UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES
UNIANDES
FACULTAD DE DIRECCIÓN DE EMPRESAS
CARRERA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y NEGOCIOS
TESIS DE GRADO PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE
INGENIERO EN EMPRESAS Y ADMINISTRACIÓN DE NEGOCIOS.
TEMA:
ORGÁNICO FUNCIONAL Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN LA
MATRIZ DISTRIBUIDORA “CERAMICAS AL COSTO” DE LA
CIUDAD DE SANTO DOMINGO.
AUTOR: ERIC LEONEL MACIAS CEVALLOS
DIRECTOR: DR. WILSON RAUL SALAS ESPIN. MSc.
UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES “UNIANDES“
CARTA ACEPTACIÓN ASESOR
Santo Domingo, 23 de octubre del 2015
Dr. Wilson Raúl Salas Espín, en calidad de asesor de Tesis, designado por disposición de Rectorado de la UNIANDES, certifico que Eric Leonel Macías Cevallos estudiante del noveno nivel de Administración sección Semipresencial, ha terminado con su proyecto de
tesis con el tema: “ORGÁNICO FUNCIONAL Y GESTIÓN ADMINISTRATIVA EN
LA MATRIZ DISTRIBUIDORA CERAMICAS AL COSTO DE LA CIUDAD DE
SANTO DOMINDO”, quien ha cumplido con todos los requerimientos por lo que se aprueba la misma.
Es todo cuanto puedo decir en honor a la verdad, autorizando al interesado hacer uso de la presente, así como también se faculta la presentación para la evaluación por parte del jurado designado.
Atentamente,
______________________________ Dr. Wilson Salas Espín, Mgs.
CERTIFICACIÓN DE AUTORÍA
Santo Domingo, 07 de abril del 2015
Sr. Eric Leonel Macías Cevallos con CI: 131465207-2, certifico que el presente documento investigativo, es de mi autoría, por cuanto respondo de la información argumentada en la misma la cual está debidamente especificada en cada uno de los capítulos desarrollados.
Concedo a la Universidad Regional Autónoma de los Andes UNIANDES el uso del presente documento como crea necesario, exclusivamente para fines académicos.
Atentamente,
______________________________
Eric Macías Cevallos
DEDICATORIA
Este trabajo se lo dedico a mis padres Wilberto Macías y Cruz Cevallos, a mi hermanos Jerferson Macías y Juverlin Macías, que gracias a su ejemplo, motivación, consejos, esfuerzo amor brindado generaron la fortaleza que me ayudó a sobrellevar las dificultades que surgieron en el camino trazado para conseguir esta meta tan importante dentro de mi vida profesional.
También deseo dedicar este logro a toda mi familia y amigos que estuvieron pendientes y animándome para alcanzarlo.
AGRADECIMIENTO
Mis agradecimientos más profundos van dirigidos a Dios por brindarme el privilegio de vivir y darme la oportunidad de finalizar una etapa más.
A mis padres que han sido el motor y la inspiración de superación y que gracias a esfuerzo he podido avanzar un peldaño más en la vida.
A la noble y gloriosa institución UNIVERSIDAD REGIONAL AUTÓNOMA DE LOS ANDES UNIANDES, por brindarme el conocimiento necesario, mediante guías con mucha sabiduría y excelente formación, además de un excelente y acogedor campus que facilita el estudio y aprendizaje.
INDICE GENERAL
INTRODUCCIÓN ... 1
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN ... 1
SITUACIÓN PROBLEMÁTICA... 2
PROBLEMA CIENTÍFICO ... 3
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA ... 3
OBJETO DE INVESTIGACIÓN ... 3
IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE ACCIÓN ... 3
OBJETIVOS ... 3
Objetivo General... 3
Objetivos Específicos ... 4
IDEA A DEFENDER ... 4
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN ... 4
JUSTIFICACIÓN DEL TEMA ... 5
METODOLOGÍA A EMPLEAR ... 6
RESUMEN DE LA ESTRUCTURA DE LA TESIS ... 6
APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD CIENTIFICA ... 7
CAPITULO I ... 8
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN... 8
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE INVESTIGACIÓN. ... 8
1.2.1. Administración. ... 9
1.2.1.1. Importancia de la Administración. ... 9
1.2.1.2. Características. ... 10
1.2.1.3. Procesos administrativos ... 10
1.2.2. Manuales Administrativos. ... 12
1.2.2.1. Importancia de los Manuales Administrativos. ... 12
1.2.2.2. Clasificación de los Manuales Administrativos. ... 13
1.2.3. Orgánico Funcional. ... 13
1.2.3.1. Manuales de Funciones ... 14
1.2.3.2. Formato del Manual de Funciones ... 14
1.2.4. Manual de Procedimientos ... 19
1.2.4.1. Reproducción del manual ... 19
1.2.4.2. Implantación del manual. ... 19
1.2.5. Empresa. ... 20
1.2.5.1. Objetivos de la empresa ... 20
1.2.5.2. Continuidad y Contingencia de la empresa ... 20
1.2.5.3. La Estructura Legal y la Dirección o Gestión de la Empresa ... 21
1.2.6. Gestión Administrativa... 22
1.2.6.1. Principios de la Gestión Administrativa. ... 23
1.2.6.2. Fortalezas de la gestión administrativa ... 25
1.2.6.3. Objetivos de la Gestión Administrativa. ... 25
CAPÍTULO II ... 28
2. MARCO METODOLÓGICO ... 28
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO INSTITUCIONAL .. ... 28
2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO PARA EL DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN. ... 28
2.2.1. Tipos de Investigación... 28
2.2.2. Población y muestra ... 29
2.2.2.1. Población. ... 29
2.3 MÉTODOS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS ... 30
2.3.1. Métodos ... 30
2.3.2. Técnicas ... 30
2.3.3 Instrumentos ... 31
2.4 INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS ... 31
CAPITULO III ... 37
3. MARCO PROPOSITIVO ... 37
3.2.1. Justificación. ... 37
3.3. Objetivos. ... 37
3.3.1. Objetivo General. ... 37
3.3.2. Objetivos Específicos. ... 38
3.4. Orgánico Funcional y Gestión Administrativa. ... 38
3.4.1. Introducción... 38
3.4.3. Políticas de Calidad Propuestas. ... 39
3.4.3.1.1. Valores Institucionales Propuestos ... 40
3.4.3.1.2. Análisis FODA. ... 43
3.4.3.1.3. Combinación de Alternativas Estrategias ... 44
3.4.3.1.4. Matriz Cuadrática FODA. ... 45
3.4.3.2. Diseño del Manual de Funciones. ... 46
3.4.3.2.1. Administrador. ... 47
3.4.3.2.2. Bodeguero. ... 50
3.4.3.2.3. Vendedor ... 54
3.4.3.2.4. Contador. ... 57
3.4.3.2.5. Presupuesto del Manual de Funciones ... 62
3.4.3.3. Plan de Capacitación ... 62
3.4.3.3.1. Alcance. ... 62
3.4.3.3.2. Objetivo ... 63
3.4.3.3.4. Ejecución del Plan de Capacitación. ... 64
3.4.3.3.5. Contratación de la empresa capacitadora. ... 65
3.4.3.3.6. Recursos ... 65
3.4.3.3.7. Presupuesto del Plan de Capacitación. ... 66
3.4.3.4. Presupuesto General del Orgánico Funcional. ... 67
3.4.3.5. Planificación anual para el desarrollo de las actividades. ... 68
3.4.4. Implementación del Manual ... 69
3.4.5. Análisis de los resultados finales de la Investigación. ... 69
3.4.5.1. Validación de la Propuesta. ... 69
3.5. CONCLUSIONES DEL CAPÍTULO. ... 70
3.6. CONCLUSIONES GENERALES………70
3.7. RECOMENDACIONES. ... 71
BIBLIOGRAFÍA
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1 Tabulación de las preguntas de las encuestas ... 33
Tabla 2 Tabulación de las preguntas de las encuestas ... 33
Tabla 3 Presupuesto del Direccionamiento Estratégico ... 46
Tabla 4. Presupuesto del Manual de Funciones ... 62
Tabla 5 .Tiempo y Temática propuesta para el proceso de Capacitación. ... 63
Tabla 6. Presupuesto de capacitación y recursos. ... 66
Tabla 7 Presupuesto General del Plan Estratégico para la empresa Cerámicas al Costo .... 67
Tabla 8 Planificación anual para el desarrollo de las actividades. ... 68
INDICE DE CUADROS
Cuadro 1 Características de la Administración ... 10Cuadro 2 Clasificación de manuales ... 13
Cuadro 3 Contenido Básico del Manual ... 15
Cuadro 4 Población ... 29
Cuadro 5 Preguntas y respuestas sobre la entrevista ... 31
Cuadro 6 Propuesta Orgánico Funcional ... 35
Cuadro 7 Coordinación del Plan de Capacitación. ... 64
Cuadro 8. Datos de la empresa capacitadora. ... 65
RESUMEN EJECUTIVO
El presente trabajo en su contexto general, detalla un análisis de todos los aspectos relacionados al Orgánico Funcional y la Gestión Administrativa de la empresa CERÁMICAS AL COSTO, con la finalidad de proponer alternativas de mejora que sirvan de guía a los directivos y trabajadores de la empresa, para fomento organizacional interno y que los colaboradores tengan una visión concreta; implementando una estructura organizacional que permita a todos los integrantes de la compañía tener guías, además de bien definidas sus funciones y procedimientos de sus actividades.
El Orgánico Funcional y Gestión Administrativa, definas como tal, por cientistas y sus concepciones han permitido tener una base científica y de esta manera guía el trabajo de investigación, haciendo el análisis de posibles alternativas que permitan mejorar la situación actual de la empresa; basándose en varias conceptualizaciones que enmarcan las variables arriba descritas que sirvan de sustento para la aplicación de la propuesta.
Se plantea la metodología para la recolección de información, para a través de ella, en el transcurso de la investigación evidenciar tentativas de solución, misma que permitirán conseguir resultados favorables en beneficio de la empresa; estableciendo la propuesta a desarrollar como Orgánico Funcional para mejorar la Gestión Administrativa de la empresa Cerámicas al Costo.
EXECUTIVE SUMMARY
This work in its general context, a detailed analysis of all aspects related to Organic Functional and Administrative Management of the company CERÁMICAS AL COSTO, in order to propose improvement alternatives to guide managers and employees of the company for internal organizational development and that employees have a concrete vision; implementing an organizational structure that enables all members of the company have guidelines, in addition to well-defined roles and procedures of its activities.
Organic Functional and Administrative Management, define as such by scientists and their ideas have allowed to have a scientific basis and thus guide the research work, making the analysis of possible alternatives to improve the current situation of the company; based on various conceptualizations that frame the variables described above to serve as support for the implementation of the proposal.
the methodology for gathering information arises, for through it, in the course of the investigation show attempts to solution that will enable it to achieve favorable results for the benefit of the company; establishing the proposal to develop as organic functional to improve administrative management of the company Cerámicas al Costo.
1
INTRODUCCIÓN
ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN
A partir de la creación de una empresa, las tareas se vuelven rutinarias y monótonas, centradas siempre en la función básica a la cual se orienta, si bien es cierto los empresarios con una visión emprendedora consiguen levantarlas y hacerlas crecer consiguiendo así una oportunidad a través de sus ideas para ir de la mano de sus sueños y dar una oportunidad de trabajo a muchas personas que buscan subsistir al servicio de alguien como dependientes.
La Gestión administrativa consiste en brindar un soporte administrativo a los procesos empresariales de las diferentes áreas funcionales de una entidad, a fin de lograr resultados efectivos, también trabaja en coordinación para regular los otros departamentos y asegurar que las diversas actividades se cumplan de acuerdo a lo planificado.
Luego de haber revisado los archivos de la las CDIC de la Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”-Santo Domingo, se pudo confirmar que no existen tesis similares a la propuesta, sin embargo se encontraron temas que tienen relación, entre ellos los siguientes:
Orgánico Funcional y Gestión Gerencial en la empresa representaciones GUDERIAN S.A de Santo domingo de los Tsáchilas. Autor: Martínez García Gloria Amparo, 2013.
Manual de procedimientos y gestión administrativa en el departamento de bodega de distribuidora veterinaria Alvear, de la ciudad de santo domingo, Autor: Valencia Alvear Carlos Roberto, 2013.
2 SITUACIÓN PROBLEMÁTICA
Las La Distribuidora Cerámicas “CERÁMICAS AL COSTO” se dedica a la venta al por mayor y menor de productos como cerámica, ecua cerámicas, porcelanatos, además de accesorios e instrumentos para baños entre otros, funciona en Santo Domingo en Vía a Quevedo Km 1 ½ N° 1153 y Manuel Borrero, cuenta con una cartera de clientes. Inició sus actividades con el apoyo de la familia.
La Distribuidora Cerámicas “CERÁMICAS AL COSTO” ha venido desarrollando sus actividades de forma regular, pero la Gestión Administrativa no es eficiente por diversas causas, que a continuación se describen.
El personal de la empresa no cuenta con funciones, deberes y responsabilidades definidas, por tal motivo, ellos no saben qué actividades realizar concretamente.
La empresa no cuenta con una política de capacitación al personal por lo que su rendimiento no es el esperado.
Al no contar una estructura organizacional funcional básica, las funciones concretamente definidas.
La pérdida de tiempo al realizar las actividades en la empresa es notoria, esto por no contar con procesos establecidos.
3 PROBLEMA CIENTÍFICO
¿Cómo mejorará la Gestión Administrativa en la Distribuidora “CERÁMICAS AL COSTO” de la ciudad de Santo Domingo?
DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA
La investigación se realizará en el área de Administración de Empresas, específicamente en lo que es Organización empresarial y la Gestión Administrativa de la matriz de la distribuidora CERÁMICAS AL COSTO, empresa dedicada a la venta de ecua cerámicas, porcelanatos, además de accesorios e instrumentos para baños entre otros, funciona en Santo Domingo en Vía a Quevedo Km 1 ½ N° 1153 y Manuel Borrero, cuenta con una cartera de clientes.
OBJETO DE INVESTIGACIÓN
Objeto de estudio: Orgánico Funcional.
Campo de acción: Gestión Administrativa.
IDENTIFICACIÓN DE LA LÍNEA DE ACCIÓN
El siguiente trabajo investigativo se sustenta en Competitividad, Administración Estratégica y Operativa, misma que dará parámetros para el diseño un Orgánico Funcional el mismo que ayudará a la solución de la problemática planteada.
OBJETIVOS
Objetivo General
4 Objetivos Específicos
Fundamentar con base científica y bibliográfica los Procesos Administrativos, Orgánico Funcional y la Gestión Administrativa, mediante consultas en bibliografía de actualidad.
Diagnosticar la situación actual de la Gestión Administrativa de la Distribuidora “CERÁMICAS AL COSTO”, mediante la utilización de metodología de investigación.
Elaborar una propuesta de Orgánico Funcional que sirva para mejorar la Gestión Administrativa en la Distribuidora “CERÁMICAS AL COSTO”.
IDEA A DEFENDER
Con la implementación de un Orgánico Funcional el mismo que contiene una estructura organizacional, análisis situacional, manual de funciones, manual de procedimiento, los mismos que permitirá mejorar la Gestión Administrativa enla Distribuidora “CERÁMICAS AL COSTO” en la ciudad de Santo Domingo.
VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN
Variable Independiente: Orgánico Funcional.
5 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA
El tema planteado para la investigación surge de la idea del investigador porque en la matriz de distribuidora CERÁMICAS AL COSTO de Santo Domingo, existe la necesidad urgente de mejorar ciertos aspectos en la parte de la organización del talento humano y sus funciones y responsabilidades, así:
La empresa que pretende mantenerse en niveles altos de competitividad, debe contar con una adecuada organización que le permita optimizar el talento humano y recursos; coordinar los esfuerzos y encaminarlos hacia la consecución de los objetivos; disminuir el costo de los trámites administrativos, simplificándolos; lograr una eficiencia en la ejecución de las funciones asignadas a cada unidad de la empresa y a cada individuo que labora en la misma.
A la vez, se aspira que la presente tesis sirva como un instrumento de consulta y actualización al personal sobre los sistemas organizacionales de la empresa y también como apoyo casuístico para otros lectores.
Se pretende diseñar una Estructura de un Orgánico Funcional, manuales de procedimientos, con el propósito de estandarizar los procedimientos y generalizar el conocimiento sobre diversos trámites que realice la empresa.
6 METODOLOGÍA A EMPLEAR
La modalidad de investigación que se utilizará para el desarrollo de la tesis, está basada en el paradigma cuali-cuantitativo. Con predominio de lo cualitativo, porque generará procesos que conlleven a la solución del problema planteado, además lo cuantitativo por la existencia valores numéricos y la demostración de la existencia de la problemática, mediante análisis estadísticos.
Contemplando los tipos de investigación descriptiva, bibliográfica y de campo, ellas proporcionan información relevante para fundamentar los capítulos I, II Y III; además la utilización de métodos inductivo-deductivos y analítico-sintéticos y la aplicación de técnicas para recolección de información como entrevista y encuestas, de los cuales se derivan sus respectivos instrumentos como son la guía de entrevista y el cuestionario.
RESUMEN DE LA ESTRUCTURA DE LA TESIS
La presente tesis de investigación contiene la siguiente estructura:
Introducción: Alberga la descripción de temas fundamentales tales como: los antecedentes de la investigación, planteamiento del problema, formulación y delimitación del problema, objeto de investigación y campo de acción, identificación de la línea de investigación, objetivos general y específicos, idea a defender, justificación del tema, breve explicación de la metodología investigativa, resumen de la estructura de la tesis y elementos de novedad, aporte teórico y significación práctica; constituyéndose en la parte inicial del proceso
investigativo.
7
En el capítulo II, se presenta el Marco Metodológico, el mismo que permite definir los procedimientos para llegar a juicios o principios en que se apoya el desarrollo de la investigación. Se centra en el análisis e interpretación de resultados, demostrando estadísticamente las deducciones de la investigación y su interpretación lógica, con esto se obtiene las conclusiones y la propuesta de soluciones al problema existente. Se muestran aspectos como el tipo de investigación, los métodos, las técnicas y procedimientos que serán utilizados para llevar a cabo dicha investigación.
El Capítulo III: Se presenta un análisis de todo lo realizado en el Orgánico Funcional, así como los procedimientos aplicados; también se efectúa un análisis de los resultados finales, incluyendo la validación, aplicación y evaluación de la investigación una vez aplicada la propuesta para finalmente llegar a las conclusiones parciales del capítulo.
APORTE TEÓRICO, SIGNIFICACÓN PRÁCTICA Y NOVEDAD CIENTIFICA
El aporte teórico de la investigación, se enmarca en las diversas teorías científicas de autores
reconocidos para la sustentación de un Orgánico Funcional y Gestión Administrativa, además,
los conocimientos adquiridos en el transcurso de la vida estudiantil, se conjugan para el desarrollo
de la tesis.
Con el diseño de un Orgánico Funcional se ayudará a la empresa a obtener la eficiencia y la eficacia en cada uno de los procesos de la Gestión Administrativa, donde constarán los lineamientos y estrategias a seguir para alcanzar los objetivos planteados.
8 CAPITULO I
1. MARCO TEÓRICO.
1.1. ORIGEN Y EVOLUCIÓN DEL OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
Los Manuales de Funciones son textos utilizados como medio para coordinar, registrar datos e información en forma sistémica y organizada. También es el conjunto de orientaciones o instrucciones con el fin de guiar o mejorar la eficacia de las tareas a realizar.
La Gestión Administrativa que se viene manejando en la empresa en forma empírica a pesar de los años que cuenta desde su formación. Hoy en día, es un factor prioritario de las organizaciones, el óptimo funcionamiento de sus departamentos y su continua adaptación a las condiciones cambiantes del medio que nos rodea. A través del Manual de Funciones se optimará los recursos y se ofrece una alternativa organizacional para mejorar el desempeño.
La distribuidora CERÁMICAS AL COSTO, empresa que lleva adelante sus actividades comerciales sin el establecimiento de funciones y responsabilidades que cada colaborador debe cumplir, lo cual no ha permitido aprovechar las ventajas generadas por los recursos corporativos con que cuenta la misma; la Cultura Organizacional de la empresa no responde a un modelo que motive sus operaciones productivas, condición que es necesaria y requerida para el normal desenvolvimiento corporativo, considerando que su ubicación y potencial negociador es excelente, siendo que la actividad de la construcción ha crecido notablemente.
1.2. ANÁLISIS DE LAS DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL
OBJETO DE INVESTIGACIÓN.
El trabajo de investigación se basa y fundamenta en teorías que se encuentran sustentadas en
9 1.2.1. Administración.
La administración es una actividad indispensable en cualquier organización de echo es la manera más efectiva para garantizar su competitividad. Existen diversos conceptos de administración, coloquialmente se dice que administración es hacer algo a través de otros, otra acepción se la conoce como la ley de oro de administración, entendida como hacer más con menos. (LOURDES MUNCH, 2010. Pág. 23).
La administración es a lo que se dedican los gerentes pero esa sencilla afirmación no nos dice mucho, una mejor explicación es que la administración involucra la coordinación y supervisión de las actividades de otro de tal manera que estas se lleven a cabo de manera eficiente y eficaz. (ROBBINS STEPHENP. Y MARY COULTER, 2010. Pág. 6).
La Administración conlleva una serie de pasos a seguir en cualquier tipo de empresa o negocio, siendo estos la base principal para alcanzar las metas y objetivos establecidos por los dueños, optimizando todo recurso que se posea, a través de la eficiencia y eficacia de sus colaboradores.
1.2.1.1. Importancia de la Administración.
Establecer principios, métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez, efectividad y productividad de cualquier empresa están en relación directa con la aplicación de una buena administración. MÜNCH, García, 2009, pág. 29
La Administración influye en cada una de las acciones del ser humano, se puede decir que la
familia es la primera empresa en la cual cada uno de sus miembros tiene un rol importante, y es
allí en donde se aplican los primeros procesos administrativos que son relevantes para toda
10 1.2.1.2. Características.
La Administración presenta características que permiten manejar con facilidad cada uno de los
espacios y su aplicación es meramente práctica, claro que se basa y fundamenta en criterios
teóricos de varios autores de renombre.
Cuadro 1 Características de la Administración
Fuente: MÜNCH, Lourdes, 2009.Pág. 23 Elaborado por: Eric Macías
1.2.1.3. Procesos administrativos
“El proceso administrativo es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la administración como un proceso para subrayar el hecho de que todo el personal, sean cuales fueran su aptitudes o habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que desean.”(STONER, 2010)
1.2.1.3.1 Planificación
“Es la determinación de objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en
Universalidad
•Es
indispensable en cualquier grupo social, ya sea una empresa pública o privada.
Valor Instrumental
•Su finalidad es eminentemente práctica, siendo la administracion un medio para lograr los objetivos de un grupo.
Multidisiplina
11 un futuro.” (MUNCH L. G., 2010)
1.2.1.3.2 Organización
“
La organización es la unión y la coordinación de los recursos humanos, financieros, físico de información y otros necesarios para la consecución de las metas. La organización de las actividades incluye atraer a las personas a la organización, especificar las responsabilidades de trabajo, agrupar las tareas en unidades de trabajo, discernir y asignar los recursos y crear las condiciones para que las personas y las cosas funcionen juntas con el objeto de alcanzar el máximo éxito.”(CHIAVENATO, 2010)
1.2.1.3.3 Dirección
“La dirección es estimular a las personas a desempeñarse mejor, incluye la motivación y la comunicación con los empleados, individual o grupalmente, así como el contacto estrecho y cotidiano con las personas y la guía e inspiración hacia metas de equipo y de la organización. La dirección ocurre en departamentos, equipos y divisiones así como en la cima de grandes organizaciones.”(CHIAVENATO, 2010)
1.2.1.3.4. Control
“El control representa el acompañamiento, monitoreo y evaluación del desempeño organizacional para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y dirigido. El control es la función administrativa relacionada con el monitoreo de las actividades para mantener la organización en el camino correcto de modo que se puedan conseguir los objetivos y emprender los ajustes necesarios para emprender los desvíos.“(CHIAVENATO, 2010)
12 1.2.2. Manuales Administrativos.
Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, sistemas, procedimientos, elementos de calidad) como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus tareas.”(FRANKLIN E. B., 2010).
Fortalecer la comunicación y la coordinación en la organización, es una acción fundamental de los administrativos porque describe de una manera clara cada una de las actividades y responsabilidades que deben cumplir los integrantes de un equipo de trabajo en la empresa.
1.2.2.1. Importancia de los Manuales Administrativos.
Los Manuales Administrativos son indispensables en las organizaciones debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnología avanzada para atender de manera adecuada la dinámica organizacional.(FRANKLIN E. B., 2010).
13
1.2.2.2. Clasificación de los Manuales Administrativos.
Cuadro 2 Clasificación de manuales
.CLASES DE MANUALES ADMNISTRATIVOS
POR SU CONTENIDO
En esta categoría se incluyen los siguientes manuales:
De historia del organismo
De organización
De políticas
De procedimientos
De contenido múltiple
De adiestramiento o instructivo
técnico
POR FUNCIÓN ESPECÍFICA
En este grupo entran los manuales que rigen a una determinada función operacional. El grupo incluye los manuales:
de producción
de compras
de ventas
de finanzas
de contabilidad
de crédito y cobranza
de personal
generales.
Fuente: (Rodríguez Joaquín, 2012)
Elaborado por: Eric Macías
Los manuales deben ser diseñados para definir las funciones específicas de cada individuo que son parte de los diferentes sectores organizacionales y que hoy en día permiten llevar un mejor control y cumplimiento de las responsabilidades y funciones en las diferentes áreas que la empresa tiene.
1.2.3. Orgánico Funcional.
14
sobre sus funciones y ubicación dentro de la estructura general de la organización”. MOLINA, Sandra “Actualización del Manual Orgánico Funcional para la empresa eléctrica provincial de Cotopaxi S.A.” Escuela Superior Politécnica de Chimborazo. Riobamba – Ecuador, año 2010. Pág. 18.
Cada equipo de trabajo empresarial debe basarse en el Manual de Funciones, siendo que ésta es una guía de consulta permanente para que la organización establezca un sistema de información para unificar y controlar el cumplimiento de actividades y evitar su alteración, facilitando las labores de auditoria, evaluación del control interno y externo. Así, también los procesos de las diversas actividades inherentes al desarrollo empresarial, desde luego sostenidos por una estructura organizacional estrictamente establecida con su respectiva visión y misión.
1.2.3.1. Manuales de Funciones
Un manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado, indicando quién los realizará, qué actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y cada una de ellas, en forma tal, que constituyen una guía para el personal que ha de realizarse. (BENJAMIN FRANKLIN, 2009)
El Manual de Funciones es un registro de informes e instrucciones que se utilizan para orientar los esfuerzos del Talento Humano, tendientes al logro de un adecuado manejo del equipo humano en las organizaciones o empresas, sean éstas pequeñas, medianas o grandes.
1.2.3.2. Formato del Manual de Funciones
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Que los títulos de las unidades correspondan a los que utilizan en la estructura orgánica
Que sigan el orden que se estableció la estructura
Que en la redacción se inicie con un verbo en infinitivo
Cuadro 3 Contenido Básico del Manual
PORTADA
INTRODUCCIÓN
• OBJETIVO Y ALCANCE
• ANTECEDENTES HISTÓRICOS
• MARCO JURÍDICO
• MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS Y VALORES INSTITUCIONALES
• ATRIBUCIONES
• ESTRUCTURA ORGÁNICA ACTUAL
• ORGANIGRAMA
• DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
• NORMAS Y POLÍTICAS GENERALES
• GLOSARIO DE TÉRMINOS
• FIRMAS DE AUTORIZACIÓN
• BIBLIOGRAFÍA
Fuente de investigación: ORTEGA, Jorge. (2009), Pág. 6 – 8.
Elaborado por: Eric Macías
Portada: En dicha sección se debe incorporar el logotipo de la institución, el tipo de
manual que se presenta, nombre de la institución o unidad administrativa, la fecha y el lugar de elaboración del Manual de Organización.
Introducción: Es la explicación del contenido del Manual: qué es, cómo está
16
Objetivo y Alcance: Es la intención o propósito que tiene la Institución o unidad
administrativa al elaborar el Manual de Organización. En el alcance se indican las unidades administrativas en las que aplican las disposiciones contenidas en el documento.
Antecedentes Históricos: Se refiere a una descripción del origen, antecedentes o
hechos pasados sobresalientes sobre la existencia de la Institución o la unidad administrativa de la que trata el Manual. Se menciona la normativa (leyes, decretos, directrices, entre otros) que crearon y han modificado aspectos de su organización; este apartado puede suprimirse si la unidad administrativa es de creación reciente, si la información es confusa, de difícil recopilación o presenta imprecisiones.
Marco Jurídico: En este apartado se relacionan los principales ordenamientos
jurídicos vigentes que regulan la operación y funcionamiento de la Institución o de las unidades administrativas comprendidas en ella. Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurídico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones.
Estos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institución. Se deberá anotar de forma clara y precisa los nombres de los ordenamientos jurídicos y administrativos, indicando la fecha de publicación y el número de Boletín Oficial.
Misión, Visión, Objetivos y Valores Institucionales: La misión se describe en un
breve enunciado que sintetiza los principales propósitos y los valores esenciales que serán conocidos, comprendidos y compartidos por todas los colaboradores que participen en el desarrollo de la organización.
17
Los objetivos describen el propósito que pretende alcanzar la institución o unidad administrativa para el cumplimiento de una actividad institucional que corresponde por atribución.
Los valores, son las concepciones compartidas y consensuadas de lo que es importante, y por lo tanto, deseable, que al ser aceptadas por los miembros de una Institución, influyen en su comportamiento y orientan sus decisiones.
Atribuciones: Se considerarán las atribuciones conferidas en la Ley o Decreto de
Creación y del Reglamento Interno de la misma, las atribuciones representan el medio para alcanzar los fines.
Estructura Orgánica Actual: Se refiere a la descripción, ordenada jerárquicamente,
de las unidades administrativas de una institución. La descripción de la estructura orgánica debe coincidir con su representación gráfica en el organigrama, tanto en lo referente a la denominación de las unidades administrativas, como a su nivel jerárquico. Se deberá representar en primer lugar las áreas sustantivas y posteriormente las áreas de apoyo. Es importante que la estructura representada en esta Guía sea un fiel reflejo de la que ha sido registrada en al Ministerio de Planificación Nacional.
Organigrama: Es la representación gráfica de la estructura orgánica y refleja en
forma esquemática la posición de los órganos que la conforman, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad; así como sus respectivas relaciones.
Normas y Políticas Generales: Criterio o directriz de acción elegida como guía en el
18
generales que pretenden facilitar la coordinación de las actividades de la Institución para mantener coherencia en la organización y en las decisiones institucionales.
Descripción de Puestos: Contempla las actividades inherentes a cada uno de los
puestos contenidos en la estructura orgánica autorizada y aprobada, que le permite a la Institución cumplir con sus atribuciones legales.
Glosario de Términos: En este apartado serán definidos aquellos términos que
resulten desconocidos al lector y que causen una mala interpretación del contenido. Se incluirá cuando la terminología descrita lo amerite.
Firmas de autorización: En este apartado se Indica el nombre, cargo y firma de los
titulares de la Institución que autorizan el manual, así como de las unidades administrativas que los elaboran y revisan.
Bibliografía: Es la enumeración de libros, revistas, páginas electrónicas u otras
fuentes de información utilizadas para la elaboración del documento. Deberá contener al menos los siguientes puntos: nombre del autor(es), título del libro, volumen y edición, lugar de impresión, editorial y fecha, párrafos o títulos consultados. En el caso de páginas electrónicas, deberá escribirse la dirección exacta consultas y agregarle la fecha y hora en que se realizó la consulta. ORTEGA, Jorge. (2009).
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También se considera necesario argumentar la atribuciones, una estructura orgánica mediante un organigrama, las normas y políticas generales, muy importante la descripción de puestos, para conocer claramente el mensaje del manual, es necesario un glosario, para la validación las firmas autorizadas y una bibliografía.
1.2.4. Manual de Procedimientos
Documento que contiene la descripción de actividades y el funcionamiento interno de una organización, en lo que respecta a la responsabilidad de tareas, ubicación, requerimientos y responsabilidades de su ejecución, facilitan en la inducción, adiestramiento y capacitación del personal, pues detallan las actividades de cada puesto de trabajo, simplificándolo constituye una base para el análisis posterior del trabajo; el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. (BENJAMIN, 2009)
Documento en el que se detalla de manera sistemática y ordenada las instrucciones y actividades de cada puesto de trabajo dentro de una organización.
1.2.4.1. Reproducción del manual
Una vez aprobado el Manual, la siguiente etapa es la reproducción del mismo, para ello debe coordinarse con la unidad o área que maneja los recursos económicos, con el fin de reproducir el documento para su distribución e implantación.
1.2.4.2. Implantación del manual.
20 1.2.5. Empresa.
“En todas las épocas, desde que en tiempos primitivos comenzó la diferenciación social del trabajo, han existido organizaciones cuya finalidad es la producción de bienes y servicios útiles para el hombre. Estas organizaciones consideradas y constituidas por el hombre para el desarrollo eficiente de las actividades económicas son denominadas empresas”.
Por su forma, tamaño, estructura y atribuciones de la empresa, sus modos de actuar y modificar la realidad (de manera que lo que originalmente eran bienes naturales queden transformados, merced a su actividad, en bienes o servicios útiles para el ser humano).
En una Empresa convergen los factores productivos de: capital, de la energía humana y de la organización, con el objeto de elaborar bienes de consumo o generar servicios para satisfacer la demanda y necesidades de sociedad de consumo, a través de la venta de aquellos; tendientes a conseguir lo máximo del beneficio económico o social, según los casos. DÁVALOS A. Nelson y CÓRDOVA J. Geovanny (2002 – 2003).
1.2.5.1. Objetivos de la empresa
“El objetivo fundamental de la empresa, con independencia de su naturaleza, consiste en la elaboración de bienes o servicios útiles para la satisfacción de las necesidades humanas”. Contabilidad General. Edición especial para Cultural. S.A.(2001).
Actualmente las organizaciones deber ser competitivas por lo que requieren de líderes eficientes y comprometidos con la organización para superar las expectativas de los consumidores.
1.2.5.2. Continuidad y Contingencia de la empresa
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orientado a asegurar la continuidad financiera, satisfacción del cliente y productividad a pesar de una catástrofe.
Ya todas las empresas están expuestas a ataques con virus, problemas de seguridad en la información, calidad del software, almacenamiento de datos inapropiado, arquitecturas tecnológicas complejas y hasta políticas poco efectivas de administración de recursos que pueden abrirle las puertas a una catástrofe con el mismo impacto en el negocio (y hasta mayor) que el impacto causado por una amenaza física como un incendio o un terremoto. DACCACH, José (2011).
Nuestro país en la actualidad está en vías de desarrollo y aún en la mayoría de las empresas no se cuenta con la tecnología suficiente para aplicar e instalar un plan de continuidad, ya que se requiere de una serie de estudios como pueden ser de procesos, de competencia, que por lo general tienen un alto costo; por tanto las empresas que no cuentan con los recursos suficientes para adquirir esta alternativa, pueden optar por implantar un plan de contingencia.
1.2.5.3. La Estructura Legal y la Dirección o Gestión de la Empresa
“En una propiedad individual sólo hay un jefe. El propietario puede operar la empresa en la forma que desee siempre que no transgreda la ley. Sin embargo, todas las decisiones en la gestión son realizadas por una sola persona, lo cual constituye una desventaja.
En cambio, en una en una sociedad cada socio tiene un rol en la dirección o gestión de la empresa y las tareas divididas entre ellos. La combinación de sus competencias y conocimientos le pueden brindar una ventaja a la sociedad sobre la propiedad individual en relación a la gestión de la empresa; sin embargo, la división de las tareas gerenciales puede llevar a desacuerdos entre ellos.
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Organización informal.- Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal. AMBROSIO, Sergio (2012).
Un administrador en gestión administrativa desempeña su trabajo principalmente en las instituciones y áreas directivas vinculadas al campo de la administración; su rango equivale a la de un gerente general, dentro de una empresa del sector comercial por lo que es necesario documentos que aporten con la organización y adecuada división de trabajo.
1.2.5.4. Gestión
El Diccionario Enciclopédico Gran Plaza y Jaime Ilustrado (2009) señala que, “la gestión es la acción y efecto de gestionar o de administrar, es ganar, es hacer diligencias conducentes al logro de un negocio o de un deseo cualquiera”.
Por gestión se entiende el conjunto de diligencias que se realizan para desarrollar un proceso o lograr un fin determinado, es decir, es una función institucional, global e integradora de todos los esfuerzos y recursos de una organización para lograr un fin..
Toda actividad tiene un punto de partida y éste el establecimiento de un objetivo, para ello es necesario organizar actividades o acciones que coordinadamente harán que todos los gestores participen en ella.
1.2.6. Gestión Administrativa.
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1.2.6.1. Principios de la Gestión Administrativa.
“Según Koontz-Weihrich, en su libro Administración – Una perspectiva global, “los principios son verdades fundamentales (o lo que se considera verdad en un determinado momento) que explican las relaciones entre dos o más grupos de variables”.
Esto indica, qué sucede cuando una variable se relaciona con otra, pero no indica qué debe hacerse cuando esto ocurra. Es decir, los principios sirven para dar un “pronóstico” de lo que puede pasar, pero no indican la solución específica a la situación.
Orden: Se entiende desde dos puntos de vista. Por un lado, “un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar” (orden material). Por el otro, “un lugar para cada persona y cada persona en su lugar” (orden social). El no tener ordenados los recursos ocasiona la pérdida de los mismos, un trabajo menos eficiente (se llega a las metas pero utilizando mal los recursos) y, en ocasiones, tener que hacer el trabajo de nuevo.
Disciplina: Existen ciertos acuerdos y reglas a los que llegan los miembros de una organización y que les permiten lograr un trabajo ordenado y eficiente y una convivencia armónica. Estos acuerdos y reglas deben ser respetados por todos, sin distinción y en igual manera. El nivel de disciplina de un grupo depende principalmente de sus líderes o jefes.
Unidad de mando: Cuanto más frecuentemente una persona tenga que reportar a un solo superior, mayor será su lealtad y obligación y menor será la posibilidad de confusión con respecto a las órdenes. Cuando este principio no se cumple, se generan también discusión, malos entendidos y choques de intereses entre los distintos jefes. Todo esto desgasta a los empleados que están bajo esta situación y perjudica el ritmo y la calidad de su trabajo.
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se deben considerar las limitaciones que debe establecerse con respecto a la iniciativa, teniendo en cuenta otros principios tales como la disciplina y la autoridad.
Estabilidad del personal: una persona que es nueva en una determinada función necesita un cierto tiempo para iniciarse y afianzarse en la misma hasta llegar a desempeñarla bien. Esto sucede siempre y cuando haya sido seleccionada de una forma en que se haya analizado que esté dotada de las aptitudes necesarias para el puesto. El estar cambiando de empleados una y otra vez (alta rotación de personal) no es conveniente, ya que la empresa tiene que pasar constantemente por periodos de ajuste o adaptación en los distintos puestos donde se produce el cambio.
Centralización: Así como en el cuerpo humano, toda organización necesita de un “cerebro” o una cabeza visible” desde donde vienen las directrices principales y a donde llega también la información fundamental de cómo le está yendo al proyecto. Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.
División del trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor eficiencia desempeñarán su oficio. Esto se debe al nivel de capacitación y experiencia que adquieren. Así mismo, las tareas deben dividirse dentro del grupo de trabajo de acuerdo a las actitudes y aptitudes. De esta forma, se genera sinergia (cuando el actuar de dos o más personas tiene un efecto superior a lo que sería la suma de sus trabajos individuales).
Espíritu de grupo: El hecho de que la gente deje de trabajar como “islas” y trabaje como un equipo, en forma coordinada, da a la organización un sentido de unidad y favorece al sentido de pertenencia que cada individuo puede tener con respecto al grupo. Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido de unidad. Para ello, uno de los instrumentos más importantes es la comunicación.
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Subordinación del interés individual al bien común: los intereses de la organización como tal y del grupo humano que la conforma deben tener prioridad con respecto a los intereses individuales.
Como puedes ver, los principios nos hablan de situaciones normales en los grupos de trabajo, no solamente empresariales, también se pueden dar en los grupos sociales o deportivos. Además, nos sirven de apoyo para analizar ciertas situaciones y evaluar las mejoras que podemos introducir en la forma de manejarlas.
1.2.6.2. Fortalezas de la gestión administrativa
La gestión administrativa ofrece tres grandes fortalezas:
1) Permite conocer el personal vinculado a la organización, sus funciones y tareas. 2) Permite identificar los problemas, dificultades, aciertos y logros.
3) Permite gestionar ante las instancias correspondientes la dotación de los recursos materiales, infraestructura y lo más importante el capital intelectual que se requieren para el funcionamiento de las organizaciones
1.2.6.3. Objetivos de la Gestión Administrativa.
Efectuar una racionalización idónea del potencial humano, recursos económicos y físicos, en base a una adecuada organización y desarrollo de los sistemas administrativos.
Desarrollar una Cultura Organizacional que contribuya al desarrollo de una gestión administrativa eficaz y eficiente.
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1.3. VALORACIÓN CRÍTICA DE LOS CONCEPTOS PRINCIPALES DE LAS
DISTINTAS POSICIONES TEÓRICAS SOBRE EL OBJETO DE
INVESTIGACIÓN.
Existe cuantiosa bibliografía actualizada y relevante respecto a la administración y sus procesos administrativos, más sin embargo, es escasa la información sobre el desarrollo de Manuales de Procedimientos, existen apartados, pero no textos dedicados al estudio de este tema, lo que de algún modo limita la investigación y la comparación crítica entre los autores, destacan entre éstos, Benjamín Franklin y Joaquín Rodríguez Valencia quienes comparten criterios en el proceso a efectuar para desarrollar manuales, éste último, enfatiza con mayor interés su estudio, pues dedica todo un ejemplar a exponer sobre el tema.
Benjamín Franklin, define a los Manuales como: “Documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir, ordena y sistemáticamente, tanto la información de una organización, como las instrucciones y lineamientos necesario para que desempeñe mejor sus tareas; dicha aseveración es compartida por Joaquín Rodríguez, al definir a los manuales como: “Medios valiosos para la comunicación que permiten registrar y tramitar la información respecto a la organización y operación de un organismo social”.
Como se observa, son criterios compartidos y muy similares, en lo particular, el Manual de Procedimiento constituye un instructivo de vital importancia para el desarrollo de las actividades de una empresa, norma el proceder de los colaboradores respecto a los procesos que corresponden a su puesto de trabajo, tributando eficiencia y efectividad a la organización, base fundamental para la satisfacción de sus usuarios.
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1.4. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
En razón del análisis a las diferentes fuentes bibliográficas, páginas de internet y casos prácticos respecto al tema tratado en esta investigación, claramente se determina la necesidad implícita e imperiosa de que las empresas ya sean grandes, medianas o pequeñas, cuenten con procesos administrativos notoriamente definidos y ejecutados por un talento humano comprometido con el desarrollo institucional, orientando todo esfuerzo a la satisfacción de los usuarios, como pilar fundamental para respaldar un crecimiento sostenido en el tiempo y acorde a las exigencias de un mercado globalizado y de cambios.
El Manual de Procedimientos responde a uno de los procesos administrativos, la organización, en virtud de ser un documento e instructivo que contiene información necesaria y requerida para que el personal ejecute las funciones y actividades de su puesto de trabajo acorde a las exigencias de la empresa y en razón de alcanzar estándares de calidad.
A pesar de ser un documento de vital importancia para las organizaciones, se evidencia en nuestra ciudad, que son pocas las empresas que cuentan con este instructivo, denotándose el empirismo con el que se manejan las entidades, situación preocupante, en razón de que el índice de crecimiento empresarial es considerable.
Se prevé que a corto plazo las empresas deben invertir en el desarrollo y uso de este tipo de documento, siempre que el ideal sea subsistir y crecer en el mercado.
28 CAPÍTULO II
2. MARCO METODOLÓGICO
2.1. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA EN EL CONTEXTO
INSTITUCIONAL
Distribuidora “CERÁMICAS AL COSTO” inicio sus actividades el 08 de agosto del 2004 en la ciudad de Santo Domingo, donde actualmente está establecida la matriz en la dirección Vía a Quevedo Km1 ½ N° 1153 y Manuel Borrero ha venido desarrollando sus actividades de forma regular. Se dedica a la venta al por mayor y menor de productos como; cerámicas de todas las marcas, sanitarios, pegantes, hidromasajes, porcelanatos, griferías, entre otros. Además brindan el servicio de entrega a domicilio, siempre y cuando el lugar de entrega este dentro de la ciudad de Santo Domingo.
Cuenta con todos los requisitos establecidos por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, además de los certificados previstos por la ley, por tal motivo realiza sus actividades de comercio de forma adecuada. Actualmente existen otras empresas en la ciudad de Santo Domingo que se dedican a la venta de los mismos productos antes mencionados, pero la Distribuidora “CERÁMICAS AL COSTO” frente a la competencia se diferencia en el servicio de entrega a domicilio además de una buena atención y precios bajos.
2.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO PARA EL
DESARROLLO DE LA INVESTIGACIÓN.
2.2.1. Tipos de Investigación.
Los tipos de investigación que se usarán en este proceso investigativo que se plantea desarrollar se encuentran establecidos como:
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acceder a documentos que sirvan para obtener información para la investigación, lo cual se lo realiza en el marco teórico de la tesis.
Investigación descriptiva: Consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos, procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables.
Investigación de Campo: Se utilizará en la recopilación de datos primarios y secundarios, los datos primarios a través de entrevistas y encuestas y los datos secundarios serán extraídos de otras fuentes tales como archivos de la empresa y estudios locales.
2.2.2. Población y muestra
2.2.2.1. Población.
Dentro de esta investigación se detalla una población finita, donde la muestra será la población total, para tener una aproximación representativa. En el objeto de estudio la población está conformada por:
Cuadro 4 Población
Fuente: Distribuidora Cerámicas al Costo
Elaborado por: Eric Macías Cevallos
POBLACIÓN NUMERO
Administrativo 3
Financiero 2
Ventas 4
Operativo 14
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2.2.2.2. Muestra.
Para la presente investigación no se aplicará una muestra ya que se trata de una población menor a 100.
2.3 MÉTODOS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS
2.3.1. Métodos
Método Inductivo – Deductivo: La deducción e inducción va de lo general a lo particular y de lo particular a lo general, mediante el cual se parte del estudio de casos o hechos particulares para llegar al descubrimiento de un principio o ley general y se complementa con el método deductivo que estudia un fenómeno o problema desde el todo hacia las partes. En la investigación actual se aplicará este método, con mayor énfasis en el planteamiento del problema y su descripción en causas y efectos.
Método Analítico-Sintético: Método que permite determinar la situación actual del objeto de investigación y orienta en la formulación del problema, descomponiendo en sus partes todos y cada uno de los elementos que intervienen para poder tener una mejor claridad del objeto de estudio.
2.3.2. Técnicas
Encuesta: Elaborada previamente por el investigador, con el fin de conocer el criterio de los encuestados sobre un tema determinado, en el presente caso se encuestará a sus colaboradores y administrativos, mediante preguntas cerradas.
31 2.3.3 Instrumentos
Cuestionario: Es el instrumento que se utilizará en las encuestas para recopilar información, el este caso será aplicado al cliente interno mediante ítems de carácter cerrado.
Guía de entrevista: Se utilizará para registrar la información proporcionada en la entrevista al Administrador de la Distribuidora “CERAMICAS AL COSTO” de la ciudad de Santo Domingo.
2.4 INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
2.4.1 Entrevista
Se le realizo la siguiente entrevista al Administrador de la empresa.
Cuadro 5 Preguntas y respuestas sobre la entrevista al Administrador
PREGUNTA RESPUESTA
1. ¿Hace que tiempo inicio
su actividad comercial?
El 8 de agosto del 2004.
2. ¿La empresa cuenta con
una misión, visión,
objetivos?
Debido a que empezó como un negocio pequeño, nunca se
estableció una misión, visión y objetivos, pero si es importante que
se realice para que el personal que labora en la empresa esté
orientado hacia el cumplimiento de los mismos.
3. ¿Cuenta con una
estructura organizacional?
No contamos aun con una estructura organizacional.
4. ¿La empresa cuenta con
un manual
administrativo?
La empresa no cuenta con manuales administrativos, pero espero
muy pronto elaborarlos.
5. ¿Existe dentro de la
empresa un manual
funciones?
El administrador comento que no existe un manual de funciones
dentro de la empresa.
6. ¿La empresa cuenta con
un manual procesos?
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7. ¿Usted como
Administradora se basa
en algún modelo de
gestión administrativa?
Expresa que no se basa en ningún modelo de gestión administrativa,
pero piensa que es muy importante actualizar sus conocimientos
para hacer mejor su trabajo.
8. ¿Usted considera que
tiene una buena
comunicación con sus
colaboradores?
La comunicación en la actualidad es buena ya que con el tiempo los
empleados han llegado conocerme y también ya que la
comunicación es unos de los factores que no indispensables siempre
trato de mantener una buena comunicación.
9. ¿Cree usted que cuenta
con el personal necesario para cumplir con sus actividades diarias?
Si porque cada una de las personas cumple con un rol muy
importante, si no existiera el personal que labore la empresa no
podría funcionar, pero actualmente gracias al crecimiento que ha
tenido la empresa se necesita más personal para cubrir más áreas de
trabajo.
10. ¿La Distribuidora cuenta
con algún plan de
capacitación?
Por el momento no se cuenta aún con un plan de capacitación, pero
considero que es un factor muy importante y espero pronto
implementarlo.
11. ¿Tienes alguna estrategia
para motivar a sus
colaboradores?
Realmente por el momento no contamos con alguna estrategia para
motivar a los empleados, pero si tengo en mente implementar un
sistema de incentivos para mejorar su rendimiento.
12. ¿Considera usted que se
debe realizare cambios en la empresa?
Si considero ya que los cambios sirven para mejorar, además falta
mucho que mejorar para que el personal tenga un mejor
desenvolvimiento en cada una de sus actividades diarias.
Fuente: Guía entrevista
Elaborado por: Eric Macías Cevallos.
Mediante la entrevista realizada al Administrador de la Distribuidora “CERAMICAS AL COSTO” se logró determinar que la empresa no cuenta con una estructura organizacional, Manual de Funciones y Manual de Procedimientos que permitan orientar al personal de forma detallada las funciones a cumplir, además de como desenvolver de forma precisa todos los procesos en cada uno de sus puestos de trabajo.
33
2.4.2 Encuestas a empleados de la Distribuidora “CERAMICAS AL COSTO”
Se han realizado la aplicación de encuestas a 23 colaboradores de la Distribuidora “CERMAICAS AL COSTO” las mismas que han proporcionado los siguientes resultados:
Tabla 1 Tabulación de las preguntas de las encuestas
PREGUNTA VARIABLE SI NO
Fa Fr Fa Fr
1. ¿La Distribuidora Cerámicas al Costo cuenta con misión, visión,
objetivos?
0 0% 23 100%
2. ¿Usted cuenta con un manual donde detallen por escrito las
funciones a desempeñarse dentro de la empresa?
0 0% 23 100%
3. ¿Toma usted decisiones? 4 17% 19 83%
4. ¿Considera que las actividades son distribuidas de acuerdo a las
necesidades de cada puesto ha realizarse en los puestos de trabajo?
7 30% 16 70%
¿Conoce en qué nivel jerárquico se encuentra y a quien debe
reportarse?
14 61% 9 39%
5. ¿La empresa cuenta con un organigrama definido? 0 0% 23 100%
6. ¿Cuenta usted con un manual de procesos qué describa cada una
de sus actividades? 7.
0 0% 23 100%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Eric Macías Cevallos.
En la encuesta realizada a los empleados de la Distribuidora “CERAMICAS AL COSTO”, se comprueba que el personal no cuenta con una misión, visión y objetivos por lo cual solo está orientado a cumplir lo que se diga en el momento de desarrollar una actividad, además un amplio porcentaje no conocen a que nivel jerárquico pertenece y a quien debe reportarse ya que no existe una estructura organizacional.
Tabla 2 Tabulación de las preguntas de las encuestas
PREGUNTA VARIABLE Fr Fr
¿Se siente a gusto en el puesto de trabajo que fue asignado?
Siempre 3 13%
Ocasionalmente 6 26%
34
¿Cree usted que el rendimiento del personal en las actividades designadas es?
Excelente
Muy bueno 2 9%
Bueno 13 56%
Bajo 8 35%
¿Durante el tiempo que labora en la distribuidora cerámicas al costo ha recibido algún tipo de
capacitación?
Siempre 0 0%
Ocasionalmente 0 0%
Nunca 23 100%
¿La empresa motiva el desempeño profesional?
Siempre 0 0%
Ocasionalmente 7 30%
Nunca 16 70%
¿A quién usted reporta las novedades que sucede en el puesto de trabajo?
Gerente 17 74%
Jefe inmediato 6 26%
Otros 0 0%
¿Cómo es el trato que usted recibe por parte de sus jefes inmediatos superiores?
Excelente 0 0%
Muy bueno 2 8%
Bueno 8 35%
Bajo 13 57%
Fuente: Encuesta
Elaborado por: Eric Macías Cevallos.
Se nota que existe en su totalidad un personal que demuestra que no recibe capacitación las cuales ayudan a la formación profesional para los diferentes puestos de trabajos por lo cual existe un alto porcentaje de personal que siente que la empresa no motiva el desempeño profesional. También se puede apreciar como los clientes internos califican el rendimiento de su trabajo y existe un porcentaje significativo que determinar que su rendimiento no el suficiente para calificarlo como excelente o muy bueno, además se pudo comprobar que el trato que se recibe por parte de los superiores no es el adecuado.
2.5. VERIFICACIÓN DE LA IDEA A DEFENDER
35
Se da a conocer que no existe una misión, visión y objetivos dentro de la organización, adicionalmente, no cuenta con un manual de funciones, ni de procesos, también se ha podido verificar que las actividades no son distribuidas de acuerdo a las necesidades de cada puesto, también se pudo afirmar que no existe un organigrama en la organización por lo que muchos no conocen en qué nivel jerárquico se encuentran y no saben con exactitud a quien deben reportarse, por lo tanto se considera que al implementar un Orgánico Funcional mejorara considerablemente la organización, dando como resultado cambios favorables en el funcionamiento de la empresa.
2.6. PROPUESTA DEL ORGÁNICO FUNCIONAL
Cuadro 6 Propuesta Orgánico Funcional
Índice Vigencia Plan de Capacitación
Introducción Visión Estructura Orgánica
Objetivos Misión Organigrama
Alcance Valores Manual de Funciones
Definición Análisis FODA Manual de Procedimiento
Fuente: Investigación.
Elaborado por: Eric Macías Cevallos.
2.7. CONCLUSIONES PARCIALES DEL CAPÍTULO
36
mencionados lograra una mejor orientación y desenvolvimiento de todos los que laboran dentro de la organización.
37
CAPITULO III
3. MARCO PROPOSITIVO
3.1. TEMA: ORGÁNICO FUNCIONAL PARA LA DISTRIBUIDORA
“CERÁMICAS AL COSTO”.
3.2. DESARROLLO DE LA PROPUESTA
3.2.1. Justificación.
Los Manuales Administrativos son totalmente indispensables debido a la complejidad de las estructuras de las diferentes organizaciones, y el volumen de sus operaciones, representan una guía práctica de gestión el cual permitirá a los colaboradores tener un amplio conocimiento de la estructura orgánico de la empresa, así mismo de su competencia funcional y responsabilidad de los niveles de cada puesto de trabajo. De tal modo la distribuidora “CERÁMICAS AL COSTO” dispondrá de un orgánico funcional, en donde los colaboradores tengan la oportunidad de desenvolverse con eficiencia cumpliendo con sus respectivas funciones, de esta manera lograr una gestión administrativa de excelencia.
La propuesta que se identifica, ayudará al mejoramiento de la Gestión Administrativa por medio de la implementación de un Orgánico Funcional; detallando el manual de funciones y la descripción de cada uno de los puestos de trabajos establecido en la estructura orgánica y su difusión.
3.3. Objetivos.
3.3.1. Objetivo General.
