OFICIO 220-146167 DEL 24 DE OCTUBRE DE 2013
REFERENCIA: SOCIEDADES DE RESPONSABILIDAD LIMITADA - 2013-01-378316 De manera atenta me permito dar respuesta a sus inquietudes relacionadas con las sociedades de responsabilidad limitada:
1. ¿Cómo se denomina el máximo órgano social de una sociedad limitada?
R/ El máximo órgano social es la Junta de Socios (artículo 358 y 359 del Código de Comercio).
2. ¿En una sociedad limitada puede coexistir como órgano social la Junta de Socios o una Asamblea General Anual?
R/ Como se señaló en la respuesta anterior, el máximo órgano social es la junta de socios, quien podrá reunirse para deliberar en asamblea ordinaria por lo menos una vez al año, en la época fijada en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio; también se reunirán en forma extraordinaria cuando sean convocados por los órganos o entidades competentes.
Lo anterior no obsta para que estatutariamente los socios creen otros cuerpos colegiados con las funciones que allí se consagren.
3. El libro de actas de junta de socios en una sociedad limitada ¿es de carácter obligatorio?
R/ Sí es obligatorio, en las actas deberá consignarse como mínimo, el número del acta, nombre de la sociedad, órgano que se reúne, en este caso Junta de Socios, naturaleza de la reunión, fecha y hora de la reunión, lugar de la reunión (de acuerdo con el Código de Comercio (Artículos 186 y 190, la junta de socios, se reunirá en el domicilio de la sociedad, salvo que se encuentren representados la totalidad de socios o accionistas, las decisiones tomadas en contravención de esta norma serán ineficaces), nombre de la persona que preside la reunión, convocatoria, lista de asistentes, número de votos emitidos a favor o en contra, nombramientos efectuados, constancia de aprobación del texto de acta, fecha y hora de la clausura, firma de presidente y secretario.
4. En una sociedad limitada ¿puede tener actas de junta de socios, elevadas a escritura pública e inscrita en cámara de comercio, que no existan en el libro oficial de acta de juntas?
R/ Es responsabilidad de los socios de la sociedad limitada, que se mantenga actualizado el libro de actas, en caso de que no se incorporen, tendrán que responder por los perjuicios que se generen a la sociedad y a terceros. El caso en particular, en todo caso deberá examinarse a la luz de los hechos concretos, y las consecuencias no pueden determinarse en sede consultiva
5. Una sociedad limitada que no ha inscrito en la Cámara de Comercio su libro de Actas de Junta de socios, y que ha registrado actas en la Cámara de Comercio que fueron elevadas a escritura pública, ¿puede cambiarlas por otras actas- diferentes estas – y en una inscripción y registro posterior de este libro de actas hacer asentamiento de actas con las misma numeración de aquellas que ya elevó a escritura?
R/. Como se mencionó las actas deben ir organizadas de manera cronológica, luego, si se han generado alteraciones a los registros, responderán por los perjuicios ocasionados los socios o administradores que se hayan designado para representar a la sociedad.
6. ¿Pueden distribuirse en una sociedad limitada utilidades que no han sido decretadas? R/ Como quiera que el procedimiento relacionado con el reparto de utilidades en las sociedades limitadas le es aplicable las reglas establecidas para las sociedades anónimas, sobre el particular se advierte en el artículo 445 del Código de Comercio, que al fin de cada ejercicio social por lo menos una vez al año, la sociedad deberá producir el balance general, de manera que presentado para su aprobación o improbación, el mismo deberá incluir el proyecto de distribución de utilidades, (numeral 2 del artículo 446 ibídem). En conclusión, en el balance general se debe incluir el ítem correspondiente a reparto de utilidades, las cuales se distribuirán con la aprobación, si no se ha fijado una mayoría decisoria superior, de por lo menos el 78% de las cuotas o partes de interés; cuando no se obtenga la mayoría prevista, deberá distribuirse por lo menos el 50% de la utilidades liquidas. (Artículo 240 del Código de Comercio).
7. ¿Pueden distribuirse utilidades en una sociedad limitada que no se han generado, en forma anticipada, para retribuir el trabajo de los socios?
R/ No es posible, se repite, las mismas deben estar incluidas en el balance general de fin de ejercicio, luego no es posible causarlas contablemente sin que se hayan generado, (Artículo 445 del Código de Comercio).
8. Un socio de una sociedad limitada que cumpla una jornada de trabajo, que desempeñe un oficio o cargo dentro de la misma sociedad ¿puede ser remunerado por su trabajo? R/ Son distintas la relación laboral y la relación de socio, aunque pueden coexistir en una misma persona. El tema de la remuneración laboral se examina bajo los principios laborales, ajenos a nuestra competencia.
9. Un socio de una sociedad limitada ¿cuándo debería recibir sus dividendos?
R/ Como se advierte en el punto 6, el socio tendrá derecho a recibirlos cuando se constando en el estado financiero de fin de ejercicio, el mismo sea aprobado y decretados los dividendos en los términos establecidos en la ley.
10. ¿Toda distribución de utilidades en una sociedad limitada debe estar aprobada por los socios en el acta de Junta de Socios?
R/ Toda distribución de utilidades, debe estar incorporada en el estado financiero y deberá ser sometida a la aprobación o improbación de la Junta de Socios (Artículo 240 del Código de Comercio).
11. Si en los Estatutos Sociales, se establece que las actas de junta de socios debe ser firmada por todos los socios presentes,¿ esa disposición podrá omitirse?
R/ Si es una disposición estatutaria, debe ser cumplida por los socios, no obstante lo anterior, quienes tienen esta responsabilidad, también deberán velar por su estricto cumplimiento, esto es facilitar la suscripción del acta, no sobra advertir que en caso de que no se suscriba o firme, las decisiones adoptadas por la Junta de Socios, tienen plena validez, lo que ocurre es que se dificulta su carácter probatorio.
12. Un acta de la junta de socios de una sociedad limitada que no está firmada por el presidente y el secretario o le falta la firma de alguno de estos, ¿qué validez tiene?
R/ Las decisiones son planamente validas, el acta es un documento probatorio, luego la firma del presidente y secretario no ratifican las decisiones adoptadas por la Junta de Socios, ni le dan plena validez.
13. ¿Qué importancia tiene la Cronología de las actas de Junta de Socios y la Inscripción y registro del libro de Actas en la Cámara de Comercio?
R/ Sobre el particular, es importante señalar que en el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993, se establecen los requisitos mínimos que debe contener el libro de actas, el cual debe llevarse respetando una numeración sucesiva o cronológica, de manera que más que la importancia que tiene el llevarlo de manera organizada, el orden obedece a una disposición legal.
Respecto al registro del libro de actas en la Cámara de Comercio, al igual que el anterior señalamiento, es un requisito legal establecido en el artículo 8 del Código de Comercio, norma según la cual se establece que, deberán inscribirse en el registro mercantil los libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles, para ello las Cámaras de Comercio deberán autenticar las hojas útiles de los libros mediante un sello de seguridad impuesto en cada una de ellas, para asegurar que se lleven en orden cronológico.
14. Una remuneración mensual fija y variable que pague una sociedad limitada a uno de sus socios (…), bajo el concepto de anticipo de utilidades, que no han sido generadas y quizá no se generen pero que tampoco son decretadas por la Junta de Socios ¿siguen siendo utilidades anticipadas para periodos fiscales posteriores?
R/ Como se señaló las utilidades debe registrarse en el balance general de cada fin de ejercicio, de manera que esta práctica en indebida y sancionable por lo que los administradores responderán de manera solidaria por los perjuicios que ocasionen a la sociedad y a terceros (artículo 23 de la Ley 222 de 1995).
15. ¿Cuál es el procedimiento para que un socio de una sociedad limitada se le paguen dividendos por el ejercicio social de la sociedad limitada?
R/ Sobre el particular y en caso de que exista controversia entre un socio y la sociedad, por el no pago de las utilidades, es factible que el socio afectado inicie un proceso verbal sumario ante esta Superintendencia de Sociedades en los términos del artículo 24 del Código General del Proceso o acudir a los servicios de conciliación y arbitramento que se prestan en esta Entidad.
16. ¿Si la sociedad limitada no tiene asamblea general de accionista u órgano máximo diferente a la junta de socios, puede un órgano denominado asamblea general, que no lleva libro de actas, decretar el Anticipo de Utilidades?
R/ Como se señaló, la sociedad limitada sí cuenta con un máximo órgano social, denominado junta de socios, luego corresponde a este Organismo decidir acerca del reparto de utilidades, decisión que debe constar en el acta respectiva. Frente a las utilidades anticipadas, mientras no se causen y se registren en el balance general no es procedente proceder a su reparto, en razón a que las mimas no pueden anticiparse, mientras efectivamente no se generen o causen.
17. ¿Cómo opera el anticipo de utilidades respecto de las obligaciones tributarias del ejercicio social?
R/. Desde el punto de vista de la realidad de la operación, no es admisible causar contablemente un hecho económico que no ha ocurrido, como es un anticipo de utilidades, por consiguiente, no se puede direccionar la respuesta, mucho menos frente a un hecho tributario que no es de competencia de esta Entidad.
18. Un socio de una sociedad limitada, tiene la obligación de trabajar para tener derecho a dividendos?
R/ A través del contrato social, los socios se obligan a hacer un aporte en dinero, en trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse las utilidades obtenidas en la empresa o actividad social.
De manera que el trabajo personal puede ser objeto de aporte a una sociedad, lo que origina una relación jurídica entre ésta y quien efectúa tal aporte, llamado socio industrial, en virtud de la cual surge para éste la obligación de realizar el trabajo o industria aportado y correlativamente los derechos señalados en la ley.
Uno de tales derechos, y como contraprestación de carácter económico, es el de participar en las utilidades sociales en la proporción que se haya estipulado en el contrato social, y a falta de estipulación, con una "participación" equivalente a la del mayor aporte de capital, conforme al parágrafo del artículo 150 del Código de Comercio.
19. Un socio de una sociedad limitada si trabaja en la misma sociedad ¿tendría derecho a su salario, y adicionalmente a recibir los dividendos?
R/ Dichos servicios pueden originarse en la relación sociedad socio industrial, caso en el cual dicha relación se sustenta en el contrato de sociedad que es el que genera las obligaciones y los derechos previstos en la ley para el socio industrial, o también puede generarse en la relación sociedad trabajador, la cual tiene su origen en el contrato de trabajo que da lugar para el socio al ejercicio de los derechos propios de esta relación contractual.
Así las cosas, cuando el trabajo prestado por el socio industrial a la sociedad, lo es en razón del contrato de sociedad por constituir aquél, precisamente su aporte, no hay lugar al reconocimiento y pago de las prestaciones sociales que se desprenden del contrato de trabajo, entre ellas, las cesantías, por no ser éste el que dio origen a la obligación de prestar el trabajo referido.
No obstante, puede darse el caso de que un socio esté obligado a prestar diferentes servicios a la compañía, situación que deberá estar sustentado en un contrato laboral para evitar confusiones.
20. Una persona que ejerce la revisoría fiscal ¿es una persona subordinada de los socios de la sociedad limitada?
R/ Para comenzar cuando la figura del Revisor Fiscal es obligatoria o es adoptada en los estatutos, señala la Ley, para el caso de las sociedades de responsabilidad limitada que se debe elegir por la Junta de Socios, una vez elegido y registrada el acta que da cuenta de su nombramiento en la Cámara de Comercio, procede la vinculación del mismo a la compañía, por parte del representante legal.
Frente a esta vinculación no existe una subordinación del revisor fiscal con los socios de la compañía, su designación se produce con el objeto de cumplir con funciones legales específicas, las cuales se encuentran consagradas en el artículo 207 del Código de Comercio.
21. ¿En una Junta de Socios, ¿puede omitirse o no involucrarse socios que participaron en la mencionada junta?
R/ Desde luego que no, en el acta debe consignarse el nombre de los socios que participaron en la misma.
22. ¿Puede en un acta de junta de socios, involucrarse una persona en calidad de socio, y tomar decisiones, cuando la reforma social aún no se ha aceptado en la junta de socios y no se ha elevado a escritura?
R/ En el acta de Junta de Socios se debe registrar no solamente el nombre de los asistentes a la reunión, sino las decisiones que efectivamente se tomaron con señalamiento del sentido y la votación, por consiguiente si se consigna en el acta hechos no ocurridos, se requiere adelantar las gestiones judiciales ante las autoridades competentes.
23. ¿Cuándo se adquiere el carácter de socio de una sociedad limitada?
R/ Quienes aparezcan en la escritura de constitución adquieren el carácter de socio cuando suscriban el instrumento notarial. También adquiere la calidad de socio con la inscripción en el registro mercantil del título de adquisición de la calidad de accionistas. 24. ¿Un contrato en cuentas en participación suscrito con algunos de los socios y empleados de una sociedad limitada, impide que al socio de la sociedad limitada le paguen dividendos?
R/ Aunque no es compresible el sentido de la pregunta, habrá de señalarse que se trata de dos contratos o actos jurídicos diferentes, y en esa medida se generan distintas obligaciones para quienes los suscriben. Ahora bien, el contrato de cuenta de participación no es un negocio sobre el cual pueda esta entidad pronunciarse.
25. Al socio que le pagan con Anticipo de Utilidades, en forma mensual al final cuando son menores, ¿pueden mantenerse en el excedente al socio, por el buen cumplimiento de sus labores?
R/ Como se ha indicado en respuestas anteriores, legalmente no es procedente que se generen utilidades anticipadas que no se causen en el respectivo balance o periodo anual, luego no se dará respuesta a esta inquietud en tanto que no es legal el pago de utilidades anticipadas.
26. ¿Existe posición dominante de un socio respecto de la revisoría fisca?
R/ No tendría por qué existir, en tanto que el revisor fiscal debe actuar para cumplir los deberes legales que le corresponden señalados en el artículo 207 del Código de Comercio, en caso de no cumplir con los mismos podrá verse incurso en sanciones disciplinarias y penales (artículo 212 del Código de Comercio)
27. ¿Qué implicaciones tiene la obligación del representante legal y contador de certificar los estados financieros?
R/ Implica que, la información en él contenida se ha verificado previamente y se ajusta a los libros.(artículo 33 del Decreto 2649 de 1993)
28. Una certificación emanada del reviros fiscal puede entenderse que no goza de independencia funcional y legal respecto de la sociedad?
R/ No, El artículo 33 del Decreto 2649 de 1993, señala que son estados financieros certificados aquellos que están firmados por el representante legal, el contador público y el revisor fiscal, si lo hubiere, en constancia de que la información en él contenida es fielmente tomada de los libros, y hacen parte del ejercicio de funciones del revisor fiscal. 29. ¿Cuándo se entiende aprobada un acta de junta de socios?
R/ Se aprueba por el por el órgano que según los estatutos debe impartirla (Artículo 431 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993). 30 Y 31 ¿Cuál es la responsabilidad del secretario y presidente en una junta de socios? R. Suscribir el acta de la reunión de la Junta de Socios cuando fuere aprobada; en caso de que no proceda a su aprobación, deberá convocarse a reunión extraordinaria del máximo órgano social con el fin de someter a su consideración tal situación.
32. Los Dividendos sociales en una sociedad limitada ¿se pagan en forma de remuneración fija o variable?
R/ El artículo 156 del Código de Comercio señal que las utilidades que se repartan se pagaran en dinero efectivo, dentro del año siguiente a la fecha en que se decreten.
Para mayor información e ilustración sobre éste y otros temas societarios, se sugiere consultar la página de Internet (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.
En los anteriores términos ha sido resuelta su consulta, no sin antes manifestarle que la misma fue tramitada dentro del plazo legal y con los efectos contemplados en el artículo 28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo.
