de los pasos que integra cada uno de los procedimientos. OTRAS DEFINICIONES APLICADAS A LOS PROCEDIMIENTOS. Política: Se define como la orientación, marco de referencia o directriz que rige las actuaciones en un asunto determinado.. Norma: Disposición de carácter obligatorio, específico y preciso que persigue un fin determinado enmarcado dentro de una política.. Reglamento: Conjunto de políticas, normas y procedimientos que guía el desarrollo de una actividad.. 33.

(34) Formato o Documento: Instrumento que facilita el registro de la información necesaria para realizar los procedimientos y/o para dejar evidencia de que éste se realizó de acuerdo a los lineamientos previamente establecidos. Puntos de Control: Prevenciones que hace un empleado en el desarrollo de un procedimiento para ejecutar la acción o tarea de acuerdo con las normas establecidas en los reglamentos.. OBJETIVOS, POLITICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS •. El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad y responsabilidad para complementar los controles de la organización.. •. Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.. •. Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.. •. Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñados para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.. •. La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.. 34.

(35) •. La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros.. •. La correcta disposición de los controles válidos, de tal forma que se estimulen la responsabilidad y desarrollo de las cualidades. de los empleados y el pleno. reconocimiento de su ejercicio evitando la necesidad de controles superfluos así como la extensión de los necesarios.. •. Elementos esenciales para practicar auditorías, interventorías y en general evaluaciones internas e independientes o externas.. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SEGUN SUS ELEMENTOS. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1. Título: se indicará la razón de ser de acuerdo con el contenido, en forma breve y concisa. Código: de acuerdo a los centros de costo. 2. Introducción: explicación general del procedimiento 3. Organización: estructura micro y macro de los procedimientos de la empresa 4. Descripción del Procedimiento: 4.1 Objetivos de Procedimiento: propósito del mismo. 4.2 Base Legal: normas aplicables al procedimiento de orden gubernamental o. internas, requisitos, documentos y archivo.. 35.

(36) 4.3 Descripción rutinaria del procedimiento u operación y sus participantes: pasos. que se deben hacer, cómo y. porqué, identificando el responsable. 4.4 Gráfica o diagrama de flujo del procedimiento: Flujograma 5. Responsabilidad, autoridad o delegación de funciones del proceso, las cuales entrarán a formar parte de los "Manuales de Funciones" en los que se establecerá como parte de las labores asignadas individualmente en los diferentes funcionarios. 6. Medidas de Seguridad, Prevención y Autocontrol, aplicables y orientadas a los procedimientos, para evitar desviaciones. 7. Informes: económicos, financieros, estadísticos, de labores y autocontrol. 8. Supervisión, evaluación, examen y autocontrol de oficinas encargadas del control, con sus recomendaciones para lograr mejoramiento continuo y calidad.. ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU JUSTIFICACION CON EL CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.. Estos Manuales de Procedimientos, se desarrollaran para cada una de las actividades, áreas u operaciones que tengan que ver con los procesos administrativos y operativos, dependiendo de estos elementos la aplicación del contenido señalado anteriormente y que se resumen así:. 1) Establecer objetivos para los diferentes procesos.. 2) Definir políticas, guías, procedimientos y normas, donde no exista ninguna.. 36.

(37) 3) Sistema de organización que enmarca la estructura de la empresa. 4) Limitación de autoridad y responsabilidad para cada funcionario.. 5) Normas de protección y utilización de los recursos, como elemento de control.. 6) Sistema de méritos y sanciones para administración del personal relacionadas con evaluación y cumplimiento.. 7) Aplicación de recomendaciones para el mejoramiento continuo.. 8) Sistemas de información, base de las comunicaciones y la publicidad.. 9) Procedimientos y normas que señalan un mismo lenguaje.. 10) Métodos de control y evaluación de la gestión con el fin de que la empresa sea eficiente y productiva.. 11) Programas de inducción y capacitación del personal, para mejorar el clima de trabajo organizacional.. 12) Simplificación de normas y trámites de los procedimientos para trabajar con menos prisa.. 13) Consistencia de todas las operaciones de la empresa, para no depender de las personas y sus súper secretos, como métodos para lograr estabilidad.. 14) Base para la evaluación de los procedimientos y determinar correctivos, como elementos de auditoría y control.. 37.

(38) 15) Base para el manejo de nuevas ideas y creatividad del personal de la empresa.. 16) Elemento esencial para el diseño e implementación de indicadores, como base para ejercer el control de la gestión, cuyo objetivo es proyectar resultados positivos.. FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO. Para la representación gráfica de la secuencia de los procedimientos o actividades que conforman el manual se utilizará los siguientes signos universales.. INICIO O FIN. Iniciación. o. procedimiento. terminación. del. al. del. interior. símbolo. EMPLEADO. En la parte Superior nombre del. RESPONSABLE -. cargo. DEPENDENCIA. ejecución de la actividad, en la. del. responsable. de. la. parte inferior el nombre de la dependencia a que pertenece.. DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD. DE. LA Se describe en forma literal la operación a ejecutar.. 38.

(39) DECISIÓN. Pregunta breve sobre la cual se toma alguna decisión.. ARCHIVO. CONECTOR. Archivo del documento.. DE Indicando. ACTIVIDADES. dentro. del. procedimiento el paso siguiente a una operación. (lleva en el interior la letra de la actividad).. CONECTOR DE FIN DE Utilizado PÁGINA. para. procedimiento. indicar. que. el. continúa. en. la. página siguiente. FLECHA INDICADORA DE FRECUENCIA. DOCUMENTO. Flecha utilizada para indicar la continuidad de las actividades dentro del procedimiento. Para. indicar. por. ejemplo. un. pedido, requisición, factura, recibo, comprobante,. correspondencia,. etc. BLOQUE DOCUMENTOS Para indicar copias múltiples.. REMISION A OTRO. Lleva el código del procedimiento a seguir.. 39.

(40) PROCEDIMIENTO. CINTA MAGNÉTICA. Utilizado cuando se genera un documento. en. disco. blando. (diskette).. TIRA DE SUMADORA. Información sumadora. que como. genera. una. parte de un. proceso.. QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. • Todos. los empleados de la empresa deberán consultar permanentemente este. manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar los procedimientos. • Los jefes de las diferentes unidades porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la empresa para analizar resultados en las distintas operaciones.. 40.

(41) • Los organismos de control tanto a nivel interno como externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos, determinando los niveles de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos institucionales; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una de sus áreas y operaciones.. RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS AREAS FRENTE AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Corresponderá a los Jefes de áreas funcionales, frente a los manuales de procedimientos: • Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y control. • Propender por el cumplimiento y actualización de los manuales establecidos. • Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo a nuevas normas y tecnologías, por medio de un seguimiento permanente. • Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas y al cumplimiento de los objetivos. • Ser base para la evaluación del desempeño tanto a nivel individual como de la unidad o dependencia.. Objetivos del Levantamiento de Procedimientos. Con el levantamiento de procedimientos por parte de los empleados se pretenden alcanzar los siguientes objetivos: •. Implementar métodos y procedimientos del Sistema de Control Interno de la empresa.. 41.

(42) •. Identificar los trámites de cada operación y su funcionario responsable.. •. Identificar las funciones del personal en cada actividad, trámite, proceso, operación o transacción.. •. Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total del procedimiento. Ejemplo: cuánto tiempo se gasta el trámite de un contrato, una cuenta, recepción de suministros, etc.. •. Establecer controles para fomentar la descentralización y desconcentración de funciones por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo.. •. Fomentar la modernización y simplificación de los trámites, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados.. •. Establecer tiempos estándar o promedio para cada paso de un procedimiento, con el fin de detectar las dependencias que demoran los trámites sin justa causa.. •. Sentar la base documental para la elaboración de los Manuales de Procedimientos y Funciones.. •. Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos.. •. Establecer indicadores, estándares, índices o razones válidos para evaluar la gestión.. TECNICAS PARA REALIZAR EL LEVANTAMIENTOS DE PROCEDIMIENTOS. Para hacer el levantamiento de los procedimientos que forman parte del manual, se pueden utilizar una o varias de las siguientes técnicas, así:. 42.

(43) 1. A TRAVES DE LOS JEFES DE OFICINA Y EL GRUPO DE TRABAJO PARTICIPANTE EN EL PROCEDIMIENTO. El jefe de oficina, de las distintas unidades de la empresa, en forma simultánea, se reúne con todos los empleados de la misma, y nombrando un relator, comenzarán a describir en orden ascendente (1º. , 2º. …..), cada una de las actividades que se realizan bajo la responsabilidad individual, para cada uno de los procesos o tareas y se diligencia un “Formato Único” en borrador, por cada uno, de esta manera quedará registrado el respectivo procedimiento en esa oficina, el que podrá continuar en una u otras oficina hasta su culminación, distinguiendo claramente el inicio y el final de los mismos, señalándose un plazo o fecha fija para ser entregados a los asesores o coordinadores de los manuales, paralelamente se anotaran los objetivos, las medidas de seguridad y de protección, la base legal, los informes a elaborar para cada procedimiento, de orden financiero, económico estadístico o de labores del personal y/o justificación de las tareas, señalando el Documento base o que es elaborado en el mismo momento, con sus respectivas copias y distribución de las mismas, señalando su utilización que se hace de éstas en las otras dependencias, se acompañará una fotocopia, además se indican los puntos de control, como se indica en este instructivo y se analizarán sugerencias para simplificar el respectivo procedimiento, en sus distintos pasos o tareas, estos formularios serán revisados al final por los jefes de oficina en coordinación con los asesores o coordinadores de estas tareas hasta llegar al definitivo que se transcribirá por computadora y posteriormente se elaborará la respectiva gráfica o flujograma e integrando con los demás elementos del Manual de procedimientos. 2. A. TRAVES. DE. UN. FUNCIONARIO. CON. CONOCIMIENTO. DE. LOS. PROCEDIMIENTO. 43.

(44) Se designará a un empleado dentro de la oficina quien conformará también el grupo de apoyo, con un perfil definido por su destacada colaboración, interés, criterios de estar de acuerdo con el cambio, etc. quien asumirá la tarea de hacer el levantamiento de los procedimientos en colaboración con el coordinador o asesores, aplicando los parámetros señalados en el punto anterior, utilizando siempre el formato único, el cual ha prestado magníficos resultados, necesitando una revisión más detallada para evitar desviaciones o mentiras de las tareas que componen el procedimiento.. 3. A TRAVES DE TALLERES DE ASESORES O COORDINADORES. Los Asesores o Coordinadores mediante “entrevistas y encuestas” a cada uno de los empleados va diligenciando el formato único , describiendo las tareas, buscando el orden y la base lógicas del mismo y aplicando todas las explicaciones señaladas en el primer punto de este tema.. 4. UTILIZACION DE LA HOJA DE RUTA. Paralelamente se utilizará la Hoja de Ruta, como se explica más adelante del presente documento con carácter obligatorio, sea la que fuere la técnica utilizada, como elemento de confirmación y comprobación del respectivo procedimiento, y como resultado se podrán hacer ajustes, previas las explicaciones justificadas del caso.. 5. MIXTO Combinación de los anteriores métodos utilizados.. 44.

(45) A continuación se indican las funciones de los grupos utilizados en estas labores de levantamiento, elaboración, revisión, modernización y actualización de los Manuales de Procedimientos:. FUNCIONES DEL GRUPO DIRECTIVO:. La Gerencia, incluyéndose, designará un grupo de nivel directivo para que supervise todas las tareas que esto origine como el levantamiento, la revisión, ajustes de los procedimientos y posteriormente su mantenimiento, de acuerdo con las orientaciones de Asesores o Coordinadores encargados de estas labores y sus funciones son: •. Dirigir y supervisar el cumplimiento del levantamiento de los procedimientos por parte del Grupo de Apoyo, de los Jefes de Oficina u otro método que se utilice.. •. Señalar las directrices y políticas para el levantamiento de los procedimientos actuales.. •. Controlar la ejecución y cumplimiento del levantamiento de los procedimientos mediante un plan de trabajo, teniendo en cuenta el tiempo y la calidad de las labores. •. Canalizar la recolección de los distintos procedimientos por cada área en las fechas o plazos establecidos. FUNCIONES DEL GRUPO DE APOYO:. Estará integrado por un representante de cada área de la empresa según su organigrama, con un perfil del empleado, así: Que se destaque por su colaboración, interés, actitud positiva al cambio y la modernización; las funciones de este grupo son:. 45.

(46) •. Con los Jefes de Oficina y/o el empleado respectivo levantar mediante formato único los procedimientos actuales efectuando las verificaciones y correcciones de los mismos (en borrador).. •. Acatar y sujetarse a la metodología y orientaciones emanadas por los Asesores y por estas instrucciones.. •. Proporcionar sugerencias y recomendaciones para la simplificación, mejoramiento y modernización de los procedimientos, así como el señalamiento de puntos de control.. •. Llevar un registro e informar por escrito sobre los procedimientos que están bajo su cargo.. •. Proponer objetivos, normas legales o base legal medidas de seguridad e informes a elaborar por cada uno de los procedimientos que conformen el Manual.. FUNCIONES DEL GRUPO ASESOR O COORDINADORES:. Integrado por profesionales de las diferentes áreas, con experiencia en la elaboración e implementación de Manuales de Control Interno, tendrá como funciones:. •. Establecer la metodología, coordinar el levantamiento de procedimientos técnicos a cargo de los miembros del Grupo de Apoyo.. •. Coordinar su actualización, evaluación, modificación y posterior integración en los Manuales de Procedimientos respectivos.. 46.

(47) METODOLOGIA. Con el objeto de hacer explícita la metodología para el levantamiento de los procedimientos, se indica a continuación adicionalmente las reglas y los formatos, con su uso, diseñados para tal fin y que son de obligatorio cumplimiento, en razón a que se deben unificar en toda la empresa.. FASES El desarrollo de la metodología para la elaboración de manuales de procedimientos involucra las siguientes fases:. 1 IDENTIFICACION DE LOS PROCESOS BASICOS Y DE SOPORTE. Al comenzar la elaboración de los manuales de procedimientos se hace necesaria su identificación mediante un Mapa de Procedimientos que incluya las siguientes clases de procesos:. •. De Gestión desarrollan el objeto social o razón de ser de una empresa.. •. De Asesoría, llevan a cabo funciones asesoras tales como la auditoria interna, jurídica, planeación, informática, etc.. •. De Apoyo logístico en donde se encuentran labores de administración de recursos humanos, financieros, de logística en sí.. 47.

(48) Diseñado el Mapa de Procedimientos se discriminan sus procesos en procedimientos que componen los mapas específicos.. 2 ELABORACION DEL CATALOGO DE PROCEDIMIENTOS CON BASE EN EL PUNTO ANTERIOR Se procede al inventario de procedimientos el cual se debe presentar a manera de catálogo guardando la estructura establecida en los mapas. Se debe entender que cada procedimiento es un conjunto o secuencia ordenada de actividades. Deben formularse nombres que sean representativos y que den una idea general de la actividad principal de cada procedimiento.. Para realizar este trabajo se debe apoyar de las herramientas que a continuación se exponen.. GESTION ESTRATEGICA POR PROCESOS. La Gestión por Procesos incorpora una serie de nuevos componentes necesarios para competir con éxito en el nuevo milenio.. La clave fundamental de este tipo de gestión es la Priorización de los Procesos, es decir, centrarse en lo vital para competir con éxito tanto en el presente como en el futuro. En efecto, las empresas transformadoras hacen que la atención se centre en las actividades que son críticas para la creación de valor.. 48.

(49) ACTIVIDADES PARA LA MODERNIZACION DE PROCEDIMIENTOS. Para analizar y modernizar los procedimientos, se requiere tener en cuenta lo siguiente:. 1. Pedir todos los documentos que se utilizan en el desarrollo del procedimiento.. 2. Analizar con ejemplos los documentos, incluyendo:. -. Número de copias y uso de las mismas. -. Que hace la oficina con el documento. -. Para que. -. Se justifica -sí o no- o por el contrario sobra o hay que modificarlo. 3. Para cada persona o funcionario: -. Lo que usted está haciendo se justifica o no?. -. Esto que hace usted agrega valor?. -. Por qué se hace?. -. Cómo se hace?. -. De dónde?. -. Cuándo (en qué orden)?. -. Para qué se hace?. -. Cuál es su responsabilidad en esta tarea, está perfectamente definida?. Que Sugerencias le haría a este procedimiento para mejorarlo, reducirlo y controlarlo. •. Qué tipo de información se puede elaborar de este procedimiento?. 49.

(50) •. Le interesaría a usted conocer otro tipo de información?. •. Qué medidas de seguridad se pueden aplicar a este procedimiento?. •. El. documento. que. utiliza. en. este. procedimiento. es:. Bueno. ____Regular____Malo____. Por qué? (explique) ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________. •. La información que contiene es suficiente?. •. Cuántos documentos se elaboran diariamente?. •. Considera que se puede cambiar este documento?. 4. Definir los usuarios externos.. 5. Cuánto tiempo gasta usted aproximadamente, para hacer estas tareas.. 6. Revaluar los procedimientos bajo los siguientes criterios: En los procedimientos se deben eliminar pasos porque: -. Sus costos son superiores a los beneficios en resultados y en controles. 50.

(51) -. Sus objetivos son excelentes pero no se cumplen. -. Sus resultados no son transparentes. -. No es ágil, desperdicia información y recursos, además es complicado con tanta tramitología. -. Se emplea tecnología obsoleta. -. Definitivamente no genera valor agregado. 7. Aplicar los siguientes criterios:. -. Reducir el procedimiento a lo estrictamente necesario. -. Unificar los procedimientos en sus formas y modelos para toda la empresa. -. Eliminar lo que sea improcedente y/o superfluo. -. Establecer controles automáticos, en contra de controles policivos o represivos, de tal manera que minimicen tantos chequeos o revisiones. -. Aplicar estrictamente el criterio de valor agregado. -. Proyectar el rediseño de los procedimientos, mediante evaluaciones permanentes. -. Aplicar siempre a los procedimientos la tecnología moderna, especialmente a través de capacitación.. 51.

(52) FORMATO No. 1: FUNDAMENTACION BASICA DEL PROCEDIMIENTO O CARATULA DE CADA PROCEDIMIENTO. FUNDAMENTACION DEL PROCEDIMIENTO. 1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : FECHA DE VIGENCIA:. 2. OBJETIVOS:. 3. BASE LEGAL:. 4. MEDIDAS Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL:. 5. INFORMES:. 6. FORMATOS Y DOCUMENTOS:. 52.

(53) MANUAL DE FUNCIONES. Una vez elaborados los procedimientos de cada una de las áreas y operaciones respectivas se procederá a elaborar los manuales de funciones los cuales tendrán como base principal los formatos únicos donde en las columnas de responsabilidad y cargo se trasladan al respectivo manual de funciones el cual a continuación se define y se indica su contenido.. DEFINICION DEL MANUAL FUNCIONES. Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada empleado en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán. tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los. superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado desarrollo y calidad de la gestión.. 53.

(54) El manual de funciones indica que hacer y cómo hacer el trabajo en función de cumplir con la planeación, aplicable al Recurso Humano, es decir misión, visión, objetivos, procedimientos para que éstos se cumplan con eficiencia y eficacia, después. la. organización, ejecución y control que dispone el proceso administrativo aplicada a la administración de personal. Para su desarrollo se tendrá en cuenta los manuales de procedimientos, reglamento de trabajo, manuales de operaciones y mantenimiento, análisis de cargos, valuación de cargos, análisis de carga laboral.. METODOLOGIA UTILIZADA. PARA ELABORAR EL MANUAL DE FUNCIONES. DENTRO DE LOS OBJETIVOS DEL PROYECTO DE PRACTICAS PROFESIONALES. Para la elaboración del Manual de Funciones se asimila a cualquier proyecto que requiere organizar, los elementos del proceso de administración, es decir en Planeación, Organización, Ejecución y Control.. 1. Planeación:. 2. Organización:. 3. Ejecución del Proyecto de Elaboración del Manual de Funciones:. 4. Capacitación e implementación. 5. Control: Mediante verificación y evaluación para mejorar y perfeccionar.. 54.

(55) Fases para la elaboración de nuestro manual de funciones en la empresa SALUD RENAL S.A con sede en la ciudad de Arauca.. Fase I.. Descripción de la empresa. Fase II.. Clasificación de cargos. Fase III.. Recolección de información. Fase IV.. Análisis e interpretación de la información. Fase V.. Construcción y redacción del manual. Fase VI.. Revisión y correcciones. Fase VII.. Entrega del manual definitivo. Fase VIII.. Inducción a los empleados. 55.

(56) RESUMEN PRIMER INFORME Al iniciar con el proyecto de prácticas profesionales titulado DISEÑAR EL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA CONTABLE DE LA EMPRESA SALUD RENAL S.A, se levanta un acta en la cual se especifica el horario de trabajo del practicante, y la fecha límite en la cual se dará cumplimiento a las 16 semanas de prácticas, conforme a lo establecido en el decreto 08 de 2005. Mi periodo de prácticas inicia el día 10 de marzo del año 2014, luego de reunirme con las siguientes personas:. NELSON RIAÑO MARTHA DELGADO BETTY CAPACHO. - Director administrativo - Revisor fiscal - Contador publico. Personas con las cuales se tocaron temas relacionados con el tiempo de las prácticas, y las etapas en las que se desarrollarían las mismas, así: ✓ Etapa 1: Diagnostico (Fundamentación teórica, re-estructuración del organigrama, manual de funciones y la fundamentación de los procesos manejados en el área de contabilidad) Etapa 2: Elaboración del manual de procesos y procedimientos. Etapa 3: Acompañamiento en el diseño de las políticas contables acorde a las NIIF.. Después de realizase el diagnóstico del área contable de la empresa, se procedió a realizar una modificación en el organigrama general, el cual tenía varios inconvenientes al reflejar la estructura organizacional del ente económico. Las figuras 1 y 2 adjuntadas en el informe reflejan estructuralmente los cambios aplicados. Luego de haberse modificado exitosamente el organigrama y contando con la aprobación de la gerencia, se procede a elaborar un mapa de procesos y el manual de funciones del área contable, basándonos en cuatro cargos principales a saber: Revisor fiscal, Director administrativo, Contador público y Auxiliar contable. Todo el proceso anterior se desarrolló conjuntamente con el director administrativo, quien entrego indicaciones específicas para ser plasmadas en el manual, según políticas utilizadas a nivel nacional para la contratación de personal, finalmente se entrega un documento de 9 páginas que contiene descripciones en cuanto: descripción general del cargo, comunicación de información, habilidades, requisitos, horario de trabajo y funciones a desarrollar dentro de la empresa.. 56.

(57) ORGANIGRAMA SALUD RENAL S.A. ANTIGUO. 57.

(58) NUEVO. 58.

(59) MAPA DE PROCESOS SALUD RENAL S.A. 59.

(60) Ejemplo: manual de funciones. 60.

(61) 61.

(62) ETAPA II MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PLANEACION. Para iniciar con el diseño del manual de procesos y procedimientos es necesario tener en cuenta el organigrama de la empresa SALUD RENAL S.A con sede en el municipio de Arauca, el cual nos muestra todas las áreas funcionales de la empresa, las cuales de una u otra forma tienen relación con el departamento de contabilidad. Vamos a tener en cuenta cada área por separado y la información que envía la misma a contabilidad, o a su vez la información que esta recibe del área contable. Lo anterior surge debido a la actividad económica que desarrolla la empresa, la cual deriva la mayor parte de sus ingresos de la facturación de servicios médicos para tratar enfermedades de tipo renal. A continuación representaremos el departamento contable:. AREA DE CONTABILIDAD. CONTADOR. Auxiliar contable. Nuestro manual contiene los nueve procesos más importantes desarrollados por esta área, los cuales son:. 62.

(63) ▪. Conciliación bancaria. ▪. Reembolso de caja menor. ▪. Liquidación de nomina. ▪. Cuentas por pagar. ▪. Manejo de activos fijos. ▪. Facturación. ▪. Estados financieros. ▪. Declaración de renta. ▪. Informes a la Supersalud. Tres de los procesos mencionados anteriormente tienen relación directa con el área contable, por tal razón hemos querido mostrar a través de flujogramas sencillos el procedimiento resumido que nos lleva a establecer una relación directa y continua, esto es para no desenfocarnos de nuestro objetivo principal planteado en el proyecto, que nos refiere dejar un valor agregado en el área que hemos tomado para diseñar nuestro manual:. 1. Reembolso de caja menor. El proceso que se relaciona con el reembolso de caja menor, tiene como responsable al director administrativo, quien es la persona encargada de realizar los desembolsos, además de tener al día todos los soportes que serán llevados a contabilidad para la causación de esos gastos.. Director administrativo. 63.

(64) Pagos por caja menor (80% del fondo). Adjuntar soportes. Causación del reembolso en el área contable. (. 2. cuentas por pagar. Este proceso se origina con los nuevos pedidos de medicamentos hechos a los proveedores, efectuados desde la farmacia, los cuales luego de ser recibidos, pasan las respectivas facturas a contabilidad para que sean verificados los valores totales, descuentos e impuestos causados, para su posterior pago.. Regente de farmacia. Realizar pedido. Se genera una Cuenta por pagar. Se recibe en el área contable. 3. Facturación. El proceso de facturación es uno de los más extensos, debido a que incluye varios procedimientos independientes que en un punto específico se unen para poder cargar a una sola factura todos los diferentes conceptos por servicios que les fueron prestados a los pacientes durante el mes. Aquí incluimos las áreas de: ▪. Nutrición. 64.