SECRETARÍA GENERAL
MERCEDES DE LA TORRE HASBÚN Secretaria General
SECRETARÍA GENERAL
• La Secretaría General de la Universidad del Magdalena es la
dependencia que se encarga de diseñar, organizar, ejecutar y controlar las funciones y responsabilidades del sistema de gestión documental, así como velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo con el fin de permitir la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión central e histórico de la Universidad.
FUNCIONES
PROPUESTA:
1. Servir de medio de comunicación entre los organismos de Gobierno de la Universidad y la comunidad universitaria.
2. Refrendar Acuerdos y demás actos expedidos por los Consejos Superior y Académico, los cuales deberán ser suscritos también por el respectivo Presidente.
3. Dirigir, conservar y custodiar en condiciones adecuadas, los archivos correspondientes al Consejo Superior y demás órganos, conforme a lo dispuesto en el Estatuto General.
4. Elaborar las actas correspondientes a las sesiones del Consejo Superior y Académico.
5. Diseñar y adoptar estrategias, procedimientos y actividades tendientes a la conservación y custodia de los archivos de la Institución.
FUNCIONES
PROPUSTA:
6. Mantener actualizado los procedimientos institucionales de conservación, protección, cuidado y disposición de documentos, teniendo en cuenta las normas y directrices técnicas emitidas por las autoridades competentes.
7. Velar por el cumplimiento de los términos, condiciones y requerimientos exigidos para la expedición de actos administrativos a cargo de las instancias superiores de la Universidad.
8. Dirigir y controlar los servicios de gestión documental, ejercer la competencia notarial y orientar el apoyo de servicios requeridos por los consejos Superior y Académico y, la Rectoría.
9. Formular y adoptar las políticas para el cumplimiento de las normas constitucionales, legales y estatutarias de la Universidad.
10. Elaborar proyectos de actos administrativos, para ser presentados ante el Consejo Superior y el Consejo Académico.
FUNCIONES
11.Apoyar los procesos de expedición de certificados y realización de grados.
12. Organizar, sistematizar y controlar los archivos generales de la institución.
13.Ejecutar y controlar el proceso de duplicación de documentos y archivos de la institución, de conformidad con los medios electrónicos existentes.
14.Orientar y controlar la gestión y actividades de los archivos independientes de cada dependencia con el archivo central.
FUNCIONES
15. Asesorar y velar por la gestión administrativa y económica de los museos y del patrimonio cultural, histórico-artístico de la Universidad para salvaguardar, conservar y difundir su legado a nivel nacional e internacional.
16. Prevenir y adoptar las medidas conducentes para cuidar y proteger el patrimonio económico, científico y pedagógico de la institución en los términos que la Constitución Política, las leyes y los Estatutos lo exigen. 17. Cumplir con las responsabilidades y competencias establecidas en el
Sistema de Gestión Integral de la Calidad.
18. Las demás que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza, el área de desempeño y el perfil del empleo.
PROCEDIMIENTOS A CARGO
1. EXPEDICIÓN DE NORMAS Y ACTOS ADMINISTRATIVOS.
2. REALIZACIÓN DE SESIONES DEL CONSEJO SUPERIOR.
3. REALIZACIÓN DE SESIONES DEL CONSEJO ACADÉMICO.
4. EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS.
FECHAS DE GRADO
INSTITUTO DE POSGRADOS
PROPUESTA:
al Rector para contratar el arrendamiento de los inmuebles donde funcionaran las sedes alter Universidad durante las vigencias fiscales 2017, 2018, 2019 Y 2020.
De conformidad con lo establecido en el Acuerdo Académico No. 057 de 2016 las fechas para las ceremonias de graduación para el año 2017 están establecidas de la siguiente manera:
Instituto de Postgrados
Fecha de Grado 14 de julio 17 de noviembre
Actividades
RESPONSABLE Fechas Presentación de hojas de vida y entrega de
documentos de grado a Direcciones de Programas(Artículo 186 Reglamento Estudiantil y demás documentos exigidos
por cada programa)
Estudiantes 15 de mayo 15 de septiembre
Entrega de documentos de grado en la Secretaría General
FECHAS DE GRADO
PRESENCIALES
PROPUESTA:
al Rector para contratar el arrendamiento de los inmuebles donde funcionaran las sedes alter Universidad durante las vigencias fiscales 2017, 2018, 2019 Y 2020.
Programas Presenciales Fecha de Grado 16 de junio 01 de septiembre 15 de diciembre Actividades Responsable Fechas Presentación de hojas de vida y entrega de
documentos de grado a Direcciones de Programas(Artículo 186 Reglamento Estudiantil y demás documentos exigidos por cada programa)
Estudiantes 14 de abril 04 de julio 16 de octubre
Entrega de documentos de grado en la Secretaría General
Direcciones de
FECHAS DE GRADO IDEA
PROPUESTA:
al Rector para contratar el arrendamiento de los inmuebles donde funcionaran las sedes alter Universidad durante las vigencias fiscales 2017, 2018, 2019 Y 2020.
Programas del IDEA
Fecha de Grado 21 de abril 01 de diciembre
Actividades
Responsables Fechas
Presentación de hojas de vida y entrega de documentos de grado a Direcciones de Programas(Artículo 186 Reglamento Estudiantil y demás documentos exigidos por cada programa)
Estudiantes 22 de febrero 02 de octubre
Entrega de documentos de grado en la
CEREMONIA ESPECIAL DE GRADUACIÓN
PROPUESTA:
al Rector para contratar el arrendamiento de los inmuebles donde funcionaran las sedes alter Universidad durante las vigencias fiscales 2017, 2018, 2019 Y 2020.
Por instrucciones del Señor Rector los Grados por ventanilla (Acuerdo Académico 012 de 2009) se efectuarán a través de ceremonia especial de graduación, para lo cual se establecieron las fechas para la recepción de documentos así:
Grado Especial
Actividades de la Facultad y/o
Programa Responsables
Fecha de entrega de documentos
Entrega de documentos de grado en la Secretaría General
Instituto de Posgrados, Direcciones de Programas Presenciales e IDEA 10 de febrero 25 de abril 18 de julio 11 de octubre
Indicaciones para la Entrega de Documentos
Esta Secretaría no está facultada para:
•
Recibir documentación incompleta.
•
Conceder prórroga para la recepción de
documentos.
Indicaciones para la Entrega de Documentos
Respetuosamente
solicitamos
a
usted, diligenciar los documentos
con la debida anticipación para
evitarnos
traumatismos
en
la
Indicaciones para la Entrega de Documentos
• Las Direcciones de Programa recibirán, verificarán y enviarán al correo electrónico [email protected] los documentos de grado así:
• Remitir carta indicando el listado de los estudiantes que cumplieron con los requisitos para grado por ceremonia o grado especial, indicando el título o certificado respectivo.
• Un archivo en medio digital en formato PDF por cada estudiante a recibir título o certificado, el cual debe ser identificado con los apellidos y nombres del aspirante a grado (AVENDAÑO CRISTIAN), cada archivo deberá contener los documentos requisitos de grado en el siguiente orden:
Indicaciones para la Entrega de Documentos
•
Recibo legible de consignación del pago de
derecho a grado (El volante de consignación se
descarga
a
través
de
la
página:
pagos.uimagdalena.edu.co/volantes de pago/
Categoría-servicios
académicos/Derecho
de
Grado).
•
Paz y salvo Académico expedido por Grupo de
Admisiones Registro y Control Académico.
Indicaciones para la Entrega de Documentos
•
Acta de sustentación de Trabajo de Grado y/o
Diplomado (a quien corresponda)
•
Certificado o resultado prueba a Saber Pro (no
aplica para Técnicos laborales y Postgrados)
Indicaciones para la Entrega de Documentos
•
Ficha de egresado.
•
Nota: El grado especial debe
contener el acta de aprobación del
Consejo de Facultad
Indicaciones para la Entrega de Documentos
PROPUESTA:
al Rector para contratar el arrendamiento de los inmuebles donde funcionaran las sedes alter Universidad durante las vigencias fiscales 2017, 2018, 2019 Y 2020.
Diligenciar información del aspirante a grado en formato excel como se muestra en el ejemplo:
No. Apellidos Nombres Identificación Lugar de Expedición Fecha de Expedición de la Cédula Genero Código Título Programa
1 Arias Daza Sol María 58.523.452 de Santa Marta 12/05/2005 F 20112504015
Licenciado en Educación Preescolar Licenciatura en Educación Preescolar
2 Barros Leo José Carlo 85.470.128 de Buga 15-03-2008 M 20112504015
Licenciado en Educación Preescolar Licenciatura en Educación Preescolar
Indicaciones para la Entrega de Documentos
Modalidad Zonal (sólo para IDEA)
Título de Memoria de Trabajo de
Grado Dirección Teléfono Fijo Teléfono Móvil e-mail
A Distancia Santa Marta La Digrafía, Un Reto para los
docentes del Preescolar MZ 11 CASA 3 Los Pinos 4238751 3017774585 [email protected]
A Distancia xxxx Dificultad del niño(a) en el proceso
Indicaciones para la Entrega de Documentos
• El cuadro debe ser enviado en medio digital, organizado alfabéticamente por apellido y escrito como aparece en la cédula de ciudadanía del estudiante o el Certificado de la Registraría.
• Observaciones: Para el carné de graduado el estudiante debe verificar en su módulo si tiene la foto respectiva, la cual debe tener las siguientes características: ser tipo documento, fondo blanco, tamaño 3x4, en caso contrario consultar con el Grupo de Admisiones Registro y Control Académico para efectuar la inclusión de la misma.
VERIFICAR DATOS PERSONALES EN LA REGISTRADURÍA
INDICACIONES PARA INGRESAR A LA REGISTRADURÍA Y COMPROBAR INFORMACIÓN CORRECTA DE NOMBRES, APELLIDOS N° Y LUGAR DE EXPEDICIÓN DE LA CÉDULA DE CIUDADANÍA LOS ESTUDIANTES
PRESENTACIÓN DE ASPIRANTES A GRADO
1. Elaborar base de datos en Excel (SNIES) con todos los aspirantes a grado que cumplieron con los requisitos (con relación al nombre, número de cédula y lugar de expedición del estudiante puede ser verificado en la página de la Registraduría). Ejemplo:
1.1. Ingresar en la página de la Registraduría Nacional de Colombia. (http://www.registraduria.gov.co/ ).
PRESENTACIÓN DE ASPIRANTES A GRADO
2.
Ingresar en el link que dice certificado de vigencia de la
PRESENTACIÓN DE ASPIRANTES A GRADO
3. Ingresar en el link que dice Expedición
Certificado.
PRESENTACIÓN DE ASPIRANTES A GRADO
4. Digitar número y fecha de expedición de la cédula , luego
PRESENTACIÓN DE ASPIRANTES A GRADO
PRESENTACIÓN DE ASPIRANTES A GRADO
6. En este certificado se encuentran los datos completos del estudiante tal cual como están registrados en el documentos de identidad (nombre, número y lugar de expedición de la cédula), que son los que se requieren para la elaboración del Snies ):
