de GESTIÓN DE ARCHIVOS

Ministerio Secretaría General de la Presidencia

GUÍA PARA LA ELABORACIÓN

DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

2. direcTrices generales 3. gesTión documenTal

4. ProcedimienTos en archivos locales 4.1. organización documental

4.2. Traspaso de documentos (para aquellas reparticiones que posean un archivo central) 5. ProcedimienTos en archivo adminisTraTivo cenTral del servicio

5.1. consideraciones importantes del proceso de catalogación e instalación 5.2. eliminación y disposición de documentos 5.3. consideraciones para la eliminación de documentos

5.4. consulta y préstamo de documentos 6. siTuaciones esPeciales

6.1. Traslado de oficinas

6.2. cese de funciones del personal

6.3. documentos y/o archivos siniestrados 7. glosario

4 5 7 7 8 9 9 10 11 11 12 12 12 12 13

Comisión de Probidad y Transparencia GUÍA PARA LA ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS

DIRECCIÓN DE BIBLIOTECAS, ARCHIVOS Y MUSEOS

En el marco de la Ley N° 20.285 sobre Acceso a la Información Pública, la Comisión de Probidad y Transparencia, dependiente del Ministerio Secretaría General de la Presidencia, ha elaborado una Guía para la Elaboración de un Manual de Procedimientos de Gestión de Archivos, cuyo objetivo es entregar herramientas para organizar y describir los archivos de documentos de los distintos organismos de la Administración del Estado y facilitarles el cumplimiento de la nueva normativa. El desarrollo de este documento ha contado con el apoyo de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos, DIBAM.

Esta guía detalla los contenidos mínimos con que debe contar un manual de gestión de archivos y la idea es que cada servicio elabore el suyo de acuerdo a su realidad particular. Las herramientas y consideraciones incluidas deben ser entendidas sólo como recomendaciones a los servicios y organismos públicos para la gestión de sus archivos.

TABLA DE CONTENIDOS

1 .

FECHA MOTIVO DE LA REVISIÓN PÁGINA ELABORADA O MODIFICADA REVISIONES DE GUÍA

Nº REVISIÓN

El manejo y proceder respecto a la documentación de una institución contempla entre sus lineamientos básicos, lo siguiente:

» Todos los documentos generados por funcionarios de un servicio público en cumplimiento de sus funciones como tales y los documentos generados por mandato del servicio a personas naturales y jurídicas externas, se consideran parte integrante del patrimonio documental de dicho servicio.

» En el patrimonio documental del servicio están respaldadas sus políticas, responsabilidades legales y administrativas, así como su desarrollo y evolución institucional. En este sentido, todo documento tiene información y, consecuentemente, se hace necesario su control.

» Los documentos de una institución son únicos, en tanto cada trámite es producto de una acción administrativa. El hecho de ser únicos y constituir una fuente primaria de información y prueba jurídica de ello, demanda cuidados especiales de conservación.

» Para hablar efectivamente de archivos, los documentos han de estar organizados y su información accesible para su uso, en instalaciones adecuadas y bajo dirección de un funcionario de la misma repartición, nombrado especialmente para tal cometido, el cual se denomina habitualmente como “encargado de archivos”.

Esta persona puede tener a su cargo un equipo de apoyo en aquellos casos en que el volumen de los documentos generados y administrados por el servicio así lo amerite.

Se debe tener presente que los documentos de carácter personal y/o privados no deben ser conservados en conjunto con los institucionales.

DIRECTRICES GENERALES

2 .

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La gestión documental es el conjunto de acciones asociadas al manejo y proceder respecto de la documentación que genera una institución. Normalmente incluye una primera fase, cuando los documentos están en proceso de tramitación, y una segunda fase, cuando los documentos ya se encuentran tramitados. Las tareas y procedimientos que se realizan en esta segunda fase son, propiamente, gestión de archivos.

La gestión documental se inicia a partir de la generación y/o recepción del documento, y se extiende por todo el ciclo de vida que tiene la documentación.

El ciclo de vida de un documento incluye cinco instancias fundamentales:

» Unidad generadora del documento

» Oficina encargada de la tramitación

» Archivos locales o de oficina

» Archivo administrativo central del servicio

» Archivo histórico

GESTIÓN DOCUMENTAL

3 .

unidades generadoras

(dependencias u oficinas del servicio)

Son las instancias administrativas que generan un documento.

ciclo de vida de un documento

oficina encargada de la tramitación

Es la instancia que valida la recepción y emisión oficial de la documentación de la institución. Entre sus funciones figura el control del flujo documental.

archivos locales o de oficina

Es el conjunto de documentos que se conserva en las oficinas de la institución. Debieran estar integrados sólo por documentos que generan un alto nivel de consultas por parte de los funcionarios que trabajan en la oficina.

Es importante comprender que estos documentos no son archivos personales, es decir, propiedad de él o los funcionarios que trabajan en la oficina correspondiente, sino que pertenecen a la institución y, como tales, deben estar sujetos a la normativa que la institución establezca respecto de su gestión y control.

archivo administrativo central del servicio (para aquellos servicios en que exista)

Es la oficina o unidad que reúne toda la documentación de consulta de nivel medio y bajo. Entre las funciones que habitualmente se les asignan administrativamente se encuentra el participar en la clasificación, valoración y selección de la documentación, así como realizar su catalogación, instalación, conservación, envío al archivo histórico y atención de su consulta, entre otras.

archivo histórico

Conserva para la posteridad los documentos cuya información resulta esencial para la investigación histórica. En el caso de la documentación de los servicios y órganos de la administración del Estado, el Archivo Nacional, por regla general, es el depositario final de estos documentos.

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Los archivos locales de una institución, en tanto centros productores de información primaria, son la base de una eficiente gestión documental. Consecuentemente se hace necesario unificar los procedimientos de común aplicación, para lo cual se recomiendan las siguientes prácticas:

4.1. Organización documental

Es recomendable que en los diversos órganos y servicios se designe a un funcionario encargado de la gestión de archivos,

tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de la estructura de un todo.

En el caso de la clasificación documental, ésta debe responder en primera instancia al organigrama institucional, y en segunda, al tipo de documento (serie documental), trátese de oficios, memorandos, egresos, entre otros.

» ordenación:

Ordenar es el segundo procedimiento que debe aplicarse a los documentos. Es la acción de reunir los documentos de una serie documental, relacionándolos unos con otros, de acuerdo a una

PROCEDIMIENTOS

EN ARCHIVOS LOCALES

4 .

4.2. Traspaso de documentos

(para aquellas reparticiones que posean un archivo central)

Para el caso de aquellos organismos que dispongan de un archivo central distinto del archivo local¹, se sugiere que periódicamente los archivos locales remitan su documentación a dicho archivo administrativo central del servicio. La periodicidad del traspaso variará según el nivel de consulta que tienen los documentos, definiéndose el correspondiente cronograma. Para aquellas reparticiones que no tengan definido un procedimiento al respecto, se recomienda seguir las siguientes pautas generales:

» Documentación administrativa y contable, se remite al comienzo del segundo año calendario de haber sido generada.

Por ejemplo, la correspondencia enviada del año 2006 se traspasa a comienzos del año 2008; la del 2007, a comienzos del año 2009.

» Documentación técnica², se remite a partir del segundo año calendario de haber finalizado la ejecución de los proyectos. En estos casos, la documentación que forma parte del expediente de un proyecto debe ser mantenida en el archivo local, bajo el resguardo y control del funcionario a cargo, hasta que el proyecto esté finalizado. Sólo entonces, es traspasable al archivo administrativo central del servicio.

Una vez traspasado el documento al archivo administrativo central es de responsabilidad de este último la conservación y la disponibilidad para su consulta.

Por lo anterior, y con el objetivo de tener un adecuado control de los traspasos de documentación, se recomienda que el archivo administrativo central disponga de una Ficha de Traspaso, donde

se especifique la unidad y el funcionario que está haciendo dicha tarea, el inventario de los documentos que están siendo remitidos (serie documental y período), la fecha del traspaso y el funcionario responsable del archivo administrativo central que recibe la documentación.

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Para el caso que el servicio u organismo cuente con un archivo administrativo central, le corresponde a dicha unidad:

» Recibir periódicamente documentación proveniente de los archivos locales.

» Realizar su catalogación, identificación e instalación física en el depósito del archivo.

» Mantener la documentación y el depósito de archivo en buen estado.

» Satisfacer las consultas de información que las unidades realicen.

administrativo central, sin perjuicio de las políticas internas de cada organismo o servicio.

5.1. Consideraciones importantes del proceso de catalogación e instalación

Al traspasar la documentación desde los archivos locales al archivo administrativo central del servicio, es importante considerar las

PROCEDIMIENTOS EN ARCHIVO

ADMINISTRATIVO CENTRAL DEL SERVICIO

5 .

» Retiro de elementos corrosivos como clips, apretadores metálicos y otros.

» La eventual eliminación de duplicados (siempre que esté el original).

» Verificar que la documentación se encuentre completa, incluyendo los antecedentes.

» Descripción del contenido de los documentos en una base de datos.

» Instalación de la documentación en archivadores en buen estado o, idealmente, en carpetas.

» Proceder al empaste de las series documentales que deberán ser enviadas al Archivo Nacional.

» Identificación de empastes, carpetas y archivadores.

» Almacenamiento de la documentación en cajas (excepto empastes), e identificación.

5.2. Eliminación y disposición de documentos

La eliminación de documentos es el procedimiento mediante el cual se determina y ejecuta la destrucción física de la documentación de un archivo, un proceso que sólo puede llevarse a cabo tras el correspondiente análisis de las características históricas, administrativas, jurídicas, fiscales e informativas de la documentación, y dejando un registro del material eliminado⁵. Las principales disposiciones legales e indicaciones asociadas al proceso de eliminación de documentos están contenidas en el Oficio Circular N° 28.704 (1981)⁶ de la Contraloría General de la República. Dicha norma señala que la autorización para eliminar documentos de los órganos de la Administración del Estado debe darla, por regla general, el Presidente de la República, en su calidad de Jefe de Estado, y en el caso de los órganos que gozan de autonomía administrativa, procede que dicha autorización la confiera la respectiva Jefatura Superior, dictándose para ello

la correspondiente resolución⁷. Lo anterior, sin perjuicio de las modalidades especiales contempladas en la ley⁸.

a. Se distingue en dicha Circular aquella documentación no oficial que ha perdido las condiciones que la hacían útil o aprovechable por el servicio respectivo (Párrafos II N°3 y V), a la cual se le aplica las prescripciones del Decreto N°577, de 11 de octubre 1978, del ex Ministerio de Tierras y Colonización (hoy Ministerio de Bienes Nacionales).

El mencionado Decreto señala en sus artículos 30, 31 y 32 que el material de desecho como el papel, cartulina, cartón, tarjetas perforadas, celuloide y cualquier otro elemento en desuso o no aprovechable, será enajenado por el Ministerio citado, en representación del Fisco, mediante subasta pública o privada, fijando al efecto las modalidades o condiciones más favorables.

En caso calificado, la Seremi respectiva podrá autorizar la venta directa del material de desecho, o bien su destrucción o incineración.

Ante cualquier duda, corresponde a dicho Ministerio determinar si el material reúne las condiciones antes mencionadas.

En este punto cabe recordar que el artículo 13 del Decreto Ley N° 2.341, del 7 de octubre de 1978, autorizó a los Servicios de la Administración Pública para enajenar directamente el papel de desecho y archivos en desuso, señalando que el producto de tales enajenaciones tendrá el carácter de ingresos propios del servicio respectivo⁹.

b. En cuanto a la documentación oficial de los órganos o servicios públicos, y de conformidad a lo dispuesto en el artículo 14 del Decreto con Fuerza de Ley N°5.200, debe ingresar al Archivo Nacional cuando haya cumplido 5 años de antigüedad, no procediendo su destrucción o disposición.

5 Circular N° 051 de 2009 de la Dirección de Bibliotecas, Archivos y Museos.

6 Ver link: http://www.dibam.cl/archivo_nacional/pdf/circular_28704.pdf 7 Dictamen N°15.231/96 C.G.R

8 Ejemplo de ello es el artículo 6 del DL N°2859/79, Ley Orgánica de Gendarmería de Chile, que autoriza al Director Nacional para tal fin (aplica Dictamen N°1908/92 C.G.R.) y el artículo 17 del DFL N°830/80, Ley Orgánica

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c. En cuanto a los documentos de la deuda pública, libros, documentos y cuentas aprobadas, documentos tributarios, previsionales y situaciones especiales, las normas que rigen en este caso están contenidas en los artículos 14, 21 y 42 de la Ley N° 10.336 Orgánica de la Contraloría General de la República, artículos 17 y 97 del Código Tributario, artículos 3 y 26 de la Ley N° 16.395, entre otros.

d. Sin perjuicio de las normas anteriores, la Contraloría General de la República sugiere, en su Oficio Circular N°28.704, algunas directrices sobre la documentación relativa al personal, documentos del área operacional, documentos representativos de obligaciones pendientes, documentos de fiscalía, entre otros.

5.3. Consideraciones para la eliminación de documentos

Para la eliminación de documentos, se recomienda considerar los siguientes aspectos:

1. Definir un cronograma de eliminación con cada una de las unidades que forman parte del servicio.

2. Según el cronograma, realizar un proceso de consulta y valoración de los documentos con las áreas involucradas en su generación, teniendo en cuenta la normativa legal y criterios institucionales, dependiendo del tema y la importancia que la documentación puede haber adquirido con el transcurso del tiempo.

3. Realizar un inventario de los documentos que serán

5. Tramitar una resolución que apruebe la eliminación, la que debe estar acompañada por el inventario de la documentación seleccionada para eliminar y el acta de eliminación correspondiente.

6. El jefe del servicio debe firmar la resolución.

7. Proceder a la eliminación física de la documentación mediante un mecanismo que garantice su total destrucción.

8. Hacer un acta que deje constancia de la eliminación. Se recomienda incluir material visual (video/fotografía).

5.4. Consulta y préstamo de documentos

El encargado del archivo administrativo central del servicio, para efectos de respaldo y control de cualquier consulta y/o préstamo de documentos, debe llevar un Registro de Consulta y/o Préstamo.

Cualquier usuario que realice una consulta debe completar este registro en forma obligatoria.

Como mínimo, este formulario debe indicar el documento que se está solicitando, quién lo solicita, fecha de la solicitud y fecha de devolución. Una recomendación ineludible es que ningún documento original salga del depósito del Archivo. En caso contrario, es aconsejable que la solicitud sea firmada por quien retira el documento.

6.1. Traslado de oficinas

Ante la eventualidad del traslado de las dependencias del servicio a otras instalaciones, o ante procesos de remodelación y reacondicionamiento de oficinas, es necesario proceder al traslado y/o almacenamiento provisorio de la documentación, de manera secuencial a la numeración de las unidades documentales, con el propósito de mantener la organización de la documentación y evitar pérdidas.

En el caso de la documentación instalada en cajas de archivo, ésta se debe mantener almacenada, lo mismo que su orden secuencial.

En estos casos, se sugiere la confección de un inventario de las unidades documentales existentes y su revisión, una vez instaladas en las nuevas dependencias.

6.2. Cese de funciones del personal

Ante el cese de funciones de un funcionario del Servicio, se debe

confeccionar un acta de entrega o de traspaso de la documentación asociada a la gestión del funcionario que se retira.

En los casos de documentación correspondiente a procesos cerrados y que cumpla con las condiciones para su incorporación al archivo, se debe proceder a su procesamiento para su traspaso correspondiente.

6.3. Documentos y/o archivos siniestrados

Respecto a los documentos y/o archivos que por diversos imprevistos, tales como inundaciones, anegamientos, incendios, terremotos, entre otros, queden inutilizados, se deberá proceder a su disposición a través de los mecanismos correspondientes, por tratarse de material de desecho y a fin de evitar su mal uso y otros eventuales efectos nocivos para la salud.

Sobre el particular, la misma Contraloría General de la República¹⁰ ha señalado que tales circunstancias son imprevistos imposibles de resistir y constituyen un caso fortuito o fuerza mayor, regulado en el Código Civil.

SITUACIONES ESPECIALES

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archivo

Conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos en el ejercicio de sus funciones por las personas naturales o jurídicas, sean esta públicas o privadas.

Dependiendo de su valoración o consulta, los archivos pueden ser de tres tipos:

» Archivos locales (archivo de oficina): con documentación de consulta diaria o frecuente.

» Archivo Intermedio (archivo administrativo central): con documentación de consulta media o baja.

» Archivo Histórico: con documentación de interés para la

conservación de documentos

Conjunto de medidas y procedimientos destinados a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas en los documentos, y por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

documentos¹¹

Todo escrito, correspondencia, memorándum, plano, mapa, dibujo, diagrama, documento gráfico, fotografía, microforma, grabación sonora, video, dispositivo susceptible de ser leído mediante la utilización de sistemas mecánicos electrónicos o computacionales y, en general, todo soporte material que contenga información,

GLOSARIO

7 .

documentos no oficiales

Que no cumplen con los requisitos de los documentos oficiales¹³. Fondo documental

Conjunto de documentos de cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades de ese productor.

organización

Proceso mediante el cual se debe estructurar internamente el material de un archivo o fondo documental, para lo cual se debe clasificar y ordenar la documentación.

serie documental

Conjunto de documentos específicamente organizados que se mantienen y usan juntos, como un sistema, en el organismo generador. Por ejemplo, la serie “Expedientes de personal”.

soporte

Elemento físico en el que se contiene o soporta la información registrada, por ejemplo, papel, cintas magnéticas, disco compacto y otros.

Traspaso de documentación

Corresponde al traslado, desde una dependencia a otra, e incluso a una instancia externa, de un cierto cúmulo de documentos, respecto de los cuales el servicio mantiene su dominio y tutela.

valoración documental

Conjunto de acciones tendientes a calificar intelectual y técnicamente las cualidades, servicios y contenidos de la información de las unidades documentales.

valores de la documentación

Conjunto de atributos que poseen los contenidos y formalidades de los documentos. Estos valores pueden ser:

1. Primarios o inmediatos: Administrativo, Legal, Contable, Fiscal.

2. Secundarios o permanentes: Informativos e Históricos.