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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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(1)

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ILO

GERENCIA DE PLANEAMIENTO Y PRESUPUESTO

UNIDAD DE PLANES Y PROGRAMAS

AREA DE RACIONALIZACION

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

UNIDAD DE TESORERIA

GERENCIA DE ADMINISTRACION GENERAL

Elaboró ______________________ Área de Racionalización Aprobó ______________________ Gerencia Municipal Validado de acuerdo al D.S. 74-95-PCM RJ. 182-79-INAP/DNR y R.A. N° 1975-2004-A-MPI ______________________ Alcaldía

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I. INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Procedimientos sirve de instrumento de apoyo en el funcionamiento institucional, al compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por la Gerencia de Administración General que relacionados con los procedimientos de otras Gerencias van a permitir cumplir la finalidad y objetivos de la Institución.

Se ha buscado desarrollar esta sistematización lo más simple posible, de tal forma que regulen y optimicen el desarrollo de las diversas funciones que competen a la UNIDAD DE TESORERIA que ante una acción planteada por los trabajadores y por la Alta Dirección de la Municipalidad los pasos para desarrollarla, sean lo suficientemente claros y directos que permitan una conclusión rápida. Cabe señalar que este documento deberá actualizarse en la medida que se presenten modificaciones en su contenido, en la normatividad establecida, en la estructura orgánica de la unidad, o en algún otro aspecto que influya en la operatividad del mismo.

II. DATOS GENERALES

A. NATURALEZA Y FINALIDAD

Es un documento de gestión que de manera sencilla y sistemática describe a un conjunto de procedimientos que concatenados entre sí y enmarcados en la normatividad legal y administrativa vigente, se realizan en forma secuencial o simultánea y permiten a la Unidad de Tesorería cumplir los objetivos de la entidad.

B. OBJETIVOS

Los principales objetivos a alcanzar con la elaboración de este manual son:

¾ Presentar todos los procedimientos que se desarrollan en la Unidad en forma compendiada permitiendo que su aplicación sea de manera eficiente y practica.

¾ Permitir definir responsabilidades, comprensión de las tareas a ser desarrolladas y direccionar su ejecución.

¾ Lograr establecer todos los procedimientos de la Unidad, que permita que los resultados finales de su trabajo sean los esperados por la Alta Dirección de la Municipalidad y los Organismos Gubernamentales correspondientes.

¾ Describir cada procedimiento desarrollando secuencialmente las tareas que correspondan, incluyendo los formularios y los puestos que intervienen durante su ejecución.

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C. BASE LEGAL

El presente manual ha sido elaborado enmarcado en la normatividad siguiente: ¾ Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

¾ Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 ¾ Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06 ¾ Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales

correspondiente al Años Fiscal 2006

¾ Resolución de Superintendencia N° 077-99/SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago de la SUNAT

¾ Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público aprobados por Resolución de Contraloría N° 072-98-CG y N° 123-2000-CG

¾ Normatividad de la Municipalidad Provincial de Ilo D. CONTENIDO Y ALCANCE

Los procedimientos comprendidos en el presente manual son de uso y aplicación obligatoria de todo el personal de la Unidad de Tesorería.

E. APROBACION DEL MANUAL

Este Manual ha sido aprobado mediante Resolución de Alcaldía N° ……… F. REVISION Y ACTUALIZACION

Para la Revisión, Modificación y/o Actualización del presente manual, se debe desarrollar la siguiente mecánica:

Cuando se produzca cambio de procedimientos, ampliación y/o derivación de funciones o reestructuración orgánica, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, serán quienes propongan la modificación y/o actualización del manual.

De existir una modificación interna del procedimiento en cualquier dependencia, la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto por medio de su Área de Racionalización, realizará la modificación y/o actualización del manual a propuesta de dicha dependencia orgánica. La Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas preparara el documento correspondiente determinando si es modificación o actualización del manual. Aprobada la modificación y/o actualización del manual, Alcaldía emitirá, la resolución correspondiente la cual deberá ser oportuna y debidamente difundida precisando la fecha de vigencia de los cambios.

La edición y difusión será de responsabilidad de la Gerencia de Planeamiento a través de la Unidad de Planes y Programas – Area de Racionalización.

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G. SIMBOLOGIA A UTILIZAR

Un diagrama de flujo es una representación gráfica de los pasos que seguimos para realizar un proceso; partiendo de una entrada, y después de realizar una serie de acciones, llegamos a una salida.

Para representar la información, necesitamos una serie de símbolos básicos que emplearemos en la confección de diagramas de flujo:

Símbolo Significado

Comienzo o final de proceso: en su interior situamos

materiales, información o acciones para comenzar el proceso o para mostrar el resultado en el final del mismo.

Actividad:Tarea o actividad llevada a cabo durante el

proceso. Puede tener muchas entradas, pero solo una salida

Información de apoyo: Situamos en su interior la

información necesaria para alimentar una actividad ( datos para realizarla )

Decisión/ Bifurcación: Indicamos puntos en que se

toman decisiones: sí o no, abierto o cerrado...

Conexiones de pasos o flechas: Muestran dirección y

sentido del flujo del proceso, conectando los símbolos.

Documento: Se utiliza este símbolo para hacer

referencia a la generación o consulta de un documento específico en un punto del proceso.

Archivo: Representa un archivo común y corriente de

oficina donde se guarda un documento en forma temporal o permanente.

Conexión con otros procesos: Nombramos un

proceso independiente que en algún momento aparece relacionado con el proceso principal.

Conector de página:Representa un enlace o conexión

de una página a otra.

III. DESCRIPCION DE PROCEDIMIENTOS

La parte descriptiva del procedimiento se efectuara enmarcada dentro del esquema aprobado por la Municipalidad de Ilo.

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Recaudación Diaria de Ingresos en Caja

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento para efectuar la Recaudación Diaria de Ingresos por Caja, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas.

NORMAS DE OPERACIÓN

¾ Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

¾ Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 ¾ Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06

¾ Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público

¾ Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento consiste en la el cobro de impuestos y tasas a los contribuyentes de acuerdo a Tupa vigente en la Caja Central y Cajas Descentralizadas de la Municipalidad, emitiendo los recibos de pago respectivos, posteriormente efectuando el cierre y el arqueo de caja.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Original de Recibos de Pago de los Contribuyentes

ALCANCE

(6)

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

D E P E N D E N C I A A D M I N I S T R A T I V A : G E R E N C I A D E A D M I N I S T R A C I O N G E N E R A L F O R M A T O C P - 2 U N I D A D O R G Á N I C A : U N I D A D D E T E S O R E R I A H O J A 1 d e 2 N O M B R E D E L P R O C E D I M I E N T O :

RECAUDACIÓN DIARIA DE INGRESOS EN CAJA

R e s p o n s a b l e N ° A c t i vi d a d F o r m a t o o

d o c u me n t o

C a n t i d a d d e C o p i a s

T i e m p o

1 A las 8:00 a.m. se apertura la atención de Caja: • Caja Central • Caja Descentral1zada de la Agencia Municipal • Caja Descentralizada de la Casa de la Cultura

• Caja Descentralizada del Mercado Pacocha

• Unidad Operativa Del Grifo Municipal

• Cajas Auxiliares (Palacio Municipal)

2 Realizan el cobro de Impuestos a los contribuyentes, emitiendo los Recibos de Pago en el SAT Sella Recibos y coloca V°B°.

Recibo de Pago Original y 2 copias 3 min 3 Cierra operaciones al promediar las 2:30 pm, contando el efectivo de caja y verifica el movimiento total de saldos del día en el SAT

10-15 min Cajero I y Cajeros de Cajas Descentralizadas 4 Imprime Reportes: • Reporte Diario de Transacción

• Reporte de Cierre de Caja y Cajero Reporte Diario de Transacción Reporte de Cierre de Caja y Cajero Original y copia 10 min Cajeros de Cajas Descentralizadas

5 Proceden apersonarse a las Instalaciones del Palacio Municipal y entregan a la Responsable de Caja Central lo Recaudado (efectivo y cheques) con la documentac. sustentatoria Paquete de Ingresos Original y copia 10 min 6 Recepciona la documentación, realiza el conteo de la Recaudación por cajero, la cual deberá coincidir con la documentación y el Reporte emitido por el SAT.

10 min

Cajero I

“Si es conforme”

Firma la copia del reporte y

(7)

Cajero I

7 “Posteriormente”

Recepcionada la recaudación de todas las Cajas Descentralizadas, realiza el Cierre y Arqueo de Caja.

Emite los reportes siguientes:

• Resumen de la Transferencia • Recibos de Ingresos • Wincha de Ingresos Resumen de Transferencia Recibo de Ingresos Wincha de Ingresos Original y copia 30 min 8 Revisa la Documentación

emitida, los Recibos de Ingreso, la Wincha de Ingreso, y el Reporte de Resumen de Transferencia.

20 min

9 Procede a contar el efectivo y cheques entregados, lo cual deberá coincidir con el Total de lo Recaudado en el Día

“De ser conforme”

Firma en la Copia de Resumen de la Transferencia que retiene la Responsable de Caja Central.

20 min

10 Efectúa la distribución de ingresos de acuerdo al Reporte de Resumen de la Transferencia para realizar el Deposito en las respectivas Cuentas Bancarias

20 min

11 Realiza el depósito de la Recaudación dentro de las 24 hrs.

Voucher de Depósitos

Original 30 min

12 Adjunta los voucher de

depósitos al Resumen de la Transferencia emitido por el SAT y a la documentación recibida de la Caja Central

10 min

Tesorera

Deriva documentación al Técnico Responsable para el Registro correspondiente

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Posición de Caja y Bancos

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento para efectuar la posición de caja y bancos en forma diaria, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas

NORMAS DE OPERACIÓN

¾ Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

¾ Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 ¾ Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06

¾ Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público

¾ Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento refleja el estado de los recursos financieros de la entidad y es de suma importancia para la toma de decisiones de la Gerencia de Administración General y Alta Dirección de la Municipalidad.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Extracto Bancarios

2.- Registros Auxiliar de Bancos, Cuentas Corrientes, Libretas de Ahorro 3.- Cheques en Cartera

ALCANCE

(10)

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

D E P E N D E N C I A A D M I N I S T R A T I V A : G E R E N C I A D E A D M I N I S T R A C I O N G E N E R A L F O R M A T O C P - 2 U N I D A D O R G Á N I C A : U N I D A D D E T E S O R E R I A H O J A 1 d e 2 N O M B R E D E L P R O C E D I M I E N T O :

POSICION DE CAJA Y BANCOS DIARIO

R e s p o n s a b l e N ° A c t i vi d a d F o r m a t o o

d o c u me n t o

C a n t i d a d d e C o p i a s

T i e m p o

1 Imprime en el SAG el Auxiliar de Giros que contiene los giros de cheques del día

Auxiliar de Giros

Original 10 min

Técnico Administrativo I

2 En Hoja Excel registra el movimientos diario de transferencias, recaudación y pagos, determinando los saldos disponibles por cuenta.

Adjunta el Auxiliar de Giros.

Reporte de Caja Bancos Original y 4 copias 30 min Especialista en Finanzas IV

3 Revisa y Visa Reporte de Caja y Bancos Reporte de Caja Bancos V°B° Original y 4 copias 10 min Técnico Administrativo I

4 Distribuye Reporte según: Original: G, Adm. General Copia: Alcaldía

Copia: G. Municipal Copia: U. Contabilidad Copia: Tesorería

15 min

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4

3

2

1

Gerencia de Administración General – Unidad de Tesorería POSICIÓN DE CAJA Y BANCOS Procedimiento Jefe de Unidad de Tesorería Técnico Administrativo I Inicio o Auxiliar de Giros Imprime en el SAG el Auxiliar de Giros o RCB Registra en Excel el movimiento diario de transferencias, recaudación y pagos, determinando saldos disponibles GAG Fin 4 3 2 1 o RCB Revisar y Visa Repote de Caja y Bancos 4 3 2 1 o RCB Distribuye Reporte de Caja y Bancos Alcaldía UC UT

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Contabilización de Notas de Abono por Transferencia de Recursos del Tesoro Público

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento para efectuar la Contabilización de las Notas de Abono por Transferencias de Recursos del Tesoro Público, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería y contables establecidas

NORMAS DE OPERACIÓN

¾ Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

¾ Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 ¾ Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06

¾ Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público

¾ Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Notas de Abono de las transferencia del Gobierno Central a Cuentas de la Municipalidad realizados en el mes

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes 2.- Notas de Abono

ALCANCE

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

D E P E N D E N C I A A D M I N I S T R A T I V A : G E R E N C I A D E A D M I N I S T R A C I O N G E N E R A L F O R M A T O C P - 2 U N I D A D O R G Á N I C A : U N I D A D D E T E S O R E R I A H O J A 1 d e 2 N O M B R E D E L P R O C E D I M I E N T O :

CONTABILIZACION DE NOTAS DE ABONO POR TRANSFERENCIA DE RECURSOS DEL TESORO PUBLICO R e s p o n s a b l e N ° A c t i vi d a d F o r m a t o o d o c u me n t o C a n t i d a d d e C o p i a s T i e m p o Instituciones Bancarias 1 Remite a la Unidad de Tesorería las Notas de Abono de las transferencias del Gobierno Central a Cuentas de la Municipalidad Notas de Abono de Institución Bancaria Original

2 Determina la fecha, monto y concepto de los abonos recibidos en el mes por el Gobierno Central, en las diferentes cuentas de la Municipalidad 3 hrs. 3 Realiza el Registro correspondiente en el SAG, ingresando la partida presupuestal, Fuente de Financiamiento, cuenta de ahorros, asientos contables y el monto total del abono recibido. Imprime Formato de Recibo de Ingresos en original y copia, por nota de Abono recibida.

Recibo de Ingresos por nota de abono Original y copia 30 min

4 Luego, procede a ingresar la Información al SIAF

colocándole al formato el sello con la numeración

correspondiente, en las Fases de Determinado y Recaudado

30 min

Técnico Administrativo I

5 Se anexa original a File de Información Financiera del mes a remitir a la Unidad de

Contabilidad y archiva copia.

5 min

(14)

1

Gerencia de Administración General Unidad de Tesorería

CONTABILIZACIÓN DE NOTAS DE ABONO Procedimiento Técnico Administrativo I Instituciones Bancarias Inicio o Notas Abono Remiten a la Unidad de tesorería las notas de

abono o

RCB

Registra en Excel el movimiento diario de transferencias, recaudación y

pagos, determinando saldos disponibles

Fin

Archivo

Registra en el SAG partida presupuestal, fuente financiamiento, asiento contable y monto total del

abono

o

RINA

Imprime Formato de Recibo de Ingresos por Nota de

Abono

1 o

RINA

Ingresa nota de abono en el SIAF en las fases de determinado y recaudado

1 o

RINA

Anexa original a file de información financiera del

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Contabilización de Notas de Cargo

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento para efectuar la Contabilización de las Notas de Cargo, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería y contables establecidas

NORMAS DE OPERACIÓN

¾ Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

¾ Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 ¾ Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06

¾ Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público

¾ Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las Notas de Cargo por concepto de mantenimiento de cuenta, certificaciones, sobregiros, portes, emisión de cheques de gerencia y otros emitidos por la Entidad Bancaria a la Municipalidad

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes 2.- Notas de Cargo

ALCANCE

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DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

D E P E N D E N C I A A D M I N I S T R A T I V A : G E R E N C I A D E A D M I N I S T R A C I O N G E N E R A L F O R M A T O C P - 2 U N I D A D O R G Á N I C A : U N I D A D D E T E S O R E R I A H O J A 1 d e 2 N O M B R E D E L P R O C E D I M I E N T O :

CONTABILIZACION DE NOTAS DE CARGO

R e s p o n s a b l e N ° A c t i vi d a d F o r m a t o o d o c u me n t o C a n t i d a d d e C o p i a s T i e m p o Instituciones Bancarias 1 Remite a la Unidad de Tesorería los Estados de Cuentas o Extractos Bancarios del mes donde la Municipalidad realiza Transacciones Bancarias Estados de Cuentas del Banco Original

2 Determina y verifica en los estados de cuenta los gastos cargados en cuentas de ahorro y cuentas corriente por

concepto de mantenimiento de cuenta, certificaciones,

sobregiros, portes, emisión de cheques de gerencia y otros conceptos emitidos según notas de cargo o débitos a las a las cuentas de la Municipalidad

2 hrs.

3 En el SAG elabora la nota contable por las notas de cargo, ingresando la partida presupuestal, Fuente de Financiamiento, Cuenta Bancaria, el monto cargado y los asientos contables respectivos .

Imprime Nota de Cargo en original y copia. Nota Contable por notas de cargo Original y copia 30 min Técnico Administrativo I

4 Se anexa original a File de Información Financiera del mes a remitir a la Unidad de

Contabilidad y archiva copia.

5 min

(17)

1

Gerencia de Administración General Unidad de Tesorería

CONTABILIZACIÓN DE NOTAS DE CARGO Procedimiento Técnico Administrativo I Instituciones Bancarias Inicio o Estado de cuenta Remiten a la Unidad de Tesorería los Estados de Cuenta y/o Extractos

Bancarios

Determina los gastos cargados en cuentas de ahorro y cuentas corriente por

concepto de mantenimiento de cuenta y otros

Fin

Archivo

Registra en el SAG partida presupuestal, fuente financiamiento, asiento contable y monto total por las

notas de cargo o Notas de cargo Imprime Notas de Cargo 1 o RIIB

Anexa original a file de información financiera del

(18)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Contabilización de Intereses Bancarios

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento para efectuar la Contabilización de los Intereses Bancarios, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería y contables establecidas

NORMAS DE OPERACIÓN

¾ Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

¾ Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 ¾ Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06

¾ Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público

¾ Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de los intereses ganados por nuestras cuentas de ahorros, certificados bancarios y depósitos a plazos de la Municipalidad

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes 2.- Notas de Abono

ALCANCE

(19)

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

D E P E N D E N C I A A D M I N I S T R A T I V A : G E R E N C I A D E A D M I N I S T R A C I O N G E N E R A L F O R M A T O C P - 2 U N I D A D O R G Á N I C A : U N I D A D D E T E S O R E R I A H O J A 1 d e 2 N O M B R E D E L P R O C E D I M I E N T O :

CONTABILIZACION DE INTERESES BANCARIOS

R e s p o n s a b l e N ° A c t i vi d a d F o r m a t o o d o c u me n t o C a n t i d a d d e C o p i a s T i e m p o Instituciones Bancarias 1 Remite a la Unidad de Tesorería los Estados de Cuentas o Extractos Bancarios del mes

Estados de Cuentas del

Banco

Original

2 Se procede a determinar los Intereses ganados por cuenta de ahorros, certificados bancarios y depósitos a plazo.

2 hrs 3 Realiza el Registro correspondiente en el SAG, ingresando la partida presupuestal, Fuente de Financiamiento, cuenta de ahorros, los asientos contables y el monto.

Imprime Formato de Recibo de Ingresos en original y copia

Recibo de Ingresos por Interese Bancarios Original y copia 30 min

4 De estar conforme se procede a ingresar la Información al SIAF colocándole al formato el sello la numeración

correspondiente, en las Fases de Determinado y Recaudado Recibo de Ingresos (sello SIAF) Original y copia 30 min Técnico Administrativo I

5 Se anexa original a File de Información Financiera del mes a remitir a la Unidad de

Contabilidad y archiva copia.

5 min

(20)

1

Gerencia de Administración General Unidad de Tesorería

CONTABILIZACIÓN DE INTERESES BANCARIOS Procedimiento Técnico Administrativo I Instituciones Bancarias Inicio o Estado de cuenta Remiten a la Unidad de Tesorería los Estados de Cuenta y/o Extractos

Bancarios

Determina los intereses ganados por cuenta de ahorros, certificados bancarios y depósitos a plazo

Fin

Archivo

Registra en el SAG partida presupuestal, fuente financiamiento, asiento contable y monto total por los

intereses bancarios

o

RIIB

Imprime Formato de Recibo de Ingresos por intereses

bancarios

1 o

RIIB

Ingresa interese bancarios en el SIAF en las fases de determinado y recaudado

1 o

RIIB

Anexa original a file de información financiera del

(21)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Transferencias Bancarias

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento para efectuar las Transferencias Bancarias, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas

NORMAS DE OPERACIÓN

¾ Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

¾ Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 ¾ Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06

¾ Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público

¾ Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de las transferencias bancarias para el traspaso de fondos entre cuentas bancarias de la Municipalidad

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Autorización del Titular del Pliego para Traslado de Fondos inter-cuentas 2.- Carta Orden

3.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes

ALCANCE

(22)

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

D E P E N D E N C I A A D M I N I S T R A T I V A : G E R E N C I A D E A D M I N I S T R A C I O N G E N E R A L F O R M A T O C P - 2 U N I D A D O R G Á N I C A : U N I D A D D E T E S O R E R I A H O J A 1 d e 2 N O M B R E D E L P R O C E D I M I E N T O : TRANSFERENCIAS BANCARIAS R e s p o n s a b l e N ° A c t i vi d a d F o r m a t o o d o c u me n t o C a n t i d a d d e C o p i a s T i e m p o

1 Procede a determinar y verificar por cada Cuenta Corriente las Transferencias Bancarias Realizadas en forma automática por la Institución Financiera de la Cuenta de Ahorros a la Cuenta Comente dentro del mes

2 Verifica las Transferencias Bancarias según Carta Orden efectuadas en el mes según consta en el Archivo de Cartas Ordenes de esta Unidad

1 hr

3 Realiza el Registro de

Transferencias Bancarias en el SAG, ingresando la partida presupuestal, la Fuente de Financiamiento, la Cuenta Bancaria de Origen y la do Destino, el monto total transferido y los asientos contables. Imprime Formato de Transferencia Formato de Transferencia Original y copia 5hrs Técnico Administrativo I

4 Registra en el SIAF las

transferencias internas del mes colocándole al formato el sello con la numeración

correspondiente, en las Fases de Compromiso, Devengado, Girado, Determinado y Recaudado.

3 días

Jefe Unidad de Tesorería Revisa, visa transferencias bancarias y ordena archivo.

10 min

Técnico Administrativo I

6 Se anexa original a File de Información Financiera del mes a remitir a la Unidad de

Contabilidad y archiva copia.

(23)

1

Gerencia de Administración General - Unidad de Tesorería

CONTABILIZACIÓN DE TRANSFERENCIAS BANCARIAS Procedimiento

Jefe de Unidad de Tesorería Técnico Administrativo I

Inicio

Fin

Archivo

Registra en el SAG partida presupuestal, fuente financiamiento, asiento contable y monto total por las

transferencias o Transferencias Imprime Formato de transferencias 1 o Transferencias

Anexa original a file de información financiera del

mes y archiva copia Determina por cada cuenta corriente las transferencias a

cuentas de ahorro del mes

Verifica las transferencias bancarias según Carta Orden

efectuadas en el mes

1 o

Transferencias

Revisa, visa transferencias bancarias y ordena archivo

(24)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Contabilización de Depósitos Varios

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento para realizar los depósitos por concepto varios, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas

NORMAS DE OPERACIÓN

¾ Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

¾ Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 ¾ Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06

¾ Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público

¾ Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento permite efectuar el registro contable y financiero de los depósitos efectuados por conceptos de devoluciones de menores gastos (encargos internos planilla de viáticos y recibo de egresos) y depósitos realizados por otras Instituciones en algunos casos procedentes de otra localidad por el pago de tributos, venta de bases u otros, para

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes

ALCANCE

(25)

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

D E P E N D E N C I A A D M I N I S T R A T I V A : G E R E N C I A D E A D M I N I S T R A C I O N G E N E R A L F O R M A T O C P - 2 U N I D A D O R G Á N I C A : U N I D A D D E T E S O R E R I A H O J A 1 d e 2 N O M B R E D E L P R O C E D I M I E N T O : DEPOSITOS VARIOS R e s p o n s a b l e N ° A c t i vi d a d F o r m a t o o d o c u me n t o C a n t i d a d d e C o p i a s T i e m p o Instituciones Bancarias 1 Remite a la Unidad de Tesorería los Estados de Cuentas de la Municipalidad o Extractos Bancarios del mes

Estados de Cuentas del mes de cuentas

bancarias

Original

2 Verifica los depósitos efectuados por conceptos de devoluciones de menores gastos (encargos internos planilla de viáticos y recibo de egresos).

30 min

3 Determinar el concepto del Ingreso, verificando los depósitos realizados por otras Instituciones en algunos casos procedentes de otra localidad por el pago de tributos, venta de bases u otros

20 min

4 Realiza el Registro de los depósitos del mes el SAG, ingresando la partida presupuestal, fuente de financiamiento, cuenta de bancaria los asientos contables y el monto.

Imprime Formato de Recibo de Ingresos en original y copia

Formato Recibo de Ingresos Original y copia 20 min

5 Luego, procede a ingresar la Información al SIAF

colocándole al formato el sello con la numeración

correspondiente, en las Fases de Determinado y Recaudado.

15 min

Técnico Administrativo I

6 Se anexa original a File de Información financiera del mes a remitir a la Unidad de Contabilidad y archiva copia.

5 min

(26)

1

Gerencia de Administración General Unidad de Tesorería

CONTABILIZACIÓN DE DEPÓSITOS VARIOS Procedimiento Técnico Administrativo I Instituciones Bancarias Inicio o Estado de cuenta Remiten a la Unidad de Tesorería los Estados de Cuenta y/o Extractos

Bancarios

Determina los depósitos efectuados por devoluciones

de gastos menores

Fin

Archivo

Registra en el SAG partida presupuestal, fuente financiamiento, asiento contable y monto total por los

depósitos

o

RIDB

Imprime Formato de Recibo de Ingresos por depósitos

bancarios

1 o

RIDB

Ingresa depósitos efectuados en el SIAF en las fases de determinado y recaudado

1 o

RIDB

Anexa original a file de información financiera del

mes y archiva copia Determina depósitos realizados por otras instituciones, venta de bases

(27)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Conciliaciones Bancarias

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento para efectuar las Conciliaciones Bancarias, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas

NORMAS DE OPERACIÓN

¾ Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

¾ Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 ¾ Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06

¾ Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público

¾ Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento permite efectuar la conciliación bancaria la cual consiste en cotejar las anotaciones que figuran en el extracto bancario con el libro banco a los efectos de determinar el origen de las diferencias como herramienta de control, basado en la oposición de intereses entre la Municipalidad y el banco.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Estados de Cuentas y/o Extractos Bancarios del Mes 2.- Notas de Cargo 3.- Notas de Abono 4.- Cartas Orden 5. Chequeras ALCANCE Unidad de Tesorería

(28)

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

D E P E N D E N C I A A D M I N I S T R A T I V A : G E R E N C I A D E A D M I N I S T R A C I O N G E N E R A L F O R M A T O C P - 2 U N I D A D O R G Á N I C A : U N I D A D D E T E S O R E R I A H O J A 1 d e 2 N O M B R E D E L P R O C E D I M I E N T O : CONCILIACIONES BANCARIAS R e s p o n s a b l e N ° A c t i vi d a d F o r m a t o o d o c u me n t o C a n t i d a d d e C o p i a s T i e m p o Instituciones Bancarias 1 Remite a la Unidad de Tesorería los Estados de Cuentas o Extractos Bancarios del mes

Estados de Cuentas del

Banco

Original

2 En el SAG imprime Reporte de Movimiento por Cuenta del mes

Reporte de Movimiento por Cuenta del mes

Original 30 min

3 Verifica los ingresos y gastos efectuados en cada cuenta bancaria comparando con el Reporte de Movimiento de Cuentas vs. los Extractos Bancarios

5 días

4 Coteja los cheques girados vs. los cheques pagados por el Banco determinando el monto de cheques en tránsito por cada cuenta corriente.

Determina también los cheques en cartera al cierre de cada mes.

Imprime en el SAG la Relación de Cheques en Cartera

Relación de Cheques en

Cartera

Original 2 días

5 Luego concluida la verificación y registro en el SAG, se procede a comparar los saldos del libro de banco del SAG y SIAF y saldo de los extractos bancarios por cuenta corriente

"Si no coinciden saldos"

Realiza análisis de cuentas

7 días

Técnico Administrativo I

6 "Si coinciden saldos"

En el SAG imprime los Formatos de Conciliaciones Bancarias.

Firma Conciliación Bancarias

Conciliación Bancaria Original y copia 10 min Jefe de Unidad de Tesorería

7 Revisa y firma Conciliación Bancaria Conciliación Bancaria Original y copia 15 min

(29)

Técnico Administrativo I

8 Las conciliaciones bancarias anexa a los estados de cuenta que van a formar parte de la información financiera del mes a remitir a Contabilidad.

(30)

o

Estados de Cuenta

Gerencia de Administración General – Unidad de Tesorería CONCILIACIONES BANCARIAS Procedimiento Jefe de Unidad de Tesorería Instituciones Bancarias Técnico Administrativo I Inicio Remite a la Unidad de tesorería los Estractos Bancarios del mes

o

Reporte

Imprime en el SAG Reporte de Movimientos

del mes

Verifica los ingresos y gastos efectuados en cada cuenta bancaria

Verifica los cheques girados vs. Los cheques pagados, determinando cheques en tránsito por cada cuenta corriente

o

Relación cheques

Imprime en el SAG la relación de cheques en

cartera

Compara los saldos de Libros de Bancos del SAG - SIAF y saldos de extractos bancarios por

cuenta corriente 1 o Conc. Bancaria o Papeleta Si coinciden saldos? Realiza análisis de cuentas Imprime en el SAG Conciliaciones Bancarias y Firma No Si Archivo 1 o Conc. Bancaria Anexa a la información financiera del mes y

archiva copia 1 o Conc. Bancaria Revisa y Firma la Conciliación Bancaria

(31)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Registro de Ingresos

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento para efectuar la emisión de los recibos de Ingresos, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas

NORMAS DE OPERACIÓN

¾ Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

¾ Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 ¾ Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06

¾ Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público

¾ Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento regula la emisión de los Recibos de Ingresos como documento que expiden las Cajas de la Municipalidad, como consecuencia de recibir un depósito

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Recibos de Pago de Contribuyentes

ALCANCE

(32)

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

D E P E N D E N C I A A D M I N I S T R A T I V A : G E R E N C I A D E A D M I N I S T R A C I O N G E N E R A L F O R M A T O C P - 2 U N I D A D O R G Á N I C A : U N I D A D D E T E S O R E R I A H O J A 1 d e 2 N O M B R E D E L P R O C E D I M I E N T O : REGISTRO DE INGRESOS R e s p o n s a b l e N ° A c t i vi d a d F o r m a t o o d o c u me n t o C a n t i d a d d e C o p i a s T i e m p o 1 Recibe documentación de recaudación de caja para el registro correspondiente Resumen de Transferencia Recibo de Ingresos Wincha de Ingresos 5 min

2 Migra información del SAT al SAG, Módulo de

tesorería/Transferencia de Ingresos, asignamdo el número correspondiente de Recibo de Ingresos en el sistema SAG.

15 min

3 Verifica los Recibos de Ingresos generados, debiendo estar conforme: las partidas presupuestales de ingresos, fuente de financiamiento, cuentas contables, asientos de naturaleza y presupuestal y los montos asignados en la documentación

“De ser conforme”

Imprime los Recibos de Ingresos

Recibo de Ingresos

Original 20 min

4 Registra en el SIAF en la fase de determinado, aperturando un registro por cada Recibo de Ingreso, consignado el sello de Registro SIAF.

2 hrs

Técnico en Finanzas I

5 En el SAG registra los

depósitos bancarios, en donde se consignara: cuenta bancaria de ingreso, el monto del deposito, la fuente de financiamiento y el asiento de naturaleza.

“De ser conforme”

Imprime Depósitos Bancarios”

1 hr

Técnico en Finanzas I 6 En el SIAF registra el Recibo de Ingresos en la fase de determinado consignando los datos de acuerdo a los que

(33)

Recaudado por cada papeleta si es necesario varios Recaudados en un solo Registro. Se habilita envió para su aprobación.

7 “Posteriormente”

Imprime el Resumen de Recibo de Ingresos por el SAT

Resumen de Recibos de Ingresos del SAT Original y copia 5 min

Secretaria de Tesorería 8 Remite a U.G.Presupuestal una copia del Resumen de Recibos de Ingresos del SAT

5 min

Secretaria de Unidad de G. Presupuestal

9 Recepciona documento registra y remite a Técnico de Presupuesto

5 min

Técnico de Presupuesto 10 Verifica Resumen de acuerdo a Clasificador de Ingresos vigente.

“De ser conforme”

Visa documentación “De no estar conforme” Devuelve a Tesorería 30 min Secretaria de Unidad de G. Presupuestal

11 Recibe Resumen de Ingresos registra y remite a la Unidad de Tesorería

5 min

Secretaria de Tesorería 12 Recepciona, registra Resumen de Ingresos y remite Paquete de Ingresos a Contabilidad 10 min Secretaria de Contabilidad 13 Rececpiona la documentación de la Recaudación Diaria-Paquete de Ingresos Paquete de Ingresos 5 min Jefe de Unidad de Contabilidad 14 Revisar la conformidad de la documentación, el sustento del Ingreso, Wincha de Ingresos, Resumen de la Transferencia, Recibos de Ingresos emitidos por el SAT y los voucher de depósitos los cuales deberán coincidir con la distribución de la transferencia.

“De estar conforme”

Visa el Resume de la Transferencia en señal de conformidad 1 día Secretaria de Contabilidad

15 Remite Paquete de Ingresos a la Unidad de Tesorería 5 min Secretaria Tesorería 16 - Recepciona el paquete de Ingresos y entrega a Tesorera 5 min

Tesorera 17 Verifica la Firma de Contador en el Resumen de la

Transferencia y

verifica la Aprobación de las dos fases en el SIAF de los Recibos de Ingreso.

(34)

Secretaria Tesorería

18 “De estar conforme”

Remite a la Unidad de Recaudación Tributaria la Wincha de Ingresos con la copia de los Recibos emitidos a los Contribuyentes.

Archiva el Paquete de Ingresos

5 min

(35)
(36)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Emisión del Recibo de Egresos

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento para efectuar la emisión de los recibos de egresos, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas

NORMAS DE OPERACIÓN

¾ Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

¾ Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 ¾ Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06

¾ Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público

¾ Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento regula la emisión de los Recibos de Egresos

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

1.- Memorando y/o Proveído de la Gerencia de Administración General

ALCANCE

(37)

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

D E P E N D E N C I A A D M I N I S T R A T I V A : G E R E N C I A D E A D M I N I S T R A C I O N G E N E R A L F O R M A T O C P - 2 U N I D A D O R G Á N I C A : U N I D A D D E T E S O R E R I A H O J A 1 d e 2 N O M B R E D E L P R O C E D I M I E N T O :

EMISIÓN DE RECIBO DE EGRESOS

R e s p o n s a b l e N ° A c t i vi d a d F o r m a t o o

d o c u me n t o

C a n t i d a d d e C o p i a s

T i e m p o

Técnico Administrativo I 1 Recepciona, registra documento remitido por la Gerencia de Administración para la emisión del Recibo de Egresos por la modalidad de encargo interno y coloca en despacho a Jefe de Unidad

Documento Original 5 min

Jefe de Unidad de Tesorería

2 Toma conocimiento y deriva a Responsable Documento Proveído Original 10 min 3 Verifica la conformidad de la documentación: Autorización del despacho de Alcaldía y/o de la Gerencia Supervisora, Autorización de la G. de Adm. General, Nombre del Servidor que se hará responsable del encargo interno, fuente de financiamiento, Código programático y motivo por el cual se solicita el desembolso.

“Documentación está incompleta” Devuelve al área correspondiente 10 min 4 “Documentación está completa”

Realiza el cálculo de los montos a afectar por cada partida presupuestal

dependiendo de la naturaleza del gasto autorizado.

30 min

5 Genera en el SAG el Recibo de Egresos, consignando la glosa, la naturaleza del gasto, el documento de autorización, y partidas a afectar.

Imprime Recibo de Egresos adjuntando a la documentación sustentatoria Recibo de Egresos Original y copia 10 min Técnico en Finanzas I

6 Realiza el registro del Recibo de Ingresos en SIAF, en la Fase del Compromiso, y se envía para su aprobación, colocándose el sello con el número de Registro.

(38)

7 “Posteriormente”

Aprobado el compromiso por el MEF se ingresa la fase del devengado en el SIAF, con la misma Planilla de acuerdo a la fuente de financiamiento.

Cheque Original 15 min

Gira el cheque a nombre del servidor, verificando que el Cheque lleve el término de NO NEGOCIABLE

Cheque Original 20 min

Técnico en Finanzas I

Emite el Comprobante de Pago en el SAG, realizando los asientos de naturaleza, presupuestal y de orden. Imprime Comprobante de Pago, se adjunta al documento fuente con el cheque.

Comprobante de Pago

Original y copia

10 min

Revisa y visa Comprobante de Pago y devuelve a

Responsable.

10 min

Jefe de Unidad de Tesorería

Registra en el SIAF la fase de Girado del Comprobante de Pago con el número de registro de SIAF consignado en el documento, habilitando envió para su aprobación.

15 min

Técnico Administrativo I Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Contabilidad para su conformidad y visado.

5 min

Secretaria de Contabilidad

Recepciona, Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad.

5 min

Jefe de Unidad de Contabilidad

Revisa la conformidad de la documentación, las cuentas contables aplicadas, los porcentajes otorgados para cada partida de acuerdo a la naturaleza del gasto a realizar y la autorización para el giro de la misma.

“Si está es conforme”

Visa del Recibo de Egresos y el Comprobante de Pago.

“No está conforme“

Devuelve a Tesorería

15 min

Secretaria de Contabilidad

Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Gerencia de Adm. General

5 min

Secretaria de G. Adm. General

Recepciona Comprobante de Pago, registra y pone en

despacho de la Gerencia.

10 min

Administrador Revisar conformidad de la documentación, los porcentajes

otorgados para cada partida de acuerdo a la naturaleza del gasto a realizar y la

(39)

“Si documentación está conforme”

Visa el Recibo de Egresos y Comprobante de Pago. Finalmente, firma Cheque y

coloca el Sello Post Firma.

“No está conforme”

Devuelve documentación a Tesorería

Secretaria de G. Adm. General

Recibe documentación, registra y remite a Tesorería

10 min

Técnico Administrativo I Rececpiona documentación, registra y coloca en despacho a Jefe de Unidad.

5 min

procede a verificar la Firma en el Cheque emitido, y la conformidad otorgada por las Gerencia de Administración General y la Unidad de Contabilidad.

15 min

Tesorera

Revisa en el SIAF si la Fase Girado ha sido aprobado, de ser conforme firma el Cheque y coloca el Sello de Post Firma.

10 min

Técnico Administrativo I Recibe Comprobante de Pago y Cheque, registra y entrega a Responsable de Ventanilla

5 min

Responsable de Ventanilla

Recibe Cheques para entregar a beneficiarios.

5 min

Responsable de Ventanilla

Solicita documento de Identidad DNI, debiendo coincidir los datos consignados en el cheque con los del DNI.

“Si es conforme”

Entrega Cheque y solicita firma a Beneficiario.

“No es conforme”

Comunica a Beneficiario que datos no corresponden.

5 min

Beneficiario Recibe Cheque y firma

Comprobante de Pago en señal de conformidad.

5 min

Técnico Administrativo I Una vez entregado el cheque, se procede al sellado de toda la documentación con el sello PAGADO, que deberá contener la fecha de pago .

Archiva Comprobante de Pago.

5 min

(40)

o Rec. egreso o Cheque o Cheque 1 1 o Rec. egresos o CP o cheque 1

EMISIÓN DE RECIBO DE EGRESOS

Procedimiento: Secretaria Contabilidad Técnico en Finanzas I Secretaria de Tesorería

Gerencia de Administración General

Secretaria G. Administración Jefe de Contabilidad Jefe de Unidad de Teosreria Secretaria de G. de Administración Responsable de Ventanilla Beneficiario o Documento Inicio Recepciona documento remitido por la G. Adm. Para la emisión de recibo de egresos

Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad Unidad de Tesorería

o Documento Toma conocimiento y deriva a Técnico Responsable Verifica conformidad de documentación o Rec. egresos es conforme? Devuelve al área correspondiente Realiza cálculos de los montos por c/

partida presupuestal No Si 1 Genera en el SAG el recibo de egresos Registra el recibo de egresos en el SIAF en la fase de compromiso Luego, se ingresa la fase de devengado en SIAF Se procede a girar el cheque a nombre del servidor Emite el Comprobante de Pago en el SAG o CP o Cheque Revisa y Visa Comprobante de Pago en el SAG 1 o CP Registra en el SIAF la fase de girado del Comprobante de Pago 1 o CP Recibe Comprobante, registra y remite a Contabilidsad o Cheque o CP Recepciona comprobante, registra y pone en despacho de Jefatura 1 Cheque o CP Revisa la conformidad de documentos 2 2 es conforme? Devuelve a Tesorería Visa Recibo de Egresos y Comprobante de Pago No Si 3 o Rec. egresos 1 Cheque o CP Recibe comprobante de pago y remite a G. de Administración 4 o Rec. egresos 1 Cheque o CP Recibe comprobante de pago y coloca en despacho del Administrador 4 o Rec. egresos 1 Cheque o CP Revisa la conformidad de documentos es conforme? Devuelve a Tesorería Visa Recibo de Egresos , CP, y firma cheque No Si o Rec. egresos 1 Cheque o CP Recibe documentos, registra y devuelve a Tesorería 5 o Rec. egresos 1 Cheque o CP Recibe documentos, y coloca en despacho de Jefe de Unidad 5 o Rec. egresos 1 Cheque o CP Procede a verificar firma y conformidad de Contador y Administrador Revisa en SIAF si la fase de girado ha sido aprobado, firma cheque y sello de postfirma o Rec. egresos 1 Cheque o CP Recibe documentos, registra y entrega a Responsable de Ventanilla 6 o Rec. egresos 1 Cheque o CP

Recibe cheques para entregar a beneficiacios

6

Solicita DNI para cotejar datos de cheque es conforme? Comunica a usuario que datos no corresponde Entrega cheque y solicita firma No Si o Cheque Recibe cheque y firma comprobante de pago en señal de conformidad o Rec. egresos o CP Recibe comprobante de pago firmado 7 o Rec. egresos o CP

Sella todos los CP y RE con el sello de PAGADO y archiva

7

(41)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Giro de Comprobantes de Pago y Cheques

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Establecer el procedimiento regula el giro de comprobantes de pago y cheques, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas

NORMAS DE OPERACIÓN

¾ Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público ¾ Ley N° 28411 Ley General del Sistema de Presupuesto

¾ Ley N° 28652, Ley del Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2006 ¾ Ley No 28693 Ley General del Sistema Nacional de Tesorería del 22.03.06

¾ Resolución de Contraloría N° 072-98-CG, Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público

¾ Directiva N° 002-2006-EF/77.15 Directiva de Tesorería para Gobiernos Locales correspondiente al Años Fiscal 2006

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento sustenta el mecanismo para efectuar el giro de cheques y comprobante de pago para cancelar total o parcialmente la obligación devengada

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO Unidad de Logística

1.- Orden de Compra 2.- Orden de Servicio

Unidad de Personal

3.- Planilla de renumeraciones y Salarios 4.- Planilla de Dietas

5.- Planilla de Subvención de practicantes 6.- Planilla de Pensionistas

7.- Planilla de Gratificaciones y Bonificaciones Diversas 8.- Planillas de AFP

Unidad de Contabilidad

9.- Notas Contables

Gerencia de Administración General

10.- Documento Proveído (Devoluciones) 11.- Documento Proveído (Recibo de Egresos)

(42)

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

D E P E N D E N C I A A D M I N I S T R A T I V A : G E R E N C I A D E A D M I N I S T R A C I O N G E N E R A L F O R M A T O C P - 2 U N I D A D O R G Á N I C A : U N I D A D D E T E S O R E R I A H O J A 1 d e 2 N O M B R E D E L P R O C E D I M I E N T O :

GIRO DE COMPROBANTE DE PAGO Y CHEQUES

R e s p o n s a b l e N ° A c t i vi d a d F o r m a t o o

d o c u me n t o

C a n t i d a d d e C o p i a s

T i e m p o

Técnico Administrativo I 1 Recepciona documentación, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad.

Documento Original 5 min

Jefe de Unidad 2 Toma conocimiento y deriva a Responsable Documento Proveído Original 10 min 3 Verifica la conformidad de la documentación: fecha de emisión, conformidad del servicio, ingreso a almacén. comprobante de pago (boleta, factura, recibo por Honorarios, etc.), vistos y firma en el documento fuente, conformidad en el contrato y otros

documentos que sustentan el pago, autorización de Gerencia y Alcaldía para el giro de viáticos, etc. “Documentación está incompleta” Devuelve al área correspondiente 20 min 4 “Documentación está completa” Verifica disponibilidad financiera y si es afecto a

retenciones, detracciones y/o descuentos de algún otra índole, para proceder al Girado.

5 min Técnico en Finanzas I

5 Gira el Cheque a nombre del Proveedor o Servidor según figura en el documento fuente y de acuerdo a la fuente de financiamiento que está afecto, verificando que el Cheque lleve el termino NO NEGOCIABLE

(43)

7 Emite Comprobante de Pago en el SAG, realizando los asientos de naturaleza, presupuestal y de orden como corresponde.

Imprime Comprobante de Pago, se adjunta al documento fuente con el cheque.

Comprobante de Pago

Original 10 min Técnico en Finanzas I

8 Registra en el SIAF la fase de Girado del Comprobante de Pago

10 min

Técnico Administrativo I 9 Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Contabilidad para su conformidad y visado.

5 min

Secretaria de Contabilidad

10 Recepciona, Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad.

5 min

Jefe de Unidad de Contabilidad

11 Revisa la conformidad de la documentación, así como el visado respectivo de todos los documentos.

“Si está es conforme”

Visa la documentación sustentatoria y el Comprobante

de Pago.

“No está conforme“

Devuelve a Tesorería

15 min

Secretaria de Contabilidad

12 Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Gerencia de Adm. General

5 min

Secretaria de G. Adm. General

13 Recepciona Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de la Gerencia.

10 min

Administrador 14 Revisar conformidad de la documentación, el visado respectivo de todos los documentos y el término NO NEGOCIABLE en cada cheque.

“Si documentación está conforme”

Visa Comprobante de Pago

“No está conforme”

Devuelve a Tesorería

1 hr

Secretaria de G. Adm. General

15 Recibe documentación, registra y remite a Tesorería

10 min

Técnico Administrativo I 16 Rececpiona documentación, registra y coloca en despacho a Jefe de Unidad.

5 min

Tesorera 17 Procede a verificar la firma en el Cheque emitido, y la conformidad otorgada por las Gerencia de Administración General y la Unidad de

(44)

18 Verifica en el SIAF si la Fase Girado ha sido aprobada, de ser conforme firma el Cheque y coloca el Sello de Post Firma.

10 min

Técnico Administrativo I 19 Recibe Comprobante de Pago y Cheque, registra y entrega a Responsable de Ventanilla para entrega a Beneficiario.

5 min

Responsable de Ventanilla

20 Recibe Cheques para entregar a beneficiarios.

5 min

Beneficiario 21 Solicita Cheque a Responsable de Ventanilla

5 min

Responsable de Ventanilla

21 Solicita documento de

Identidad, debiendo verificar los datos consignados en el cheque con los del DNI.

“Si es conforme”

Entrega Cheque y solicita firma a Beneficiario.

5 min

Beneficiario 22 Recibe Cheque y firma

Comprobante de Pago en señal de conformidad.

5 min

Técnico Administrativo I 23 Una vez entregado el cheque, se procede al sellado de toda la documentación con el sello PAGADO, que deberá contener la fecha de pago y ser colocado en un lugar visible.

Archiva Comprobante de Pago .

10 min

(45)

o Cheque o Cheque 1 1 o CP o cheque

GIRO DE COMPROBANTE DE PAGO Y CHEQUES

Procedimiento: Secretaria Contabilidad Técnico en Finanzas I Secretaria de Tesorería

Gerencia de Administración General

Secretaria G. Administración Jefe de Contabilidad Jefe de Unidad de Tesoreria Secretaria de G. de Administración Responsable de Ventanilla Beneficiario o Documento Inicio Recepciona documento, registra y coloca en despacho de Jefe de Unidad

Unidad de Tesorería Unidad de Contabilidad Unidad de Tesorería

o Documento Toma conocimiento y deriva a Técnico Responsable Verifica conformidad de documentación es conforme? Devuelve al área correspondiente Verifica disponibilidad financiera No Si 1 Se procede a girar el cheque a nombre del servidor Emite el Comprobante de Pago en el SAG o CP o Cheque Revisa y Visa Comprobante de Pago en el SAG 1 o CP Registra en el SIAF la fase de girado del Comprobante de Pago 1 o CP Recibe Comprobante, registra y remite a Contabilidsad o Cheque o CP Recepciona comprobante, registra y pone en despacho de Jefatura 1 Cheque o CP Revisa la conformidad de documentos 2 2 es conforme? Devuelve a Tesorería Visa Recibo de Egresos y Comprobante de Pago No Si 3 1 Cheque o CP Recibe comprobante de pago y remite a G. de Administración 4 1 Cheque o CP Recibe comprobante de pago y coloca en despacho del Administrador 4 1 Cheque o CP Revisa la conformidad de documentos es conforme? Devuelve a Tesorería Visa Recibo de Egresos , CP, y firma cheque No Si 1 Cheque o CP Recibe documentos, registra y devuelve a Tesorería 5 1 Cheque o CP Recibe documentos, y coloca en despacho de Jefe de Unidad 5 1 Cheque o CP Procede a verificar firma y conformidad de Contador y Administrador Revisa en SIAF si la fase de girado ha sido aprobado, firma cheque y sello de postfirma 1 Cheque o CP Recibe documentos, registra y entrega a Responsable de Ventanilla 6 1 Cheque o CP

Recibe cheques para entregar a beneficiacios

6

Solicita DNI para cotejar datos de cheque es conforme? Comunica a usuario que datos no corresponde Entrega cheque y solicita firma No Si o Cheque Recibe cheque y firma comprobante de pago en señal de conformidad o CP Recibe comprobante de pago firmado 7 o CP

Sella todos los CP y RE con el sello de PAGADO y archiva

7

(46)

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FORMATO CP1 Otorgamiento de Anticipo de Viáticos

OBJETIVOS DEL PROCEDIMIENTO

Regular el otorgamiento de anticipo de viáticos asignados por concepto de comisiones de servicio, realizado de conformidad con las Disposiciones Legales y Normas de Tesorería establecidas

NORMAS DE OPERACIÓN

¾ Ley No 28112 Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público

¾ Ley N° 27619 Ley que regula la autorización de viaje la exterior de servidores y funcionarios del Sector Público.

¾ Decreto Supremo N° 181-86-EF que aprueba escala de viáticos para Funcionarios y Servidores del Sector Público.

¾ Decreto Supremo N° 047-2002-PCM Normas Reglamentaria sobre autorización de viajes al exterior de Servidores y Funcionarios del Sector Público.

¾ Directiva N° 001-2006-UC-GAG-MPI Otorgamiento de Viáticos, Pasajes y Asignaciones a Funcionarios, regidores dentro y fuera del Territorio Nacional.

RESUMEN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento permite regula el otorgamiento de viáticos ante una solicitud de anticipo por viáticos, registrando en el sistemas SAG y SIAF dicho adelanto.

REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO

El Comisionado presenta a la Unidad de Tesorería lo siguiente:

1.- Autorización de la Gerencia correspondiente o Titular del Pliego según corresponde.

En caso de Comisión de servicios al Exterior

2.- Acuerdo de Consejo Municipal

ALCANCE

(47)

DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

D E P E N D E N C I A A D M I N I S T R A T I V A : G E R E N C I A D E A D M I N I S T R A C I O N G E N E R A L F O R M A T O C P - 2 U N I D A D O R G Á N I C A : U N I D A D D E T E S O R E R I A H O J A 1 d e 2 N O M B R E D E L P R O C E D I M I E N T O :

OTORGAMIENTO DE ANTICIPO DE VIATICOS

R e s p o n s a b l e N ° A c t i vi d a d F o r m a t o o

d o c u me n t o

C a n t i d a d d e C o p i a s

T i e m p o

Técnico Administrativo I 1 Recepciona, registra

Memorándum remitido por la Gerencia de Administración para la Comisión de Servicios correspondiente y pone en despacho de Jefe de Unidad.

Documento Original 5 min

Jefe de Unidad Tesorería

2 Toma conocimiento y deriva a Responsable Documento Proveído Original 10 min 3 Verifica la conformidad de la documentación de acuerdo a requisitos “Documentación está completa”

Realiza el calculo de los viáticos que se otorgaran al servidor de acuerdo a las fechas autorizadas y a la Escala de Viáticos vigente, especificando las partidas que se otorgaran como son: alimentación, hospedaje, movilidad local, pasaje terrestre o aéreo, y el rubro otros

dependiendo del motivo de la Comisión. “Documentación está incompleta” Devuelve al área correspondiente 10 min

4 Genera en el SAG la Planilla de Viáticos, consignando en la glosa el motivo de la comisión y el documento de Autorización, ciudad, las partidas otorgadas, los montos por partida, fuente de financiamiento, código programático, la fecha y hora de retorno del servidor. Imprime la Planilla de Viáticos adjuntando a la documentación sustentatoria Planilla de Viáticos Original y copia 5 min Técnico en Finanzas I

6 Realiza el registro de la Planilla de Viáticos en el SIAF, primero en la Fase del Compromiso, y se envía para su aprobación,

(48)

7 “Posteriormente”

Aprobado el Compromiso por el MEF se ingresa la Fase del Devengado en el SIAF

10 min

8 Gira el Cheque a nombre del servidor, verificando que el Cheque lleve el término de NO NEGOCIABLE

15 min

Técnico en Finanzas I

9 Emite el Comprobante de Pago en el SAG, realizando los asientos de naturaleza, presupuestal y de Orden correspondientes.

Imprime Comprobante de Pago, se adjunta al documento fuente con el cheque.

Comprobante de Pago

Original 10 min

10 Revisa y Visa Comprobante de Pago y Devuelve a

Responsable.

5 min

Jefe de Unidad de Tesorería

11 Registra en el SIAF la Fase de Girado del Comprobante de Pago con el Número de Registro de SIAF

10 min

Técnico Administrativo I 12 Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Contabilidad para su conformidad y visado.

5 min

Secretaria de Contabilidad

13 Recepciona, Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de Jefe de Unidad.

5 min

Jefe de Unidad de Contabilidad

14 Revisa la conformidad de la documentación, las cuentas contables aplicadas, los porcentajes otorgados para cada partida de acuerdo a la Escala de Viáticos y la

Autorización para el Giro de la misma.

“Si está es conforme”

Visa del Planilla de Viáticos y el Comprobante de Pago. “No está conforme“

Devuelve a Tesorería

10 min

Secretaria de Contabilidad

15 Recibe Comprobante de Pago, registra y remite a Gerencia de Adm. Gnal.

5 min

Secretaria de G. Adm. General

16 Recepciona Comprobante de Pago, registra y pone en despacho de la Gerencia.

5 min

Administrador 17 Revisar conformidad de la documentación

“Si documentación está conforme”

Visa la Planilla de Viáticos y Comprobante de Pago. Finalmente, firma Cheque y

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