Dirección Corporativa de Administración

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Petróleos Mexicanos

Dirección Corporativa de Administración

Noviembre. 2000

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DIRECCION CORPORATIVA DE ADMINISTRACION

PEMEX

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LlNEAMIENTOS

HOJA DE AUTORIZACION

DEPENDENCIA RESPONSABLE: Dirección Corporativa de Administración

NOMBRE DE LA DISPOSICION: Lineamientos para la operación del Control de Fichas de Identificación Unica a través del Sistema de Servicios de Información Operativa en Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

Noviembre de 2000 FECHA

/1 r LIC. FERNANDO L. OLlMON MERAZ l;~3erente Corporativo de Recursos Humanos

ME

~ JULIO PIN TER GONZALEZ

~ Subdirector Corporativo de Relaciones

AUT

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LIC. CARLOS JUARISTI SEPTIEN Director Corporativo de Administración

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DIRECCION C:OR~PORA TIV A DE. ADMINISTRACION

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LINI:AIMIENTOS

INDICE

1. INTRODUCCION 4

2. OBJETIVO 7

3. BENEFICIOS ₉

4. LINEAMIENTOS 11

5.- GLOSARIO DE TERMINaS 14

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LI N E~Ar~1 ENTOS

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INTRODUCCIOI'J

El sistema y los procedimientos actuales para el control de asignación de fichas de identificación única a los trabajadores de Petróleos Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios están integrados en un alto porcentaje por procedimientos manuales.

Estos procedimientos generan errores tales como la asignación de una misma ficha de identificación única a dos o más trabajadores o la asignación de varias fichas a un mismo trabajador, y en consecuencia, pérdida en el corltrol de la historia laboral de los trabajadores.

El proceso descrito presentaba un área de oportunidad de mejora importante, por lo que se tomó la decisión de desarrollar un módulo de control de fichas de identificación única dentro del sistema de Servicios de Información Operativa (SIO), que resolviera los problemas de control que los procedimientos manuales presentan.

Se cuenta con una base de datos central administrada por la Unidad de Recursos Informáticos conteniendo las fichas de identificación única asignadas a los trabajadores. La Gerencia Corporativa de Recursos Humanos emite los lotes de fichas de identificación única que corresponderán a los nuevos trabajadores de Petróleos Mexicanos, a solicitud de las Gerencias de Recursos Humanos de los Organismos Subsidiarios. Estas tienen la obligación de reportar los lotes de fichas confirmando los datos de los trabajadores a quienes se les destinaron.

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LINI:AIMIENTOS

INTRODUCCION.

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Las características más relevantes del sistema son: (1) una base de datos central con información de las fichas de identificación única, los datos de los trabajadores a quienes fueron asignadas y los datos sobre su relación con la empresa; (2) la asignación será operada y administrada por las Gerencias de Recursos Humanos y por los departamentos de recursos humanos del Corporativo y de los Organismos Subsidiarios, (3) E~I ~Iroceso de asignación de fichas de identificación úrlica se realizará (jirectamente en el sistema el cual contará con la j:acilidad para supervisar el proceso de asignación de fichas. (4) el sistema contará c:on los procesos de validación internos que asegurarán que su operación se cumpla con las premisas de veracidad y oportunidad requeridas; (5) la Subdirección de Relaciones Laborales podrál otorgar las autorizaciones correspondientes a través del sistema con mucha agilidad.

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LINI:AMIENTOS

QIBJETIVO

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2. OBJETIVO.

Regular y sistematizar la asigni3ción de fichas de identificación única a los trabajadores de PetrólE~os Mexicanos y sus Organismos Subsidiarios a través del Módulo de Control de Fichas de Identificación Unica del Sistema de Servicios de Información Operativa.

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LI N EAM lENTOS

3. BENEFICIOS.

de y -Contar con un proceso automatizado de control de fichas identificación única de trabajadores de Petróleos Mexicanos Organismos Subsidiarios.

-Evitar la asignación de una misma ficha de identificación única a más de un trabajador, así como la asignación de más de una ficha de identificación a un trabajador.

-Establecer un mecanismo único para asignación, reactivación y cancelación de fichas de identificación única a trabajadores de Petróleos Mexicanos y Organismos Subsidiarios.

-Garantizar la detección y corrección de errores relacionados con la ficha de identificación única generados desde el proceso de contratación.

-Simplificar los procesos de control de fichas de identificación única.

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LINEAMIENTOS

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LINEAMIENTOS.

-La Gerencia Corporativa de Recursos Humanos administrará el proceso de control de fichas de identificación única en el Corporativo y en los Organismos Subsidiarios a través del Sistema de Servicios de Información

Operativa.

-Las Gerencias de Recursos Humanos de los Organismos Subsidiarios operarán la asignación de fichas de identificación única a través del Módulo de Control de Fichas de Identificación Unica del Sistema de Servicios de Información Operativa así como los departamentos de personal o de recursos humanos en los centros de trabajo de su jurisdicción.

-Las Gerencias de Recursos Humanos de los Organismos Subsidiarios y la Unidad de Administración de Recursos Humanos estarán facultadas para emitir reportes a partir de la información contenida en el sistema, con el propósito de supervisar y auditar la asignación de fichas de identificación única en los centros de trabajo.

-La información de contratación de trabajadores se vinculará a través de una interfase con el Módulo de Control de Fichas de Identificación única, al detectarse diferencias en este proceso, el sistema, emitirá automáticamente un reporte a las áreas de origen, con lo cual, estas estarán obligadas a realizar las correcciones correspondientes desde la contratación.

-Los números de ficha de identificación única correspondientes a los trabajadores no podrán utilizarse para nuevas asignaciones, en casos de liquidación de personal de planta o del tiempo de servicios prestados por trabajadores transitorios, ni serán asignadas al mismo trabajador en el caso que fuera nuevamente contratado.

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4. LINEAMIENTOS.

-Las áreas de servicios al personal de los Organismos Subsidiarios y del Corporativo, serán las responsables de cancelar las fichas de identificación única de los trabajadores de planta liquidados o de los transitorios con indemnización por tiempo de servicios prestados.

-El Módulo de Control de Fichas de Identificación Unica considerará como trabajador inactivo al trabajador que no haya registrado movimientos en los últimos dos años.

-Los jubilados conservarán la misma ficha de identificación única que se les asignó cuando ingresaron a la Institución, hasta que termine la obligación del pago de las pensiones Post-Mortem a sus beneficiarios, solo hasta este momento se dará de baja en el sistema quedando inactiva y no volverá a utilizarse para otra persona.

-La Gerencia Corporativa de Recursos Humanos resolverá todos los casos operativos que no estén contemplados en estos lineamientos.

-La Subdirección Corporativa de Relaciones Laborales será la única facultada para autorizar los casos de reactivación y reasignación de fichas de identificación única, previa solicitud de las Gerencias de Recursos Humanos de los Organismos Subsidiarios y del Corporativo.

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LINEAMIENTOS

5. GLOSARIO DE TERMINaS.

Actualización de vigencia.- Alimentación diaria a los Sistemas de Recursos Humanos de los Organismos Subsidiarios y del Corporativo, con base en el período de contratación del trabajador, para mantener vigente los efectos de la ficha de identificación única.

Cancelación de ficha de Identificación única.- Anulación de la ficha de identificación única del empleado, en el Módulo de Control de Fichas de Identificación.

Control de fichas de identificación única.- Sistema automatizado que controla la asignación de los números de identificación única de los empleados.

Corrección de inconsistencias.- Modificación y actualización que se tendrá que hacer a los registros del sistema de fichas en una etapa de estabilización la cual tendrá un tiempo perentorio.

Ficha de identificación única.- Número de control que se proporciona al personal de la industria, para su identificación en los sistemas y controles institucionales.

Ficha de identificación única duplicada.- Mismo número de identificación que tienen dos trabajadores, ya sea dentro del mismo Centro de Trabajo u Organismo Subsidiario o entre otros distintos.

Ficha de identificación única inactiva.- Número de identificación que no se encuentra vigente en el sistema de control de fichas.

Reactivación de ficha de identificación única.- Volver a dejar disponible la ficha de identificación única para la posible contratación del empleado

Reasignación de ficha de identificación única.- Entregar una nueva ficha de identificación al trabajador.

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