MUNICIPIO DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
CAPITULO I
ENFOQUE DE LA AUDITORIA
Motivo
La auditoría de gestión a la Administración Zonal Eloy Alfaro, se efectuó en cumplimiento a lo dispuesto por el señor Alcalde Metropolitano de Quito, mediante oficio 3486 y de conformidad con la orden de trabajo 2006-27-AUDI de fechas 13 y 15 de noviembre de 2006, respectivamente, con cargo a imprevistos del Plan de Control para el año 2006 de la Dirección General Metropolitana de Auditoría Interna.
Objetivos
- Verificar el grado de cumplimiento de las metas y objetivos de la dependencia.
- Determinar la eficiencia, efectividad y economía de las actividades cumplidas por el nivel directivo de la Administración Zona Eloy Alfaro y los responsables de las áreas que la integran y, que éstas guarden conformidad con los planes, programas, presupuesto, disposiciones legales y reglamentarias.
Alcance
La auditoría de gestión a la Administración Zonal Eloy Alfaro, cubrió la evaluación de la gestión cumplida por los niveles ejecutivo y operativo de la entidad, por el período comprendido entre el 1 de enero de 2004 y el 15 de noviembre de 2006.
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Enfoque
La auditoría de gestión se orientó a medir la eficacia de las actividades ejecutadas para el cumplimiento de los objetivos propuestos por la Administración Zonal Eloy Alfaro, el grado de satisfacción con los servicios prestados, la eficiencia en la utilización de los recursos disponibles; así como, que la adquisición de bienes, contratación de servicios y ejecución de obras, se hayan realizado en términos de economía, con la oportunidad, cantidad y calidad requeridas y, observando las disposiciones legales vigentes.
Componentes auditados
Para la ejecución de la auditoría se consideró como componente a la Administración Zonal Eloy Alfaro, con los siguientes subcomponentes:
Ejecución de Obras
- Estudio y diseño de proyectos - Suelo y Vivienda
- Sectorial
- Construcción de Obras Públicas y de Cogestión - Fiscalización Gestión y Control - Gestión Urbana - Control de la Ciudad - Medio Ambiente - Salud - Avalúos y Catastros - Comisaría - Subprocuraduría
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Participación con la Comunidad - Seguridad Ciudadana
- Diálogo Social
- Educación, Cultura y Deporte - Desarrollo Humano Sustentable
Administrativo - Recursos Humanos - Bienes - Informática Financiero - Contabilidad y Presupuesto Indicadores utilizados
Los servidores responsables de la gestión de la Administración Zonal Eloy Alfaro, no elaboraron indicadores, pero durante la ejecución de la auditoría se prepararon los que se presentan a continuación, varios de los cuales de acuerdo a la disponibilidad de información, fueron utilizados para medir la gestión cumplida y verificar si ésta se desarrolló dentro de los términos de economía, efectividad y eficiencia.
Indicadores de eficacia
Objetivos, metas, actividades cumplidos Objetivos, metas, actividades Planificados
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Indicadores de eficiencia:
Número de trámites despachados Número de trámites ingresados
Población atendida con la ejecución de obras Total de la Población existente en la zona
Número de barrios atendidos con obras Total de barrios existentes
Obras ejecutadas
Obras programadas ejecutar Obras ejecutadas
Obras fiscalizadas
Fechas de pedidos de informes técnicos - fechas de despacho de informes Procesos legales concluidos
Procesos legales iniciados Inspecciones realizadas Inspecciones programadas realizar
Número de locales clausurados Número de locales inspeccionados Número de permisos sanitarios concedidos Número de solicitudes de permisos sanitarios ingresados Número de comités que han instalado alarmas en los barrios
Número comités barriales conformados Número de huertos implementados Número de huertos programados implementar
Relaciones que miden la eficiencia en la atención de trámites, ejecución de procesos legales instaurados, realización de obras e implementación de alarmas y huertos.
Estimación Inicial del Gasto Monto Aprobado en el Presupuesto
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Monto Comprometido Monto Codificado
Monto Pagado Monto Codificado
Presupuesto ejecutado por cada proyecto Presupuesto programado ejecutar para cada proyecto
Relaciones que miden el comportamiento de los recursos programados frente a lo ejecutado.
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CAPITULO II
INFORMACION DE LA ENTIDAD
En el plan operativo de 2006, no consta la misión y visión de la Administración Zonal Eloy Alfaro, por lo que el Coordinador Zonal de Administración y Servicios mediante oficio 163-2006-CZAS de 28 de diciembre de 2006, las remitió en los siguientes términos:
Misión
La Administración Zona Eloy Alfaro es un gobierno amigable, facilitador y coordinador del desarrollo ciudadano, logrando la participación organizada de los sectores sociales, manteniendo políticas de mejoramiento de la calidad de vida de todos sus habitantes con honestidad, eficacia, eficiencia, equidad y solidaridad; que ejerce el control y mantenimiento del espacio urbano y las edificaciones de su jurisdicción. Promotor de desarrollo humano y económico, respetando su diversidad cultural y social.
Visión
Vemos al sur de Quito como un sector seguro, limpio, planificado, ordenado, con servicios básicos satisfactorios, medio ambiente sano, con sus habitantes orgullosos de su territorio y comprometidos con su desarrollo, un centro democrático, turístico y cultural.
Objetivos
1. Reducir los tiempos en los trámites de atención al público, para convertir a la Zona Eloy Alfaro en una administración eficiente y eficaz.
2. Establecer presupuestos participativos, en base a reuniones con la comunidad, la misma que prioriza la obra emergente.
3. Dotar de infraestructura vial a los principales accesos que comunican diversos barrios de la zona.
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4. Implementar transporte masivo hacia los barrios marginales de la zona en áreas que se interviene con infraestructura vial.
5. Reducir los índices de contaminación ambiental en la zona, a través de campañas de limpieza en los sectores.
Principales Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas:
La Administración Zona Eloy Alfaro, elaboró el análisis situacional para considerarlo en el Plan Operativo del año 2007, el que fue remitido con oficio 07000917 de 23 de marzo del mismo año, cuyos resultados se detallan a continuación:
Fortalezas
- Buena localización e infraestructura física cómoda tanto para empleados como para clientes externos.
- Cuenta con personal capacitado, polifuncional, adaptable con vocación de servicio y trabajo en equipo.
- Proyectos desarrollados con enfoque solidario y participativo con la comunidad. - Incorporación de personal con formación universitaria.
- Muchas actividades encaminadas a capacitar a la comunidad para mejorar sus condiciones de vida.
- Autoridades con liderazgo y comprometidas con el desarrollo de la Zona. - Estabilidad del personal, pocas personas tercerizadas.
- Se trabaja con base en planes operativos y presupuestos asignados. - Sistema de trabajo por procesos y por objetivos.
- Personal motivado.
- Actitud positiva para el cambio.
- Implementación de políticas para eliminar la corrupción dentro de la Administración.
Oportunidades
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- Barrios con un buen nivel de organización y participación.
- Barrios consolidados, mayor parte de barrios cuentan con necesidades básicas satisfechas: agua y alcantarillado, transporte público y centros comerciales.
- Instituciones diversas (Educativas y ONG’s ) interesadas en proyectos municipales. - Existencia de lugares estratégicos para turismo.
- Credibilidad de la comunidad en la gestión municipal frente a otras instituciones. - Líderes barriales capacitados.
- Capacitación por medio del ICAM.
Debilidades
- Lentitud para despachar los trámites
- Personal poco comprometido con las necesidades de la administración. - Falta de infraestructura tecnológica acorde con los tiempos modernos. - Falta de vehículos para realizar el trabajo.
- Personal no capacitado en tecnología moderna.
- Falta de conocimiento de la visión y misión de la Administración. - Desinterés de funcionarios en actividades de integración .
- Falta delimitar funciones de cada unidad. - Trámites complicados (burocracia). - Falta de maquinaria.
- Ineficiente sistema de comunicación entre áreas. - Falta de capacitación en temas específicos. - No existe un buen ambiente de trabajo. - Existen focos de corrupción.
- Falta de incentivos para el personal.
- Desconocimiento de la dinámica de los procesos.
Amenazas
- Presupuesto limitado en comparación con las necesidades de la Zona. - Barrios acostumbrados a las administraciones paternalistas.
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- Gobierno no satisface las necesidades de la ciudad y la comunidad solicita al Municipio. - Algunos dirigentes barriales con intereses personales.
- Politiquería de algunos dirigentes barriales.
- Desconocimiento de las Ordenanzas Municipales por parte de los habitantes. - Entorno político inestable.
- Inspectores y funcionarios falsos que desacreditan la imagen institucional.
- Descoordinación con las diferentes Empresas y Direcciones sobre acciones que se realizan en la Zona.
- Factores naturales como inundaciones y derrumbes, etc. - Inseguridad por robos y asaltos.
- Tala indiscriminada de árboles.
- Medios de comunicación difunden únicamente los reclamos de la comunidad, no se difunde lo bueno que hace la Administración.
Base legal
Con Resolución de Alcaldía A-012 de 15 de febrero de 1997, se creó la Administración Zonal del Sur, posteriormente, mediante Resolución de Alcaldía 051 de 18 de diciembre de 1997, se designó a las Administraciones Zonales como entes contables y se encargó a la Dirección General Administrativa Financiera, para que establezca políticas, procesos y procedimientos generales que se aplicarán en la implementación y funcionamiento de los sistemas administrativos y financieros; además, para que prepare y entregue los manuales, instructivos y demás disposiciones internas necesarias para la adecuada gestión en esos ámbitos.
El 16 de marzo del 2000, se estableció los límites de competencia de la Administración Zonal del Sur considerando las parroquias de Guamaní, Chillogallo y parte de las parroquias de las Cuadras, el Beaterio, Solanda, Eloy Alfaro, La Magdalena y Chimbacalle de la zona metropolitana Centro Sur, teniendo como límites al Norte los descritos para la Administración de la Zona Centro y al Occidente el canal de agua de Pitatambo y la Av. Simón Bolívar y la parroquia de Lloa en la zona suburbana Unguí.
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Con Resolución del Concejo C 0644 de 12 de diciembre de 2002, se asignó el nombre de Eloy Alfaro a la Administración Zonal Sur, se reestructuró las Administraciones Zonales y se estableció nuevas funciones.
Para el desarrollo de las operaciones administrativas y financieras, la Administración Zonal Eloy Alfaro, se basó entre otras, en la siguiente normativa:
- Ley Orgánica de Administración Financiera y Control. - Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. - Ley Orgánica de Régimen Municipal.
- Ley de Régimen para el Distrito Metropolitano de Quito. - Código Municipal para el Distrito Metropolitano de Quito. - Código de Arquitectura y Urbanismo.
- Ley de Régimen Tributario Interno y su Reglamento.
- Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención, constante en el Decreto Ejecutivo 3055 de 8 de octubre de 2002.
- Reglamento General de Bienes del Sector Público; y,
- Normativa interna: resoluciones, reglamentos, instructivos y demás normas aplicables.
Estructura orgánica
El Concejo Metropolitano, con Resolución C-0644 de 12 de diciembre de 2002, emitió el Reglamento Orgánico Funcional del Municipio, en la que se estableció que la Administración Zonal Eloy Alfaro se encuentre conformada por los siguientes niveles:
EJECUTIVO - Coordinador Territorial
- Administrador Zonal
ASESOR: - Subprocuraduría
- Desarrollo Institucional - Comisaría Zonal - Diálogo Social
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OPERATIVO: - Coordinación de Desarrollo Zonal - Unidad de Proyectos - Medio Ambiente - Seguridad Ciudadana
- Educación, Cultura y Deporte - Obras Públicas y Transporte - Suelo y Vivienda
- Salud
- Desarrollo Humano Sustentable - Coordinación Zonal de Territorio - Sectorial
- Coordinación Zonal de Gestión y Control - Gestión Urbana
- Control de la Ciudad - Fiscalización
- Coordinación Zonal de Administración Financiera y Servicios. - Servicios Administrativos - Recursos Humanos - Informática - Financiero - Avalúos y Catastros Financiamiento
Para el cumplimiento de sus actividades, la Administración Zonal Eloy Alfaro, durante los años 2004, 2005 y 2006, contó con las asignaciones constantes en el Presupuesto General del Municipio, las mismas que se mencionan a continuación:
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PARTIDA 2004 US$ 2005 US$ 2006 US$
Tasas y Contribuciones 1.500,00
Infracción a Ordenanzas Municipales 77.000,00 57.000,00 36.000,00 Otras Multas 100,00 Transferencias Corrientes 154.413,96 Otros no Especificados 3.000,00 2.000,00 Del Gobierno Seccional 3.543.248,88 3.968.106,06 4.124.786,66 Cuentas fondos especiales 31.410,00 Fondos de autogestión 27.065,13 112.338,43 470.718,63
TOTAL INGRESOS: 3.678.724,01 4.296.358,45 4.633.605,29 Funcionarios Principales
Cargos y nombres Períodos de actuación
Desde Hasta
ADMINISTRADOR ZONAL
Ing. Miguel Alfonso Arias Osejo 02-01-07 04-12-31 Dr. José Ignacio Bungacho Lamar 05-01-05 06-08-10 Ing. Marco Antonio Gutiérrez Maldonado 06-08-11 06-08-29 Dr. Jorge Patricio Velásquez Tapia 06-08-30 A la fecha (*) SUBPROCURADOR ZONAL
Dr. Fausto Oswaldo Mantilla Herrera 97-07-28 06-09-14(**) COMISARIA METROPOLITANA SUR OESTE
Dra. Sonia Patricia Ramírez Ávalos 02-04-22 A la fecha (*) COMISARIO METROPOLITANO SUR ESTE
Dr. Jaime Gustavo Torres Torres 01-05-23 A la fecha (*) COMISARIO ZONAL DE ASEO
Dra. Lina Mireya Torres Portillo 04-01-12 A la fecha (*) UNIDAD DE DIALOGO SOCIAL
Periodista 1
Lic. Luz Elena Peralvo Sánchez 99-04-15 05-05-31 Lic. José Vicente Cabrera 05-06-01 A la fecha (*)
COORDINADOR DE DESARROLLO ZONAL
13 JEFE ZONAL DE PROYECTOS
Ing. Luis Guillermo Dueñas Buenazo 02-06-01 A la fecha (*) UNIDAD DE SALUD
Medico Tratante
Dr. Julio Enrique Estrella Quinchuela 03-12-29 05-03-02 Dr. Jaime Miranda Guerrero 05-03-03 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE OBRAS PUBLICAS
Arq. Marco Vinicio Galarza Palacios 02-01-01 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE TERRITORIO Y VIVIENDA
Arq. Raúl Puente Hernández 00-11-08 04-02-25 Sr. Leonardo Norberto Villalba Guanga 04-02-26 04-06-11 Ing. Wilson Oscar Espinoza Chamorro 04-06-12 A la fecha (*)
UNIDAD DE EDUCACION, CULTURA Y RECREACION Gest. S. C. Dep. 6
Dr. Eloy Alfonso Pullupaxi Toapanta 02-01-01 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE SEGURIDAD CIUDADANA
Cap. Mario Patricio Munive Ayala 02-07-01 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE MEDIO AMBIENTE
Ing. Martha Alexandra Jami Tapia 02-06-21 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE DESARROLLO
HUMANO SUSTENTABLE
Eco. Nancy Leonor Tello Torres 02-01-01 A la fecha (*) COORDINADOR ZONAL DE TERRITORIO
Dr. Néstor Marcelo Salazar Carrera 02-04-01 06-06-30 Lic. Franklin Aquiles Pasquel Bermúdez 06-07-04 06-10-30 Dr. Pablo Patricio Cabrera Peñaherrera 06-11-08 A la fecha (*) COORDINADOR ZONAL DE
GESTION Y CONTROL
Arq. Pedro Teodoro Idrovo Espinoza 02-06-01 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE GESTION URBANA
Arq. Leopoldo Aníbal Trujillo Díaz 02-07-09 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE CONTROL DE LA CIUDAD
Arq. Paco Lenín Mejía Jarrín 00-11-09 06-08-03 Técnico en Gestión Urbana 5
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Especialista en Obras Publicas y Transporte 5
Arq. Víctor Manuel Romero Proaño 98-01-01 05-01-18 Especialista en Fiscalización 2
Ing. Rómulo Dario Torres Freire 05-01-19 A la fecha (*) COORDINADOR ZONAL DE
ADMINISTRACION Y SERVCIOS
Eco. Miguel Ángel Zambrano Zarango 02-01-28 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE RECURSOS HUMANOS
Eco. Miguel Ángel Zambrano Zarango 03-09-29 04-08-02(***) Lic. Luis Enrique Benavides Defaz 04-08-03 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE INFORMATICA
Ing. Mario José Veloz Cajo 02-05-02 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE SERVICIOS ADMINISTRAT.
Lic. Byron Mauricio Alvarado Lascano 01-01-01 A la fecha (*) JEFE ZONAL FINANCIERO
Lic. Jorge Orlando Morales Morales 02-06-01 A la fecha (*) JEFE ZONAL DE AVALUOS Y CATASTROS
Ing. Miguel Bayardo Aguas Morales 00-09-01 06-11-05 Ing. Efraín Rodrigo Rosas Rodríguez 06-11-06 A la fecha (*) (*) Corresponde al 15 de noviembre de 2006.
(**) Posteriormente no fue cubierta la vacante (***) Ocupó dos cargos simultáneamente
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CAPITULO III
RESULTADOS GENERALES
Inadecuada formulación de planes operativos y proyectos
Del análisis efectuado a los planes operativos de los años 2005 y 2006, se verificó que éstos no se encuentran debidamente estructurados, pues no contienen información relativa a: misión, visión, análisis situacional, políticas generales y especiales, lineamientos, estrategias, objetivos, metas propuestas, periodicidad de las actividades y métodos de evaluación y medición de la gestión institucional y desempeño del personal sobre la base de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, lo que originó que los servidores, no dispongan de una apropiada herramienta administrativa que oriente su gestión institucional.
El Administrador Zonal preparó los planes operativos sin considerar la información prevista en la Norma de Presupuesto 3.2.9 Plan Operativo Institucional. El citado servidor incumplió lo que dispone el artículo 77 numeral 1 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Además, se verificó que los proyectos, tampoco fueron estructurados apropiadamente, ya que no contienen información indispensable sobre: recursos requeridos, planes y cronogramas de financiamiento, resultados propuestos, plazos, medios de verificación documentales, ni se prepararon indicadores de calidad, cantidad, tiempo, lo que limitó disponer de bases medibles para el respectivo monitoreo, en tal condición se encuentran los proyectos: Canasta Solidaria, Agrupar, Salud Comunitaria y Escuelas Saludables.
De los proyectos citados los responsables de su ejecución, efectuaron las evaluaciones, producto de lo cual elaboraron los informes que fueron remitidos al Administrador Zonal; sin embargo, dichos documentos no cuentan con el respectivo respaldo que demuestre el avance porcentual citado en esos reportes, situación que limitó realizar las comprobaciones
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respectivas, ya que no se contó con el sustento documental, pero de las constataciones físicas se determinó que si existió beneficio para la comunidad.
Los Jefes Zonales de Desarrollo Humano Sustentable y de Salud, no diseñaron apropiadamente los proyectos ni documentaron su ejecución inobservando lo que dispone la Norma de Control Interno para el Sector Público 210-04 Documentación de Respaldo y su Archivo.
Mediante oficios 2007-056, 173 y 174-AZEA-RP de 27 de febrero y 26 de marzo de 2007, se comunicó lo mencionado al ex y actual Administrador Zonal y Jefes Zonales de Desarrollo Humano Sustentable y de Salud.
En respuesta al oficio 173-AZEA-RP, la Jefa de la Unidad de Desarrollo Humano Sustentable remitió un detalle de las personas que asistieron a los cursos de capacitación y un cuadro de análisis de costos que corresponde al proyecto de Canasta Solidaria, pero los documentos enviados no sustentan el cumplimiento de las metas y objetivos previstos.
Conclusión
Los planes operativos y proyectos elaborados por la Administración Zonal, no contienen directrices administrativas que permitan ejercer el control de las actividades desarrolladas, lo que originó que no se disponga de apropiadas guías de acción para el seguimiento y evaluación, y con los resultados obtenidos tomar los correctivos necesarios en forma oportuna; además, los proyectos ejecutados no se encuentran debidamente sustentados, lo que limitó efectuar el control respectivo.
Recomendaciones
Al Administrador Zona Eloy Alfaro
1. Elaborará anualmente el plan operativo de la Administración Zonal en coordinación con los jefes de las distintas áreas, considerando información relativa a: misión y visión,
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objetivos, políticas generales y especiales, lineamientos, estrategias, metas propuestas, periodicidad de las actividades y métodos de evaluación y medición de la gestión institucional y desempeño del personal sobre la base de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad, tomando en cuenta entre otros los constantes en el presente informe, para lo cual se generará la información necesaria; además, periódicamente realizará la evaluación respectiva a fin de verificar su cumplimiento y tomar los correctivos en el transcurso del año.
El POA será remitido al Coordinador Territorial Metropolitano, para su revisión y aprobación, luego de lo cual se lo difundirá para su ejecución, lo que permitirá que los servidores cuenten con apropiados instrumentos administrativos que guíen las actividades planificadas ejecutar en cada período económico.
2. Verificará que los proyectos preparados por las diferentes unidades de la dependencia a su cargo, contengan información indispensable para la ejecución, supervisión, seguimiento y evaluación como: recursos requeridos, planes y cronogramas de financiamiento, resultados propuestos, plazos, medios de verificación documentales, indicadores verificables de calidad, cantidad, tiempo, entre otros; así como, dispondrá que se documente el avance de los proyectos, lo que permitirá contar con información para acciones de verificación posterior.
No se ejerció control sobre documentación generada y recibida en la Administración Zonal
La Norma de Control Interno para el Sector Público 210-04 Documentación de Respaldo y su Archivo, dispone que toda entidad Pública cuente con evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, administrativas o decisiones institucionales, serán archivadas en orden cronológico y estará disponible, para acciones de verificación o auditoría, así como, para información de otros usuarios autorizados en ejercicio de sus derechos.
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Sobre lo mencionado se verificó que la documentación que sustenta la emisión de licencias de construcción de edificaciones y Urbanizaciones, aprobación de planos, registros de planos, subdivisiones, licencias de declaratoria de propiedad horizontal, entre otros, que fueron receptadas en la ventanilla de la Unidad de Gestión Urbana, no se halla organizada en orden secuencial de fechas y por tipo de trámite; además, no se aperturaron registros para controlar la distribución de los trámites y el reingreso de éstos para su despacho y posterior archivo, situación que no permite ejercer un adecuado control que prevea su salvaguarda.
Cabe mencionar que la responsable de la ventanilla solicitó por reiteradas ocasiones al Jefe Zonal de Gestión Urbana, le provea del personal necesario para que organice el archivo, no obstante, no atendió los requerimientos, situación que no posibilitó disponer de un archivo ordenado y de fácil acceso.
Lo mencionado se presentó debido a que el Jefe Zonal de Gestión Urbana, no asignó a un funcionario para que apoye en el trabajo de ventanilla con el desglose y archivo de los trámites, de conformidad con lo dispuesto en el Instructivo para la Aplicación de la Ordenanza de Modernización, emitido por el Coordinador Territorial Metropolitano, situación que incumple lo que disponen los párrafos uno y dos de la Norma de Control Interno para el Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno y artículo 77 numeral 2 literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Además, se verificó que en la Secretaría General, no se dispone de registros para controlar los ingresos y egresos de la documentación, tampoco el archivo se encuentra organizado y completo, pues los documentos no están ubicados cronológicamente y no existen varios expedientes de trámites de publicidad del año 2005, licencias de construcción de edificaciones y Urbanizaciones, aprobación de planos, registros de planos y de subdivisiones, licencias de declaratoria de propiedad horizontal de los años 2004 y 2005, situación que limitó disponer de información para ejercer el control respectivo y se presentó por falta de gestión de la Asistente Administrativa 1, responsable del área de Secretaría General, quien inobservó lo que dispone el literal b) del artículo I.95 referente a los deberes de los servidores municipales; así como, de supervisión por parte del Jefe de
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Servicios Administrativos quien tiene la función de administrar la Secretaría General, según lo prevé el Manual Orgánico Funcional de la Municipalidad, incumpliendo además, el citado servidor, lo que dispone el párrafo uno de la Norma de Control Interno para el Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno.
Mediante oficios 2007-130, 131, y 176-AZEA-RP de 22 y 27 de marzo de 2007, se comunicó lo mencionado a la Asistente Administrativa 1, Jefe Gestión Urbana, Analista Administrativa 2 y Jefe Zonal de Servicios Administrativos.
En respuesta a los oficios 2007-131 AZEA-RP la Asistente Administrativa 1, manifestó que a futuro se designará a otra persona que se hará cargo del archivo de la Secretaría General, y el Jefe Zonal de Servicios Administrativos en atención al oficio 2007-176- AZEA-RP expresó que el control de la citada área por disposición del Ex – Administrador Zonal estaba a cargo de la Jefatura de Recursos Humanos, pero no remitió ningún documento que sustente lo afirmado; por lo que, ninguno de los dos criterios modifica lo comentado.
Conclusión
No se ejerció control sobre la documentación generada y recibida en la Administración Zonal, pues ésta no se encuentra organizada, tampoco se implementó registros para la distribución de los trámites, ni para el reingreso para su despacho y posterior archivo, situación que no permitió la salvaguarda de la documentación y limitó ejercer el control respectivo por parte del equipo de auditores, ya que no existen varios expedientes que fueron requeridos para su revisión.
Recomendación
Al Administrador Zona Eloy Alfaro
3. Dotará de personal necesario a la Secretaria General y a la Ventanilla de Gestión Urbana, luego de lo cual impartirá instrucciones para que procedan a ubicar la
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documentación en orden cronológico por fecha y tipo de trámite, lo que facilitará su inmediata ubicación; así como, para que se aperturen registros para el control de la documentación que se genera y egresa de la Administración Zonal, considerando información como: fecha, origen, nombre del remitente, sumilla de la persona que recibió, entre otros.
No se suscribió el acta de entrega recepción de archivos entre servidores entrantes y salientes
No se elaboraron las actas de entrega recepción de archivos entre los servidores entrantes y salientes; pues se verificó que el Subprocurador, Asistente Administrativo 1, Coordinadores de Desarrollo Zonal y Gestión y Control, quienes renunciaron a sus cargos o se trasladaron a otras dependencias, no cumplieron con esta diligencia, ni el Coordinador de Administración y Servicios exigió que se ejecute esta formalidad, lo que no permitió contar con el detalle de los documentos existentes o conocer de aquellos faltantes en caso de haberse presentado esta situación para tomar las acciones correctivas en forma inmediata.
Los citados servidores incumplieron lo dispuesto en el artículo 76 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público; además, en el caso de los Coordinadores que cesaron en sus funciones, el Jefe Zonal de Recursos Humanos no exigió a los citados servidores presenten el certificado de entrega de documentos, informes y archivos que estaban bajo su responsabilidad, según lo prevé el artículo 3 numeral 6 del Instructivo de Regulación de la Gestión de Recursos Humanos para el personal del MDMQ, emitido el 15 de abril de 2003, mediante Resolución de Alcaldía A029.
Mediante oficios 2007-73, 75 y 76, 131 y 132 -AZEA-RP de 7 y 22 de marzo de 2007, se comunicó lo mencionado al Subprocurador, Asistente Administrativo 1, Coordinadores de Desarrollo Zonal y Gestión y Control.
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En respuesta al oficio 2007-73 -AZEA-RP, el Ex-Subprocurador, manifestó que no se pudo elaborar las actas de entrega recepción de archivos, ya que la salida de la Administración fue intempestiva y el Ex - Coordinador de Desarrollo Zonal, en atención al oficio 2007-75-AZEA-RP señaló que todos los archivos constan en la computadora de la Secretaria y que esta información se encuentra en la Red, criterios que no modifican lo comentado.
Conclusión
No se elaboraron las actas de entrega recepción de archivos entre servidores entrantes y salientes, lo que no permitió contar con el detalle de los documentos existentes o conocer de aquellos faltantes en caso de haberse presentado esa situación; además a los servidores que cesaron en sus funciones no se les exigió la presentación del certificado de entrega de documentos, informes y archivos que estaban bajo su responsabilidad.
Recomendaciones
Al Administrador Zona Eloy Alfaro
4. Dispondrá al Jefe Zonal de Recursos Humanos, que previo al trámite de la renuncia o traslados administrativos requiera la presentación del acta de entrega recepción de archivos, lo que permitirá disponer de información sobre los documentos existentes o faltantes en caso de presentarse esta situación, lo que posibilitará tomar los correctivos en forma inmediata.
5. Dispondrá al Coordinador Zonal de Administración y Servicios, controle que cuando se presenten cambios administrativos o cesación de funciones, se elaboren las actas de entrega recepción de documentos, lo que permitirá salvaguardar los archivos de la Administración Zonal.
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No se proporcionó documentación para análisis
El artículo 88 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, dispone que los auditores gubernamentales tendrán acceso irrestricto a los registros, archivos y demás documentos que sustenten la información, y cuando la naturaleza de la auditoría lo requiera, a las operaciones en sí; sin embargo, pese a los requerimientos efectuados tanto verbalmente como con oficios 2006-17-AZEA-RP de 13 de diciembre de 2006, 2007-46- AZEA-RP de 21 de febrero de 2007 y 2007-158-AZEA-RP de 23 de marzo de 2007, el Jefe Zonal de Seguridad Ciudadana no entregó documentación sobre los proyectos Mi Barrio Seguro y Solidario, Violencia Intrafamiliar, Mejoramiento y Construcción de Retenes Policiales, Consejo de la Juventud y Casa de Equidad y Justicia, situación que limitó disponer de información para efectuar las verificaciones correspondientes.
El Jefe Zonal de Seguridad Ciudadana, no actuó diligentemente, incumpliendo lo que dispone el párrafo primero de la Norma de Control Interno 110-08 Actitud Hacia el Control Interno.
Mediante oficios 2007-175-AZEA-RP de 27 de marzo de 2007, se comunicó lo mencionado al Jefe Zonal de Seguridad Ciudadana.
El 30 de marzo de 2007, el Jefe de Seguridad Ciudadana con oficio 22-JZSCEA, remitió la documentación de los referidos proyectos, la cual se encuentra incompleta, pues no existe el sustento del cumplimiento de todas las metas y objetivos previstos.
Conclusión
La falta de colaboración del Coordinador Zonal de Seguridad Ciudadana con el equipo de trabajo de los auditores internos, no permitió contar con la información para efectuar el control respectivo.
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Recomendación
Al Administrador Zona Eloy Alfaro
6. Dispondrá y exigirá a todos los servidores de la Administración Zonal, presten la colaboración necesaria para el cumplimiento de las actividades de control que realiza la Contraloría General del Estado y la Dirección General Metropolitana de Auditoría Interna, con el fin facilitar el cumplimiento de sus objetivos.
Varias Unidades cumplen funciones diferentes a las establecidas en el Manual Orgánico Funcional
Las unidades de Proyectos, Control de la Ciudad y Comisaría, no ejecutaron las funciones previstas en el Manual Orgánico Funcional aprobado por el Concejo Metropolitano en Resolución 644 de 12 de diciembre de 2002, así en el caso de la primera unidad no estandarizó la metodología a utilizarse en los diferentes proyectos propuestos, tampoco realizó el seguimiento correspondiente para asegurar su ejecución, entre otras funciones; pues su actividad radicó fundamentalmente en la elaboración de proyectos y presupuesto de obras.
Respecto a las dos unidades restantes, se verificó que Gestión Urbana emitió permisos de habilitabilidad y devolución del fondo de garantía; no obstante, esta actividad, según lo prevé el Manual la debe ejecutar Control de la Ciudad; así mismo, se comprobó que la Comisaría ejerció el control de obras de urbanizaciones, subdivisiones y de las edificaciones autorizadas y clandestinas; sin embargo, que es función de Control de la Ciudad.
Lo mencionado se presentó debido a que el Administrador Zonal dispuso a los jefes de las unidades citadas cumplan dichas funciones, según consta en el memorando 202-06-SPZ de 7 de marzo de 2006, además el Coordinador de Desarrollo Zonal, dispuso al Jefe Zonal de Proyectos que ejecute actividades relacionadas con obras, según consta en Memorando 029-2007-PROY de 10 de marzo de 2007, situación que originó que exista abrogación de funciones entre las referidas áreas.
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El Administrador Zonal y Coordinador de Desarrollo Zonal no observaron lo que disponen los numerales 1 y 2 literal a) del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Mediante oficios 2007-56 y 75-AZEA-RP de 27 de febrero y 7 de marzo de 2007, se comunicó lo mencionado al Administrador Zonal y Coordinador de Desarrollo Zonal de turno.
Conclusión
Los funcionarios de las unidades de Proyectos, Control de la Ciudad y Comisarías ejecutaron funciones diferentes a las previstas en el Manual Orgánico Funcional, por disposición de autoridades competentes, situación que originó que estas áreas desempeñen actividades o labores que no les compete.
Recomendación
Al Administrador Zona Eloy Alfaro
7. Dispondrá a los Jefes de la distintas unidades que conforman la Administración Zonal cumplan las funciones establecidas en Manual Orgánico Funcional, aprobado por el Concejo Metropolitano en Resolución 644 de 12 de diciembre de 2002, lo que evitará que se ejecuten actividades que no corresponden a su ámbito de gestión.
Inapropiado control de los recursos humanos
Del análisis efectuado al control ejercido sobre la puntualidad de los servidores asignados a la Administración Zonal Eloy Alfaro se estableció lo siguiente:
- El Jefe Zonal de Recursos Humanos de turno, no descontó del tiempo disponible de vacaciones durante los años 2004, 2005 y de enero a mayo de 2006, los minutos de
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atrasos al ingreso de la jornada laboral que no excedieron el límite de ciento cincuenta, lo que originó que se autorice a los servidores vacaciones por un mayor número de días a los que realmente les correspondían, situación que incumple lo dispuesto en el párrafo 5 del artículo 8.2 del Instructivo de Regulación de la Gestión de Recursos Humanos (...), que expresa que cuando en el mes se acumule atrasos, en un tiempo menor al límite mencionado se deberá descontar de vacaciones. El citado servidor inobservó lo que dispone el párrafo dos de la Norma de Control Interno para el Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno.
- No se controló el uso del tiempo establecido para el refrigerio al medio día, pues se verificó que el Jefe Zonal de Recursos Humanos de turno, no revisó en las tarjetas de control de asistencia las horas de ingreso y retorno de lunch, a fin de comprobar que se haya utilizado los treinta minutos facultados en el artículo 30 del Reglamento de la Ley Orgánica de Servicio Civil y Carrera Administrativa (...); así como, para verificar que todo el personal registre el tiempo utilizado para servirse el refrigerio, situación que originó que en los casos que superaron el tiempo citado o en los que no se timbró no se hayan tomado las acciones correctivas en forma inmediata. El citado servidor incumplió lo que dispone el párrafo dos de la Norma de Control Interno para el Sector Público 300-03 Actuación y Honestidad de los Funcionarios.
- Del control efectuado por los auditores se estableció que en la generalidad de los casos los servidores no llevan su identificación y respecto del uso de los uniformes se verificó que varias servidoras municipales no lo usan y en otros casos éste no está completo; hechos que tampoco fueron controlados por los Jefes Zonales de Recursos Humanos de turno, lo que originó que el personal femenino utilice el uniforme entregado por la institución en forma opcional y que no se encuentren identificados durante la jornada laboral. Los citados servidores no observaron lo que establecen las Normas de Control Interno para el Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno y 300-03 Actuación y Honestidad de los Funcionarios.
Mediante oficios 2007-002 y 171-AZEA-RP de 16 de enero y 27 de marzo de 2007, se comunicó lo mencionado al ex y actual Jefe Zonal de Recursos Humanos.
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En respuesta al oficio 2007-002-AZEA-RP el Ex -Jefe Zonal de Recursos Humanos, con respecto al descuento de las vacaciones de los minutos de atraso, manifestó que, no procedió a deducir el período de vacaciones en razón de que de esta manera se venía procediendo anteriormente, y que por la falta de utilización de uniformes y credenciales se llamaba la atención verbalmente a los funcionarios de la Administración, criterios que no modifica lo comentado.
Conclusión
No se descontaron de vacaciones los minutos de atrasos al ingreso de la jornada laboral y los que sobrepasaron al tiempo asignado al lunch, lo que generó que se otorgue por este concepto un período superior al que le corresponde, tampoco se comprobó que todos los servidores registren la entrada y salida ni que empleen los treinta minutos concedidos para el refrigerio, por lo que no se tomó las acciones correctivas; además, no se controló el uso de uniformes y credenciales, situación que originó que se los utilice en forma opcional.
Recomendaciones
Al Administrador Zona Eloy Alfaro
8. Dispondrá al responsable de la Unidad de Recursos Humanos proceda a descontar del tiempo disponible de vacaciones los minutos de atrasos que no exceda del límite de ciento cincuenta, tanto al ingreso de la jornada laboral como al medio día del lunch, a fin de que los vacaciones se autoricen por los días que realmente les corresponde.
Adicionalmente, controle en forma periódica la utilización del uniforme institucional y credenciales, con cuyos resultados preparará el correspondiente informe. En el caso de existir novedades lo remitirá al Administrador Zonal, para la toma de acciones correctivas, lo que permitirá asegurar el uso del vestuario y tarjetas de identificación proporcionados por la institución.
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9. Dispondrá al Jefe Zonal de Recursos Humanos ejerza control sobre el tiempo utilizado por el personal para servirse el lunch, para lo cual instruirá para que timbre la hora de salida y retorno, de manera que los servidores hagan uso de los treinta minutos previstos en las normas vigentes.
No se ejerció control sobre el uso de vehículos, asignación de combustible, ni se realizó un estudio técnico para la contratación del servicio de transporte
De la verificación efectuada a los procedimientos ejecutados para el control de vehículos y asignación de combustible, se estableció lo siguiente:
- El Jefe Zonal de Servicios Administrativos, para la dotación de combustible, estableció controles a través del sistema automatizado provisto por la empresa autotrack; pero, para la asignación de cupos no se realizó el estudio respectivo, pues la distribución se la efectúo tomando como referencia lo dispuesto por el Administrador Zonal, en memorando 1543-2003-JZSA de 23 de junio de 2003, mediante el cual concedió 100 galones a cada vehículo, 20 a las motocicletas y 200 a los camiones, determinaciones que no se fundamentaron en un análisis del tipo de vehículo, actividad que cumple, tonelaje, condición mecánica y recorrido, rendimiento medio de kilómetros por galón de acuerdo a cada tipo de automotor, entre otros.
El Coordinador de Administración y Servicios y Jefe de Servicios Administrativos no observaron lo dispuesto en el artículo 13 del Reglamento de Utilización, Mantenimiento, Movilización, Control y Determinación de Responsabilidades, de los vehículos del sector público (…), publicado en el Registro Oficial 60 de 11 de abril de 2003 y artículo I. 358 del Código Municipal.
ַ El Artículo 13 del Instructivo que Regula el Uso, Custodia, Mantenimiento, Control y
Responsabilidades sobre el Parque Automotor de Propiedad del Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, emitido mediante Resolución 014 de 2 de diciembre de 2005, dispone que para la movilización de los vehículos municipales fuera de horas laborables, el Jefe del Departamento de Control de Transportes y Servicios de la
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Dirección Metropolitana Administrativa, en la Administración Central y sus titulares en los entes desconcentrados, otorgarán el salvoconducto previo a la verificación del plan de trabajo; no obstante, de existir la citada norma, se verificó que el Jefe de Servicios Administrativos, no solicitó la programación respectiva, lo que originó que se desconozca las actividades cumplidas en horario extraordinario y consecuentemente limitó ejercer el control respectivo.
ַ La contratación del servicio de transporte para los servidores de la Administración
Zonal, no se fundamentó en un estudio técnico que prevea el parámetro económico a base del cual se debe efectuar la negociación, pues el costo del contrato se lo estableció considerando datos históricos de los montos cancelados en años anteriores, situación que no permitió disponer de información real para establecer el valor a pagar por el servicio recibido.
Lo mencionado se presentó por falta de gestión del Coordinador de Administración y Servicios y Jefe de Servicios Administrativos, pues no realizaron un estudio para establecer los presupuestos referenciales para la contratación del transporte, inobservando lo que dispone el párrafo primero de la Norma de Control Interno para el Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno.
Mediante oficios 2007-020 y 082-AZEA-RP de 26 de enero y 9 de marzo de 2007, se comunicó lo mencionado al Administrador Zonal, Coordinador Zonal de Administración y Servicios y Jefe de Servicios Administrativos.
Acciones tomadas
Con memorando 180-2007 de 26 de marzo de 2007, el Jefe de Servicios Administrativos impartió instrucciones para que los Jefes Zonales remitan el plan de trabajo a cumplir fuera de la jornada laboral.
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Conclusión
No se realizaron estudios técnicos para determinar tanto el cupo de combustible y el parámetro económico para la contratación del servicio de transporte para el personal de la Administración Zonal, lo que originó que la distribución de la gasolina se la realice a base de una disposición impartida por el Administrador y que se tome como referencia los montos históricos cancelados por la transportación, además no se exigió la presentación de plan de trabajo previa a la emisión de la orden de movilización, lo que no permitió ejercer el control respectivo.
Recomendaciones
Al Coordinador Zonal de Administración y Servicios
10.Dispondrá al Jefe de Servicios Administrativos, realice un estudio para la asignación de cupos de combustibles para los vehículos municipales, considerando: tipo de vehículo, actividad que cumple, tonelaje, condición mecánica y recorrido, entre otros, lo que permitirá obtener datos referenciales del rendimiento medio de kilómetros, los resultados serán puestos en conocimiento del Administrador Zonal, para su correspondiente aprobación.
Además, periódicamente controlará que las asignaciones de combustible correspondan a las autorizadas.
11.Verificará, previa la emisión de la orden de movilización de los vehículos fuera del horario normal de trabajo, fines de semana y días feriados, que los servidores presenten los informes de la comisión a realizar y de las labores cumplidas, documentos que serán archivados junto a la orden, lo que permitirá contar con información suficiente y competente, que justifique su utilización.
12.Realizará conjuntamente con el Jefe de Servicios Administrativos, un estudio mediante el cual se establezca el parámetro real que será considerado como presupuesto
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referencial para la contratación del servicio de transporte, tomando en cuenta el kilometraje recorrido y otro tipo de costos que se requiera.
No se ingresó al sistema Contratanent información sobre el proceso de contratación
El artículo 2 del Decreto Ejecutivo 122, publicado en Registro Oficial 25 de 19 de febrero de 2003, establece que todos los organismos y dependencias definidos en el artículo 2 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, están obligados a publicar en el Sistema Oficial de Información de Contratación Pública del Ecuador (Contratanet) los procedimientos precontratuales y demás documentación del proceso relativos a la adquisición de bienes y servicios, y construcción de obras.
En consideración de que la norma referida no es aplicable a la municipalidad, ya que es obligatoria únicamente para los organismos y dependencias definidos en el artículo 2 del Estatuto del Régimen Jurídico y Administrativo de la Función Ejecutiva, el Alcalde procedió a suscribir el 16 de enero de 2006, un convenio de adhesión al Sistema Contratanet con la Comisión de Control Cívico de la Corrupción.
Posteriormente, el artículo 13 de la Resolución A0036, emitida el 12 de junio de 2006, prevé que se debe publicar, las invitaciones en el Sistema de Información de Contratación Pública del Ecuador, para el caso de contratos por cuantías desde el 5% del coeficiente 0.00001 hasta el 100% del coeficiente 0.0001 del PIE; no obstante no se ingresó esta información, adicionalmente, el artículo 1 de la Resolución A0035 de 7 de junio de 2006, dispone que el Subprocurador Zonal ingresará al Contratanet información relativa a los procesos de concursos internos y de selección, diligencia que tampoco se la cumplió, situaciones que limitaron que los profesionales interesados conozcan sobre los requerimientos de la Zona para presentar su propuesta.
El 29 de junio de 2006, mediante decreto ejecutivo 1565, publicado en el Registro Oficial 302, que en su artículo 3 establece que se publicará en el Contratanet los registros de contratistas calificados; sin embargo, tampoco se ingresó esta información, lo que no posibilitó a los ciudadanos conocer la lista de contratistas habilitados para ejecutar obras.
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El Sub-Procurador Zonal, servidor designado para que realice el ingreso de la información prevista en el Sistema de Información de Contratación Pública del Ecuador, no cumplió con esta diligencia, según la verificación efectuada por los auditores al 26 de febrero de 2007, inobservando a más de la base legal citada, lo que dispone el párrafo segundo de la Norma de Control Interno para el Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno.
Mediante oficio 2007-073-AZEA-RP de 7 de marzo de 2007, se comunicó lo mencionado al Sub-Procurador Zonal.
En respuesta al oficio citado, el Sub-Procurador en comunicación de 29 de marzo de 2007, manifestó que no se procedió a realizar los registros en el Contratanet debido a que en septiembre del 2006, recién se capacitó al personal y el 5 del mismo mes se solicitó al Gerente de Servicios de Contratanet la clave respectiva; además mencionó que el Administrador Zonal le dispuso verbalmente que el ingreso de la información al referido programa lo debe realizar el Área de Sistemas.
Lo mencionado no modifica el comentario, ya que inmediatamente de proporcionada la capacitación y la clave respectiva se debió cumplir con esta diligencia, conforme lo establece la Resolución de Alcaldía A0035 de 7 de junio de 2006.
Conclusión
El servidor responsable del ingreso al Sistema Oficial de Información de Contratación Pública del Ecuador,no registró todos los contratos suscritos por la Administración Zonal, ni el detalle de los contratistas calificados, lo que no posibilitó a los ciudadanos conocer los procesos de contratación que se efectúan en la zona, ni la lista de contratistas habilitados.
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Recomendación
Al Sub-Procurador Zonal
13.Procederá a ingresar los datos de los contratos que se encuentran considerados en las cuantías previstas en la norma emitida por la Municipalidad, al Sistema Oficial de Información de Contratación Pública del Ecuador (Contratanet), lo que permitirá transparentar los procesos de contratación.
No se adquirió a proveedores calificados, ni se efectuó un control apropiado sobre los servicios de seguridad y limpieza
En veinticuatro casos de una muestra de setenta analizados se adquirieron bienes y se contrataron servicios conpersonas naturales o empresas que no forman parte del banco de proveedores municipal, sin embargo, pese haberse autorizado la contratación por varias ocasiones, no se realizó ninguna gestión a fin de exigir la inscripción respectiva, lo que originó que no se actualice el registro de proveedores y que la Administración Zonal mantenga relaciones comerciales con personas de quienes se desconoce su capacidad legal, técnica y económica.
El Administrador Zonal y Coordinador Zonal de Administración y Servicios, no coordinaron acciones para mantener un registro actualizado de proveedores para asegurar el control, calidad y precios de los productos, según lo prevé la Norma de Control Interno para el Sector Público 250-01 Adquisición.
Adicionalmente, se verificó que las certificaciones para el pago de servicios de vigilancia y seguridad; así como, las de mantenimiento y limpieza emitidas por el Jefe de Servicios Administrativos, no se encuentran sustentadas en registros, que demuestren la asistencia y cumplimiento de dichas labores, lo que imposibilitó determinar si las especificaciones técnicas establecidas en los contratos suscritos con la Administración Zonal fueron observadas por las empresas contratadas.
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Lo mencionado se presentó por falta de control del Jefe de Servicios Administrativos, quien no observó lo que dispone el numeral 2, de la Norma de Control Interno para el Sector Público 110-10 Control Interno Concurrente.
Mediante oficios 2007- 032, 080, 081y 083-AZEA-RP de 2 de febrero y 9 de marzo de 2007, se comunicó lo mencionado al Ex - Administrador Zonal, Coordinador Zonal de Administración y Servicios y Jefe de Servicios Administrativos.
El Jefe de Administración y Servicios en atención al oficio 032-AZEA-RP en memorando 254-2007-JZSA de 6 de Febrero de 2007, manifestó que varios de los trámites de adquisición no fueron canalizados a través de la unidad a su cargo, por lo tanto no se consideró los procedimientos administrativos previstos para las compras o contratación de servicios, criterio que no lo sustentó con el envío de la documentación respectiva; por lo tanto no se modifica lo comentado.
Conclusión
No se aperturaron registros para controlar el cumplimiento de la provisión de los servicios de vigilancia, seguridad, mantenimiento y limpieza, lo que originó que las certificaciones no se encuentren sustentadas; tampoco, se actualizó el registro abierto de proveedores, situación que imposibilita conocer la capacidad legal, técnica y económica de las personas con quienes se mantiene relaciones comerciales pese a no estar calificados.
Recomendaciones
Al Administrador Zona Eloy Alfaro
14.Dispondrá al Coordinador Zonal de Administración y Servicios, actualice el Registro Abierto de Proveedores, incluyendo a todas aquellas personas naturales o empresas con quienes la Administración Zonal mantiene relaciones comerciales, para lo cual exigirá la presentación de la documentación correspondiente que demuestren la capacidad legal,
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técnica y económica, lo que permitirá que se adquieran bienes y se contrate servicios a proveedores calificados.
15.Dispondrá al Jefe de Servicios Administrativos, aperture un registro diario para ejercer control sobre el cumplimiento de los servicios de vigilancia, seguridad, mantenimiento y limpieza, en el que constará información indispensable, como: nombres y firmas del personal que realiza el trabajo, lugar, turno, fecha y novedades, información que servirá de fundamento para emitir los certificados correspondientes.
No se coordinó acciones para ejercer control de los procesos de declaración, construcción y habitabilidad
El artículo R.II. 248 de la Ordenanza 0138 del Concejo Metropolitano emitida el 16 de febrero de 2005, dispone que el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito, a través de la Unidad Técnica Interna o Externa realizará el control sistemático y estricto de la habilitación del suelo de los procesos constructivos de acuerdo al texto de las normas vigentes. Será de responsabilidad social, técnica y legal de los propietarios, proyectistas, técnicos y constructores de edificaciones, urbanización, asentamientos, subdivisión, reestructuración parcelaria predial, el cumplimiento de las normas vigentes y brindarán todas las facilidades para la realización de las inspecciones y controles requeridos.
Sobre la aplicación de la indicada norma, se estableció que los documentos habilitantes que respaldan las actas de registro de planos arquitectónicos; así como, de la licencia de construcción que fueron emitidas por la Administración Zonal de conformidad con lo dispuesto en los artículos R.II 200 numeral 2 y R.II.228 de la Ordenanza mencionada y que se expidieron luego de comprobar el cumplimiento de requisitos establecidos para cada caso, no se los remitió a la Unidad Técnica de Control de la Coordinación Territorial Metropolitana para que se verifique si los proyectos presentados cumplen las normas emitidas por la municipalidad y si las edificaciones se ejecutaron de conformidad con lo previsto en los planos, pues estos documentos se los mantiene en el archivo de la Unidad de Gestión Urbana, situación que limitó que se tomen las acciones correctivas de existir casos en los que se vulneran los procesos de declaración, construcción y habitabilidad.
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Lo mencionado se presentó por falta de diligencia del Jefe Zonal de Gestión Urbana y de control del Administrador Zonal de turno y el Coordinador de Control Zonal, situación que no permitió que se ejerza el control respectivo sobre las edificaciones, ya que no se remitió los expedientes de los registros de planos y de licencias de construcción a la Unidad Técnica de Control de la Coordinación Territorial, inobservando los citados servidores, lo que dispone el párrafo segundo de la Norma de Control Interno para el Sector Público 110-08 Actitud Hacia el Control Interno.
Mediante oficios 2007-130, 133 y 135-AZEA-RP de 22 de marzo de 2007, se comunicó lo mencionado al Administrador Zonal de turno, Coordinador Zonal de Gestión y Control y Jefe Zonal de Gestión Urbana.
El Ex – Coordinador de Gestión y Control en atención al oficio 135-AZEA-RP manifestó en comunicación s/f, que todos los documentos que respaldan las actas de Registro de Planos y Licencias de Construcción se remitieron a la Unidad Técnica de Control de la Coordinación Territorial Metropolitana; criterio sin fundamento, pues de la verificación efectuada por los auditores se comprobó que todos los expedientes reposan en los archivos de la Administración Zonal.
Conclusión
No se remitió los expedientes del registro de planos arquitectónicos y licencias de construcción a la Unidad Técnica de Control de la Coordinación Territorial para que ejerza el control respectivo sobre el proceso de declaración, construcción y habitabilidad, situación que limitó que se tomen las acciones correctivas de existir casos en los que de los propietarios proyectistas, técnicos y constructores vulneraron las normas emitidas por la municipalidad.
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Recomendación
Al Administrador Zona Eloy Alfaro
16.Exigirá al Jefe de la Unidad de Gestión Urbana, remita mensualmente los documentos habilitantes que respaldan los Actas de Registros de Planos Arquitectónicos y de las Licencias de Construcción, a la Unidad Técnica de Control para que ejerza el control respectivo de conformidad con lo que disponen las normas emitidas para el efecto.
No se atendió los trámites ingresados en la Administración Zonal en el término establecido en la normatividad vigente
De análisis efectuado al cumplimiento de tiempo establecido en la normatividad vigente para la atención de trámites, se estableció lo siguiente:
- El literal b) del artículo 9 de la Ordenanza 3629 publicada en Registro Oficial 297 de 22 de junio de 2006, establece que las Administraciones Zonales, en el término de treinta días contados a partir de la fecha de ingreso de la solicitud de reconocimiento de la construcción informal, deberán calificar los requisitos iniciales establecidos en la Ordenanza y emitirán el informe respectivo.
Además, en el término de diez días contados a partir de la presentación por parte de los interesados de todos los requisitos definitivos, emitirán la licencia de reconocimiento de la construcción informal.
Sobre lo mencionado, se estableció que la Especialista en Fiscalización 5, utilizó adicionalmente entre veinte y noventa y seis días para revisar los documentos presentados y emitir los informes y para expedir la licencia de reconocimiento de la construcción informal se demoró entre dieciocho y ciento veinte y seis días, situación que se presentó debido a que no se le proveyó de los recursos necesarios como: personal, computador, impresora, vehículo para realizar inspecciones, entre otros, según consta en oficio 06002774 de 8 de agosto de 2006 remitido al Coordinador Territorial Metropolitano.
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ַ Adicionalmente, se verificó que en el año 2004, en la generalidad de los casos el
Especialista Catastral 4 y el Ingeniero Civil JF.2, responsables de emitir la licencia para trabajos varios, utilizaron entre diecisiete y ochenta y ocho días para emitir los permisos; no obstante, que el artículo R.II.240 de la Ordenanza 0095 vigente hasta el 15 de febrero de 2005, disponía que la Administración Zonal expedirá el citado documento en el término de diez días a partir de la fecha de presentación de la solicitud.
La demora en la atención de los trámites causa molestias al interesado y afecta la imagen institucional por el retraso en que se incurre y se presentó por falta de diligencia de los citados servidores.
Mediante oficios 2007- 119, 120 y 127-AZEA-RP de 20 y 21 de marzo de 2007, Auditorìa se comunicó lo mencionado al Ingeniero Civil JF.2, Especialistas Catastral 4 y en Fiscalización 5.
El Especialista Catastral 4, en atención al oficio 119 -AZEA-RP, en memorando 2007-331-JZTV de 11 de abril de 2007, manifestó que la falta de oportunidad en la atención de los trámites ingresados a la Administración Zonal se debe a que los peticionarios entregaban la documentación incompleta y se les concedió un plazo para presentarlos, criterio que no lo sustentó con ningún documento, por lo tanto no se modifica lo comentado.
Conclusión
Los informes, licencia de reconocimiento de la construcción informal y permisos de trabajos varios no se atendieron en los términos previstos en las normas emitidas para el efecto, situación que causa molestias al interesado y afecta la imagen institucional por el retraso en que se incurre.
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Recomendación
Al Administrador Zona Eloy Alfaro
17.Dispondrá al Coordinador de Administración y Servicios, controle que el personal de las áreas que atienden trámites presentados por los ciudadanos, despachen las solicitudes en los tiempos previstos en las normas vigentes, para lo cual previamente verificará que se cuente con el personal y equipos suficientes.
No se cumplieron los requisitos exigidos mediante Ordenanzas para otorgar el permiso o licencia de trabajos varios
El artículo R.II.240 de la Ordenanza Metropolitana 0095 Sustitutiva de la Ordenanza 0085 del Nuevo Régimen del Suelo, publicada en Registro Oficial 187 de 10 de octubre de 2003, y sus reformas contenidas en las Ordenanzas Metropolitanas 0138 y 144 publicadas en Registros Oficiales 525 y 35 de 16 de febrero y 9 de junio de 2005, establecen los requisitos y procedimientos para la obtención del permiso o licencia de trabajos varios.
Para obtener dichos documentos dentro de los requisitos para el año 2004, se estableció la obligación de presentar copia de las escrituras, pago del impuesto predial, esquema de la zona de intervención en la edificación y descripción textual y gráfica de los trabajos a realizarse y, para los años 2005 y 2006 la fotocopia del acta de registro de planos arquitectónicos y los planos arquitectónicos o acta de registro de reconocimiento de edificaciones existentes, adicionalmente, en los casos de modificaciones menores a los planos arquitectónicos la norma prevé adjuntar a la solicitud de licencia de trabajos varios, la declaración de que la información contenida en el formulario denominado “Solicitud de Licencia de Trabajos Varios” y sus anexos se ajusten a la verdad y cumplen con la normatividad vigente, así como, la obligación de que la firma del profesional responsable de la construcción sea reconocida por un notario; no obstante, los citados requerimientos no fueron observados por las personas que atendieron los trámites, ni la Asistente Administrativa 1, responsable de emitir la licencia para trabajos varios exigió que se
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cumplan estos requisitos previo a su expedición, lo que originó que no se disponga de información legalmente certificada para ejercer el control técnico respectivo.
Lo mencionado se presentó por falta de diligencia de la Asistente Administrativa 1; así como, de control por parte del Jefe de Gestión Urbana, ya que no comprobó que los servidores exijan el cumplimiento de los requisitos que se contempla en la normatividad emitida para el efecto. Los citados servidores no observaron lo que dispone el párrafo segundo de la Norma de Control Interno para el Sector Público 300-03 Actuación y Honestidad de los Funcionarios.
Mediante oficios 2007-096 y 103-AZEA-RP de 15 de marzo de 2007, se comunicó lo mencionado a la Asistente Administrativa 1 y Jefe Zonal de Gestión Urbana.
En atención al oficio 096-AZEA-RP la Asistente Administrativa 1, manifestó en comunicación de 20 de marzo de 2007, que se solicitó los requisitos técnicos y legales previstos en el formulario F7; además expresó que el artículo II.200 numeral 1 sobre licencias de trabajos varios no establece que el formulario debe estar notariado.
Sobre lo mencionado el artículo R.II.240 de la Ordenanza Metropolitana 0095 y sus reformas contenidas en las Ordenanzas Metropolitanas 0138 y 144 establecen claramente los requisitos y procedimientos para la obtención del permiso o licencia de trabajos varios; por lo tanto debió exigir su cumplimiento, en tal virtud no se modifica lo comentado.
Conclusión
No se exigió el cumplimiento de requisitos para otorgar las licencias o permiso de trabajos varios, situación que originó que no se disponga de información para ejercer el control técnico respectivo y garantizar la veracidad de la información consignada en los formularios.
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Recomendación
Al Jefe de Gestión Urbana
18.Verificará en forma selectiva y permanentemente que las licencias de trabajos varios (anterior permiso de trabajos varios) emitidas por la Unidad a su cargo, se encuentren sustentadas con la documentación prevista en la normatividad vigente; así como, que exista la declaración de que la información contenida en el formulario denominado “Solicitud de Licencia de Trabajos Varios” y sus anexos se ajusten a la verdad y cumplan con la normatividad vigente y que la firma del profesional responsable de la construcción esté reconocida por un notario, lo que posibilitará contar con información para ejercer el control técnico respectivo y garantizar que la información sea verídica.
Se emitieron informes favorables para la exoneración de estacionamientos
El artículo II.160 de la Ordenanza 0095 publicada en el Registro Oficial 187 de 10 de octubre de 2003, establece que para el cálculo del número de parqueaderos se cumplirán los requerimientos mínimos de estacionamientos por usos; así en el caso de proyectos nuevos la norma citada dispone que para viviendas mayores a 120m2 se construirá dos estacionamientos, y para aquellas menores a 120m2 un parqueadero y para visitas prevé en el primer caso, un parqueadero por cada cuatro viviendas y en el segundo uno por cada ocho.
Así mismo, la normatividad citada establece que para el caso de comercios de hasta 250m2, un parqueadero por cada 50m2 y para visitas uno cada 200m2.
No obstante, de existir la norma referida que es aplicable para proyectos nuevos y no para áreas construidas, el Coordinador de Desarrollo Zonal exoneró en varios casos la construcción de parqueaderos; así por ejemplo, un proyecto que debía considerar catorce estacionamientos, en razón de que se trataba de seis viviendas mayores a 124m2 cada una, dos comercios que totalizan un área de construcción de 87m2 y una bodega comercial con 93m2, exoneró ocho.
