Planear Organizar Dirigir Coordinar - Controlar

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Planear

– Organizar – Dirigir – Coordinar - Controlar El “PROCESO ADMINISTRATIVO”

Planear, es la primera función administrativa; que sirve de base a las demás.

• Definición – es la acción de tomar decisiones para el futuro. No es un acto, es un proceso.

• Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro, y se diseñan los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificación.

• FAYOL: Formular el programa de acción que incluye el resultado a obtener, las conductas a desarrollar y los medios a utilizar.

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Fases de la Planificación

1. Determinación de

Objetivos

a alcanzar

2. Toma de decisiones

3. Elaboración de planes

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Determinación de Objetivos

• Es la primera actividad: saber adónde

pretendemos llegar.

• Los “objetivos” son la expresión de una

situación que queremos vivir en el futuro.

• Lista de verificación: ser específico, ser

realista, ser verificable, tener un plazo,

incluir

metas

intermedias, plantear

un

desafío y plantear un compromiso.

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Red de Objetivos en la Organización

• Jerarquía

de objetivos

algunos

son más

importantes y predominan.

9 Objetivos organizacionales

9 Objetivos de la división

9 Objetivos del departamento

9 Objetivos operacionales

9

El resultado es una red jerárquica e integrada que

orienta la acción de la organización en dirección

de los objetivos organizacionales.

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Desdoblamiento de los objetivos

Objetivos organizacionales Políticas Directrices Metas Programas Procedimientos Métodos Normas Gustavo Viñales: Gustavo Viñales:

Menor DETALLE Mayor

A M P L I T U D

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Ejemplo

• Objetivo: renta 15 % sobre la inversión.

• Renta / inversión = renta / ventas x ventas /

inversion.

• Aumentar la renta sobre ventas, mayor

ganancia sobre ventas.

• Aumentar las ventas respecto de la

inversión. Aumento las ventas, disminuyo

inversión

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Toma de decisiones

• Debemos “tomar decisiones” para conseguir

los objetivos fijados. Ello implica un

“proceso” de comparar alternativas posibles

y elegir las más adecuadas.

• Diagnóstico

Alternativas

posibles

Evaluación de alternativas – Selección –

Ejecución (Resultados)

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Diferentes Tipos de Planeación

• Consideramos dos o más tipos, de acuerdo a una

jerarquía de la planeación:

ƒ

Planificación estratégica – es la planeación más

amplia. Tiene

que

ver

con los

objetivos

organizacionales y la estrategia.

ƒ

Planificación

táctica

realizada

a nivel

departamental.

ƒ

Planificación operativa – realizada para cada

actividad, más detallada y de corto plazo.

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PLANIFICACION ESTRATEGICA

• PETER DRUCKER:

• RESPUESTA A DOS PREGUNTAS: CUAL ES NUESTRO NEGOCIO? CUAL DEBERIA SER NUESTRO NEGOCIO?

• ALFRED CHANDLER Jr.

• ES LA DETERMINACIÓN DE METAS Y OBJETIVOS BASICOS DE LARGO PLAZO DE LA EMPRESA, LA ADOPCION DE CURSOS DE ACCION Y LA

ASIGNACION DE RECURSOS NECESARIOS PARA LOGRAR DICHAS METAS

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..continuación definiciones...

• KENNETH ANDREWS:

• ES EL PATRON DE OBJETIVOS, PROPOSITOS O

METAS Y LAS POLITICAS Y PLANES ESENCIALES PARA CONSEGUIR DICHAS METAS DE TAL

MANERA QUE DEFINAN EN QUE CLASE DE

NEGOCIO LA EMPRESA ESTA O QUIERE ESTAR Y QUE CLASE DE EMPRESA ES O QUIERE SER

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...continuación definiciones

• IGOR ANSOFF: ES EL LAZO COMUN ENTRE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN Y LAS RELACIONES PRODUCTO MERCADO TAL QUE DEFINAN LA ESENCIAL NATURALEZA DE LOS NEGOCIOS EN QUE ESTA LA ORGANIZACIÓN Y LOS NEGOCIOS QUE PLANEA PARA EL FUTURO • SURGE LA PENETRACION DE MERCADOS

CUANDO ABORDA EL MISMO MERCADO CON LO MISMOS PRODUCTOS; EL DESARROLLO DE

MERCADOS ( EL MISMO PRODUCTO EN NUEVOS MERCADOS), EL DESARROLLO DE PRODUCTOS (EL MISMO MERCADO AL QUE INCORPORA

OTROS PRODUCTOS) Y DIVERSIFICACION ( NUEVOS PRODUCTOS EN NUEVOS MERCADOS

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Planificación Estratégica

• Está definida en la cúpula estratégica.

• Abarca a la organización en su totalidad

• Está proyectada a largo plazo, efectos y

consecuencias en el futuro.

• Implica analizar y comprender el medio

ambiente (Oportunidades vs Amenazas).

• Implica

analizar

los

distintos

factores

internos (Fortalezas vs Debilidades)

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Planificación Operativa

• Está definida en el centro operativo para cada

tarea o actividad.

• Detalles necesarios para incorporar los planes

estratégicos en las operaciones diarias de la

empresa.

• Pueden ser para actividades recurrentes o no

recurrentes.

• Proyectado para el futuro inmediato.

• Metas

específicas; muestra

actividades

por

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Clases de Planes

9 NO RECURRENTES

9 Programas – consideración de actividades y del marco temporal. Relacionados con el tiempo.

9 Presupuestos – expresión monetaria de los programas. Relacionados con el dinero.

9 Proyectos – programas específicos.

9 RECURRENTES

9 Políticas – son guías para las decisiones.

9 Procedimientos – son instrucciones para una acción. Relacionados con los métodos.

9 Reglas – medidas específicas para situaciones dadas. Relacionados con los comportamientos.

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Algunos instrumentos

• Estratégicos

– Análisis FODA

– Plan de Acción, Plan de Negocios – Presupuesto Integral

• Operativos

– Plan de fábrica, cuanto producir, cuanto almacenar, en qué momentos, con qué insumos...

– Plan de Compras, cuanto, cuando, a quien, cómo. – Flujo de Caja, previsiones de ingresos y egresos,

determinación de necesidades según momentos

– Gráfico Gantt, graficar actividades según secuencia y transcurso del tiempo

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TIPOS DE ESTRATEGIAS

• La estrategia puede ser

• Proactiva: busca lograr ventaja

• Pasiva: responde a los sucesos del medio

ambiente (reactiva)

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Misión - Visión

• Para comprender la planificación estratégica, debemos definir algunos conceptos que influirán en este tipo de planificación:

Visión Misión

(18)

Misión - Visión

• Visión – se define con los siguientes elementos:

ƒ Propósito principal de la empresa

ƒ Su futuro

ƒ Definición de mercados a atender

ƒ Valores, conductas y actitudes deseadas

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Misión - Visión

• Misión – la declaración de la misión incluye:

ƒ Que es lo que hacemos (cuál es el negocio)

ƒ En dónde lo hacemos (cuál es el mercado)

ƒ Para quién lo hacemos (que necesidad satisfacemos y cómo lo hacemos)

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Misión - Visión

• Ejemplo de una consultora internacional instalada en nuestro país (1):

ƒ Visión: “Ser reconocidos como la firma profesional que presta, en todas las áreas de actuación, los servicios de la más alta calidad”

ƒ Misión: “Aportamos valor basados en el conocimiento y la experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad”

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Desagregación

• PROPOSITO: actividad de la organización. A que

se dedica: medicina, alimentación, agropecuaria

• MISION: especificidad del objeto: dentro de la

medicina el cáncer, de la alimentación los lácteos,

de la agropecuaria los cereales.

• OBJETIVO: logro para un determinado período de

tiempo, situación que deseamos vivir: atender 100

pacientes en consulta por día, vender 1.000

kilogramos de quesos en un mes, producir 1.000

kilogramos de trigo en una zafra

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• ESTRATEGIA: camino que se utilizará

para insertarse en el futuro. Abrir una

policlínica con 10 oncólogos profesores de

la Universidad, la policlínica en

determinado lugar, con tal honorario o tarifa

por consulta,...

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Principios de administración aplicados a la

Planificación

• Definición del objetivo – la finalidad de la

planificación es determinar quién, cómo y

cuando se alcanzará la idea o el objetivo.

• Flexibilidad

en la planeación

la

planeación

es

permanente; debe

tener

flexibilidad y corregir defectos durante el

desarrollo.

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Principales características de la Planeación - I

ƒ

Es un proceso permanente y continuo

ƒ

Está siempre orientado hacia el futuro

ƒ

Busca la racionalidad en la toma de

decisiones

ƒ

Busca seleccionar un curso de acción entre

varias alternativas

ƒ

La planeación es “sistémica” – considera

sistemas y subsistemas que la conforman

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Principales características de la Planeación - II

ƒ

La planeación es repetitiva, es un proceso que

forma parte de otro mayor

ƒ

Es una técnica de asignación de recursos

ƒ

Es cíclica, permite evaluación y medición para

establecer nueva planeación

ƒ

Es una función del proceso que interactúa con las

demás

ƒ

Es una técnica de coordinación e integración

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Análisis FODA

• Análisis ambiental – Oportunidades y Amenazas Análisis:

9 De la industria y el mercado

9 De los competidores

9 Político y regulatorio

9 Social – aspectos sociales y grupos de interés

9 De recursos humanos

9 Macroeconómico

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MISION NEGOCIO ACTUAL ANALISIS EXTERNO ANALISIS INTERNO AMENAZAS OPORTUNIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES ESTRATEGIA EMPRESARIAL OBJETIVOS, PLANES

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Análisis FODA

• Análisis de recursos internos – Fortalezas y Debilidades Análisis:

9 Financiero

9 Evaluación de recursos humanos

9 De comercialización y marketing

9 De operaciones

9 De otros recursos internos – administración, I + D, compras, informática

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MATRIZ FODA Y ESTRATEGIAS

FORTALEZAS DEBILIDADES OPORTUNIDA-DES MAXI – MAXI aprovecha las fortalezas en donde existen las oportunidades MINI MAXI minimiza efecto de las debilidades en ambiente de oportunidades AMENAZAS MAXI – MINI

aprovecha fotalezas neutralizando amenazas MINI – MINI minimiza efecto de las debilidades en ambientes con amenazas

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MAXI- MAXI, MINI - MINI

• LA ESTRETEGIA DEBIERA

• MAXIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DE

OPORTUNIDADES UTILIZANDO LAS

MAXIMAS FORTALEZAS

• MINIMIZAR O NEUTRALIZAR LAS

AMENAZAS Y SITUAR LA ACCION EN EL

CAMPO DONDE LAS DEBILIDADES SE

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MATRIZ DE PORTAFOLIO

RENDIMIENTO TASA CRECIMIENTO FUERTE DEBIL ALTA PRODUCTO ESTRELLA Gana y crece PRODUCTO INCOGNITA (¿?) crece pero se ignora futuro BAJA PRODUCTO VACA produce (EFECTIVO) PRODUCTO PERRO, come recursos (ABANDONAR)

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DECISIONES ESTANDARIZADAS EN MATRIZ DE PORTAFOLIO PRODUCTO ESTRELLA PRODUCTO INCOGNITA PRODUCTO VACA PRODUCTO PERRO CLAVE

INVERTIR INVERTIR COSECHAR SEGMEN-TAR

IMPUL-SABLE

INVERTIR INVERTIR COSECHAR MANTENER

MANTENI-BLE AUMENTAR PRECIO Y MANTENER MANTENER O DISCONTI-NUAR AUMENTA R PRECIO O COSECHAR MANTENER O DISCON-TINUAR OLVIDA-BLE AUMENTAR PRECIO MANTENER O DISCONTI-NUAR COSECHAR LO QUE QUEDA DISCONTI-NUAR

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Test de repaso

• Cuáles son los pasos básicos a seguir en un

proceso de planificación ?

• Cómo diferenciamos la planificación estratégica

de la planeación táctica y operativa ?

• Para qué es importante analizar el medio ambiente

y los recursos internos de la organización ?

• Cuáles son los requisitos o “lista de verificación”

para determinar si una situación planteada es o no

es un objetivo ?

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Gráfica actividades A,B,C,D

Para iniciar B es necesario culminar A, D con

C, C puede iniciarse sin culminar B

A B C D 1 2 3 4 semanas

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Test de repaso

Responda si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas

¾ Los “objetivos organizacionales” determinan los límites dentro de los cuáles deberán plantearse los objetivos de los distintos niveles de la organización.

¾ La definición de la estrategia es tarea principal de los distintos niveles de la organización.

¾ Sólo es posible la formulación de una estrategia exitosa a través del análisis profundo del interior de la organización, sus puntos fuertes y debilidades.

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Test de repaso

¾ En las políticas se especifican acciones a realizar.

¾ El establecimiento de objetivos mejora la performance porque se evita la dispersión de esfuerzos y porque se requiere que los involucrados en la planificación se familiaricen con el tema.

¾ Una vez definida la planificación estrategica la organización procederá a determinar sus objetivos más concretos y sus políticas.

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Test de repaso

Llene los espacios en blanco, completando las

siguientes frases:

¾

La red de objetivos de una organización es………

¾

Las políticas son………

¾

En los programas se determinan…….

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