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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PARA LA REALIZACIÓN DEL INFORME DE AUTOEVALUACIÓN DE LAS CONDICIONES INSTITUCIONALES

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Academic year: 2021

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DESCRIPCIÓN DEL PROCESO PARA LA REALIZACIÓN DEL INFORME DE AUTOEVALUACIÓN DE LAS CONDICIONES INSTITUCIONALES

1. OBJETIVOS

- Describir el proceso para la realización del Informe de Autoevaluación de las Condiciones Institucionales.

- Presentar los argumentos que dan cuenta de la relación del Informe de Autoevaluación con evidencias de mejoramiento en la Institución.

2. JUSTIFICACIÓN

En atención a la actualización de la normatividad liderada por el Ministerio de Educación Nacional – MEN, en materia de aseguramiento de la calidad de la educación superior en Colombia, cuya propuesta de valor es la alineación de los procesos de registro calificado con los de acreditación de alta calidad, así como la imperiosa necesidad que tiene la IES INFOTEP de renovar los registros calificados de sus programas actuales, así como la solicitud de registro calificado para ofrecer nueva oferta de programas y la de obtener la redefinición institucional, como su gran apuesta en el mediano plazo, para poder ofertar programas de formación hasta el nivel profesional por ciclos propedéuticos. La institución requiere implementar los mecanismos y estrategias pertinentes para poder llevar a cabo estos procesos, para lo cual, se soporta en políticas y lineamientos de autoevaluación y aseguramiento interno de la calidad, que viabilizan la consecución de diagnósticos de la situación actual de la institución, en cuanto a sus fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades, como gran insumo para establecer los planes de mejoramiento, en el corto, mediano y largo plazo, que la lleven a llegar a un estado futuro en el que la cultura de la autoevaluación, la calidad y el aseguramiento interno de la calidad sean el factor común.

En este sentido, la IES INFOTEP se encuentra en proceso de actualización y modernización de sus procesos y la normatividad interna, los cuales, se encuentran en validación frente a la solicitud de registro calificado de condiciones institucionales, que está redundando en la implementación de acciones de mejoramiento tendientes a

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garantizar en condiciones de calidad, el servicio académico y administrativo, buscando en todo momento el cumplimiento de sus objetivos y estrategias, así como la satisfacción de la comunidad académica y demás partes interesadas. Estos procesos de autoevaluación y aseguramiento interno de la calidad, llevados a cabo en el marco del proceso de construcción de condiciones institucionales, han contribuido al mejoramiento de la infraestructura física, tecnológica, bibliográfica, la de los procesos académicos y los asociados a la investigación, la proyección social y extensión, así como los de bienestar institucional que se articulan de buena manera, para contribuir al cumplimiento y fortalecimiento de las tres misiones de la educación superior.

1. PROCESO PARA LA REALIZACIÓN DEL INFORME DE AUTOEVALUACIÓN DE LAS CONDICIONES INSTITUCIONALES.

En este aparte es importante señalar que la realización del informe de autoevaluación, es una de las etapas que la institución estableció para llevar a cabo el proceso de autoevaluación institucional con fines de solicitud de registro calificado para condiciones institucionales, como etapa previa, según el Decreto 1330 de 2019, a la solicitudes de registro calificado de nuevos programas y la de solicitud de la renovación de este registro para los programas que ofrece actualmente, por lo tanto, para presentar la manera como se realizó el informe de autoevaluación de condiciones institucionales, se hace imprescindible detallar cada una de las etapas previas para su consecución. Estas etapas se describen y detallan a continuación:

1.1. ETAPA 1. PLANEACIÓN DEL PROCESO.

En esta etapa del proceso, se procedió a conformar el comité de autoevaluación y aseguramiento de la calidad, como se puede evidenciar en el anexo Acta_004-15-08-2019, así mismo se conformaron los equipos de trabajo para el proceso, apoyado en los profesores de cada programa. Asimismo, se definió y aprobó el cronograma de actividades (ver Anexos Acta_006- 6-9-2019 y Cronograma-de-Actividades-Autoevaluacion-Institucional-2019) para el proceso de Autoevaluación institucional. Por su parte, se procede a desarrollar las actividades correspondientes para el entrenamiento a los equipos de trabajo que llevarán a cabo este proceso en la institución y se comunica a las partes interesadas, tanto internas como externas, que la institución se encuentra en proceso de autoevaluación para los programas

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académicos que ofrece. A continuación, se presenta evidencia fotográfica de estas actividades: N. º ACTOR DEL PROCESO TIPO DE ACTIVIDAD DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓ N INSTITUCIONAL EVIDENCIA FOTOGRÁFICA 1 ESTUDIANTE S Jornada de Sensibilización (Ver Anexo asistencia-estudiantes) 2 PROFESORE S Conformar de equipos de Trabajo

(Ver Anexo Acta-004-15-08-2019) Jornada de Sensibilización (Ver Anexo asistencia-Profesores) 3 DIRECTIVOS Jornada de Sensibilización (Ver Anexo asistencia-directivos)

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N. º ACTOR DEL PROCESO TIPO DE ACTIVIDAD DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓ N INSTITUCIONAL EVIDENCIA FOTOGRÁFICA 4 EMPRESARIO S Jornada de Sensibilización 5 EGRESADOS Jornada de Sensibilización

1.2. ETAPA 2. PONDERACIÓN DE FACTORES Y CARACTERÍSTICAS.

La ponderación de los factores y características es la segunda etapa del proceso y una de las más importantes, considerando que acá la institución y sus actores establecen, el grado de importancia que cada factor tienen sobre el total. Esta ponderación, debe estar acorde a los objetivos y las fortalezas institucionales. La ponderación definitiva, resulta de un consenso institucional, luego de la participación de profesores y administrativos a través de mesas de trabajo.

En este sentido, para llevar a cabo esta etapa del proceso (la definición de la ponderación), en primera instancia, la institución convocó y organizó las mesas de trabajo con los actores pertinentes, luego estos, a través de una discusión, clasificaron el grado de importancia de cada factor, teniendo en cuenta el impacto de estos en el cumplimiento de las funciones sustantivas de la institución, en segunda instancia, los participantes del proceso procedieron a asignar valores del

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1 al 10 a cada uno de los factores, lo que les permitió a través de pesos relativos priorizar la importancia de cada factor, y de esta manera lograron obtener la ponderación de cada factor del proceso, y para darle mayor relevancia se acordó justificar cada peso asignado a cada factor. (Ver anexo Acta_004-15-08-2019)

1.3. ETAPA 3. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN.

Para llevar a cabo esta etapa, la institución logró llevar a cabo las dos anteriores, teniendo en cuenta que son requisito importante para avanzar en el proceso de autoevaluación institucional, por lo tanto, procedió a través del comité de autoevaluación y aseguramiento interno de la calidad y los equipos de trabajo organizados, realizar las acciones respectivas para organizar y tener a la mano las evidencias necesarias para el análisis de la información del proceso de autoevaluación institucional, la cual se detalla a continuación:

- Evidencia Documental: información documental que dan cuenta de la historia de institución, de su naturaleza, identidad, Misión, Visión y Objetivos, para lo cual se obtuvieron documentos como:

• El Proyecto Educativo Institucional – PEI

(http://www.infotephvg.edu.co/cienaga/hermesoft/portalIG/home_1/re cursos/octubre2020/06102020/pei-modificacion.pdf), • El Estatuto General (http://www.infotephvg.edu.co/cienaga/hermesoft/portalIG/home_1/re cursos/julio-2020/11072020/acuerdo-013-estatuto-general.pdf ). • El Estatuto Profesoral (http://www.infotephvg.edu.co/cienaga/hermesoft/portalIG/home_1/re cursos/octubre2020/03112020/acuerdo-031-20-estatu-docente.pdf). • El Reglamento Estudiantil (http://www.infotephvg.edu.co/cienaga/hermesoft/portalIG/home_1/re cursos/junio2020/17062020/reglamento-estudiantil-modific.pdf).

• Los resultados de auditorías de calidad del ICONTEC. Ver anexos (Auditoria-de-Certificacion-ICONTEC_2017, Certificacion-ICONTEC_2018, Informe-de-Auditoria-de-Certificacion-ICONTEC_2019 y el Informe-de-Auditoria-de-Certificacion-ICONTEC_2020).

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• Certificaciones del ICONTEC para el INFOTEP en la ISO 9001:2015. Ver anexos (Certificación_Calidad-ICONTEC-2017-2020, Certificación_Calidad-IQNET-2017-2020, Certificación-Calidad-ICONTEC-2021-2024, Certificacion-Calidad-IQNET-2021-2024) - Evidencia Estadística: Para recabar la información estadística, se procedió

a consultar el sistema de información académico institucional - ACADEMUSOFT, bajo el acompañamiento del líder de la oficina de Registro y Control Académico, en el que se logró obtener información de inscritos, inscritos por programa, admitidos, matriculados y graduados de los últimos 7 años. Información que puede evidenciarse en el Anexo (Consolidado-Estadisticas-Historica-Poblacion-INFOTEP_2014-2020.)

- Encuestas de Apreciación de los Actores del Proceso: Este aparte fue de vital importancia para el desarrollo del procesos de autoevaluación, considerando que acá se presentaron los instrumentos que permitieron levantar la información de los actores del proceso (Directivos, Profesores, Estudiantes, Egresados, Empleadores), que junto con las evidencias documentales y la información estadística, dieron los insumos para el análisis de la información, la emisión de juicios, la elaboración del informe de autoevaluación y el plan de mejoramiento cada programa. Es preciso destacar que estos instrumentos fueron analizados, revisados y validados, por los directores de unidad de cada programa, y estos a su vez con los profesores de sus programas (Ver anexo Acta_005-29-08-2020).

En este sentido, para agilizar la recolección de la información, así como la organización y sistematización, se procedió a utilizar formularios en línea, utilizando formularios de Google y de Microsoft office 365. Para evidenciar esto, se presentan los enlaces a los formularios en línea, para que puedan ser observados:

- Cuestionario para la recolección de la información de los estudiantes. (https://forms.gle/HJKN1i5GnzdzxeBg8)

- Cuestionario para la recolección de la información de los profesores. ( https://forms.gle/sUbu7m2ru4ptPSgq5)

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- Cuestionario para la recolección de la información de los directivos. (https://forms.gle/7YygktweKTajbJjG7)

- Cuestionario para la recolección de la información de los empleadores. ( https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=OJn-2ThwxkCKXsYhX6F03_2f4LBgfBRHq22ZS24vmQRUOUtINFQ4RVBSWlI3N 1hNSk0wNEpEOUVGNS4u)

- Cuestionario para la recolección de la información de los egresados.

(https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=OJn-2ThwxkCKXsYhX6F03_2f4LBgfBRHq22ZS24vmQRUQUU1VUo1N0k1MU1 GOVJLQUpXSzcyR1EzNS4u)

1.4. ETAPA 4. EMISIÓN DE JUICIOS DEL PROCESO:

A través de esta etapa, los resultados del procesamiento de los instrumentos y la revisión documental se integran en lo que se denominó emisión de juicios, que permitió al equipos tener una visión adecuada y completa del estado de los diferentes factores, a través de los aspectos que se evaluaron en cada característica , por lo tanto, se realizó un análisis exhaustivo de la evidencia documental , estadística junto con las encuestas de apreciación de los actores del proceso, obteniendo las conclusiones respecto a los aspectos que están valorando. Es así como en este proceso se acumulan las apreciaciones de los actores del proceso, para obtener por cada característica evaluada una calificación cuantitativa (1-5), que permite la obtención de una calificación porcentual, que detalla el grado de cumplimiento (según los criterios establecidos por la institución) y se obtiene la calificación cualitativa de la característica que define si esta se establece como una fortaleza, una oportunidad de mejora o una debilidad. Las tablas que permitieron determinar las calificaciones y porcentajes cuantitativos y cualitativos para cada una de las características y los factores que estas estructuran, así como la definición de los criterios que describen el grado de cumplimiento se presentan a continuación:

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Figura 1: Calificaciones cuantitativas, cualitativas y grados de cumplimiento de los criterios definidos por la institución para el proceso.

Elaboración propia

Figura 2: criterios definidos por la institución para el establecer el grado de cumplimiento de las características que estructuran cada factor del proceso.

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Elaboración propia

Características Asociadas Calificación Numérica

Calificación Porcentual

Grado de

Cumplimiento F-O-D

16 Integralidad del currículo 3,5 70,0% MEDIO OPORTUNIDAD

17 Flexibilidad del currículo 3,4 68,0% MEDIO OPORTUNIDAD

18 Interdisciplinariedad 2,8 56,5% BAJO DEBILIDAD

19 Estrategias de enseñanza y aprendizaje 3,0 60,0% MEDIO OPORTUNIDAD

20 Sistema de evaluación de estudiantes 4,0 80,0% ALTO FORTALEZA

21 Trabajos de los estudiantes 3,0 60,0% MEDIO OPORTUNIDAD

22 Evaluación y autorregulación del programa 3,0 60,0% MEDIO OPORTUNIDAD

23 Extensión o proyección social 2,7 54,6% BAJO DEBILIDAD

24 Recursos bibliográficos 3,5 70,0% MEDIO OPORTUNIDAD

25 Recursos informáticos y de comunicación 3,5 70,0% MEDIO OPORTUNIDAD

26 Recursos de Apoyo docente 3,4 68,0% MEDIO OPORTUNIDAD

TOTAL FACTOR 4 3,3 65,2% MEDIO OPORTUNIDAD FACTOR 4: PROCESOS ACADÉMICOS

Nº.

Figura 3: Resultado calificación cualitativo, cuantitativa de las características del factor 4 denominado procesos académicos.

Elaboración propia

1.5. ETAPA 5. ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

Una vez que el grupo logró consolidar los datos, agruparlos y obtener los resultados de las calificaciones cuantitativas, cualitativas y el grado de cumplimiento de cada característica dentro del factor, el equipo procedió a elaborar el plan de mejoramiento , en el que se establecieron las acciones de mejoramiento para llevar a la institución a un estado futuro que le permita cumplir con los estándares y buenas prácticas de calidad, para afrontar de buena manera los procesos de renovación de registro calificado, redefinición institucional y en el largo plazo la acreditación de alta calidad. Es así como por recomendación de la alta dirección y de la oficina de planeación de la institución, cada una de las acciones y actividades se convirtieron en insumos para la construcción del plan de desarrollo institucional 2020 – 2023 y estar alineadas a la planificación, buscando garantizar y consolidar las fortalezas y superar las debilidades encontradas en el proceso, con el objetivo de incrementar la calidad en los procesos académicos y la satisfacción de los grupos de interés.

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Por lo tanto, a partir de este plan, se formularon las acciones de mejora pertinentes con actividades realizables por la institución en el corto, mediano y largo plazo. Cada una de las acciones de mejora tiene asociada un grupo de tareas para su cumplimiento, recursos humanos, físicos y financieros, costos o inversión aproximada, y lo más importante, su aporte a la construcción de las líneas del plan de desarrollo de la institución para la vigencia 2020 - 2023. (ver anexo

Informe-Autoevaluacion-institucional-2019-2, paginas 30-33)

1.6. ETAPA 6. REDACCIÓN DEL INFORME DE AUTOEVALUACIÓN

En esta etapa, se redacta el informe de autoevaluación, en el que se describe la metodología llevada a cabo para la consecución del proceso, los actores que participaron, los factores, características y los aspectos a evaluar en cada una de estas, de igual manera se detalla la ponderación de los factores, y la manera en la que se calificaron cuantitativa y cualitativamente. A su vez, se presentó en este informe, la información al detalle, de los resultados del proceso de autoevaluación institucional, el cual se realizó por las características de cada factor, hasta llegar a la descripción de las acciones, actividades y tareas del plan de mejoramiento del proceso de autoevaluación, el cual se consolidó como el insumo más importante de la nueva administración para la construcción de las líneas y ejes estratégicos que estructuraron el plan de desarrollo institucional 2020 – 2023. Asimismo, se presenta en el informe el seguimiento al cumplimiento de las acciones y actividades del plan de mejoramiento. Para evidencia (ver anexo

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