MANUAL DE USUARIO. Timbrado de los CFDI s de Nómina. Coordinación de Nóminas

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Timbrado de los CFDI´s de Nómina

Coordinación de Nóminas

Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración

Dirección General de Recursos Humanos

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Última Actualización: 07/29/15 1:19 PM

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Índice

Temas

Página

1. Objetivo………...

3

2. Acceso al sistema……….

4

3. Validación Previa………..

7

4. Proceso Timbrado de Nómina por Sistema .………

8

5. Proceso de Timbrado Manual de los Recibos de Nómina…………

20

5.1. Descripción del archivo a utilizar ……….……....

21

5.2. Ingresar al portal para la administración de factura electrónica y

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1. Objetivo

Dar cumplimiento con la obligación fiscal de emitir los recibos de nómina como comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI’s), para esto, es importante que dentro de la organización se implementen controles internos de funcionamiento, con la finalidad de mantener la consistencia entre la información generada por el sistema de nómina y la emisión de los CFDI’s.

Como parte del control interno que se debe implementar, es necesario llevar a cabo la revisión de los CFDI´s en dos vertientes, la primera es validar que los importes que se tienen en la nómina sean los mismos que los que se van a timbrar. La segunda es validar que todos los recibos de nómina estén timbrados en su totalidad.

Para facilitar el cumplimiento de tus obligaciones fiscales, la Dirección General de Recursos Humanos adscrita a la Secretaría de Finanzas, Inversión y Administración pone a tu disposición el siguiente Manual para el Timbrado de los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet.

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2. Acceso al sistema

Para tener acceso al Sistema de Nómina en la Plataforma Estatal de Información (PEI) es necesario:

Tener un nombre de usuario. Este será creado por la Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones (DGTIT) de la Secretaria de Finanzas, Inversión y Administración, generalmente estará formado de la primera letra de su nombre y su apellido. Una clave de acceso inicial, igualmente proporcionada por la DGTIT y una clave de acceso propia.

Para acceder al sistema de nómina, deberá dar doble clic en el ícono , que se encontrará en el escritorio de su PC. Después de iniciar el sistema, la primera pantalla que verá será la siguiente:

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A continuación, en esta pantalla se selección a la opción de PRODUCTIVO que se encuentra en la pestaña de sistemas de esta imagen y dar clic en Acceder.

Una vez realizado lo anterior el sistema mostrará la siguiente pantalla donde se debe ingresar el usuario y contraseña para poder acceder al sistema de nómina.

Lo primero que se debe verificar al ingresar al Sistema, es que el campo Mandante contenga el dato 400, que es el ambiente en que se opera la Plataforma Estatal de Información (PEI).

En el campo de Usuarios, es necesario escribir el nombre de usuario que previamente fue asignado por la Dirección General de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones.

En seguida, en el campo de Clave de Acceso debe escribir la contraseña personal para poder acceder al sistema. Después de haber ingresado aparecerá la siguiente pantalla.

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3. Validación Previa

Este proceso deberá llevarlo a cabo previo a la contabilización de la nómina, con la finalidad de que en caso de que exista inconsistencias se puedan corregir antes de que continuar con la contabilización de la nómina.

Es importante recordar que como parte del requerimiento del SAT, se tiene que clasificar el origen del recurso con el que se está pagando el sueldo de los empleados. En la Plataforma Estatal de Información (PEI) se identifican con los cc_nóminas: 4740 - Recurso Propio, 4741 - Recurso

Federal y 4742 - Recurso Mixto. De acuerdo con lo establecido en el siguiente link

http://www.sat.gob.mx/informacion_fiscal/factura_electronica/Documents/Complementoscfdi/catalo goscomplementonomina.pdf

Para esta revisión, es necesario consultar el Manual de usuario Revisión CFDI’s de Nómina que se encuentra a su disposición en el link http://portalrh.guanajuato.gob.mx.

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4. Proceso Timbrado de Nómina por Sistema

Ingresar a la Transacción ZHRPYCFDI002.

Para acceder a esta transacción la cual se conoce como “Timbrado”, deberá ubicarse en el campo

de comandos, ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, , como se muestra en la

siguiente imagen y dar clic en el botón para acceder a la transacción.

El sistema de manera automática mostrará la siguiente pantalla, dar clic al botón y el sistema le mostrará la siguiente pantalla.

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En esta pantalla, deberá llenar y/o completar los campos de acuerdo a la información que corresponda:

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Campo

Observación

Área de Nómina Ingresar el área de nómina que le corresponda al organismo. Otro periodo

Ingresar el periodo de nómina que desee analizar. Se debe seleccionar esta opción para que se consideren los

comprobantes del periodo que se va a seleccionar.

Área de Nómina Ingresar el área de nómina que le corresponda al organismo. Excluir xml, con total en 0 y

negativos Este campo debe estar activo.

Para el timbrado de nóminas especiales deberá considerar la información correspondiente del siguiente apartado:

Campo

Contenido

Observación

Motivo de nómina especial AG01, ZLIQ, ZNN, ZADE

Ingresar el motivo de nómina especial que corresponda.

Tipo de nómina A

Este campo se usa para identificar la nómina que corresponde a pagos adicionales o absentismos.

Identificador de nómina 0,1, 2, 3

Es un consecutivo que se determina de acuerdo a los pagos. Este campo lo estable la DGRH.

Fecha de pago La fecha con la que se realizó el pago.

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La siguiente imagen muestra los empleados que no generan datos de Nómina del periodo a timbrar, la cual se sugiere bajar la información correspondiente a Mensajes referidos a personas en formato de Excel.

Una vez que la información de empleados erróneos se transfirió a un archivo de Excel, regresar al sistema para seleccionar y dar doble clic en la opción Fichero XML, y a continuación se mostrará la siguiente pantalla.

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Una vez que el sistema generó la información, se sugiere transferirla a Excel, seleccionando del menú la opción exportar

,

con lo cual aparece un menú contextual, en el que deberá seleccionar la opción Hoja de cálculo, como se muestra en la siguiente pantalla.

Seleccione la opción Selec. de formatos disponibles (todos), en la lista desplegable elija Excel

(antes en formato XXL) como se muestra en la siguiente pantalla.

Dar clic en el botón , para Continuar con el proceso.

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El sistema mostrara el siguiente recuadro, dar clic en el botón , para continuar con el proceso.

En la siguiente pantalla seleccionar la opción Tabla y dar clic al botón para continuar.

El sistema le mostrara un recuadro en el cual deberá seleccionar la opción Microsoft Excel, y dar clic al botón para enviar la información a Excel.

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Una vez que se ha generado la información a timbrar, se tiene que marcar todas las filas para lo cual se dará un clic al botón , una vez realizada esta acción se deberá dar un clic en el botón

, para que el sistema genere los archivos en el servidor, como se muestra en la siguiente imagen.

Cuando el sistema termine de grabar la información y envié el mensaje de que ha sido generado, dar doble clic en el icono back , para continuar con el proceso.

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En la siguiente pantalla se presenta la información que se ha generado, se tienen que llenar los campos Año/Periodo, Área de Nómina y el campo Sociedad, una vez que completo los campos dar clic en el botón para continuar con el proceso.

Esta pantalla muestra la información que se ha generado, seleccionar todos los registros con el botón y dar clic en el icono de sellar

.

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En la parte superior derecha de la pantalla se encuentra el campo de Registros, este campo nos muestra el total de comprobantes que se timbraran, por lo que se debe verificar en cada actividad que se realice para que verificar que se están procesando el total de los registros.

Una vez que dio clic en el botón sellar

,

el sistema le mostrara un recuadro donde le indica que Se dispone a liberar a sellado los registros seleccionados, esta acción no se

puede deshacer, dar clic en el botón para continuar con el proceso.

En esta pantalla, en el campo de Estatus deberá cambiar a Sellado y dar clic continuamente en el botón para que el sistema le indique el total de registros que se han sellado y que se deben timbrar.

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Una vez que el sistema termino de sellar la información, deberá seleccionar nuevamente todos los registros con el ícono y dar clic al botón

,

el sistema le mostrara un recuadro donde le indica que Se dispone a liberar a timbrado los registros seleccionados, esta acción

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Para continuar con el proceso de timbrado, en esta pantalla seleccionar en el campo de Estatus la Timbrado y dar clic continuamente en el botón refrescar listado

,

hasta que la columna Estatus cambien a Timbrado. El sistema deberá indicar el total de registros, por lo que se tiene que validar que se hayan timbrado el total de registros que estamos procesando..

Una vez que el sistema finalizo el proceso de Timbrado, es importante validar el total de empleados timbrados y el estatus de Timbrado.

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5. Proceso de Timbrado Manual de los Recibos de Nómina.

Derivado del análisis de los errores encontrados en el proceso automático operado en la Plataforma Estatal de Información (PEI), en algunos casos no es posible procesarlos en la PEI, por lo que el timbrado tendrá que realizarse manualmente.

Este proceso se lleva a cabo cuando se presenta alguno de los siguientes supuestos:

- Existen diferencias en el importe neto, total percepciones, total deducciones o ISR reflejado en el recibo, respecto a lo que se represente en el XML del sistema.

- El importe neto que se tiene en el XML tiene un importe negativo, es decir, el importe total de las deducciones es mayor a las percepciones.

- Cuando un empleado tiene percepciones y/o deducciones de 2 sociedades en el mismo periodo de nómina.

En los supuestos anteriores se procede a realizar el timbrado del recibo de nómina a través de la plataforma desarrollada por la Dirección General de Tecnologías de la Información y Telecomunicaciones. Para ello, se utiliza como base una plantilla en formato de Excel, como se muestra a continuación: Anexo 1 –Plantilla CFDI Manuales.

En esta plantilla se detalla cada concepto que el empleado tenga en el periodo de nómina a timbrar, es decir, se debe tener la misma cantidad de renglones como conceptos de percepciones y deducciones se tengan en dicho periodo. Además, siempre se debe indicar el origen del

recurso, por lo que se tiene que agregar un renglón o renglones, como percepción con la clave

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Notas importantes a considerar

- NO se deben cambiar los títulos de las columnas, quitar o adicionar columnas, sólo se

pueden agregar renglones, sin embargo estos deben quedar dentro de la tabla y no debajo de ella. Por lo que una vez que se tengan los XML a timbrar, se debe verificar que no se tengan renglones vacíos dentro de la tabla.

- Elaborar un archivo por cada periodo y/o área de nómina a timbrar. - Verificar que los importes estén limitados a 2 decimales.

- Pegar valores, en el caso de haber usado alguna fórmula.

5.1. Llenado de la plantilla de Información.

El archivo (plantilla) consta de 70 columnas de la “A” a la “BR”. Para el llenado de la información, de la columna “A” a la “BC”, se repite la misma información en todos los renglones (percepciones deducciones, incapacidades y tiempo extra). A partir de la columna BD se detalla el pago que se va a timbrar. En caso de que no se tengan incapacidades ni tiempo extra, se deben eliminar estos renglones. La plantilla se divide en colores, los cuales indican las secciones del XML, como se muestra a continuación:

Cantidad de renglones de acuerdo a las percepciones. Concepto de Percepción con origen de recurso. Cantidad de renglones de acuerdo a las deducciones.

Renglón informativo de Incapacidades.

Renglones informativos del Tiempo Extra.

En la siguiente tabla se detalla por columna el concepto cada una, así como, la obligatoriedad del campo, indicando la información que se tiene que registrar, es decir, si es un campo fijo o variable.

COLUMNA CONCEPTO OBLIGATORIO FIJO/VARIABLE CARACTERISTICA O IMPORTE A

INDICAR

A LugarExpedicion SI FIJO Municipio y Estado

B certificado NO FIJO Dejar en blanco

C descuento SI VARIABLE Importe total de las deducciones

sin considerar el impuesto retenido

D fecha SI VARIABLE Año, mes y día del timbrado

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COLUMNA CONCEPTO OBLIGATORIO FIJO/VARIABLE CARACTERISTICA O IMPORTE A

INDICAR

E folio SI VARIABLE

13 dígitos compuestos por el

número de empleado (8 dígitos) y la secuencia del resultado de nómina (5 dígitos, que se consultan en la transacción PC_PAYRESULT, en la

última columna)

Ejemplo: 00000001000468.

En el caso de que el Ente no opere el SINIP, puede generar este folio de acuerdo a la información que le genere sus sistema.

F formaDePago SI FIJO "Pago en una sola exhibicion"

G metodoDePago SI FIJO "Transferencias" o "Cheque de

nómina"

H motivoDescuento SI FIJO "Deducciones nomina"

I noCertificado NO FIJO Dejar en blanco

J sello SI VARIABLE

SOCIEDAD|ÁREA DE

NÓMINA|EJERCICIO|Espacio en blanco|Periodo

Ejemplo: GEG|ZF|2015| |10

En las nóminas especiales se

indica el periodo al que

corresponda de acuerdo a la fecha de pago

K subTotal SI VARIABLE Importe total de las percepciones

L tipoDeComprobante SI FIJO "egreso"

M total SI VARIABLE Importe neto que se le paga al

empleado

N version SI FIJO "3.2"

O Nombre-Emisor SI FIJO

Razon social de la Entidad, como

aparece en la cédula de

identificación fiscal

P RFC-Emisor SI FIJO RFC de la Entidad, como aparece

en la cédula de identificación fiscal

Q Calle-Emisor SI FIJO

Nombre de la calle donde se dio de alta la Entidad, como aparece en la cédula de identificación fiscal

R CodigoPostal-Emisor SI FIJO Código postal que aparece en la

cédula de identificación fiscal

S Colonia-Emisor SI FIJO Colonia que aparece en la cédula

de identificación fiscal

T Estado-Emisor SI FIJO

Entidad federativa donde se dio de alta, como aparece en la cédula de identificación fiscal

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Última Actualización: 07/29/15 1:19 PM

Actualizado por: Evelina Cabrera

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COLUMNA CONCEPTO OBLIGATORIO FIJO/VARIABLE CARACTERISTICA O IMPORTE A

INDICAR

U Localidad-Emisor SI FIJO Localidad como aparece en la

cédula de identificación fiscal

V Municipio-Emisor SI FIJO Municipio que aparece en la cédula

de identificación fiscal

W noExterior-Emisor SI FIJO Número exterior que aparece en la

cédula de identificación fiscal

X noInterior-Emisor SI FIJO Número interior que aparece en la

cédula de identificación fiscal

Y PaÍs-Emisor SI FIJO "Mexico"

Z Regimen-Emisor SI FIJO Regímen que aparece en la cédula

de identificación fiscal

AA Nombre-Receptor SI VARIABLE Nombre completo del empleado

AB RFC-Receptor SI VARIABLE RFC del empleado

AC Calle-Receptor NO VARIABLE Dato opcional de la dirección del

empleado

AD CodigoPostal-Receptor NO VARIABLE Dato opcional de la dirección del

empleado

AE Colonia-Receptor NO VARIABLE Dato opcional de la dirección del

empleado

AF Estado-Receptor NO VARIABLE Dato opcional de la dirección del

empleado

AG Localidad-Receptor NO VARIABLE Dato opcional de la dirección del

empleado

AH Municipio-Receptor NO VARIABLE Dato opcional de la dirección del

empleado

AI noExterior-Receptor NO VARIABLE Dato opcional de la dirección del

empleado

AJ noInterior-Receptor NO VARIABLE Dato opcional de la dirección del

empleado

AK País-Receptor SI FIJO "MEXICO"

AL cantidad-Concepto SI FIJO "1"

AM descripcion-Concepto SI VARIABLE "Pago de nomina", "Liquidación"

AN importe-Concepto SI VARIABLE Importe total de las percepciones

AO unidad-Concepto SI FIJO "Servicio"

AP valorUnitario-Concepto SI VARIABLE Importe total de las percepciones

AQ

totalImpuestosRetenidos-Impuestos SI VARIABLE Importe retenido de impuesto

AR importe-Retencion SI VARIABLE Importe retenido de impuesto

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Última Actualización: 07/29/15 1:19 PM

Actualizado por: Evelina Cabrera

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COLUMNA CONCEPTO OBLIGATORIO FIJO/VARIABLE CARACTERISTICA O IMPORTE A

INDICAR

AT CURP-Nomina SI VARIABLE CURP de empleado

AU FechaFinalPago-Nomina SI VARIABLE Fecha final del periodo en el formato

31/05/2015

AV FechaInicialPago-Nomina SI VARIABLE Fecha inicial del periodo en el

formato 16/05/2015

AW FechaPago-Nomina SI VARIABLE Fecha de pago del periodo en el

formato 30/05/2015

AX NumDiasPagados-Nomina SI VARIABLE Cantidad de días pagados al

empleado

AY NumEmpleado-Nomina SI VARIABLE Número de empleado con el que se

identifica en el sistema

Z PeriodicidadPago-Nomina SI FIJO "cada medio mes"

BA RegistroPatronal-Nomina SI FIJO RFC de la Entidad, como aparece en

la cédula de identificación fiscal

BB TipoRegimen-Nomina SI FIJO "2"

BC Version-Nomina SI FIJO "1.1"

BD TipoNodo SI VARIABLE Percepción, Deducción e

Incapacidades

BE TotalExento SI VARIABLE Importe total de las percepciones o

deducciones exentas

BF TotalGravado SI VARIABLE Importe total de las percepciones o

deducciones gravadas

BG Clave SI VARIABLE Número del CC nómina

BH Concepto SI VARIABLE Descripción del CC nómina

BI ImporteExento SI VARIABLE Importe exento de la percepción o

deducción a representar

BJ ImporteGravado SI VARIABLE Importe exento de la percepción o

deducción a representar

BK TipoSAT SI VARIABLE Clave del SAT en la que se clasificó

a la percepción o deducción

BL Descuento2INCAPACIDAD NO VARIABLE Importe descontando por concepto

de licencias médicas

BM DiasIncapacidad NO VARIABLE Cantidad de días de las licencias

médicas

BN TipoIncapacidad NO VARIABLE

Clave del SAT 1 -Riesgo de trabajo 2 - Enfermedad general 3 - Maternidad

BO

DiasHE

NO VARIABLE

Indicar la cantidad de días a los que corresponde el pago de tiempo extra

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Actualizado por: Evelina Cabrera

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COLUMNA CONCEPTO OBLIGATORIO FIJO/VARIABLE CARACTERISTICA O IMPORTE A

INDICAR

BP

TipoHorasHE

NO VARIABLE Definir si fueron "Dobles o Triples"

BQ

HorasExtraHE

NO VARIABLE Indicar la cantidad e horas pagadas

BR

ImportePagadoHE

NO VARIABLE Importe pagado por el concepto

5.2 Ingresar al portal para la administración de factura electrónica y

nómina.

Una vez que se elaboró el archivo de los pagos que se desean timbrar por medio de la plataforma, se ingresa al portal para la administración de la factura electrónica y nómina, la cual se encuentra en la siguiente liga:

http://172.31.113.42:8080/cfdi/faces/paginas/sistema/jsfLogin.xhtml

En la pantalla anterior se debe indicar el usuario y contraseña, previa gestión a través de la Dirección General de Recursos Humanos, y dar clic en entrar. Enseguida aparecerá la siguiente pantalla:

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Última Actualización: 07/29/15 1:19 PM

Actualizado por: Evelina Cabrera

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a) La primer operación es generar los XML.

Para generar los XML’s de los recibos que se desean timbrar, se debe acceder al apartado de

Accesos (lado izquierdo de la pantalla) se encuentra en la sección de Nóminas (recibos), como se

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Última Actualización: 07/29/15 1:19 PM

Actualizado por: Evelina Cabrera

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Para generar los XML’s, tendrá que realizar las siguientes actividades:

1. Dar clic del lado izquierdo de la pantalla, en la sección llamada “Generar XMLs”

2. Enseguida aparece la pantalla en la cual se debe cargar el archivo creado con anterioridad en formato Excel, llevando a cabo los siguientes pasos:

a. En el espacio llamado tipo de plantilla indicar “Plantilla 1”.

b. Seleccionar el archivo en la ruta donde se encuentra guardado y de manera inmediata empezará a importar la información.

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a)

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Última Actualización: 07/29/15 1:19 PM

Actualizado por: Evelina Cabrera

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Nombre del archivo: Timbrado Manual CFDI de Nómina

Una vez que finalice el proceso anterior, del lado derecho se habilitará el archivo con la extensión

.ZIP, para proceder a descargar y guardar los XML generados en el lugar deseado. Dando clic en

la siguiente imagen:

Una vez que se tenga guardado el archivo, es necesario validar que todos los XML estén correctos y con eso se termina el primer paso del timbrado manual.

b) La segundo operación es cargar el archivo ZIP con los XML generados.

Para efectuar ésta se deben realizar las siguientes actividades:

1. Del lado derecho de la pantalla dar clic en la sección “Carga de archivo ZIP”.

2. En la pantalla que aparece se deben llenar todos los campos, considerando el periodo y área de nómina al cual corresponden los XML.

3. Seleccionar el archivo ZIP generado anteriormente.

4. Guardar información para que de inicio el proceso de timbrado. En la pantalla se mostrará un mensaje indicando que se guardo la información.

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Última Actualización: 07/29/15 1:19 PM

Actualizado por: Evelina Cabrera

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Al guardar la información se concluye con esta operación regresándonos a la pantalla para el llenado de los datos, como se muestra en la siguiente pantalla.

1

2

2

3

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Última Actualización: 07/29/15 1:19 PM

Actualizado por: Evelina Cabrera

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c)

La tercer operación es darle seguimiento al proceso de timbrado.

Una vez realizada la operación anterior es necesario verificar el estatus que guardan los XML’s, es decir, si fueron timbrados correctamente o si presentaron algún error, para lo cual se deben realizar las siguientes actividades:

1. Ingresar a “Lista de cargas”.

2. Indicar los datos correspondientes al timbrado que se tiene en proceso.

3. Dar clic en el botón consultar, realizado esta acción en la parte inferior aparecerá el listado de los procesos de timbrado que se han realizado hasta el momento, por lo que se tendrá que ubicar al que se dará seguimiento.

4. Del lado derecho de la pantalla, en el icono de estatus se le tiene que dar clic correspondiente al proceso deseado.

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Última Actualización: 07/29/15 1:19 PM

Actualizado por: Evelina Cabrera

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Realizadas las actividades anteriores, aparecerá el estatus en el que se encuentra nuestro proceso, es necesario dar seguimiento hasta que aparezca la palabra “Timbrado”, por lo que en caso de ser necesario se tendrá que repetir las actividades antes mencionadas.

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Actualizado por: Evelina Cabrera

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Cuando se finalice el proceso de timbrado es posible visualizar el detalle de los XML’s timbrados en cada proceso. Para lo cual se deben realizar las siguientes actividades, en la misma sección de

Lista de cargas:

1. Seleccionar el renglón del proceso a visualizar. 2. Dar clic en “ver detalle”.

3. Aparecerá la siguiente pantalla con el detalle por empleado de los XML, así como su representación impresa en formato PDF.

4. Si se desean descargar, es pueden seleccionar el o los recibos a descargar. 5. Dar clic en descargar recibos.

Lo antes mencionado se puede observar en las siguientes pantallas.

Se recomienda descargar todos los CFDI’s para que estén a disposición de los trabajadores.

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