Documento Oficial. Universidad Pedagógica Nacional
Establecer las normas para que los Servidores Públicos (Empleados de carrera, trabajadores
provisionales, supernumerarios, oficiales, docentes) vinculados con la Universidad Pedagógica
Nacional, utilicen los centros recreativos y académicos que tiene la universidad.
NORMATIVIDAD
Resolución 0484, del 11 de Abril de 2005 por la cual se aprueba y adopta las medidas para el uso
de la Finca “7 cueros” Sede Paulo Freire.
Resolución 0485, del 11 de Abril de 2005 por la cual se aprueba y adopta las medidas para el uso
del Condominio “Los Tulipanes”.
Resolución 0486, del 11 de Abril de 2005 por la cual se aprueba y adopta las medidas para el uso
de la Finca “San José” – Villeta.
RESPONSABLE
Subdirección de Servicios Generales
APLICACIONES
GRP – SIAFI.
DEFINICIONES
Contratista:
Persona que es contratada por la entidad para desarrollar un objeto o labor en
determinado lapso de tiempo.
Servidor Público:
Personas que prestan servicios al Estado como miembros de las
corporaciones públicas, como empleados o trabajadores del mismo y de sus entidades
descentralizadas, sean ellas territoriales o especializadas como miembros de la fuerza pública o en
cualquier otra condición que ante la ley les dé tal carácter.
Alquiler:
Consiste en pagar una suma convenida entre las partes para hacer uso de un inmueble o
mueble durante un determinado periodo de tiempo.
Préstamo:
Es la acción y efecto de prestar, un verbo que hace referencia a entregar algo a otra
persona, quien debe devolverlo en un futuro.
DESCRIPCIÓN
ALQUILER Y PRÉSTAMO DE LAS FINCAS.
TAREA
REGIST RO
TIEMPO
ESTANDAR
OBSERVACIONES
S U B D IR E C C IÓ N D E S E R V IC IO S G E N E R A L E S D E P E N D E N C IA S O L IC IT A N T E S U B D IR E C C IO N D E S E R V IC IO S G E N E R A L E S S E R V ID O R P Ú B L IC O INICIO ¿Es un evento Institucional?1. Elabora Memorando especificando la necesidad de espacios físicos como la finca Siete Cueros, o San José de Villeta
2. Remite a la Subdirección de Servicios Generales
3. Recibe solicitud y en coordinacion con el administrador de las fincas revisa la disponibilidad de las sedes, según cronogramas de salidas
4. Remite correo a la dependencia solicitante, para confirmación de la salida para la fecha establecida.
¿Hay Disponibilidad?
SI
SI NO
5. Diligencia Formato FOR033GSS de Reserva para alquiler de las Sedes Fincas UPN y Sede Casa Condominio Tulipanes
7. Remite Formato diligenciado a la Subdirección de Servicios Generales-Gestión de Calidad. 1 NO 1 A ¿La Documentacion esta completa? Si NO 2 MEMORANDO CORREO ELECTRONICO CORREO ELECTRONICO 5 Días Hábiles
Se entiende como evento Institucional: Salidas académicos, reuniones de: consejo superior, consejo académico, directivos y sindicato.
Este Formato debe estar totalmente diligenciado para adjudicar la reserva. A este formato se debe anexar:
Para menores de 12 años: copia de Registro Civil o Tarjeta de Identidad.
Servidor Publico Solicitante; Copia del acto administrativo donde se identifique la asignación Salarial. 6. Envía correo o se comunica por
teléfono a la DSG para confirmar la disponibilidad de la fecha. FOR033GSS Solicitud Alquiler de Fincas Alquiler a Servidores Publicos
8. Recibe verifica el Formato FOR033GSS con sus soportes
En el memorando debe incluir, el espacio de prestamo solicitado, días de estadía y motivo
MEMORANDO
FOR033GSS Solicitud Alquiler
Documento Oficial. Universidad Pedagógica Nacional
TAREA
REGIST RO
TIEMPO
ESTANDAR
OBSERVACIONES
S
U
B
D
IR
E
C
C
IO
N
D
E
S
E
R
V
IC
IO
S
G
E
N
E
R
A
L
E
S
S
U
B
D
IR
E
C
C
IÓ
N
D
E
S
E
R
V
IC
IO
S
G
E
N
E
R
A
L
E
S
S
E
R
V
ID
O
R
P
Ú
B
L
IC
O
S
U
B
D
IR
E
C
C
IÓ
N
S
E
R
V
IC
IO
S
G
E
N
E
R
A
L
E
S
–
C
A
JA
M
E
N
O
R
A9. Se confirma vía correo electrónico la aceptación de la reserva y se puntualiza fecha limite para pago de la misma
10. Efectúa la liquidación de los valores a pagar por los días en que se va a alquilar la sede.
12. Recibe formato de liquidación para pago en tesorería de la Universidad Pedagógica Nacional
13. Realiza pago de Reserva por alquiler de sede (Tulipanes o San José de Villeta)
14. Remite recibo de caja a la Subdirección se Servicios Generales - Gestión de calidad para confirmación reserva.
11. Se remite Para VoBo de la Subdirector(a) de Servicios Generales
¿Tiene Observaciones? NO 2 SI ¿Tiene Observaciones? NO SI
15. Envía formato de reserva con los soportes de pago al Funcionario encargado de la Sede (Tulipanes o San José de Villeta)
CORREO ELECTRONICO FORMATO LIQUIDACION FORMATO LIQUIDACION RECIBO DE CAJA RECIBO DE CAJA CORREO ELECTRONICO 2 Días Hábiles 2 Días Hábiles 20 días hábiles antes de la salida Dependiendo la Temporada de la solicitud de reserva. Se solicitara al funcionario recoger la liquidación 1 mes antes de la salida.
Dependiendo la Temporada de la solicitud de reserva. Se solicitara al funcionario el pago de la liquidacion 20 dias antes de la salida.
B 10 días hábiles antes de la salida 5 días hábiles antes de la salida
ALQUILER Y PRÉSTAMO DE LAS FINCAS.
TAREA
REGISTRO
TIEMPO
ESTANDAR
OBSERVACIONES
D
S
G
–
A
D
M
IN
IS
T
R
A
C
IO
N
D
E
L
A
S
F
IN
C
A
S
S
U
B
D
IR
E
C
C
IO
N
D
E
S
E
R
V
IC
IO
S
G
E
N
E
R
A
L
E
S
S
E
R
V
ID
O
R
P
Ú
B
L
IC
O
16. Recibe y verifica, llegada de las personas de acuerdo al listado recibido por la persona encarga de la Sede
17. Entrega inventario de la Sede solicitada al Servidor Publico responsable, con su firma respectiva y a la salida se recibe el inventario.
FOR033GSS Solicitud alquiler de fincas 30 minutos FOR034GSS Inventarios de las Fincas
18.Remite memorando a servicios generales y repone el bien que se vio afectado
INFORME POR MEDIO ELECTRONICO
19.Recibe informe y archiva original de pago, listado de asistentes e informe de Funcionario encargado según Tabla de Retención Documental (TRD) DSG520.6
B
30 minutos
FIN
La verificación del funcionario encargado de la Finca o la empresa de vigilancia según sea el caso :
1. listado de personas de acuerdo con el enviado
2. numero de cedula correspondiente a cada invitado.
3. Si hay menores de edad se verifica con la tarjeta de identidad y registro civil del menor
¿Falta algo en el Inventario?
SI
18. Recibe y remite observaciones al Funcionario y al Encargado de la Finca
En este informe se debe anexar copia de formato de observaciones y inventario entregado al funcionario que alquila el inmueble.
NO
Memorando 18. Remite informe por correo
electrónico de los faltantes o daños ocasionados por el Servidor Público a Servcicios Generales.
Informe y soportes 18.El Funcionario responsable
proyecta y envía informe de alquiler con las respectivas observaciones al la Subdirección de Servicios Generales