Planear
– Organizar – Dirigir – Coordinar - Controlar El “PROCESO ADMINISTRATIVO”Planear, es la primera función administrativa; que sirve de base a las demás.
• Definición – es la acción de tomar decisiones para el futuro. No es un acto, es un proceso.
• Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificación.
• FAYOL: Formular el programa de acción que incluye el resultado a obtener, las conductas a desarrollar y los medios a utilizar.
Fases de la Planificación
1. Determinación de
Objetivos
a alcanzar
2. Toma de decisiones
3. Elaboración de planes
Determinación de Objetivos
• Es la primera actividad: saber adónde
pretendemos llegar.
• Los “objetivos” son la expresión de una
situación que queremos vivir en el futuro.
• Lista de verificación: ser específico, ser
realista, ser verificable, tener un plazo,
incluir
metas
intermedias, plantear
un
desafío y plantear un compromiso.
Red de Objetivos en la Organización
• Jerarquía
de objetivos
–
algunos
son más
importantes y predominan.
9 Objetivos organizacionales
9 Objetivos de la división
9 Objetivos del departamento
9 Objetivos operacionales
9
El resultado es una red jerárquica e integrada que
orienta la acción de la organización en dirección
de los objetivos organizacionales.
Desdoblamiento de los objetivos
Objetivos organizacionales Políticas Directrices Metas Programas Procedimientos Métodos Normas Gustavo Viñales: Gustavo Viñales:Menor DETALLE Mayor
A M P L I T U D
Ejemplo
• Objetivo: renta 15 % sobre la inversión.
• Renta / inversión = renta / ventas x ventas /
inversion.
• Aumentar la renta sobre ventas, mayor
ganancia sobre ventas.
• Aumentar las ventas respecto de la
inversión. Aumento las ventas, disminuyo
inversión
Toma de decisiones
• Debemos “tomar decisiones” para conseguir
los objetivos fijados. Ello implica un
“proceso” de comparar alternativas posibles
y elegir las más adecuadas.
• Diagnóstico
–
Alternativas
posibles
–
Evaluación de alternativas – Selección –
Ejecución (Resultados)
Diferentes Tipos de Planeación
• Consideramos dos o más tipos, de acuerdo a una
jerarquía de la planeación:
Planificación estratégica – es la planeación más
amplia. Tiene
que
ver
con los
objetivos
organizacionales y la estrategia.
Planificación
táctica
–
realizada
a nivel
departamental.
Planificación operativa – realizada para cada
actividad, más detallada y de corto plazo.
PLANIFICACION ESTRATEGICA
• PETER DRUCKER:
• RESPUESTA A DOS PREGUNTAS: CUAL ES NUESTRO NEGOCIO? CUAL DEBERIA SER NUESTRO NEGOCIO?
• ALFRED CHANDLER Jr.
• ES LA DETERMINACIÓN DE METAS Y OBJETIVOS BASICOS DE LARGO PLAZO DE LA EMPRESA, LA ADOPCION DE CURSOS DE ACCION Y LA
ASIGNACION DE RECURSOS NECESARIOS PARA LOGRAR DICHAS METAS
..continuación definiciones...
• KENNETH ANDREWS:
• ES EL PATRON DE OBJETIVOS, PROPOSITOS O
METAS Y LAS POLITICAS Y PLANES ESENCIALES PARA CONSEGUIR DICHAS METAS DE TAL
MANERA QUE DEFINAN EN QUE CLASE DE
NEGOCIO LA EMPRESA ESTA O QUIERE ESTAR Y QUE CLASE DE EMPRESA ES O QUIERE SER
...continuación definiciones
• IGOR ANSOFF: ES EL LAZO COMUN ENTRE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Y LAS RELACIONES PRODUCTO MERCADO TAL QUE DEFINAN LA ESENCIAL NATURALEZA DE LOS NEGOCIOS EN QUE ESTA LA ORGANIZACIÓN Y LOS NEGOCIOS QUE PLANEA PARA EL FUTURO • SURGE LA PENETRACION DE MERCADOS
CUANDO ABORDA EL MISMO MERCADO CON LO MISMOS PRODUCTOS; EL DESARROLLO DE
MERCADOS ( EL MISMO PRODUCTO EN NUEVOS MERCADOS), EL DESARROLLO DE PRODUCTOS (EL MISMO MERCADO AL QUE INCORPORA
OTROS PRODUCTOS) Y DIVERSIFICACION ( NUEVOS PRODUCTOS EN NUEVOS MERCADOS
Planificación Estratégica
• Está definida en la cúpula estratégica.
• Abarca a la organización en su totalidad
• Está proyectada a largo plazo, efectos y
consecuencias en el futuro.
• Implica analizar y comprender el medio
ambiente (Oportunidades vs Amenazas).
• Implica
analizar
los
distintos
factores
internos (Fortalezas vs Debilidades)
Planificación Operativa
• Está definida en el centro operativo para cada
tarea o actividad.
• Detalles necesarios para incorporar los planes
estratégicos en las operaciones diarias de la
empresa.
• Pueden ser para actividades recurrentes o no
recurrentes.
• Proyectado para el futuro inmediato.
• Metas
específicas; muestra
actividades
por
Clases de Planes
9 NO RECURRENTES9 Programas – consideración de actividades y del marco temporal. Relacionados con el tiempo.
9 Presupuestos – expresión monetaria de los programas. Relacionados con el dinero.
9 Proyectos – programas específicos.
9 RECURRENTES
9 Políticas – son guías para las decisiones.
9 Procedimientos – son instrucciones para una acción. Relacionados con los métodos.
9 Reglas – medidas específicas para situaciones dadas. Relacionados con los comportamientos.
Algunos instrumentos
• Estratégicos
– Análisis FODA
– Plan de Acción, Plan de Negocios – Presupuesto Integral
• Operativos
– Plan de fábrica, cuanto producir, cuanto almacenar, en qué momentos, con qué insumos...
– Plan de Compras, cuanto, cuando, a quien, cómo. – Flujo de Caja, previsiones de ingresos y egresos,
determinación de necesidades según momentos
– Gráfico Gantt, graficar actividades según secuencia y transcurso del tiempo
TIPOS DE ESTRATEGIAS
• La estrategia puede ser
• Proactiva: busca lograr ventaja
• Pasiva: responde a los sucesos del medio
ambiente (reactiva)
Misión - Visión
• Para comprender la planificación estratégica, debemos definir algunos conceptos que influirán en este tipo de planificación:
Visión Misión
Misión - Visión
• Visión – se define con los siguientes elementos:
Propósito principal de la empresa
Su futuro
Definición de mercados a atender
Valores, conductas y actitudes deseadas
Misión - Visión
• Misión – la declaración de la misión incluye:
Que es lo que hacemos (cuál es el negocio)
En dónde lo hacemos (cuál es el mercado)
Para quién lo hacemos (que necesidad satisfacemos y cómo lo hacemos)
Misión - Visión
• Ejemplo de una consultora internacional instalada en nuestro país (1):
Visión: “Ser reconocidos como la firma profesional que presta, en todas las áreas de actuación, los servicios de la más alta calidad”
Misión: “Aportamos valor basados en el conocimiento y la experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad”
Desagregación
• PROPOSITO: actividad de la organización. A que
se dedica: medicina, alimentación, agropecuaria
• MISION: especificidad del objeto: dentro de la
medicina el cáncer, de la alimentación los lácteos,
de la agropecuaria los cereales.
• OBJETIVO: logro para un determinado período de
tiempo, situación que deseamos vivir: atender 100
pacientes en consulta por día, vender 1.000
kilogramos de quesos en un mes, producir 1.000
kilogramos de trigo en una zafra
• ESTRATEGIA: camino que se utilizará
para insertarse en el futuro. Abrir una
policlínica con 10 oncólogos profesores de
la Universidad, la policlínica en
determinado lugar, con tal honorario o tarifa
por consulta,...
Principios de administración aplicados a la
Planificación
• Definición del objetivo – la finalidad de la
planificación es determinar quién, cómo y
cuando se alcanzará la idea o el objetivo.
• Flexibilidad
en la planeación
–
la
planeación
es
permanente; debe
tener
flexibilidad y corregir defectos durante el
desarrollo.
Principales características de la Planeación - I
Es un proceso permanente y continuo
Está siempre orientado hacia el futuro
Busca la racionalidad en la toma de
decisiones
Busca seleccionar un curso de acción entre
varias alternativas
La planeación es “sistémica” – considera
sistemas y subsistemas que la conforman
Principales características de la Planeación - II
La planeación es repetitiva, es un proceso que
forma parte de otro mayor
Es una técnica de asignación de recursos
Es cíclica, permite evaluación y medición para
establecer nueva planeación
Es una función del proceso que interactúa con las
demás
Es una técnica de coordinación e integración
Análisis FODA
• Análisis ambiental – Oportunidades y Amenazas Análisis:
9 De la industria y el mercado
9 De los competidores
9 Político y regulatorio
9 Social – aspectos sociales y grupos de interés
9 De recursos humanos
9 Macroeconómico
MISION NEGOCIO ACTUAL ANALISIS EXTERNO ANALISIS INTERNO AMENAZAS OPORTUNIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES ESTRATEGIA EMPRESARIAL OBJETIVOS, PLANES
Análisis FODA
• Análisis de recursos internos – Fortalezas y Debilidades Análisis:
9 Financiero
9 Evaluación de recursos humanos
9 De comercialización y marketing
9 De operaciones
9 De otros recursos internos – administración, I + D, compras, informática
MATRIZ FODA Y ESTRATEGIAS
FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDA-DES MAXI – MAXI aprovecha las fortalezas en donde existen las oportunidades MINI MAXI minimiza efecto de las debilidades en ambiente de oportunidades AMENAZAS MAXI – MINIaprovecha fotalezas neutralizando amenazas MINI – MINI minimiza efecto de las debilidades en ambientes con amenazas
MAXI- MAXI, MINI - MINI
• LA ESTRETEGIA DEBIERA
• MAXIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DE
OPORTUNIDADES UTILIZANDO LAS
MAXIMAS FORTALEZAS
• MINIMIZAR O NEUTRALIZAR LAS
AMENAZAS Y SITUAR LA ACCION EN EL
CAMPO DONDE LAS DEBILIDADES SE
MATRIZ DE PORTAFOLIO
RENDIMIENTO TASA CRECIMIENTO FUERTE DEBIL ALTA PRODUCTO ESTRELLA Gana y crece PRODUCTO INCOGNITA (¿?) crece pero se ignora futuro BAJA PRODUCTO VACA produce (EFECTIVO) PRODUCTO PERRO, come recursos (ABANDONAR)DECISIONES ESTANDARIZADAS EN MATRIZ DE PORTAFOLIO PRODUCTO ESTRELLA PRODUCTO INCOGNITA PRODUCTO VACA PRODUCTO PERRO CLAVE
INVERTIR INVERTIR COSECHAR SEGMEN-TAR
IMPUL-SABLE
INVERTIR INVERTIR COSECHAR MANTENER
MANTENI-BLE AUMENTAR PRECIO Y MANTENER MANTENER O DISCONTI-NUAR AUMENTA R PRECIO O COSECHAR MANTENER O DISCON-TINUAR OLVIDA-BLE AUMENTAR PRECIO MANTENER O DISCONTI-NUAR COSECHAR LO QUE QUEDA DISCONTI-NUAR
Test de repaso
• Cuáles son los pasos básicos a seguir en un
proceso de planificación ?
• Cómo diferenciamos la planificación estratégica
de la planeación táctica y operativa ?
• Para qué es importante analizar el medio ambiente
y los recursos internos de la organización ?
• Cuáles son los requisitos o “lista de verificación”
para determinar si una situación planteada es o no
es un objetivo ?
Gráfica actividades A,B,C,D
Para iniciar B es necesario culminar A, D con
C, C puede iniciarse sin culminar B
A B C D 1 2 3 4 semanas
Test de repaso
• Responda si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas
¾ Los “objetivos organizacionales” determinan los límites dentro de los cuáles deberán plantearse los objetivos de los distintos niveles de la organización.
¾ La definición de la estrategia es tarea principal de los distintos niveles de la organización.
¾ Sólo es posible la formulación de una estrategia exitosa a través del análisis profundo del interior de la organización, sus puntos fuertes y debilidades.
Test de repaso
¾ En las políticas se especifican acciones a realizar.
¾ El establecimiento de objetivos mejora la performance porque se evita la dispersión de esfuerzos y porque se requiere que los involucrados en la planificación se familiaricen con el tema.
¾ Una vez definida la planificación estrategica la organización procederá a determinar sus objetivos más concretos y sus políticas.
