QUE ES CONTASAT?
“Contasat” es la nueva y única herramienta que deberás utilizar para validación e ingreso de tus facturas digitales a partir del 09 de Mayo de 2016, no existirá ningún otro medio ni correo para recibir tus facturas.
PARA QUE SIRVE?
“Contasat” te permitirá de una forma amigable, dinámica y automática el poder validar tus facturas, partiendo desde tus órdenes de compra, números de recepción y finalizando con la validación del archivo XML de tus facturas, te proporcionara información actualizada sobre estatus de tus facturas, fechas de pago y estado de cuenta de pagos de los últimos 6 meses, también te brindará notificaciones automáticas sobre recepción exitosa, rechazo y pago de tus facturas.
“Contasat” contará con información precargada diariamente de tus órdenes de compra y números de recepción, mismas que serán cotejadas automáticamente contra la información que proporciones y contra la información que contenga el archivo XML de tu factura.
CONSIDERAR QUE:
Si la orden de compra y número de recepción no corresponde a tu factura, la información manifestada no existe, o el importe de tus números de recepción difiere al importe de tu factura, “Contasat” la rechazara automáticamente.
Como proveedor serás el único que tendrá el control de tu cuenta y quien podrá subir facturas, ningún
usuario de Rotoplas deberá tener acceso a tus contraseñas y a cargar tus facturas.
RECOMENDACIONES
Te sugerimos que te asegures que la información facturada corresponda a tus órdenes de compra, números de recepción y que tus archivos XML cumplan con las disposiciones fiscales vigentes, ya que esto te evitará rechazos y retrasos en el pago de tus facturas.
BENEFICIOS
*Validación automática de los archivos xml.
*Mejor control en el flujo de los documentos procesados. *Mayor y Mejor información para el proveedor.
*Información estadística de documentos procesados de forma consolidada.
DONDE ENCUENTRO LA LIGA?
El link estará disponible en la página de Rotoplas http://extranet.rotoplas.com/portal/, la cual te enviará al portal donde deberás seleccionar la imagen de Buzón de Facturas que te llevará a la página principal de
CONTASAT, donde deberás dar clic en el icono de “Entrar”; Recomendable usar la herramienta en el navegador de chrome para mejor funcionalidad.
IMPORTANTE:
Considerar que los recuadros rojos manifestados dentro de las pantallas, es el lugar donde deberás manifestar información o dar clic dependiendo de lo que se especifique en cada caso.
COMO ACCESAR A CONTASAT?
Para poder ingresar por primera vez a “Contasat” debes proporcionar tu número de usuario y contraseña, tu usuario siempre será tu número de proveedor a 6 caracteres y tu contraseña al entrar por primera vez, será tu mismo número de usuario.
Una vez que hayas ingresado a “Contasat” te pedirá que cambies tu contraseña y para ello deberás confirmar tu contraseña inicial y posteriormente proporcionaras la nueva contraseña la cual debe contener 8 caracteres como mínimo, pueden ser números, letras o la combinación de ambos.
Una vez guardada tu contraseña, deberás proporcionar un correo electrónico para que te sea enviado un
“código de confirmación” y finalmente puedas acceder a tu cuenta, este correo es el único que te servirá para recuperar tu contraseña en caso de que llegues a olvidarla.
Si deseas cambiar tu contraseña periódicamente, bastará con que te posiciones en el nombre de tu Razón Social que está ubicado en la parte superior derecha de tu pantalla donde tendrás que dar clic para que te proporcione la opción de modificar tu contraseña.
Una vez que se haya habilitado la pantalla para modificar tu contraseña, deberás manifestar tu contraseña actual y proporcionar una nueva.
ORDENES DE COMPRA
En este apartado “Contasat” contará con información de las órdenes de compra, las cuales contarán con tres tipos de estados, “No surtida” significa que la orden de compra no se ha surtido, “Surtida” informa que la orden de compra se ha surtido en su totalidad y “Parcialmente Surtida” indica que la orden de compra se ha surtido parcialmente, al dar clic en cualquier orden de compra podrás obtener una vista previa de lo que contiene dicha orden de compra, también podrás filtrar la información a tu gusto al seleccionar la opción de buscar en la parte inferior izquierda de la pantalla.
NOTAS DE RECEPCIÓN
En este apartado “Contasat” contará con información de tus números de recepción, los cuales contarán con dos tipos de estados, “Facturado” y “No Facturado”, al dar clic en cualquier número de recepción podrás obtener una vista previa de lo que contiene dicho número de recepción, también podrás filtrar la información a tu gusto al seleccionar la opción de buscar.
IMPORTANTE:
El estatus de “Facturado” significa que ese número de recepción ya ha sido facturado y no podrás volver a tomarlo, el estatus de “No facturado” indica que ese número de recepción aún no ha sido facturado.
COMO INGRESAR TU FACTURA?
Como primer paso deberás seleccionar la empresa del Grupo Rotoplas a la cual corresponde tu factura, para poder seleccionarla únicamente tendrás que dar clic en el “Selector Empresa/Sociedad”
Posteriormente deberás ir a la pestaña de Facturación y dar clic en el sub-menú “cargar”, aquí tendrás que indicar la dirección de correo electrónico a donde te será enviada la confirmación de “recepción exitosa” de tu factura, notificación de rechazos y notificación de pagos.
Deberás considerar en la configuración de tu correo electrónico la siguiente dirección como segura notify@conta-sat.com, para que puedan llegarte todas las notificaciones correspondientes.
Después de informar el correo electrónico, deberás capturar tu número de orden de compra y número de recepción, para ello será necesario dar clic en la pestaña “agregar orden de compra”, si tu factura corresponde a más de una orden de compra bastará con dar clic el número de veces que lo requieras en
“agregar orden de compra” y te activará el número de casillas que necesites para manifestar las órdenes de compra de tu factura.
Al colocar tu orden de compra se activará la pestaña de “Nota de recepción” donde deberás dar clic para que puedas incluir tu número de recepción, si tienes varios números de recepción que apliquen a una misma orden de compra, tendrás que dar clic el número de veces que lo requieras en la pestaña “Nota de recepción”, en caso de que hayas optado por manifestar más de una orden de compra, en cada orden de compra indicarás el número de recepción correspondiente aun cuando sea el mismo para todas las órdenes de compra, de otra manera no podrás concluir el proceso de ingreso de tu factura.
IMPORTANTE:
Si tu factura contiene número de recepción y además un número de recepción por devolución, deberás proporcionar ambos datos al momento de ingresar tu factura.
NOTA:
Es importante que consideres que una vez recibido tu número de recepción por correo electrónico podrás ingresar tu factura hasta el siguiente día hábil después de las 10:00 am horario de México.
El siguiente paso es cargar el archivo “XML” de tu factura para validar que cumpla con los requisitos fiscales en cuanto a facturación electrónica, por lo que deberás dar clic en la pestaña “Seleccionar archivo” que se encuentra frente a la opción de “agregar orden de compra”
Una vez que hayas cargado el XML de tu factura, “Contasat” te proyectará una vista sobre la validación de tu archivo XML y te asignará un ID de buzón como notificación de “recepción exitosa”, mismo que te será enviado al correo electrónico previamente especificado.
En la vista proyectada de la validación de tu archivo XML puede ser que algunos conceptos aparezcan con una X, esto significa que tu XML no cumple con la estructura establecida por el SAT, sin embargo al no ser campos obligatorios la herramienta no te rechazará la factura y solo te lo manifestará como observación en el campo correspondiente.
En caso de que la orden de compra y/o número de recepción no exista en la base de datos, sea por un importe diferente o bien, que el archivo XML no cumpla con los requisitos fiscales, “Contasat” no te permitirá cargar tu factura y te aparecerá una leyenda con la descripción del rechazo, posteriormente tendrás que verificar tu información para poder cargar tu factura más tarde.
Es importante que factures de acuerdo a tu orden de compra, ya que “Contasat” validará importes y posiciones de materiales y/o servicios facturados contra lo especificado en la orden de compra y al no corresponder al mismo número de elementos no te podrá asignar un ID de inmediato.
Para estos casos te dará la opción de que tu factura sea validada manualmente por el administrador de la información (Cuentas por pagar) y deberás dar clic en “Solicitar autorización al administrador”, sin embargo no te asignara un ID de “recepción exitosa” hasta que el administrador lo revise y lo autorice.
Todas las facturas que no se hayan validado automáticamente y se hayan mandado a autorización con el administrador (cuentas por pagar), aparecerán en la parte de Facturación sin número de ID y en color rojo bajo el estatus “En proceso de autorización”
Una vez que el administrador la haya validado y autorizado, el estatus de tu factura cambiara a “no contabilizada” y te será asignado un ID de buzón de “recepción exitosa”.
Las facturas recibidas las podrás visualizar en la pestaña de “Facturación” en el sub-menú “Facturas”, aquí estarán bajo tres estatus “no contabilizada”, “contabilizada” y “rechazada”
El estatus de “no contabilizada” se generara en automático al subir la factura a “contasat” y significa que la factura aún no ha sido registrada por cuentas por pagar, el estatus de “contabilizada” informa que ya ha sido registrada por cuentas por pagar y finalmente el estatus de “rechazada” indica que fue rechazada manualmente por el administrador y te llegara un correo electrónico de manera automática con la especificación del rechazo y las indicaciones a seguir para poder subir tu factura más tarde.
En este apartado obtendrás información adicional sobre fechas de vencimiento, fecha de pago y modo de pago, esta información será actualizada diariamente.
IMPORTANTE:
Si eres proveedor que descuenta sus facturas por Nafinsa, en el apartado de “Facturación” podrás visualizar en cualquier factura si ya ha sido publicada en el portal de Nafinsa para descuento, solo tienes que revisar en la última columna si contiene el indicador “N”, este te permitirá saber cuáles facturas ya están disponibles para descuento.
Adicional, al dar clic en cualquier factura tendrás la opción de filtrarlas por estatus en la pestaña de
“Buscar”, también tendrás un chat incluido en la opción “Notas Facturas”, debes considerar que el chat es únicamente como un medio de apoyo para que puedas preguntar por qué no se ha registrado tu factura o por qué no se ha pagado, sin embargo este no será un medio para solicitar estados de cuenta, fechas de pago, órdenes de compra o números de recepción, ya que esa información la tendrás disponible en
NOTA DE CRÉDITO
En este apartado podrás ingresar tus notas de crédito que no cuenten con una orden de compra, para ello tendrás que adjuntar un Layout que te será proporcionado por tu contacto de Rotoplas y deberá estar bajo la versión (97-2003) con la extensión XLS, una vez que hayas cargado el Layout, “Contasat” te pedirá que cargues el archivo XML de tu factura y finalmente te notificará por correo electrónico la recepción exitosa de tu nota de crédito.
LAYOUT PARA NOTAS DE CREDITO SIN OC
IMPORTANTE:
Debes considerar que no puedes modificar el formato ni la versión del Layout, en caso de que lo hagas no podrás ingresar tu nota de crédito, el Layout te lo proporcionará tu contacto de Rotoplas.
El archivo debe contener solo cinco columnas y una sola hoja de cálculo, puedes agregar filas dependiendo de los diferentes centros de costos a afectar, tampoco deberá contener espacios entre columnas y filas como se muestra en el ejemplo.
Nota:
Para las notas de crédito por orden de compra, el ingreso será en el apartado de facturación manifestando la información correspondiente.
PANEL
“Contasat” te ofrece en este apartado información de manera estadística sobre tus órdenes de compra, recepciones y facturas de un año de calendario, podrás dar clic en la opción que prefieras para visualizar la información de manera detallada.
ESTADO DE CUENTA
“Contasat” te permite en este apartado visualizar el pago de tus facturas, aplicación de notas de crédito y de anticipos recibidos de los últimos seis meses, adicional en cada pago que se efectué recibirás un correo electrónico de confirmación de pago.
La información te aparecerá por fecha de pago, forma de pago, ID de buzón, Folio de Factura y Monto pagado.
EMPRESA
“Contasat” te ofrece en este apartado la información de la dirección fiscal de la empresa a la cual emitirás tu factura, con la finalidad de que utilices la información correcta para facturar.
Para cualquier duda sobre el uso de la herramienta, puedes apoyarte con algún ejecutivo del área de cuentas por pagar, quien te brindara gustosamente la ayuda que necesites para la carga de tu factura.
CONTACTO
CORREO
EXTENSIÓN
Mireya Martínez Nava mmartinezn@rotoplas.com 59222 Maritza Pérez Estrada mperez@rotoplas.com 59224 Nitza E. Jardines Jimenez njardines@rotoplas.com 59223 Eduardo Serrano Alejo eserrano@rotoplas.com 59216 Luis Enrique Bernal Camacho lbernal@rotoplas.com 59221 Yareli Paulino Manzano ypaulino@rotoplas.com 59212
