Manejo de Cuentas por Pagar

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CONTROL DE FIRMAS

Elaborado/Fecha Edwin Solano Molina Revisado/Fecha Xinia Herrera Álvarez

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TABLA DE CONTENIDO

A. REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR 3

1.Registrar de cuentas por pagar con órdenes de compra 3

2.Registrar de cuentas por pagar sin órdenes de compra 15

B. CIERRE DEL MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR EN EL SISTEMA INFORMÁTICO WIZDOM 24

1.Verificar movimientos pendientes de ejecución 24

2.Actualizar, eliminar o reversar los movimientos pendientes 27

3.Realizar el cierre del módulo de cuentas por pagar 28

4.Reversar el cierre de cuentas por pagar 30

5.Notificar el cierre a las áreas involucradas 30

Manejo de Cuentas por Pagar

Versión: 02 Rige a partir de: 11/12/2020

Vigencia: 12/2022

OBJETIVO Establecer los lineamientos básicos para regular las actividades de registro, validación, ejecución y cierre de las cuentas por pagar del Consejo Nacional de Rectores, en ajuste al sistema informativo vigente.

ALCANCE Departamento de Gestión Financiera

DESCRIPCION DEL INSTRUCTIVO

EDWIN ANDRES SOLANO

MOLINA (FIRMA)

Firmado digitalmente por EDWIN ANDRES SOLANO MOLINA (FIRMA) Fecha: 2020.12.07 11:34:34 -06'00' XINIA HERRERA ALVAREZ (FIRMA) Firmado digitalmente por XINIA HERRERA ALVAREZ (FIRMA) Fecha: 2020.12.09 11:48:18 -06'00'

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Página 3 de 30 A. REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR

1. Registrar de Cuentas por Pagar con Órdenes de Compra 1.1. Recibir la Documentación de Cuentas por Pagar 1.1.1. Emitir el Acuse de Recibido

El funcionario responsable de las cuentas por pagar debe recibir por parte de la Proveeduría Institucional la documentación correspondiente para el trámite de pago a proveedores nacionales o internacionales (facturas con sus respectivas órdenes de compra, contratos, refrendos, entre otros anexos de interés), verifica la información recibida y procede a emitir el acuse de recibido colocando un sello que indique la hora, fecha y nombre del funcionario.

1.1.2. Verificar la Documentación

El funcionario responsable de las cuentas por pagar debe verificar que la documentación recibida cumpla con los siguientes requisitos:

• La factura cumpla los requisitos tributarios generales establecidos por el Ministerio de Hacienda. • La factura presente el visto bueno y recibido conforme el área responsable.

• La factura se encuentre dirigía a nombre del CONARE. • La factura se encuentre exenta de impuesto de venta.

• La orden de compra corresponda al mismo proveedor de la factura. • La orden de compra posea relación con el bien o servicio adquirido.

• La orden de compra posea el suficiente presupuesto para subir la transacción. • Las partidas presupuestarias posean relación con el bien o servicio adquirido.

• La orden de compra cuente con su respectiva orden de recepción en el sistema Wizdom.

• Las facturas por servicios profesionales cuenten con sus respectivos contratos legales y refrendos adjuntos • Los contratos legales y refrendos posean relación con el monto y actividad facturada.

1.1.3. Devolver la Documentación

De no cumplir con alguno de los requisitos deberá de proceder a realizar la devolución de la documentación a la Proveeduría Institucional, de lo contrario deberá de proceder con el respectivo registro de la cuenta por pagar en el sistema Wizdom.

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Página 4 de 30 1.2. Registrar la Cuentas por Pagar en el Sistema Wizdom

Si la documentación cumple con todos los requisitos establecidos, deberá de proceder con el respectivo registro de la cuenta por pagar en el sistema wizdom.

1.2.1. Ingresar al Sistema Wizdom

Ingresar al sistema Wizdom (1) por medio del navegador de internet (Explorer, Mozilla Firefox o Chrome) instalado en la computadora en la opción “Sistema GRP Proveeduría” ingresando a la página web: http://sig.conare.ac.cr/proveeduria/x32_application.htm. Posteriormente ingresar el usuario y la contraseña (2) y seleccionar la opción aceptar (3).

1.2.2. Ingresar a Recepcion de Ítem

Ingresar a la opción “Control de Inventario” (1), de seguido seleccionar la opción “Control de Inventario de Compras” (2), y por ultimo seleccionar la opción “Recepcion de Ítem” (3).

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Página 5 de 30 1.2.3. Dividir la Orden de Compra

Cuando una factura corresponde a un pago parcial de la orden de compra, se deberá de proceder a dividir la orden de compra, filtrando por el número de identificación (1), seleccionando la orden que desee dividir hasta que se torne de color azul (2), posteriormente seleccionar el icono “Modificar Monto” o “Modificar Cantidad” según se requiera (3), una vez se despliegue una pantalla emergente deberá de ingresar el monto o cantidad que desee dividir (4), y por ultimo seleccionar la opción “Aceptar” (5).

1.2.4. Ingresar a Recepción Programada

Ingresar a la opción “Control de Inventario” (1), de seguido seleccionar la opción “Control de Inventario de Compras” (2), y por ultimo seleccionar la opción “Recepcion Programada” (3), indicando como punto de recepcion “CONARE”.

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Página 6 de 30 1.2.5. Filtrar la Orden de Compra

Registrar la factura en el sistema Wizdom, filtrando por el número de orden de compra asociada (1) y seleccionar la orden de compra hasta que se torne de color azul (2).

1.2.6. Brindar el Recibido Conforme

Si la factura cumple con todos los requisitos de registro (anteriormente evaluados), deberá de brindar el recibido conforme en el sistema Wizdom, seleccionando la pestaña “Avisos” (1) y colocando un check en la opción de “Recibido Conforme” (2).

1.2.7. Abrir la Pantalla de Registró

Una vez seleccionada la orden de compra y habiendo brindado el recibido conforme, proseguir con el registro de la factura abriendo la pantalla emergente para el registro por medio del icono “Cuentas por Pagar” (1).

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Página 7 de 30 1.2.8. Registrar el Detalle de la Cuentas por Pagar

En la pestaña “Detalle” (1) ingresar la información que se solicita:

• Número de Identificación (2) = Indicar el número de factura de carácter numérico, sin considerar los ceros a la izquierda, ni tampoco las letras (salvo que formen parte indispensable del número de identificación). • Descripción (3): Agregar una descripción detallada del articulo o servicio adquirido.

• Tipo de Documento (4) = Indicar si corresponde a una factura, documento (en el caso de corresponder a una obligación no tributaria) o refrendo (en el caso de los servicios internacionales).

• Fecha de Emisión (5) = Indicar la fecha de recibido de la factura en la recepción del CONARE (según la NISCP corresponden al momento en que la institución adquiere una obligación real de pago).

• Fecha de Vencimiento (6) = Indicar los 30 días posteriores a la fecha de emisión de la factura.

• Fecha de Aplicación (7) = Indicar la fecha que afectara a la contabilidad, de encontrarse en el mismo periodo contable correspondería a la misma de emisión.

• Observaciones (8) = Indicar cualquier comentario que ayude a ampliar la información del movimiento. • Moneda (9) = Indicar si corresponde a colones o dólares.

• Clase de Cambio (10) = Indicar el tipo de cambio de “Venta para las operaciones del sector público no Bancario” a la fecha de emisión.

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Página 8 de 30 1.2.9. Registrar el Monto de la Cuenta por Pagar

Seleccionar la pestaña “Gasto / Costo” (1), y colocar el valor monetario de la factura según corresponda a la moneda indicada con anterioridad (colones o dólares) en la opción “Monto” (2).

*Nota: el CONARE se encuentra exento de impuestos por lo que no posee montos gravados.

1.2.10. Registrar Órdenes de Compra Adicionales

Si una factura posee más de una orden de compra asociada, deberá de ligar las demás órdenes a la factura, ingresando a la pestaña “Ordenes Asociadas” (1), seleccionando el icono “Agregar” (2) para un movimiento adicional. Seguidamente marcar doble click en “Orden de Recepcion” (3) para abrir la lista de opciones, buscar la orden de compra asociada en la lista de opciones (4) y posteriormente seleccionar la opción “Aceptar” (5).

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Página 9 de 30 1.2.11. Guardar el Registro de la Cuenta por Pagar

Una vez completado del registro de la cuenta por pagar, puede proceder a guardar el movimiento seleccionando el icono “Guardar” (1).

1.2.12. Registrar una Cuenta por Pagar Adicional

Si una orden de compra posee más de una factura asociada puede ingresar más movimientos seleccionando la pestaña “Documento de Pago” (1), y posteriormente seleccionando el icono “Agregar” (2), desplegando un nuevo registro, por lo que deberá proceder a completar la nueva información.

1.2.13. Salir de la Pantalla de Registro

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Página 10 de 30 1.2.14. Procesar la Orden de Compra

Seleccionar la orden de compra que desee procesar en la opción “Recepcion Programada” (1), filtrando por el número de orden de compra (2), seleccionando la orden hasta que se torne de color azul (3) y posteriormente procesando el movimiento mediante el icono “Procesar” (4) y “Aceptar” (5).

1.2.15. Generar Movimiento de Cuentas por Pagar

Seleccionar la orden de compra que desee procesar en la opción “Recepcion Programada” (1), filtrando por el número de orden de compra (2), seleccionando la orden hasta que se torne de color azul (3) y posteriormente generando el movimiento de cuentas por pagar por medio del icono “Generar Movimientos” (4) y “Aceptar” (5).

*Nota: Una vez generado el movimiento se elimina la orden de compra, creando a su vez la factura o documento preliminar en el módulo de cuentas por pagar con su respectiva afectación contable y presupuestaria.

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Página 11 de 30 1.2.16. Error al Generar el Movimientos

Es posible que al momento de generar el movimiento de cuentas por pagar el sistema muestre un mensaje de error, para ello existen tres posibles errores:

•Ausencia de Presupuesto: En caso de que la factura no cuente con el suficiente disponible presupuestario se deberá notificar a los responsables del presupuesto de cada programa, para que ellos soliciten la apertura de un sobre giro o realicen una modificación presupuestaria (según corresponda).

• Error en la Configuración del Ítem: Corresponde a un error en el parámetros o configuración del sistema, por lo que se deberá notificar y solicitar apoyo al servicio de soporte del sistema (OPTEC) por medio de un correo electrónico (soporte@optecsistemas.com) y dar seguimiento hasta que sea corregido.

•Error en el Periodo Contable: Ocurre cuando la fecha de aplicación del movimiento corresponde a un periodo anterior de la contabilidad (periodo cerrado) por lo que se deberá validar que la fecha de aplicación del compromiso o factura corresponda al periodo actual contable.

1.2.17. Ingresar al Módulo de Cuentas por Pagar

Ingresar nuevamente al sistema Wizdom con su respectivo usuario y contraseña por medio del navegador de internet (Explorer, Mozilla Firefox o Chrome) instalado en la computadora, pero en esta ocasión seleccionando la opción del “Sistema GRP Financiero” (http://sig.conare.ac.cr/finanzas/x32_application.htm) (1). Seleccionar la pestaña “Cuentas por Pagar” (2), “Registro de Movimientos” (3) y “Facturas” (4).

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Página 12 de 30 1.2.18. Validar el Movimiento de Cuentas por Pagar

Seleccionar el icono de “Recuperar Movimientos Pendientes” (1) desplegando la lista de facturas registradas anteriormente desde la orden de compra, selecciona la factura que desea validar con la opción “Aceptar”, y posteriormente validar que la información de la factura se encuentre correcta en las opciones de “Encabezado, General, Distribución Contable y Presupuesto” (2), realizar los cambios que considere necesarios y posteriormente guardar el movimiento con el icono “Guardar” (3).

*Nota: procurar que la compra de inventario de suministros se registre a la cuenta de activo en “Inventarios en Tránsito”, la compra de bienes duraderos se registre a la cuenta de activo en “Activos Fijos en Transito”, la compra de licencias de software se registre a la cuenta de “Derechos y Licencias a Devengar” y los demás artículos se registren a su respectiva cuenta de gasto y pasivo.

1.2.19. Revertir el Movimiento de Cuentas por Pagar

Si existe algún error en el registro que no pueda ser modificado desde el módulo de cuentas por pagar (error en la orden de compra asociada), hasta este punto es posible realizar la reversión del movimiento ingresando a la opción al módulo de proveeduría en la opción de “Control de Inventario”, “Control de Compras”, “Revertir Pago de Recepcion en CXP” (1), filtrando por número de documento (2), seleccionando el documento que desee revertir (3) y seleccionando el icono “Revertir” (4).

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Página 13 de 30 1.2.20. Ejecutar los Movimiento de Cuenta por Pagar

Si no se detentan errores en el registro, deberá de proceder a ejecutar la cuenta por pagar, una vez realizada la ejecución se realiza automáticamente la afectación definitiva de los movimientos en la contabilidad financiera y el presupuesto. Para ello, deberá de ingresar al módulo de finanzas a la opción “Cuentas por Pagar”, “Movimientos” y “Procesar Movimientos Pendientes” (1), seguidamente desplegar la lista cronológica (2), seleccionar el año, mes y tipo de movimiento (3), marcar el movimiento que desee ejecutar hasta que se torne de color azul (4) y, por último, proceder a ejecutar el movimiento por medio del icono “Ejecutar” (5).

1.2.21. Generar la Solicitud de Pago

Una vez que el movimiento de cuentas por pagar se encuentre ejecutado, puede proceder a realizar la solicitud de pago para su posterior cancelación por parte de Tesorería, ingresando al módulo de finanzas en la opción “Cuentas por Pagar”, “Movimientos” y “Solicitud de Pago” (1), deberá marcar con un check el movimiento que desee enviar a pago (2), y, por último, seleccionar la opción “Generar Pagos” (3).

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Página 14 de 30 1.2.22. Trasladar la Documentación Física al Área de Tesorería

Cuando los movimientos hayan sido enviados a pago dentro del sistema Wizdom, deberá proceder a remitir la documentación física al área de Tesorería para su posterior pago, archivo y custodia.

1.2.23. Revertir Movimientos de Cuentas por Pagar Ejecutados

Si se detecta un error en el registro de un documento que ya encuentra enviado a la Tesorería, este puede ser modificado (al menos que el periodo contable se encuentre cerrado o al menos que el movimiento de bancos no haya sido ejecutado), por lo que el área de Tesorería deberá de eliminar la solicitud de pago y notificar del error. Posteriormente el encargado del área de cuentas por pagar deberá ingresar al módulo de finanzas en la opción “Cuentas por Pagar”, “Movimientos” y “Proceder Movimientos Ejecutados” (1), seguidamente desplegar la lista cronológica (2) seleccionado el año, mes y tipo de movimiento (3), de seguido seleccionar el movimiento que desee reversar hasta que se torne de color azul (4) y, por último, proceder a realizar la reversión del movimiento por medio del icono “Reversar” (5).

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Página 15 de 30 2. Registrar de Cuentas por Pagar sin Órdenes de Compra

2.1. Recibir la Documentación de Cuentas por Pagar. 2.1.1. Emitir el Acuse de Recibido

El funcionario responsable de las cuentas por pagar deberá recibir por parte de los Administradores de Programas el solicitudes de transferencia con su respectiva documentación adjunta, correspondiente a aquellos trámites de pago a proveedores nacionales o internacionales que no requieren de una contratación administrativa (reintegros, capacitaciones, prácticas profesionales, liquidaciones laborales, dietas al consejo, transferencias de capital, comisiones bancarias, entre otros pagos administrativos debidamente justificados). Una vez recibida deberá de verificar la información recibida y proceder a emitir el acuse de recibido colocando un sello que indique la hora, fecha y nombre del funcionario.

2.1.2. Verificar la Documentación

El funcionario responsable de las cuentas por pagar deberá verificar que la documentación recibida cumpla con los siguientes requisitos:

• Las solicitudes de transferencias se presenten por medio de un oficio o un formulario el cual indique: proveedor o beneficiario, descripción detallada, monto, moneda, programa, partida, meta, autorizaciones, documentos que justifique la transacción y facturas (cuando correspondan).

• Solicitud de transferencias se presente con la información completa, clara y en orden (sin tachones).

• Las facturas adjuntas (en caso de requerir factura) cumplan con los requisitos tributarios generales y específicos establecidos por el Ministerio de Hacienda.

• Las solicitudes de transferencia presente la autorización por parte de su superior inmediato y, además, cuente con el visto bueno por parte del Administrador del Programa y la Jefatura Financiera.

• Las capacitaciones deberán de contar con la autorización por parte del Departamento de Gestión del Talento Humano (DGTH) y, además, deberá de presentar el programa de actividades.

• Las partidas presupuestarias que hayan sido establecidas posean relación con el bien o servicio adquirido. • Las solicitudes de transferencia cuenten con el suficiente disponible presupuestario para cubrir la

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Página 16 de 30 2.1.3. Devolver la Documentación

De no cumplir con alguno de los requisitos deberá de proceder a realizar la devolución de la documentación a su respetivo remitente indicando las correcciones que deberán realizar, de lo contrario, si cumplen con los requisitos deberá de proceder con el respectivo registro de la cuenta por pagar en el sistema Wizdom.

2.2. Registrar la Cuentas por Pagar en el Sistema Wizdom

Si la documentación cumple con todos los requisitos establecidos, deberá de proceder con el respectivo registro de la cuenta por pagar en el sistema wizdom.

2.2.1. Ingresar al Sistema Wizdom

Ingresar al sistema Wizdom (1) por medio del navegador de internet (Explorer, Mozilla Firefox o Chrome) instalado en la computadora en la opción “Sistema GRP Finanzas” ingresando a la página web: http://sig.conare.ac.cr/finanzas/x32_application.htm. Posteriormente ingresar el usuario y la contraseña (2) y seleccionar la opción aceptar (3).

2.2.2. Ingresar a la Pantalla de Registro

Ingresar a la pestaña “Cuentas por Pagar” (1), se seguido seleccionar la opción “Registro de Movimientos” (2), de seguido seleccionar la opción “Facturas” (3) para desplegar la pantalla de registro de las cuentas por pagar.

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Página 17 de 30 2.2.3. Registrar el Encabezado de la Cuenta por Pagar

En vez se haya ingresado en la pantalla de registro, deberá proceder a seleccionar la pestaña “Encabezado” (1) completando la siguiente información:

• Proveedor (2): Seleccionar de la lista de opciones (doble click para desplegar la lista de opciones) el proveedor o beneficiario al cual corresponda la transferencia que se desee realizar (de no encontrarse el proveedor en la lista de opciones deberá solicitar su creación al Departamento de Proveeduría Institucional).

• Solicitante (3): Seleccionar de la lista de opciones (doble click para desplegar la lista de opciones) el usuario responsable quien solicito la transferencia (de no encontrarse el solicitante en la lista de opciones deberá exigir su creación al Departamento de Gestión del Talento Humano).

• Tipo de Movimiento (4): Indicar si corresponde a una factura, documento (en el caso de corresponder a una obligación no tributaria) o refrendo (en el caso de los servicios internacionales).

• Identificador del Documento (5): Indicar el consecutivo numérico que identifica a la factura o a la solicitud de transferencia, según corresponda.

• Fecha de movimiento (6): Indicar la fecha de recibido de la factura o de la solicitud de transferencia (según la NISCP corresponden al momento en que la institución adquiere una obligación real de pago).

• Fecha de Aplicación (7): Indicar la fecha que afectara a la contabilidad, de encontrarse en el mismo periodo contable correspondería a la misma de emisión.

• Fecha de Vencimiento (8): Indicar los 30 días posteriores a la fecha de movimiento. • Moneda (9) = Indicar si corresponde a colones o dólares.

• Tasa de Cambio (10): Validar que corresponda al tipo de cambio de “venta para las operaciones con el sector público no bancario” a la fecha de movimiento.

• Monto Exento (11): Colocar el monto total que desee pagar, según indique la factura o la solicitud de transferencia.

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Página 18 de 30 2.2.4. Registrar la Descripción de la Cuenta por Pagar

Seleccionar la pestaña “General” (1), en la opción “Descripción” (2) readaptar de forma detallada la justificación del movimiento contable.

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Página 19 de 30 2.2.5. Registrar el Presupuesto de la Cuenta por Pagar

Seleccionar la pestaña “Presupuesto” (1), posteriormente, deberá de completar la siguiente información:

• Presupuesto (2): Desplegar la lista de opciones y seleccionar el presupuesto de egresos que corresponda al año en curso,

• Tipo de Movimiento (3): Desplegar la lista de opciones y seleccionar la opción “compromiso”. • Descripción (4): Validar que la descripción sea igual a la ingresada en la pestaña “General “.

• Cuenta Alterna (5): Desplegar la lista de opciones (presionar doble click para desplegar la respectiva lista) y seleccionar la partida de presupuesto que corresponda.

• Centro (6): Desplegar la lista de opciones (presionar doble click para desplegar la respectiva lista) y seleccionar el centro que corresponda.

• Meta (7): Desplegar la lista de opciones (presionar doble click para desplegar la respectiva lista) y seleccionar la meta que corresponda.

• Monto (8): Ingresar el monto total o parcial del presupuesto, según corresponda

• Clase de Cambio (9): Validar que el tipo de cambio utilizado sea el mismo que al anteriormente ingresado en la pestaña “Encabezado”

• Nuevo Registro (10): si desea agregar un nuevo registro de presupuesto seleccionar el icono “Nuevo Registro” y proceder a completar la nueva información.

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Página 20 de 30 2.2.6. Validar el Disponible Presupuestario

Ingresar a la pestaña “Consulta de Presupuesto” (1), y validar que el haya suficiente presupuesto disponible para poder llevar a cabo la transacción (2).

2.2.7. Registrar la Distribución Contable

Ingresar a la pestaña “Distribución Contable” (1), utilizando el icono “Generar Distribución Contable” (2) para crear el asiento contable de forma automática con base al presupuesto seleccionado con anterioridad. De lo contrario, si desea realizar el registro manual, deberá seleccionar el icono “Nuevo Registro” (3), seleccionar la cuenta y centro (4) (desplegando con doble click la lista de opciones) e ingresando el monto (5) que corresponda al debe y al haber respectivamente.

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Página 21 de 30 2.2.8. Guardar y Salir de la Pantalla de Registro

Una vez completado del registro de la cuenta por pagar, proceder a guardar el mismo seleccionando el icono “Guardar” (1) y posteriormente abandonar la pantalla de registro mediante el icono “Salir”.

2.2.9. Modificar el Registro de la Cuentas por Pagar

Ante cualquier posible error, es posible modificar los registros seleccionando el icono de “Recuperar Movimientos Pendientes” (1) desplegando la lista de registros, selecciona el registro que desea modificar con la opción “Aceptar”, y posteriormente modificar la información que corresponda en las pestañas de “Encabezado, General, Distribución Contable y Presupuesto” (2), por último, guardar el movimiento con el icono “Guardar” (3).

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Página 22 de 30 2.2.10. Ejecutar los Movimiento de Cuenta por Pagar

Si no se detentan errores en el registro, deberá de proceder a ejecutar la cuenta por pagar, una vez realizada la ejecución se realiza automáticamente la afectación definitiva de los movimientos en la contabilidad financiera y el presupuesto. Para ello, deberá de ingresar al módulo de finanzas a la opción “Cuentas por Pagar”, “Movimientos” y “Procesar Movimientos Pendientes” (1), seguidamente desplegar la lista cronológica (2), seleccionar el año, mes y tipo de movimiento (3), marcar el movimiento que desee ejecutar hasta que se torne de color azul (4) y, por último, proceder a ejecutar el movimiento por medio del icono “Ejecutar” (5).

2.2.11. Generar la Solicitud de Pago

Una vez que el movimiento de cuentas por pagar se encuentre ejecutado, puede proceder a realizar la solicitud de pago para su posterior cancelación por parte de Tesorería, ingresando al módulo de finanzas en la opción “Cuentas por Pagar”, “Movimientos” y “Solicitud de Pago” (1), deberá marcar con un check el movimiento que desee enviar a pago (2), por último, seleccionar la opción “Generar Pagos” (3).

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Página 23 de 30 2.2.12. Trasladar la Documentación Física al Área de Tesorería

Cuando los movimientos hayan sido enviados a pago dentro del sistema Wizdom, deberá proceder a remitir la documentación física al área de Tesorería para su posterior pago, archivo y custodia.

2.2.13. Revertir Movimientos de Cuentas por Pagar Ejecutados

Si se detecta un error en el registro de un documento que ya encuentra enviado a la Tesorería, este puede ser modificado (al menos que el periodo contable se encuentre cerrado o al menos que el movimiento de bancos no haya sido ejecutado), por lo que el área de Tesorería deberá de eliminar la solicitud de pago y notificar del error. Posteriormente el encargado del área de cuentas por pagar deberá ingresar al módulo de finanzas en la opción “Cuentas por Pagar”, “Movimientos” y “Proceder Movimientos Ejecutados” (1), seguidamente desplegar la lista cronológica (2) seleccionado el año, mes y tipo de movimiento (3), de seguido seleccionar el movimiento que desee reversar hasta que se torne de color azul (4) y, por último, proceder a realizar la reversión del movimiento por medio del icono “Reversar” (5).

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B. CIERRE DEL MÓDULO DE CUENTAS POR PAGAR EN EL SISTEMA INFORMÁTICO WIZDOM 1. Verificar Movimientos Pendientes de Ejecución

1.1. Ingresar al sistema Wizdom (1) por medio del navegador de internet (Explorer, Mozilla Firefox o Chrome) instalado en la computadora en la opción “Sistema GRP Finanzas” (http://sig.conare.ac.cr/finanzas/x32_application.htm). Posteriormente ingresar el usuario y la contraseña (2) y seleccionar la opción aceptar (3).

1.2. Seleccionar en el menú principal (barra horizontal) el módulo de “Cuentas por Pagar” (1).

1.3. Si el sistema Wizdom muestra una advertencia que indica “El tipo de cambio, no ha sido actualizado”, seleccionar la opción “Aceptar” (1) (dicha advertencia es normal ya que tipo de cambio para las operaciones con el sector público no bancario se actualiza un día después de la fecha).

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Página 25 de 30 1.4. Ingresar a la opción “Movimientos” (1).

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1.6. Desplegar la lista cronológica (1), y seleccionar el año, mes y tipo de documento que corresponda al periodo de cierre (2).

1.7. Verificar que no exista movimientos pendientes de ejecución (la lista de movimientos deberá de encontrarse vacía), de lo contrario no será posible realizar el cierre del módulo hasta el momento de no contar con movimientos pendientes.

(27)

Página 27 de 30 2. Actualizar, Eliminar o Reversar los Movimientos Pendientes

2.1. Si existe algún movimiento pendiente, se debe determinar su naturaleza (facturas o solicitudes de transferencia) y determinar su origen (área, departamento o contratación administrativa al cual corresponde).

2.2. Una vez identificado su naturaleza y origen, se debe proceder a actualizar, eliminar o reversar el movimiento (según corresponda):

• Se debe actualizar aquellos movimientos que correspondan a una obligación real de la institución, que se espera que sean pagados en periodos futuros, seleccionando el movimiento hasta que se torne de color azul (1) y posteriormente seleccionando el icono “Actualizar” (2):

• Se debe eliminar aquellos movimientos ingresados manualmente que no corresponden a una obligación real de la institución y que no serán pagados en periodos futuros (Errores de registro, duplicidad, solicitudes de pago devueltas o pagos cancelados), seleccionando el movimiento hasta que se torne de color azul (1) y posteriormente seleccionando el icono “Eliminar” (2):

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• Se debe reversar los movimientos ligados a una orden de compra (cuyo origen sea una contratación administrativa) que no correspondan a una obligación real de la institución y que no serán pagados en periodos futuros (errores de registro, duplicidad, solicitudes de pago devueltas o pagos cancelados), seleccionando el movimiento hasta que se torne de color azul (1) y posteriormente seleccionando el icono “Revertir”:

3. Realizar el Cierre del Módulo de Cuentas por Pagar

3.1. Validar con anterioridad que el periodo contable en el módulo de Bancos se encuentre cerrado y conciliado, para garantizar que no exista correcciones o movimientos pendientes de registro que puedan afectar el cierre de las Cuentas por Pagar, por lo que se deberá mantener una constante comunicación con el encargado del área de Tesorería.

3.2. Una vez validado el cierre de Bancos, proceder a realizar el cierre del módulo de Cuentas por Pagar, ingresando a la opción “Cierre” (1).

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3.3. Seleccionar la segunda opción “Cierre” (1), se desplegará una pantalla emergente, escoger el periodo contable que desea cerrar (2) y seleccionar la opción “Aceptar” (3).

*Nota: una vez completado el proceso, el periodo se encontrará cerrado y el sistema no aceptará ningún registro en el mes correspondiente.

3.4. Validar que el cierre se haya realizado, ingresando a la opción “Configurar Compañía” (1), seleccionando la opción configurar (2), seleccionando la pestaña “Parámetros” (3) y, por último, verificar el periodo contable vigente (4).

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Página 30 de 30 4. Reversar el Cierre de Cuentas por Pagar

4.1. En caso especial de requerir realizar ajustes o movimientos debidamente justificados posteriores al cierre, el sistema brinda la opción de reversar el cierre del periodo del módulo de Cuentas por Pagar, seleccionando la opción “Reversar Cierre” (1), escogiendo el periodo contable a reversar (2) y seleccionando la opción “Aceptar” (3).

5. Notificar el cierre a las Áreas Involucradas

5.1. Notificar que le periodo contable se encuentra cerrado, la notificación se realiza por medio de correo electrónico a las áreas interesadas (Jefatura, Tesorería, Presupuesto, Contabilidad).

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