INFOTECH
CURSO
Manejo de Bases de Datos con
Microsoft Access Professional
MÓDULO 4
INFOTECH
MÓDULO 4:
Uso de herramientas de base de datos
NOMBRE DEL
MÓDULO -4 CONTENIDOS RECURSOS
CAPACIDADES ESPECÍFICAS ACTITUDES Y VALORES DURACIÓN Comprensión e información Indagación y experimentación
Juicio crítico Creatividad
Asume una actitud responsable cuando elabora las actividades de las aplicaciones. Muestra una actitud responsable al aplicarle las diversas herramientas a su trabajo. 4 Sesiones (1 mes) Uso de herramientas de base de datos Módulo 4 4.1 Herramientas de base de datos (Parte I) 4.2 Herramientas de base de datos (Parte II) 4.3 Importar y exportar datos 4.4 Ejercicios complementarios Fichas de Aprendizaje Aplicaciones en la plataforma Paideia. Computadora Analiza los bene cios del uso de cada una de las
herramientas de base de datos. Analiza los bene cios del uso de las copias de respaldo y las versiones ejecutables. Reconoce la importancia de importar o exportar información de una base de datos. Utiliza las herramientas de bases de datos disponibles en MS Access. Genera copias de respaldo y versiones ejecutables de la base de datos. Aprende a importar objetos y datos de MS Access.
Exporta una base de datos a MS Excel y MS Word Utiliza el administrador para obtener Valora la potencialidad de las herramientas para la elaboración de sus trabajos Modi ca su trabajo, aplicando las herramientas aprendidas. Personaliza sus trabajos haciendo uso de de diferentes herramientas de de access. Utiliza diversas herramientas para aplicarlo en su trabajo.
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Tema: Herramientas de base de datos (Parte 1)
Usa las herramientas de base de datos disponibles en Microsoft Access.
Analiza los beneficios del uso de cada una de las herramientas de base de datos.
Logro
Conocimientos previos
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n°
Conversa con tu profesor y con tus compañeros para responder a las interrogantes planteadas.
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Javier observa que al abrir la base datos que ha generado esta se encuentra dañada. Él desea recuperarla, ya que tiene información muy importante.
• ¿Crees que es posible que Javier recupere la información de su base de datos?
• ¿Cómo podría recuperarla?
Contenidos de aprendizaje
Mapa de contenidos
Herramientas de
Bases de datos
Compactar y
reparar base
de datos
Documentar
tu base de
datos
Analizar
tablas
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A continuación estudiaremos algunas herramientas de Access que nos permiten
gestionar, optimizar y mejorar el rendimiento de nuestra base de datos. Estas herramientas nos ayudarán a corregir
errores del diseño, reparar, documentar o hacer copias de seguridad de la base de
datos, entre otras opciones. puedes
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Para compactar una base de datos, realiza lo siguiente:
Al realizar acciones como insertar, modificar o eliminar objetos y datos, el archivo
.accdb se va “degradando”, creciendo en tamaño y volviendo lento el trabajo con
tiempos de espera cada vez mayores. Este efecto es notorio cuando se van almacenando volúmenes grandes de información. Por ello luego de compactar y reparar la base de datos, se libera el espacio innecesario que se fue creando.
La reparación de la base de datos permite reorganizar la información internamente, lo que hará que la base de datos funcione más rápido. Esta herramienta puede compararse con el Defragmentador de Windows; además, detecta si un archivo Access ha sufrido algún tipo de daño intentará repararlo.
En la pestaña Herramientas de base de datos, grupo Herramientas, tienes el ícono Compactar y reparar base de datos. Al pulsarlo, puedes compactar y reparar para evitar y corregir problemas con los archivos de tu base de datos.
Esta herramienta también está disponible en el menú Archivo, opción
Información, ícono Compactar y reparar base de datos.
Figura 1. Compactar y reparar base de datos desde Herramientas de base de datos
Figura 2. Iniciar el proceso de compactar y reparar
COMPACTAR Y REPARAR BASE DE DATOS
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Documentar una base de datos permite centralizar toda la información sobre la estructura de las tablas, de los campos, de las relaciones entre tablas, etcétera.
Al generar el documento, debemos definir qué objetos y cuáles de sus características deben documentarse. Microsoft Access dispondrá toda la información en un formato que se podrá archivar, exportar o imprimir.
Figura 3. Compactar y reparar base de datos al cerrar la base de datos
Figura 4. Documentador de base de datos
DOCUMENTADOR DE BASE DE DATOS
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En la pestaña Herramientas de base de datos, grupo Analizar, encontramos
el Documentador de base de datos, como se muestra en la imagen.
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También se puede configurar la base de datos para compactarla cada vez que se cierre. Para ello, desde Archivo > Opciones > Base de datos actual, activa la casilla Compactar al cerrar. Luego pulsa Aceptar.
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Figura 5. Ventana de selección de objetos
Figura 6. Ventana definición de tabla
Al ejecutarlo se abre la ventana Documentador, en la que podrás seleccionar los objetos de la base de datos que deseas documentar.
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Cada tipo de objeto tiene sus propias características. Pulsando el botón
Opciones, podrás especificar qué características deseas documentar. Por
ejemplo, si estás en la pestaña Tablas y pulsas Opciones, se abrirá la ventana Imprimir definición de tabla.
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Luego de seleccionar los objetos que deseas documentar, pulsa el botón
Aceptar para que Microsoft Access genere una vista previa del documento
que se solicita.
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Figura 7. Vista previa del documento
Figura 8. Analizar tabla de la base de datos
ANALIZAR TABLAS
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La herramienta de Access Analizar tabla la encuentras en la pestaña
Herramientas de base de datos, grupo Analizar.
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Como puedes apreciar, la ficha Vista preliminar tienes los siguientes grupos: Tamaño
de página, Diseño de página, Zoom y Datos. En este último grupo dispones de
opciones para exportar el documento a otros formatos como Excel, PDF, entre otros. Como sabes, una base de datos almacena datos organizándolos en tablas, las cuales deben tener un diseño previo. Un mal diseño de las tablas y de sus relaciones entre ellas dará lugar a una serie de problemas, tales como:
• Recuperación deficiente de datos y consultas.
• Problemas de redundancia (datos repetidos innecesariamente) que pueden generar resultados e informes incorrectos.
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Figura 9. Asistente para analizar tablas
Figura 10. Asistente para analizar tablas
Se abrirá la ventana Asistente para analizar tablas; en ella se explica el tipo de problema que buscará.
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Al pulsar Siguiente > se mostrará la forma cómo se resolverán los problemas.
Figura 11. Selección de tablas para analizar
Figura 12. Selección de análisis de tablas con el asistente
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Selecciona la tabla que se considerará para el análisis. En este caso la tabla
Alumnos de la base de datos Colegio.accdb que hemos venido trabajando
anteriormente. Lee atentamente las indicaciones que va dando el asistente a fin de poder tener una base de datos optimizada.
Aplica
lo
aprendido
Amplía tus
conocimientos
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Aprende más sobre cómo documentar e imprimir una base de datos en el siguiente enlace:
https://goo.gl/qdPveV
Ingresa a Paideia y lee las instrucciones detalladas para que realices las siguientes aplicaciones:
Aplicación 4.1
Realiza la reparación y compactación de la base de datos Biblioteca.accdb y adjunta las imágenes del proceso que has realizado.
Aplicación 4.2
Utilizando la base de datos Biblioteca.accdb crea la documentación de la tabla Autor y adjunta las imágenes del proceso que has realizado.